ZSI-FK, czyli wdrożenie systemu klasy ERP w Urzędzie Miasta Szczecin

Transkrypt

1 ZSI-FK, czyli wdrożenie systemu klasy ERP w Urzędzie Miasta Szczecin Andrzej Feterowski Dyrektor Wydziału Informatyki Marek Dymek Z-ca Dyrektora Wydziału Informatyki

2 CEL Przygotowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu do obsługi finansowo-księgowej Miasta klasy ERP. Rozwiązanie ma zapewnić nową jakość informacyjną i umożliwić sprawne zarządzanie finansami Miasta. System musi być wdrożony w czasie zapewniającym realne, wymierne efekty wdrożenia.

3 ZSI-FK System zawiera następujące moduły: księga główna, finanse, rejestr umów, budżetowanie i controlling, środki trwałe i magazyny, podatki, opłaty lokalne i dochody z mienia, kadry i płace, obsługa funduszy unijnych, hurtownia danych, ewidencja kontrahentów, kartoteka nieruchomości. Jakość modułów zadecyduje o sprawności i wiarygodności zarządzania finansami Miasta.

4 ROZWIĄZANIE Wybrano rozwiązanie MS Dynamics AX 4.0, producentem rozwiązania jest firma Microsoft. System (ZSI-FK) wdraża konsorcjum ABG SPIN SA i KOM-PAKT sp. z o.o., Warszawa (aktualnie ABG SA i Asseco Poland SA), koszt 5,3 mln PLN. Dodatki - moduły specjalizowane w oświacie (arkusz organizacyjny, sprawozdawczość finansowa) i inne.

5 GDZIE JESTEŚMY?

6 KALENDARIUM rozpoczęcie prac nad wyborem nowego systemu decyzja o rozwiązaniach kierunkowych początek postępowania koniec procesu przygotowania zasobów rozstrzygnięcie przetargu podpisanie umowy z wykonawcą rozpoczęcie realizacji umowy, początek prac analitycznych zatwierdzenie wyników analizy przedwdrożeniowej zapisanych w dokumencie Koncepcja Wdrożenia wdrożenie pierwszego modułu budżetowania przy pomocy modułu budżetowania wydrukowano projekt uchwały budżetowej przedłożony Radzie Miasta uruchomiono produkcyjnie moduł finansowo księgowy, bazujący na uchwalonym planie

7 ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA Przeprowadzono analizę wszystkich obszarów przewidzianych projektem. Szczególny nacisk położono na obszar budżetowania, podatków, opłat lokalnych i dochodów z mienia. Analiza ukierunkowana była głównie na zdefiniowanie docelowej funkcjonalności i szczegółowe zaplanowanie szkoleń. Mniej czasu poświęcono na interfejsy i migrację. Udało się wypracować wstępną koncepcję systemu oraz harmonogram wdrożenia. Otrzymano dokument, który można było zaakceptować przy przyjęciu rozsądnego poziomu ryzyka.

8 Wnioski z ANALIZY PRZEDWDROŻENIOWEJ ETAP ANALIZY PRZEDWDROŻENIOWEJ ZAKOŃCZYŁ SIĘ, ale: Stało się u Zamawiającego: liczny zespół, a równocześnie małe zasoby (unikalna wiedza), zbyt mała koordynacja w zakresie koncepcji, przyzwyczajenie do pracy wycinkowej oraz do tego co jest, tematy poboczne związane i nie związane, Stało się u Wykonawcy: reorganizacja spółki i zmiany właścicielskie, ograniczone zasoby, zmiana obsady w trakcie prac, poszukiwanie optymalnego rozwiązania dla budżetu, ZAWIROWANIA Wybory 2007 Szkolenia EOG Reorganizacja Płatności masowe Dwie poważne awarie systemów BARDZO PILNE bieżące prace

9 BUDŻETOWANIE Rozwiązanie opracowano przy pomocy narzędzia Performance Point Server. Interfejsem użytkownika jest MS Excel Arkusze budżetowe są przesyłane na serwer, gdzie dane są integrowane. Dane poddawane są kolejnym uzgodnieniom, rejestrowane są kolejne wersje i wersja ostateczna wg uchwały budżetowej. Dane przesyłane są do serwera MS Dynamics 4.0 AX, gdzie stanowią podstawę do dalszych działań. Do wykonania Przygotowanie modułu obsługi zadań i controllingu. Pełna integracja modułu budżetowego z modułem finansowo księgowym. Wyjście do hurtowni danych i rozszerzone raportowanie.

10 Wnioski z BUDŻETOWANIA WDROŻENIE MODUŁU ZAKOŃCZYŁO SIĘ, ale: Stało się u Zamawiającego: liczny zespół, a równocześnie małe zasoby (unikalna wiedza), problemy techniczne serwery i stacje robocze, niespójności w koncepcji, przyzwyczajenie do pracy wycinkowej oraz do tego co jest, tematy poboczne związane i nie związane, Stało się u Wykonawcy: reorganizacja spółki i zmiany właścicielskie, rozproszone zasoby, zmiana obsady w trakcie prac, ZAWIROWANIA Inwentaryzacja BARDZO PILNE bieżące prace

11 MODUŁ FINANSE - KSIĘGOWOŚĆ Księga główna, finanse, rejestr umów, rejestr kontrahentów, interfejsy do wybranych systemów uruchomione 2 stycznia 2009 roku. Moduł działa produkcyjnie, uruchomienie nastąpiło zgodnie z harmonogramem. Migracja danych - praktycznie nie realizowano, w ograniczonym zakresie przeniesiono dane ze starego systemu niezbędne do funkcjonowania nowego rozwiązania - częściowo ręcznie. Do wykonania: Raportowanie. Integracja z hurtownią danych.

12 Wnioski z MODUŁU FINANSE - KSIĘGOWOŚĆ WDROŻENIE MODUŁU ZAKOŃCZYŁO SIĘ, ale: Stało się u Zamawiającego: liczny zespół, a równocześnie małe zasoby (unikalna wiedza), brak pełnej świadomości potencjalnych możliwości rozwiązania, zmiany koncepcyjne, nieporozumienia komunikacyjne wewnętrzne i zewnętrzne, przyzwyczajenie do pracy wycinkowej oraz do tego co jest, tematy poboczne związane i nie związane, Stało się u Wykonawcy: reorganizacja spółki i kolejne zmiany właścicielskie, pierwsze naciski na racjonalizację kosztów, nieporozumienia komunikacyjne wewnętrzne i zewnętrzne, ZAWIROWANIA Niespodziewane, poważne problemy techniczne Inwentaryzacja BARDZO PILNE bieżące prace

13 CO DALEJ?

14 KALENDARIUM moduł Środki Trwałe i Magazyny trwa testowanie modułu oraz przygotowanie danych do migracji planowany termin startu będzie dotrzymany pełna funkcjonalność modułu Karta Zadań aktualnie moduł uruchomiony w zakresie niezbędnym do współpracy z modułem budżetowym - termin uruchomienia będzie dotrzymany. Podatki, opłaty lokalne i dochody z mienia trwa prototypowanie modułu, prace wyprzedzają harmonogram. Kartoteka nieruchomości rozpoczynamy prace wdrożeniowe. Kadry płace rozpoczynamy prace wdrożeniowe. Hurtownia uruchomiona, aktualnie na etapie rozwijania nowych funkcjonalności. ZAKOŃCZENIE CAŁOŚCI PRAC - 31 sierpnia 2010 roku

15 PODSUMOWANIE STANU OBECNEGO WNIOSKI Jest dobrze, system został uruchomiony zgodnie z planem. Użytkownicy wykazują na razie minimum agresji wobec wykonawców projektu. Już wiemy o czym zapomnieliśmy PYTANIA Jak uzupełnić rozwiązanie o brakujące elementy? Jak utrzymać mobilizację i zaangażowanie zespołu na dzisiejszym poziomie? Jak efektywnie wdrożyć system jako standard Miasta?

16 A BUDŻET ZADANIOWY?

17 BUDŻET ZADANIOWY Zintegrowany system zarządzania zadaniami, wspólne wykorzystanie definicji zadań we wszystkich modułach systemu. Modelowanie budżetu z analizą finansową i merytoryczną skutków decyzji budżetowych. Elastyczny system reagowania i dysponowania zasobami.

18 MODUŁ W DZIAŁANIU

19 MODUŁ W DZIAŁANIU

20 MODUŁ W DZIAŁANIU

21 MODUŁ W DZIAŁANIU

22 BUDŻET ZADANIOWY CO DALEJ

23 BUDŻET ZADANIOWY CO DALEJ

24 BUDŻET ZADANIOWY CO DALEJ Dalsza zmiana obiegu informacji. Opracowanie systemu wskaźników. Uruchomienie hurtowni danych zintegrowanej z zasobami statystycznymi. Grafika prezentacyjna i kokpity menedżerskie.

25 Dziękujemy za uwagę! Kontakt: Andrzej Feterowski Marek Dymek