Instrukcja do programu WinEwib

Transkrypt

1 Instrukcja do programu WinEwib

2 Spis treści strona 3 1 Ogólne informacje o programie 2 Opis głównego menu Główne moduły programu Ewidencja budynków Karta budynku - Zarządzanie Grupami danych budynku - Przypisanie danych z Księgi Wieczystej Stan finansowy budynku Przeglądy - Dodawanie nowego przeglądu - Historia przeglądów / Modyfikacja przeglądów Plan remontów Awarie - Dodawanie nowej awarii - Edycja awarii / modyfikacja awarii / Zmiana awarii na remont Remonty - Dodawanie nowego remontu - Edycja remontu / modyfikacja remontu Alarmy Narzędzia administratora Słownik systemowy Prawa użytkowników Setup 31 6 Szablony brak opisu Dodatkowe moduły programu Wnioski Karta wolnego lokalu

3 Rozdział 2 Opis głównego menu Główne menu programu składa się z następujących akcji: 1. Plik Zakończ program 2. Zasoby umożliwia wejście do Ewidencji kartoteki budynków od tego modułu rozpoczynamy pracę z programem 3. Alarmy umożliwia podgląd remontów, awarii oraz przeglądów z datami ustawionymi jako wymagające natychmiastowej interwencji 4. Przeglądy umożliwia wejście do modułu Przeglądów okresowych dodawanie nowego przeglądu budynku oraz lokalu, wyświetlanie historii przeglądów 5. Pustostany umożliwia podgląd/zmianę wolnych lokali 6. Rejestr wniosków rejestr wniosków oraz dodawanie nowych wniosków o nabycie lokalu wolnostojącego ( pustostan) 7. Korekty pokazuje okno informacyjne o awariach zapisanych jako remonty 8. Narzędzia administratora umożliwia uzupełnianie / modyfikację słowników, nadawanie uprawnień dla użytkowników 9. Setup ustawiania parametrów programu 10. Szablony tworzenie raportów / wydruków 3

4 Rozdział 3 Główne moduły programu 3.1 Ewidencja budynków Jest to można powiedzieć podstawowe okno programu, z którego wybieramy poszczególne moduły programu dotyczące wprowadzania zmian na budynkach lub lokalach. Szybkie wyszukiwanie umożliwia nam wbudowana zaawansowana wyszukiwarka, którą można w każdym momencie uruchomić poprzez kliknięcie na ikonę z lupą. Wyszukiwać możemy według kilku podstawowych kryteriów, a mianowicie : - wg nr ewidencyjnego budynku - wg nazwy ulicy wpisując kilka początkowych liter nazwy, program automatycznie zawęża zakres poszukiwanej nazwy. Możemy oczywiście wpisać całą poszukiwaną nazwę ulicy - wg rodzaju własności np. własność gminy, wspólnota - wg typu budynku np. - wg wyposażenia - wg instalacji - wg nazwy wspólnoty - wg numery księgi wieczystej 4

5 - wg numeru działki Po zaznaczeniu w lewym dolnym rogu okienka Wyszukiwanie zaawansowanie zamiast pola Nr ewidencyjny pojawia nam się pole wyboru Oddziału Eksploatacji a pole Ulica zmienia się w pole wyboru z ulicami z danego OE. Po zaznaczeniu natomiast okienka Wyszukaj remont mamy możliwość wyszukiwania wpisanych do programu remontów wg Nazwy wykonawcy, Rodzaju remontu, Nr umowy remontowej, czy też Nr faktury za remont. Pola wyszukiwarki Główne menu Ewidencji Budynków Po wyborze odpowiedniego budynku z wyszukiwarki, lub bezpośrednio z kartoteki, możemy skorzystać z modułów dotyczących interesującego nas budynku. Służy do tego górna listwa z ikonami w oknie Ewidencja budynków. Kolejno mamy do dyspozycji: - wyświetlenie okna głównego kartoteki budynków - wyświetlenie okna karty danego budynku - pokazanie stanu finansowego budynku - uruchomienie modułu awarii na budynku - wyświetlenie wyszukiwarki - uruchomienie modułu remontów na budynku 5

6 Kartoteka budynków Zamknij Okno Stan finansowy budynku Karta budynku Remonty budynku Przejście do kartoteki lokali Wyszukiwarka budynków Wydruki Awarie budynku Bardzo podobnie przedstawia się listwa przycisków dotyczących lokali. Zamknij Okno Przejście do kartoteki budynków Karta lokalu Wydruki Kartoteka lokali 6 Stan finansowy lokalu Awarie budynku Wyszukiwarka lokali Remonty lokalu

7 3.2 Karta budynku Dodawanie / modyfikacja Grupa grup/ danych budynku danych dostępne dla Administratora budynku Zarządzanie Grupami danych budynku Podgrupy danych budynku Okno dodawania nowej Grupy Danych Okno wyświetlają Wprowadzanie ce istniejąca danych (wartości) z menu podręcznego. Grupę danych Pole dodawania stałych danych do menu wyboru Pole daty, umożliwiające przegląd danych pełnymi miesiącami Dane budynku Okno dodawania nowego elementu w grupie danych Edytowalne pole danych Przycisk wyboru dokumentu lub zdjęcia dodawanego do danych budynku Okno wprowadzania, zmiany danych wartości. Aby zmienić określoną daną wartość, czy też informację klikamy dwukrotnie myszką w pole tej wartości i w nowym oknie wybieramy z listy rozwijalnej nową wartość. Listę rozwijana modyfikuje Administrator w module oznaczonym symbolem G+. Program umożliwia modyfikacje istniejących danych wyświetlanych kolorem niebieskim. Dane wyświetlane czarną czcionką pochodzą z bazy WinSarcz i nie możemy ich zmieniać. 7

8 Przypisanie danych z Księgi Wieczystej Okno danych z Księgi Wieczystej Przycisk wywołujący okno dodawania danych KW Poniżej okno dodawania danych z Księgi Wieczystej 8

9 3.3 Stan finansowy budynku Powyższe okno pobiera automatycznie dane z programu WinSarcz 9

10 3.4 Przeglądy Do modułu wchodzimy poprzez menu główne wybierając akcję Przeglądy Z rozwiniętej listy mamy do wyboru: - Dodawania nowego przeglądu do wybranego wcześniej z kartoteki budynków - Wyświetlenie historii przeglądów budynku - Dodawanie nowego przeglądu do wybranego wcześniej z kartoteki lokalu - Wyświetlenie historii przeglądów lokalu Program umożliwia zapisy przeglądów rocznych, pięcioletnich i doraźnych. Wyboru danego rodzaju przeglądów dokonujemy w oknie Dodawania nowego przeglądu. 10

11 Dodawanie nowego przeglądu Dodawanie nowego przeglądu sprowadza się do wybrania z list rozwijanych Nazwy przeglądu oraz Podtypu przeglądu, oznaczenia czy jest to Przegląd roczny, 5 letni, czy też Przegląd doraźny. Następnie wypełniamy wszystkie wymagane pola dotyczące Wykonawcy, dat, kosztów. Ewentualnie całość możemy uzupełnić o opis przeglądu, lub też zalecenia wynikające z przeprowadzonego przeglądu. 11

12 Historii przeglądów / Modyfikacja przeglądu Historię przeglądów uruchamiamy również poprzez główne menu, z którego wybieramy Przeglądy na następnie Historię przeglądu budynku, lub lokalu i z kolejnej listy rozwijanej okres przeglądu. Z tego poziomu możemy również zmodyfikować istniejący przegląd. Wystarczy, ze znajdziemy interesujący nas przegląd a następnie wciśniemy przycisk edycji przeglądu rys poniżej. Przycisk wyświetlający okno edycji wybranego przeglądu Menu rozwijane umożliwiające wybór podtypu przeglądu 12 Wybór daty dotyczącej przeglądu

13 3.5 Plan remontów Okno planowanych remontów uruchamiamy z głównego menu z akcji Remonty, a następnie klikając w Plan remontów budynków. Do wyboru mamy klika podstawowych filtrów warunkowych zawężających w razie potrzeby wyniki wyszukiwania. W każdym momencie możemy skorzystać również z zakresu wyszukiwania określonego przedziałem dat poprzez wybór określonych terminów w prawym górnym rogu okna. Gotowe zestawienie planu remontów możemy wydrukować klikając w przycisk z symbolem drukarki. 13

14 3.6 Awarie Moduł Awarie służy do ewidencji awarii zgłaszanych przez lokatorów do działu pogotowia technicznego. Działa w identyczny sposób dla całych budynków jak i do poszczególnych lokali. Wejść do modułu możemy za pośrednictwem ikony z literką A na głównej listwie okna Ewidencji budynków. Po uruchomieniu modułu do dyspozycji mamy trzy nowe ikonki. Przeznaczenie tych przycisków opisuje poniższy rysunek. Uruchamianie i zamykanie modułu Awarii Dodawanie nowej awarii Edycja zapisanej awarii 14

15 Dodawanie nowej awarii Dodawanie nowej awarii rozpoczynamy od uruchomienia nowego okna za pomocą przycisku A+. Z list rozwijanych wybieramy zdefiniowane wcześniej w słowniku dane Pole Nr awarii uzupełniane automatycznie Wolne pole tekstowe, w którym możemy opisać dodatkowe informacje dotyczące zgłoszonej awarii Podczas wprowadzania informacji o nowo zgłoszonej awarii wypełniamy wszystkie wolne pola w karcie awarii zgłoszenie. Jedynie pole Nr awarii pozostawiamy puste, gdyż w tym miejscu program nada automatycznie nr awarii w formacie numer kolejny/rok. Będzie on widoczny podczas edycji zapisanej awarii. Zapis o nowej awarii kończymy przyciskiem Dodaj w prawym dolnym rogu okna. Edycja awarii / Modyfikacja awarii 15

16 W celu edycji / modyfikacji zapisanej wcześniej awarii klikamy w ikonkę Edytuj awarię budynku. Wybieramy Budynek, Awarię oraz podtyp awarii do edycji Następnie pojawia nam się nowe okno Edycji awarii. 16 Przycisk : Edytuj awarię budynku

17 Po dokonaniu potrzebnych zmian klikamy w przycisk Popraw. Na tym etapie możemy również zamienić awarię na remont. Klikami na przycisk Przerzuć awarię jako remont i pojawia nam się okno Korekty awarii, identyczne z oknem dodawania nowego remontu. Aby awaria została zapisana jako remont, musimy tak jak to jest w przypadku dodawania nowego remontu, uzupełnić wszystkie wymagane pola, począwszy od wyboru typu i podtypu remontu, Wykonawcy, Inspektora nadzoru itd. Po zakończeniu wpisywania danych klikamy w przycisk Wykonaj korektę awarii Wypełniamy wszystkie wymagane pola. Zapisuje awarię jako remont 17

18 Wynik naszej pracy możemy sprawdzić wchodząc poprzez menu główne do akcji Korekty Awarii Zmieniona przez nas awaria widoczna jako remont w ostatnim wierszu tabeli Ten nowo dodany remont będzie również widoczny w oknie remontów Remont przepisany z awarii 18

19 3.7 Remonty Moduł Remonty służy do zapisu wszystkich informacji dotyczących remontów planowanych i wykonywanych tak dla całego budynku jak i dla poszczególnych lokali. Wejść do modułu możemy klikając w ikonkę z symbolem klucza z głównego menu Ewidencji budynków. Po uruchomieniu modułu do dyspozycji mamy trzy nowe ikonki. Przeznaczenie tych przycisków opisuje poniższy rysunek. Dodawanie nowego remontu Edycja karty remontu Przycisk Wejścia / Wyjścia z modułu Remontów Opcje filtrowania kategorii remontów Przycisk Odśwież dane Dodawanie nowego remontu Aby dodać nowy remont klikamy w ikonkę R+. Ukazuje nam się okno dodawania nowego remontu. Z list rozwijanych wybieramy poszczególne, zdefiniowane wcześniej przez Administratora w Słowniku dane podstawowe remontu, tj np. Przedtyp ( kategoria remontu bieżący, generalny itd.), następnie typ remontu np. Wymiana stolarki okiennej oraz Podtyp remontu czyli w tym wypadku wymiar okna. Jeśli przy wpisywaniu remontu nie podamy jego daty zakończenia remont ten będzie automatycznie zapisany do Planów remontów. Jak również na określoną ilość dni przed upływem planowanej daty zakończenia danego remontu będziemy powiadomieni poprzez wyświetlający się Alarm o zbliżającym się terminie. Okno dodawania nowego remontu przedstawia poniższy rysunek 19

20 20

21 Edycja remontu / Modyfikacja remontu Wprowadzone wcześniej remonty widoczne są w głównym oknie modułu remontów. Na tym etapie możemy korzystać z filtrów pomocnych przy wyszukiwaniu wg podstawowych kategorii remontów. Przycisk Edycji remontu Lista rozwijana podtypów Po znalezieniu interesującego nas remontu, możemy go edytować w celu podglądu zawartości, lub modyfikacji. Jeśli w danym remoncie wykorzystujemy kilka podtypów remontu np. stolarki okiennej o różnych wymiarach, wtedy podczas edycji remontu i zaznaczeniu opcji Podtypy, pokazują nam się wszystkie wpisane podtypy dotyczące tego remontu, równocześnie zmieniają się wszystkie dane dotyczące danego podtypu. 21

22 Opcja wyświetlania podtypów Poniższy rysunek pokazuje możliwości użycia dwóch przeszukiwań i edycji remontu według podtypu. Po pierwsze jak już to zostało wcześniej powiedziane możemy z głównego okna Remontów wybrać z listy rozwijanej dotyczącej interesującego nas remontu podtyp w tym wypadku wymiar okna 130x150 lub 100x130. Po drugie edytując interesujący nas remont możemy zaznaczyć Podtypy i również otrzymamy zestawienie podtypów czyli wymiarów jakie zostały użyte w tym remoncie. 22

23 3.8 Alarmy Moduł programu Alarmy dostępny z menu głównego z akcji Alarmy działa na zasadzie tzw. przypominacza. Operator może ustalić okres dla planowanej daty zakończenia remontu, zakończenia gwarancji oraz kolejnego przeglądu, przed upływem którego program rozpocznie przypominanie o terminie zakończenia remontu, czy też wykonania kolejnego przeglądu. Parametr ten w postaci dziennej możemy ustalić w okienku Przypominacz dostępnym z akcji Alarmy. Przypomnienie będzie widoczne jako wpis czerwoną czcionką w kartotece budynków, lub jeśli dotyczył lokalu, w kartotece lokali. Podświetlone na czerwono w kartotece budynków przypomnienie o zbliżającym się terminie zakończenia remontu 23

24 Przypomnienie takie będzie również widoczne w Wykazie remontów alarmujących dostępnym w akcji Alarmy w menu głównym Na podobnej zasadzie działa przypominacz Przeglądów, Awarii i Remontów z kończącą się datą gwarancji.. Z tą tylko różnica, że oprócz filtrowania według daty, tak jak to jest w przypadku remontów, dostępne w wykazach alarmów są dodatkowe, zdefiniowane filtry. Dodatkowe 3 zdefiniowane filtry, umożliwiające dokładniejsze wyszukiwanie awarii alarmujących 24

25 Dodatkowe 7 zdefiniowanych filtrów, umożliwiających dokładniejsze wyszukiwanie przeglądów alarmujących Dodatkowo możemy Włączyć lub Wyłączyć wyświetlające się słowo Alarm na głównym pasku Ewidencji budynków. Opcja dostępna również z akcji Alarmy. 25

26 Rozdział 4 Narzędzia Administratora 4.1 Słownik Systemowy Wchodząc z menu głównego do akcji Narzędzia Administratora do dyspozycji mamy moduł zarządzający słownikami nazw w programie. W module ty możemy dodawać nazwy dotyczące remontów, typów, podtypów awarii, nazwisk inspektorów nadzoru, firm wykonujących przeglądy, remonty itd. Aby dodać jakikolwiek wpis musimy być zalogowani jako Administrator programu. Po kliknięciu któregokolwiek przycisku Dodaj, w prawym dolnym rogu okienka pojawia nam się pole do wpisania hasła Administratora. Po wpisaniu hasła, mamy pełny dostęp do edycji i modyfikacji słowników. Jeśli pole to jest zaznaczone, wpisywana nazwa dodana zostanie także do słownika lokali Wpisz hasło Administratora 26

27 Słowniki tworzymy w sposób następujący: w polu Dodaj nową nazwę remontu do słownika wpisujemy interesujący nas remont. Następnie klikamy w przycisk Dodaj. Jeśli chcemy zmienić wpisana nazwę, wtedy z menu rozwijanego Nazwa remontu wybieramy interesujący nas remont, a w polu Dodaj nową nazwę remontu do słownika wpisujemy poprawioną nazwę i następnie klikamy w przycisk Zamień. W przypadku gdy dany remont dzieli się na podtypy z menu rozwijanego wybieramy interesująca nas nazwę remontu, a w polu Dodaj nowy podtyp do remontu wpisujemy nazwę podtypu i następnie znów klikamy w przycisk Dodaj umieszczony obok. Aby wpisy wykonywane w słowniku budynków widoczne były również w słowniku lokali musimy wcześniej zaznaczyć pole Dodaj również do słownika lokali. Jeśli uzupełniamy słowniki lokali, to wprowadzane tam zmiany nie będą widoczne w słownikach budynków. 27

28 4.2 Prawa użytkowników Drugim modułem w Narzędziach administratora jest moduł nadawania praw użytkownikom. Prawa dla poszczególnych użytkowników nadajemy w sposób następujący. W pierwszej kolejności z menu rozwijanego wybieramy symbol użytkownika (symbole te są pobierane z bazy systemu WinSarcz, gdzie zostały wcześniej określone). Następnie klikamy przycisk Edytuj. W kolumnie Wyszczególnienie wybieramy właściwą opcję dostępu do poszczególnych modułów programu. Nadawanie prawa kończymy klikając w przycisk Zapisz. Wszystkie nadane użytkownikowi prawa zapisywane są w postaci skrótów w polu Użytkownik posiada dostęp do:. Oczywiście w każdym momencie możemy danemu użytkownikowi rozszerzyć, lub też ograniczyć prawa dostępu. Całkowite usunięcie praw wykonujemy po wcześniejszym wybraniu właściwego użytkownika, poprzez naciśnięcie przycisku Edytuj a następnie Usuń. Częściowe ograniczenie praw wykonujemy w sposób następujący. Wybieramy użytkownika, któremu chcemy ograniczyć prawa, z listy rozwijanej. Klikamy w klawisz Edytuj. W polu Użytkownik posiada dostęp do: zaznaczmy skrót Prawa, które chcemy usunąć, następnie przy pomocy klawisza Delete usuwamy ten wpis i wszystko zapisujemy klawiszem Zapisz. 28

29 Rozdział 5 Setup Moduł Setup dostępny jest z głównego menu programu tylko dla Administratora. Przy jego pomocy określamy podstawowe parametry pracy. Funkcje zawarte w oknie Setup opisuje poniższy rysunek. W tym miejscu określamy ścieżkę do bazy WinSarcz Dwa pola w których możemy określić kolor tła okien ewidencji budynków i lokali Wskazujemy katalog docelowy dla dodawanych zdjęć, map, dokumentów Opcja umożliwiająca dodanie własnego tła w głównym oknie programu 29 Przycisk Zapisu ustawień

30 7. Moduły dodatkowe 7.1 Wnioski Moduł Wnioski jest dostępny po dwukrotnym kliknięciu numeru danego lokalu w Ewidencji lokali i służy do zapisywania następujących rodzajów wniosków: 1. O nabycie tytułu prawnego do zajmowanego lokalu po wyprowadzeniu się najemcy 2. O nabycie tytułu prawnego do zajmowanego lokalu po zgonie najemcy 3. O wynajem lokalu mieszkalnego: komunalnego, z zasobów TBS 4. O wynajem lokalu socjalnego / przedłużenie umowy 5. O potwierdzenie prawa najemcy 6. O poszerzenie lokalu Aby otworzyć okno Wniosków dwukrotnie klikamy na numerze lokalu Dostępne rodzaje wniosów Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól zapisujemy wniosek klikając w przycisk Zapisz wniosek Podgląd wszystkich wprowadzonych wniosków mamy udostępniony z menu głównego, poprzez akcję Lokale. Wybieramy Rejestr wniosków, który ukazuje nam się w nowym oknie. W oknie tym możemy wyszukiwać interesujące nas wnioski wg daty oraz wg rodzaju wniosku. Aby edytować wniosek dwukrotnie klikamy w nazwisko Wnioskodawcy. 30

31 31

32 7.2 Karta Wolnego Lokalu Moduł Karty wolnego lokalu dostępny jest w Ewidencji lokali poprzez dwukrotne kliknięcie w Stan lokalu interesującej nas pozycji. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól możemy dany lokal zapisać jako Wolny, lub jako Zajęty. Lokal zapisany jako Wolny, będzie widoczny w Ewidencji lokali w kolumnie Stan lokalu. Pozostałe lokale których informacja nie zawiera opisu stanu traktowane są jako zajęte. Opisy stanów lokali. Kreski oznaczają lokal zajęty Okno Karty zgłoszenia wolnego lokalu 32 Możliwość wyboru danych lokalu, które będą widoczne na wydruku Karty Wolnego Lokalu

33 Zestawienie Wolnych lokali dostępne jest w menu głównego programu, akcji lokale. Klikamy w Wykaz wolnych lokali, aby pokazało nam się okno z wolnymi lokalami. Podstawowy filtr umożliwiający zawężenie wyszukiwania do określonych własności 33