WP-V Kraków, 19 stycznia 2017 r. SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-V Kraków, 19 stycznia 2017 r. Pan Tadeusz Posełek Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wolbromiu SPRAWOZDANIE Z KONTROLI Na podstawie art. 2 pkt 1, art. 6 ust. 4, art. 16, art. 21 ust. 1, art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), art. 10 ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r. poz. 195 z późn. zm.) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Wolbromiu (ul. Skalska 20, Wolbrom), w dniu 16 listopada 2016 r. zespół kontrolny w składzie: Beata Zięcik - starszy inspektor wojewódzki, Małgorzata Lebiest starszy inspektor działający na podstawie upoważnienia do kontroli nr 17/2016 z 14 listopada 2016 r., wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Jacka Kowalczyka Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, przeprowadził kontrolę realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13. Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny; zadanie Wspieranie rodziny; podzadanie Wsparcie rodzin wychowujących dzieci i opiekujących się osobami niepełnosprawnymi; działanie Pomoc państwa w wychowywaniu dzieci. Ilekroć w dalszej części sprawozdania jest mowa o: 1) Ośrodku należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu (ul. Skalska 20, Wolbrom), 2) Ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.), 3) Kodeksie postępowania administracyjnego należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.), 4) pierwszym dziecku w rodzinie oznacza to jedyne lub najstarsze w rodzinie w wieku do ukończenia 18. roku życia; w przypadku dzieci urodzonych tego samego dnia, miesiąca i roku, będących najstarszymi dziećmi w rodzinie w wieku do ukończenia 18. roku życia, pierwsze oznacza jedno z tych dzieci wskazane przez osobę uprawnioną Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o dokumentację, a także pisemne i ustne wyjaśnienia złożone przez: 1. Pana Tadeusza Posełka - Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wolbromiu; 2. Panią Iwonę Pałkę Kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wolbromiu. [Dowód: akta kontroli, str.1] Przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą: Kontrolą objęto okres od 1 kwietnia 2016 r., do dnia kontroli, w zakresie prawidłowości przyznawania świadczeń wychowawczych. Celem kontroli była ocena prawidłowości przyznawania świadczeń wychowawczych na pierwsze. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie uchybienia związane z rozbieżnościami pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniach, a raportami generowanymi z systemu dziedzinowego (z uwzględnieniem wyjaśnień Kierownika); brakiem rejestracji w systemie wszystkich wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. Sformułowanie powyższej oceny nastąpiło na podstawie następujących ustaleń: I. Ustalenia ogólne Liczba spraw wpływających i załatwionych wg stanu na 31 października 2016r. tabela nr 1 Liczba złożon ych wniosk ów Dane ze sprawozdania Dane po weryfikacji W tym w formie papiero wej W formie elektronic znej Liczba wydanych decyzji Liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia Liczba oczekujących na rozpatrzenie wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego - w tym wniosków przekazanych przez organ właściwy do rozpatrzenia marszałkowi województwa i na koniec 31 października organ właściwy nie posiada wiedzy o rozstrzygnięciu marszałka czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego *źródło sprawozdanie jednorazowe MRPiPS wygenerowane z CAS o symbolu 500+.X.2016 Z otrzymanych baz danych wynika, iż liczba złożonych wniosków wg stanu na 15 listopada 2016 r. wynosiła 1 756, a liczba wydanych decyzji Wyższą liczbę wniosków i decyzji wykazanych w bazie danych rekordów, Dyrektor Ośrodka tłumaczył tym, iż: Liczba wniosków na dzień r. to 1687 (wg sprawozdania) w tym 15 wniosków które oczekują na decyzję z ROPS Kraków. Liczba wniosków według raportu na dzień r. to 1756, w tym 4 wniosków oczekujących na decyzję z ROPS (wnioski oczekujące na decyzję z ROPS nie są ujęte w raporcie). Różnica między sprawozdaniem a raportem to 69 wniosków w tym: 14 wniosków wprowadzonych od r. do r. % nierozpat rzonych wniosków 2

3 49 wniosków wprowadzonych przez zmianę sytuacji życiowej decyzja następna, nadpisana w systemie nie liczonych do sprawozdania, 6 wniosków pomyłkowo nie wliczonych do sprawozdania. (tj. sprawozdanie na dzień r. nie obejmowało drugich wniosków). Liczba decyzji na dzień r. to 1672 (wg sprawozdania) w tym 3 decyzje z ROPS. Liczba decyzji według raportu na dzień r. to 1796 w tym 4 decyzje z ROPS. Różnica między sprawozdaniem a raportem to 124 decyzje: 14 decyzji wydanych od r. do r., 61 decyzji zmienionych, 49 decyzji następnych nadpisanych w systemie nieliczonych do sprawozdania. Różnica między ilością wydanych decyzji, a złożonymi wnioskami wynosi 40 (tj. więcej jest wydanych decyzji) np. dana osoba ma przyznane świadczenie wychowawcze i na skutek zmiany sytuacji życiowej. tj. podjęcie nowego zatrudnienia co skutkuje dochodem uzyskanym zgłasza to do tutejszej placówki w celu zweryfikowania nowego osiąganego dochodu. Jeśli dochód przekracza to uchylamy decyzję (zakańczamy) i jest to druga decyzja dotycząca jednego wniosku oraz jeśli ta osoba zgłosi do MOPS ten dochód uzyskany po wypłaconych już świadczeniach to wtedy wydajemy kolejną trzecią decyzję uznająca za nienależnie pobrane świadczenie oraz nakazanie jego zwrotu. Decyzja zatwierdzona- to decyzja wydana Decyzja wykonana to decyzja zatwierdzona i zrealizowana w całości (np. świadczenie wychowawcze przyznane na do r. które wtedy ukończyło 18 rok życia). Jest to decyzja która się już skończyła. Decyzja zmieniona- to decyzja w której należało zmienić datę końcową przyznanego świadczenia (tj. pierwsze kończyło 18 lat np r. a dziecku drugiemu wg naszej pierwotnej decyzji przyznano świadczenie do r. gdzie było to błędem bo należało przyznać to świadczenie do r. informacja ze szkolenia) i jest to wydana decyzja zmieniająca bez drugiego wniosku. Powodem nadpisywania się wniosków i decyzji w systemie jest: na skutek zmiany sytuacji życiowej danej rodziny. Dana osoba w momencie składania wniosku pierwotnego (tj. pierwszego) jest pouczona, że w przypadku zmian mających wpływ na prawo do świadczenia wychowawczego, w szczególności zaistnienia okoliczności uzyskania dochodu lub wystąpienia innych zmian mających wpływ na prawo do świadczenia wychowawczego, w tym związanych z koniecznością ponownego ustalenia prawa do tego świadczenia na podstawie art. 7 ust. 1-4 ustawy z dnia 11 lutego 2016r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, osoba ubiegająca się jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić o tych zmianach podmiot realizujący świadczenie wychowawcze. W momencie gdy dana rodzina dokumentuje dochód uzyskany, organ właściwy wprowadza ten dochód przez zmianę sytuacji życiowej. Jeśli dochód ten przekracza kryterium dochodowe wydawana jest decyzja odmowna. W systemie jest to zapisane jako wniosek i decyzja następna. Ale jeśli w momencie nie przekroczenia kryterium dochodowego dana osoba informowana jest przez tutejszy organ tylko pismem a nie decyzją. W/w sytuacja powoduje, że w systemie są nadpisane wnioski oraz decyzję ale nie są one uwzględniane w sprawozdaniu dlatego, że osoba ta fizycznie takiej decyzji nie otrzymała ponieważ dochód o którym wspomniano powyżej nie przekraczał kryterium dochodowego i ta dana osoba dalej ma prawo do pobierania świadczenia wychowawczego z decyzji pierwotnej ( tj. pierwszej). Wprowadzanie wniosku poprzez zmiana sytuacji życiowej: wchodzimy w nowy wniosek, wybieramy wniosek o zmianę świadczenia wychowawczego, przeliczamy ponownie dochód rodziny doliczając dochód uzyskany danej osoby w rodzinie, dany wniosek kwalifikujemy, 3

4 przekazujemy do zatwierdzenia decyzji, zatwierdzamy decyzję, Dane do sprawozdań jednorazowych zamieszczanych w centralnej aplikacji statystycznej były liczone ręcznie. Informujemy, że korzystamy z oprogramowania SYGNITY. Nadpisywane decyzje oraz wnioski w systemie nie były zgłaszane jako problem do firmy Sygnity.. Na podstawie otrzymanych wyjaśnień od Dyrektora oraz dokumentacji poddanej kontroli stwierdzono, iż dane ujęte w ww. tabeli dotyczące liczby wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego są prawidłowe, natomiast nieprawidłowo podano liczbę wniosków, która powinna wynosić Stwierdzono następujące uchybienia: 1) Wygenerowana z programu dziedzinowego liczba wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego nie obejmuje liczby 15 wniosków, które zostały przekazane do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej celem ustalenia czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego i na dzień kontroli organ nie posiadał wiedzy o rozstrzygnięciu Marszałka (wyjaśnienie powyżej). Przyjęte rozwiązanie nie jest prawidłowe i wszystkie wnioski muszą być ujęte w systemie dziedzinowym, niezwłocznie po ich wpływie, ze względu na konieczność zapewnienia realizacji art. 14 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 2) Wygenerowany z systemu dziedzinowego raport z liczbą wniosków oraz decyzji w zakresie świadczeń wychowawczych zawierał dane niezgodne ze stanem faktycznym (wyjaśnienie powyżej). [Dowód: akta kontroli, str. 2] [Dowód: akta kontroli, str. 3-4] II. Ustalenia szczegółowe 1. Prawidłowość ustalania prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze. W trakcie kontroli sprawdzono akta 36 postępowań. W pierwszej kolejności do kontroli wytypowano akta 17 postępowań, w których osoba o tym samym imieniu i nazwisku występowała w bazie rekordów więcej niż jeden raz. Kontroli poddano dokumentację do następujących decyzji przyznających świadczenia wychowawcze: DSR-81829/SW/V/305SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/216SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/165SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/641SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/132SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/132SW/2/2016, DSR-81829/SW/V/1078SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/734SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/1676SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/901SW/1/2016, DSR-81829/OSW/V-A/197SW/1/2016, DSR-81829/OSW/V-A/197SW/2/2016, DSR-81829/SW/V/1623SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/1369SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/1253SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/134SW/1/2016, DSR-81829/SW/V/1625SW/1/2016. Następnie skontrolowano 19 postępowań, w których zwrócono się do ROPS o ustalenie czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego (opis w części dotyczącej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). W skontrolowanych aktach spraw dotyczących ustalenia prawa do świadczeń wychowawczych znajdowały się wnioski, niezbędne zaświadczenia i oświadczenia oraz decyzje administracyjne. Wysokość przyznanych świadczeń była adekwatna do kwot 4

5 określonych przepisami w zakresie świadczeń wychowawczych. W rozstrzygnięciu decyzji informowano stronę o okresie jego pobierania. Ponadto: data wpływu wniosku do Ośrodka widniejąca na stemplu była tożsama z datą wprowadzenia wniosku do systemu Sygnity, sprawy zostały zakończone w terminie, tzn. w przypadku wniosków złożonych od 1 kwietnia do 1 lipca 2016 r. zgodnie z art. 49 ww. ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w przypadku wniosków złożonych po 1 lipca 2016 r. zgodnie z art. 35 Kpa.; przed wydaniem decyzji administracyjnej wnioski były weryfikowane w Centralnej Bazie Beneficjentów. Nie stwierdzono, przypadków niezasadnego przyznania świadczenia wychowawczego. Stwierdzono następujące uchybienia: 1) W uzasadnieniu do decyzji nr DSR-81829/SW/V/1625SW/1/2016 z 17 sierpnia 2016 r. przyznającej prawo do świadczenia wychowawczego ( ), w kwocie 500 zł, na okres od do Świadczenie za miesiąc lipiec 2016 r. będzie wypłacone w kwocie 419,40 zł, brak wskazania powodu podziału świadczenia na dni oraz informacji za ile dni wypłacono stronie ww. świadczenie. Otrzymano następujące wyjaśnienie: W decyzji nr DSR-81829/SW/V/1625SW/1/2016 z 17 sierpnia 2016 r. brak w uzasadnieniu decyzji wyjaśnienia dotyczącego podzielności świadczenia gdyż organ właściwy uznał, że w podstawie prawnej danej decyzji powołał się na art 5 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, który mówi o podzielności świadczenia wychowawczego.. [Dowód: akta kontroli, str. 5-6] [Dowód: akta kontroli, str. 26] 2) Na podstawie wniosku złożonego 6 kwietnia 2016 r. organ, decyzją nr DSR-81829/SW/V/641SW/1/2016 z 14 czerwca 2016 r., ustalił stronie prawo do świadczenia wychowawczego na jedno. W dniu 4 listopada 2016 r. strona dostarczyła do Ośrodka umowę o pracę /zatrudnienie od r./ wraz z zaświadczeniem o dochodzie netto za miesiąc wrzesień 2016 r. Decyzją nr DSR-81829/SW/V/641SW/2/2016 z 10 listopada 2016 r., uchylono stronie prawo do świadczenia wychowawczego od 1 listopada 2016 r. Zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, cyt.: W przypadku gdy uzyskanie dochodu powoduje utratę prawa do świadczenia wychowawczego, świadczenie nie przysługuje od miesiąca następującego po pierwszym miesiącu od miesiąca, w którym dochód został osiągnięty.. Biorąc pod uwagę treść cytowanego powyżej zapisu organ winien uchylić prawo od miesiąca października 2016 r., a nie od listopada 2016 r. Dyrektor MOPS w Wolbromiu złożył wyjaśnienie cyt:,,( ) świadczenie wychowawcze zostało uchylone od r., gdyż świadczenie za miesiąc październik 2016 r. zostało już wypłacone dnia r. Wypłacone świadczenie za październik 2016 r. jest świadczeniem nienależnie pobranym i MOPS Wolbrom w chwili uprawomocnienia się decyzji uchylającej będzie żądał jego zwrotu ( ). [Dowód: akta kontroli, str. 7-16] Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. Z dokumentacji wynika, iż na dzień kontroli 15 wniosków przekazano do ROPS celem ustalenia, czy nie zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. Kontroli poddano wszystkie 15 spraw w ww. zakresie. Ze sprawozdanie wynika, iż na dzień 31 października 2016 r., liczba wniosków przekazanych do rozpatrzenia Marszałkowi Województwa, o których organ właściwy nie posiada wiedzy o rozstrzygnięciu Marszałka wynosi 15, a liczba decyzji od Marszałka 5

6 Województwa przyznająca prawo do świadczenia wychowawczego, na podstawie których realizowana jest w gminie wypłata tego świadczenia wynosi 3. Wykaz skontrolowanych wniosków przekazanych i nierozpatrzonych obrazuje tabela nr 2: Lp. Inicjały Data wpływu wniosku do MOPS Data pisma przekazującego dokumentację do ROPS 1. E. N r r. 2. E. N r r. 3. M. Ł r r. 4. K. G r r. 5. K. K r r. 6. G. S r r. 7. U. G r r. 8. R. C r r. 9. J. R r r. 10. I. O r r. 11. J. G r r. 12. I. S r r. 13. L. K r r. 14. B. S r r. 15. A. J r r. W toku kontroli ustalono, że wnioski przekazane do ROPS są zarejestrowane w systemie dopiero po otrzymaniu rozstrzygnięcia Marszałka. Jak wyjaśnił Dyrektor MOPS w Wolbromiu, cyt.:,,do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie wnioski o świadczenie wychowawcze przesyłane są w wersji oryginalnej. Kopia dokumentów znajduje się w teczce osobowej danej osoby. Wnioski o w/w świadczenie wprowadzane są do systemu w momencie otrzymania decyzji z ROPS Kraków. Z 19 wniosków złożonych w MOPS Wolbrom i odesłanych do ROPS Kraków, na dzień kontroli wprowadzonych do systemu zostało 4 wnioski przyznające świadczenie zgodnie z decyzją Marszałka Województwa Małopolskiego.. Wykaz skontrolowanych akt sprawy, w których ROPS wydał rozstrzygnięcie zawiera tabela nr 3: Lp. Inicjały Data wpływu wniosku do MOPS Data wysłania dokumentacji do ROPS Decyzja z ROPS Data wpływu rozstrzygnięcia do MOPS 1 B. H r r r. przyznanie świadczenia 500+ na drugie r. 2 K. K r r r. przyznanie świadczenia 500+ na drugie r. 3 A. K r r r. przyznanie świadczenia 500+ na drugie r. 4. R. H r r r. przyznanie świadczenia 500+ na drugie r. [Dowód: akta kontroli, str ] [Dowód: akta kontroli, str. 24] W dokumentacji spraw przekazanych, okazanych kontrolującym znajdują się pisma przekazujące wniosek wraz ze zwrotnymi potwierdzeniami odbioru oraz kopiami dokumentów. Data wpływu wniosku do Ośrodka widniejąca na stemplu jest tożsama z datą wprowadzenia wniosku do systemu elektronicznego. 6

7 2. Wskazanie przyczyn udziału pierwszych dzieci w grupie wszystkich dzieci, jeżeli wskaźnik ten jest znacznie powyżej 37%. Według sprawozdania o symbolu 500+.X.2016 w okresie od 1 kwietnia do 31 października w gminie Wolbrom 65% dzieci otrzymujących świadczenie wychowawcze, to pierwsze dzieci w rodzinie. W wyniku ponownego przeliczenia danych, dotyczących liczby świadczeń należnych na pierwsze ujętych przez Ośrodek, w sprawozdaniach jednorazowych wykazany wskaźnik został zweryfikowany do poziomu 41% co obrazuje tabela nr 4 Źródło sprawozdanie MRPiPS o symbolu 500+.X.2016 Dane ze sprawozdanie MRPiPS o symbolu 500+.XI.2016 po odjęciu danych za listopad Liczba świadczeń należnych od kwietnia do października/listopada W tym na pierwsze Procent należnych świadczeń wychowawczych na pierwsze , ,03 Wątpliwości budził wskaźnik liczby rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego w stosunku do liczy świadczeń należnych na pierwsze. W październiku 2016 r., wg ww. sprawozdania, w gminie Wolbrom należnych do wypłaty było świadczenia na pierwsze, a liczbę rodzin uprawnionych określono na Gdyby dane te były prawidłowe to oznaczałoby to, iż ok. 93% rodzin miałoby ustalone prawo do świadczenia na pierwsze. Wobec powyższego poproszono Dyrektora jednostki o dodatkową weryfikację danych przekazywanych w sprawozdaniach jednorazowych. Po weryfikacji danych ustalono, iż w październiku 2016 r. należnych do wypłaty było 905 świadczeń na pierwsze, a liczbę rodzin, które w tym miesiącu otrzymały świadczenie wychowawcze określono na 1 525, co oznacza, iż ok. 59% rodzin miało ustalone prawo do świadczenia na pierwsze. W związku z powyższym, Dyrektor Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolbromiu informuje iż przyczyną powstania rozbieżności pomiędzy sprawozdaniem wykonanym na dzień r. a zestawieniem sporządzonym do celów kontroli są błędnie wykonane przez Dział Świadczeń Rodzinnych wyliczenia.. Wskaźnik liczby świadczeń należnych na pierwsze w stosunku do liczby rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego, za miesiąc październik obrazuje tabela nr 5 Źródło sprawozdanie MRPiPS o symbolu 500+.X.2016 Liczba świadczeń należnych na pierwsze w październiku Liczba rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego na w miesiącu październiku Procent należnych świadczeń wychowawczych na pierwsze ,73 informacje z Ośrodka ,34 Z akt badanych postępowań nie wynika, aby Ośrodek przyznawał świadczenia na pierwsze w sposób sprzeczny z przepisami ustawy. [Dowód: akta kontroli, str. 19] [Dowód: akta kontroli, str. 25] 3. Występowanie wydłużonego okresu w rozpatrywaniu wniosków, przyczyny. Z analizy miesięcznych sprawozdań jednorazowych wynika, iż w przypadku gminy Wolbrom nie wystąpiły opóźnienia w wypłacaniu świadczeń. Dane o procencie wniosków rozpatrzonych w stosunku do liczby złożonych wniosków w poszczególnych miesiącach zawiera tabela nr 6: 7

8 % wydanych decyzji w stosunku do liczby złożonych wniosków lipca 31 lipca 31 sierpnia kwietnia maja czerwca czerwca października października 37,41% 69,90% 84,42% 88,12% 94,13% 97,98% 97,76% 98,5% 99,1% *źródło: sprawozdania jednorazowe MRPiPS wygenerowane z CAS W kwietniu rozpatrzono ok. 37% złożonych wniosków, natomiast od lipca poziom rozpatrzonych wniosków przekracza 90%. Kontrolujący otrzymali następujące wyjaśnienia od Dyrektora Ośrodka: Wnioski o świadczenia wychowawcze w Gminie Wolbrom załatwiane są terminowo.. 4. Terminowość załatwiania spraw, w tym porównanie dat wpływu wniosków elektronicznych z datą widniejącą na dokumentach w wersji papierowej. W przypadku 17 postępowań, nie stwierdzono nieterminowego załatwienia sprawy. Natomiast w odniesieniu do jednego skontrolowanego wniosku elektronicznego, data wpływu wniosku zamieszczona w systemie, była tożsama z datą widniejącą na dokumentach w wersji papierowej. 5. Terminowość dokonywania wypłat świadczeń wychowawczych. W decyzjach wskazywano, iż wypłata świadczenia będzie następować w terminach wynikających z art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, tj. 1. Świadczenie wychowawcze wypłaca się nie później niż ostatniego dnia miesiąca, za który przyznane zostało świadczenie wychowawcze. 2. W przypadku złożenia wniosku w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego po 10. dniu miesiąca, świadczenie wychowawcze za dany miesiąc wypłaca się najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.. Z przedstawionego kontrolującym wykazu oraz wydruków przelewów wynika, iż świadczenia były wypłacane w terminach wynikających z decyzji administracyjnych. Kontrolujący otrzymali następujące wyjaśnienie, cyt.: Świadczenie wychowawcze w Gminie Wolbrom wypłacane jest terminowo.. 6. Czy wnioski papierowe i elektroniczne wykazywane w sprawozdaniach nie dublują się. Porównanie danych zawartych w rejestrze z aktami 17 skontrolowanych spraw nie wykazało przypadków dwukrotnego rejestrowania tego samego wniosku, jako wniosku papierowego i elektronicznego. 7. Liczba wydanych decyzji znacząco przewyższa lub jest niższa niż liczba rodzin. Z tabeli nr 1 wynika, iż liczba decyzji wydanych w sprawie świadczenia wychowawczego w gminie Wolbrom wynosi 1672, natomiast liczba rodzin uprawnionych Z wyjaśnień złożonych przez Dyrektora wynika, cyt.,,przyczyną występowania dwóch lub więcej decyzji o świadczenie wychowawcze jest zmiana sytuacji życiowej rodziny (tj. podjęcie zatrudnienia lub jego utrata, śmierć dziecka lub rodzica). W systemie zmiana sytuacji życiowej danej rodziny zarejestrowana jest jako nowa decyzja, lecz w sytuacji nie przekracza kryterium dochodowego w rodzinie gdzie nastąpił uzysk dana osoba informowana jest przez nasz Ośrodek pismem, a nie decyzją.. Z uwagi na powyższe proszę o podjęcie następujących działań: 8

9 1. Wprowadzanie do systemu wszystkich wniosków złożonych w Ośrodku, również tych które zostaną/zostały przesłane do rozpatrzenia przez ROPS. 2. W przypadku przyznawania świadczenia na niepełny miesiąc lub w innych przypadkach, gdy decyzja nie uwzględnia w całości żądania strony, zawieranie w decyzji uzasadnienia prawnego i faktycznego, zawierającego wszystkie elementy, o których mowa z art Kodeksu postępowania administracyjnego. 3. W przypadku, gdy uzyskanie dochodu powoduje utratę prawa do świadczenia wychowawczego, uchylanie decyzji stosowanie się do treści zapisu art. 18 ust. 6 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 4. W związku z rozbieżnościami pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniach, a informacjami wynikającymi z systemu dziedzinowego oraz problemami pracowników przy korzystaniu z funkcjonalności systemu, wskazanym jest przeprowadzenie szkoleń w obsłudze systemów dziedzinowych. 5. Dokonywanie analizy danych przekazywanych w sprawozdaniach pod kątem ich rzetelności, w szczególności poprzez weryfikacje liczby wniosków i decyzji oraz liczby świadczeń należnych na pierwsze, tak aby dane w systemie oraz w sprawozdawczości były zgodne ze stanem faktycznym. Zespół kontrolny dokonał wpisu w książce kontroli, określając zakres i termin przeprowadzonej kontroli. Stosownie do treści art. 52 ust.5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092): Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.. Ponadto, proszę Pana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego sprawozdania o poinformowanie o sposobie realizacji powyższych zaleceń. Z up. Wojewody Małopolskiego Jacek Kowalczyk Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Burmistrz Miasta i Gminy Wolbrom 9