Instrukcja obsługi systemu Monitoringu Rynku Hotelarskiego

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi systemu Monitoringu Rynku Hotelarskiego v. 1.1 aktualna od dnia r. Spis treści: Logowanie...2 Poruszanie się w serwisie...2 Przegląd funkcjonalności systemu MRH...3 Wprowadzanie danych finansowych...3 Generowanie raportów...6 Zestawy konkurencyjne...7 Hotele...9 Ustawienia...9 Projekt współfinansowany przez Unię Europejska w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Logowanie Aby rozpocząć pracę w systemie Monitoringu Rynku Hotelarskiego należy zalogować się w module logowania (po prawej) wykorzystując adres oraz hasło przypisane do Twojego konta. Pamiętaj, aby dla własnego bezpieczeństwa nie udostępniać nikomu swojego identyfikatora i hasła. Po zalogowaniu się system sprawdzi, jakie uprawnienia przypisane są do Twojego konta i zaprezentuje Ci odpowiednią wersję panelu: pełną, jeśli Twoje konto ma uprawnienia administratora lub właściciela, ograniczoną, jeśli Twoje konto ma uprawnienia edytora. Więcej informacji o rodzajach kont w sekcji Ustawienia. Poruszanie się w serwisie Po zalogowaniu się z pełnymi uprawnieniami, w menu głównym dostępne są następujące pozycje: Sekcja Podsumowanie Twoje dane Raporty Zestawy Hotele Ustawienia Zakres informacyjny Sekcja zawierająca standardowy raport za okres 2 tygodni dla Twojego hotelu i całego rynku. Sekcja umożliwiająca zarządzanie danymi Twojego hotelu. Sekcja umożliwiająca generowanie raportów. Sekcja umożliwiająca zarządzanie Twoimi zestawami konkurencyjnymi. Sekcja zawierająca przegląd hoteli biorących udział w programie. Sekcja umożliwiająca zarządzanie użytkownikami. Po zalogowaniu się z ograniczonymi uprawnieniami, w menu głównym dostępne jest tylko opcja DANE umożliwiająca zarządzanie danymi Twojego hotelu. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 2 z 9

3 Przegląd funkcjonalności systemu MRH Wprowadzanie danych finansowych System bazuje na wprowadzanych przez hotele biorące udział w programie codziennych danych finansowych. Dzięki temu możliwe jest generowanie wiarygodnych i pełnych raportów. Dlatego tak istotne jest, abyś na bieżąco uzupełniał dane Twojego hotelu. Jeśli chcesz wprowadzić dane dla wybranego dnia, wybierz z kalendarza po prawej stronie ekranu żądaną datę, uzupełnij formularz w centralnej części ekranu i kliknij zapisz. System poinformuje o zapisaniu danych. Uwaga: w kalendarzu kolorem czerwonym oznaczono dni, dla których nie wprowadzono danych. Jeśli chcesz poprawić błędne dane dla wybranego dnia, wybierz z kalendarza po prawej stronie ekranu żądaną datę, popraw dane w formularzu w centralnej części ekranu i kliknij zapisz. System poinformuje o nadpisaniu danych. Uwaga: nowe dane nadpisują te zapisane w systemie. Zanim wprowadzisz nowe dane, upewnij się, że są poprawne. Jakie dane należy wprowadzać? Wprowadzając dane finansowe w PAKIECIE BASIC stosuj następujące reguły wyliczania. Przychód na pokojach netto Przychód generowany wyłącznie na wynajmie pokoi hotelowych. Elementy dodatkowe zaliczane do przychodu na pokojach: przychód z wynajmu pokoju wszelkie opłaty no-show w rezerwacjach gwarantowanych, w segmencie klientów indywidualnych, przychód z rezerwacji typu bezzwrotna, w przypadku niedojazdu gości wynajem pokoju na okres krótszy niż doba- tzw. Użytek dzienny, wynajem pokoju na rozmowy kwalifikacyjne na kilka godzin itp. opłaty dodatkowe za dostawkę opłaty dodatkowe za późne wymeldowanie, albo wcześniejsze zameldowanie Elementy wyłączone z przychodu netto na pokojach: Podatek VAT, inne podatki i opłaty lokalne (np. opłata klimatyczna) przychód pakietowy z usług wliczanych do pakietu- np. Internet, kolacja- przy pakiecie HB, zabiegi SPA) wszelkie opłaty dodatkowe do pokoju dotyczące usług dostępnych w hotelu - jeśli takie są (np. opłata za wstęp co Centrum fitness, dostęp do Internetu, parking) Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 3 z 9

4 przychód gastronomiczny w szczególności śniadanie. Aby dane były porównywalne, sugerujemy odpisywanie ceny śniadań po koszcie wewnętrznym (koszt produktów + minimalna marża), a nie po koszcie dla klienta zewnętrznego wszelkie kary umowne ponoszone przez klientów w przypadku anulacji rezerwacji grupowych Pokoje sprzedane Wszystkie pokoje sprzedane na dany dzień w obiekcie, w tym również: pokoje sprzedane na okres krótszy niż doba (użytek dzienny - day use) pokoje wydane bez opłat w celach handlowych, albo sprzedanych ze znaczną zniżką (np. w promocji 2=3, pokoje dla tzw. study tour, nocleg wynikający z vouchera wydanego w celach handlowych) Pokoje sprzedane nie zawierają: pokoi tzw. complimentary/ house use - wydanych bez opłat na użytek własny - właścicielom, pracownikom pokoi pustych z powodu gwarantowanego niedojazdu gościa (no show) Pokoje dostępne do sprzedaży Wszystkie pokoje jakim dysponuje obiekt w danym dniu do sprzedaży, z wyłączeniem pokoi trwale i w sposób ciągły niezdatnych do użytku (tzw. out of order) z powodu poważnej usterki. Okres trwale niezdatny do użytku oznacza: przynajmniej przez czas trwania podstawowego okresu raportowania - miesiąc. Nie pomniejsza się pokoi dostępnych do sprzedaży o pokoje krótkotrwale niezdatne do użytku (tzw. out of serwis) - np. pokój zamknięty do sprzedaży na 3 dni z powodu awarii kranu, telewizora, braku żarówki itp. Hotele w okresie tzw. soft opening powinny podawać uśrednioną faktyczną ilość pokoi do sprzedaży, którą dysponują w danym miesiącu. Pokoje complimentary/house Pokoje wydane gościom nieodpłatnie na użytek własny, niezwiązany ze sprzedażą- np. właścicielom obiektu, pracownikom operatora, gościom w wyniku reklamacji/skargi. PAKIETY PRO - dostępne dla hoteli, które zgłosiły swój udział w tym programie Przychód całkowity Przychód netto (z wyłączeniem podatku VAT i opłat lokalnych), generowany przez wszystkie punkty przychodowe w obiekcie. Zawiera przychód na pokojach, gastronomiczny, konferencyjno-bankietowy, SPA, pozostałe usługi (parking, Internet itp.). Przychód gastronomiczny Przychód netto (z wyłączeniem VAT) generowany na sprzedaży jedzenia, napojów bezalkoholowych i alkoholowych we wszystkich punktach gastronomicznych, z wyłączeniem przychodu konferencyjnogastronomicznego związanego z tzw. funkcjami (chyba że obiekt nie raportuje osobno przychodu konferencyjno-bankietowego np. przychód z wesel w obiektach typu HoReCa, przerwa kawowa, w hotelu, który nie dysponuje typowymi usługami konferencyjnymi). Zawiera przychód z restauracji, barów, minibarów i wyjątkowych przypadkach przychód bankietowokonferencyjny- jeśli obiekt nie dysponuje typowym wyposażeniem konferencyjnym, zamówienia są sporadyczne i nie raportuje ich codziennie. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 4 z 9

5 Ilość nakryć w gastronomii (tzw. Covers) Ilość obsłużonych klientów restauracji zarówno na śniadaniu, jak i w innych porach, baru, roomserwisu Przychód konferencyjno- bankietowy Przychód netto (z wyłączeniem VAT) generowany na sprzedaży tzw. funkcji (konferencji, bankietów, spotkań) w obiekcie. Zawiera: przychód z wynajmu sal konferencyjnych i bankietowych, oraz z wynajmu dodatkowego sprzętu np. rzutnik, ekran, mikrofon itp. przychód gastronomiczny: z jedzenia, napojów niealkoholowych i alkoholowych związany z daną funkcją (konferencją, bankietem, spotkaniem) -przerwy kawowe, lunche i kolajce grupowe itp. Przychód ze SPA Przychód netto (z wyłączeniem VAT) generowany na sprzedaży usług SPA. Zawiera przychód zarówno generowany przez gości hotelowych jak i gości zewnętrznych. Nie zawiera przychodu gastronomicznego np. ze sprzedaży soków, sałatek- przychód ten zaliczany jest do przychodu gastronomicznego w obiekcie. Import danych Zaawansowanym użytkownikom system umożliwia importowanie danych dla danego okresu poprzez jednorazowe wczytanie pliku CSV zawierającego dane codzienne. W tym celu najpierw Pobierz pusty plik na dane w formacie CSV i otwórz go w programie Excel. Uzupełnij plik danymi zgodnie z instrukcją: W kolumnie A: Data w formacie RRRR-MM-DD W kolumnie B: Przychód na pokojach netto (bez podatku i śniadań) W kolumnie C: Przychód całkowity W kolumnie D: Przychód konferencyjny (zostaw puste, jeżeli nie dotyczy) W kolumnie E: Przychód ze SPA (zostaw puste, jeżeli nie dotyczy) W kolumnie F: Pokoje sprzedane W kolumnie G: Pokoje complimentary/house W kolumnie H: Pokoje dostępne Następnie zapisz plik na dysku swojego komputera. Wybierz opcję Zaimportuj więcej danych naraz, następnie kliknij Przeglądaj i znajdź zapisany plik na dysku swojego komputera i kliknij Wgraj i sprawdź plik. System zaimportuje dane zawarte w pliku i przedstawi raport w postaci tabeli. Przejrzyj zaimportowane dane i jeśli są poprawne, kliknij Tak, zaimportuj dane. Uwaga: importowane dane nadpisują te zapisane w systemie dla wybranych dat. Zanim zaimportujesz nowe dane, upewnij się, że są poprawne. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 5 z 9

6 Eksport danych Jeśli chcesz pobrać wprowadzone dane swojego hotelu, wybierz opcję Wyeksportuj dane. Plik zawiera zestawienie wszystkie dane prowadzonych przez Ciebie na koncie Twojego hotelu. Generowanie raportów W sekcji Raporty system umożliwia generowanie raportów standardowych i niestandardowych. Raporty standardowe Aby otworzyć raport standardowy należy wybrać z lewej części ekranu jeden z Twoich zestawów konkurencyjnych lub tylko rynek. Wygenerowany raport przedstawia wskaźniki: obłożenie, średnią cenę, revpar, sendpar za okres ostatnich 2 tygodni. Raporty niestandardowe Aby otworzyć raport niestandardowy należy wybrać z prawej części ekranu jeden z Twoich zestawów konkurencyjnych lub tylko rynek oraz wybrać dodatkowe warunki: zakres dat raportu i dni tygodnia, jakie system ma wziąć pod uwagę generując raport. Wygenerowany raport przedstawia wskaźniki: obłożenie, średnią cenę, revpar, spendpar za wybrany okres. Zasady generowania raportów Dane powinny być wypełniane codziennie, najpóźniej do godziny Jeśli nie wypełnisz danych w terminie, nie będziesz miał dostępu do raportów, do czasu uzupełnienia brakujących danych. W przypadku niewypełnienia codziennych danych przez wystarczającą ilość hoteli (min 3) w zestawie, wskaźniki z danego dnia nie będą ujawniane, do czasu uzupełnienia danych przez obiekty. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 6 z 9

7 Wskaźniki raportowane w PAKIECIE BASIC OCC - obłożenie badanego obiektu i obłożenie rynku lub zestawu konkurencyjnego - procent sprzedanych pokoi w hotelu ADR - średnia cena za pokój w obiekcie i rynku lub zestawu konkurencyjnego- średni przychód generowany przez sprzedany pokój RevPAR w obiekcie i rynku lub zestawu konkurencyjnego - przychód generowany przez dostępny pokój w hotelu SpendPAR w obiekcie i rynku/zestawu konkurencyjnego - wskaźnik wydatków na pokój hotelowy Udziały w rynku dla poszczególnych wskaźników Wskaźniki raportowane w PAKIETACH PRO 1. GASTRONOMIA RevPASH - średni przychód generowany przez miejsce w restauracji RevPAX - średni przychód na klienta (ile średnio przychodu gastronomicznego generuje jeden klient) Udziały w rynku lub zestawie konkurencyjnym 2. SPA SPA RevPAX - średni przychód SPA na klienta (ile średnio przychodu generuje klient SPA) RevPAT - średni przychód na gabinet zabiegowy Udziały w rynku lub zestawie konkurencyjnym 3. KONFERENCJE Średni przychód na uczestnika (tzw. średnia cena delagata) - średni przychód na głowę RevPAS - średni przychód generowany przez jedno dostępne miejsce konferencyjne Udziały w rynku lub zestawie konkurencyjnym Zestawy konkurencyjne Tworzenie zestawu Aby utworzyć nowy zestaw konkurencyjny, kliknij z prawej strony ekranu Utwórz nowy zestaw, a następnie wybierz te hotele, które chcesz, aby znalazły się w tym zestawie klikając ikonkę z plusem przy ich nazwie. W obecnej wersji systemu MRH w zestawie musi znaleźć się od 4 do 10 hoteli. Gdy klikniesz w nazwę hotelu, w nowym oknie przeglądarki otworzy się wizytówka tego hotelu. Po osiągnięciu minimalnych wymagań zestawu, zostanie on automatycznie wysłany do akceptacji przez Konsultanta MRH. Możesz również nadać własną przyjazną nazwę zestawu wpisując ją w oknie nad zestawem (domyślnie Bez nazwy ). Zmiana nazwy nie wymaga akceptacji Konsultanta MRH. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 7 z 9

8 Aby utworzyć zestaw raportujący dane z opcji pro, należy wybrać z listy hotele zawierające daną opcję (np. opcja pro-gastronomia) - wszystkie hotele w tym zestawie muszą zawierać wybraną opcję. System MRH stwarza możliwość tworzenia zestawów standardowych i 3 typów zestawów pro: gastronomia, konferencje, SPA, oraz ich dowolnych kombinacji. Zasady tworzenia zestawów Twój obiekt jest automatycznie dopisywany do zestawu. Zestaw musi się składać z minimum 4 obiektów (musisz dobrać dodatkowo min. 3 inne), w tym udział jednej sieci, lub obiektów jednego właściciela nie może przekraczać 40 % (czyli: w zestawie zbudowanym z 4 hoteli, 1 hoteli może być tej samej sieci, a powyżej 5 obiektów w zestawie - 2 obiekty z jednej sieci). Tworząc zestaw musisz zdecydować, czy ma on zawierać hotele z PAKIETU BASIC, czy też ma być to zestaw w PAKIETACH PRO (wówczas wszystkie hotele uczestniczące muszą również wypełniać dane w systemie PRO). Do zestawu możesz wybierać zarówno hotele z tej samej lokalizacji jak i hotele z innych regionów (szczególnie przydatne dla obiektów typu konferencyjnego, SPA, czy HoReCA). W opcji podstawowej możesz stworzyć 5 zestawów konkurencyjnych. Stworzenie dodatkowych zestawów (powyżej 5) jest możliwe za dodatkową opłatą. Jeśli na liście hoteli brakuje obiektu, którym jesteś zainteresowany - napisz do nas na adres biuro@irh.pl - postaramy się dodać obiekt do programu. Ze względu na bezpieczeństwo danych, każdy zestaw musi zostać zaakceptowany przez konsultanta MRH. Zarządzanie zestawami Aby zmienić istniejący zestaw konkurencyjny, kliknij w boksie wybranego zestawu opcję edytuj zestaw lub ikonkę. Następnie wybierz hotele do zestawu dodając je z listy dostępnych hoteli używając ikonki lub usuń je z listy przy pomocy ikonki. Uwaga: każda zmiana w zestawie (poza zmianą nazwy), wymaga akceptacji Konsultanta MRH. Zasady zmiany zestawów Ze względu na bezpieczeństwo danych, każdy zestaw może zostać zmieniony tylko raz w miesiącu, a każda zmiana musi zostać zaakceptowana przez konsultanta MRH. Po zmianie zestawu konkurencyjnego będziesz otrzymywał dane o nowym zestawie, wyłącznie do dnia, w którym dokonałeś zmiany. Dane historyczne nie będą już w tym zestawie dłużej dostępne. Jeśli chcesz mieć dostęp do danych historycznych (wg starego składu zestawu) - wyeksportuj raport i zapisz go na swoim dysku przed dokonaniem zmian. Dokonując zmian składu zestawu konkurencyjnego, zmiana musi dotyczyć przynajmniej dwóch obiektów spośród do tej pory raportowanych (usuwasz minimum 2 obiekty, dodajesz min 2 obiekty, usuwasz jeden obiekt, dodajesz inny). Obiekty te nie mogą należeć do tej samej sieci lub właściciela. Jeśli obiekt przestanie wypełniać codzienne dane, to po 3 miesiącach zostanie on automatycznie usunięty z zestawu. O takiej zmianie uczestnicy dotychczasowego zestawu zostaną poinformowani. Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 8 z 9

9 Wszelkie zmiany zestawów mogące prowadzić do ujawnienia indywidualnych danych obiektu nie będą akceptowane. Hotele W sekcji Hotele możesz dokonać przeglądu hoteli biorących udział w programie. Jeśli chcesz znaleźć hotele spełniające określone kryteria, wybierz je z listy i kliknij Filtruj. Jeśli chcesz poznać szczegółowe informacje o hotelu, kliknij w jego nazwę w wynikach wyszukiwania. W oknie przeglądarki otworzy się wizytówka tego hotelu. Jeśli na liście hoteli brakuje obiektu, którym jesteś zainteresowany - napisz do nas na adres biuro@irh.pl - postaramy się dodać obiekt do programu. Ustawienia W sekcji Ustawienia możesz zarządzać kontami użytkowników mających dostęp do Twojego konta. Rodzaje kont W systemie istnieją 3 rodzaje kont użytkowników. Rodzaj Właściciel Administrator Edytor Uprawnienia Pełne prawa dostępu do systemu, w tym prawo zarządzania kontami użytkowników. Konta nie można usunąć. Pełne prawa dostępu do systemu, w tym prawo zarządzania kontami użytkowników. Tylko wprowadzanie danych finansowych. Zarządzanie użytkownikami Aby dodać użytkownika, kliknij po lewej strony ekrany przycisk prawej stronie podaje jego dane., a następnie po Copyright Monitoring Rynku Hotelarskiego Strona 9 z 9