SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 Warszawa, 30 czerwca 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX Pan Zdzisław Biszewski Dyrektor Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w Warszawie SPRAWOZDANIE Z KONTROLI przeprowadzonej w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej Kontrola pozaplanowa w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej została przeprowadzona w trybie uproszczonym w dniach od 12 do14 czerwca oraz 27 i 28 czerwca 2017 r.. Kontrolę przeprowadzili: Wiesława Puciłowska - kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej, Anna Kutera starszy inspektor wojewódzki na podstawie upoważnień Nr 2/WPS/2017 oraz Nr 3/WPS/2017. W książce kontroli dokonano wpisu pod pozycją nr 9 w 2017 r. Przedmiotem kontroli była organizacja i realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 1518, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195, z późn. zm.) w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 12 czerwca 2017 r. Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej kieruje od 1 września 2008 r. pan Zdzisław Biszewski, w wyniku powierzenia mu stanowiska Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej w Warszawie przez Zarząd Województwa Mazowieckiego. Zgodnie z 3 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej podczas jego nieobecności dyrektora zastępuje - zastępca Dyrektora ds. Wsparcia Dziecka i Rodziny, którą pełni pani Lidia Ułanowska.

2 [akta kontroli - str. 3 13: upoważnienia do kontroli, Uchwała Zarządu Województwa Mazowieckiego w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora ] Wyjaśnień zespołowi kontrolnemu udzielali: pani Lidia Ułanowska - zastępca dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej (dalej zastępca dyrektora MCPS) oraz pani Barbara Krupa kierownik Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Kontrola została przeprowadzona na polecenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz dla potrzeb Wojewody Mazowieckiego. Celem kontroli było ustalenie stopnia realizacji świadczeń wychowawczych i rodzinnych w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W trakcie kontroli ustalono, co następuje: Zadania z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej (dalej MCPS) realizuje Wydział ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, zgodnie ze Statutem jednostki (zatwierdzonego Uchwałą Nr 158/11 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia r., zmienionego Uchwałą Nr 116/12 z dnia 21 maja 2012 r.). Szczegółowo zadania te reguluje 26 Regulaminu Organizacyjnego MCPS, który został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej Nr 2/2017 z dnia 10 stycznia 2017 r. W ramach Wydziału zadanie realizują następujące zespoły: 1. Zespół ds. Ustalania Uprawnień do Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych, 2. Zespół ds. Nienależnie pobranych Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych, 3. Zespół ds. Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych oraz Wymiany Informacji.. Kontrolowane zadnie realizowało (stan na dzień kontroli) 25 pracowników, ponadto jeden pracownik przebywa na urlopie wychowawczym. Upoważnienie do wydawania decyzji w sprawach świadczenia wychowawczego realizowanego w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego posiadały 3 osoby, w tym dyrektor MCPS pan Zdzisław Biszewski, jego zastępca - pani Lidia Ułanowska oraz kierownik Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego- pani Barbara Krupa. Upoważnienie do wydawania decyzji w sprawach świadczenia rodzinnego realizowanego w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego posiadały 4 osoby, w tym dyrektor MCPS pan Zdzisław Biszewski, jego zastępca - pani Lidia Ułanowska, kierownik

3 Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego - pani Barbara Krupa oraz główny specjalista Wydziału- pani Jolanta Musiałczyk. Do realizacji kontrolowanych zadań zawarto umowę z firmą Sygnity Spółka Akcyjna nr 85/288/15 w dniu 16 października 2015 r. na dostawę oprogramowania oraz udzielenie licencji do obsługi świadczeń rodzinnych (ŚR) z modułem windykacja (WN) wraz z utrzymaniem od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r., którą przedłużono w dniu 8 grudnia 2016 r. na okres do 31 grudnia 2017 r. poprzez zawarcie umowy 109/380/16. [akta kontroli str : Statut i Regulamin Organizacyjny jednostki, upoważnienia do dokonywania czynności dot. realizacji świadczenia wychowawczego i świadczeń rodzinnych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, umowa na dostawę oprogramowania Ustaleń dotyczących liczby rozpatrzonych wniosków dokonano na podstawie analizy: raportów, zestawień wniosków, informacji o wnioskodawcach oraz terminach wpływu i załatwienia spraw wygenerowanych z systemu dziedzinowego, dotyczących wniosków, które wpłynęły w okresie podlegającym kontroli, w zakresie świadczeń rodzinnych i wychowawczych. Dane z uwagi na proces obsługi wniosków są ustalone na dzień 9 czerwca br. Liczba wniosków na świadczenia rodzinne i świadczenia wychowawcze, które wpłynęły w okresie od 1 kwietnia 2016 r., stosunek wniosków załatwionych do oczekujących na załatwienie Liczba wniosków Liczba wniosków przyjętych ogółem Liczba wniosków oczekujących rozpatrzenie Liczba wniosków załatwionych Świadczenia wychowawcze Świadczenia rodzinne Wspólnych (świadczenie wychowawcze i świadczenie rodzinne) RAZEM

4 Dane wskazują, że w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 9 czerwca 2017 r. do organu wpłynęło łącznie 8533 wniosków, z tego 65,30% to wnioski w sprawie świadczeń wychowawczych, a 34,70% dotyczące świadczeń rodzinnych. Z ogólnej liczby wniosków nadal na załatwienie oczekiwało na dzień kontroli 56,86%. W kontrolowanym okresie załatwiono, więc 43,14% spraw. Oczekujące na rozpatrzenie wnioski dotyczące świadczeń wychowawczych stanowią 51,97% ich ogólnej liczby i 59,69% wniosków oczekujących na rozpatrzenie (świadczenia rodzinne i wychowawcze razem). Oczekujące na rozpatrzenie wnioski dotyczące świadczeń rodzinnych stanowią 66,05% i ogólnej liczby i 40,31% wniosków oczekujących na rozpatrzenie (świadczenia rodzinne i wychowawcze razem). Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że z ogólnej liczby wniosków, które wpłynęły 3398 (39, 82%) to sprawy, które dotyczą wspólnych świadczeń (zarówno wychowawczych jak i rodzinnych). Liczba wniosków na świadczenia rodzinne i wychowawcze oczekujących na załatwienie do 3 m-cy Liczba wniosków / Czas oczekiwania do 3 miesięcy liczba dzieci w tym nie podjęto żadnych działań w tym rozpatrywane sprawy w toku (oczekiwanie na dokumenty) świadczenie wychowawcze świadczenia rodzinne wspólnych świadczenie wychowawcze i świadczenia rodzinne RAZEM Wnioski oczekujące na załatwienie do 3 miesięcy nie mogą być traktowane, jako wnioski zaległe. Stanowią one 20,32% wniosków oczekujących z obu zakresów.

5 Liczba wniosków na świadczenia rodzinne i wychowawcze oczekujących na załatwienie od 3 do 6 m-cy Liczba wniosków / Czas oczekiwania powyżej 3 miesięcy do 6 miesięcy liczba dzieci w tym nie podjęto żadnych działań w tym rozpatrywane sprawy w toku (oczekiwanie na dokumenty) świadczenie wychowawcze świadczenia rodzinne wspólnych świadczenie wychowawcze i świadczenia rodzinne RAZEM Powyżej 3 do 6 miesięcy oczekuje na rozpatrzenie 822 sprawy, co stanowi 9,63 % ogółu wniosków, które wpłynęły w okresie poddanym kontroli. Wnioski oczekujące na rozpatrzenie powyżej 3 do 6 miesięcy stanowią 16,95% wniosków oczekujących na załatwienie i 21,27% spraw załatwianych powyżej 3 miesięcy. Świadczenia wychowawcze stanowią 46,47%tych spraw, pozostałe 53,53% to świadczenia rodzinne. Liczba wniosków na świadczenia rodzinne i wychowawcze oczekujących na załatwienie od 6 do 12 m-cy Liczba wniosków / Czas oczekiwania powyżej 6 miesięcy do 12 miesięcy liczba dzieci w tym nie podjęto żadnych działań w tym rozpatrywane sprawy w toku (oczekiwanie na dokumenty) świadczenie wychowawcze świadczenia rodzinne wspólnych świadczenie wychowawcze i świadczenia rodzinne RAZEM

6 Powyżej 6 do 12 miesięcy oczekuje 2131 wniosków, co stanowi 24,97% ogółu, które wpłynęły w okresie poddanym kontroli. Wnioski oczekujące na rozpatrzenie powyżej 6 do 12 miesięcy stanowią - 43,93% wniosków oczekujących na załatwienie i 55,13 % spraw niezałatwionych powyżej 3 miesięcy. Świadczenia wychowawcze stanowią 61,05% tych spraw, pozostałe 38,95% to świadczenia rodzinne. Liczba wniosków na świadczenia rodzinne i wychowawcze oczekujących na załatwienie powyżej 12 m-cy. Liczba wniosków / Czas oczekiwania powyżej 12 miesięcy liczba dzieci w tym nie podjęto żadnych działań w tym rozpatrywane sprawy w toku (oczekiwanie na dokumenty) świadczenie wychowawcze świadczenia rodzinne wspólnych świadczenie wychowawcze i świadczenia rodzinne RAZEM Powyżej 12 miesięcy na załatwienie oczekuje 912 wniosków, co stanowi 10,69 % ogółu, które wpłynęły w okresie poddanym kontroli. Wnioski oczekujące na rozpatrzenie powyżej 12 miesięcy stanowią 18,80 % wniosków oczekujących na załatwienie i 23,60 % spraw oczekujących na załatwienie powyżej 3 miesięcy. Świadczenia wychowawcze stanowią 75,11% tych spraw, pozostałe 24,89% to świadczenia rodzinne. Liczba dzieci, na które przysługują świadczenia. W wyniku kontroli nie udało się ustalić danych dotyczących liczby dzieci we wnioskach o uprawnienia do świadczeń rodzinnych i we wnioskach wspólnych, przedstawiono tylko dane dotyczące dzieci we wnioskach o świadczenie wychowawcze. Jak oświadczyła r. zastępca dyrektora MCPS system dziedzinowy nie pozwala na wygenerowanie stosownego raportu dla modułu ŚR (świadczenia rodzinne) - obecnie aplikacja generuje wyłącznie raport dotyczący liczby dzieci we wnioskach o świadczenie wychowawcze (moduł SW). W dniu 22 czerwca br.

7 wystąpiono do dostawcy o pomoc w rozwiązaniu problemu i do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie otrzymała odpowiedzi w tej sprawie. W liczbie wniosków oczekujących na załatwienie z zakresu świadczeń rodzinnych znajduje się 4648 dzieci, z tego: 53,35% wniosków na jedno dziecko 35,39% wniosków na dwoje dzieci 9,12% na troje dzieci 1,48% na czworo dzieci 0,45% na pięcioro dzieci 0,14% na sześcioro dzieci i więcej Jeden wniosek nie zawierał liczby dzieci. W związku z faktem, że w dowodach przedstawionych zespołowi kontrolnemu w dniu 14 czerwca br. stwierdzono 26 przypadków braku w danych dotyczących liczby dzieci w zakresie świadczeń wychowawczych ( wpisane 0) poproszono panią dyrektor o wyjaśnienie. Z wyjaśnienia złożonego pismem z dnia 23 czerwca br. wynika, że 1. w przypadku 25 wniosków dzieci zostały oznaczone w systemie dziedzinowym, jako członkowie rodziny zamiast dzieci, na które wnioskowana jest pomoc (problem został usunięty poprzez właściwe oznaczenie w systemie). 2. w przypadku 1 wniosku organ właściwy przekazał do Centrum druk z nieuzupełnionymi numerami PESEL dzieci, co uniemożliwiało wprowadzenie ich danych do systemu dziedzinowego (wniosek został przekazany do organu właściwego celem uzupełnienia oczekujemy na brakujące informacje). W związku z powyższym liczba dzieci podana w dniu 28 czerwca br. w zakresie wniosków oczekujących na załatwienie wynosi 4648 (poprzednio 4598) Liczba wniosków na świadczenia rodzinne oczekujących na rozpatrzenie, a złożonych przed 1 kwietnia 2016 r. Nadal oczekuje na rozpatrzenie 108 wniosków o świadczenia rodzinne złożonych przed 1 kwietnia 2016 r.

8 [akta kontroli str : Pismo zastępcy dyrektora MCPS z dnia 14 czerwca br. wraz z załącznikami, zapytanie zespołu kontrolnego z dnia 22 czerwca br., odpowiedź zastępcy dyrektora MCPS z dnia 23 czerwca br. wraz z załącznikami Udział wniosków, które nie zostały załatwione w stosunku do wszystkich, które wpłynęły i do wniosków załatwionych. 79,68% to wnioski oczekujące na załatwienie powyżej 3 miesięcy, w kontroli było ich łącznie 3865, w tym 2369 w sprawie świadczeń wychowawczych i 1497 dotyczących świadczeń rodzinnych. Z ogólnej liczby wniosków oczekujących na załatwienie powyżej 3 miesięcy w 374 przypadkach nie podjęto jeszcze żadnych działań (9,68%). Niepokojące jest również, że w 42,80% wniosków, które oczekują na załatwienie do 3 miesięcy nie podjęto żadnych działań. Ponadto ustalono, że w okresie od r. do r. wydano: decyzji w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych, decyzji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego, w tym 3 decyzje przyznające świadczenie tymczasowo w trybie rozporządzenia 987/2009 dotyczące 12 dzieci;. Natomiast w okresie od r. do r. wydano: decyzji w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym 1 decyzja przyznająca świadczenia tymczasowo w trybie rozporządzenia 987/2009 dotycząca 1 dziecka; decyzji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego, w tym 5 decyzji przyznających świadczenie tymczasowo w trybie rozporządzenia 987/2009 dotyczące 7 dzieci. Przyczyna zwłoki w rozpatrywaniu wniosków. W związku ze stwierdzoną podczas kontroli dużą liczbą wniosków, które wpłynęły w okresie podlegającym kontroli i nie zostały załatwione poproszono zastępcę dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej o wyjaśnienie. Jak wyjaśniła pani dyrektor: bezpośrednią przyczyną ewentualnych zaległości przy realizacji Programu Rodzina 500+ był: 1) brak środków finansowych przekazanych w formie dotacji na przygotowanie się do realizacji Programu Rodzina Pierwsze środki finansowe zostały przekazane 31 maja 2016 r. tj. po 2 miesiącach realizacji programu, 2) niedobory kadrowe związane z brakiem środków finansowych na zatrudnienie nowych pracowników do rozpatrywania wniosków o świadczenia wychowawcze.

9 Po otrzymaniu dotacji Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej ogłosiło konkursy dot. naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze. Pierwsze osoby do realizacji ww. programu zostały zatrudnione dopiero od 1 sierpnia 2016 r., 3) brak doświadczenia nowo zatrudnionych pracowników, 4) absencja chorobowa zatrudnionych pracowników, 5) bardzo duża liczba spraw względem zatrudnionych pracowników, 6) braki formalne w przekazywanych przez organy właściwe do Centrum wnioskach o świadczenia wychowawcze (np. brak wskazania kraju przebywania/zatrudnienia członka rodziny przebywającego za granicą, brak wskazania aktywności/braku aktywności członka rodziny przebywającego w Polsce), co skutkowało wielokrotnym przekazywaniem wniosków na poziom gminy lub wzywaniem wnioskodawców do ich uzupełnienia (oczekiwanie na komplet dokumentów), 7) brak odpowiedzi z instytucji zagranicznych, 8) brak danych i informacji pozwalających na ustalenie czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji, 9) oczekiwanie na uchylenie decyzji przez organy właściwe na poziomie gminy. Ponadto problemem jest także specyfika regionu gmin do współpracy oraz m.st. Warszawa z 18 dzielnicami, co tworzy olbrzymi obszar do współpracy, wymiany informacji, wzajemnych zależności, kontaktów, korespondencji. Dodatkowo włączyć należy współpracę międzynarodową, prowadzoną w przeważającej większości tradycyjną drogą pocztową. Pani dyrektor zapytana o liczbę pracowników realizujących zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w związku z zaległościami w rozpatrywaniu spraw przekazała, że: w sprawie wyjaśnienia, ilu pracowników na dzień kontroli tj. 9 czerwca 2017 r. faktycznie realizuje świadczenia wychowawcze i rodzinne, niezależnie od źródła finansowania - uprzejmie informuję, że w Zespole ds. ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych i wychowawczych Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego łącznie zatrudnionych jest w chwili obecnej 11 osób: - 2 pracowników zajmuje się wyłącznie ustalaniem uprawnień do świadczeń wychowawczych, - 9 pracowników ustala uprawnienia zarówno do świadczeń rodzinnych jak wychowawczych. Powyższe rozwiązanie wynika z liczby wniosków o świadczenia wychowawcze, które wpłynęły do rozpatrzenia przez Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w okresie zasiłkowym 2016/2017.

10 Podczas kontroli ustalono także, że Zarząd Województwa Mazowieckiego dostrzegł problem związany z dużą liczbą zaległych spraw dotyczących świadczeń wychowawczych w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W związku z powyższym przygotowano szereg działań zmierzających do poprawy tej sytuacji, jednak mając na uwadze przygotowywane zmiany w systemie wsparcia rodzin działania te nie będą w pełni realizowane. Dodatkowo poproszona o wyjaśnienie czy wnioski są wprowadzane do systemu dziedzinowego na bieżąco, w miarę wpływu wniosków, udzieliła następującego wyjaśnienia: Obowiązkiem każdego pracownika Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego jest wprowadzenie danych do systemu dziedzinowego najpóźniej w okresach kwartalnych celem przekazania do systemu CAS kompletnego, bieżącego, kwartalnego sprawozdania zawierającego informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, dotyczących świadczeń rodzinnych, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2335) oraz rocznego sprawozdania dotyczącego świadczenia wychowawczego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowofinansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego (Dz. U. z 2016 r., poz. 212). Dlaczego zrobienie zestawień zajmuje tyle czasu, czy jest to związane z systemem: Zestawienia, o które prosiła Pani Kierownik w toku kontroli zostały przekazane zgodnie z ustalonym terminem. Ponieważ kontrola prowadzona jest w okresie, w którym zobowiązani jesteśmy zasilić system dziedzinowy bieżącymi danymi, które umożliwią przekazanie sprawozdania z realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej dotyczących świadczeń rodzinnych oraz zbioru centralnego, dotyczącego świadczenia wychowawczego. W związku z powyższym na dzień r. zostały przygotowane zestawienia w oparciu o dane z systemu dziedzinowego dotyczące świadczenia wychowawczego. Natomiast w okresie od r. do r. aktualizowaliśmy dane w systemie dziedzinowym w obszarze świadczeń rodzinnych, a stosowne zestawienia zostały przygotowane na dzień r. Każde zapytanie sformułowane w toku prowadzonej kontroli dotyczyło konkretnych liczb (rodzin, świadczeń, okresów zasiłkowych). Przygotowanie tych danych wymagało dodatkowego nakładu pracy od pracowników realizujących zadania z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia

11 społecznego, gdyż w systemie dziedzinowym gromadzone są tylko dane niezbędne do przekazania sprawozdań zawierających informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego. Odpowiedź na każde zapytanie sformułowane inaczej niż hasła systemu - wymaga pracy na podstawie tego, co system generuje plus weryfikacja danych w porównaniu ze stanem faktycznym. Jak wynika z przekazanych informacji na 25 zatrudnionych do realizacji zadań z zakresu świadczeń rodzinnych wychowawczych 11 realizuje bezpośrednio świadczenia, czy to jest dobre rozwiązanie organizacyjne i z czego wynika: Samorząd województwa realizuje zadania określone przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L z późn. zm.), Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz nałożone na samorząd województwa ustawą z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 195 z późn. zm.). Jednocześnie informuję, iż do zadań Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego należy nie tylko ustalanie uprawnienia do świadczeń przewidzianych ustawodawstwem polskim, ale również szereg innych zadań wynikających w wyżej wskazanych ustaw i rozporządzeń. W chwili obecnej z 19 pracowników Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego bezpośrednio realizujących zadania z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - 11 osób prowadzi sprawy związane z ustaleniem prawa do świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego. W ramach Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego działają następujące zespoły: 1) Zespół ds. Ustalania Uprawnień do Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych, do zadań, którego należy: a) prowadzenie spraw związanych z realizacją świadczeń rodzinnych i wychowawczych w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia przysługujących osobom przemieszczającym się w granicach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii,

12 b) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych i wychowawczych, c) przygotowywanie projektów tymczasowych decyzji w sprawie pierwszeństwa zastosowania właściwego ustawodawstwa, d) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do dodatku dyferencyjnego - (pracownicy rozpatrujący sprawy 11 osób), 2) Zespół ds. Nienależnie pobranych Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych, do zadań, którego należy: a) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych o ustaleniu i zwrocie nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych i wychowawczych wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie; b) wdrażanie procedur egzekucji administracyjnej świadczeń rodzinnych i wychowawczych nienależnie pobranych, w tym: - przygotowywanie projektów upomnień wzywających do wykonania obowiązku orzeczonego decyzją marszałka województwa z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, - przygotowywanie tytułów wykonawczych w celu wyegzekwowania nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych i wychowawczych w trybie egzekucji administracyjnej; c) wdrażanie procedur egzekucji administracyjnej związanej z odzyskiwaniem nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych i wychowawczych na rodzinę na podstawie zagranicznych tytułów wykonawczych, d) Przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie umorzenia/odmowy umorzenia kwoty nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych łącznie z odsetkami w całości lub w części, odroczenia terminu płatności albo rozłożenia na raty (pracownicy rozpatrujący sprawy 3 osoby) 3) Zespół ds. Koordynacji Świadczeń Rodzinnych i Wychowawczych oraz Wymiany Informacji, do zadań, którego należy: a) prowadzenie korespondencji z instytucjami krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii w zakresie wymiany informacji i działań w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego (pracownicy rozpatrujący sprawy 5 osób). W okresie prowadzenia kontroli ze środków przekazanych przez administrację rządową w formie dotacji na realizację zadania w zakresie świadczeń rodzinnych i realizację Programu Rodzina 500+ finansowane są wynagrodzenia 24 osób, w tym:

13 - 19 pracowników Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego rozpatrujących sprawy z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczące świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego, - Pani Barbary Krupa - Kierownika Wydziału ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, - Pani Anny Życzkowskiej - radcy prawnego, - Pani Anny Huryn - pracownika Kancelarii, - Pani Hanny Starkowskiej - osoby sprzątającej, - Pana Marcina Kuczyńskiego - informatyka. Ponadto informuję, iż wynagrodzenie Zastępcy Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej w Warszawie nie jest finansowane ze środków przekazanych w formie dotacji na realizację zadania w zakresie świadczeń rodzinnych i realizację Programu Rodzina 500+ w związku z zastosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. [akta kontroli str : Zapytanie zespołu kontrolnego z dnia 13 czerwca br. oraz odpowiedź zastępcy dyrektora MCPS z dnia 14 czerwca br., zapytanie zespołu kontrolnego z dnia 14 czerwca br. oraz odpowiedź zastępcy dyrektora MCPS z dnia 14 czerwca br. wraz z załącznikami, zapytanie zespołu kontrolnego z dnia 27 czerwca br. i odpowiedź zastępcy dyrektora MCPS z dnia 28 czerwca br. wraz z załącznikami. Ponadto, zespołowi kontrolnemu przekazano na nośniku elektronicznym (pendrive) informacje źródłowe pochodzące z systemu dziedzinowego oraz odpowiedzi na zadane zapytania. Urządzenie stanowi załącznik do akt kontroli. Podsumowując ustalenia kontroli, podkreślić należy, że jej głównym celem było ustalenie sposobu organizacji i stanu realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego. Organ kontroli dostrzega, że Samorząd Województwa Mazowieckiego realizuje trudne i skomplikowane zadanie, które wymaga stosowania prawa zarówno polskiego, jak i przepisów przyjętych przez Parlament Europejski i Radę (WE), zadanie obejmuje ustalanie uprawnienia do świadczeń przewidzianych ustawodawstwem polskim, jak również szereg innych zadań wynikających w wyżej wskazanych uregulowań. Mając powyższe na uwadze, zauważyć jednak należy, że w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 9 czerwca 2017 r. do MCPS wpłynęło łącznie wniosków z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczenia

14 wychowawczego, natomiast na dzień kontroli nadal na ich załatwienie oczekiwało 56,86% spraw. Spośród wniosków nierozpatrzonych 822 oczekiwały na załatwienie od 3 miesięcy do sześciu, wniosków od 6 miesięcy do dwunastu i aż 912 wniosków powyżej 12 miesięcy. Ponadto w 374 przypadkach nie podjęto żadnych działań pomimo upływu 3 miesięcy od przyjęcia wniosku. Podsumowując należy podkreślić, że w obszarze świadczeń rodzinnych i wychowawczych skierowanych do rodzin z dziećmi tak długi okres oczekiwania na świadczenia może mieć negatywny wpływ na sytuację tych rodzin. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuje Pana Dyrektora do przeanalizowania rozwiązań dotychczas stosowanych w procesie załatwiania spraw z kontrolowanego zakresu w celu wypracowania takiej procedury, która pozwoli przyspieszyć rozpatrzenie zaległych wniosków o świadczenia wychowawcze i rodzinne oraz niezwłocznie podjąć działania w stosunku do spraw, w których organ nie podjął żadnych czynności. Z up. Wojewody Mazowieckiego Wioletta Kucharska Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Marszałek Województwa Mazowieckiego ul. Jagiellońska Warszawa