Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu

Transkrypt

1 Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia, ul. Piastowska 14 Skrytka pocztowa 3 PSiZ.II AK Opole, dnia 21 września 2016 r. Pan Adam Różycki Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu ul. Głogowska 25 c Opole Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Opolu (dalej ROPS) 1 w zakresie oceny obsługi realizacji zadania związanego z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych w latach , w aspekcie poprawności liczenia spraw I. Podstawowe informacje dotyczące kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Opolu, ul. Głogowska 25c, Opole; 2. Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 28. ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U z 2015 r., poz. 525 ze zm.), art. 21 ust 1 i 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114 ze zm.) w zw. z art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092); 3. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: obsługa realizacji zadania związanego z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego; b) okres objęty kontrolą: do ; 4. Rodzaj kontroli: doraźna; 5. Tryb kontroli: uproszczony; 6. Termin kontroli: r. 1 zleconej przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pismem z dnia 9 września 2016 r., znak: DSR- III.820.1(5).2016.KKA 1/7

2 7. Cel kontroli: ocena obsługi zadania związanego z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych w przedmiocie poprawności liczenia spraw w okresie od r. do r. 8. Skład zespołu kontrolnego: Agnieszka Kasprzyk inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, upoważnienie nr: PSiZ.II z dnia 14 września 2016 r. przewodnicząca zespołu; Krystian Goetz p.o. kierownika Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, upoważnienie nr: PSiZ.II z dnia 14 września 2016 r.; 9. Kierownik jednostki kontrolowanej: Adam Różycki Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta W wyniku kontroli pozytywnie ocenia się działalność Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu w kontrolowanym zakresie. Opis ustalonego stanu faktycznego ROPS realizuje zadania z zakresu administracji rządowej dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych, finansowane w całości z dotacji z budżetu państwa 2. W kontrolowanym okresie zadania te realizowały dwie komórki organizacyjne ROPS: Referat Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego (dalej KSZS) oraz Sekcja Świadczeń Rodzinnych. W trakcie kontroli przeprowadzonej w dniu r. w Regionalnym Ośrodku Polityki społecznej w Opolu wygenerowano z bazy rekordów dane dotyczące spraw prowadzonych przez Referat Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego (dalej nazywany KSZS) w okresie od r. do r., w tym: liczbę spraw, które wpłynęły do Referatu KSZS, liczbę spraw, które zostały załatwione przez Referat KSZS. Otrzymane dane porównano z wielkościami wykazywanymi przez ROPS w Kwartalnych sprawozdaniach rzeczowo-finansowych z wykonania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji rządowej. 2 w ramach działu 852 Pomoc społeczna, rozdział Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 2210 Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez samorząd województwa 2/7

3 Poniższa tabela przedstawia ustalone wartości: Liczba wpływających spraw Liczba załatwionych spraw Zgodnie z bazą rekordów Zgodnie ze sprawozdaniem rzeczowo-finansowym Zgodnie z bazą rekordów Zgodnie ze sprawozdaniem rzeczowo-finansowym A 3 B 4 A+B A B A+B A B A+B A B A+B Rok I półrocze 2015 r. I półrocze 2016 r W trakcie analizy ww. danych ustalono, że dane wynikające z bazy rekordów różnią się od danych wykazywanych w sprawozdaniach rzeczowo-finansowych. Kierownik Referatu KSZS oświadczył, że wartości podane w sprawozdaniach stanowią rzeczywistą liczbę spraw, a rozbieżności wynikają z błędów systemowych, zgodnie z poniższym: 1) liczba spraw wpływających: a) rok 2015 znaczne różnice w liczbie spraw wpływających w kolumnie B wynikają z błędnego wprowadzania do systemu formularzy przez pracowników. Świadczą o tym błędne numery spraw w wygenerowanym raporcie. Sprawy nieprawidłowo wprowadzone system policzył podwójnie. Faktyczna łączna liczba spraw wpływających wykazana w kolumnie A i B w 2015 r. - to 8027 spraw, tj. zgodna z liczbą wskazaną w sprawozdaniu rzeczowo- finansowym. b) I półrocze 2015 r. znaczne różnice w liczbie spraw wpływających w kolumnie B wynikają z błędnego wprowadzania do systemu formularzy przez pracowników. Świadczą o tym błędne numery spraw w wygenerowanym raporcie. Sprawy nieprawidłowo wprowadzone system policzył podwójnie. Faktyczna łączna liczba spraw wpływających wykazana w kolumnie B w I półroczu to 1818 spraw. c) I półrocze 2016 r. sprawozdania za dwa kwartały w 2016 r. zostały wygenerowane z systemu i przekazane bez dokonywania korekt. System inaczej zliczył wartości do sprawozdań oraz wartości wygenerowane z bazy rekordów. Ponadto, wprowadzając formularze, system sam zmieniał numer sprawy na nieprawidłowy. Nieprawidłowe numery zostały przez system zliczone podwójnie. Problem został zgłoszony do firmy SYGNITY. Firma potwierdziła błąd systemu 5. 2) liczba spraw załatwionych: a) I półrocze 2016 r. sprawozdania za dwa kwartały w 2016 r. zostały wygenerowane z systemu i przekazane bez dokonywania korekt. System sam inaczej zliczył wartości do sprawozdań oraz wartości wygenerowane z bazy rekordów. Ponadto wprowadzając formularze system sam zmieniał numer sprawy na nieprawidłowy. 3 liczba rozpatrywanych spraw i dokumentów wysłanych do instytucji zagranicznej oraz otrzymanych odpowiedzi na potrzeby ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych wypłacanych w Polsce 4 liczba rozpatrywanych spraw i dokumentów otrzymanych z instytucji zagranicznych oraz wysłanych odpowiedzi na potrzeby ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych wypłacanych za granicą 5 Wykaz zgłoszeń błędów w programie SR przekazana przez ROPS w Opolu firmie Sygnity w 2016 r. stanowi załącznik do sprawozdania 3/7

4 Nieprawidłowe numery zostały przez system zliczone podwójnie. Problem został zgłoszony do firmy SYGNITY. Firma potwierdziła błąd systemu. Po dokonaniu weryfikacji liczby spraw wygenerowanych z bazy rekordów w stosunku do danych zawartych w sprawozdaniach kwartalnych, do kontroli wytypowano 30% spraw z bazy rekordów, w których powtarzały się te same dane osobowe wnioskodawców. Wyniki kontroli przeprowadzonej w dniu r. potwierdziły ustalenia kontroli przeprowadzonej w dniach: r r., na podstawie, której ustalono, że sposób liczenia spraw, w Regionalnym Ośrodku Polityki Społecznej w Opolu, związanych z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego jest zgodny z definicją sprawy zawartą w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych, w pkt 3 objaśnień do kwartalnego sprawozdania rzeczowo-finansowego z zakresu świadczeń rodzinnych, zawierającego informację o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych. W ROPS sprawy rejestrowane są na podstawie wytycznych zawartych w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu Nr 9/03 z dnia 7 maja 2003 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej ROPS w Opolu, zmienionego Zarządzeniem nr 8/13 Dyrektora Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Opolu z dnia 7 maja 2013 r. w sprawie zmiany instrukcji kancelaryjnej Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej. Do rejestracji spraw wykorzystuje się następujące numery wynikające z jednolitego rzeczowego wykazu akt: I. 0 - Zarządzanie współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi: z ministerstwami i urzędami centralnymi (sprawy prowadzone wyłącznie przez kierownika Referatu); z organami samorządu terytorialnego (sprawy prowadzone wyłącznie przez kierownika Referatu); z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi ( sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych referatu zawierają dokumentację związaną z wydaniem zaświadczeń); współpraca z zagranicą 082 wymiana dokumentacji i informacji (sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych Referatu zawierają dokumentację dotyczącą: odsyłania pism, przekazania wniosków, transferu) II. 4 - Polityka społeczna ogólne zasady polityki społecznej regionu: 4040 koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego (sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych Referatu zawierają dokumentację prowadzoną od wniosku o ustalenie uprawnień do świadczeń rodzinnych poprzez załączniki, korespondencję w danej sprawie w tym międzynarodową, formularze do wydawania decyzji administracyjnej. Dokumentacja sprawy zawiera również odwołania i decyzje organu odwoławczego łącznie z postępowaniem egzekucyjnym w sprawie nienależnie pobranych świadczeń); koordynacja zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia opiekuńczego z określeniem czasowym (sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych Referatu zawierają dokumentację prowadzoną od wniosku o ustalenie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia opiekuńczego dla osób z określonym terminem orzeczenia o niepełnosprawności - poprzez załączniki, korespondencję w danej 4/7

5 sprawie w tym międzynarodową, formularze do wydawania decyzji administracyjnej. Dokumentacja sprawy zawiera również odwołania i decyzje organu odwoławczego łącznie z postępowaniem egzekucyjnym w sprawie nienależnie pobranych świadczeń); koordynacja zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia opiekuńczego bezterminowo (sprawy prowadzone przez pracowników merytorycznych Referatu zawierają dokumentację prowadzoną od wniosku o ustalenie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i świadczenia opiekuńczego dla osób, którym orzeczono niepełnosprawność na stałe - poprzez załączniki, korespondencję w danej sprawie w tym międzynarodową, formularze do wydawania decyzji administracyjnej. Dokumentacja sprawy zawiera również odwołania i decyzje organu odwoławczego łącznie z postępowaniem egzekucyjnym w sprawie nienależnie pobranych świadczeń). Rejestracja spraw (4040, 4042, 4043) od 2004 roku odbywa się w następujący sposób: 1) każdy wniosek o świadczenia w kraju stanowi odrębną sprawę. Sprawa rejestrowana jest tylko raz, zgodnie z instrukcja kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt. Każde pismo w tej samej sprawie zawiera ten sam numer. Korespondencja w sprawie nie jest oddzielnie rejestrowana, tylko dołącza się ją do sprawy; 2) każdy wniosek przysłany z instytucji zagranicznej stanowi odrębną sprawę. Sprawa rejestrowana jest tylko raz, zgodnie z instrukcja kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt. Każde pismo w tej samej sprawie zawiera ten sam numer. Korespondencja w sprawie nie jest oddzielnie rejestrowana, tylko dołącza się ją do sprawy; 3) w sytuacji, gdy jedna osoba składa kilka wniosków np.: o zasiłek rodzinny, świadczenie pielęgnacyjne, zasiłek pielęgnacyjny dla dziecka to każdy wniosek rejestrowany jest jako oddzielna sprawa, ale koordynacja jest ustalana raz dla wszystkich spraw. Dodatkowo, ustalenie koordynacji nie stanowi odrębnej sprawy. Sprawę otwiera wniosek, a nie ustalenie koordynacji; 4) w sytuacji, gdy strona złoży wniosek (za pośrednictwem poczty) bezpośrednio do ROPS, to wniosek taki jest przekazywany do organu właściwego na podstawie art k.p.a. Taka sprawa nie jest wykazywana w sprawozdaniach kwartalnych. Dopiero, gdy wniosek zostanie przekazany przez organ właściwy w trybie art. 23 a ustawy o świadczeniach rodzinnych, wniosek jest rejestrowany i wykazywany w sprawozdaniu jako nowa sprawa; 5) w sytuacji, gdy np. wniosek składa samotna matka dzieci, które pochodzą z różnych związków, a ojciec każdego dziecka przebywa w innym państwie członkowskim sprawa jest rejestrowana jako jedna, mimo że koordynacja ustalana jest oddzielnie z każdym państwem. Ustalenie koordynacji nie stanowi odrębnych spraw; 6) zapytania instytucji zagranicznych na formularzach E400 i dokumentach SED dotyczące jednej rodziny stanowią jedną sprawę; 7) jeżeli instytucja zagraniczna przekazuje wniosek wraz z SED lub E400 sprawa jest rejestrowana raz - na wniosek, natomiast dołączony formularz uznawany jest za korespondencję związaną z zarejestrowanym wnioskiem, a nie za oddzielną sprawę. Na podstawie dokumentacji poddanej kontroli ustalono, że w każdym przypadku pracownik zakładał sprawę na wniosek strony, a sytuacje, w której do jednego wnioskodawcy przypisywano kilka numerów spraw wynikały z: 1) przekazania do ROPS wniosków dotyczących różnych okresów zasiłkowych, np.: 2012/2013, 2013/2014, 2014/2015, lub 2) wnioskowania o ustalenie prawa do różnych świadczeń, np.: do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego; do świadczenia pielęgnacyjnego; do dodatku do zasiłku rodzinnego tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego; do zasiłku pielęgnacyjnego; 5/7

6 do świadczenia pielęgnacyjnego. III. IV. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: nie dotyczy Na podstawie art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185, poz. 1092) kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia Mieczysław Wojtaszek Sprawę prowadzi: Agnieszka Kasprzyk inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia tel Załączniki: 3 1. Kwartalne sprawozdaniach rzeczowo-finansowych z wykonania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające informacje o realizacji zadań z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczących świadczeń rodzinnych, w tym o kosztach realizacji zadania zleconego z zakresu administracji rządowej 2. Baza rekordów 3. Wykaz zgłoszeń błędów w programie SR przekazana przez ROPS w Opolu firmie Sygnity Do wiadomości: 6/7

7 Pan Bartosz Marczuk Podsekretarz Stanu w MR,PiPS u. Nowogrodzka 1/3/ Warszawa 7/7