ELO HR Personnel File Cyfrowe akta osobowe. Business Solution ELO HR Personnel File. Cyfrowe akta osobowe. Business Solution

Transkrypt

1 Business Solution ELO HR Personnel File 1 Business Solution ELO HR Personnel File Enterprise-Content-Management

2 Możliwośc generowania identyfikatorów dla pracowników przy pomocy Business Solution ELO HR Personnel File Bezpieczne zarządzanie i nadzór nad aktami osobowymi w oparciu Business Solution ELO HR Personnel File Cyfryzacja otwiera wielkie szanse optymalizacji procesów biznesowych w obszarze HR. Mogą Państwo je wykorzystać za pomocą cyfrowych akt osobowych ELO. Business Solution ELO HR Personnel File pomaga w zakładaniu akt osobowych i przeprowadza standaryzację dokumentów niezależnie od ich forma- -tów. Cała korespondencja taka jak owe podania, listy referencyjne i wnioski urlopowe może być przechowywana w centralnej lokalizacji. System uprawnień i technologia szyfrowania zapewniają zgodność z ustawą o ochronie danych i innymi przepisami prawa. Równocześnie ELO HR Personnel File automatyzuje procesy i zwalnia pracowników z rutynowych zadań: wdrażając organizację pracy opartą na formularzach, zapewniając powiadomienia o zbliżają- cych się terminach i upraszczając procesy zatwierdzania. Skrócone okresy przetwarzania danych, obniżone koszty i zwiększona przejrzystość procesów HR to korzyści wynikające z wdrożenia. Tworzenie danych podstawowych Utworzenie danych podstawowe i zainicjowanie niezbędnych procesów, kiedy pracownik rozpoczyna pracę lub odchodzi z firmy Wspieranie procesów za pomocą list kontrolnych Korzystanie z list kontrolnych, aby zapewnić nadzór nad przebiegiem realizowanych procesów Zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych Zapewnienie przestrzeganie postanowień dyrektywy RODO i innych przepisów prawa Przestrzeganie ustalonych terminów Dotrzymanie wszystkich terminów i okresów przechowywania dzięki automatycznym powiadomieniom Pełen przegląd sytuacji Również w dużych zbiorach danych użytkownik zachowuje przegląd sytuacji dzięki indywidualnym raportom (dashboardy) Enterprise -Content-Management

3 Przechwytywanie danych HR i zarządzanie nimi Integracja z systemami innych firm Istniejące systemy HR można łatwo zintegrować z systemem ELO. Dane podstawowe można przenosić do akt osobowych i na bieżąco aktualizować za pomocą funkcji porównywania danych. ELO pozwala też na przenoszenie danych do Systemu HR. To zapewnia niezawodny dostęp do istotnych informacji dotyczących pracowników. Zarządzanie danymi podstawowymi Dane podstawowe dla akt osobowych są importowane z istniejącego systemu HR lub tworzone ręcznie. Kolejne czynności bez względu na swój charakter są w pełni zautomatyzowane. Czynności przy zatrudnianiu nowych pracowników, jak np. przygotowanie miejsca pracy mogą być inicjowane w sposób w pełni zautomatyzowany. Zarządzanie działaniami Listy kontrolne z funkcją komentarza pomagają w nadzorowaniu całości niezbędnych działań. Należy wybrać listę kontrolną z dostępnych szablonów i w prosty sposób dostosować ją do swoich potrzeb. Można nawet wykorzystać listy kontrolne do automatycznej kontroli swoich procesów roboczych. Zarządzanie formatami dokmentów Wszystkie popularne formaty plików można przechowywać i obsługiwać w jednej centralnej lokalizacji w Business Solution ELO HR Personnel File. Dokumenty papierowe można w łatwy sposób przenosić do akt, korzystając z wbudowanej funkcji skanowania. Dzięki integracji z programem Outlook, e można umieszczać w aktach osobowych i automatycznie wysyłać z ELO. Skuteczna ochrona danych Przestrzeganie wyznaczonych terminów W aktach osobowych ELO można w prosty sposób monitorować i uwzględniać ważne terminy. Użytkownik ma stały nadzór np. nad kończącymi się okresami próbnymi lub umowami o pracę na czas określony. Akta osobowe ELO generują automatycznie powiadomienie przed upływem tych terminów. Przestrzeganie terminów przechowywania Określone dokumenty, np. aplikacje kandydatów czy nagany muszą być po określonym okresie niszczone (kasacja). W ELO realizowane jest to dzięki możliwości definiowania terminów kasacji zgodnie z wymogami prawa. Skuteczna ochrona danych Dane osobowe chronione są poprzez niezawodne zasady dostępu do informacji oparte na zdefiniowanych rolach, grupach lub użytkownikach. W ten sposób akta osobowe lub obszary częściowe mogą być zabezpieczone poprzez uprawnienia dostępu lub specjalne mechanizmy szyfrowania. Dane wrażliwe mogą być przeglądane tylko przez uprawnione osoby. Każdy dostęp i wprowadzane zmiany są automatycznie protokołowane i są tym samym możliwe w każdej chwili do prześledzenia. RODO? Dzięki ELO bez problemu! Unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) reguluje od przetwarzanie danych osobowych firmy muszą podjąć działania organizacyjne i informatyczne w celu ochrony tych danych. Dzięki ELO jest to przejrzyste i proste, ponieważ już w standardzie zintegrowane są funkcje spełniające wymogi RODO. Zarządzanie Dokumentami Archiwizowanie Obieg Dokumentów Collaboration

4 ELO HR Personnel File Kluczowe elementy Uproszczona współpraca Feed ELO to idealne narzędzie komunikacyjne upraszczające procesy współpracy. Pracownicy mogą zostawiać tu swoje komentarze i uwagi oraz zamawiać dokumenty i powiadomienia o wszelkich zmianach. Standaryzacja procesów ELO HR Personnel File oferuje użytkownikowi standardowe procesy, które łatwo mogą być zintegrowane z systemem. Powiadomienia o zmianach w składzie personelu lub wnioskach urlopowych można łatwo dodawać do systemu. Tworzenie organigramów Użytkownik ma możliwość wizualizacji struktury organizacyjnej w postaci organigramów w dowolnej głębokości hierarchii, co pozwala na przegląd struktury osobowej przedsiębiorstwa. Rys.: Struktura organizacyjna firmy Generowanie raportów ELO Analytics daje możliwość błyskawicznej analizy dużych zbiorów danych. Użytkownik może wykorzystać to w Controllingu kapitału ludzkiego i wizualizować podsumowanie w indywidualnych raportach (dashboardach). Możliwość wykonywania pracy w każdym miejscu Pracownicy mogą inicjować procesy, takie jak składanie wniosków, nie tylko podczas obecności w biurze, ale praktycznie w każdym miejscu dzięki aplikacji ELO na urządzenia mobilne. Tworzenie obiegów Zautomatyzowane procesy zapewniają płynną wymianę informacji. Korzystanie ze zintegrowanego projektanta Obiegów dokumentów umożliwia tworzenie własnych procesów lub dopasowanie wzorcowych związanych z procesami zatwierdzenia, zmieniania wniosków lub zapytań. Dzięki temu procesy HR są zawsze przejrzyste. Generowanie identyfikatorów dla pracowników Zintegrowane zarządzanie szablonami zawiera moduły do standardowych pism oraz wzory do tworzenia identyfikatorów dla pracowników, łącznie ze zdjęciem pracownika dzięki dostępowi do kamery internetowej (webcam).

5 Państwa korzyści Bezpieczne przechwytywanie i zarządzanie danymi Łatwe i przejrzyste spełnienie wymogów RODO Zarządzanie dokumentami w jednej centralnej lokalizacji, niezależnie od ich formatu Łatwa integracja z istniejącymi systemami HR Ochrona danych zbudowana na zasadach dostępu opartych na rolach Usuwanie dokumentów zgodnie ze zdefiniowanymi regułami Prosta kontrola procesów Integracja standardowych procesów HR z istniejącymi procesami Możliwość inicjowania procesów związanych z pracą w dowolnym miejscu Szybka analiza danych Możliwość dostosowania szablonów do indywidualnych wymagań Mozliwośc definiowania dowolnych własnych procesów Przejrzysta wizualizacja struktur organizacyjnych Szybka analiza danych Pełna dokumentacja zmian i dostępów Automatyczna kontrola zdefiniowanych terminów Szybka analiza danych Prezentacja podsumowań w indywidualnych raportach (dashboard) Wizualizacja analizowanych danych Enterprise -Content-Management Zarządzania Dokumentami Archiwizowanie Obieg Dokumentów Collaboration

6 Business Solution ELO HR Personnel File ELO do nabycia u naszych Partnerów: Artikel-Nr. AABS-HRPERSONNEL-PL ELO Digital Office sp.z o.o., ul. Kombatantów 34, Gorzów Wlkp., Polska; gorzow@elo-digital.pl ELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, Stuttgart, Niemcy; info@elo.com ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i/lub w innych krajach. Microsoft, MS, Windows, Word i Excel, Power-Point, SharePoint, Navision są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i/lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o produktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Za przestrzeganie odnośnych przepisów dotyczących bezpieczeństwa i pozostałych przepisów krajowych i prawa międzynarodowego odpowiada klient. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.. Copyright ELO Digital Office GmbH Wszelkie prawa zastrzeżone. I