PSiZ.I KG Opole, dnia 23 czerwca 2017 r.

Transkrypt

1 / Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia Opole, ul. Piastowska 14 Skrytka pocztowa 3 PSiZ.I KG Opole, dnia 23 czerwca 2017 r. Pan Adam Różycki Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu ul. Głogowska 25c Opole Sprawozdanie z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Opolu (dalej ROPS) 1 I. Podstawowe informacje dotyczące kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu, ul. Głogowska 25c, Opole 2. Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 28. ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U z 2015 r., poz. 525 ze zm.), art. 29 ust 1 i 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 ze zm.) w zw. z art. 16 ust. 1 i 2 oraz art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) 3. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: ocena realizacji zadania zleconego związanego z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego w części dotyczącej nierozpatrzonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, b) okres objęty kontrolą: r. do r. 4. Rodzaj kontroli: doraźna 5. Tryb kontroli: uproszczony 6. Termin kontroli: r r. 7. Cel kontroli: ustalenie liczby spraw niezakończonych oraz przyczyn wpływających na zaległość realizowanych spraw 8. Skład zespołu kontrolnego: Krystian Goetz p.o. Kierownika Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r. przewodniczący zespołu; 1 Zleconej przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pismem nr DSZ-III SP

2 II. Agnieszka Kasprzyk inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r.; Aleksandra Kędzierska-Buczyńska inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r.; Agnieszka Kaźmierska-Bujak inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r.; Agnieszka Cieślik - inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r.; Marzena Janiszewska - inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 12 czerwca 2017 r.; Danuta Rząd starszy inspektor Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.I KG z dnia 9 czerwca 2017 r.; 9. Kierownik jednostki kontrolowanej: Adam Różycki Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta W wyniku kontroli pozytywnie z nieprawidłowościami ocenia się działalność Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu w kontrolowanym zakresie. Opis ustalonego stanu faktycznego Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu realizuje zadania z zakresu administracji rządowej dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczenia wychowawczego w całości finansowane z dotacji celowej z budżetu państwa. W kontrolowanym okresie zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (zwana dalej ustawą) realizowały dwie komórki organizacyjne ROPS: 1) Referat Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego; 2) Referat Koordynacji Świadczenia Wychowawczego (funkcjonuje od r.; od lutego do marca 2017 r. w celu poznawczym i zbudowania zespołu przeniesiono zadanie pod nadzór kierownika Sekcji Nienależnie Pobranych Świadczeń. Po zmianach organizacyjnych referat zajmuje się świadczeniem wychowawczym i nienależnie pobranymi świadczeniami rodzinnymi oraz świadczeniem wychowawczym). 2/8

3 W celu ustalenia przyczyn nierozpatrzenia wniosków przekazanych do Marszałka Województwa Opolskiego przez organy właściwe w trybie art. 16 ustawy, weryfikacji poddano losowo wybraną dokumentację 262 spraw z wniosków niezakończonych wydaniem decyzji administracyjnej co stanowi 14,40% spraw niezałatwionych oraz 4,04% ogółu spraw przekazanych do Marszałka. Na podstawie wygenerowanych przez ROPS z bazy rekordów danych ustalono, że od początku funkcjonowania Programu Rodzina 500 plus do r. organy właściwe przekazały do Marszałka Województwa Opolskiego wniosków w celu ustalenia czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w tym: 1) na podstawie art. 16 ust. 1 2 ustawy 6 083; 2) na podstawie art. 16 ust. 2 3 ustawy 415. W wyniku przeprowadzonego przez ROPS postępowania do dnia r.: 1) w przypadkach ustalono, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego; 2) wydano decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego, w tym: spraw prowadzono z wniosków złożonych również na pierwsze dziecko; 3) wydano 2 decyzje przyznające świadczenie wychowawcze na podstawie art. 7 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009.; Do r wniosków, tj. 28% przekazanych prze organy właściwe w trybie art. 16 ustawy pozostawało bez rozpatrzenia. Szczegółowe dane z uwzględnieniem okresów oczekiwania na rozpatrzenie wniosków przedstawia poniższa tabela: Okres oczekiwania na rozpatrzenie wniosku powyżej 12 miesięcy do 12 miesięcy do 6 miesięcy Miesiąc wpływu Liczba nierozpatrzonych wniosków z miesiąca Udział nierozpatrzonych wniosków do ogólnej liczby wniosków nierozpatrzonych kwiecień 2016 r. 38 2,1% maj 2016 r ,32% RAZEM 153 8,41% czerwiec 2016 r ,82% lipiec 2016 r ,42% sierpień 2016 r. 82 4,51% wrzesień 2016 r. 90 4,95% październik 2016 r ,38% listopad 2016 r ,71% RAZEM ,78% grudzień 2016 r ,59% styczeń 2017 r ,61% 2 W przypadku gdy osoba, o której mowa w art. 4 ust. 2, lub członek rodziny tej osoby przebywa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy przekazuje wniosek wraz z dokumentami marszałkowi województwa. 3 W przypadku przebywania osoby, o której mowa w art. 4 ust. 2, lub członka rodziny tej osoby w dniu wydania decyzji przyznającej świadczenie wychowawcze lub po dniu jej wydania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w państwie, o którym mowa w ust. 1, organ właściwy występuje do marszałka województwa o ustalenie, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. 4 ( )w przypadku gdy dana osoba kwalifikuje się do otrzymywania świadczenia lub jest zobowiązana do zapłacenia składki zgodnie z rozporządzeniem podstawowym, natomiast instytucja właściwa nie posiada wszystkich informacji dotyczących jej sytuacji w innym państwie członkowskim niezbędnych do ostatecznego wyliczenia świadczenia lub składki, instytucja ta na wniosek zainteresowanego przyznaje to świadczenie lub dokonuje tymczasowego wyliczenia wysokości składki, jeżeli takie wyliczenia są możliwe na podstawie informacji, które instytucja ta posiada. 3/8

4 luty 2017 r ,77% marzec 2017r. (do r.) 35 1,92% RAZEM ,9% marzec 2017 r. (od r.) 71 3,90% kwiecień 2017 r ,05% do 3 miesięcy maj 2017 r ,95% czerwiec 2017 r. (do r.) 73 4,01% RAZEM ,91% Razem od r. do r Z powyższego wynika, że najwięcej spraw bez rozpatrzenia stanowią wnioski złożone w okresie od czerwca do listopada 2016 r. (okres zaległości powyżej 6, do 12 miesięcy) ich udział w ogólnej liczbie spraw niezakończonych wynosi 46,78%. Liczba wniosków nierozpatrzonych złożonych w 2 pierwszych miesiącach funkcjonowania Programu Rodzina 500 plus wynosi 153, co stanowi odpowiednio 8,41% spraw niezałatwionych. Na podstawie danych wygenerowanych z bazy rekordów stwierdzono, że liczba wniosków nierozpatrzonych, złożonych również na pierwsze dziecko wynosi Dyrektor ROPS wyjaśnił, że ustalenie dokładnej liczby dzieci których dotyczą nierozpatrzone wnioski nie jest możliwe na podstawie raportów generowanych z systemu informatycznego Sygnity, ponieważ system nie pozwala na wytworzenie takich danych pomimo wprowadzania do niego informacji o liczbie dzieci na które złożono wniosek. Poddana kontroli próba spraw dotyczyła 389 dzieci. Szczegółowe dane dotyczące liczby wniosków złożonych w poszczególnych miesiącach na określoną liczbę dzieci, w podziale na okresy oczekiwania na ich rozpatrzenie, przedstawia poniższa tabela: Okres oczekiwania na rozpatrzenie wniosku powyżej 12 miesięcy do 12 miesięcy do 6 miesięcy do 3 miesięcy Miesiąc wpływu Liczba nierozpatrzonych wniosków z miesiąca na: 1 dziecko 2 dzieci 3 dzieci kwiecień 2016 r maj 2016 r RAZEM czerwiec 2016 r lipiec 2016 r sierpień 2016 r wrzesień 2016 r październik 2016 r listopad 2016 r RAZEM grudzień 2016 r styczeń 2017 r luty 2017 r marzec 2017r. (do r.) RAZEM marzec 2017 r. (od r.) kwiecień 2017 r maj 2017 r czerwiec 2017 r. (do r.) RAZEM Razem od r. do r Udział wniosków w ogółem skontrolowanych 61,83% 27,86% 10,31% Największy udział wniosków w kontrolowanych sprawach stanowią te złożone na jedno dziecko, tj. na 262 zbadane sprawy: 4/8

5 1) 162 prowadzono z wniosków złożonych na jedno dziecko co stanowi 61,83% ogółem skontrolowanych; 2) 73 prowadzono z wniosków złożonych na dwójkę dzieci co stanowi 27,86% ogółem skontrolowanych; 3) 27 prowadzono z wniosków złożonych na trójkę dzieci co stanowi 10,31% ogółem skontrolowanych. Podsumowując, w trakcie kontroli ustalono, że od r. do dnia r. na spraw przekazanych do Marszalka w celu ustalenia, czy zachodzą przepisy o koordynacji zakończono, a oczekuje na rozpatrzenie, co stanowi odpowiednio 72% spraw zakończonych w stosunku do 28% oczekujących na rozpatrzenie. Szczegółowe informacje w powyższym zakresie zawierające procentowe zestawienie już załatwionych wniosków i tych oczekujących na rozpatrzenie w ujęciu miesięcznym przedstawia poniższa tabela: Miesiąc wpływu Liczba wniosków wpływających ogółem Wnioski załatwione w miesiącu Wnioski nierozpatrzone do dnia r. złożone w miesiącu liczba udział udział liczba w ogółem w ogółem kwiecień 2016 r ,18% 38 0,59% maj 2016 r ,03% 115 1,77% czerwiec 2016 r ,015% 215 3,31% lipiec 2016 r ,79% 226 3,48% sierpień 2016 r % 82 1,26% wrzesień 2016 r ,13% 90 1,39% październik 2016 r ,83% 116 1,79% listopad 2016 r ,48% 122 1,88% grudzień 2016 r ,27% 138 2,13% styczeń 2017 r ,96% 102 1,57% luty 2017 r ,45% 105 1,62% marzec 2017 r ,97% 106 1,63% kwiecień 2017 r ,66% 110 1,70% maj 2017 r ,25% 181 2,79% czerwiec (do r.) ,69% 73 1,12% RAZEM % % Dyrektor ROPS wskazuje, że do głównych przyczyn wpływających na zaległość załatwienia spraw przekazanych do Marszałka Województwa Opolskiego należy zaliczyć, cyt.: 1) brak zapewnienia finansowania zadania od początku realizacji do końca roku tj. 8 marca 2016 r. złożono wniosek o środki na realizację zadania, 19 maja 2016 r., podjęta została decyzja przez Wojewodę zmniejszająca dotację na świadczenia rodzinne a ustalająca dotację na świadczenie wychowawcze (z ustnym zapewnieniem późniejszego dowartościowania świadczeń rodzinnych), która umożliwiła wprowadzenie zadania do budżetu Województwa Opolskiego 7 czerwca 2016 roku opóźnienie 3 miesięczne. W 2017 roku sytuacja jest podobna, środki zabezpieczone są na całe zadanie wyłącznie do września i tylko w grupie wynagrodzenia i pochodne, na bieżącą działalność administracyjną środków zabraknie w lipcu; 2) zmienność zasad finansowania w trakcie roku tj. propozycja MRPiPS o połączeniu świadczenia wychowawczego i rodzinnego w jeden tzw. koszyk i próba wyceny 5/8

6 koszyka na beneficjentów, którzy są odbiorcami wyłącznie świadczenia rodzinnego, wyłącznie świadczenia wychowawczego i tych, którzy pobierają jedno i drugie świadczenie. W odniesieniu do województw do dzisiaj nie ma ustalonej zasady finansowania obsługi obu tych świadczeń, nikt nie wie co oznacza wyraz koszyk, gdyż w funkcjonowaniu jednostki występują wydatki również jednorazowe (nagroda jubileuszowa, zakup sprzętu itp.) - w przeciwieństwie do gmin, które od początku funkcjonują w oparciu o ustawowe regulacje (odpowiednio 3% oraz 1,5%); 3) ilość, przygotowanie do wykonania zadania i duża płynność kadr zgodnie z sugestią MRPiPS z października 2016 r. by pracownikom zajmującym się koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego przydzielać łącznie świadczenie wychowawcze i świadczenia rodzinne, w naszym województwie nie sprawdziła się. W 2017 roku, po zmianach organizacyjnych, poprzedzonych wnikliwą obserwacją, związanych z podziałem całego zespołu na dwa odrębne tj. pracowników zajmujących się wyłącznie świadczeniem wychowawczym oraz świadczeniem rodzinnym ilość tylko wydanych decyzji znacznie wzrosła. W okresie od kwietnia do grudnia 2016 wydano decyzje, a w okresie od stycznia do maja 2017 wydano 2.931; 4) obiektywne, wynikające z Kodeksu pracy tj. urlop wypoczynkowy i absencja chorobowa w 2016 i 2017 roku z tych przyczyn w pracy, statystycznie w każdym miesiącu nie ma 2 pracowników; 5) do ważnych czynników wpływających na realizację zadania jest oprogramowanie firmy Sygnity SA. Oprogramowanie powinno dać możliwość monitorowania zadania po każdym zakończonym miesiącu, ale to może być wdrożone wyłącznie przez dysponenta zadania; 6) na niezałatwione sprawy wpływa również brak odpowiedzi z instytucji zagranicznych również krajowe otrzymujemy po 2 miesiącach (ZUS), oczekiwanie na uchylenie decyzji przez gminę, na komplet dokumentów niezbędnych do załatwienia sprawy. Wyżej przytoczone wyjaśnienie nr 3 Dyrektora ROPS nie znajduje potwierdzenia w ustalonym w trakcie kontroli (na podstawie raportów załatwionych spraw wygenerowanych z systemu Sygnity) stanie faktycznym, z którego wynika, że przed dokonaniem zmian organizacyjnych (przed utworzeniem komórki zajmującej się rozpatrywaniem wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego) mających usprawnić sposób załatwiania spraw tj. w okresie od początku kwietnia do końca grudnia 2016 r. załatwiono spraw, a w okresie od początku stycznia do 9 czerwca 2017 r Natomiast na podstawie skontrolowanej dokumentacji ustalono, że do przyczyn nierozpatrzenia wniosków złożonych do dnia 9 czerwca 2017 r. można zaliczyć: 1) długi termin do czasu podjęcia pierwszej czynności w sprawie, od momentu wpływu wniosku do ROPS. Najkrótszy czas na podjęcie jakichkolwiek działań w sprawie wynosił 2 dni od daty wpływu, a najdłuższy 422 dni, przy czym w przypadku 62 spaw od dnia wpływu do dnia kontroli nie podjęto żadnych czynności w sprawie (1 sprawa z marca br., 1 sprawa z kwietnia br., 60 spraw z maja br.). Średni czas od dnia wpływu wniosku do ROPS do podjęcia pierwszej czynności w kontrolowanych sprawach wynosił 60 dni; 2) prowadzenie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego tej samej rodziny przez 2 różnych pracowników, co w niektórych przypadkach skutkowało np. oczekiwaniem przez jednego pracownika na skompletowanie dokumentów gromadzonych w związku z ustalaniem koordynacji 6/8

7 dot. świadczeń rodzinnych, po czym w końcowej fazie kompletowania wniosku zachodziła konieczność zgromadzenia dodatkowych dokumentów pozwalających na ustalenie koordynacji dot. świadczenia wychowawczego w związku z tym, że w obecnym okresie zasiłkowym w świadczeniu wychowawczym dochody co do zasady ustala się z roku bazowego 2014, a w świadczeniach rodzinnych z 2015; 3) przekazywanie przez organy właściwe do ROPS niekompletnych wniosków, w związku z czym zachodzi konieczność kompletowania spraw o brakującą dokumentację pozwalającą na określenie czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji; 4) przekazywanie do przez organy właściwe do ROPS wniosków niezawierających jakichkolwiek dokumentów pozwalających na ustalenie czy wnioskodawca lub członek jego rodziny przebywa poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji; 5) brak odpowiedzi/podjęcia działań lub długi termin udzielania odpowiedzi przez instytucje zagraniczne, instytucje/jednostki krajowe (ZUS, PUP, gminy, US) na pisma ROPS; 6) nieuzupełnianie przez wnioskodawców w wyznaczonym terminie wniosków o brakujące dokumenty (np. potwierdzające uzyskanie lub utratę dochodów); 7) brak odpowiednich narzędzi (rozwiązań systemowych) pozwalających na ustalenie etapu na którym znajduje się sprawa (jakie podjęto działania, np. czy wysłano zapytanie do odpowiedniej instytucji lub wnioskodawcy i czy wpłynęła na pismo odpowiedź). W przypadku zmian kadrowych, nieobecności pracownika (chorobowe, urlopy itp.) prowadzącego określone sprawy osoba przejmująca jego zadania jak również osoby nadzorujące nie są w stanie niezwłocznie ustalić jakie działania należy jeszcze wykonać, aby móc rozpatrzeć wnioski z zachowaniem ustawowych terminów. III. Stwierdzone nieprawidłowości Na podstawie skontrolowanej dokumentacji należy uznać, że Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu prowadził sprawy z wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego przekazanych przez organy właściwe w trybie art. 16 ustawy do Marszałka Województwa Opolskiego: 1) z naruszeniem terminów określonych w: art i 3 k.p.a. zasady załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki - zgodnie, z którą organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, a sprawy wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (długi termin na podjęcie pierwszych czynności w sprawie od dnia wpływu wniosku do ROPS); art i 2 zgodnie, z którym o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (nie zawiadamiano stron o terminach przedłużenia postępowania); 2) z naruszeniem ogólnych zasad postępowania administracyjnego, tj.: 7/8

8 zasady praworządności (art. 6 k.p.a.); zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów Państwa (art. 8 k.p.a.); zasady informowania stron (art. 9 k.p.a.); IV. zasady szybkości i ograniczonego formalizmu (art. 12 k.p.a.). Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub uprawnieninia funkcjonowania jednostki kontrolowanej W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami na podstawie art. 52 ust. 4 ustawy o kontroli w administracji rządowej zalecam: 1) prowadzenie postępowań na podstawie wniosków przekazanych przez organy właściwe w trybie art. 16 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci do Marszałka Województwa Opolskiego zgodnie z zasadami oraz terminami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 23 ze zm.); 2) niezwłoczne przystąpienie do podejmowania działań w sprawach przekazanych przez organy właściwe do Marszałka Województwa Opolskiego w trybie art. 16 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w których od daty wpływu do ROPS do dnia kontroli nie podjęto żadnych czynności w celu ich weryfikacji. V. Pouczenie Na podstawie art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia Dorota Rutkowska Do wiadomości: Pani Elżbieta Rafalska Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ul. Nowogrodzka 1/3/ Warszawa 8/8

9 9/8