Rozpoczęcie pracy. FinanseKsięgowość. Podręcznik użytkownika. Katowice PI04.00

Transkrypt

1 Rozpoczęcie pracy z systemem KS-FKW FinanseKsięgowość Podręcznik użytkownika Katowice PI04.00

2 System KS-FKW wersja Firma Kamsoft nie ponosi odpowiedzialności za niepoprawną konfigurację parametrów programu, tj.: parametry globalne, opcje, konfiguracje kont, zasady księgowania itp. Producent programu: Przedsiębiorstwo Informatyczne KAMSOFT ul. 1 Maja Katowice Telefon: (0-32) Fax: (0-32) Internet: @kamsoft.pl

3 S P I S T R E Ś C I Wymagania 1. Wymagania sprzętowe ze względu na bazę Oracle XE vi Instalacja programu 1. Uruchomienie instalatora Wybór rodzaju istalacji Licencja Wybór produktów Instalacja: Klient Instalacja Często zadawane pytania instalacja systemu Aktualizacja KS-FKW Rozpoczęcie pracy 1. Uzupełnienie informacji o firmie korzystającej z programu Sprawdzenie wejściowej konfiguracji dla: planu kont, definicji rejestrów, teczek Plan kont Definicje rejestrów Teczki Bilans otwarcia Kartoteki Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień Dodawanie operatora Nadawanie uprawnień Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW Eksport danych do pliku ( Apteka Dos ) Eksport danych do pliku ( Apteka Win ) Definiowanie systemów współpracujących Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów off-line Pobieranie dokumentów Synchronizacja kontrahentów. Czynności do wykonania w systemie KS-FKW Stworzenie widoków z danymi na serwerze ORACLE ( Apteka Win ) Zdefiniowanie systemów współpracujących Pobieranie dokumentów ONLINE przez bazę danych Oracle Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów on-line Pobieranie dokumentów na żądanie Przykład definiowania nowego wiązania zewnętrznego Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW Stworzenie widoków z danymi na serwerze ORACLE ( Hurt Win ) Zdefiniowanie systemów współpracujących Pobieranie dokumentów ONLINE przez bazę danych Oracle Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów on-line Pobieranie dokumentów na żądanie Przykład definiowania nowego wiązania zewnętrznego iii

4 S P I S T R E Ś C I Pytania i odpowiedzi 1. Jak dodać do Rejestru nową stawkę VAT? Czy można wielokrotnie księgować Bilans otwarcia? Jak pobrać dokumenty z innego systemu, gdy coś się nie przeniosło? Jak odblokować dokument w innym systemie pobrany do FK? Jakie czynności wykonać przed księgowaniem dokumentów i zamykaniem miesiąca Instalacja z danymi startowymi lub bez Kopia bazy danych iv

5 KS-FKW Wymagania

6 Wymagania 1. Wymagania sprzętowe ze względu na bazę Oracle XE system operacyjny zalecany Windows XP przestrzeń dyskowa min 6,5 GB pamięć operacyjna min 0,5 GB zalecane 1 GB min Windows vi

7 KS-FKW Instalacja programu

8 Instalacja programu System KS-FKW w wersji PREDEFINIOWANEJ dostarczany jest do użytkownika na płycie CD. Istnieje również możliwość pobrania instalatora z serwera FTP firmy Kamsoft. Program i jego uaktualnienia znajdują się na serwerze FTP firmy Kamsoft ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-fkw KS-FKW jest systemem sieciowym. Oznacza to, że można go używać na kilku komputerach jednocześnie, pracując na jednym zbiorze danych. Wraz z systemem dostarczana jest baza danych Oracle XE oraz środowisko BDE. W zależności od preferencji użytkownika oraz konfiguracji stanowisk KS-FKW może zostać zainstalowany jako serwer lub klient. Pojemność bazy danych Oracle XE jest ograniczona do max rozmiaru 4GB. Rys. 1. Ekran powitalny 2. Wybór rodzaju istalacji Kolejnym krokiem jest wybór rodzaju instalacji systemu oraz bazy danych (Rys. 2). W przypadku pobierania programu z serwera FTP w katalogu OracleXE, znajdującym się w folderze instalacyjnym, należy umieścić pliki OracleXE.exe oraz OracleXEClient.exe. Pliki te dostępne są na serwerze FTP firmy Kamsoft ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/oracle/install/10gxe w katalogu 10g Server Win ExpressEdition 1. Uruchomienie instalatora Zalecane jest uruchomienie instalatora z poziomu systemu Windows, bez użycia narzędzi pomocniczych tj.: Total Commander. Rys. 2. Wybór rodzaju instalacji i bazy danych Rodzaj instalacji: Po wybraniu pliku instalatora (ksinstal.exe) i zatwierdzeniu wyboru, zostanie wyświetlony ekran powitalny. Przejście do kolejnego kroku instalacji CN Dalej. Instalator dostępny na ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-fkw/ Instalacja KS-FKW dla apteki/, zainstalowany schemat posiadać będzie dane startowe, chcąc zainstalować czysty schemat należy z pliku instal.ksa z [WYBRANE PRODUKTY] usunąć AKTYWNYZESTAW- DANYCH=1;PYTAJOZESTAW=NIE Klient instalacja oprogramowania klienta Oracle bez aktualizacji bazy danych. Pliki programu kopiowane są tylko na lokalny komputer. Nie zostaną skopiowane na serwer, przez co nie zostaną zaktualizowane automatycznie na innych stacjach roboczych. Na komputerze instalowane jest także środowisko BDE. Serwer instalacja oprogramowania serwera Oracle oraz aktualizacja struktury bazy danych. Pliki programu kopiowane są na lokalny komputer oraz mogą zostać skopiowane na serwer po zaznaczeniu odpowiedniej opcji: - pliki programu na pozostałych stacjach zostaną zaktualizowane przy pierwszym uruchomieniu programów. 2-2

9 Instalacja programu Instalacja programu Baza danych (dla instalacji systemu KS-FKW możliwość wyboru tylko opcji Oracle oraz Instalacji serwera bazy danych ): Oracle Aktualizacja bazy danych Oracle. Instalacja serwera bazy danych Instalacja serwera Oracle XE oraz aktualizacja bazy danych. Dla instalacji systemu KS-FKW po raz pierwszy, na czystym systemie (brak bazy danych Oracle, brak BDE) należy zaznaczyć opcje: Serwer, Kopiuj pliki na dysk sieciowy, Oracle, Instalacja serwera bazy danych. Podczas pierwszej instalacji programu należy wskazać ścieżkę do odpowiedniego pliku licencji (Rys. 4). dla wersji demonstracyjnej wysyłamy licencją czasową dla indywidualnego klienta, po wcześniejszym zgłoszeniu na : 2242@kamsoft.pl dla wersji dedykowanej, gdy plik licencji dołączony do płytki instalacyjnej, nazwa pliku licencji *.ktl (plik umieszczony na płytce instalacyjnej, ścieżka automatycznie podpowiadana) Użytkownik powinien wprowadzić hasła dla schematu SYS oraz KS - hasła te należy zapamiętać, gdyż będą potrzebne do połączenia z bazą danych oraz podczas kolejnej aktualizacji systemu (Rys.3 ). W przypadku, gdy została wybrana opcja Instalacja serwera bazy danych pole Nazwa bazy danych zostaje uzupełnione automatycznie, nie ma możliwości jego zmiany. Jeśli na komputerze znajduje się już zainstalowana baza danych Oracle i nie została zaznaczona opcja Instalacja serwera bazy danych, w polu Nazwa bazy danych należy wybrać odpowiednią nazwę bazy. Sytuacja zachodzi, gdy wcześniej zainstalowano już bazę Oracle. Rys. 4. Wybór licencji Licencja plik *.ktl dostarczany przez firmę Kamsoft następnie należy go wgrać do katalogu, z którego wykonywana jest instalacja. 4. Wybór produktów Rys. 3. Połaczenie z bazą danych. Widoczny na ekranie Wybór produktów na Liście dostępnych produktów wpis KS-ZSI oznacza Zintegrowany System Informatyczny schemat wspólny dla produktów firmy Kamsoft. Domyślne Hasło użytkownika DB to FK. Podczas instalacji bez kopiowania na dysk sieciowy nie pojawia się wpis dotyczący Sieciowej ścieżki produktu. Podpowiadane są domyślne ścieżki do których zostanie zainstalowany system, można je wyedytować klikając w odpowiednie pole. (Rys. 5). Standardowe hasła: Nazwa bazy danych XE dla instalacji bazy Oracle, opcja instalacja serwera baz danych (Oracle XE) Hasło dla schematu SYS standardowe hasło to SYSTEM Hasło dla schematu SYSTEM standardowe hasło to SYSTEM Hasło dla schematu KS KS 3. Licencja Rys. 5. Wybór produktów. 2-3

10 5. Instalacja Poniżej przedstawiono opis możliwych parametrów: Nazwa parametru Opis Lokalna ścieżka produktu Miejsce docelowe kopiowania plików aplikacji na dysku lokalnym Sieciowa ścieżka produktu - Miejsce docelowe kopiowania plików aplikacji na dysku sieciowym Użytkownik BD Nazwa użytkownika bazy danych, wynikająca z licencji (patrz rys. 6) Hasło użytkownika BD Hasło użytkownika bazy danych określonego w parametrze Użytkownik BD Cień w osobnym schem. Czy tabele cienie mają być tworzone w osobnym schemacie, czy w schemacie roboczym aplikacji, domyślnie na NIE; Pole Użytkownik BD służy do wskazania nazwy schematu, aby wskazać innego użytkownika na podstawie licencji, należy wybrać klawisz Wybór. Aby zobaczyć powiększenie logo produktu, należy wskazać go wskaźnikiem myszy i przycisnąć lewy przycisk. Jeśli istnieje konieczość zmiany wpisu dotyczącego schematu, na którym ma zostać zainstalowany / zaktualizowany system KS-FKW na Liście dostępnych produktów należy użyć klawisza Wybór. Klawisz ten umożliwia wybór licencji, na podstawie której mają zostać przypisane ustawienia bazy danych (Rys. 6). Rys. 7. Podsumowanie. Uruchomienie instalacji: CN Instaluj. Rys. 8. Instalowanie wybranych produktów Rys. 6. Wybór licencji W czasie trwania instalacji jest wyświetlania informacja o aktualizowanych elementach i ogólnym postępie Instalacja: Klient Podczas instalacji Klienta istnieje możliwość zmiany tylko Lokalnej oraz Sieciowej ścieżki produktu. Podpowiadane są domyślne ścieżki, które można wyedytować klikając w odpowiednie pole. W pliku ksinstall.log zapisywanym w katalogu, z którego została uruchomiona instalacja, znajduje się zapis czynności wykonanych przez instalatora. Jeśli z płyty CD to w katalogu C:\ KS lub C:\ 5. Instalacja Po ustawieniu parametrów instalacji użytkownik ma możliwość przejrzenia zestawienia dokonanych wyborów. Aby zmodyfikować ustawienie należy cofnąć się do odpowiedniego kroku (klawisz CP Wstecz ) (Rys. 7). Rys. 9. Zakończenie instalacji 2-4

11 Instalacja programu Instalacja programu Po zakończeniu instalacji/aktualizacji należy zamknąć instalatora przyciskiem Zamknij. Nastąpi automatyczne łaczenie z bazą danych ORACLE A (Rys. 10), jeśli tak jak w opisanej instrukcji jest to "instalacja serwera bazy danych " to Serwer: XE, Użytkownik : (zgodnie z wyborem produktu, w ty przykładzie FKDEMO ) Odp: Komunikat taki może wystąpić podczas instalacji środowiska BDE. Wystarczy go zatwierdzić i kontynuować instalację. 2. Czy mogę zainstalować Oracle XE na komputerze z systemem Windows 98? Odp: Nie. Oracle XE nie współpracuje z tym systemem. 3. Mam już zainstalowaną bazę Oracle oraz środowisko BDE. Jakie parametry powinienem ustawić podczas instalacji? Odp: Wystarczy odznaczyć opcję Instalacja serwera bazy danych. Instalator automatycznie ustawi odpowiednie opcje dla BDE oraz Oracle. Konieczna jest znajomość haseł dla SYSTEM oraz SYS. 7. Aktualizacja KS-FKW Rys. 10. Łączenie z bazą Oracle XE. Serwer : XE (domyślnie) Użytkownik : FKDEMO (domyślnie wersja demonstracyjna), użależnione od licencji wygenerowanej w KAM- SOFT Hasło: FK (domyślnie), hasło które zostało wprowadzone podczas instalacji (patrz rys 5) Instalator tworzy na pulpicie skrót do programu KS-FKW. 6. Często zadawane pytania instalacja systemu 1. Podczas instalacji otrzymałem komunikat o braku miejsca na dysku, a ilość miejsca na dysku jest wystarczająca. System KS-FKW jest produktem intensywnie rozwijanym. Nowe wersje KS-FKW umieszczane są na serwerze FTP firmy Kamsoft ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-fkw. Aktualizację wykonuje się w sposób analogiczny do instalacji systemu w przypadku, gdy baza danych Oracle jest już zainstalowana. Na formatce Połączenie z bazą danych (Rys. 3) należy wprowadzić hasła dla schematów SYS, SYSTEM oraz KS. Istnieje możliwość zaznaczenia opcji Nie znam dla haseł na schematy SYS i SYSTEM. Brak hasła użytkownika SYS uniemożliwia utworzenie publicznych widoków standardowych oraz nadanie standardowych uprawnień dla użytkownika PUBLIC. Jeśli te czynności nie zostały wcześniej wykonane, to podczas instalacji mogą wystąpić błędy. Brak hasła dla użytkownika SYSTEM uniemożliwia zakładanie nowych użytkowników bazy danych oraz automatyczne nadanie praw do obiektów innych użytkowników (generowane są skrypty dla każdego z nich). Podczas aktualizacji programu (bez instalacji bazy danych), licencja może zostać wczytana z pliku. Użytkownik ma możliwość jej zaktualizowania, wskazując odpowiedni plik (Rys. 4). Pozostałe kroki aktualizacji są takie same jak w przypadku pierwszej instalacji systemu. 2-5

12 N O T A T K I 2-6

13 KS-FKW Rozpoczęcie pracy

14 Rozpoczęcie pracy Po zainstalowaniu systemu KS-FKW, przed rozpoczęciem standardowego wykorzystania programu, należy wykonać szereg czynności mających wpływ na jego poprawne działanie. Moduły: Definicje, Kartoteki oraz Administrator umożliwiają wprowadzenie podstawowych danych wykorzystywanych w programie jako słowniki oraz zdefiniowanie parametrów pracy systemu. Poniżej zostały wymienione czynności, które należy przeprowadzić w celu parametryzacji systemu: 1. Uzupełnienie danych adresowych firmy 2. Sprawdzenie wejściowej konfiguracji dla: planu kont, definicji rejestrów, teczek 3. Wprowadzenie bilansu otwarcia 4. Założenie kartotek 5. Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień 6. Uzupełnienie konfiguracji połączenia KS-AOW -> KS-FKW (dla apteki) 7. Uzupełnienie konfiguracji połaczenia KS-HURT -> KS-FKW (dla hurtu) Rys. 1. Autoryzacja Aby zmienić hasło dla KSADM, należy z poziomu modułu KS-FKW Classic FKW wejść w funkcję Administrator Operatorzy i Uprawnienia, zakładka Operatorzy, lub z poziomu modułu Administrator funkcja Uprawnienia, zakadka Operatorzy. Gdy wybraliśmy instalację czystą bez danych startowych, to przy uruchomieniu program wymusza wprowadzenie okresu obrachunkowego. (Rys. 2) Firma Kamsoft nie ponosi odpowiedzialności za niepoprawną konfigurację parametrów programu, tj.: parametry globalne, opcje, konfiguracje kont, zasady księgowania itp. Konfiguracja programu oraz wpisanie informacji początkowych wymaga poświęcenia przez użytkownika określonej ilości czasu. Po wykonaniu opisanych czynności program stanie się użytecznym narzędziem wspomagającycm pracę działu finasowo księgowego. System KS-FKW składa się z kilkunastu zintegrowanych modułów stanowiących doskonałą bazę do swobodnego ewidencjonowania i księgowania dokumentów. System stanowi nie tylko mechanizm do swobodnego ewidencjonowania, księgowania dokumentów, ale również dostarcza dużą ilość narzędzi za pomocą, których można w dowolnym momencie uzyskać informacje na temat kondycji finansowej firmy jak również informacje na temat aktualnego stanu zobowiązań i należności. System umożliwia prowadzenie księgowości zgodnej z Ustawą o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 wraz z jej późniejszą nowelizacją. Logując się po raz pierwszy do programu należy wprowadzić KSADM jako nazwę użytkownika, hasło pozostawić puste. Rys. 2. Wprowadzenie okresu obrachunkowego. 1. Uzupełnienie informacji o firmie korzystającej z programu Przy pierwszym uruchomieniu programu należy wejść w funkcje Administrator Dane firmy, wyświetli się okno 3-2

15 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy Informacje zawarte na Karcie firmy wykorzystywane są w różnych miejscach w programie (w szczególności na drukowanych zestawieniach do Urzędu Skarbowego, przelewach). Dlatego bardzo ważne jest dokładne wprowadzenie danych do wizytówki i aktualizacja w razie wystąpienia zmiany. 2. Sprawdzenie wejściowej konfiguracji dla: planu kont, definicji rejestrów, teczek System został wstępnie skonfigurowany, jednak przed rozpoczęciem pracy należy zapoznać się z proponowaną konfiguracją, celem ewentualnych modyfikacji Plan kont Rys. 3. Oddział po wybraniu klawisza F4 Popraw wejdziemy na kartę firmy, gdzie należy wpisać dane swojej firmy. Na Karcie firmy należy wpisać poprawne dane, Skrót, Nazwa, adres ( Ulica, Kod, Miejsc ), Telefon, Fax, NIP, Regon, itp. Sposób prowadzenia planu kont w wielu jednostkach jest różny i zależy od sposobu prowadzonej polityki księgowości. Dla tego przed rozpoczęciem pracy należy sprawdzić wstępnie skonfigurowany plan kont. Aby to zrobić należy uruchomić moduł Plan kont, następnie wejść do funkcji Plan kont Plan kont. W tej funkcji poprzez klafisze F2 Dodaj / F4 Popraw mamy możliwość na rozbudowanie lub modyfikację istniejącego planu kont. Przykłady. 1. Chcąc rozbudować konto 3-jek o następną apteką należy w module Plan kont, wejść do funkcji Grupa analityczna F4 Popraw. Następnie przy pomocy funkcji F2 Dodaj możemy dodać Nowy składnik grupy analitycznej. Rys. 5. Dodanie nowego składnika grupy analitycznej Rys. 4. Karta firmy Następnie należy wrócić do funkcji Plan kont Plan kontustawić się na syntetyce konta 3-jek, wybierając klawisz F3 Dodaj A - dodać konto analityczne, wiązane z ( funkcja F10 ) wcześniej dodanym składnikiem grupy analitycznej. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawne uzupełnienie numeru NIP, który jest porównywany z NIP em z licencji na użytkowanie systemu, wpisanie innego NIP u powoduje przejście do pracy w trybie demonstracyjnym. 3-3

16 2. Sprawdzenie wejściowej konfiguracji dla: planu kont, definicji rejestrów, teczek W Module Plan kont dostępna jest również funkcja Blokada kont pozwalająca na zablokowanie zapisów na wybranym koncie w danym okresie Definicje rejestrów Sprawdzenie stworzonych definicji rejestrów to kolejny krok przed rozpoczęciem pracy w systemie KS-FKW. Jeśli stwierdzimy, że potrzebny nam jest kolejny rejestr zakupu towarów dla np. drugiej apteki to, należy ustawić się na Rejestrze zakupu towarów - Apteka 1, następnie wybrać klawisz F2 Dodaj i wybrać 2 Kopia. Rys. 6. Dodanie analityki konta syntetycznego powiązanego z grupą analityczną 2. Chcąc rozbudować konto kasa / bank o następną kasę kolejnej apteki należy w module Kartoteki, wejść do funkcji Kartoteki Kasy F2 Dodaj dodać nową Kartę rachunku bankowego/kasy. Rys. 8. Dodawanie rejestru. Inne zmiany jakie musimy uwzględnić w definicji rejestrów to Dekretacje. Jeśli modyfikowaliśmy wstępnie skonfigurowany Plan kont to należy w funkcji Definicje Rejestry F4 Popraw ustawić się na kolumnie kwotowej i wybrać F10 Dekrety Teczki Teczki w systemie odzwierciedlają sposób poukładania dokumentów źródłowych w segregatorach tzn. pozwalają sklasyfikować i pogrupować dokumenty wg określonych kryteriów, np.: Rys. 7. Dodawanie karty rachunku bankowego Następnie należy wrócić do funkcji Plan kont Plan kont, ustawić się na syntetyce konta kasy, wybierając klawisz F3 Dodaj A dodać konto analityczne, wiązane z ( funkcja F10 ) wcześniej dodaną Kartą rachunku bankowego Koszty Sprzedaż Usługi Zakup towarów Zakup usług Raporty kasowe Raporty bankowe Teczki w systemie mogą być zakładane ręcznie przez użytkowników lub tworzone automatycznie przez system wg wcześniej określonych reguł. Teczki samodzielnie tworzone przez użytkownika nie posiadają przypisania do okresu, nie posiadają ograniczenia czasowego, dlatego należy samodzielnie kontrolować, kiedy teczkę zamknąć oraz kiedy otworzyć nową. Obsługa teczek tzn. otwieranie, zamykanie wykonywane jest za pomocą funkcji Definicje Teczki. 3-4

17 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy 3. Bilans otwarcia W sytuacji gdy rozpoczynamy pracę w systemie KS-FKW od stycznia danego roku to należy wprowadzić Bilans otwarcia na kontach i na rozrachunkach, równoważny z Bilansem zamknięcia roku poprzedniego. Przykład wprowadzenie Bilansu otwarcia Plan kont Bilans otwarcia, wpisanie kwot winien i ma dla poszczególnych kont. Następnie sprawdzenie sumy zapisów na kotach winien i ma, przy użyciu funkcji F7 Suma, kolejny krok to F3 Zapisz zapisanie danych do BUFORA, F6 Księguj bufor zaksięgowanie bilansu otwarcia, możliwe tylko w przypadku gdy konta bilansowe się bilansują. Bilans otwarcia może być wielokrotnie księgowany (jest nadpisywany). Dokumety te należy wprowadzić na Rozrachunkach indywidualnie dla każdego kontrahenta (Rozrachunki Kontrahent F2 Dodaj karta rozrachunku). W oknie Karta Rozrachunku należy określić: Oddział w przypadku firmy wielooddziałowej Konto na którym zostanie zapisany dokument BO. Do każdego konta jest przyporządkowany odpowiedni typ rozrachunków. Nr Dokumentu należy podać nr źródłowy dokumentu Data wystawienia dokumentu, Data płatności Kwota dokumentu Kwota dokumentu do rozliczenia w danym roku w przypadku, gdy dokument został już wcześniej częściowo rozliczony Waluta Kwota dokumentu w zł. Typ rozrachunków: Zobowiązania, Należności, Rozliczenie Zobowiązań, Rozliczenie Należności Strona przy każdym wybranym typie rozrachunków automatycznie zostaje przyporządkowana odpowiednia strona WN lub MA Forma płatności Nr transakcji określa powiązania dokumentów w transakcję zobowiązań z należnościami do rozliczenia Info dodatkowe pola na informacje. 4. Kartoteki Rys. 9. Bilans otwarcia. Gdy rozpoczęcie ewidencji następuje w miesiącach późniejszych, należy dodatkowo uzupełnić obroty rozpoczęcia ( Plan kont Obroty rozpoczęcia) dla miesięcy poprzedzących. Moduł Kartoteki zawiera najważniejsze informacje o kontrahentach, instytucjach, bankach współpracujących z firmą, zatrudnionych pracownikach oraz kasach funkcjonujących w firmie i oddziałach. Informacje te wykorzystywane są podczas tworzenia wszystkich dokumentów przychodowych oraz rozchodowych. Dodatkowo można przyporządkować wybrane kartoteki do określonej grupy np. dostawcy, odbiorcy. Należy pamiętać, że w sytuacji, kiedy kontrahent jednocześnie pełni rolę odbiorcy oraz dostawcy, powinien zostać zarejestrowany w systemie tylko raz, pod tym samym numerem, i że raz nadany numer nie będzie zmieniony. 5. Nadanie operatorom indywidualnych haseł oraz uprawnień Po pierwszej instalacji systemu dostępny jest tylko operator KSADM. Posiada on pełne uprawnienia administratorskie. Po instalacji zalecane jest ustawienie hasła dla tego operatora oraz dodanie nowych operatorów na przykład dla pracowników działu finansowego. Rys. 10. Wprowadzenie obrotów rozpoczęcia. Na dzień bilansowy pozostają na rozrachunkach nierozliczone dokumenty zobowiazań i należności kontrahentów Dodawanie operatora W programie istnieją dwie możliwości dodania operatora systemu: 1. Z poziomu modułu Administrator 3-5

18 6. Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW Administrator Uprawnienia Na liście Operatorzy po lewej stronie ekranu znajdują się wszyscy operatorzy wprowadzeni już do systemu. Aby dodać nowego operatora należy użyć klawisza SF2 Dodaj. Na Karcie nowego operatora znajdują się podstawowe informacje na ich temat: Imię, Nazwisko, , Login, numer PESEL. Klawisz CF4 Zm. hasło uruchamia formatkę Zmiana hasła, na której można ustawić lub zmienić hasło operatora. Znajdujący się na formatce klawisz SCF4 Odblokuj służy do odblokowania operatora, w przypadku jego zablokowania np. podczas kilkukrotnego niepoprawnego wprowadzenia hasła. 2. Z poziomu modułu Classic FKW Więcej informacji o nadawaniu uprawnień znajduje się w pełnej wersji instrukcji do KS-FKW w rozdziale Administrator Operatorzy i uprawnienia Nadawanie uprawnień Jeśli chcemy zabezpieczyć system przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie udostępnić pracownikom dostęp do wybranych funkcji należy w module Administrator wybrać opcję Uprawniania. Po lewej stronie znajduje się lista operatorów. Po prawej stronie lista uprawnień. Klawisz Zaznacz pozwala na przypisanie operatorowi wybranego uprawnienia z listy. Korzystanie z Ról pozwala na łatwiejsze zarządzanie uprawnieniami pracowników. 6. Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW Współpraca za innymi systemami jest możliwa poprzez: 6.1. Eksport danych do pliku ( Apteka Dos ) Czynności do wykonania w systemie KS-AOD (Dos) w celu przeniesienia dokumentów. 1. Ap21 moduł Zestawienia, Opcje Ogólne Str.2 Pkt.1 Ścieżka raportów do FK Wybór ścieżki do katalogu systemu finansowo -księgowego, w którym będą zapisywane raporty z dokumentami, np. C:\ KS-AOW\ KS-FKW\ FKRAP\ 2. Ap21 moduł Zestawienia, Opcje Ogólne Str.1 Pkt.5 Numer Apteki we wspólnym systemie finansowo-księgowym Jest to numer, nadawany każdemu dokumentowi przenoszonemu z programu aptecznego np. jeżeli w tym polu jest podana wartość 001 to każdy symbol dokumentu będzie rozszerzony o ten numer FZV001, FSV001, SBK001, itd. Jest to funkcja wykorzystywana przy połączeniu KS-FKW z kilkoma Aptekami. W przypadku jednej apteki pole może zostać puste. Symbol dokumentu np. FZV nie będzie rozszerzany, pozostanie FZV. pole NKNT identyfikator kontrahenta w FK, będzie puste jeśłi na kartotece dostawcy identyfikator w fk, jest puste ( najlepiej zrobić synchronizację dostawców) 3. Ap22 AP moduł Bazy, Edycja Dostawcy F4Popraw Przy synchronizacji kartotek dostawców należy w każdej kartotece kontrahenta, która powinna zostać przeniesiona do KS-FKW wyczyścić pole Identyfikator w fk. Jest to numer kontrahenta w systemie finansowo księgowym, który po synchronizacji kontrahentów powinien być zgodny. Jeżeli w tym polu będzie wpisana jakaś cyfra wtedy kartoteka kontrahenta nie zostanie przeniesiona do KS-FKW. Jeśli to pole będzie puste to ten kontrahent zostanie zapisany w pliku synchap.dbf. Jeśli chcemy przenieść kartotekę dostawców należy zaznaczyć pole wyboru: synchronizacja dostawców, jeśli kartotekę odbiorców to zaznaczyć synchronizacja odbiorców opis struktury pliku synchap.dbf znajduje się na końcu dokumentu 4. Ap41 moduł Administrator, Ustawienia Parametry ogólne systemu Str.7 Pkt.9 Domyślny identyfikator w systemie finansowo-księgowym. Należy podać numer kartoteki kontrahenta jednorazowego w systemie KS-FKW. 5. Ap21 moduł, Zestawienia, FK Wzór raportu Należy okreśłić, który wzór raportu będzie przenoszony do systemu finansowo-księgowego, oraz zaznaczyć opcje określające synchronizację dostawców, odbiorców Eksport danych do pliku ( Apteka Win ) Czynności do wykonania w systemie KS-AOW (Windows) w celu przeniesienia dokumentów. 1. Moduł Ap41Administrator, Ustawienia Opcje modułów, AP21 Zestawienia 3.Moduł księgowy Należy określić ogólne ustawienia. Rys. 11. Okno modułu Zestawienia KS-AOW (Win) zapis w polu TYPD (patrz struktura pliku raportu FArrmmdd.dbf) 3-6

19 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy 2. Następnie uruchomić moduł Ap21 Zestawienia, FK Przekazanie raportu FK, wyświetli się okno w którym należy podać z jakiego okresu mają być generowane raporty. Po wygenerowaniu raportu zostanie wyświetlony komunikat z informacją o utworzonym raporcie. Rys. 12. Okno modułu Zestawienia KS-AOW (Win) Opis najważniejszych pozycji do ustawienia: Ścieżka zapisu raportów dla systemu FK lub KPiR - Określa ścieżkę dostępu do katalogu z raportami dla programu KS-FKW. Jeśli parametr nie jest określony program zapisze raport do katalogu C:\ KS\ APW\ Raporty przy założeniu, że oprogramowanie apteczne zostało zainstalowane w katalogu C:\ KS\ APW. W podanym przykładzie na rysunku raport zostanie zapisany na dyskietkę. Numer apteki we wspólnym systemie finansowo -księgowym W przypadku przedsiębiorstw posiadających więcej niż jedną aptekę i prowadzących wspólną księgowość, parametr ten pozwala identyfikować aptekę w komputerowym systemie finansowo-księgowym. przykład.: Jeśli wpisaliśmy Numer apteki we wspólnym systemie finansowo-księgowym na 001to w systemie KS-FKW na Karcie wiązania zewnętrznego w pozycja Symbol należy podać np. FZV001 tylko w tej sytuacji dokumet przenoszony z systemu KS-AOW zostanie rozpoznany. Plik raportu o nazwie FArrmmdd.dbf (gdzie rr-rok, mm-miesiąc, dd-dzień, w którym tworzymy raport) zostanie umieszczony w katalogu, który wskazaliśmy w ustawieniach. Jeśli zaznaczyliśmy pole Synchronizacja dostawców/odbiorców to zostanie utworzony również plik synchronizacji synchap.dbf (plik dostawców/odbiorców w zależności od zaznaczonych opcji w Moduł Ap41Administrator, Ustawienia Opcje modułów, AP21 Zestawienia 3.Moduł księgowy) 3. Jeśli chcemy aby dostawca/odbiorca został dodany do pliku synchronizacji to na jego kartotece w systemie aptecznym pole Ident. w sys. FK musi być puste, patrz. moduł Ap22 Kartoteki, Kartoteki Dostawcy Przeglądanie i edycja Ident. w syst.fk odpowiada numerewi kontrahenta w systemie KS-FKW Rodzaj raportu - Domyślne ustawienie: Typ 2 (suma rap. fisk., Faktury, -Fak. zafisk.) Określa typ podsumowania raportu generowanego dla oprogramowania finansowo-księgowego Synchronizacja dostawców Określa czy ma być przeprowadzana synchronizacja bazy dostawców podczas przekazywania raportu do systemu finansowo-księgowego Synchronizacja odbiorców Określa czy ma być przeprowadzana synchronizacja bazy odbiorców podczas przekazywania raportu do systemu finansowo-księgowego. Przekazuj dokumenty KP Jeśli opcja jest zaznaczona to podczas tworzenia raportu dla systemu FK zostaną uwzględnione wystawione dokumenty KP Przekazuj dokumenty KW Jeśli opcja jest zaznaczona to podczas tworzenia raportu dla systemu FK zostaną uwzględnione wystawione dokumenty KW. Przekazuj dokumenty PZ Jeśli opcja jest zaznaczona to podczas tworzenia raportu dla systemu FK zostaną uwzględnione dokumenty PZ. Przekazuj dokumenty MM Jeśli opcja jest zaznaczona to podczas tworzenia raportu dla systemu FK zostaną uwzględnione dokumenty MM (przesunięcia międzymagazynowe). Identyfikator domyślnego odbiorcy w systemie finansowo księgowym - należy tak jak w przykładzie wpisać 0001, jest to identyfikator kontrahenta jednorazowego w systemie KS-FKW Rys. 13. Karta dostawcy Definiowanie systemów współpracujących Za pomocą funkcji systemu Definicje Systemy współpracujące ( z poziomu modułu Classic FKW) należy skonfigurować połączenia do systemów zewnętrznych, z którymi będzie współpracować system finansowo-księgowy KS-FKW. Są to wszystkie programy KAMSOFT, ale możliwa jest także współpraca z innymi systemami autorstwa innych firm. Po wybraniu funkcji Systemy Współpracujące w okienku widzimy listę zdefiniowanych systemów które współpracują z naszym systemem, aby poprawić parametry należy naci- 3-7

20 6. Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW snąć F4 Popraw, natomiast aby zdefiniować nowy system współpracujący należy wcisnąć F2 Dodaj Aby sprawdzić Oznaczenie stawek VAT w systemie obcym - należy uruchomić Ap41 Administrator> Definicje>Stawki podatku VAT (patrz rys. 15) W oknie konfiguracji systemów współpracujących Offline, przenoszonych z pliku DBF widoczne są pozycje: Ścieżka do raportów plikowych z tego systemu F10 należy wybrać ścieżkę z plikiem exportu danych z obcego systemu. Oznaczenie stawek VAT w systemie obcym przypisanie symboli oznaczających VAT z systemu obcego (podgląd stawek VAT w systenie KS-AOW Ap41 moduł Admin Dedinicje Stawki podatku VAT, patrz 15) do systemu FK (np. A-22%), F4 Poprawia oznaczenie stawki VAT Sh+F5 Wiązania określenie do jakiego typu dokumentu, rejestru, teczki ma przechodzić przekazywany z apteki dokument Rys. 14. Definiowanie systemów współpracujących Offline > Konfiguracja Rys. 16. Wiązania zewnętrzne Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów off-line Funkcja systemu Definicje Wiązania zewnętrzne ( z poziomu modułu Classic FKW) wykorzystywane są do zdefiniowania: Rys. 15. Definicja stawek VAT w systemie KS-AOW. W oknie System współpracujący z systemem FK widoczne są informacje: Nazwa współpracującego systemu nazwa pod jaką będzie widoczne powiązanie w systemie. OSID na Karcie wiązania, patrz rys 30 Rodzaj współpracującego systemu - typ systemu z którego będziemy pobierać dokumenty, należy wybrać z listy Symbol systemu w KS-FKW numer systemu obcego w KS-FKW np.1 (obsługa nowego formatu np.001, w zależności jakiego formatu używa system współpracujący) Sposób pobierania (OFFLINE raporty na dyskietkach) przenoszenie dokumentów poprzez pliki dbf o ustalonym formacie (niekoniecznie przez dyskietki), ustawienie dotyczy systemów, które nie działają na bazie Oracle 1. Jakiego typu dokumenty będą przenoszone z systemu współpracującego 2. Jaki typ dokumentu w FK będzie je odzwierciedlał 3. Do jakiego rejestru dokumenty będą przenoszone 4. Do jakiej teczki dokumenty będą przenoszone 5. Jakich wartościach / kwotach Po wybraniu funkcji w oknie Wiązania zewnętrze, widzimy listę zdefiniowanych wiązań dotyczącą danego systemu, zdefiniowanego w Systemach współpracujących. Chcąc poprawić parametry należy wybrać funkcję F4 Popraw, aby usunąć powiązanie należy wybrać funkcję F8 Usuń, natomiast chcąc zdefiniować nowe powiązanie należy wybrać funkcję F2 Dodaj 3-8

21 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy AKP dokument KP AKW dokument KW APP dokument PP SBK sprzedaż bezrachunkowa lub suma raportów fiskalnych ( jeśli rapotr typu 2) KBK korekta sprzedaży bezrachunkowej KRF korekta raportu fiskalnego o rachunki zafiskalizów Rys. 17. Wiązania Zewnętrzne. Definiowanie nowego wiązania zewnętrznego składa się z kilku etapów: 1. Wybór z listy dokumentu, który w FK będzie odzwierciedlał przenoszony dokument z systemu współpracującego Rys. 18. Karta wiązania zewnętrznego. 2. Symbol należy wpisać nazwę symbolu dokumentu w systemie obcym uzależnionego od definicji widoku wg którego dokumenty będą przenoszone charakterystycznego dla systemu współpracującego, np. dla systemu KS-AOWsymbole są budowane według wzoru: XYZ dokument we/wy, gdzie: X: F dokument pierwotny, K korekta Y: Z zakup, S sprzedaż, K zakup kosztowy, T śr. trwały Z: V vat, U upr., M mm (przesunięcie międzymagazynowe), W dok. wewnętrzny 3. OSID należy wybrać system, z którego będą pobierane dokumenty 4. Nazwa należy podać nazwę wiązania dla dokumentu 5. Nazwa rejestru należy wybrać F10 rejestr do którego będą przenoszone dokumenty, dany typ dokumentu musi posiadać powiązanie z wybranym rejestrem 6. Teczka można wybrać F10 teczkę do której będą przenoszone dokumenty. Jeżeli pozostawimy pole puste to dokumenty będą przenoszone do teczki Startowej 7. Użyj automatycznej teczki rejestru przeniesione dokumenty będą przypisane do teczki automatycznej stworzonej i przypisanej dla danego rejestru. 8. Wariant dekret można wybrać F10 wariant dekretacji, wg którego dokument będzie zadekretowany. Pole można pozostawić puste 9. Oddział wybór oddziału w FK do którego dokument będzie przypisany, jeżeli nie ma oddziałów należy wybrać CENTRALA 10. Teczka automat wg twórz automatyczne teczki według (daty dokumentu lub numeru raportu) np. gdy z systemów współpracujących przechodzą dokumenty zapłat i automatycznie są tworzone raporty kasowe. 11. Rola dla nowej teczki przypisanie domyślnej roli do dynamicznie tworzonej teczki (np. Administrator) 12. Łącz w transakcje wykorzystywane do rozliczenia dokumentów z innych systemów np. gdy kasa jest uruchomiona w systemie KS-AOW 13. Pobieraj automatycznie(zadania) pobieraj poprzez zdefiniowane zadania automatycznie lub poprzez wywołanie pobrania na żądanie 14. Pobieraj tylko na żądanie ustawienia pobierania w zadaniach nie będą brały pod uwagę tego typu dokumentu 15. Nie pobieraj dokument zostanie ignorowany przez zadania automatyczne oraz poprzez ręczne wywołanie pobrania 16. Kolumna raportu off-line patrz przykład. Brutto = P11 Netto 22 % = P01 Vat 22 % = P06 Netto 7 % = P02 Vat 7 % = P07 Netto 3 % = P03 Vat 3 % = P08 Netto 0 % = P04 3-9

22 6. Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW Pobieranie dokumentów W module Classic FKW, wyjśc do funkcji System Raporty, wyświetli się okno z raportami dla zdefiniowanego systemu zewnętrznego, po ustawieniu się na wybranym raporcie i wybraniu SP Wybierz - wyświetli się lista dokumentów przekazanych w tym raporcie. Rys. 20. Synchronizacja kontahentów. Kontrahenci którzy są na liście zostaną wprowadzeni do systemu, jeśli któraś pozycja ma być pominięta, należy się na niej ustawić i wybrać przycisk F8 Usuń rekord. Następnie należy wybrać Dalej>, funkcja F4 Wprowadź nowe kartoteki do FK, spowoduje wprowadzenie kontrahentów do kartoteki i nadanie automatycznie numerów dla tych kontrahentów pozycja Numer. Funkcja odeślij raport generuje plik zwrotny do synchronizacji kontrahentów APSYNCH.DBF 6.3. Stworzenie widoków z danymi na serwerze ORACLE ( Apteka Win ) Rys. 19. Lista przekazywanych dokumentów. Kolejny krok to wprowadzenie wybranego dokumentu do raportu to: funkcja F6 Wprowadź dokumenty, wyświetli się okno Wprowadanie dokumentów do rejestru. W oknie tym należy ustalić: Datę wprowadzenia dokumentów Teczkę do której zostaną wprowadzone dokumenty funkcja F3 Teczka Okres do którego wprowadznone będą dokumenty funkcja F3 Teczka Następnie wybrać F6 Start uruchomiony zostanie proces przenoszenia dokumentów, po zakończeniu na dole ekranu zostanie wyświetlona informacja o ilości przeniesionych dokumentów z raportu. Funkcja F4 Zmień kontrahenta pozwala na zmianę kontrahenta przed wprowadzeniem do systemu Czynności do wykonania w systemie KS-AOW Zdefiniowanie systemów współpracujących Za pomocą funkcji systemu Definicje Systemy współpracujące ( z poziomu modułu Classic FKW ) należy skonfigurować połączenia do systemów zewnętrznych, z którymi będzie współpracować system księgowy KS-FKW. Są to wszystkie programy KAMSOFT, ale możliwa jest także współpraca z innymi systemami autorstwa innych firm pod warunkiem że obce firmy mają technologie i chęci pozwalające na współpracę z systemem KS-FKW. Po wybraniu funkcji Systemy Współpracujące w okienku widzimy listę zdefiniowanych systemów które współpracują z naszym systemem, aby poprawić parametry należy nacisnąć F4 Popraw natomiast aby zdefiniować nowe powiązanie należy wcisnąć F2 Dodaj Synchronizacja kontrahentów. Czynności do wykonania w systemie KS-FKW. Po wejściu do funkcji System Raporty, wyświetli się okno z raportami dla zdefiniowanego systemu zewnętrznego, po ustawieniu się na wybranym raporcie i wybraniu SP Wybierz wyświetli się lista kontrahentów. 3-10

23 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy Widok w systemie do współpracy z nazwy widoków z różnymi dokumentami stworzonymi w obcym systemie i schemacie. Do widoków na innym schemacie schemat KS-FKW musi mieć dodane prawa odczytu i zapisu. Rys. 21. Definiowanie systemów współpracujących Online > Konfiguracja W przykładowym oknie System współpracujący z systemem FK widoczne są informacje: Nazwa współpracującego systemu nazwa pod jaką będzie widoczne powiązanie w systemie Rodzaj współpracującego systemu typ systemu z którego będziemy pobierać dokumenty, należy wybrać z listy Symbol systemu w KS-FKW numer systemu obcego w KS-FKW np.7 (obsługa nowego formatu np.007, w zależności jakiego formatu używa system współpracujący) Dla systemów: KS-ESM, KS-ZZL i KS-ESM nie zaznaczamy czeku Obsł. Nowego formatu id.dok. Dla Systemów: KS-Apteka i KS-Farmanet należy zaznaczyć czek Obsł. Nowego formatu id.dok. Sposób pobierania (ONLINE mechanizmy ORACLE) przenoszenie dokumentów poprzez widoki tablic na bazie ORACLE np. z programów KS-AOW (KS-HURT, KS-ESM najczęściej stosowane) Pobieranie dokumentów ONLINE przez bazę danych Oracle W przypadku przenoszenia dokumentów przez mechanizmy ORACLE należy ustawić nazwy widoków z dokumentami do komunikacji z systemem KS-FKW, standardowym widokiem jest V FK DOK ale należy się upewnić, gdyż często są tworzone indywidualne widoki na potrzeby klienta. W zakładce Konfiguracja widoczne są następujące informacje: Nazwa schematu systemu współpracującego nazwa schematu systemu z którym FK będzie współpracować. DBLink do schematu systemu współpracującego nazwa DBLinka do serwera ORACLE z systemem współpracującym, jeżeli system współpracujący i system KS-FKW działają na tym samym serwerze można to pole zostawić puste Rys. 22. Definiowanie systemów współpracujących Online > Parametry Natomiast w zakładce Parametry widoczne są pozycje: Czy pobierać dokumenty (w zadaniach autom. ) dokumenty będą pobierane poprzez ustawione zadania automatyczne uruchamiane samoczynnie standardowo raz dziennie, w każdej chwili można również pobrać dokumenty na żądanie Czy potwierdzać korekty (w zadaniach autom. ) zadania automatyczne uwzględnią potwierdzanie korekt, dotyczy korekt sprzedaży zgodnie z ustawą VAT Czy wysyłać dokumenty zapłat do systemu współpr. informacja o zapłacie będzie przekazywana do systemu współpracującego w zadaniach automatycznych Czy automatyczne wysyłanie zapłat do systemów współpracujących przy zaznaczonej opcji zapłata dokonana w FK będzie w tym samym momencie widoczna w systemie współpracującym Czy odblok. dok. usunięte w FK w syst. współpr. dokumenty usunięte w FK są odblokowywane w systemach współpracujących (np.do poprawy). Opcja powinna być zawsze zaznaczona Czy synchronizować grupy kartotek do FK przechodzą informacje o pogrupowaniu listy kontrahentów (kontrahenci są grupowani w KS-AOW) np. trasy, akwizytorzy Czy sprawdzać dok. do pobierania przy rozlicz. kontrah. podczas gdy przenoszenie dokumentów jest wykonywane raz dziennie i jeszcze w danym dniu dokumenty nie przeszły do FK to podczas wystawiania dokumentów kasowych nastąpi sprawdzenie czy są 3-11

24 6. Wiązanie KS-AOW -> KS-FKW dokumenty wks-aowwystawione na danego kontrahenta jeszcze nie pobrane do FK Data od której wysyłać dokumenty zapłat będą wysyłane dokumenty zapłat wystawione po tej dacie, jest to przeważnie data początku danego roku lub ostatniego ustalenia sald (puste pole = bez ograniczeń) Ilość dni wstecz po jakiej pobierać dok. z syst. współ. ile dni od bieżącej daty dokumenty mają nie być pobierane (np. nie pobieraj zbyt nowych dokumentów aby nie blokować ich do poprawy), domyślnie można zostawić puste Ilość dni za które zawsze pobierać dok. z syst. współ. po ilu dniach dokumenty zawsze będą pobierane z systemów współpracujących, domyślnie można zostawić puste Ilość dni do sprawdz. czy są dok. do pobr. lub błęd. ile dni wstecz sprawdzać dokumenty do pobrania w systemie współpracującym, można zostawić puste Odchyłki = SODCH Netto 22% = SDN22 VAT 22% = SDV22 Netto 7% = SDN07 VAT 7% = SDV07 Szczegółowe informacje pod jakim symbolem jest udostępniony dokument można sprawdzić za pomocą funkcji System Raporty On-Line Sh+F6 Sprawdź > Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system (tylko dla dokumentów przenoszonych poprzez bazę danych Oracle) Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów on-line Definiowanie nowego wiązania zewnętrznego składa się z kilku etapów tak samo jak w przypadku raportów off-line (patrz def_wiaz_dos ). Jedyne różnice to symbole kolumny raportu. Rys. 24. Sprawdzenie typu dokumentów udostępnianych przez inny system Pobieranie dokumentów na żądanie Jeżeli dokument nie przeszedł automatycznie, lub został usunięty i odblokowany w systemie współpracującym, należy ręcznie go pobrać za pomocą funkcji System Raporty On-line. Dodatkowo funkcja wykorzystywana jest do kontroli czy w systemach współpracujących został wystawiony nowy typ dokumentu, dla którego jeszcze nie jest stworzone wiązanie. Rys. 23. Definiowanie nowego wiązania zewnętrznego > definicja parametrów F5 Przypisz symbole przypisuje symbole odpowiadające nazwie danych kolumn, można też przypisać ręcznie symbole po których mają się wpisywać różne kwoty w odpowiednich kolumnach symbole kwot są uzależnione od widoku z dokumentami np.: Brutto = SDBRU Netto w cenie zakupu = SZNET Rys. 25. Raporty On-line 3-12

25 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy W przykładowym oknie Raporty On-Line widoczne są pozycje: Sh+F6 Sprawdź sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system - można bez pobierania dokumentów sprawdzić tylko ile dokumentów jest do pobrania w danym okresie, po ustawieniu zakresu dat porównanie dokumentów z innego systemu informacja o rozbieżnościach na dokumentach, dla wybranego systemu zewnętrznego, dla wybranego wiązania i podanego okresu porównanie stanu rozliczeń w innym systemie F8 Odblokuj usunięte dok. odblokowuje dokumenty np.w KS-AOW, które usunęliśmy w systemie FK, stosuje się to głównie aby poprawić błędny dokument, usuwamy go w systemie FK, odblokowujemy i poprawiamy w KS-AOW i jeszcze raz pobieramy F6 Pobierz dokumenty pobieramy dokumenty do systemu FK na żądanie w zakresie ustawionych dat Zawsze po wykonaniu operacji pobierania dokumentów lub wysyłania zapłat warto sprawdzić informacje zapisane na zakładce Raport z wykonania operacji aby zorientować się czy jakieś dokumenty przeniosły się i ile oraz czy były jakieś błędy. 4. KS-FKW > Definiowanie wiązań zewnętrznych. Definicje Wiązania zewnętrzne F2 Dodaj i dodajemy nowe wiązanie, wskazując na początku pod jakim typem dokumentu będzie ten dokument funkcjonował w FK. (w naszym przypadku jest to FSV faktura sprzedaży VAT). Następnie konfigurujemy opcje dla tego powiązania dokumentu wpisując nazwę i wybierając rejestr, teczkę i wariant dekretacji. Po wpisaniu wszystkich opcji naciskamy F5 Przepisz symbole i pojawi się nam na dole lista przypisanych symboli do kolumn, które występują w danym rejestrze. Możemy też w zależności od potrzeb przypisać symbole do dowolnych kolumn rejestru. Najczęściej przypisywanymi symbolami są SDBRU suma brutto, SZNET netto zakupu, SODCH odchyłki. Gdy połączenie odpowiednio zostało skonfigurowane dokument można pobrać do systemu FK. Rysunek 1 Karta definicji dokumentu finansowego, program KS-AOW moduł Ap41 Admin>Definicje> Dokumenty finansowe>f3 Karta Rysunek 2 Widok z dokumentami przekazywanymi z KS-AOW Rysunek 3 patrz instr () Rysunek 4 patrz instr () Rysunek 5 patrz instr () Rysunek 6 typy dokumentów, program KS-FKW moduł 21 Classic FKW>Definicje>Typy dokumentów 6.4. Przykład definiowania nowego wiązania zewnętrznego Przykład definiowania wiązania zewnętrznego dla nowego dokumentu pobieranego z KS-AOW np. Faktura sprzedaży APTEKA -> FSV 1. KS-AOW- kontrola czy dokument jest udostępniony do pobrania. APTEKA 22Kartoteki Słowniki Typy Typy dokumentów F4 Popraw zakładka Znaczniki opcja Przekazywać do FK 2. KS-FKW Czy zostały zdefiniowane systemy współpracujące. Definicje Systemy współpracującesprawdzić czy istnieje połączenie do systemu APTEKA, jeżeli nie zostało zdefiniowane należy zdefiniować nowy system współpracujący o typie KS-AOW. 3. KS-FKW sprawdzenie pod jakim symbolem dokument jest udostępniony. System Raporty On-line Sh+F6 Sprawdź, Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system, powinny nam się pokazać jakie typy dokumentów czekają do pobrania w widoku w danym okresie czasu. Nasz nowy typ dokumentu też tam powinien się pojawić w kolumnie Typ dokumentu widoczny jako HSFH. Widzimy dokumenty typu (FSV sprzedaż, FZV zakup, FZM operacje magazynowe). Ponieważ interesuje nas faktura o symbolu FSV w APTECE to widzimy ten typ dokumentu jako dokument sprzedaży i symbol dokumentu czyli HSFH, natomiast w kolumnie ilość widoczna jest ilość dokumentów do pobrania w tym okresie. 3-13

26 7. Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW Rys. 26. Definicja wiązania dla systemu KS-AOW. 3-14

27 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy Nazwa pola Typ Opis TYPK C1 "T"-Klasyfikacjadokumentu ("T"-Towary","U"-Usługi, "S"-szkolenia) TYPR C1 Typ raportu ("D"-dokument) TYPD C6 Identyfikator dokumentu XYZ-dokumentwe/wy X:F-dokument pierwotny, K-korekta Y:Z-zakup, S-sprzedaż,K-zakup kosztowy,t-śr.trwały Z:V-VAT,U-upr,M-mm(przesunięcia mm),w-dok.wewnętrzny Dokumenty kasowe: AKP-dokument KP AKW-dokument KW APP-dokument PP SBK-sprzedaż bezrachunkowa lub suma rap.fiskalnych,(jeśli raport typu 2) Dokumenty dodatkowe(korygujące) KBK-korekta sprzedaży bezrachunkowej KRF-korekta raportu fiskalnego o rachunki zafiskalizów DTA1 D Wykorzystywane przez FK (puste) DTA2 D Data wystawienia (data wprowadzenia w systemie KS-AOW) DTA3 D Data sprzedaży DTA4 D Data płatności lub data dokumentu korygującego NKNT C6 Identyfikator kontrahenta NDOK C20 Symbol dokumentu NDKR C20 Symbol dokumentu korygowanego lub symbol "apteczny" OPIS C50 Wykorzystywane przez FK P01 N13.2 Netto A P02 N13.2 Netto B P03 N13.2 Netto C P04 N13.2 Netto D P05 N13.2 Netto zw. P06 N13.2 VAT A P07 N13.2 VAT B P08 N13.2 VAT C P09 N13.2 VAT D P10 N13.2 VAT zw. P11 N13.2 Suma brutto P12 N13.2 Suma netto (P01..P05+P27+P28) P13 N13.2 Suma VAT (P06..P10+P29+P30) P14 N13.2 Netto A (sprz. w cenie zak.) P15 N13.2 Netto B (sprz. w cenie zak.) P16 N13.2 Netto C (sprz. w cenie zak.) P17 N13.2 Netto D (sprz. w cenie zak.) P18 N13.2 Netto zw. (sprz. w cenie zak.) P19 N13.2 VAT A (sprz. w cenie zak.) Tab. 1. Struktura pól raportów z dokumentami (FARRMMDD.DBF). Z systemu KS-AOW do KS-FKW. 3-15

28 7. Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW 7. Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW Współpraca za innymi systemami jest możliwa poprzez: 7.1. Stworzenie widoków z danymi na serwerze ORACLE ( Hurt Win ) Czynności do wykonania w systemie KS-HURT Zdefiniowanie systemów współpracujących Za pomocą funkcji systemu Definicje Systemy współpracujące ( z poziomu modułu Classic FKW ) należy skonfigurować połączenia do systemów zewnętrznych, z którymi będzie współpracować system księgowy KS-FKW. Są to wszystkie programy KAMSOFT, ale możliwa jest także współpraca z innymi systemami autorstwa innych firm pod warunkiem że obce firmy mają technologie i chęci pozwalające na współpracę z systemem KS-FKW. Po wybraniu funkcji Systemy Współpracujące w okienku widzimy listę zdefiniowanych systemów które współpracują z naszym systemem, aby poprawić parametry należy nacisnąć F4 Popraw natomiast aby zdefiniować nowe powiązanie należy wcisnąć F2 Dodaj Pobieranie dokumentów ONLINE przez bazę danych Oracle W przypadku przenoszenia dokumentów przez mechanizmy ORACLE należy ustawić nazwy widoków z dokumentami do komunikacji z systemem KS-FKW, standardowym widokiem jest V FK DOK ale należy się upewnić, gdyż często są tworzone indywidualne widoki na potrzeby klienta. W zakładce Konfiguracja widoczne są następujące informacje: Nazwa schematu systemu współpracującego nazwa schematu systemu z którym FK będzie współpracować. DBLink do schematu systemu współpracującego nazwa DBLinka do serwera ORACLE z systemem współpracującym, jeżeli system współpracujący i system KS-FKW działają na tym samym serwerze można to pole zostawić puste Widok w systemie do współpracy z nazwy widoków z różnymi dokumentami stworzonymi w obcym systemie i schemacie. Do widoków na innym schemacie schemat KS-FKW musi mieć dodane prawa odczytu i zapisu. Rys. 27. Definiowanie systemów współpracujących Online > Konfiguracja W przykładowym oknie System współpracujący z systemem FK widoczne są informacje: Nazwa współpracującego systemu nazwa pod jaką będzie widoczne powiązanie w systemie Rodzaj współpracującego systemu typ systemu z którego będziemy pobierać dokumenty, należy wybrać z listy Symbol systemu w KS-FKW numer systemu obcego w KS-FKW np.8 dla systemu Hurt obsługa tylko w starym formacie id. dok Sposób pobierania (ONLINE mechanizmy ORACLE) przenoszenie dokumentów poprzez widoki tablic na bazie ORACLE np. z programów KS-HURT (KS-AOW, KS-ESM najczęściej stosowane). Rys. 28. Definiowanie systemów współpracujących Online > Parametry Natomiast w zakładce Parametry widoczne są pozycje: Czy pobierać dokumenty (w zadaniach autom. ) dokumenty będą pobierane poprzez ustawione zadania automatyczne uruchamiane samoczynnie standardowo raz dziennie, w każdej chwili można również pobrać dokumenty na żądanie Czy potwierdzać korekty (w zadaniach autom. ) zadania automatyczne uwzględnią potwierdzanie korekt, dotyczy korekt sprzedaży zgodnie z ustawą VAT Czy wysyłać dokumenty zapłat do systemu współpr. informacja o zapłacie będzie przekazywana do systemu współpracującego w zadaniach automatycznych 3-16

29 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy Czy automatyczne wysyłanie zapłat do systemów współpracujących przy zaznaczonej opcji zapłata dokonana w FK będzie w tym samym momencie widoczna w systemie współpracującym Czy odblok. dok. usunięte w FK w syst. współpr. dokumenty usunięte w FK są odblokowywane w systemach współpracujących (np.do poprawy). Opcja powinna być zawsze zaznaczona Czy synchronizować grupy kartotek do FK przechodzą informacje o pogrupowaniu listy kontrahentów Czy sprawdzać dok. do pobierania przy rozlicz. kontrah. podczas gdy przenoszenie dokumentów jest wykonywane raz dziennie i jeszcze w danym dniu dokumenty nie przeszły do FK to podczas wystawiania dokumentów kasowych nastąpi sprawdzenie czy są dokumenty wks-hurtwystawione na danego kontrahenta jeszcze nie pobrane do FK Data od której wysyłać dokumenty zapłat będą wysyłane dokumenty zapłat wystawione po tej dacie, jest to przeważnie data początku danego roku lub ostatniego ustalenia sald (puste pole = bez ograniczeń) Ilość dni wstecz po jakiej pobierać dok. z syst. współ. ile dni od bieżącej daty dokumenty mają nie być pobierane (np. nie pobieraj zbyt nowych dokumentów aby nie blokować ich do poprawy), domyślnie można zostawić puste Ilość dni za które zawsze pobierać dok. z syst. współ. po ilu dniach dokumenty zawsze będą pobierane z systemów współpracujących, domyślnie można zostawić puste Ilość dni do sprawdz. czy są dok. do pobr. lub błęd. ile dni wstecz sprawdzać dokumenty do pobrania w systemie współpracującym, można zostawić puste Rys. 29. Wiązania Zewnętrzne. 1. Wybór z listy dokumentu, który w FK będzie odzwierciedlał przenoszony dokument z systemu współpracującego Definiowanie wiązań zewnętrznych dla raportów on-line Funkcja systemu Definicje Wiązania zewnętrzne ( z poziomu modułu Classic FKW) wykorzystywane są do zdefiniowania: 1. Jakiego typu dokumenty będą przenoszone z systemu współpracującego 2. Jaki typ dokumentu w FK będzie je odzwierciedlał 3. Do jakiego rejestru dokumenty będą przenoszone 4. Do jakiej teczki dokumenty będą przenoszone 5. Jakich wartościach / kwotach Po wybraniu funkcji w oknie Wiązania zewnętrze, widzimy listę zdefiniowanych wiązań dotyczącą danego systemu, zdefiniowanego w Systemach współpracujących. Chcąc poprawić parametry należy wybrać funkcję F4 Popraw, aby usunąć powiązanie należy wybrać funkcję F8 Usuń, natomiast chcąc zdefiniować nowe powiązanie należy wybrać funkcję F2 Dodaj Rys. 30. Karta wiązania zewnętrznego. 2. Symbol należy wpisać nazwę symbolu dokumentu w systemie obcym uzależnionego od definicji widoku wg którego dokumenty będą przenoszone charakterystycznego dla systemu współpracującego, np. dla systemu KS-HURT symbole są budowane przeważnie według wzoru: XXY- YZZ, gdzie: XX określa HS sprzedaż (rozchód) HZ zakup (przychód) HM operacje magazynowe np. ST, ND YY symbol typu dokumentu w systemie współpracującym np. PZ, PZK, FV, FVK 3-17

30 7. Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW ZZ oraz symbol systemu KS-FKW lub numer oddziału w zależności od konfiguracji w systemie współpracującym np. HZ10 dokumenty zakupu z oddziału OSID należy wybrać system, z którego będą pobierane dokumenty 4. Nazwa należy podać nazwę wiązania dla dokumentu 5. Widok nazwa widoku zdefiniowanego w systemie współpracującym 6. Nazwa rejestru należy wybrać F10 rejestr do którego będą przenoszone dokumenty, dany typ dokumentu musi posiadać powiązanie z wybranym rejestrem 7. Teczka można wybrać F10 teczkę do której będą przenoszone dokumenty. Jeżeli pozostawimy pole puste to dokumenty będą przenoszone do teczki Startowej 8. Użyj automatycznej teczki rejestru przeniesione dokumenty będą przypisane do teczki automatycznej stworzonej i przypisanej dla danego rejestru. 9. Wariant dekret można wybrać F10 wariant dekretacji, wg którego dokument będzie zadekretowany. Pole można pozostawić puste 10. Teczka automat wg twórz automatyczne teczki według (daty dokumentu lub numeru raportu) np. gdy z systemów współpracujących przechodzą dokumenty zapłat i automatycznie są tworzone raporty kasowe. 11. Rola dla nowej teczki przypisanie domyślnej roli do dynamicznie tworzonej teczki (np. Administrator) 12. Łącz w transakcje wykorzystywane do rozliczenia dokumentów z innych systemów np. gdy kasa jest uruchomiona w systemie KS-HURT 13. Pobieraj automatycznie(zadania) pobieraj poprzez zdefiniowane zadania automatycznie lub poprzez wywołanie pobrania na żądanie 14. Pobieraj tylko na żądanie ustawienia pobierania w zadaniach nie będą brały pod uwagę tego typu dokumentu 15. Nie pobieraj dokument zostanie ignorowany przez zadania automatyczne oraz poprzez ręczne wywołanie pobrania 16. Kolumna raportu off-line dotyczy dokumentów przekazywanych raportami off-line 17. Kolumna raportu on-line patrz przykład dla dokumentu sprzedaży Brutto = SDBRU Netto 22% = SDN22 VAT 22% = SDV22 Netto 7% = SDN07 VAT 7% = SDV07 Netto 3% = SDN03 VAT 3% = SDV03 Netto 0% = SDN00 Netto ZW. = SDNZW Netto c.z. = SZNET Magazyny = NRMAG Netto c.z. = SZNET 18. F5 Przypisz symbole przypisuje symbole odpowiadające nazwie danych kolumn, można też przypisać ręcznie symbole po których mają się wpisywać różne kwoty w odpowiednich kolumnach symbole kwot są uzależnione od widoku z dokumentami. Szczegółowe informacje pod jakim symbolem jest udostępniony dokument można sprawdzić za pomocą funkcji System Raporty On-Line Sh+F6 Sprawdź > Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system (tylko dla dokumentów przenoszonych poprzez bazę danych Oracle). Rys. 31. Sprawdzenie typu dokumentów udostępnianych przez inny system Pobieranie dokumentów na żądanie Jeżeli dokument nie przeszedł automatycznie, lub został usunięty i odblokowany w systemie współpracującym, należy ręcznie go pobrać za pomocą funkcji System Raporty On-line. Dodatkowo funkcja wykorzystywana jest do kontroli czy w systemach współpracujących został wystawiony nowy typ dokumentu, dla którego jeszcze nie jest stworzone wiązanie. Rys. 32. Raporty On-line 3-18

31 Rozpoczęcie pracy Rozpoczęcie pracy W przykładowym oknie Raporty On-Line widoczne są pozycje: Sh+F6 Sprawdź sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system - można bez pobierania dokumentów sprawdzić tylko ile dokumentów jest do pobrania w danym okresie, po ustawieniu zakresu dat porównanie dokumentów z innego systemu informacja o rozbieżnościach na dokumentach, dla wybranego systemu zewnętrznego, dla wybranego wiązania i podanego okresu porównanie stanu rozliczeń w innym systemie F8 Odblokuj usunięte dok. odblokowuje dokumenty np.w KS-HURT, które usunęliśmy w systemie FK, stosuje się to głównie aby poprawić błędny dokument, usuwamy go w systemie FK, odblokowujemy i poprawiamy w KS-HURT i jeszcze raz pobieramy F6 Pobierz dokumenty pobieramy dokumenty do systemu FK na żądanie w zakresie ustawionych dat wiązanie, wskazując na początku pod jakim typem dokumentu będzie ten dokument funkcjonował w FK. (w naszym przypadku jest to FSV faktura sprzedaży VAT). Następnie konfigurujemy opcje dla tego powiązania dokumentu wpisując nazwę i wybierając rejestr, teczkę i wariant dekretacji. Po wpisaniu wszystkich opcji naciskamy F5 Przepisz symbole i pojawi się nam na dole lista przypisanych symboli do kolumn, które występują w danym rejestrze. Możemy też w zależności od potrzeb przypisać symbole do dowolnych kolumn rejestru. Najczęściej przypisywanymi symbolami są SDBRU suma brutto, SZNET netto zakupu, SODCH odchyłki. Gdy połączenie odpowiednio zostało skonfigurowane dokument można pobrać do systemu FK. Zawsze po wykonaniu operacji pobierania dokumentów lub wysyłania zapłat warto sprawdzić informacje zapisane na zakładce Raport z wykonania operacji aby zorientować się czy jakieś dokumenty przeniosły się i ile oraz czy były jakieś błędy Przykład definiowania nowego wiązania zewnętrznego Przykład definiowania wiązania zewnętrznego dla nowego dokumentu pobieranego z KS-HURT np. Faktura sprzedaży towarów Detal HURT -> FSV 1. KS-HURT- kontrola czy dokument jest udostępniony do pobrania. 2. KS-FKW Czy zostały zdefiniowane systemy współpracujące. Definicje Systemy współpracującesprawdzić czy istnieje połączenie do systemu HURT, jeżeli nie zostało zdefiniowane należy zdefiniować nowy system współpracujący o typie KS-HURT. 3. KS-FKW sprawdzenie pod jakim symbolem dokument jest udostępniony. System Raporty On-line Sh+F6 Sprawdź, Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system, powinny nam się pokazać jakie typy dokumentów czekają do pobrania w widoku w danym okresie czasu. Nasz nowy typ dokumentu też tam powinien się pojawić w kolumnie Typ dokumentu widoczny jako HSFV. Widzimy dokumenty typu (FSV sprzedaż, FZV zakup, RW operacje magazynowe). Ponieważ interesuje nas faktura o symbolu FSV w HURCIE to widzimy ten typ dokumentu jako dokument sprzedaży i symbol dokumentu czyli HSFV, natomiast w kolumnie ilość widoczna jest ilość dokumentów do pobrania w tym okresie. 4. KS-FKW > Definiowanie wiązań zewnętrznych. Definicje Wiązania zewnętrzne F2 Dodaj i dodajemy nowe 3-19

32 N O T A T K I 3-20 Rys. 33. Definicja wiązania dla KS-HURT.

33 Typd z hurtowni Dokumenty sprzedaży p01 p02 p03 p04 p05 p06 p07 p08 p09 p10 p11 p12 p13 p14 p15 p16 p17 p18 p19 p20 p21 p22 p23 p24 p25 p26 p27 Dokument sprzedaży: HS+symbol nr w FK Korekta sprzedaży: HS+symbol+ K +nr w FK jeśli podział na towary i usługi: Dokument sprzedaży: HS+ T +symbol+nr w FK Korekta sprzedaży: HS+ T +symbol+ K +nr w FK Dokument sprzedaży: HS+ U +symbol+nr w FK Korekta sprzedaży: HS+ U +symbol+ K +nr w FK Dokument zakupu: HZ+symbol+nr w FK Korekta zakupu: HZ+symbol+ K +nr w FK Dokumenty kasowe: KP: HWKP+nr w FK KW: HWKW+nr w FK PP: HWIN+nr w FK PI: HWPI+nr w FK (inna przelewem) Suma brutto w cenach sprzedaży* 22% netto w cenach sprzedaży* 22% VAT w cenach sprzedaży* 7% netto w cenach sprzedaży* 7% VAT w cenach sprzedaży* 3% netto w cenach sprzedaży* 0% netto w cenach sprzedaży* zwolniony w cenach sprzedaży* 3% VAT w cenach sprzedaży* zwolniony w cenach zakupu 0% w cenach zakupu 7% netto w cenach zakupu 22% netto w cenach zakupu suma netto w cenach zakupu 7% VAT w cenach zakupu 22% VAT w cenach zakupu suma VAT w cenach zakupu suma brutto w cenach zakupu 3% netto w cenach zakupu 3% VAT w cenach zakupu 4% netto w cenach zakupu 4% VAT w cenach zakupu 4% netto w cenach sprzedaży 4% VAT w cenach sprzedaży Tab. 2. Opis kolumn w raporcie z KS-Hurt do KS-FKW.

34 7. Wiazanie KS-Hurt -> KS-FKW Dokumenty zakupu p01 suma brutto p02 0% p03 22% netto p04 22% VAT p05 7% netto p06 7% VAT p07 3% netto p08 3% VAT p09 4% netto p10 4% VAT p11 Zwolniony p12 odchyłka PZ 0% p13 odchyłka PZ 7% netto p14 odchyłka PZ 22% netto p15 odchyłka PZ suma netto p16 odchyłka PZ 7% VAT p17 odchyłka PZ 22% VAT p18 odchyłka suma VAT p19 odchyłka suma brutto p20 odchyłka PZ 3% netto p21 odchyłka PZ 3% VAT p22 odchyłka PZ 4% netto p23 odchyłka PZ 4% VAT p24 p25 wartość wg aktualnych cen hurtowych netto p26 odchyłka PZ zwolniony Tab. 3. Opis kolumn w raporcie z KS-Hurt do KS-FKW. 4-22

35 Pytania i odpowiedzi Pytania i odpowiedzi KS-FKW Pytania i odpowiedzi 4-23

36 Pytania i odpowiedzi Wszystkie pozycje widoczne na zakładach dokumentu: Kwoty dokumentu, koszty / pozycje zdefiniowane są w funkcji systemu Definicje Rejestry, mogą być dowolnie dodawane przez użytkownika. Najczęściej zadawne pytania 1. Jak dodać do Rejestru nową stawkę VAT? Moduł systemu KS-FKW Dokumenty Rejestry wykorzystywany jest do prowadzenia rejestrów VAT sprzedaży, zakupu kosztów, zakupu towarów oraz innych rejestrów np. listy płac, amortyzacji. Każdy rejestr można indywidualnie zdefiniować tzn. może posiadać inne kolumny wyliczające jego wartość np. : W Rejestrze Zakupu mogą być wykorzystane pozycje: Nr dokumentu Nr kontrahenta Nazwa kontrahenta Adres kontrahenta Data dokumentu Data otrzymania Data płatności Kwota brutto Kwota netto 22%, 7%, 4%, 3%, 0% VAT 22%, 7%, 4%, 3%, 0% Kwota nie do odliczenia W Rejestrze Listy Płac mogą być wykorzystane pozycje: Kartoteka Pracownik Adres Kwota brutto Kwota netto Potrącenia Rys. 2. Definicja rejestru Chcąc dodać nową stawkę VAT należy do definicji rejestru dodać dwie pozycje: 1 Netto, 2 VAT. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 1. Wybrać funkcję Definicje Rejestry. 2. W oknie Rejestr wybrać odpowiedni rejestr, do którego będzie dodana nowa pozycja i następnie nacisnąć klawisz F4 Popraw. 3. Dodać pozycję, do której będzie wpisywana kwota Netto w odpowiedniej stawce podatku: F2 Dodaj : Rodzaj kolumny Netto (KWNE), następnie należy wybrać odpowiednią stawkę VAT np. 7%. 4. Dodać pozycję, do której będzie wpisywana kwota podatku VAT w odpowiedniej stawce: F2 Dodaj : Rodzaj kolumny VAT (KWVT), podać nazwę np. VAT 7% następnie w polu Wyliczana na podstawie należy wybrać, na podstawie której pozycji będzie wyliczana, czyli Netto 7%, oraz wybrać odpowiednią stawkę VAT tzn. 7. Rys. 1. Przykład dokumentu w rejestrze kosztów. 4-2

37 Pytania i odpowiedzi Pytania i odpowiedzi Numer wiersza na wydruku, Numer kolumny na wydruku opcje wykorzystywane przy wielowierszowym wydruku rejestru VAT Czy sprawdzać z sumą pozycji określa czy kwota będzie sprawdzana z określaną pozycją np. Suma Netto Oprócz wymienionych pozycji Netto i VAT można zdefiniować inne kolumny: Rys. 3. Dodanie nowej pozycji do rejestru Netto w odpowiedniej stawce. Rys. 4. Dodanie nowej pozycji do rejestru VAT w odpowiedniej stawce. Dodatkowe opcje: Czy księgować określa czy pozycja będzie księgowana na kontach Czy drukować określa czy pozycja będzie widoczna na wydruku Rejestru Czy widoczna na ekranie określa czy pozycja będzie widoczna na ekranie Adres kolumna z adresem kontrahenta Brutto kwota brutto dokumentu Dana dodatkowa dodatkowa informacja widoczna w rejestrze np. numer PZ Dana dodatkowa 2 druga dana dodatkowa Data otrz. data otrzymania dokumentu Data płatności przewidziana data zapłaty widoczna na dokumencie Data potwierdzenia korekty wykorzystywana jest przy potwierdzaniu korekt sprzedaży Data sprz. data sprzedaży Data wprowadzenia dokumentu do systemu Data wyst. dokumentu Data zapłaty za dokument Kartoteka np. kontrahent czy pracownik Kartoteka dokumentu np. kontrahent czy pracownik Kwota dodatkowe pole do wpisywania innej kwoty dokumentu Kwota inna 2 dodatkowe 2 pole do wpisywania kwoty dokumentu Nazwa kartoteki kontrahenta Netto kwota netto o określonej stawce podatku NIP kontrahenta Nr dokumentu źródłowy Nr dziennika po zaksięgowaniu dokumentu w polu będzie widoczny numer w dzienniku księgowań Nr ewidencyjny dokumentu Nr kart kartoteki kontrahenta w systemie Nr teczki nr teczki Nr w teczce dokumentu Numer VAT UE Opis dokumentu Pozycja kwotowa kwota widoczna na drugiej zakładce dokumentu S status określający czy dokument znajduje się w Rejestrze, Buforze czy dokument zaksięgowany Rozliczenie dokumentu określa datę kiedy podatek VAT powinien być rozliczony Skł. Formuły dokumentu pozycja widoczna na 1 zakładce dokumentu oznacza możliwość wyboru np. pracownika. Składnik formuły pozycja widoczna na 2 zakładce dokumentu oznacza możliwość wyboru np. rodzaju kosztu 4-3

38 2. Czy można wielokrotnie księgować Bilans otwarcia? Skrót kontrahenta Suma Netto Suma pozycji suma określonej pozycji kwotowej Suma VAT Symbol typu dokumentu Transakcja pozycja widoczna na 2 zakładce określa numer transakcji dokumentu VAT kwota VAT o odpowiedniej stawce podatku Waluta możliwość określenia waluty dokumentu Wariant dekretacji możliwość wyboru wariantu dekretacji na podstawie, której będą księgowane kwoty znajdujące się na 2 zakładce dokumentu Wzór można zastosować wzór na podstawie, którego pozycja będzie wyliczana. W polu Wzór należy wpisać np. SYMBOL pozycji + SYMBOL pozycji Wzór pozycji dokumentu na podstawie, której można stworzyć dodatkową dekretację O kolumna widoczna w rejestrze informująca o dokumentach nie bilansujących się Pozycje w Definicji Rejestru widoczne na zielono znajdą się na drugiej zakładce dokumentu np. koszty a pozycje widoczne na biało znajdą się na pierwszej zakładce dokumentu lub tylko w rejestrze nr NIP. 2. Czy można wielokrotnie księgować Bilans otwarcia? Bilans otwarcia może być wielokrotnie księgowany ( jest nadpisywany ). Przed każdym zaksięgowaniem Bilansu otwarcia program sprawdza czy konta bilansowe się bilansują. W przypadku gdy suma winien jest różna od sumy ma pojawi się komunikat i brak jest możliwości zaksięgowania. Rys. 5. Komunikat w przypadku nie bilansowania się kont. 3. Jak pobrać dokumenty z innego systemu, gdy coś się nie przeniosło? W przypadku, gdy po automatycznym przeniesieniu dokumentów np. z systemu KS-AOW okaże się, że jakiś dokument nie został przeniesiony można go pobrać ręcznie za pomocą funkcji System Raporty On- line. Należy określić: System z którego zostaną pobrane dokumenty Miesiąc z którego zostaną pobrane dokumenty Od daty do daty należy podać okres od do którego dnia zostaną pobrane dokumenty W polu Pokaż dziennik dla dokumentów należy zaznaczyć opcję pobieranych automatycznie. Następnie należy zastosować funkcję F6 Pobierz dokumenty. Pojawi się wtedy Potwierdzenie Czy chcesz pobrać dokumenty z obcego systemu : Systemu KS-AOW z okresu (rrrr-mm-dd) do okresu (rrrr-mm-dd) o typie pobierania automatycznym? * Zostanie również przekazana informacja o skasowanych dokumentach. Po zatwierdzeniu okna następuje automatyczne pobranie dokumentów. Po zakończeniu pobierania dokumentów można za pomocą funkcji F9 Log. Operacji można przejrzeć szczegóły poboru dokumentów. 4. Jak odblokować dokument w innym systemie pobrany do FK? Każdy dokument wystawiony w innym systemie np. kadrowo płacowym KS-ZZL lub aptecznym KS-AOW po pobraniu do systemu finansowo księgowego jest automatycznie blokowany tzn. nie można dokonać na nim jakichkolwiek zamian. W przypadku, gdy jakaś zmiana jest konieczna należy taki dokument najpierw usunąć z systemu finansowo księgowego a następnie odblokować go w innym systemie za pomocą funkcji Replikacje On-line. W tym celu należy wykonać następujące czynności: Wyszukać dokument w odpowiednim Rejestrze i w odpowiednim okresie, następnie za pomocą funkcji F8 Usuń należy ten dokument usunąć w całości Za pomocą funkcji Replikacje On-line dokument odblokować Należy określić: System w którym dokument zostanie odblokowany Miesiąc w którym dokument będzie odblokowany W polu Pokaż dziennik do dokumentów należy zaznaczyć opcję pobieranych automatycznie. Następnie należy wybrać funkcję F8 Odblokuj usunięte dokumenty. Pojawi się komunikat Czy chcesz odblokować dokumenty we współpracującym systemie.. Zostaną odblokowane dokumenty wcześniej usunięte z systemu KS-FKW. Po zatwierdzeniu okna następuje odblokowywanie dokumentów. Po zakończeniu pobierania dokumentów można za pomocą funkcji F9 Log. Operacji można przejrzeć szczegóły poboru dokumentów. 5. Jakie czynności wykonać przed księgowaniem dokumentów i zamykaniem miesiąca. Dokumenty wprowadzone do Bufora nie spełniają warunków Ustawy o Rachunkowości, mianowicie nie posiadają nr dziennika oraz nie zostały w sposób trwały wprowadzone do systemu, gdyż użytkownik posiada możliwość poprawy ich lub usunięcia. Dlatego należy zaksięgować dokumenty oraz zamykać miesiące rozrachunkowe. Należy pamiętać, iż dokumentów zaksięgowanych nie można usunąć ani poprawić. 4-4

39 Pytania i odpowiedzi Pytania i odpowiedzi Przed zaksięgowaniem dokumentów należy sprawdzić poprawność dekretacji dokumentów np. czy krąg kosztów zamyka się w danym okresie, czy wszystkie dokumenty wprowadzone w wybranym okresie są zadekretowane oraz należy wykonać zestawienia: Zestawienie obrotów i sald czy strona WN jest równa stronie MA (Zestawienia Obroty i salda); Czy wybrane zespoły kont zamykają się: 4 po stronie WN z 490 po stronie MA, Czy zapisy na 5 po stronie WN są równe zapisom na 4 po stronie WN (Bufor F11 Zestawienie lub Bufor F12 Warunki poprawności na kontach); Czy wszystkie dokumenty zostały wprowadzone / przeniesione do systemu KS-FKW; Uzgodnienie wartości magazynu na koniec okresu; Przeksięgowanie dokumentów na Reprezentację i Reklamę Przeksięgowanie lokalnym przy jednoczesnej kompresji danych tzn. automatycznym pakowaniu kopii baz pozwalającej na oszczędność miejsca na dysku. Mechanizm tworzy kopię bezpieczeństwa pozwalającą na odtworzenie stanu rozrachunków na dzień stworzenia kopii. Rys. 6. Kopia bazy danych Jest to tylko kopia bazy danych schematu FK. 6. Instalacja z danymi startowymi lub bez. Chcąc wykonać kopię poza programem należy wejść do katalogu z narzędziem Oracla EXP i w lini poleceń wpisać Standardowo instalacja z danymi początkowymi. Chcąc zainstalować KS-FKW bez danych początkowych należy z komendę: EXP FK/xFK@xeon, gdzie: FK nazwa schematu pliku instal.ksa usunąć z [WYBRANE PRODUKTY] pozycje: AKTYWNYZESTAWDANYCH=1;PYTAJOZESTAW=NIE; xfk hasło do schematu xeon serwer 7. Kopia bazy danych. Aby zrobić kopię bazy należy wejść do funkcji Administartor Kopia bazy. Zostanie uruchomiony mechanizm do ręcznego tworzenia kopii baz danych systemu KS-FKW na dysku Chcąc wykonać kopię schematu wspólnego KS należy postąpić tak samo uwzględniając nazwę, hasło i serwer dla schematu KS. 4-5