Aktualne dokumenty dotyczące produkcji pod kontrolą w dowolnym miejscu na świecie

Transkrypt

1 Dział produkcji i kontroli jakości Solution Info Aktualne dokumenty dotyczące produkcji pod kontrolą w dowolnym miejscu na świecie Dzięki DocuWare następuje przyspieszenie procesów produkcyjnych i wytwórczych, przy jednoczesnym zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa prawnego firmy. Dział kontroli jakości czerpie korzyści z przejrzystego, dobrze zorganizowanego oprogramowania do zarządzania informacją. Nasz system archiwizuje wszystko w sposób bezpieczny i tak, by została zachowana zgodność z wymaganiami dokumentacyjnymi aktualnych przepisów o odpowiedzialności produktowej oraz harmonogramów dotyczących przechowywania i retencji. Wytyczne kontra postęp Przepisy o odpowiedzialności za produkt i wytyczne dotyczące przechowywania oraz długoterminowej archiwizacji dokumentów stają się coraz bardziej surowe. W tym samym czasie cykle rozwoju oraz życia produktu stają się krótsze sprawiając że czas wprowadzania na rynek ma kluczowe znaczenie dla konkurencyjności. Utrzymanie wydajnej oraz wolnej od błędów produkcji jest zatem istotne dla dotrzymania kroku postępowi. Jeden prosty błąd wystarczy, aby doprowadzić do kilkumilionowej straty. 1

2 Korzyści DocuWare Krytyczny dla realizacji wytycznych oraz zachowania zgodności z przepisami dotyczącymi odpowiedzialności za produkt Przejrzysta struktura zarządzania wersją oraz informacją Dostęp do wszelkich dokumentów dla wszystkich działów, niezależnie od źródła danych czy ich lokalizacji Łatwe procesy przepływu pracy dzięki zastosowaniu pieczątek Przyspieszenie czasu wprowadza nia na rynek Przejrzystość podstawą dla innowacji Przejrzystość potrzebna jest wszędzie. Jednak pracownicy wielu zakładów produkcyjnych zajmują się natłokiem pracy związanej z zarządzaniem stosami wymaganej dokumentacji. Dokumenty związane z planowaniem materiałowym, które, zgodnie z wymaganiami przepisów prawa, muszą być przechowywane długoterminowo, to między innymi wszystkie wiadomości czy dokumenty związane z procesem, takie jak pisma, wiadomości , protokoły, dokumentacja księgowa, rysunki, plany CAD, zdjęcia i inne. Każdego dnia dokumenty są modyfikowane oraz dodawane są nowe dokumenty. Nie zaskakuje zatem fakt, że dokumenty produkcyjne mogą wypełnić całe teczki, segregatory a nawet całe pomieszczenia. Działy produkcji, kontroli jakości oraz księgowy muszą posiadać dostęp do pojedynczych dokumentów przez następne lata, niezależnie od ich formatu. Dokumenty papierowe łatwo giną w miejscu pracy lub w lokalizacjach pozamiejscowych pomiędzy faksami, kurierami czy kserokopiarkami. Nawet jeżeli firma postarała się o ich archiwizację w zasobach sieciowych, pracownicy często mają problem z ich otwarciem lub z korzystaniem z nich, ponieważ ich komputery nie zawsze posiadają właściwą wersję oprogramowania. Wiedza wspiera zgodność Jeśli panuje chaos, wszelkie spory umowne, sprawy dotyczące odpowiedzialności patentowej lub produktowej oznaczają z całą pewnością straty. Dzięki zarządzaniu dokumentacją jest inaczej: korzystając z DocuWare, użytkownik posiada bezpieczny system o przejrzystej budowie dla wszystkich dokumentów związanych z wytwórczością, który z łatwością sprosta wymaganiom aktualnych i przyszłych przepisów prawa. Pewność, że dokumentacja produkcyjna jest zabezpieczona oznacza możliwość koncentracji na podstawowych celach prowadzonej działalności biznesowej. Koncentracja na procesie produkcji DocuWare oprogramowanie do zintegrowanego zarządzania dokumentami DocuWare umożliwia automatyzację procesów związanych z działalnością gospodarczą dzięki zarządzaniu wszelkiego rodzaju dokumentami, niezależnie od ich formatu i źródła, w centralnym zbiorze danych aktami, pismami, listami, raportami, plikami, wiadomościami ... i wszelkimi innymi. Dzięki DocuWare, dokumenty te mogą zostać wprowadzone do systemu, mogą otrzymać indeksy, mogą być archiwizowane, wyświetlane, edytowane, drukowane, przesyłane faksem oraz pocztą elektroniczną. Został zakwestionowany detal potrzebny do produkcji, a dokument, który wyjaśniłby problematyczną kwestię zaginął. Rezultat? Wstrzymanie kontroli! Wstrzymanie pracy! Powstaje groźba utraty dochodu oraz uszczerbek dla przewagi konkurencyjnej. Opanowanie dokumentacji produkcyjnej Dzięki DocuWare procesy wytwórcze oraz produkcyjne są bardziej wydajne. System zajmuje się wszystkimi dokumentami pochodzącymi z różnych lokalizacji w jednym centralnym zbiorze danych. Dokumenty papierowe są skanowane i zarządzane wraz z inną dokumentacją elektroniczną umowami, protokołami, pocztą elektroniczną, rysunkami, plikami CAD lub zdjęciami... rodzaj dokumentu nie jest ważny - wszystkie znajdują się w centralnym zbiorze. 2

3 Upoważnieni pracownicy mogą w łatwy sposób i w czasie rzeczywistym uzyskać dostęp do każdego potrzebnego dokumentu, bez względu na to, w którym miejscu na świecie się znajdują. Programy, w których utworzono oryginalne pliki nie muszą być zainstalowane na komputerze, aby można było je przeglądać. Szczegółowa kontrola jakości Pracownicy w zakładzie nie są pewni, czy posiadają aktualną wersję rysunku technicznego części, nad którą pracują. Zbyt wiele plików CAD zostało zarchiwizowanych bez odpowiedniego numeru wersji. Rezultat: kosztowna pomyłka, którą identyfikuje dopiero dział kontroli jakości. Pod warunkiem, że kontrola jakości w ogóle ją wykryje. Jeśli nie, może ona okazać się błędem kosztującym miliony dolarów, a na wizerunku firmy pojawia się skaza. Koncentracja na kontroli jakości Dzięki bezpiecznemu zarządzaniu wersją za pomocą DocuWare, pracownicy działu kontroli jakości zachowują kontrolę nad wszystkimi działaniami: dzięki elektronicznym podpisom oraz pieczątkom, status pracy jest widoczny natychmiast. System wyświetla każdą zmianę wprowadzoną do dokumentu, odnotowuje kto i kiedy wprowadził zmianę. Gwarantowane jest korzystanie przez każdego z pracowników z najnowszych wersji dokumentów. Produkcja może być kontynuowana we właściwym kierunku: koszty produkcji zmniejszają się i uzyskana zostaje przewaga w wyścigu związanym w wprowadzaniem na rynek. Przewaga konkurencyjna firmy wzrasta. Nacisk na bezpieczeństwo prawne Twojej firmie wytoczono proces i musisz przekazać wszystkie dane z poprzednich dekad dotyczące wytwarzania określonego rodzaju produktu od odręcznie zapisanych notatek, aż po korespondencję elektroniczną. Dziwnym trafem, najważniejsze dokumenty zawsze giną. Rezultat: bezpieczeństwo prawne firmy jest zagrożone. Firma może nie być w stanie uzyskać zgodności ze wszystkimi przepisami i wytycznymi dotyczącymi odpowiedzialności za produkt oraz przegrać w sądzie. Przekłada się to na znaczne koszty dla firmy i rzuca cień na jej reputację. Zgodność z prawem dzięki DocuWare Zapewniając bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem oraz długoterminową archiwizację, DocuWare stanowi klucz do zachowania zgodności z harmonogramami przechowywania dokumentów oraz z innymi szczegółami określonymi w treści aktualnych (oraz przyszłych) przepisów dotyczących odpowiedzialności za produkt. Wszystkie dokumenty firmy są archiwizowane w bezpieczny sposób i nie jest możliwa nieujawniona manipulacja nimi. Poziom bezpieczeństwa prawnego firmy wzrasta, a ryzyko umowne jest minimalizowane. Omówienie: Korzyści DocuWare Dostęp do danych niezależnie od formatu pliku oraz źródła danych płynny przepływ informacji Rejestracja wszelkich zmian w dokumentach oraz zmian statusu bezpieczne zarządzanie wersją w celu minimalizacji błędów w produkcji Dostęp do wszelkich danych możliwy w czasie rzeczywistym, na całym świecie łatwe zarządzanie zespołami pracującymi nad projektami Płynne procesy produkcji skrócenie czasu wprowadzania na rynek oraz zwiększenie konkurencyjności Eliminacja luk w dokumentacji produkcyjnej ogranicza ryzyko (przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt) Bezpieczeństwo przed niepowołanym dostępem i długoterminowa archiwizacja każdego rodzaju dokumentu - zwiększenie poziomu bezpieczeństwa prawnego Zmniejszenie powierzchni magazynowej o około 97% 3

4 Elektroniczna archiwizacja parametrów produkcyjnych Przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt wymagają, by przechowywać dokumentację produkcyjną przez ponad 30 lat. Dzięki DocuWare parametry produkcyjne oraz wyniki pomiarów mogą być archiwizowane automatycznie. Dane są wprowadzane do archiwum w zorganizowany sposób umożliwiający przejrzenie ich w przyszłych latach w kilka sekund. Automatyczna rejestracja pomiarów Aby ochronić firmę przed potencjalnymi roszczeniami związanymi z odpowiedzialnością za produkt, należy upewnić się, czy wszystkie parametry produkcyjne zostały zarejestrowane i bezpiecznie zarchiwizowane na kolejne dekady. Tego rodzaju dane obejmują wyniki pomiarów z zakładów produkcyjnych, takie jak krzywe temperaturowe oraz wykresy rejestrujące wilgotność powietrza. Czujniki automatycznie zapisują te wartości przyrostowo każdego dnia, co godzinę lub co 72 godziny, na podstawie ustawień predefiniowanych. Moduł, np. moduł wejść analogowych Adam 6017, może przekształcić dane analogowe na dane cyfrowe, z których następnie przekonwertowuje je na wykres archiwizowany w formacie graficznym.png. Wcześniej pracownik musiał drukować, segregować i archiwizować wykresy w segregatorach lub przenosił je do elektronicznego katalogu plików i segregował je według procesów produkcyjnych oraz grup produktów. Dzisiaj DocuWare przyjmuje wszystkie te wyniki pomiarów i archiwizuje je całkowicie automatycznie za pomocą predefiniowanych kryteriów indeksowych. Archiwizacja danych bez dodatkowego personelu Każdy nowy raport zapisany w formacie elektronicznym jest automatycznie archiwizowany za pomocą metapliku indeksowego w folderze monitorowanym przez DocuWare. Korzystając z Modułu DocuWare ACTIVE IMPORT, program do zarządzania dokumentami importuje kryteria indeksowe bezpośrednio z metaplików indeksowych. Niektóre częste wpisy uwzględniają datę, czas, okres kontroli, rodzaj czujnika oraz numer zakładu produkcyjnego. Następnie, DocuWare umieszcza dane w wybranej kartotece elektronicznej. Parametry dotyczące wytwarzania/produkcji są archiwizowane w prosty i dobrze zorganizowany sposób angażowanie jakiegokolwiek pracownika do tego zadania nie jest konieczne! 4

5 Menu archiwizacji DocuWare automatycznie importuje ważne informacje dotyczące pomiarów takie jak data, okres kontrolny oraz lokalizacja bezpośrednio z metaplików indeksowych wykresu. 5

6 Przykład z życia Firma Georg Fischer DEKA GmbH korzysta z DocuWare w całej swojej organizacji. Firma ta, specjalizująca się w systemach rurociągowych, może teraz zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi odpowiedzialności za produkt jednocześnie czerpiąc korzyści z zarządzania dokumentami w celu poprawy sposobu komunikacji zarówno wewnątrz firmy jak i z klientami. Dodatkowa korzyść: firma odzyskała sporą część powierzchni magazynowej wcześniej utraconej pod archiwum dokumentów papierowych. W przeszłości, w firmie DEKA GmbH wszystkie akty były ręcznie kopiowane, zszywane oraz archiwizowane. Każdy dział i pracownik miał oddzielny system archiwizacji. Następnie, wraz z końcem roku dokumenty były archiwizowane w wielkim archiwum centralnym. Dostęp miało tylko kilku pracowników posiadających specjalne upoważnienie. Wyszukiwanie starszych aktów było ogromnie czasochłonne, a wymiana dokumentów między działami stwarzała wiele problemów. Możliwość udzielenia klientowi bezzwłocznej odpowiedzi na pytania była rzadkością. A w celu zachowania zgodności z wytycznymi dotyczącymi odpowiedzialności za produkt, niektóre rekordy są zachowywane przez okres nawet do 50 lat. Aby przechować wszystkie te papiery marnowano wiele przestrzeni. Dzisiaj, każdego dnia elektronicznie archiwizowane jest około 200 procesów obejmujących do 600 kartek papieru. System zajmuje się organizacją wszelkiego rodzaju dokumentów pomiarów, zapisanych odręcznie notatek, rysunków, korespondencji i innych w jednym centralnym zbiorze dokumentów dostępnym dla wszystkich działów. Wymagania: Centralny dostęp do dokumentów z działów sprzedaży, produkcji, kontroli jakości oraz z magazynu Optymalizacja procesów Korzyści: Zgodność z przepisami prawa dotyczącymi odpowiedzialności za produkt Szybki dostęp do dokumentów i danych dotyczących produkcji Zmniejszenie ilości wydruków Oszczędność przestrzeni Użytkownicy mogą wyszukać dokumenty za jednym kliknięciem myszy. Pracownicy mogą w kilka sekund uzyskać wgląd nawet do parametrów wcześniejszych produkcji. Odpowiedzi na pytania klientów są udzielane bezzwłocznie, a dział kontroli jakości ma w każdej chwili dostęp do wszystkich potrzebnych danych. DocuWare zapewnił temu specjaliście od systemów rurociągowych poprawę poziomu długoterminowej konkurencyjności. 6

7 "Nowe przepisy prawa, takie jak przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt, uaktualnione strategie produktu oraz towarzysząca im lawina dokumentów zadecydowały o wprowadzeniu DocuWare do użytku. Dzięki zmniejszeniu powierzchni magazynowej oraz nowym procesom pracy środki zainwestowane w system DMS zwróciły się w niecałe dwa lata." Horst Imhof, Szef działu IT, Georg Fischer DEKA GmbH This document can also be found here: For more information please visit our website at 7