SYTUACJA BIZNESOWA. Strona 3 z 7. Case Study

Transkrypt

1

2 Dane Klienta: Metalzbyt Sp. z o.o. ul. Wiesława Gdańsk Historia zakładu sięga roku 1946 kiedy to powstało Przedsiębiorstwo Obrotu Wyrobami Metalowymi i Usług Technicznych METALZBYT. W 1991 roku po prywatyzacji powstała spółka z o.o., a następnie w wyniku szybkiego rozwoju powstała sieć składów i sklepów firmowych, jak również rozszerzony został asortyment oferowanych towarów. Siedziba firmy znajduje się w Gdańsku, a oddziały firmy w następujących lokalizacjach: Gdynia, Elbląg, Wejherowo, Tczew, Pruszcz Gdański, Kościerzyna oraz Sopot. Główną działalnością firmy jest handel hurtowy oraz detaliczny wyrobami hutniczymi i metalowymi, materiałami budowlanymi i wykończeniowymi. Dla klientów dokonujących zakupów świadczymy różnego rodzaju dodatkowe usługi specjalistyczne umożliwiające dostosowanie oferowanych towarów do indywidualnych potrzeb i wymagań.

3 SYTUACJA BIZNESOWA W 2008 roku przedsiębiorstwo Metalzbyt Sp. z o.o. eksploatowało aplikację opartą o system Windows. Rozwiązanie to obsługiwało procesy z zakresu sprzedaży, zakupów, gospodarki magazynowej i księgowości. Pan Adam Dąbek, dyrektor ds. rozwoju firmy Metalzbyt Sp. z o.o. wspomina: Do 2008 roku nasza firma korzystała z oprogramowania bazującego na systemie Windows. Za największy problem związany z jego eksploatacją uważam brak aktualizacji i nowych wersji. Sytuacja ta uniemożliwiała dostosowanie systemu do zmieniających się wymagań biznesowych i przepisów prawnych. Brak możliwości rozwoju systemu wraz z naszą firmą sprawił, że zdecydowaliśmy się na wdrożenie nowego systemu do zarządzania. Za wdrożeniem nowego rozwiązania przemawiał również brak wsparcia i pomocy ze strony producenta wcześniej użytkowanego oprogramowania. Architektura poprzedniego systemu uniemożliwiała skuteczne zarządzanie bazą kontrahentów. Stanowiło ją około 52 tys. pozycji, które były podzielone jedynie na odbiorców i dostawców. Dodatkowo możliwość tworzenia nowych kart przez wszystkich pracowników, a co za tym idzie problem z szybkim wyszukiwaniem, spowodował pojawienie się problemu częstego zwielokrotniania pozycji kartotek. Pracownicy poszczegónych oddziałów nie mieli możliwości wglądu do informacji o udzielanych kredytach kupieckich. Limity kredytowe dla klientów były uzgadniane telefonicznie z działem handlowym co stanowiło duże utrudnienie w obsłudze klienta. Ze względu na ograniczenie użytkowanego systemu, jakim był brak kartoteki typu usługa, obok magazynów rzeczywistych istniały dodatkowe magazyny wirtualne, których zadaniem było przyjmowanie na stan usług świadczonych przez przedsiębiorstwo. Ewidencja taka była jedyną możliwością sprzedaży i fakturowania dodatkowych usług specjalistycznych. Wcześniej użytkowany system nie posiadał funkcjonalności zamówień wewnętrznych określających wielkość potrzeb poszczególnych oddziałów. Zapotrzebowanie zgłaszane było faksem lub drogą mailową do osoby z działu handlowego zajmującej się realizacją takich zamówień. Następnie zamówienia realizowane były poprzez zakupy, bądź przesunięcie z innego magazynu. Problemem było również wychwycenie różnic w wydaniach i przyjęciach międzymagazynowych w celu prawidłowego rozliczenia stanów magazynowych oraz poszczególnych dostaw. Ta żmudna i długotrwała praca wykonywana była przez dział księgowy. Poszukiwany system miał w pełni zautomatyzować pracę w przedsiębiorstwie, gdyż mimo użytkowanej aplikacji wiele czynności było wykonywanych ręcznie. Poza systemem m.in. wystawiano faktury zaliczkowe, dokumenty WZ przy częściowym wydawaniu towaru, dokumenty zwrotu do paragonów, a także ewidencjonowano środki trwałe. Dynamiczny rozwój firmy oraz chęć utrzymania przewagi konkurencyjnej sprawiły, że niezbędne było wdrożenie zintegrowanego systemu obsługującego wszelkie procesy zachodzące we wszystkich Strona 3 z 7

4 obszarach działalności firmy, a jednocześnie umożliwiającego sprawne zarządzanie wszystkim oddziałami. Głównymi kryteriami, którymi kierowano się przy wyborze były: funkcjonalność systemu, możliwość sprawnej obsługi klienta, szybkie pozyskiwanie informacji, stabilność dostawcy oraz partnera, stały rozwój systemu. ROZWIĄZANIE Wybraliśmy zintegrowany system do zarządzania Comarch ERP XL. Natomiast przygotowanie i przeprowadzenie wdrożenia powierzyliśmy firmie Insoft Consulting Sp. z o.o. W ramach projektu wdrożeniowego przeprowadzono analizę potrzeb naszej firmy i przygotowano projekt funkcjonalny. Kolejnym krokiem była konfiguracja i instalacja rozwiązania oraz migracja danych z wcześniej używanych aplikacji. Mogliśmy również liczyć na wsparcie w postaci szkoleń użytkowników, a także asystę w pierwszych dniach eksploatacji systemu. - opisuje pan Adam Dąbek. Wdrożenie przebiegało sprawnie, a uruchamianie systemu we wszystkich lokalizacjach odbyło się zgodnie z założonym planem i nie przeszkadzało w sprawnej obsłudze klientów firmy. Wdrożono następujące funkcjonalności systemu Comarch ERP XL: Sprzedaż, Zamówienia, Import, Księgowość, Środki Trwałe, CRM, Business Intelligence oraz moduł do obsługi terminalowych drukarek fiskalnych. Partner Comarch dostarczył również Pulpit Kontrahenta (do zamówień internetowych) oraz pakiet analityczny umożliwiający analizę danych w obszarach: sprzedaż, zamówienia, obroty magazynowe i księgowość. W ramach projektu wdrożono także rozwiązania dodatkowe, które zwiększają możliwości wykorzystania systemu Comarch ERP XL. Wśród najważniejszych można wymienić: aplikację do rozliczeń inwentaryzacyjnych umożliwiającą rozliczenie nadwyżek oraz niedoborów inwentaryzacyjnych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, mechanizm dyspozycji wydań do magazynu stali umożliwiający zamówienia towaru tylko do ilości dostępnej na magazynie, mechanizm aktualizacji cen sprzedaży w oparciu o parametry wejściowe, rozbudowany system nadawania uprawnień i dostępu do danych wynikający z polityki bezpieczeństwa, raporty stworzone na potrzeby decyzyjne, Strona 4 z 7

5 system szybkich analiz dla pracowników operacyjnych pozwalający dostarczyć danych niezbędnych do podejmowania decyzji w bieżących działaniach operacyjnych. W ramach projektu dostarczono także niezbędne rozwiązania bazodanowe Microsoft SQL Server, które, wraz z rozwiązaniami systemowymi i sprzętowymi, zostały pomyślnie zainstalowane i odpowiednio skonfigurowane. W celu zapewnienia optymalnych warunków eksploatacji systemu Comarch ERP XL przedsiębiorstwo Metalzbyt Sp. z o.o. zdecydowało się powierzyć nadzór nad wdrożonymi aplikacjami specjalistom z firmy Insoft Consulting Sp. z o.o., którzy w ramach podpisanej umowy wykonują: nadzór nad aktualizacją komponentów systemów, nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, monitorowanie parametrów serwera oraz nadzór nad zaimplementowanymi aplikacjami (MS Windows Server, MS SQL, Comarch ERP XL). UZYSKANE KORZYŚCI Wdrożenie systemu do zarządzania Comarch ERP XL przełożyło się na usprawnienie pracy, automatyzację wielu procesów, a także szybszą i sprawniejszą obsługę klienta. Przedsiębiorstwo bardzo szybko przekonało się o korzyściach pracy na systemie, które były widoczne w wielu obszarach działalności przedsiębiorstwa. W płaszczyźnie sprzedaży, zamówień i obsługi klienta uzyskano: ujednolicenie i optymalizację procesów sprzedaży we wszystkich punktach, dostęp do bazy kontrahentów dostosowanej do prowadzonej polityki sprzedaży, powstałej po połączeniu baz z poszczególnych oddziałów w jedną całość, kontrolę nad przyznawanymi kredytami kupieckimi, ujednolicenie i uproszczenie cenników pozwalające stworzyć szybką ofertę cenową dla klienta według przekazanych parametrów, mechanizm ofertowania zgodny z systemem zarządzania jakością ISO 9001:2000, optymalizację wymiany danych z kontrahentami poprzez Pulpit kontrahenta, spadek liczby wystawianych faktur korygujących o 50%, bezpośredni dostęp do danych umożliwiający racjonalny proces zakupowy. W gospodarce magazynowej pojawiła się możliwość wglądu do aktualnych stanów magazynowych wszystkich oddziałów. Natomiast bieżący dostęp do rozrachunków usprawnił pracę działu Strona 5 z 7

6 księgowego. Ponadto zgodnie z polityką bezpieczeństwa wykorzystano możliwosć definiowania uprawnień i obowiązków pracowników w poszczególnych działach co zapewniło efektywną realizację procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Rozbudowanie systemu o Business Intelligence dało natychmiastowy dostęp do wiarygodnych i spójnych informacji zgromadzonych w różnych obszarach systemu do zarządzania. Został m.in. skrócony czas generowania pełnych długookresowych raportów sprzedażowych z kilkunastu do kilku minut. Dodatkowo, wprowadzone narzędzie Business Intelligence umożliwiło śledzenie i analizowanie kosztów działalności, przez co stało się cennym narzędziem do dobrego zarządzania finansami i sprawnego podejmowania decyzji dotyczących firmy. ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE Współpraca Insoft Consulting z firmą Metalzbyt w zakresie: dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL, kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL, migracji danych z poprzedniego systemu, szkoleń użytkowników, dostawy, instalacji i konfiguracji infrastruktury IT, usług asysty Insoft Consulting. Lokalizacje objęte wdrożeniem centrala w Gdańsku oraz oddziały: Gdynia, Wejherowo, Elbląg, Tczew, Pruszcz Gdański, Sopot, Kościerzyna, 77 stanowisk Wdrożone moduły Comarch ERP XL: Administrator, Sprzedaż, Zamówienia, Import, Księgowość, Środki Trwałe, CRM, Pulpit Kontrahenta, Business Intelligence. Strona 6 z 7

7 Rozwiązania dodatkowe: Aplikacja do rozliczeń inwentaryzacyjnych, Mechanizm dyspozycji wydań do magazynu stali, Mechanizm aktualizacji cen sprzedaży, Rozbudowany system nadawania uprawnień i dostępu do danych wynikający z polityki bezpieczeństwa, Raporty stworzone na potrzeby decyzyjne, System szybkich analiz dla pracowników operacyjnych. RELACJE Z KLIENTEM System spełnia nasze oczekiwania merytoryczne oraz technologiczne. Jednak najistotniejszy jest dla nas fakt, że mamy zapewnioną profesjonalną pomoc i wsparcie ze strony partnera Comarch, firmy Insoft Consulting Sp. z o.o. Adam Dąbek Dyrektor ds. rozwoju firmy Metalzbyt Sp. z o.o. Tekst został przygotowany w lutym 2011 roku. Strona 7 z 7