Rozwój systemu ERP Microsoft Dynamics AX w Skanska Property Poland Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Rozwój systemu ERP Microsoft Dynamics AX w Skanska Property Poland Sp. z o.o. Doskonałość pojawia się wówczas, gdy spotykają się wielkie cele z daleko posuniętym pragmatyzmem. Peters Tom

2 Skanska jest jedną z wiodących międzynarodowych firm zajmujących się budownictwem i realizacją projektów deweloperskich w obszarze biurowym i mieszkaniowym. W Polsce działa poprzez 4 spółki: Skanska SA, Skanska Property Poland, Skanska Residential Development Poland oraz Skanska Infrastructure Development. Skanska Property Poland, jako deweloper powierzchni biurowych działa w Polsce już od początku lat 90-tych. Dzięki doświadczeniu o skali ogólnoświatowej, firma dostarczyła już ponad 300 tys. mkw. powierzchni biurowej najwyższej jakości, a kolejne 100 tys. mkw. jest w budowie. Nieruchomości powstawały i powstają nadal w największych ośrodkach biznesowych w Polsce - Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Katowicach, Łodzi oraz Krakowie. W ostatnich latach firma Skanska przeżywa intensywny rozwój swojej działalności, który wiąże się ze zmianami nie tylko w samej organizacji, ale również w wykorzystywanych rozwiązaniach informatycznych. W 2012 roku pojawiła się istotna potrzeba usprawnienia działania wdrożonego wcześniej w organizacji systemu ERP Microsoft Dynamics AX i rozbudowania rozwiązania o kolejne dedykowane moduły. Ze względu na strukturę organizacyjną firmy Skanska, która swoją obsługę informatyczną posiada w innej lokalizacji niż reszta oddziałów, wdrożenie narzędzia powierzone miało zostać firmie zewnętrznej. Wybór narzędzia i partnera biznesowego Kierownictwo firmy Skanska pomimo wielu napotkanych problemów z istniejącym systemem wierzyło, że można na tyle zmodernizować istniejące oprogramowanie, by sprostać oczekiwaniom wciąż ewoluującej organizacji. W związku z tym poszukiwano wykwalifikowanego partnera biznesowego, który posiada doświadczenie w obszarze wdrożeń i rozwoju systemów ERP Microsoft oraz konsekwentnie dąży do osiągnięcia maksymal nego potencjału zastosowanych narzędzi. Wysokie wymagania przedsiębiorstwa spełniła firma JCommerce SA wiodący partner Microsoft w procesach wdrażania, dostosowa nia, utrzymania i rozwoju systemów Microsoft Dynamics AX. 2

3 Potrzeby firmy Firma Skanska odczuwała pilną potrzebę usprawnienia procesów w dziale księgowym obsługującym 28 spółek projektowych. Do tej pory działający w firmie system ERP Microsoft Dynamics AX był znacznie ograniczony i przestał spełniać oczekiwania jego użytkowników pojawiały się błędy i problemy związane m.in. z raportowaniem bieżących danych księgowych, rozliczaniem delegacji i wydatków. Nowy system miał poprawić raportowanie danych, zlikwido wać tzw. wąskie gardła w procesowaniu d o ku m e ntó w za ku p o w yc h, u s p raw n i ć zarządzanie delegacjami i wydatkami, skorygować istniejące błędy w oprogramowaniu oraz zoptymalizować wydajności całego rozwiązania. Konieczność rozbudowy, modyfikacji i adaptacji do procesów dynamicznie rozwijającej się firmy stała się faktem. Korzyści z modyfikacji i rozbudowy systemu Niewykorzystywany w pełni system Microsoft Dynamics AX okazał się najbardziej optymalnym zestawem zintegrowanych i adaptowalnych aplikacji. Jego do tej pory uśpione funkcjonalności pozwoliły specjalistom JCommerce na szeroki rozwój istniejącego oprogramowania. Oto jakie korzyści uzyskała firma na wielu płaszczyznach: źzautomatyzowanie procesów mających istotny wpływ na wydajność pracy zespołów księgowych, a w szczególności: - Wprowadzenie automatycznego rejestrowania kosztów na podstawie danych dostarczanych przez systemy OCR, które skanują i rozpoznają faktury kosztowe - Automatyzacja rozliczeń kart kredytowych oraz automatyczne generowanie rozliczeń pracowników - Automatyczne księgowanie zatwierdzonych rozliczeń pracowników zgodnie z polskimi przepisami bez konieczności udziału działu finansów - Automatyzacja przepływu pracy związanej z procesowaniem dokumentów zakupowych w powiązaniu z informacjami o absencji pracowników - Automatyzacja przepływu i archiwizacji dokumentacji papierowej oraz mailowej - Stworzenie mechanizmów importu danych w wielu układach do kilku kluczowych funkcjonalności w systemie - Wdrożenie raportowania kart czasu pracy zespołu księgowego - Wdrożenie nowej nakładki na interfejs usprawniającej rozliczenia kosztów zbiorczo dla wszystkich spółek obsługiwanych w systemie. - Wdrożenie modułu automatycznego księgowania oraz rozliczeń wewnętrznych pomiędzy spółkami z grupy źunifikacja procesu księgowego dla wszystkich spółek w grupie źusprawnienie procesu raportowania, księgowości i controlligu dzięki łatwemu exportowi danych z systemu gotowych do przygotowania raportów grupowych źwyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów związanego z rozliczeniem delegacji poprzez zaprojektowanie i wdroże nie aplikacji mobilnej na telefony pracowników źusprawnienie cash flow poprzez zaprojekto -wanie i wdrożenie dedykowanych narzędzi do płatności, co umożliwiło likwidację części zatorów płatniczych i sprawniejszą obsługę zespołu ds. skarbca źuporządkowanie danych wymiarów finan sowych, środków trwałych i numeratorów 3

4 Oprócz korzyści dla działu finansowego osiągnięto następujące cele: ź Zaprojektowano i wdrożono moduł usprawniający zarządzanie wynajmem i sprzedażą budynków ź Zaprojektowano i wdrożono moduł do planowania strategicznego, który dzisiaj stanowi fundament pod aplikację kontro lingową dla całej organizacji Skanska CDE ź Stworzono moduł Video manual mający na celu usprawnienie pomocy dla użytkowników w codziennej obsłudze funkcjonalności w systemie ź Przyśpieszono działanie systemu poprzez wprowadzenie wielu technik optymalizacji (w konfiguracji serwerów i w programowa niu aplikacji) Poszczególne procesy wdrożenia jak np. zarządzanie wydatkami oraz wdrożenie banków skróciły czas pracy z kilku godzin dziennie do kilku minut lub wyeliminowały w ogóle potrzebę ingerencji działu finansów w proces. Wszystkich zmian i usprawnień nawet nie jestem w stanie wyliczyć. To pozwoliło nam zmniejszyć obciążenie zespołów oraz przy -spieszyć naszą pracę. Tak pracę specjalistów JCommerce podsumował Kamil Lubiejewski, Kierownik Działu Finansów i Kontrollingu w Skanska Property Poland Sp. z o.o.

5 Nazwa: Skanska Property Poland Sp. z o.o. Branża: deweloperska Wielkość firmy: < pracowników Główna siedziba: Warszawa Największe wyzwania w projekcie JCommerce SA Głównym wyzwaniem projektowym okazała się wzmożona ilość zadań w okresach rozliczeń podczas zamykania miesięcy i lat księgowych. Co więcej, w trakcie prac napotkano bariery architektury w module projektów, które zlikwi dowano poprzez optymalizację kluczowych funkcjonalności. Spółka JCommerce to firma z 10 letnim doświadczeniem na rynku IT. Jako partner Microsoft z sukcesem wdraża, dostosowuje, utrzymuje i rozwija systemy ERP z rodziny Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics AX. Współpracując z wiodącymi dostawcami systemów Business Intelligence, takimi jak Microsoft, IBM, SAP i QlikView, oferuje też pełne spektrum najbardziej nowoczesnych narzędzi Business Intelligence. Projektuje i tworzy aplikacje dedykowane webowe, mobilne oraz desktopowe. Świadczy usługi w zakresie outsourcingu specjalistów IT. Podsumowanie Modyfikacje i rozwój systemu ERP to nie pierwszy wspólny projekt firmy Skanska i JCommerce. To kolejny obszar współpracy między firmami. Zdobyte już wcześniej doświadczenie, znajomość specyfiki firmy, wypracowane sposoby komunikacji oraz solidna wiedza specjalistów JCommerce pozwoliły odnieść kolejny sukces. Piotr Łuków vel Broniszewski specjalista Microsoft Dynamics AX w JCommerce - tak określił pełną wyzwań współpracę: Doświadczenie i wiedza to dwie największe wartości jakie wynieśliśmy ze współpracy ze Skanska Property Poland. Zadowolenie Klienta daje nam satysfakcję z tego, że praca zespołowa oraz dzielenie się umiejętnościami naprawdę przynoszą wymierne korzyści. Fakty Cel wdrożenia: źusprawnienie działania wdrożonego wcześniej systemu ERP Microsoft Dynamics AX źusprawnienie procesów w dziale księgowym, przede wszystkim raportowania danych oraz zarządzania delegacjami i wydatkami źpoprawa istniejących błędów w oprogramowaniu Zaimplementowane rozwiązanie: Microsoft Dynamics AX Wykonawca: JCommerce SA str Katowice, ul. T. Kościuszki 227, tel.: , fax: , office@jcommerce.pl,