MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP-VII Kraków, 9 stycznia 2012 r. Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem ul. Ks. Stolarczyka 14, Zakopane zwany dalej Urzędem, w dniach listopada 2011 r. przez Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Zofia Wiecheć - Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (legitymacja służbowa nr 28/01, Upoważnienie Nr 62 z 10 listopada 2011 r.) przewodnicząca zespołu kontrolnego, - Monika Czyżyńska - Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej (legitymacja służbowa nr 19/10, Upoważnienie Nr 62 z 10 listopada 2011 r.) - Anna Nawrot - Starszy Inspektor w Wydziale Polityki Społecznej (legitymacja służbowa nr 38/08, Upoważnienie Nr 62 z 10 listopada 2011 r.) - Beata Mroczkowska - Referent Prawny w Wydziale Polityki Społecznej (legitymacja służbowa nr 100/10 Upoważnienie Nr 62 z 10 listopada 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 13] Przedmiot i zakres kontroli: Przestrzeganie zapisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 roku Nr 69, poz. 415 z późn. zm.) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 roku w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 177 poz. 1193) w zakresie prawidłowości realizacji przez Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem usługi pośrednictwa pracy w wybranych postępowaniach, oraz procesu rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy od 1 stycznia 2011 roku do dnia kontroli. Ilekroć w niniejszym protokole użyto następujących skrótów, oznaczają one: - ustawa o zatrudnieniu - ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), - rozporządzenie w sprawie standardów i warunków - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 września 2010 roku w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy (Dz. U. NR 177, poz. 1193), - rozporządzenie- rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004 roku w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (tj. Dz. U. Nr 262, poz z późn. zm) wydanego na podstawie art. 33 ust.5 ustawy. Kontrolą objęto zadania ujęte w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego na 2011 rok Funkcja 14, Zadanie 14.1 Wspieranie zatrudnienia i przeciwdziałanie bezrobociu, Podzadanie Wspieranie i modernizacja urzędów pracy, Działanie Nadzór poprzez kontrolę zadań realizowanych przez samorządy terytorialne, rozpatrywanie odwołań od decyzji I instancji w zakresie dotyczącym bezrobocia oraz wydawanie licencji zawodowych pośrednikom pracy oraz doradcom zawodowym Kraków, ul Basztowa 22 * tel * fax

2 Kontrolą objęto zagadnienia określone w Programie kontroli, opracowanym przez Oddział ds. Rynku Pracy oraz Zatrudnienia Socjalnego, Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, tj.: I. Prawidłowość realizacji przez powiatowe urzędy pracy, standardu pośrednictwa pracy w wybranych postępowaniach standardu pośrednictwa pracy: przyjmowaniu i upowszechnianiu krajowej oferty pracy, przyjmowaniu i upowszechnianiu zagranicznej oferty pracy. podejmowaniu lub utrzymywaniu kontaktu z pracodawcą krajowym. II. Prawidłowość przebiegu procesu rejestracji osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Ustalenia kontroli: Kontroli dokonano w oparciu o analizę przedstawionych danych statystycznych, dokumentów i innych materiałów oraz w oparciu o wyjaśnienia w formie ustnej i pisemnej udzielone przez Kierownika Referatu ds. Usług Rynku Pracy - Panią Gabrielę Przybyło oraz Panią Małgorzatę Mikołajczyk- pośrednika Pracy I stopnia. 1. Ustalenia organizacyjne: Ustalenia organizacyjne zostały dokonane na podstawie listy kontrolnej nr 1, załączonej do akt kontroli: Kierownictwo PUP w okresie objętym kontrolą oraz obecnie stanowi: 1) Pan Jan Gąsienica - Walczak Dyrektor PUP, powołany na stanowisko Kierownika Powiatowego Urzędu Pracy z dniem 1 lutego 2003 r., a następnie dyrektora z dniem 1 czerwca 2004 r. 2) Pan Bartłomiej Szczerba Kierownik Działu Aktywizacji Zawodowej powołany na stanowisko z dniem 1 października 2008 r. 3) Pani Gabriela Przybyło-Kierownik Referatu Usług Rynku Pracy - powołana na stanowisko dnia 1 października 2008 r. [Dowód: akta kontroli str ] Organizacja PUP w okresie objętym kontrolą: Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem został zatwierdzony Uchwałą 328/42/2009 Zarządu Powiatu Tatrzańskiego dnia 17 grudnia 2009 r., wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora PUP z dnia 8 grudnia 2009 r., zmieniony Uchwałą Zarządu Powiatu Tatrzańskiego Nr 77/29/11 wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy z dnia 20 października 2011 r. Na podstawie ww. Regulaminu Organizacyjnego ustalono, że kontrolowany obszar zadań (pośrednictwo pracy) w PUP w Zakopanem realizuje, Referat ds. Usług Rynku Pracy oraz Centrum Aktywizacji Zawodowej, natomiast zakres zadań rejestracyjnych osób bezrobotnych i poszukujących pracy realizuje Dział Organizacyjno - Administracyjny i Ewidencji. [Dowód: akta kontroli str ] 2

3 Liczba pracowników realizujących pośrednictwo pracy w pełnym wymiarze czasu pracy: Na podstawie listy kontrolnej nr 1 ustalono, iż minimalna liczba pośredników pracy wyliczona zgodnie z 85 ust 1 i 2 rozporządzenia MPiPS z dnia 14 września 2010 r., w sprawie standardów i warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 117, poz. 1193) wynosi 3 osoby w pełnym wymiarze czasu pracy. Natomiast Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem okresie objętym kontrolą oraz do dnia kontroli zatrudnia 3 pośredników pracy na pełnych etatach (w tym 1 pośrednik pracy oraz 2 pośredników pracy I stopnia). Liczba osób bezrobotnych oraz pracodawców obsługiwanych przez PUP: Na podstawie listy kontrolnej nr 1, załączonej do akt kontroli ustalono, iż liczba osób bezrobotnych zarejestrowanych w Urzędzie w okresie od 31 grudnia 2010 r., zwiększyła się o 317 osób i według stanu na 30 września2011 r., wynosiła osoby. Liczba osób bez prawa do zasiłku (stan na 30 września 2011 r.) osób. Stopa bezrobocia stan na 30 września 2011 r., wynosiła 10,9%.Liczba pracodawców pozyskanych do współpracy w okresie objętym kontrolą, wzrosła o 114 podmiotów. Według stanu na 30 września 2011 r., wynosiła 526 podmiotów, w tym z terenu powiatu 507. [Dowód: akta kontroli str ] W ramach działań Centrum Aktywizacji Zawodowej, w Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem przeprowadzane są systematyczne (kwartalne) kontrole wewnętrzne. W okresie objętym kontrolą zrealizowano dwie kontrole, w zakresie realizacji standardu pośrednictwa pracy (lipiec 2011 r., październik 2011 r.) Zadania powyższe realizuje dwuosobowy zespół (Kierownik Referatu Usług Rynku Pracy oraz Kierownik Centrum Aktywizacji Zawodowej). Poza powyższymi kontrolami, którego ustalenia są protokołowane i przedkładane do akceptacji Dyrektora Urzędu, wskazany zespół dokonuje kontroli także na bieżąco weryfikacji prawidłowości realizacji standardu pośrednictwa pracy, której ustalenia przekazuje bezpośrednio pracownikom realizującym ten standard. [Dowód: akta kontroli str ] 2. Ustalenie form prowadzenia pośrednictwa pracy w okresie objętym kontrolą - realizacja 5 ust 1 i 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków (...). Na podstawie listy kontrolnej nr 2 ustalono, że w okresie I półrocza 2011 r., Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem stosował wszystkie formy pośrednictwa pracy, określone w 5 ust 1 i 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. W zależności od potrzeb pracodawców, Urząd w 2011 r. zorganizował 1 giełdę pracy w formie spotkań z pracodawcami, którzy wyrazili zgodę na taką formę realizacji zgłoszonych ofert pracy. ustalenie zakresu wykorzystania technologii teleinformatycznych w realizacji pośrednictwa pracy: a) przyjmowanie i upowszechnianie zgłoszonych krajowych ofert pracy, b) przyjmowaniu i upowszechnianiu zagranicznej oferty pracy. c) podejmowaniu lub utrzymywaniu kontaktu z pracodawcą krajowym. d) prowadzenie kart pracodawców i rejestrów, w tym rejestru pracodawców. Na podstawie Załącznika nr 4 ustalono, iż technologie informatyczne są wykorzystywane w realizacji pośrednictwa pracy w pełnym zakresie określonym w 3 oraz 4 ust 1 i 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. W Urzędzie wdrożony został system 3

4 informatyczny SYRIUSZ, który pozwala na elektroniczne dokumentowanie postępowania w realizacji tej usługi rynku pracy. [Dowód: akta kontroli str ] Ad. a) Przyjmowanie zgłoszonych krajowych ofert pracy w PUP w Zakopanem dokonywane jest przez pracodawców najczęściej osobiście. Ponadto oferty przyjmowane są telefaksem, pocztą elektroniczną oraz za pośrednictwem poczty. Wszystkie zgłoszone oferty pracy są niezwłocznie rejestrowane w komputerowej bazie danych, przesyłane do internetowego systemu oraz zostają umieszczone na stronach internetowych: PUP (pupzakopane.pl) Urzędu Miasta Zakopane a także zostają umieszczone na tablicach informacyjnych zlokalizowanych siedzibie Urzędu.. [Dowód: akta kontroli str. 44] Ad. b) W przypadku realizacji pośrednictwa pracy w ramach sieci EURES zgodnie procedurą pkt 3 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków pkt 3.1- oferty pracy przekazywane są z Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie drogą elektroniczną, następnie oferty wprowadzane zostają do systemu SYRIUSZ oraz upowszechniane na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu. Ad. c) Dane pozyskane w trakcie podejmowania lub utrzymywania kontaktu z pracodawcą krajowym wprowadzane są do systemu SYRIUSZ. Ad. d) Rejestr pracodawców prowadzony jest w formie elektronicznej w SI SYRIUSZ, co jest zgodne z 15 ust 1 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Karty pracodawców krajowych prowadzone są zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. 2. Analiza prawidłowości postępowania przy przyjmowaniu i upowszechnianiu krajowych ofert pracy. Analiza postępowania przy przyjmowaniu oferty pracy: a) sprawdzenie zgłoszenia pod kątem danych wymaganych i informacji określonych w 6 oraz 7 rozporządzenia w przypadku oferty pracy dla obywateli EOG, b) w przypadku braków wymaganych danych w zgłoszeniu oferty pracy sprawdzenie zgodności postępowania określonego w 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków, c) sprawdzenie zgłoszenia pod kątem uniknięcia przyjęcia krajowej oferty pracy zgłoszonej do innego powiatowego urzędu pracy art. 36 ust. 5a ustawy o zatrudnieniu, d) sprawdzenie zgłoszenia pod kątem wymagań, które naruszają zasadę równego traktowania w zatrudnianiu w rozumieniu przepisów prawa pracy i mogą dyskryminować kandydatów do pracy art. 36 ust. 5e ustawy o zatrudnieniu, e) sprawdzenie pracodawcy pod kątem informacji o których mowa w art. 36 ust. 5f. ustawy o zatrudnieniu, f) w przypadku wystąpienia odmowy przyjęcia oferty pracy, sprawdzenie zgodności formy postępowania z art. 36 ust. 5g ustawy o zatrudnieniu, 4

5 g) odnotowanie poczynionych z pracodawcą ustaleń, w tym w przypadku zgłoszenia oferty pracy dla obywateli EOG, oczekiwań w zakresie przeprowadzenia przez powiatowy urząd pracy działań, o których mowa w 23 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Ad. a. Do kontroli w zakresie sprawdzenia zgłoszenia krajowej oferty pracy pod kątem danych wymaganych i informacji określonych w 6 oraz 7 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków w przypadku oferty pracy dla obywateli EOG, pobrano następujące oferty pracy: Lp. Oferty nie zawierająca danych umożliwiających identyfikację pracodawcy 1. PUP-CAZ-512-4/2011- pokojowa-sprzątaczka 2. PUP-CAZ /2011-geodeta 3. PUP-CAZ /2011-pracownik biurowy 4. PUP-CAZ /2011-murarz 5.. PUP-CAZ /2011-sprzedawca 6.. PUP-CAZ /2011-recepcjonista 7.. PUP-CAZ /2011-kosmetolog 8.. PUP-CAZ /2011-barman, kelner 9. PUP-CAZ /2011-piekarz, pomocnik piekarza 10. PUP-CAZ /2011-dziennikarz, korektor 11. PUP-CAZ /2011-nauczyciel historii 12. PUP-CAZ /2011-stolarz 13. PUP-CAZ /2011-pracownik biura podróży 14. PUP-CAZ /2011-masażysta tajski 15. PUP-CAZ /2011-fryzjer 16. PUP-CAZ /2011-cukiernik [Dowód: akta kontroli str , 72-73, 77-78, 84-85, 88-89, , , , , , , , , , , ] Lp. Oferty zawierająca dane umożliwiających identyfikację pracodawcy 1. PUP-CAZ /2011-kucharz 2. PUP-CAZ /2011-tynkarz 3. PUP-CAZ /2011-nauczyciel matematyki 4. PUP-CAZ /2011-lakiernik, blacharz 5. PUP-CAZ /2011-operator urządzeń chłodniczych 6. PUP-CAZ /2011-nauczyciel, bibliotekarz 7. PUP-CAZ /2011-kierowca, magazynier 8. PUP-CAZ /2011-mechanik samochodowy 9. PUP-CAZ /2011- elektromonter [Dowód: akta kontroli str , 82-83, 91-92, , , , , ] 5

6 Druk zgłoszenia krajowej oferty pracy, stosowany w Urzędzie zawiera wszystkie wymagane informacje i jest zgodny z 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Wszystkie kontrolowane krajowe oferty pracy zawierają dane wymagane 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Przyjmowanie zgłaszanych przez pracodawców krajowych ofert pracy jest zgodne z wymogami 6 ust 1 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Upowszechnianie ofert krajowych pracy jest zgodne z pkt 1 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Oferty zamieszczane są na tablicy w siedzibie Urzędu, w internetowej Centralnej Bazie Ofert Pracy jak również na stronie internetowej PUP w Zakopanem. Podczas przeglądu tablic potwierdzono aktualność zamieszczonych ofert pracy. [Dowód: protokół oględzin r. akta kontroli str. 46] Ad. b. W przypadku braku w zgłoszeniu krajowej oferty pracy danych wymaganych, Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem powiadamia pracodawcę krajowego, w formie ustalonej dla wspólnych kontaktów, o konieczności uzupełnienia zgłoszenia, zgodnie z 8 ust 3 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Ad. c. Wszystkie kontrolowane druki Zgłoszenia krajowej oferty pracy zawierają adnotacje pracodawcy dotyczące spełnienia wymogu art. 36 ust. 5a ustawy o zatrudnieniu. Zatem spełniony został warunek sprawdzenia zgłoszenia pod kątem uniknięcia przyjęcia krajowej oferty pracy zgłoszonej do innego powiatowego urzędu pracy. Ad. d. Druk zgłoszenia krajowej oferty pracy zawiera zapis W przypadku, gdy pracodawca zawarł w zgłoszeniu krajowej oferty pracy wymagania naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu powiatowy urząd pracy powiadamia pracodawcę o odmowie przyjęcia krajowej oferty pracy do realizacji. Ad. e. Zgodnie z opracowanym interaktywnym drukiem Zgłoszenie krajowej oferty pracy, pracodawca w drodze informacji pisemnej powiadamia Urząd o spełnieniu wymogu o którym mowa w art. 36 ust. 5f. ustawy o zatrudnieniu. Analizowane oferty pracy zawierają taką adnotację. Ad. f. W większości krajowe oferty pracy, zgłaszane są przez pracodawców krajowych osobiście. W okresie objętym kontrolą Urząd nie odmówił przyjęcia oferty pracy, w związku z naruszeniem przepisów 8 ust 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. [Dowód: akta kontroli str. 197] Ad. g. Do dnia kontroli, Powiatowy Urząd Pracy nie przyjął do realizacji oferty pracy krajowej do upowszechniania na terenie państw EOG. 6

7 W przypadku, gdy pracodawca wymagał rozpowszechniania oferty pracy w innych powiatowych urzędach pracy oferta zostaje przesłana droga elektroniczną. Wszelkie informacje naniesione w trakcie realizacji oferty na papierową wersję druku są wprowadzane do systemu. Ponadto urząd prowadzi rejestr papierowej wersji złożonych ofert pracy. Procedura pkt 1.8 części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków nie miała zastosowanie w okresie objętym kontrolą. Daty aktualizacji ofert zgodne z ustaleniami pracodawcą (zazwyczaj co 7 dni) zaznaczane są na papierowym wydruku oferty oraz w systemie. [Dowód: akta kontroli str. 197] 4. Analiza postępowania przy przyjmowaniu i upowszechnianiu zagranicznych ofert pracy. Przyjmowanie zgłaszanych przez pracodawców zagranicznych ofert pracy jest zgodne z pkt 3 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Zgodnie z ustaleniami z pośrednikiem EURES, pośrednik raz na tydzień sprawdza aktualność oferty zagranicznej na internetowej stronie WUP w Krakowie. Fakt ten odnotowywany jest w dokumentacji. Informacje o wszelkich zmianach dotyczących realizacji oferty pracy oraz jej wcześniejszym wycofaniu, są przesyłane do Urzędu przez WUP drogą mailową. W okresie objętym kontrolą brak takiego przypadku. Upowszechnianie ofert zagranicznych zgodnie z pkt 3.2 i pkt 3.3 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Oferty zamieszczane są na tablicy w siedzibie Urzędu, w internetowej Centralnej Bazie Ofert Pracy jak również na stronie internetowej PUP w Zakopanem. Podczas przeglądu tablic stwierdzono, że zamieszczone zagraniczne oferty pracy są aktualne. [Dowód akta kontroli nr ] 5. Analiza postępowania przy podejmowaniu lub utrzymywaniu kontaktu z pracodawcą krajowym: a) sprawdzenie, czy Urząd ustala liczbę pracodawców krajowych, z którymi jest planowane podejmowanie lub utrzymywanie kontaktów w okresie nie dłuższym niż jeden kwartał, zgodnie z 14 ust. 2 rozporządzenia. b) sprawdzenie czy Urząd prowadzi rejestr i karty pracodawców krajowych wymaganych 15 ust. 1 rozporządzenia oraz kontrola wybranych losowo kart pod kątem: informacji i danych wymaganych 15 ust. 2 rozporządzenia, terminu ich założenia i aktualizacji, c) sprawdzenie, czy pracownicy posiadający dostęp do informacji zawartych w rejestrze pracodawców krajowych lub kart pracodawców posiadają upoważnienia dyrektora powiatowego urzędu pracy. ad. a) Zgodnie z 14 ust 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków Urząd sporządza miesięczny plan kontaktów z pracodawcami, w tym z pracodawcami nieznajdującymi się w rejestrze pracodawców krajowych. [Dowód akta kontroli str ] W okresie objętym kontrolą Urząd nawiązał kontakty z 113 pracodawcami z terenu powiatu tatrzańskiego. W przeważającej części kontakty były nawiązywane przez pośredników pracy. Ustalenia wynikające z kontaktów z pracodawcami zgodnie z pkt 4.4 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków są wpisywane do 7

8 elektronicznej karty pracodawcy. Realizacja pkt 4.6 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków, przebiega z wykorzystaniem niżej wymienionych form: kontakty pośredników z pracodawcami (wizyty w zakładach pracy, kontakty telefoniczne, kontakty mailowe), kontakty, w przypadku złożenia wizyty przez pracodawców w siedzibie urzędu, za pomocą strony internetowej urzędu, ulotki informacyjne, informatory dla pracodawców. Częstotliwość i forma kontaktów ustalana jest indywidualnie zgodnie z pkt 4.7 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Ze względu na techniczne uwarunkowania systemu SYRIUSZ częstotliwość kontaktów widoczna jest w planowanym terminie kontaktu (np. przy ustaleniu, częstotliwość kontaktów raz w roku - kolejny planowany kontakt wprowadzony jest dokładną datą np. za rok). Zgodnie z wymogami pkt 4.5 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków, przed planowaną wizytą u pracodawcy pośrednik kontaktuje się z pracownikami merytorycznymi innych działów w celu uaktualnienia danych, na temat możliwości pomocy pracodawcom. Nawiązywanie kontaktów z pracodawcami jest także wynikiem inicjatyw podjętych przez pracowników innych działów PUP w Zakopanem. Uzyskane informacje zgodnie z zapisem pkt 4.8 i 4.9 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków zamieszczane są w elektronicznej karcie pracodawcy w zakładce Kontakty lub przekazywane na odpowiednie stanowiska pracy w formie notatki lub ulotki. Ponadto każda karta pracodawcy ma dołączoną tzw. Kartę wizyt uzupełnianą sukcesywnie w ramach pozyskanych informacji. [Dowód: akta kontroli str. 198] Ad. b) Liczba pracodawców w rejestrze (stan na 30 września 2011 r.) 526 podmiotów. W tym z terenu powiatu 507 jednostek. Zgodnie z 15 ust 1 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem, prowadzi w formie papierowej oraz elektronicznej w SI SYRIUSZ karty pracodawców obejmujące firmy z obszaru działania Urzędu oraz spoza. Karty pracodawców aktualizowane są w ramach podjętych i utrzymywanych kontaktów zgodnie z realizacją pkt 4 i 5 Część I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Kontroli poddano 25 kart pracodawców zgłaszających analizowane oferty pracy, w zakresie wymagań określonych w 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. Analiza kart pracodawców w systemie SI Syriusz wykazała, iż karty pracodawców o numerach: 415, 195/082/09, 302/056/10, 361/055/10, 426, 423, 10/08, 455, 470, 314, 482, 366/060/10, 233/120/09, 18/08, 243/130/09, 510/11, 424, 427, 528/11, 364/058/10, 451, 144/031/09, 165/052/09 są zgodne z wymaganiami określonymi w 15 ust. 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. W przypadku kart pracodawcy o nr, 416 i 444 stwierdzono brak zawarcia informacji dotyczących działań Urzędu podjętych na rzecz pracodawcy, co jest niezgodne z wymaganiami określonymi w 15 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. [Dowód: akta kontroli str. 65] We wszystkich badanych kartach zawarto informację o zgłoszeniu oferty pracy i odnotowano sposób jej realizacji, (poza kartami pracodawców o nr 416, 444) zgodnie z wymogami 15 ust 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. ] 8

9 Ad. c) Zgodnie z wymogiem 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków, dostęp do informacji zawartych w rejestrze pracodawców krajowych lub w kartach pracodawców oraz możliwość ich aktualizacji posiadają jedynie pracownicy Urzędu legitymujący się stosownym upoważnieniem dyrektora jednostki. Aktualnie upoważnienie do prowadzenia i aktualizacji ww. kart i rejestrów posiada 9 pracowników urzędu. [Dowód: akta kontroli str.18] 6. Wskaźniki efektywności usługi pośrednictwa pracy. Ustalenia dokonane na podstawie listy kontrolnej Nr 3, załączonej do akt kontroli: Za III kwartały 2011 roku Urząd pozyskał ogółem 209 ofert pracy (w tym, 58 subsydiowane), stan na 31 grudnia 2010 r. 478 ofert pracy (w tym, 241 oferty subsydiowane). Pracę za pośrednictwem Urzędu za III kwartały 2011 r., podjęło osób (w tym staże i prace społecznie użyteczne) wskaźnik efektywności:10,6 %. Natomiast w 2010 r., zatrudnienie za pośrednictwem PUP podjęło 28 osoby, - wskaźnik efektywności 15,7 %. [Dowód: akta kontroli str. 207] II. Prawidłowość przebiegu procesu rejestracji osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Ustaleń kontroli w tej części dokonano na podstawie list kontrolnych nr 4 i 5 oraz poprzez dokonanie przeglądu pomieszczeń i ich wizualizacji oraz opisanie stwierdzonego stanu w protokole oględzin, stanowiących załącznik do protokołu, W zakresie prawidłowości postępowania rejestracyjnego bezrobotnych kontrola wykazała, iż: Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym PUP w Zakopanem, opisanym na wstępie niniejszego Protokołu, sprawami rejestracji i ewidencji osób bezrobotnych i poszukujących pracy, zajmuje się Dział Organizacyjno-Administracyjny i Ewidencji, którym w okresie objętym kontrolą kierował oraz nadal kieruje Pan Wacław Smol. Dział ten podlega bezpośrednio Dyrektorowi Urzędu. Całokształtem spraw dotyczących rejestracji i ewidencji (rejestracja, wyłączanie z ewidencji, zaświadczenia, przygotowywanie decyzji administracyjnych, sporządzanie dokumentacji do ZUS dotyczącej osób bezrobotnych, naliczanie świadczeń) osób zgłaszających się do PUP w tym celu, zajmują się trzy osoby, w tym (w okresie przeprowadzania kontroli) jedna na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji w miarę potrzeb do ww. zadań włączana jest dodatkowa osoba, odbywająca staż w archiwum Urzędu. Ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2011 r., do 30 czerwca 2011 r., w PUP w Zakopanem zarejestrowano łącznie 1736 osób, w tym 1677 osób bezrobotnych i 59 osób poszukujących pracy. W analogicznym okresie wyłączono z ewidencji 39 osób. Ustalono, że proces rejestracji jednej osoby przebiega od 15 do 30 minut w zależności od sytuacji danej osoby. W trakcie kontroli przedstawiciele zespołu kontrolnego dokonali 17 listopada 2011 r.,, około godziny obserwacji procesu rejestracji dwóch osób bezrobotnych i stwierdzili, iż obie czynności nie wykroczyły poza czas 15 minut. Osoby, które zgłosiły się do rejestracji, 9

10 rozpoczęły procedurę bezpośrednio po przyjściu do Urzędu, nie oczekując w kolejce. Z wyjaśnień ustnych Dyrektora PUP, Kierownika Działu O-A i E oraz pracowników rejestrujących wynika, że liczba osób zgłaszających się do rejestracji, zazwyczaj jest zwiększona w pierwszych dniach każdego miesiąca. Natomiast nie zdarzyło się, aby liczba osób, które zgłosiły się do rejestracji w danym dniu nie została w całości obsłużona. Jednocześnie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2011 r., wydano 1239 zaświadczeń, a do 31 października 2011 r Jak wynika z wyjaśnień ustnych pracowników PUP, decyzje o nadaniu statusu bezrobotnego i przyznaniu lub odmowie przyznania świadczeń z Funduszu Pracy, czy zaświadczenia wręczane są osobom zarejestrowanym osobiście podczas wizyty w Urzędzie, natomiast decyzje w utracie statusu ewentualnie świadczeń oraz część zaświadczeń wysyłane są drogą pocztową. [Dowód: akta kontroli str ] Warunki lokalowe oraz sposób udostępnienia osobom rejestrującym się zostały opisane w protokole oględzin sporządzonym 17 listopada 2011 r.ustalono, iż: budynek PUP, w części gdzie dokonuje się rejestracji podzielony jest na przeszklone boksy. Boks nr 2 przeznaczony jest na rejestrację i wszystkie inne zadania związane z ewidencją. Od strony korytarza zawieszona jest przykładowo wypełniona karta rejestracyjna oraz informacja dla osób bezrobotnych o uprawnieniach, obowiązkach i zasadach rejestracji (w załączeniu). W razie potrzeby uruchamiane jest dodatkowe stanowisko obsługi, wyposażone w komputer oraz stolik i krzesła dla klientów. W korytarzu Urzędu również znajdują się krzesła i stolik dla osób korzystających z usług PUP. [Dowód: akta kontroli str , ] I. Ocena formalno-prawna decyzji i rozstrzygnięcia merytorycznego wydanych decyzji: 1) decyzje zostały wydane na prawidłowej podstawie prawnej, 2) decyzje wydawane są w oparciu o dokumenty przedstawione przez bezrobotnych, a kopie dołączane są do akt bezrobotnego, 3) po procesie rejestracji osoby bezrobotne otrzymują decyzje osobiście w Urzędzie. W analizowanych w trakcie kontroli aktach bezrobotnych stwierdzono, iż osoby te otrzymały decyzje: w przypadku osób z zasiłkiem po 7 dniach od dnia zarejestrowania się w Urzędzie, natomiast osoby bez prawa do zasiłku - ok. 30 dni po dniu zarejestrowania się w Urzędzie, tj. przy okazji pierwszej wizyty w terminie wyznaczonym w dniu rejestracji. Zgodnie z zasadą zawartą w art i 2 Kpa organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, a w przypadku sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego, nie później niż w ciągu miesiąca. Kontrola akt bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 4761 wykazała, iż bezrobotny po zarejestrowaniu nie otrzymał decyzji, a przed wyznaczonym terminem stawiennictwa (w ciągu 30 dniu) nastąpił zgon (decyzja przyznająca status i odmawiająca zasiłku nie została doręczona). 4) na analizowanych decyzjach brak potwierdzenia wysłania pocztą, na zwrotnych potwierdzeniach odbioru decyzji brak znaku sprawy, 5) Kontrola akt bezrobotnego o numerze ewidencyjnym wykazała, iż bezrobotny miał wydaną decyzję w formie papierowej z wykorzystaniem systemu Word, która nie została zamieszczona w katalogu programu SI Syriusz. Decyzje wydawane za pomocą systemu Word winny być dołączane przy pomocy właściwej opcji do SI Syriusz. 10

11 [Dowód: akta kontroli str ] II. Ocena procedury rejestracyjnej. Osoba rejestrująca się w Urzędzie wypełnia Kartę rejestracyjną bezrobotnego (samodzielnie lub z pomocą osoby rejestrującej). Osoba bezrobotna: otrzymuje Informację dla rejestrujących się w Powiatowym Urzędzie Pracy, a fakt jej otrzymania potwierdza podpisem w punkcie D/E Karty rejestracyjnej bezrobotnego, otrzymuje Kartę zgłoszeń, do której wpisuje wyznaczone terminy stawiennictwa, ma możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w kursie, podpisuje się pod Oświadczeniem bezrobotnego o uzyskanych przychodach (zwanym dalej OoUP), podpisuje się pod Oświadczeniem z ogólnymi informacjami o utracie statusu, przyznaniu zasiłku i o tym kiedy świadczenie jest nienależne (zwanym dalej OSZN), podpisuje się pod Oświadczeniem bezrobotnego o konieczności powiadomienia Urzędu o udziale bez skierowania starosty w szkoleniach finansowanych z publicznych środków wspólnotowych i publicznych środków krajowych (zwanym dalej OoS), podpisuje się pod Oświadczeniem o obowiązku przedstawiania zwolnienia lekarskiego na druku ZUS ZLA, zgłaszania podjęcia zatrudnienia, o tym kiedy świadczenie jest nienależne składania oświadczenia o przychodach, możliwości przyznania dodatku aktywizacyjnego (zwanym dalej OPDA). Uwagi dotyczące dokumentacji rejestracyjnej: brak daty na OoS, brak daty i podpisu pracownika PUP przy oświadczeniu o samodzielnym poszukiwaniu pracy, dotyczy bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: 1882, 21358, brak daty na OoS, dotyczy bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: 2104, 11765, 12138, 12395, 22614, 21796, 24810, 2963, 10957, 16050, brak podpisu bezrobotnego na OoS, dotyczy bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 5899, brak podpisu bezrobotnego na zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, dotyczy bezrobotnych o numerach ewidencyjnych: 8560, 11041, 14697, brak podpisu pracownika PUP na zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, dotyczy bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 23478, brak oryginalnego podpisu bezrobotnego na OPDA oraz na zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, dotyczy bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 18498, brak podpisu pracownika PUP przy oświadczeniu o samodzielnym poszukiwaniu pracy, dotyczy bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 18562, brak podpisu pracownika PUP na OoUP, dotyczy bezrobotnego o numerze ewidencyjnym 24773, brak potwierdzenia wysłania/odbioru decyzji przyznającej status bezrobotnego bezrobotnemu o numerze ewidencyjnym

12 Bezrobotni o numerach ewidencyjnych: 1089, 2683, 5776, 6753, 8042, 9187, 12508, 13868, 18760, 18875, 19242, 20541, 20941, 20964, 21724, 22216, 22396, 22397, 22535, 22581, 22854, 23022, 23625, 24752, 24791, 24804, 24811, brak uwag. Pouczenie 1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić przed podpisaniem protokołu kontroli umotywowane zastrzeżenia, co do ustaleń zawartych w protokole Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli 2. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania protokołu kontroli Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Przeprowadzona kontrola została odnotowana w książce kontroli pod numerem 3/2011. Po przeczytaniu, niniejszy protokół podpisano, parafując każdą stronę. Na tym czynności kontrolne zakończono. Kraków, 2 stycznia 2012 r. Kontrolowany: Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Zakopanem inż. Jan Gąsienica Walczak Protokół podpisano w Zakopane dnia r. Kontrolujący: Starszy inspektor (-) Zofia Wiecheć Starszy inspektor Wojewódzki (-) mgr Monika Czyżyńska Referent Prawny (-) mgr Beata Mroczkowska Starszy inspektor (-) mgr Anna Nawrot 12

13 Wykaz dowodów do protokołu kontroli problemowej przeprowadzonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem w dniach listopada 2011r. 1. Upoważnienie Nr 62 Wojewody Małopolskiego do przeprowadzenia kontroli z dnia 10 listopada 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 13] 2. Kopie pism z 16 stycznia 2003 r. oraz 1 czerwca 2004 r. ustalającego stanowisko Dyrektora PUP w Zakopanem [Dowód: akta kontroli str ] 3. Kopia pisma z 25 listopada 2008 r. ustalającego stanowisko Kierownika CAZ [Dowód: akta kontroli str. 16] 4. Kopia pisma z 26 listopada 2008 r. ustalającego stanowisko Kierownika Referatu Usług Rynku Pracy [Dowód: akta kontroli str. 17] 5. Lista kontrolna Nr 1 w zakresie ustaleń organizacyjnych [Dowód: akta kontroli str ] 6. Kopia Regulaminu Organizacyjnego PUP w Zakopanem zatwierdzonego Uchwałą 328/42/09 z dnia 7 grudnia 2009 r. zmienionego Uchwałą Zarządu Powiatu Tatrzańskiego Nr 77/29/11 wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora PUP Nr 34/2011 w Zakopanem z dnia 20 października 2011 r. [Dowód: akta kontroli str ] 7. Notatka służbowa Kierownika CAZ w Zakopanem, w kwestii zasad przeprowadzania kontroli wewnętrznej [Dowód: akta kontroli str. 37 ] 8. Protokół kontroli wewnętrznej, wnioski i zalecenia pokontrolne, po przeprowadzonej w lipcu 2011 r. kontroli w Referacie Usług Rynku Pracy [Dowód: akta kontroli str ] 9. Lista Kontrolna Nr 2 w zakresie ustalenia form prowadzenia pośrednictwa pracy [Dowód: akta kontroli str. 43] 10. Załącznik Nr 4 do programu kontroli dot. wykorzystania technologii teleinformatycznych w zakresie pośrednictwa pracy. [Dowód: akta kontroli str ] 11. Protokół Oględzin z 14 listopada 2011 r. [ Dowód akta kontroli: str. 46] 12. Wyjaśnienia Pośrednika Pracy I stopnia P. Małgorzaty Mikołajczak w kwestii realizacji procedur wynikających w pkt 3 Części I Załącznika do rozporządzenia w sprawie standardów i warunków. [Dowód: akta kontroli str ] 13. Kopie druków krajowych ofert pracy nie zawierających danych identyfikujących pracodawcę o numerach: PUP- CAZ-512-4/2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ ,/2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ ,/2011, PUP- CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011 [Dowód: akta kontroli str.: 60-61, 72-73, 77-78, 84-85, 88-89, , , , , , , , , , , ].] 14. Kopie druków krajowych ofert pracy zawierających dane identyfikujące pracodawcę o numerach: PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, PUP-CAZ /2011, [Dowód: akta kontroli str , 82-83, 91-92, , , , , , ] 15. Notatka służbowa pośrednika pracy I stopnia w kwestii braku przypadku naruszenia przepisów 8 ust 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków.[dowód: akta kontroli str. 197] 16. Notatka służbowa pośrednika pracy I stopnia w kwestii realizacji 14 ust 2 rozporządzenia w sprawie standardów i warunków.[dowód: akta kontroli str ] 17. Lista Kontrolna Nr 3 w zakresie ustalenia wskaźników efektywności pośrednictwa pracy [Dowód: akta kontroli str. 207] 18. Lista kontrolna Nr 4 dotycząca rejestracji osób bezrobotnych i poszukujących pracy [Dowód: akta kontroli str ] 19. Lista kontrolna Nr 5 dotycząca rejestracji osób bezrobotnych [Dowód: akta kontroli str ] 13

14 20. Protokół oględzin z dnia 17 listopada 2011 r. [Dowód: akta kontroli str ] 21. Informacja dla osób bezrobotnych o uprawnieniach, obowiązkach i zasadach rejestracji [Dowód: akta kontroli str ] 22. Decyzja Nr PUP-CAiE /11 z dnia r. oraz pismo RE/C/0718/511/AK/11 z Urzędu Pracy m. st. Warszawa z dnia r. [Dowód: akta kontroli str ] 14