Bardziej wydajne procesy oznaczają lepsze wyniki działu kadr

Transkrypt

1 Dział Kadr Solution Info Bardziej wydajne procesy oznaczają lepsze wyniki działu kadr Życiorysy, umowy, przeniesienia, rekomendacje, wynagrodzenia, rozliczenia delegacji, wnioski urlopowe to tylko wierzchołek góry lodowej dokumentów zarządzanych przez dział kadr. Wszystkie te kluczowe dokumenty muszą być edytowane, archiwizowane oraz wyszukiwane w sposób szybki, niezawodny i z zachowaniem absolutnej poufności. Gdy w firmie jest presja związana z optymalizacją kosztów i zwiększeniem wydajności personelu, nawet dział kadr (HR) jest poddawany analizie. Oznacza to rosnącą ilość zadań, które musi wykonać mniejsza ilość pracowników. Dodatkowym obowiązkiem jest zachowanie zgodności z aktualnymi wymaganiami prawnymi. Sposobem na powodzenie w tej dziedzinie jest wykonywanie rutynowych zadań tak szybko i skutecznie jak to możliwe. Kluczem do tego jest zintegrowany System Zarządzania Dokumentami (DMS) oraz elektroniczne teczki pracowników. Komunikacja w biurze DocuWare umożliwia udzielenie bezzwłocznej odpowiedzi na pytania pracowników, kierownictwo oraz działu księgowego. Czas potrzebny dotychczas na uzyskanie odpowiedzi oraz na telefony zwrotne został wyeliminowany. 1

2 Zwiększona wydajność Od rekrutacji do mentoringu, od awansów do obliczania wynagrodzeń wzrasta wydajność wszystkich procesów, którymi zajmuje się dział kadr. Pracownicy odczuwają większe wsparcie, a kierownictwo, dzięki DMS, podejmuje decyzje na podstawie lepszej informacji. Naturalnym efektem jest zwiększenie zadowolenia z pracy. Dostęp posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy Dokumenty nie gubią się Szybkie wyszukiwanie dokumentów Dodatkowe wsparcie dla pracowników i kierownictwa Zmniejszenie powierzchni magazynowej Pewność i dyskrecja Wrażliwe treści dokumentów oraz wymagania przepisów dotyczących poufności wiążą się z obowiązkiem zachowania szczególnej ostrożności przy posługiwaniu się dokumentami papierowymi, plikami komputerowymi oraz wiadomościami . Ze względu na rosnącą liczbę dokumentów w formacie elektronicznym oraz na różnorodność dostępnych nośników, zachowanie zgodności z aktualnymi wymaganiami jest trudniejsze. Możliwości konfiguracji praw dostępu, elektronicznej, dyskretnej archiwizacji zapewniającej bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem oraz integracji z systemem IT stosowanym przez dział kadr czynią system DMS niemal niezastąpionym. Przy prawidłowej konfiguracji, nawet administrator systemu nie może uzyskać dostępu do poufnych danych przechowywanych w dziale kadr. 2

3 Procesy Zarządzanie pracownikami Teczki pracowników zawierają dokumenty takie jak życiorysy, listy aplikacyjne, umowy, dokumenty dotyczące przeniesień/awansów, oceny okresowe,, badania okresowe, zaświadczenia o odbyciu szkoleń oraz wiele innych. Aby zapewnić pracownikom jak najlepsze wsparcie, najważniejsza jest możliwość uzyskania szybkiego dostępu do wszystkich tych danych. Informacje te są krytyczne, niezależnie od tego czy służą celom związanym z przeniesieniem, awansem, sporami prawnymi czy corocznym wyznaczaniem celów. W wielu firmach pracownicy działu kadr przeznaczają większość czasu pracy na zarządzanie dokumentami. Praca z papierowymi dokumentami jest nie tylko nieefektywna, ale przede wszystkim oznacza marnotrawstwo czasu. Dzięki rozwiązaniu DocuWare, następuje znaczna poprawa wydajności: akta elektroniczne zapewniają wszystkim pracownikom działu kadr oraz kierownictwu możliwość uzyskania centralnego dostępu do ważnych danych pracowników oraz do ważnych dokumentów. Indywidualne prawa dostępu ograniczają dostęp do części teczek osobowych, co zapewnia poufność. Rutynowe procesy przebiegają znacznie szybciej dzięki prostemu w obsłudze elektronicznemu przepływowi pracy, takiemu jak autoryzacje wniosków urlopowych, płatnych/bezpłatnych urlopów, nadliczbowych godzin pracy, itd. System dba o to, aby dokumenty były automatycznie przenoszone z jednego stanowiska do drugiego, w celu przyspieszenia autoryzacji. Funkcje raportowania pomagają kierownictwu zidentyfikować wszelkie wąskie gardła. 3

4 Uzyskiwanie dostępu do informacji krytycznych Aby pracować wydajnie, pracownicy kadr muszą posiadać szybki i łatwy dostęp do najbardziej aktualnych dokumentów, takich jak zakresy obowiązków, wytyczne, wymagania, przepisy, regulacje publiczne, umowy związkowe, regulacje wewnętrzne obowiązujące w korporacji, itd. Często, aktualne dokumenty znajdują się w różnych działach, w różnych miejscach. W wyniku tego, konieczne jest zarządzanie wieloma źródłami danych, nużące rutynowe wyszukiwanie oraz wykonanie dwukrotnie większej ilości pracy. Kiedy wszystkie dokumenty są zarchiwizowane w jednym centralnym zbiorze dokumentów, pracownicy mają dostęp do wszystkich ogólnych informacji z działu kadr za jednym kliknięciem myszy. Pracownicy działu kadr zostają zwolnieni z wykonywania rutynowych zadań i szybciej otrzymują lepszą informację. Wydajność oraz poziom zadowolenia z pracy wzrastają. Dostosowanie do wymagań przepisów prawa Coraz więcej przepisów prawa obowiązujących krajowych i międzynarodowych wymaga długotrwałej, bezpiecznej archiwizacji danych pracowników oraz ich dokumentów. Zarządzanie dokumentami w formacie papierowym w oddzieleniu od plików komputerowych oraz wiadomości nie jest bezpieczne, oznacza marnotrawienie przestrzeni oraz zwiększa koszty magazynowania. Wraz z upływem czasu, szybkie wyszukiwanie informacji staje się coraz trudniejsze. Korzystanie z DocuWare umożliwia łatwiejsze uzyskanie zgodności z wymaganiami przepisów prawa: wszystkie dokumenty pracowników mogą być archiwizowane elektronicznie tak długo jak jest to konieczne i w sposób zapewniający wymagany poziom bezpieczeństwa. Upoważnieni pracownicy mogą w każdej chwili wyszukać dowolne informacje. W wersji papierowej przechowywane są tylko te dokumenty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą mieć formę papierowe. Pozostałe dokumenty nie zajmują już miejsca w segregatorach i szafach archiwizacyjnych, oszczędzana jest powierzchnia biurowa i magazynowa. Wiadomości są archiwizowane automatycznie, dzięki czemu eliminowane są koszty związane z ich drukowaniem oraz ręczną archiwizacją. Gwarantowana jest zgodność z planami blokowania i powiadamiania oraz usuwanie danych, które zgodnie z planem nie wymagają dalszego przechowywania. 4

5 Zmotywowani pracownicy Pracownicy oczekują szybkiej autoryzacji wniosków urlopowych oraz zwrotu kosztów podróży. Proces ten może często wymagać zaangażowania kilku pracowników/kilku działów, powinien jednak zostać przeprowadzony do końca w ciągu kilku godzin (lub maksymalnie w ciągu kilku dni). Przeprowadzenie tych procesów w sposób bezproblemowy, szybki oraz dobrze udokumentowany jest bardzo ważne dla zapewnienia zadowolenia pracowników. DocuWare łączy aplikacje związane z przepływem pracy, które, będąc prostymi w użyciu, jednocześnie umożliwiają znaczne przyspieszenie wykonywania kluczowych zadań oraz procesów. Przykładowo, system automatycznie kieruje dokumenty do jednostek odpowiedzialnych za ich autoryzację, od jednego stanowiska do drugiego. Przejrzystość to podstawa: DocuWare zapewnia stałą możliwość sprawdzenia gdzie dokładnie znajduje się prośba o autoryzację i gdzie w systemie mogą znajdować się wąskie gardła. Kiedy pracownik wraca z podróży, zarówno autoryzacja jak i zapłata kosztów podróży oraz kosztów reprezentacyjnych następuje błyskawicznie. Dostęp do wszelkich materiałów znajdujących się w zbiorze dokumentów DocuWare, takich jak aktualne wytyczne dotyczące kosztów podróży oraz kosztów reprezentacyjnych, formularze, autoryzowane wnioski, pokwitowania, rekordy, oraz dostęp do wszelkich innych dokumentów jest możliwy bezzwłocznie wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. Jeśli po dokonaniu zapłaty pojawią się jakiekolwiek pytania, odpowiedź na nie może zostać udzielona bezzwłocznie, w trakcie trwającej rozmowy telefonicznej. W ten sposób dział kadr oraz kierownictwo zostaje zwolnione z nużących rutynowych zadań, a zarówno wydajność jak i poziom zadowolenia pracowników ulegają poprawie. Dzięki DocuWare następuje automatyzacja procesów firmy, a zarządzanie nimi jest pod kontrolą. Przykład z życia Niezależny okręg szkolny nr 196 Dział kadr Niezależnego Okręgu Szkolnego nr 196 (Independent School District 196) dokonał optymalizacji funkcji związanych z rekrutacją oraz innych funkcji pełnionych przez dział kadr wszystko z pomocą DocuWare. Akta pracowników zapisane są w formacie elektronicznym, a życiorysy osób ubiegających się o zatrudnienie są teraz dostępne online dla dyrektorów ponad 30 różnych kampusów, do analizy oraz do wglądu, dzięki czemu na odpowiednie stanowisko jest dobierany odpowiedni kandydat. Nowe usprawnienia umożliwiają przekierowanie źródeł do uczniów, pomagając im w pełni rozwinąć swój potencjał. Dotychczas, życiorysy były archiwizowane w biurze okręgowym oraz wypożyczane dyrektorom, którzy musieli zapełnić wakat. Proces ten był czasochłonny ze względu na rozmiar okręgu oraz ilość aplikacji. Niestety, w tym samym czasie tylko jeden dyrektor mógł przeglądać dany życiorys, który często tygodniami nie był zwracany do biura. Dzisiaj życiorysy są skanowane, indeksowane oraz udostępniane online. Mogą być wyszukiwane i segregowane, co przyspiesza proces zatrudniania oraz daje każdemu dyrektorowi więcej czasu, który może poświęcić uczniom. Elektroniczne akta pracowników są lepiej zabezpieczone, a dział kadr może w łatwy sposób zapewnić zgodność z treścią regulacji krajowych i wewnętrznych. Okręg zmniejsza koszty związane z rekrutacją oraz ogranicza ryzyko prawne dzięki zatrudnianiu właściwych osób na odpowiednich stanowiskach za pierwszym razem. 5

6 Zadanie Korzyści Optymalizacja praktyki zatrudniania pozwalająca na jednoczesne wyszukiwanie życiorysów, ich sortowanie oraz wgląd do nich Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i poufności akt pracowników Wydajne procesy działu kadr wiążą się z zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników na odpowiednich stanowiskach, jednocześnie podnosząc poziom zgodności z przepisami oraz bezpieczeństwa dokumentów Dyrektorzy mogą poświęcić więcej czasu swoim uczniom 6

7 Dyrektorzy mają możliwość zapełnienia wakatu w bardzo łatwy sposób. Nie muszą się udawać do biura okręgowego i spędzać godzin na przeszukiwaniu dokumentów. Wielu z nich posiada dostęp do życiorysów we własnych domach. Dzięki DocuWare mogą wyszukać nauczyciela z licencją do nauczania w szkołach podstawowych lub, bazując na wieloletnim doświadczeniu, szybko przejrzeć życiorys w celu sprostania wymaganiom budżetowym. DocuWare nie oszczędza czasu wyłącznie na poziomie administracji okręgowej; usprawnienia osiągnięte dzięki DocuWare mają wpływ na każdą szkołę. Tom Voigt, Koordynator Systemu Informatycznego Niezależnego okręgu szkolnego nr 196 This document can also be found here: For more information please visit our website at 7