Instrukcja postępowania przy obsłudze spraw w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych na poziomie Wojewody

Transkrypt

1 Instrukcja postępowania przy obsłudze spraw w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych na poziomie Wojewody Spis treści I. Rejestracja spraw i dokumentów w ramach sprawy... 2 Rejestracja nowej sprawy... 3 Wznowienie sprawy... 6 II. Obsługa sprawy inicjowanej wnioskiem przekazanym z Organu Właściwego... 7 III. Obsługa sprawy inicjowanej zapytaniem czy w sprawie wniosku mają zastosowanie przepisy o koordynacji IV. Obsługa sprawy inicjowanej drukiem unijnym (sprawy na potrzeby instytucji zagranicznej) V. Obsługa sprawy dot. nienależnie pobranych świadczeń VI. Obsługa sprawy inicjowanej odwołaniem Budujemy sukces naszych Klientów

2 I. Rejestracja spraw i dokumentów w ramach sprawy Niniejsza instrukcja zawiera opis obsługi spraw w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych z wykorzystaniem nowej listy spraw. Nowa lista spraw umożliwia: prowadzenie w jednym miejscu (na liście dokumentów sprawy) wykazu wszystkich dokumentów dot. danej sprawy, rejestrowanie wszystkich czynności wykonywanych w ramach procesu obsługi sprawy z poziomu listy dokumentów sprawy, dzięki temu obsługa całej sprawy jest możliwa z poziomu jednego okna listy dokumentów sprawy, bez konieczności przechodzenia na listy dedykowane dla danego rodzaju dokumentu, np. na listę wniosków lub listę decyzji. automatyczne powiązanie każdego dokumentu ze sprawą dla każdego dokumentu zarejestrowanego w ramach sprawy automatycznie przepisuje się numer sprawy do pola Oznaczenie sprawy. automatyczne przenoszenie danych sprawy, tj. państwo, moduł aplikacji, data wpłynięcia sprawy, na dokument rejestrowany w ramach sprawy. Na liście spraw należy rejestrować wszystkie sprawy obsługiwane przez Jednostkę, czyli: sprawy na potrzeby polskie (inicjowane wnioskiem o świadczenie, odwołaniem, wszczęciem postępowania ws. nienależnie pobranych świadczeń) - w ramach których należy rejestrować wszystkie dokumenty dot. sprawy, czyli wnioski o świadczenie, decyzje ustalające prawo do świadczenia, druki unijne wysyłane/otrzymane do/z instytucji zagranicznej, odwołania, decyzje żądające zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, a także wszelką korespondencję wysyłaną/otrzymaną w ramach sprawy (kierowaną do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji). sprawy na potrzeby zagraniczne (inicjowane przez instytucje zagraniczne) - w ramach których należy rejestrować wszystkie dokumenty dot. sprawy, czyli: druki unijne otrzymane/wysłane z/do instytucji zagranicznej oraz wszelką korespondencję wysyłaną/otrzymaną w ramach sprawy (kierowaną do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji), wnioski zagraniczne (przekazane z instytucji zagranicznej) i decyzje wydane dla tych wniosków. Wszystkie dokumenty dot. danej sprawy należy rejestrować z listy dokumentów sprawy (z okna Dokumenty sprawy otwartego po wybraniu przycisku Pokaż dokumenty w sprawie). W ramach każdej sprawy można zarejestrować wszystkie rodzaje dokumentów potrzebne do załatwienia danej sprawy, czyli: wnioski, decyzje, druki unijne, odwołania, wszczęcia postępowania, decyzje żądające zwrotu nienależnie pobranych świadczeń oraz korespondencje i wykonać dla tych dokumentów takie same czynności jak z poziomu standardowej listy wniosków, decyzji, odwołań, korespondencji, druków unijnych. To, jaki dokument można zarejestrować dla sprawy, zależy 2

3 od rodzaju sprawy (czy sprawa na potrzeby polskie, czy zagraniczne), rodzaju dokumentu wszczynającego sprawę oraz etapu na jakim znajduje się dana sprawa. Dokumentem wszczynającym sprawę może być jeden z dokumentów: wniosek o świadczenie, druk unijny, odwołanie, wszczęcie postepowania ws. nienależnie pobranych świadczeń lub decyzja żądająca zwrotu, korespondencja otrzymana będąca dokumentem wszczynającym sprawę, która ma zaznaczoną opcję Dokument wszczynający sprawę. Uwaga! Wszczęcia postępowania ws. zmiany decyzji, umorzenia postępowania lub wnioski o zmianę nie tworzą nowej sprawy, dlatego dokumenty te należy rejestrować w ramach sprawy pierwotnej. Jeżeli sprawa ta jest już załatwiona, to należy ją wznowić i dla wznowionej sprawy zarejestrować te dokumenty. Szczegółowy opis obsługi wznawiania sprawy znajduje się w rozdziale Wznowienie sprawy. Uwaga! Decyzje uchylające lub zakańczające również nie tworzą nowej sprawy, dlatego decyzje te należy rejestrować w ramach sprawy pierwotnej, zaznaczając na liście dokumentów sprawy decyzję, którą chcemy uchylić lub zakończyć i wybierając w menu Operacje pozycję Uchyl lub Zakończ. Decyzje te możemy zarejestrować również w przypadku gdy sprawa jest już załatwiona. Wskazane operacje są dostępne dla sprawy załatwionej. Na zakładce Dokumenty w sprawie rejestrujesz dokumenty otrzymane/wysłane/opracowywane w toku danej sprawy. Na zakładce Korespondencja elektroniczna zapisywana będzie korespondencja otrzymana/wysyłana w ramach poczty elektronicznej Emp@tia, powiązana z daną sprawą. Bezpośrednio z tej zakładki możesz wysłać elektroniczną korespondencję do innej Jednostki Terenowej (np. do Organu Właściwego) bez konieczności przechodzenia do głównego okna poczty elektronicznej systemu Emp@tia. Na zakładce Osoby w sprawie znajduje się wykaz wszystkich osób występujących na dokumentach zarejestrowanych w danej sprawie, których dane możesz przeglądać z tego widoku. Na liście spraw możesz wyszukiwać sprawy wg wybranych danych korzystając z kolumn z filtrami na liście lub korzystając z zakładki Filtr, gdzie istnieje możliwość wyszukania sprawy po osobie występującej w sprawie, wprowadzając podstawowe dane tej osoby: Rejestracja nowej sprawy 1. Aby zarejestrować nową sprawę, wybierz ikonę Dodaj i następnie w oknie Dodawanie sprawy uzupełnij dane sprawy: W sekcji Dane osobowe wskaż osobę, której dotyczy dodawana sprawa, czyli np. osobę będącą wnioskodawcą na wniosku lub druku którego dotyczy sprawa. W sekcji Dane sprawy: - Wprowadź unikalny numer urzędowy sprawy. Jeśli masz włączoną autonumerację pole będzie niedostępne, numer sprawy zostanie nadany automatycznie przez system po akceptacji danych sprawy lub po wybraniu przycisku Nadaj numer urzędowy. - Uzupełnij informację czy sprawa jest na potrzeby polskie (inicjowana wnioskiem krajowym, odwołaniem, wszczęciem postępowania ws. nienależnie pobranych świadczeń, korespondencją będącą dokumentem wszczynającym sprawę), czy na potrzeby instytucji zagranicznych (inicjowana drukiem unijnym, wnioskiem 3

4 zagranicznym, korespondencją z instytucji zagranicznej będącą dokumentem wszczynającym sprawę) wybierając odpowiednią wartość w polu Rodzaj sprawy. - Określ państwo jakiego dotyczy sprawa, wskazując je w polu Sprawa dotyczy państwa. - Określ jakiego modułu (obszaru) dotyczy sprawa, zaznaczając w polu Moduł aplikacji właściwą opcję. Zaznaczenie modułu aplikacji ma wpływ na to w jakim sprawozdaniu/zbiorze zostanie wykazana sprawa. Uwaga! Wszystkie sprawy rejestrowane na liście spraw są liczone do sprawozdawczości (za wyjątkiem spraw anulowanych i nie zawierających żadnego dokumentu). Każda sprawa na potrzeby polskie zostanie wykazana w tabeli A sprawozdania resortowego, a każda sprawa na potrzeby zagraniczne zostanie wykazana w tabeli B. Sprawa na potrzeby polskie może dotyczyć tylko jednego z modułów: SR lub SW lub ZDO. W ramach sprawy dotyczącej danego modułu/obszaru można rejestrować tylko wnioski/decyzje dotyczące świadczeń należących do obszaru, którego dotyczy sprawa oraz tylko wnioski dotyczące tego samego rodzaju świadczenia i tego samego okresu zasiłkowego. Oznacza, to że każdy wniosek dla tej samej rodziny o inny rodzaj świadczenia należy rejestrować w ramach oddzielnej sprawy. Również wnioski dla tej samej rodziny o ten sam rodzaj świadczenia ale na inny okres zasiłkowy należy rejestrować w ramach oddzielnych spraw, gdyż takie wnioski tworzą oddzielne sprawy. Sprawa na potrzeby zagraniczne może dotyczyć więcej niż jednego modułu. Jeżeli sprawa na potrzeby zagraniczne dotyczy: wszystkich świadczeń podlegających koordynacji (świadczeń rodzinnych, wychowawczych, zasiłku dla opiekuna) - to należy zostawić domyślnie zaznaczone moduły SR i SW. Takie zaznaczenie modułów spowoduje, że sprawa zostanie wykazana do sprawozdań/zbiorów z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych. Taka sprawa nie zostanie wykazana do sprawozdania z zakresu zasiłku dla opiekuna, gdyż zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, w sprawozdaniu z zakresu zasiłków dla opiekunów powinny być wykazywane sprawy dotyczące tylko zasiłku dla opiekuna (modułu ZDO ). tylko zasiłku dla opiekuna - to wówczas należy zaznaczyć tylko moduł ZDO. Tak oznaczona sprawa zostanie wykazana tylko do sprawozdania z zakresu zasiłku dla opiekuna. Jeżeli sprawa dotyczy świadczeń opiekuńczych, czyli zasiłku pielęgnacyjnego, świadczenia pielęgnacyjnego, specjalnego zasiłku opiekuńczego, to zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych. Opcja jest aktywna do zaznaczenia po zaznaczeniu modułu SR. Sprawy z zaznaczoną tą opcją zostaną wykazane w sprawozdaniu resortowym z zakresu świadczeń rodzinnych w kolumnach 4 i 12. W sekcji Metryka sprawy: - Uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy do UW. Jako datę wpłynięcia sprawy wprowadzamy datę wpłynięcia do UW dokumentu wszczynającego sprawę, np. datę wpłynięcia wniosku lub datę wpłynięcia druku unijnego. Wg tej daty sprawa jest wykazywana do sprawozdania/zbioru centralnego. - W polu Pracownik przyjmujący ROPS/UW możesz wskazać pracownika urzędu, który przyjął dokument wszczynający sprawę. Domyślnie podpowiadają się dane użytkownika który rejestruje sprawę. Dodatkowo możesz wskazać pracownika, który będzie realizował sprawę. Uwaga! Jeżeli włączona jest autonumeracja dla spraw i w definicji autonumeru sprawy znajduje się składnik Oznaczenie sprawy i/lub Oznaczenie teczki, to podczas rejestracji sprawy w polach Oznaczenie sprawy i/lub Oznaczenie teczki musisz wybrać właściwe oznaczenia teczki/sprawy, które zostaną pobrane do autonumeru sprawy. 2. Jeśli masz włączoną autonumerację to przy akceptowaniu rejestrowanej sprawy pojawi się pytanie Czy chcesz nadać numer urzędowy dla sprawy. Jeśli w odpowiedzi wybierzesz przycisk Tak, to automatycznie dla sprawy zostanie nadany numer i otworzy się okno Dokumenty sprawy. Jeśli wybierzesz przycisk Nie to zarejestrowanej sprawie możesz nadać numer później, wybierając na liście spraw przycisk Nadaj numer urzędowy. Numer sprawie zostanie nadany zgodnie definicją autonumeru dla spraw. Uwaga! Jeżeli parametr "AUTONUMERACJA WNIOSKÓW, WSZCZĘĆ I SPRAW PRZY REJESTRACJI" jest ustawiony na TAK i jest włączona autonumeracja dla spraw, to przy akceptacji danych rejestrowanej sprawy numer sprawy zostanie nadany automatycznie bez wyświetlania pytania o potwierdzenie zamiaru nadania numeru sprawie. 4

5 3. Dla zarejestrowanej sprawy w oknie Dokumenty sprawy na zakładce Dokumenty w sprawie zarejestruj dokument wszczynający sprawę, czyli jeden z dokumentów: wniosek o świadczenie, druk unijny, odwołanie, wszczęcie postepowania ws. nienależnie pobranych świadczeń lub decyzję żądająca zwrotu korespondencję otrzymaną będącą dokumentem wszczynającym sprawę - z zaznaczoną opcją Dokument wszczynający sprawę. Dokument wszczynający sprawę możesz dodać bezpośrednio po rejestracji sprawy lub później, wybierając na liście spraw przycisk Pokaż dokumenty w sprawie, a następnie w oknie Dokumenty sprawy na zakładce Dokumenty w sprawie rozwijając ikonę Dodaj i wybierając z listy właściwy rodzaj dokumentu, np. dla sprawy inicjowanej wnioskiem wybierz pozycję Nowy wniosek. Po zarejestrowaniu dokumentu wszczynającego sprawę na liście dokumentów sprawy możesz rejestrować kolejne czynności wykonywane dla tego dokumentu oraz rejestrować pozostałe dokumenty wysyłane/otrzymane/opracowywane dla tej sprawy. Uwaga! Wnioski zagraniczne (złożone w instytucji zagranicznej) przekazane z instytucji zagranicznej do UW, należy rejestrować jako korespondencję otrzymaną od instytucji zagranicznej. Faktyczny wniosek rejestrujemy dla sprawy dopiero po otrzymaniu wniosku o świadczenie polskie, wówczas taki wniosek rejestrujemy z rodzajem sprawy wniosek złożony w ROPS/UW z zagranicy i datą złożenia wniosku w instytucji zagranicznej. Uwaga! Podczas rejestracji otrzymanych i wysyłanych druków unijnych pamiętaj o uzupełnieniu Celu druku, uzupełnienie celu jest konieczne, aby móc na potrzeby sprawozdawczości pozyskać z systemu dane w jakim celu druki były przesyłane do/z instytucji zagranicznej. Uwaga! Jeżeli sprawa jest inicjowana pismem/korespondencją, to każdą korespondencję otrzymaną, będącą dokumentem wszczynającym sprawę (np. pismo z instytucji zagranicznej lub pismo od osoby będącej wnioskiem o uwolnienie świadczeń), należy oznaczać w systemie jako dokument wszczynający sprawę przez zaznaczenie w danych korespondencji opcji Dokument wszczynający sprawę. Uwaga! Druki SED i korespondencje będące odpowiedzią na wysłane/otrzymane wcześniej zapytanie rejestruj zawsze jako odpowiedź, zaznaczając w oknie Dokumenty sprawy właściwy druk lub korespondencję, a następnie wybierając w sekcji Operacje przyciski Odpowiedź na druk (dla druków) lub Odpowiedź (dla korespondencji). Uwaga! Po opracowaniu korespondencji wysyłanej do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji pamiętaj o uzupełnieniu Daty wysłania. 4. Po zakończeniu obsługi sprawy (np. załatwieniu wniosku poprzez wydanie decyzji, załatwieniu wniosku bez kwalifikacji, wysłaniu odpowiedzi na otrzymane druki unijne) zarejestruj w systemie fakt załatwienia sprawy, wybierając na liście 5

6 spraw przycisk Załatw sprawę. Podczas załatwienia sprawy uzupełnij sposób załatwienia sprawy pole Sposób zakończenia oraz Datę załatwienia. Uwaga! Sprawy nie można załatwić, gdy: w sprawie jest tylko dokument anulowany, np. tylko wniosek o statusie "wniosek anulowany" - wówczas taką sprawę należy anulować, wybierając dla sprawy operację Anuluj sprawę. Anulowana sprawa nie jest liczona w sprawozdaniu. w sprawie nie ma żadnego dokumentu - wówczas taką sprawę należy usunąć z listy spraw. Sprawa niezawierająca żadnego dokumentu nie jest liczona w sprawozdaniu. Wznowienie sprawy Jeżeli dla załatwionej sprawy zachodzi potrzeba ponownego wszczęcia sprawy, np. w przypadku, gdy: dla sprawy inicjowanej wnioskiem o świadczenie załatwionej przez wydanie decyzji wpłynie kolejny wniosek (wniosek o zmianę świadczenia) lub zajdzie potrzeba wydania decyzji zmieniającej z urzędu. dla sprawy dot. nienależnie pobranych świadczeń załatwionej przez wydanie decyzji żądającej zwrotu wpłynie wniosek o zmianę zadłużenia (wniosek o rozłożenie na raty/umorzenie zadłużenia) lub zajdzie potrzeba wydania decyzji zmieniającej z urzędu. to w takim przypadku należy wznowić sprawę załatwioną, wybierając na liście spraw przycisk Wznów sprawę: Po wybraniu tego przycisku sprawa otrzymuje status wznowiona co oznacza, że na liście dokumentów takiej sprawy, możesz dodawać nowe dokumenty, np.: wniosek o zmianę świadczenia (dla spraw inicjowanych wnioskiem o świadczenie), wybierając ikonę Dodaj, a następnie Nowy wniosek>świadczenia rodzinne/świadczenia wychowawcze: wniosek o zmianę zadłużenia (dla spraw dot. żądania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń), wybierając ikonę Dodaj, a następnie Nowy wniosek>świadczenia rodzinne/świadczenia wychowawcze: 6

7 decyzję zmieniającą wydawaną na podstawie wniosku o zmianę lub decyzję zmieniającą wydawaną poprzez przycisk Decyzja z decyzji: Uwaga! Wniosek o zmianę świadczenia nie tworzy nowej sprawy, dlatego wniosek o zmianę i decyzję zmieniającą wydaną na podstawie tego wniosku, należy rejestrować w ramach tej samej sprawy, w której znajduje się decyzja przyznająca prawo do świadczenia, której dotyczy wniosek. Uwaga! Wniosek o zmianę zadłużenia nie tworzy nowej sprawy, dlatego wniosek o zmianę zadłużenia i decyzję wydaną na jego podstawie, należy rejestrować w ramach tej samej sprawy, w której znajduje się decyzja żądająca zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. II. Obsługa sprawy inicjowanej wnioskiem przekazanym z Organu Właściwego 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj. W oknie Dodawanie sprawy uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą we wniosku, którego dotyczy sprawa, zaznacz Moduł aplikacji: SR - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o świadczenie rodzinne (jeśli sprawa dotyczy wniosku o zasiłek pielęgnacyjny lub świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, to dodatkowo zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych), SW - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o świadczenie wychowawcze, ZDO - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o zasiłek dla opiekuna, 7

8 uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy, którą stanowi data wpłynięcia wniosku do UW: 2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie od razu przy akceptowaniu danych sprawy. 3. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj dokument wszczynający sprawę, czyli wniosek o świadczenie rodzinne lub wychowawcze lub zasiłek dla opiekuna, którego dotyczy sprawa, wybierając w oknie Dokumenty sprawy ikonę Dodaj, a następnie Nowy wniosek>świadczenia rodzinne/świadczenia wychowawcze: Uwaga! To jaki rodzaj wniosku możesz zarejestrować dla sprawy zależy od modułu aplikacji zaznaczonego dla sprawy. Jeżeli sprawa dotyczy: modułu SR - to w ramach sprawy możesz zarejestrować tylko wnioski dotyczące świadczeń rodzinnych. modułu SW - to w ramach sprawy możesz zarejestrować tylko wnioski dotyczące świadczeń wychowawczych. modułu ZDO - to w ramach sprawy możesz zarejestrować tylko wnioski dotyczące zasiłku dla opiekuna. W ramach jednej sprawy możesz zarejestrować więcej niż jeden wniosek dotyczący tego samego rodzaju świadczenia oraz tego samego okresu zasiłkowego. Uwaga! W przypadku wniosku przekazanego z gminy elektronicznie, przy wczytywaniu wniosku otworzy się okno Lista spraw dla osoby, w którym będziesz mógł dodać nową sprawę w sposób opisany w punkcie 1 lub będziesz mógł powiązać wniosek z wcześniej zarejestrowaną sprawą. Po wybraniu pozycji dodawania nowego wniosku otworzy się okno Wybór rodzaju wniosku, w którym wskaż szczegółowy rodzaj wniosku, okres zasiłkowy, na który jest złożony wniosek oraz typ beneficjenta. 8

9 Po wybraniu rodzaju wniosku system wyświetli pytanie czy we wniosku jako wnioskodawcę podpowiedzieć osobę będącą podmiotem sprawy, w ramach której rejestrujesz wniosek. Jeżeli osoba wskazana jako podmiot sprawy jest również wnioskodawcą, wybierz przycisk Tak, wówczas system automatycznie we wniosku uzupełni dane wnioskodawcy danymi podmiotu sprawy i jeżeli dla tej osoby będą już zarejestrowane inne wnioski, to automatycznie podpowie pełny skład rodziny z poprzedniego wniosku. Jeżeli wybierzesz przycisk Nie, to system w oknie wniosku nie podpowie wnioskodawcy i będziesz musiał go ręcznie dodać we wniosku. W oknie wniosku oprócz danych wnioskodawcy i członków rodziny system automatycznie uzupełni dane ze sprawy, tzn: oznaczenie sprawy - ponieważ rejestrujesz wniosek z poziomu listy dokumentów sprawy, to pole Oznaczenie sprawy zostanie uzupełnione automatycznie. W przypadku rejestracji wniosku nie z poziomu dokumentów sprawy, tylko z poziomu okna głównego lub listy wniosków, musisz dokonać ręcznego powiązania wniosku ze sprawą zarejestrowaną w ramach pkt. 1, dane Organu Właściwego, który przekazał wniosek - dane organu podpowiedzą się automatycznie po wskazaniu we wniosku wnioskodawcy, dane te uzupełniają się na podstawie adresu zamieszkania wnioskodawcy, datę wpłynięcia wniosku - jako datę wpłynięcia wniosku system podpowie datę wpłynięcia sprawy wprowadzoną podczas rejestracji sprawy, państwo, którego dotyczy wniosek - system podpowie państwo, w którym przebywa członek rodziny wskazane w danych sprawy. W oknie wniosku uzupełnij: datę złożenia wniosku - wprowadź faktyczną datę złożenia wniosku w Organie Właściwym (gminie), dane członków rodziny (wnioskodawca, dzieci, na które jest wnioskowane świadczenie, pozostali członkowie rodziny) - jeżeli nie zostały podpowiedziane automatycznie, dane członków rodziny przebywających za granicą na zakładce Osoby za granicą, 9

10 rodzaj sprawy - uzupełnienie tego pola zależy od trybu w jakim wniosek wpłynął do Urzędu Wojewódzkiego. Jeżeli wniosek: - został przekazany do UW z organu właściwego na podstawie ust.1 Art. 23a (SR/ZDO) lub Art. 16 (SW), to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy wniosek złożony w organie właściwym, - został przekazany do UW z organu właściwego na podstawie ust.2 Art. 23a (SR/ZDO) lub Art. 16 (SW), to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji, - został złożony bezpośrednio w UW, to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy wniosek złożony w ROPS/UW, - został przekazany do UW z organu właściwego lub został złożony bezpośrednio w UW po uprzednim wpłynięciu wniosku zagranicznego, to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy wniosek złożony w ROPS/UW z zagranicy, Szczegółowy opis rejestracji wniosku znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Rejestracja i kwalifikacja wniosku>rejestracja wniosku SR/SW. Zarejestrowany wniosek pojawi się na liście dokumentów sprawy. Dla wniosku dostępnego w dokumentach sprawy możesz wykonać te same czynności co z poziomu listy wniosków. Bez konieczności opuszczania listy dokumentów sprawy możesz przystąpić do dalszej obsługi wniosku/sprawy, rejestrowania kolejnych dokumentów, co zostało opisane w kolejnych krokach. 4. Jeżeli w ramach sprawy zachodzi konieczność wysłania druku do instytucji zagranicznej (np. F001) lub wszelkiej innej korespondencji, to dokumenty te zarejestruj na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając z listy właściwy rodzaj dokumentu: 5. Dalszy sposób postępowania zależy od tego czy została ustalona koordynacja, oraz które Państwo ma pierwszeństwo do wypłaty świadczeń, dlatego dalsze czynności do wykonania zostały przedstawione z podziałem na sposób załatwienia wniosku: ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie polskiej (wydanie decyzji przyznającej świadczenia w pełnej wysokości lub odmownej) - patrz pkt. 5.1, ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek rodziny (przekazanie wniosku do instytucji zagranicznej, wydanie decyzji przyznającej świadczenia w ramach dodatku dyferencyjnego) - patrz pkt. 5.2, brak koordynacji załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego - patrz pkt ustalenie koordynacji pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie polskiej (wydanie decyzji przyznającej świadczenia w pełnej wysokości lub wydanie decyzji odmownej) Po ustaleniu koordynacji zmodyfikuj wniosek (wybierając dla niego na liście dokumentów sprawy ikonę Modyfikuj) w zakresie: uzupełnij dane o ustalonej koordynacji (datę ustalenia koordynacji, okresy pobytu za granicą oraz okresy aktywności zawodowej), 10

11 Uwaga! Na zakładce "Okresy koordynacji możesz sprawdzić okresy, w których zachodzi koordynacja, wyliczone na podstawie uzupełnionych okresów pobytu za granicą i okresów aktywności zawodowej. Istnieje także możliwość ich ręcznego przeliczenia, w przypadku zmiany niektórych danych na wniosku (np. okresu zasiłkowego, daty złożenia wniosku, danych orzeczenia o niepełnosprawności osoby, której dotyczy wniosek). uzupełnij pozostałe dane we wniosku mające wpływ na przyznanie prawa do świadczenia, np. dane dochodów. Szczegółowy opis wprowadzania dochodów znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Rejestracja i kwalifikacja wniosku>uzupełnianie informacji o dochodach. dokonaj weryfikacji danych członków rodziny w systemach zewnętrznych, na liście dokumentów sprawy wybierając dla wniosku przycisk Weryfikacje Emp@tia Przekaż wniosek do procesu decyzyjnego zaznaczając na liście dokumentów sprawy wniosek i wybierając przycisk Kwalifikuj. Po kwalifikacji wniosku pozostaniesz w oknie Dokumenty sprawy, status wniosku zostanie zmieniony na wniosek przekazany do decyzji-kompletny i możesz od razu dla niego opracować decyzję bez wychodzenia z okna Dokumenty sprawy Utwórz automatycznie decyzję dla wniosku, zaznaczając w oknie Dokumenty sprawy wniosek i wybierając przycisk Utwórz decyzję. Oznaczenie sprawy przeniesie się automatycznie na nowo utworzoną decyzję, która pojawi się na liście dokumentów w sprawie. Szczegółowy opis opracowania decyzji znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Obsługa procesu decyzyjnego>opracowanie decyzji przyznającej. Uwaga! Przed utworzeniem decyzji należy sprawdzić osoby z wniosku w systemach zewnętrznych (CBB, PESEL, NFZ), aby tego dokonać w oknie Dokumenty sprawy zaznacz wniosek i wybierz przycisk Sprawdź osoby z wniosku w systemach zewnętrznych. Szczegółowy opis weryfikacji znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Automatyczne sprawdzenie osób z wniosku w systemach zewnętrznych (CBB, PESEL, NFZ) Zatwierdź decyzję, zaznaczając ją na liście dokumentów sprawy i wybierając przycisk Zatwierdź Bezpośrednio po zatwierdzeniu decyzji wygeneruj druk F001. Dodany druk zostanie zapisany na liście dokumentów sprawy, której dotyczyła decyzja. Dla zatwierdzonej decyzji druk możesz wygenerować również bezpośrednio z listy dokumentów sprawy, poprzez wybranie dla decyzji operacji Dodaj druk SED Przekaż decyzję do gminy elektronicznie, wybierając przycisk Wyślij decyzję do gminy. Decyzja otrzyma status przekazana do innego organu właściwego. 11

12 Jeśli przekazujesz decyzję do gminy tylko w formie papierowej, to fakt przekazania decyzji do Organu właściwego zarejestruj poprzez zmianę statusu decyzji na przekazana do innego organu za pomocą przycisku Zmień status Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatw sprawę i wskazując sposób zakończenia sprawy - wydanie decyzji oraz datę jej załatwienia ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek rodziny (przekazanie wniosku do instytucji zagranicznej, wydanie decyzji przyznającej świadczenia w ramach dodatku dyferencyjnego) Po ustaleniu koordynacji zmodyfikuj wniosek, w zakresie: uzupełnij dane o ustalonej koordynacji (data ustalenia koordynacji, dane okresów pobytu za granicą/aktywności zawodowej) Zarejestruj w systemie fakt przekazania wniosku do instytucji zagranicznej zaznaczając na liście dokumentów sprawy zarejestrowany wniosek, a następnie wybierając menu Operacje>Przekaż wniosek. Wniosek otrzyma status wniosek zarejestrowany - przekazany do innej instytucji. 12

13 Zarejestruj druk SED wysyłany do instytucji zagranicznej wraz z przekazywanym wnioskiem (druk zarejestruj na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając pozycję Nowy druk unijny) Po otrzymaniu z instytucji zagranicznej informacji o przyznaniu świadczenia zarejestruj druk SED otrzymany z instytucji zagranicznej (druk zarejestruj na liście dokumentów sprawy z pkt 1 jako odpowiedź na druk z punktu , wybierając przycisk Odpowiedź na druk) Następnie możesz przystąpić do opracowania decyzji w sprawie dodatku dyferencyjnego, w tym celu zakwalifikuj wniosek o statusie wniosek zarejestrowany - przekazany do innej instytucji do procesu decyzyjnego wybierając dla niego przycisk Kwalifikuj Utwórz automatycznie decyzję przyznającą dla tego wniosku, wybierając w oknie Dokumenty sprawy przycisk Utwórz decyzję. Uwaga! Przed utworzeniem decyzji należy sprawdzić osoby z wniosku w systemach zewnętrznych (CBB, PESEL, NFZ), aby tego dokonać w oknie Dokumenty sprawy zaznacz wniosek i wybierz przycisk Sprawdź osoby z wniosku w systemach zewnętrznych. Szczegółowy opis weryfikacji znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Automatyczne sprawdzenie osób z wniosku w systemach zewnętrznych (CBB, PESEL, NFZ) Po zweryfikowaniu okresów przyznanych świadczeń możesz przystąpić do wyliczenia kwot świadczeń przysługujących w ramach dodatku dyferencyjnego, w tym celu zaznacz na liście dokumentów sprawy utworzoną decyzję, a następnie wybierz operację Przelicz dodatek dyferencyjny. Szczegółowy opis przeliczania dodatku dyferencyjnego znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Obsługa procesu decyzyjnego>opracowanie decyzji przyznającej>wyliczanie dodatku dyferencyjnego Po prawidłowym wyliczeniu kwot przysługujących w ramach dodatku dyferencyjnego Zatwierdź decyzję Przekaż decyzję do gminy elektronicznie wybierając przycisk Wyślij decyzję do gminy. Decyzja otrzyma status przekazana do innego organu właściwego. Jeśli przekazujesz decyzję do gminy tylko w formie papierowej, to fakt przekazania decyzji do Organu właściwego zarejestruj poprzez zmianę statusu decyzji na przekazana do innego organu za pomocą przycisku Zmień status Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatw sprawę i wskazując datę załatwienia i sposób zakończenia sprawy - wydanie decyzji. Uwaga! Jeżeli po przekazaniu wniosku do instytucji zagranicznej zachodzi potrzeba opracowania decyzji tymczasowej (brak informacji o przyznaniu świadczeń przez instytucję zagraniczną), decyzję tę rejestrujemy w 13

14 systemie jak standardową decyzję i oznaczamy ją jako decyzja tymczasowa, przez zaznaczenie w danych decyzji na zakładce Dane decyzji opcji czy decyzja tymczasowa brak koordynacji załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego Po ustaleniu braku koordynacji załatw wniosek bez kwalifikacji z powodem zamknięcia brak koordynacji. W tym celu na liście dokumentów sprawy zaznacz zarejestrowany wniosek, a następnie wybierz przycisk Załatw bez kwalifikacji Wyślij do gminy informację o ustaleniu braku koordynacji elektronicznie wybierając przycisk Wyślij informację o braku koordynacji. Jeśli przekazujesz informację o ustaleniu braku koordynacji tylko w formie papierowej, to zarejestruj korespondencję na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając pozycję Nowa korespondencja Bezpośrednio po załatwieniu wniosku bez kwalifikacji możesz od razu załatwić sprawę. Automatycznie pojawi się okno Załatwienie sprawy, w którym system podpowie datę załatwienia sprawy oraz sposób zakończenia sprawy. Jeśli nie załatwisz sprawy bezpośrednio przy załatwianiu wniosku, to będziesz mógł załatwić ją później wybierając na liście spraw przycisk Załatw sprawę. III. Obsługa sprawy inicjowanej zapytaniem czy w sprawie wniosku mają zastosowanie przepisy o koordynacji 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą we wniosku, którego dotyczy zapytanie, zaznacz Moduł aplikacji: 14

15 SR jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o świadczenie rodzinne (jeśli zapytanie dotyczy wniosku o zasiłek pielęgnacyjny lub świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, to dodatkowo zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych), SW jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o świadczenie wychowawcze, ZDO jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o zasiłek dla opiekuna, uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy, którą stanowi data wpłynięcia wniosku/zapytania do UW. 2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie od razu przy akceptowaniu danych sprawy. 3. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj dokument wszczynający sprawę, czyli wniosek o świadczenie rodzinne lub wychowawcze lub zasiłek dla opiekuna, którego dotyczy zapytanie. W tym celu w oknie Dokumenty sprawy wybierz ikonę Dodaj, a następnie pozycję Nowy wniosek>świadczenia rodzinne/świadczenia wychowawcze. W danych wniosku uzupełnij te same dane co wskazano w ramach pkt II. W polu Rodzaj sprawy wskaż wartość Zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji. W danych wniosku system podpowie te same dane co wskazano w ramach pkt. II. 4. Zarejestruj druk F001 wysyłany do instytucji zagranicznej. 5. Po otrzymaniu odpowiedzi z instytucji zagranicznej zarejestruj otrzymany druk F002 jako odpowiedź na druk F001. Uwaga! Druki i wszelką korespondencję wysyłaną w sprawie, rejestruj zawsze na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając z listy właściwy rodzaj dokumentu. 6. Dalszy sposób postępowania zależy od tego czy została ustalona koordynacja, dlatego dalsze czynności do wykonania zostały przedstawione z podziałem na sposób załatwienia wniosku: ustalenie koordynacji - patrz pkt. 5.1 brak koordynacji załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego - patrz pkt ustalenie koordynacji Uzupełnij we wniosku dane o ustalonej koordynacji (data ustalenia koordynacji, okresy pobytu za granicą oraz okresy aktywności zawodowej) Pozostaw wniosek ze statusem wniosek zarejestrowany ponieważ ustalenie koordynacji nie kończy załatwienia sprawy więc nie należy załatwiać takiego wniosku Wyślij do gminy informacje o ustaleniu koordynacji, wybierając przycisk Wyślij informację o ustalonej koordynacji. Jeśli przekazujesz informację o ustaleniu koordynacji tylko w formie papierowej, to zarejestruj korespondencję na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając pozycję Nowa korespondencja Po otrzymaniu informacji z gminy o uchyleniu decyzji pierwotnej: - zarejestruj w systemie korespondencję otrzymaną z gminy informującą o uchyleniu decyzji. Jeśli informacja o uchyleniu decyzji została przekazana przez gminę elektronicznie, to podczas wczytywania takiej informacji zostanie ona automatycznie powiązana ze sprawą, której dotyczy wniosek. Korespondencja zawierająca informację o uchyleniu decyzji będzie wówczas dostępna na liście dokumentów sprawy, na zakładce Korespondencja elektroniczna. Jeśli korespondencja o uchyleniu decyzji została przekazana tylko w formie papierowej, to zarejestruj ją na liście dokumentów sprawy z pkt 1 jako odpowiedź na korespondencję z pkt we wniosku z pkt 2 uzupełnij pozostałe informacje mające wpływ na prawo do świadczenia i przekaż wniosek do procesu decyzyjnego wybierając dla niego przycisk Kwalifikuj (jeżeli pierwszeństwo do wypłaty świadczenia po stronie polskiej). Dalszy sposób obsługi tej sprawy jest analogiczny jak dla sprawy inicjowanej wnioskiem i został opisany w pkt II. 5.1.) 15

16 - przekaż wniosek do instytucji zagranicznej - wybierając dla niego operację Przekaż wniosek (jeżeli pierwszeństwo do wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek rodziny). Dalszy sposób postępowania jest analogiczny jak dla sprawy inicjowanej wnioskiem i został opisany w pkt II. 5.2.) 5.2. brak koordynacji załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego Po ustaleniu braku koordynacji załatw wniosek bez kwalifikacji z powodem zamknięcia brak koordynacji, zaznaczając na liście dokumentów sprawy zarejestrowany wniosek i wybierając przycisk Załatw bez kwalifikacji Wyślij do gminy informację o ustaleniu braku koordynacji elektronicznie wybierając przycisk Wyślij informację o braku koordynacji. Jeśli przekazujesz korespondencję tylko w formie papierowej zarejestruj korespondencję na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając pozycję Nowa korespondencja Bezpośrednio po załatwieniu wniosku bez kwalifikacji możesz od razu załatwić sprawę. Automatycznie pojawi się okno Załatwienie sprawy, w którym system podpowie datę załatwienia sprawy oraz sposób zakończenia sprawy. Jeśli nie załatwisz sprawy bezpośrednio przy załatwianiu wniosku będziesz mógł załatwić ją później wybierając na liście spraw przycisk Załatw sprawę. Dodatkowe wytyczne dotyczące obsługi sprawy inicjowanej zapytaniem: Zapytanie czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji postępowanie rejestrujemy zawsze jako wniosek z rodzajem sprawy zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji. Jeżeli brak wystarczających danych do zarejestrowania wniosku, którego dotyczy zapytanie, można zapytanie zarejestrować jako korespondencję otrzymaną z Organu Właściwego, którą należy oznaczyć jako dokument wszczynający sprawę. Jeżeli zapytanie dotyczy dwóch wniosków dla tej samej rodziny, np. wniosku o zasiłek rodzinny i świadczenie wychowawcze, to wówczas należy zarejestrować dwie oddzielne sprawy dla tych wniosków, w ramach każdej z tych spraw jeden wniosek z rodzajem sprawy zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji. Sprawa inicjowana zapytaniem zawsze jest prowadzona jednym wnioskiem z rodzajem sprawy zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji. IV. Obsługa sprawy inicjowanej drukiem unijnym (sprawy na potrzeby instytucji zagranicznej) 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby zagraniczne, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj. 2. W oknie Dane sprawy uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą na druku unijnym, którego dotyczy sprawa, w polu Moduł aplikacji pozostaw zaznaczone moduły SR i/lub SW oraz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych, jeżeli sprawa dotyczy świadczeń rodzinnych (w tym świadczeń opiekuńczych) oraz świadczeń wychowawczych. Jeżeli sprawa dotyczy tylko zasiłku dla opiekuna, to zaznacz tylko moduł ZDO, uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy, którą stanowi data otrzymania druku unijnego/korespondencji z instytucji zagranicznej. 3. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw, nadaj numer sprawie od razu przy akceptowaniu danych sprawy. 4. Zarejestruj na liście dokumentów sprawy druk unijny, który zainicjował sprawę lub korespondencję otrzymaną z instytucji zagranicznej. Do druku dodaj wszystkich członków rodziny. Uwaga! Wniosek zagraniczny, przekazany z instytucji zagranicznej do UW wraz z drukiem, należy rejestrować jako korespondencję otrzymaną od instytucji zagranicznej. Faktyczny wniosek rejestrujemy dla sprawy na potrzeby zagraniczne dopiero po otrzymaniu wniosku o świadczenie polskie, wówczas taki wniosek rejestrujemy z rodzajem sprawy wniosek złożony w ROPS/UW z zagranicy i datą złożenia wniosku w instytucji zagranicznej. Jeżeli instytucja zagraniczna przesłała sam wniosek, bez druku unijnego, to wówczas ten wniosek stanowi dokument wszczynający sprawę i należy go zarejestrować jako korespondencję otrzymaną z instytucji zagranicznej z zaznaczoną opcją Dokument wszczynający sprawę. 5. Jeżeli jest taka potrzeba dokonaj weryfikacji danych osób występujących na druku w systemach zewnętrznych, zaznaczając w oknie Dokumenty sprawy otrzymany druk i wybierając przycisk Weryfikacje Emp@tia. Szczegółowy opis wykonania weryfikacji w systemach zewnętrznych dla druków znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Emp@tia>Weryfikacja danych z wykorzystaniem systemów zewnętrznych. 16

17 Uwaga! Weryfikacja danych osób występujących na druku unijnym jest możliwa jedynie dla osób, które zostały zarejestrowane w systemie (dodane do druku z listy osób). 6. Zarejestruj korespondencję do Organu Właściwego będącą zapytaniem, czy dana rodzina pobiera świadczenia rodzinne i wychowawcze (korespondencję zarejestruj na liście dokumentów sprawy z pkt 1, rozwijając ikonę Dodaj i wybierając pozycję Nowa korespondencja). W oknie korespondencji system automatycznie uzupełni dane ze sprawy, tzn: Państwo, którego dotyczy sprawa - system podpowie państwo, w którym przebywa członek rodziny wskazane w danych sprawy. Rodzaj sprawy- system podpowie rodzaj sprawy, wskazany w danych sprawy - na potrzeby zagraniczne. Moduł aplikacji - system zaznaczy te same moduły, które zostały zaznaczone w danych sprawy. Uwaga! Aby na wydruku takiej korespondencji drukowały się automatycznie dane wszystkich członków rodziny występujących na druku (dane wnioskodawcy, małżonka, dzieci), przygotuj szablon dla tego rodzaju korespondencji, w którym wykorzystaj dedykowane znaczniki, np.: "KOR_ImiePodmiotu_mianownik", "KOR_NazwiskoPodmiotu_mianownik", "KOR_Imie_Wspolmalzonek", "KOR_Nazwisko_Wspolmalzonek", "KOR_Imie_Dziecko1", "KOR_Nazwisko_Dziecko1", "KOR_Imie_Dziecko2", "KOR_Nazwisko_Dziecko2". Dane małżonka i dzieci zostaną automatycznie wydrukowane, jeżeli w danych korespondencji na zakładce Współmałżonek i Dzieci wskazany został małżonek i dzieci. Dane te podpowiadają się automatycznie w korespondencji, jeżeli korespondencja jest rejestrowana z poziomu listy dokumentów sprawy, w której jest dodany druk unijny z uzupełnionymi danymi małżonka i dzieci. Uwaga! Po wysłaniu korespondencji do organu właściwego pamiętaj o uzupełnieniu Daty wysłania. 7. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj otrzymaną korespondencję z Organu Właściwego, jako Odpowiedź na korespondencję z pkt 6. 17

18 8. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj druk wysyłany do instytucji zagranicznej, będący Odpowiedzią na druk z pkt Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatw sprawę i wskazując sposób zakończenia sprawy - formularze potwierdzone oraz datę jej załatwienia. V. Obsługa sprawy dot. nienależnie pobranych świadczeń Uwaga! Postępowania dotyczące nienależnie pobranych świadczeń stanowią odrębne sprawy, dlatego wszczęcia postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń oraz decyzje żądające zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rejestruj zawsze jako nowe sprawy. Sprawy dotyczące nienależnie pobranych świadczeń rejestruj zawsze jako sprawy na potrzeby polskie. 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj. W oknie Dane sprawy uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, która pobrała nienależnie pobrane świadczenie, zaznacz Moduł aplikacji: SW jeżeli sprawa dotyczy nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych, SR jeżeli sprawa dotyczy nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, ZDO jeżeli sprawa dotyczy nienależnie obranego zasiłku dla opiekuna, uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy, którą stanowi data wszczęcia postępowania w sprawie nienależnie pobranych świadczeń lub decyzja żądająca zwrotu. 2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie od razu przy akceptowaniu danych sprawy. 3. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj wszczęcie postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń, rozwijając ikonę Dodaj, a następnie wybierając pozycję Nowe wszczęcie postępowania. W danych postępowania system automatycznie uzupełni dane ze sprawy, tzn: 18

19 oznaczenie sprawy - ponieważ rejestrujesz postępowanie z poziomu listy dokumentów sprawy, to pole Oznaczenie sprawy zostanie uzupełnione automatycznie. stronę postępowania - jako stronę postępowania system podpowie dane osoby będącej podmiotem sprawy. datę wpłynięcia sprawy - data wpłynięcia sprawy wprowadzoną podczas rejestracji sprawy. państwo, którego dotyczy sprawa - system podpowie państwo, w którym przebywa członek rodziny wskazane w danych sprawy. W danych postępowania wprowadź Rodzaj postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń oraz Typ działania: żądanie zwrotu nienależnie pobranego świadczenia (jeśli żądamy zwrotu od decyzji zarejestrowanej w systemie) lub żądanie zwrotu nienależnie pobranego świadczenia zewnętrzne (jeśli nienależnie pobrane świadczenie zostało przyznane decyzją wydaną przez inną instytucję, której nie ma zarejestrowanej w systemie). Aby w polu Rodzaj postępowania móc wskazać rodzaj postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń, należy wcześniej zdefiniować taki rodzaj postępowania w Słowniku rodzaju postępowania (patrz podręcznik Użytkownika, rozdział Administracja>Słowniki>Słowniki tabelaryczne>słownik rodzaju postępowania ). Szczegółowy opis rejestracji postępowania znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Rejestracja i kwalifikacja wniosku>rejestracja wszczęcia postępowania. 4. Jeżeli w ramach sprawy zachodzi konieczność wysłania druków do instytucji zagranicznej lub wszelkiej innej korespondencji, to dokumenty te rejestruj z poziomu listy dokumentów sprawy, wybierając ikonę Dodaj, a następnie właściwy rodzaj dokumentu. 5. Na podstawie zarejestrowanego postępowania ws. nienależnie pobranych świadczeń zarejestruj decyzję żądającą zwrotu nienależnie pobranych świadczeń (ustalającą wysokość nienależnie pobranych świadczeń), w tym celu zaznacz na liście dokumentów sprawy wszczęcie postępowania, a następnie wybierz przycisk Utwórz dec. ręcznie. 19

20 Decyzję żądającą zwrotu możesz też opracować korzystając z: przycisku Żądanie zwrotu (jeśli żądamy zwrotu od decyzji zarejestrowanej w systemie), dostępnego na liście wszystkich decyzji (dotychczasowe działanie) lub na liście dokumentów sprawy, w której znajduje się decyzja przyznająca nienależnie pobrane świadczenia: Uwaga! Jeżeli opracowujemy decyzję żądającą zwrotu do decyzji zarejestrowanej w systemie, to decyzja przyznająca nienależnie pobrane świadczenie musi mieć status przekazana do innego organu, aby system poprawnie obliczył wysokość nienależnie pobranych świadczeń. Uwaga! Przycisk Żądanie zwrotu jest dostępny dla decyzji przyznającej nienależne pobrane świadczenia również w przypadku gdy sprawa, w której znajduje się ta decyzja jest już załatwiona. Uwaga! W danych decyzji żądającej zwrotu rejestrowanej za pomocą przycisku Żądanie zwrotu system nie uzupełni Oznaczenia sprawy, dlatego dla takiej decyzji należy ręcznie wskazać sprawę, której dotyczy rejestrowana decyzja. Jeżeli w systemie nie ma zarejestrowanej sprawy dla tej decyzji należy taką sprawę zarejestrować. Po wskazaniu sprawy system na podstawie danych wskazanej sprawy uzupełni na decyzji datę wpłynięcia sprawy oraz państwo, którego dotyczy sprawa/decyzja. 20

21 operacji Nowe żądanie zwrotu zewnętrzne (jeśli nienależnie pobrane świadczenie zostało przyznane decyzją wydaną przez inną instytucję, której nie ma zarejestrowanej w systemie) - po zarejestrowaniu sprawy na liście dokumentów sprawy wybierz ikonę Dodaj i następnie pozycję Nowe żądanie zwrotu zewnętrzne. W danych decyzji żądającej zwrotu zewnętrznej system automatycznie uzupełni dane ze sprawy, tzn: oznaczenie sprawy - ponieważ rejestrujesz decyzję żądająca zwrotu z poziomu listy dokumentów sprawy, to pole Oznaczenie sprawy zostanie uzupełnione automatycznie. W przypadku rejestracji takiej decyzji z poziomu listy decyzji, musisz dokonać ręcznego powiązania decyzji ze sprawą zarejestrowaną w ramach pkt. 1. podmiot decyzji - jako podmiot decyzji system podpowie dane osoby będącej podmiotem sprawy. datę wpłynięcia sprawy - data wpłynięcia sprawy wprowadzoną podczas rejestracji sprawy. państwo, którego dotyczy sprawa - system podpowie państwo, w którym przebywa członek rodziny wskazane w danych sprawy. Szczegółowy opis rejestracji decyzji ustalającej nienależnie pobrane świadczenia i żądającej ich zwrotu znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Obsługa procesu decyzyjnego>opracowanie decyzji w sprawie świadczeń nienależnie pobranych. 6. Zatwierdź opracowaną decyzję żądającą zwrotu, zaznaczając ją na liście dokumentów sprawy i wybierając przycisk Zatwierdź. 7. Po zatwierdzeniu decyzji, informacja o spłatach do zwrotu zostanie zapisana na liście spłat do realizacji, gdzie możesz wprowadzić informację o dokonaniu spłaty zadłużenia. Aby przejść na listę spłat do realizacji w głównym oknie systemu wybierz przycisk Spłaty do realizacji. Szczegółowy opis realizacji spłat został opisany w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Realizacja zwrotów w formie spłat. 8. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatw sprawę. Uwaga! Jeżeli osoba, która pobrała nienależne świadczenie złoży wniosek o zmianę zadłużenia (np. umorzenia lub rozłożenia na raty zadłużenia), to fakt otrzymania takiego wniosku rejestrujemy w systemie jako wniosek o zmianę 21

22 zadłużenia. Ponieważ wniosek o zmianę zadłużenia nie tworzy nowej sprawy, dlatego wniosek taki należy zarejestrować w ramach tej samej sprawy, w której znajduje się decyzja żądająca zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Jeżeli sprawa dot. tej decyzji jest już załatwiona, to aby móc dodać do niej wniosek o zmianę zadłużenia i wydać decyzje z tego wniosku, należy wznowić sprawę. W tym celu na liście spraw, należy wybrać przycisk Wznów sprawę. Po wybraniu tego przycisku sprawa otrzymuje status wznowiona co oznacza, że możemy do niej dodawać nowe dokumenty (np. wnioski o zmianę zadłużenia, decyzje zmieniające decyzję żądającą zwrotu). Po wznowieniu sprawy przejdź na listę dokumentów sprawy i wybierz ikonę Dodaj, a następnie rodzaj dokumentu Nowy wniosek. Następnie w oknie Wybór rodzaju wniosku wybierz pozycję wniosek o zmianę zadłużenia. Szczegółowy opis rejestracji wniosku o zmianę zadłużenia znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Rejestracja i kwalifikacja wniosku>rejestracja wniosku SR/SW>Wniosek o zmianę zadłużenia. Po zakwalifikowaniu wniosku o zmianę zadłużenia do procesu decyzyjnego możemy na jego podstawie z poziomu listy dokumentów sprawy opracować decyzję zmieniającą pierwotną decyzję żądającą zwrotu, tj. decyzję umarzającą zadłużenie lub rozkładającą na raty zadłużanie, lub odmawiającą zmiany zadłużenia. 22

23 Szczegółowy opis rejestracji decyzji zmieniającej decyzję żądającą zwrotu nienależnego świadczenia znajduje się w podręczniku Użytkownika, w rozdziale Obsługa Klienta>Obsługa procesu decyzyjnego>opracowanie decyzji zmieniającej żądanie zwrotu. Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany decyzji żądającej zwrotu z urzędu, to decyzję tę można zarejestrować również dopiero po wznowieniu sprawy, wybierając na liście dokumentów wznowionej sprawy przycisk Decyzja z decyzji. Po zakończeniu obsługi sprawy wznowionej (wydaniu decyzji z wniosku o zmianę zadłużenia, załatwieniu wniosku bez decyzyjnie), należy załatwić sprawę, wybierając dla niej przycisk Załatw sprawę. VI. Obsługa sprawy inicjowanej odwołaniem Uwaga! Postępowania dotyczące procesu odwoławczego stanowią zawsze odrębne sprawy, dlatego odwołania rejestruj zawsze jako nowe sprawy. Sprawy dotyczące odwołania rejestruj zawsze jako sprawy na potrzeby polskie. 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj. W oknie Dane sprawy uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, która złożyła odwołanie, zaznacz Moduł aplikacji: SW jeżeli odwołanie dotyczy świadczeń wychowawczych, SR jeżeli odwołanie dotyczy świadczeń rodzinnych, ZDO jeżeli odwołanie dotyczy zasiłku dla opiekuna, uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy, którą stanowi data złożenia odwołania. 2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie od razu przy akceptowaniu danych sprawy. 3. Na liście dokumentów sprawy zarejestruj odwołanie rozwijając ikonę Dodaj, a następnie wybierając pozycję Nowe odwołanie. 23

24 W danych odwołania system automatycznie uzupełni dane ze sprawy, tzn: oznaczenie sprawy - ponieważ rejestrujesz odwołanie z poziomu listy dokumentów sprawy, to pole Oznaczenie sprawy zostanie uzupełnione automatycznie. W przypadku rejestracji odwołania nie z poziomu dokumentów sprawy, tylko z poziomu listy odwołań, musisz dokonać ręcznego powiązania postępowania ze sprawą zarejestrowaną w ramach pkt. 1. datę złożenia odwołania - data wpłynięcia sprawy wprowadzona podczas rejestracji sprawy. pracownika przyjmującego - system podpowie pracownika, który zarejestrował sprawę. W polu Numer decyzji wskaż z listy decyzję/ postanowienie, do której złożono odwołanie/ zażalenie. W danych odwołania uzupełnij Numer odwołania oraz Treść. 4. Jeżeli w ramach sprawy zachodzi konieczność wysłania druków do instytucji zagranicznej lub wszelkiej innej korespondencji, to dokumenty te rejestruj z poziomu listy dokumentów sprawy, wybierając ikonę Dodaj, a następnie właściwy rodzaj dokumentu. 5. Przyjęte odwołanie możesz przekazać do rozpatrzenia, w tym celu zaznacz na liście dokumentów sprawy odwołanie, a następnie wybierz przycisk Przekaż do rozpatrzenia. 6. Rozpatrz odwołanie, na liście dokumentów sprawy zaznaczając odwołanie, a następnie wybierając przycisk Rozpatrzenie odwołania. 24