Dotacje na innowacje Inwestujemy w Waszą przyszłość. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Poznań, dnia 11 grudnia 2013 r. Zamawiający: DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński ul. Winogrady Poznań Tel Zapytanie ofertowe Zapytanie dotyczy zakupu usług informatycznych polegających na stworzeniu i wdrożeniu systemu B2B integrującego współpracę Zamawiającego i jego Partnerów oraz przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej. Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W związku z realizacją projektu Wdrożenie systemu B2B integrującego współpracę Wnioskodawcy i Partnerów współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński, zaprasza do składania ofert na usługi informatyczne i eksperckie obejmujące: a) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej obejmującej: analizę struktury bazy danych systemów wykorzystywanych przez Zamawiającego oraz Partnerów - określenie i opis rodzaju użytej bazy danych; - określenie i opis rodzaju kodowania znaków; - analiza struktur tabel; - badanie możliwości uploadu do bazy danych; procesy weryfikacji danych: - sprawdzenie poprawności plików elektronicznych z dokumentami papierowymi; - sprawdzenie mapowania indeksów w bazach partnerów i w bazie Drukpoznan.pl; analizę procedur bezpieczeństwa: - analizę backupów; - opis polityki bezpieczeństwa w firmie (hasła, wygaszacze ekranu, dostęp do komputerów, świadomość użytkownika); 1

2 b) stworzenie systemu B2B faza projektowania: opracowanie mechanizmu łączącego bazy danych systemów obecnie używanych w firmach partnerskich; zaprojektowanie portalu B2B o niezbędnej funkcjonalności do przeprowadzenia integracji między partnerami, a firmą; opracowanie standardów komunikacji z partnerami, odpowiednie typy komunikatów opracowanie standardów dokumentów nie objętych w standardzie EDI, tj. raportów, które będą mogły być integrowane z systemami partnerów; przygotowanie interfejsu dla tworzonej platformy B2B wraz ze wszystkimi jej elementami składowymi (opracowanie schematu mockupowego, konsultacje, opracowanie projektu graficznego Platformy) c) stworzenie systemu B2B faza programowania: stworzenie mechanizmów komunikacji między partnerami: - stworzenie połączeń ODBC między bazami danych; - zaprogramowanie mechanizmów wymiany plików; - stworzenie mechanizmów kodowania plików do formatu XML; - stworzenie uploadera plików umożliwiającego wysyłkę http, FTP, SMTP; wdrożenie procedur bezpieczeństwa (ustalenie metody tworzenia i przetrzymywania haseł, ustalenie wagi haseł, ustalenie rodzajów dopuszczalnych połączeń do serwera); konfiguracja serwerów: ustawienie mechanizmów uploadu plików; zainstalowanie systemu na serwerze dedykowanym; konfiguracja load balancing i recovery; konfiguracja firewall; konfiguracja backup; konfiguracja wdrożeń GIThub; konfiguracja baz danych; sprawdzenie poprawności; symulacja disaster recovery; konfiguracja Jaili; przygotowanie i implementacja w aplikacji interfejsu; opracowanie dodatkowych standardów wymiany plików nie objętych standardem EDI; wdrożenie systemu EDI; wdrożenie podpisu elektronicznego w aplikacji; uruchomienie systemu, eliminacja błędów, testy poprawności działania (testy backupów, przywracania danych, przełączania się na serwer backupowy w razie awarii serwera głównego, testy poprawności); d) wdrożenie systemu B2B: przetestowanie platformy we współpracy z partnerami, eliminacja ewentualnych błędów. Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia: W ramach projektu ma zostać stworzona platforma B2B zintegrowana z systemem zarządzania produkcją oraz z systemem RAKS firmy Drukpoznan.pl. Platforma będzie miała za zadanie udostępnianie, magazynowanie oraz odbieranie plików wymiany. Platforma ponadto będzie odpowiadała za dekodowanie plików na odpowiednie formaty kompatybilne z systemami partnerów oraz z systemami Zamawiającego (projekty do systemu zarządzania produkcją a dokumenty handlowe do systemu RAKS). Platforma także umożliwi przeglądanie archiwalnych plików zamieszczonych na platformie. Cała aplikacja będzie działała na serwerze zewnętrznym (poza firmą) dzięki czemu uniknie się problemów związanych z dostępnością serwera. Platforma umożliwi wymianę informacji odpowiednich dla danego partnera. Partner w ustawieniach swojego konta będzie mógł wybrać z jakiego systemu korzysta - w tym momencie mechanizmy platformy dostosują wszystkie pliki dla partnera będą one kodowały w danym dla niego formacie. Dostęp do platformy będzie odbywał się poprzez szyfrowany protokół https. Możliwość uploadu i downloadu 2

3 plików będzie także przez klienta smtp na indywidualne skrzynki partnerów oraz poprzez klienta ftp z indywidualnego folderu partnera. System ten będzie integrował systemy trzech partnerów, z którym Wnioskodawca Współpracuje. Z punktu widzenia Wnioskodawcy jest to jeden całościowy system, obsługujący jeden proces biznesowy, na który składają się następujące czynności: 1) Składanie zamówień zamówienia będą składane drogą elektroniczną z podpisem elektronicznym co zagwarantuje wierzytelność osoby składającej zamówienie. 2) Generowanie projektu Projekt będzie generowany z zamówienia co pomoże w rozliczaniu projektu oraz ułatwi problemy wynikające z ewentualnej reklamacji 3) Generowanie oraz wysyłka faktur faktury będą wysyłane drogą elektroniczną, opatrzone będą podpisem elektronicznym i przez to będą bardziej wiarygodne dla osoby odbierającej fakturę. W łatwy sposób będzie można prześledzić kto daną fakturę wystawił oraz zostanie wyeliminowana jakakolwiek możliwość ingerencji w daną fakturę. W ramach projektu wprowadzona zostanie także wymiana dokumentów w standardzie EDI. Elektroniczna wymiana dokumentów w standardzie EDI zostanie wykorzystana do wymiany dokumentów handlowych (faktury, zamówienia). Zostanie wprowadzony zaawansowany podpis elektroniczny. Podpis ten zagwarantuje wzrost bezpieczeństwa wymienianych dokumentów oraz danych pomiędzy podmiotami. Podpis elektroniczny będzie wykorzystywany w realizacji następujących procesów biznesowych: Zamówienia wychodzące do Partnera i przychodzące od Partnera w każdym wypadku będą podpisane elektronicznie i przygotowane w standardzie równoważnym do EDI XML. Automatyzacja zamówień ułatwi komunikację między partnerami, a wykorzystanie podpisu elektronicznego zwiększy bezpieczeństwo przesyłanych danych, umożliwi weryfikację ich prawdziwości oraz zmniejszy prawdopodobieństwo realizacji niewłaściwych projektów. Projekty każda ingerencja w harmonogram projektu zostanie opatrzona podpisem elektronicznym tak aby działania były skoordynowane. Wyeliminuje to komunikację telefoniczną, mailową dotyczącą pracy nad projektem a w szczególności nad zmianami terminów zarówno po stronie Drukpoznan.pl jak i po stronie partnerów. Zapewni to wiarygodność przesyłanych danych. Faktury faktury będą wymieniane w standardzie równoważnym do EDI (XML) z podpisem elektronicznym, co zwiększy wiarygodność dokumentu, która zapewni bezpieczeństwo przy współpracy z partnerami (brak możliwości edytowania faktur) Opisywane powyżej przypadki/sytuacje do tej pory wymagały i będą wymagały potwierdzenia przez obie strony (Wnioskodawcę i Partnera). Zastosowanie podpisu elektronicznego pozwoli nie tylko na zminimalizowanie ilości materiałów papierowych, ale przyśpieszony zostanie również proces realizacji zleceń. Dokumenty i informacje przekazywane będą drogą elektroniczną w sposób natychmiastowy, a dzięki zaawansowanemu podpisowi elektronicznemu ich autentyczność nie będzie budzić wątpliwości. 3

4 II. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Z OFERENTAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z oferentami jest Łukasz Chęciński Wszelkie zapytania w sprawie ofert prosimy kierować drogą mailową na adres: lukasz@drukpoznan.pl III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy spełniali następujące warunki udziału w postępowaniu: posiadali wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy Powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat, licząc do dnia złożenia oferty, posiada doświadczenie w tworzeniu i wdrażaniu co najmniej 5 systemów B2B dedykowanych dla branży tożsamej z branżą Zamawiającego. W celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą cenową wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, również wykonywanych wdrożeń systemu, o którym mowa powyżej, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania oraz odbiorców. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia o udzielenie wyjaśnień w stosunku do załączonego wykazu oraz do dostarczenia dokumentów potwierdzających, że zrealizowane dostawy zostały wykonane należycie (np. referencje, listy polecające, protokoły odbioru, itp.). Zamawiający zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji przekazanych w ramach przedłożonych ofert cenowych oraz pozostałych dokumentów, czy wyjaśnień z nimi związanych. IV. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: nazwę i adres oferenta; datę sporządzenia; opis przedmiotu oferty, nawiązujący do elementów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym; całkowitą wartość oferty (netto i brutto); przewidywany czas realizacji; proponowany termin gwarancji na system; termin ważności oferty; podpis osoby upoważnionej do składania ofert handlowych. Do oferty należy przedłożyć również dokument, o którym mowa w pkt. III niniejszego zapytania. Oferta powinna być przesłana na adres: DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński, ul. Winogrady 28, Poznań lub drogą mailową na adres: biuro@drukpoznan.pl Przy sporządzaniu ofert zaleca się korzystanie z wzoru oferty cenowej, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. Termin składania ofert upływa w dniu: r. o godz. 15:00. Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. 4

5 V. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Kryterium Waga kryterium Maksymalna liczba punktów 1 Cena 70% 50 pkt. 2 Czas realizacji zamówienia 30% 50 pkt. Razem 100% 100 pkt. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna w zbiorze - cena oferty badanej - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji zamówienia maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: - ilość przyznanych punktów - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w miesiącach) - czas realizacji badanej oferty (w miesiącach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. 5

6 VI. Istotne postanowienia umowy 1. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i wszelkie działania związane z realizacją projektu powinny uwzględniać odpowiednie przepisy szczegółowo regulujące postępowanie w projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych. 2. Wynagrodzenie brutto obejmuje wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty oraz wszystkie inne koszty wykonania przedmiotu umowy. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z umową, a w szczególności zgodnie z wymaganiami projektu opisanymi w części I, w terminie określonym w harmonogramie zawartym w umowie. 4. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie zaplecze techniczne i informatyczne, wraz z łączem internetowym i serwerami niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 5. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy wyłącznie w następujących wypadkach, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa: a) Zamawiający może odstąpić od umowy gdy: Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn przerwał realizacje prac i ich nie realizuje przez nieprzerwany okres 14 dni, pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego do kontynuacji prac. Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn, nie rozpoczął prac i ich nie rozpoczyna pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego; Wykonawca pozostaje w zwłoce przekraczającej 14 dni zakończeniem całości prac i pomimo wyznaczenia przez Zamawiającego na piśmie dodatkowego odpowiedniego terminu na zakończenie prac pod rygorem odstąpienia od umowy, nie wykona ich we wskazanym terminie; b) Wykonawca może odstąpić od umowy gdy: Zamawiający opóźnia sie z zapłatą należności Wykonawcy wynikających z umowy co najmniej 14 dni i pomimo wezwania na piśmie przez Wykonawcę nie zapłaci tych należności w dodatkowym terminie 14 dni. Zamawiający nie wykonuje swoich obowiązków w zakresie współpracy potrzebnej dla wykonania umowy i pomimo wezwania przez Wykonawcę na piśmie i wyznaczenia dodatkowego odpowiedniego terminu na zapewnienie takiej współpracy, nie wypełni swych obowiązków we wskazanym terminie. 6. Wezwania do usunięcia naruszeń umowy oraz odstąpienie od umowy muszą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z podaniem uzasadnienia. 7. W przypadku odstąpienia od umowy przez stronę, Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonane prace zgodnie z protokołami odbioru, chyba że mają one wady stanowiące podstawę do odmowy dokonania odbioru. 8. W sprawach nie uregulowanych w umowie stosuje sie przepisy Kodeksu cywilnego. 6

7 VII. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. DRUKPOZNAN.PL Łukasz Chęciński nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Załączniki: 1. Wzór oferty cenowej. 7