elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej

Transkrypt

1 ` elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Instrukcja użytkownika Akt prawny do ogłoszenia przekazanie do RCL wersja 2.0

2 1. WPROWADZENIE CEL DOKUMENTU SŁOWNIK POJĘĆ SPIS RYSUNKÓW MINIMALNE WYMAGANIA PROGRAMOWE WNIOSEK O OGŁOSZENIE AKTU PRAWNEGO FORMULARZ PDF Wypełnianie formularza PODPISANIE I WYSŁANIE DOKUMENTU Historia zmian Wersja Data Osoba Opis zmian Dominik Dziuba Pierwsza wersja dokumentu Jarosław Deminet Wersja uzupełniona i poprawiona.

3 1. Wprowadzenie 1.1. Cel dokumentu Niniejsza instrukcja przeznaczona jest dla użytkowników systemu epuap w zakresie korzystania z usługi Akt prawny do ogłoszenia przekazanie do RCL. Usługa umożliwia złożenie wniosku o ogłoszenie aktu prawnego w formie elektronicznej do Rządowego Centrum Legislacji. Usługa Akt prawny do ogłoszenia przekazanie do RCL składa się z jednego formularza, zatytułowanego Wniosek o ogłoszenie aktu prawnego Słownik pojęć Nazwa Objaśnienie Aplikacja Konkretny, ze względu na oferowaną użytkownikom funkcjonalność, zestaw metadanych definiujących określone współpracujące ze sobą zasoby uruchomione (lub możliwe do uruchomienia) na platformie epuap, wspierające udostępnienie i realizację jakiejś usługi lub grupy usług publicznych. epuap Platforma teleinformatyczna, umożliwiająca jednostkom administracji świadczenie usług publicznych opartych na elektronicznych kanałach komunikacji poprzez pojedynczy punkt dostępowy w Internecie. Formatka Każdy ekran, na którym system wyświetla dane Użytkownikowi. Formularz Dane oraz oprogramowanie, sporządzone na podstawie

4 wzoru dokumentu elektronicznego, umożliwiające wprowadzenie danych związanych z konkretnym pismem/podaniem. Katalog Usług Narzędzie standaryzujące sposób prezentowania i opisywania usług administracji publicznej. Utrzymuje spójną listę usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną. Login Unikalna nazwa użytkownika w skali całego systemu używana w celu jednoznacznego określenia tożsamości użytkownika. Podmiot publiczny Profil Zaufany Użytkownik RCL Urząd, podmiot administracji publicznej mogący udostępniać swoje usługi drogą elektroniczną poprzez platformę epuap. Narzędzie techniczno-prawne umożliwiające potwierdzenie podpisu składanego przez użytkownika w kontakcie z administracją publiczną za pośrednictwem portalu epuap. Osoba korzystająca z funkcjonalności portalu epuap. Rządowe Centrum Legislacji

5 1.3. Spis rysunków RYSUNEK 1 MENU PROGRAMU FIREFOX 6 RYSUNEK 2 OPCJE PROGRAMU FIREFOX 7 RYSUNEK 3 WTYCZKA ADOBE ACROBAT 8 RYSUNEK 4 WNIOSEK O OGŁOSZENIE AKTU PRAWNEGO TREŚĆ DOKUMENTU (STR. 1/2) 10 RYSUNEK 5 WNIOSEK O OGŁOSZENIE AKTU PRAWNEGO TREŚĆ DOKUMENTU (STR. 2/2) 11 RYSUNEK 6 KREATOR WYSYŁANIA DOKUMENTÓW PODGLĄD I PODPIS 16 RYSUNEK 7 WIZUALIZACJA WYPEŁNIONEGO DOKUMENTU 17 RYSUNEK 8 PODPIS DOKUMENTU 18 RYSUNEK 9 POPRAWNIE PODPISANY DOKUMENT 19 RYSUNEK 10 WYSŁANIE DOKUMENTU PODSUMOWANIE PRACY NAD DOKUMENTEM 20 RYSUNEK 12 WYŚWIETLENIE URZĘDOWEGO POTWIERDZENIA PRZEDŁOŻENIA (UPP) Minimalne wymagania programowe W celu korzystania z niniejszej usługi wymagana jest przeglądarka internetowa z dodatkiem Adobe Acrobat lub Adobe Reader w wersji przynajmniej XI. Dodatek oraz informacje o minimalnych wymaganiach dotyczących systemu operacyjnego oraz przeglądarek internetowych można uzyskać na stronach oraz Przykładowa przetestowana konfiguracja programowa umożliwiająca korzystanie z usługi: system Microsoft Windows 7, przeglądarka Mozilla Firefox 22, Adobe Reader XI.

6 Poprawne wyświetlenie formularza w przeglądarce może wymagać zmiany jej domyślnych ustawień. Użytkownik powinien upewnić się, że przeglądarka korzysta z wtyczki Adobe Acrobat. W celu weryfikacji oraz ewentualnej zmiany konfiguracji, należy wykonać następujące kroki (przykład dla przeglądarki Mozilla Firefox): Krok 1. Użytkownik przechodzi do okna opcji programu Firefox, klikając przycisk Firefox w lewym górnym rogu okna, a następnie wybierając Opcje. Rysunek 1 Menu programu Firefox Krok 2 Użytkownikowi wyświetlone zostanie okno Opcje. Należy wybrać zakładkę Aplikacje i odszukać Portable Document Format (PDF) (można użyć opcji Szukaj ).

7 a. Jeśli w kolumnie Czynność jest wybrana wartość Wtyczka Adobe Acrobat (w programie Firefox oznacza to, że aktualna konfiguracja jest poprawna. b. Jeśli w kolumnie Czynność jest wybrana wartość Podgląd w programie Firefox, należy wykonać Krok 3. Rysunek 2 Opcje programu Firefox Krok 3 Użytkownik klika w listę rozwijaną w wierszu Portable Document Format (PDF), w kolumnie Czynność i wybiera wartość Wtyczka Adobe Acrobat (w programie Firefox). W oknie opcji użytkownik zatwierdza zmianę klikając w przycisk OK.

8 Rysunek 3 Wtyczka Adobe Acrobat Skorzystanie z usługi Akt prawny do ogłoszenia przekazanie do RCL wymaga posiadania konta użytkownika w systemie epuap. Użytkownik musi być również zalogowany do systemu. Instrukcja zakładania konta w systemie epuap znajduje się pod adresem w sekcji Pomocy. W celu wysłania podpisanego wniosku elektronicznego poprzez usługę Akt prawny do ogłoszenia przekazanie do RCL Użytkownik powinien dysponować jednym z dwóch możliwych rodzajów uwierzytelniania: podpis za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, podpis za pomocą Profilu Zaufanego. Dodatkowo, Użytkownik powinien mieć włączoną obsługę JavaScript oraz odpowiednie ustawienia przeglądarki pozwalające na instalowanie komponentów służących do uwierzytelniania przy pomocy certyfikatu (w przypadku wybrania tej formy uwierzytelniania). Instrukcje korzystania z certyfikatu oraz Profilu Zaufanego znajdują się pod adresem w sekcji Pomocy.

9 2. Wniosek o ogłoszenie aktu prawnego Opis: Użytkownik platformy epuap ma możliwość złożenia wniosku o ogłoszenie aktu prawnego za pośrednictwem niniejszej usługi. W ramach usługi dostępny jest jeden formularz Formularz PDF Użytkownik wypełnia formularz PDF dostępny w niniejszej usłudze, służący do wprowadzenia danych do wniosku o ogłoszenie aktu prawnego Wypełnianie formularza Krok 1. Formularz Wniosek o ogłoszenie aktu prawnego (Rysunek 4) należy wypełnić w języku polskim zgodnie ze stanem faktycznym. Pola obowiązkowe zostały oznaczone czerwoną ramką. Czerwona ramka jest widoczna, jeżeli Użytkownik posiada zaznaczoną opcję Podświetl pola (Highlight Existing Fields) w programie Adobe Reader lub Adobe Acrobat.

10 Rysunek 4 Wniosek o ogłoszenie aktu prawnego treść dokumentu (str. 1/2)

11 Rysunek 5 Wniosek o ogłoszenie aktu prawnego treść dokumentu (str. 2/2)

12 Krok 2. Poszczególne pola formularza należy wypełniać, zgodnie z regułami zawartymi w poniższej tabeli. Nazwa pola Tytuł dziennika urzędowego Rodzaj aktu prawnego Inny Opis Pole wymagane, wybór z listy (Dziennik Ustaw lub Monitor Polski) Pole wymagane, wybór z listy; w przypadku wybrania pozycji Inny pojawia się pole opisane poniżej Pole do wpisania rodzaju aktu prawnego spoza zdefiniowanej listy, pojawia się po wyborze pozycji Inny ; domyślnie ukryte, jeśli jest widoczne, musi być wypełnione Dopuszczalna liczba znaków: 65 Organ wydający (lub organy) Wymagane wybranie przynajmniej jednej wartości i zatwierdzenie jej przyciskiem Dodaj ; w przypadku wybrania pozycji Inny pojawia się pole opisane poniżej Kolejne dodane nazwy organów są wyświetlane w postaci listy; aby usunąć dodaną pozycję, należy ją zaznaczyć (przycisk oznaczony ), a następnie kliknąć na przycisk Usuń Inne Pole do wpisania ogranu spoza zdefiniowanej listy, pojawia się po wyborze pozycji Inny ; domyślnie ukryte, jeśli jest widoczne, musi być wypełnione Dopuszczalna liczba znaków: 65

13 Nazwa pola Data wydania aktu (podana w tytule), np. data podpisania rozporządzenia przez ministra lub data przyjęcia uchwały przez organ kolegialny Tytuł aktu (przedmiot regulacji) Opis Data wg formatu RRRR-MM-DD, pole wymagane Pole do wpisania przedmiotu regulacji, np. w sprawie przyznawania funkcjonariuszom Agencji Wywiadu nagród uznaniowych i zapomóg, w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy Kodeks cywilny, o cudzoziemcach (tzn. bez oznaczenia rodzaju aktu, nazwy organu wydającego i daty wydania) Dopuszczalna liczba znaków: 1000, pole wymagane Osoby podpisujące wraz z ich funkcjami (także podpisujące w porozumieniu) Pole do wpisania imion, nazwisk i funkcji osób, które podpisały przekazywany akt prawny; podanie tych wartości pozwala usprawnić weryfikację poprawności i kompletności podpisów elektronicznych Wymagane wpisanie przynajmniej jednej wartości i zatwierdzenie jej przyciskiem Dodaj Numer sprawy instytucji przesyłającej Numer sprawy RCL Dopuszczalna liczba znaków: 100, pole wymagane Dopuszczalna liczba znaków: 100, pole opcjonalne; musi być wypełnione, jeśli akt był wcześniej opiniowany przez RCL i nadano mu w RCL numer sprawy

14 Nazwa pola Termin wejścia w życie Opis Pole do wpisania skrótowego brzmienia przepisu o wejściu w życie altu, np. 1 stycznia 2015 r., po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, część przepisów po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia Dopuszczalna liczba znaków: 100, pole opcjonalne; pole powinno być wypełnione zawsze w wyjątkiem aktów, dla których nie określa się terminu wejścia w życie (komunikaty, obwieszczenia, postanowienia itp.) Termin, przed upływem którego akt powinien być ogłoszony Tylko dla aktów szczególnie pilnych! Pole służy do wprowadzenia granicznej daty, przed upływem której akt musi być ogłoszony; data ta nie może różnić się od daty bieżącej o więcej niż 4 dni w przeciwnym razie informacja o pilności aktu musi być przekazana telefonicznie do Departamentu Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego Rządowego Centrum Legislacji Pole opcjonalne Uzasadnienie Tylko dla aktów szczególnie pilnych! Pole służy do podania obiektywnych czynników, które powodują konieczność szczególnie pilnego ogłoszenia aktu Dopuszczalna liczba znaków: 2000, pole opcjonalne Uwagi Pole służy do przekazania wszelkich dodatkowych informacji, określających sposób i termin ogłoszenia aktu, np. informacji o konieczności ogłoszenia kilku aktów w ustalonej kolejności (lub w tym samym dniu), wyjaśnienia dotyczącego podstawy do podpisania aktu w zastępstwie lub przez osobę pełniącą obowiązki organu upoważnionego do wydania aktu Dopuszczalna liczba znaków: 2000, pole opcjonalne Dane osoby odpowiedzialnej za przekazanie aktu do ogłoszenia

15 Nazwa pola Imię Nazwisko Funkcja Nr telefonu Załącznik Opis Dopuszczalna liczba znaków: 30, pole wymagane Dopuszczalna liczba znaków: 40, pole wymagane Dopuszczalna liczba znaków: 65, pole wymagane Dopuszczalna liczba znaków: 40, pole opcjonalne Pole opcjonalne; po zaznaczeniu pojawia się formularz wyboru pliku. UWAGA: Rozmiar załącznika nie może przekroczyć maksymalnego rozmiaru narzuconego przez epuap (obecnie 3,5 MB). W przeciwnym przypadku należy skorzystać z usługi pisma ogólnego i przekazać załącznik za pośrednictwem składu dużych plików Podpisanie i wysłanie dokumentu Krok 1. Po poprawnym wypełnieniu formularza niniejszej usługi należy nacisnąć przycisk na dole strony. Użytkownik zostanie przeniesiony do następnego kroku. Naciśnięcie przycisku spowoduje przerwanie procesu wypełniania wniosku bez zapisywania, natomiast przycisku zapisanie dokumentu, który dostępny będzie do późniejszego odtworzenia z menu systemu epuap: Strona główna Moje konto Moje dokumenty Robocze.

16 Krok 2. Użytkownik zostaje przeniesiony na drugi z trzech kroków Kreatora wysyłania dokumentów systemu epuap: Podgląd i podpis (Rysunek 6). Rysunek 6 Kreator wysyłania dokumentów Podgląd i podpis Krok 3. Użytkownikowi zostanie wyświetlona wizualizacja wypełnionego dokumentu w formie elektronicznej (Rysunek 7). Wizualizacja jest przeniesieniem formularza elektronicznego do widoku wzoru formularza papierowego. Wypełniona danymi wizualizacja jest wypełnionym formularzem elektronicznym, który może zostać podpisany w następnym kroku przez Użytkownika. Użytkownik powinien dokładnie sprawdzić czy przedstawiona mu wizualizacja dokumentu odzwierciedla poprawnie wszystkie wpisane przez niego dane.

17 Rysunek 7 Wizualizacja wypełnionego dokumentu Krok 4. W przypadku, gdy wszystkie dane na wizualizacji dokumentu są poprawne, Użytkownik w sekcji Podpis dokumentu wybiera jeden z dwóch możliwych rodzajów podpisu: Profil Zaufany lub Certyfikat Kwalifikowany (Rysunek 8) w zależności od posiadanego sposobu uwierzytelniania. W przypadku, gdy Użytkownik zdecyduje się na poprawienie danych wpisanych do formularza naciska przycisk Wstecz.

18 Rysunek 8 Podpis dokumentu Szczegółowy sposób podpisywania dokumentu w systemie epuap za pomocą Profilu Zaufanego lub Certyfikatu Kwalifikowanego znajduje się w instrukcjach Profilu Zaufanego i korzystania z certyfikatu, na stronie w sekcji Pomocy. Krok 5. Po prawidłowym podpisaniu dokumentu Użytkownik otrzyma komunikat Podpis jest poprawny (Rysunek 9). Następnie Użytkownik naciska przycisk Dalej.

19 Rysunek 9 Poprawnie podpisany dokument Krok 6. Użytkownik zostaje przeniesiony na ostatni, trzeci krok Kreatora wysyłania dokumentów systemu epuap: Wysłanie dokumentu (Rysunek 10). Przed wysłaniem wniosku do RCL Użytkownik powinien sprawdzić dokładnie wszystkie prezentowane mu przez system epuap na niniejszym ekranie właściwości wypełnionego wniosku, w szczególności na poprawność podpisu, Odbiorcy dokumentu oraz treści dokumentu. W przypadku niepoprawności któregoś z elementów Użytkownik naciska przycisk Wstecz. Jeśli wszystkie elementy dokumentu zostały wypełnione poprawnie Użytkownik naciska przycisk Wyślij.

20 Rysunek 10 Wysłanie dokumentu podsumowanie pracy nad dokumentem

21 Krok 7. Użytkownikowi zostanie wyświetlone potwierdzenie pomyślnego wysłania dokumentu na adres skrytki RCL. Użytkownik zostaje poinformowany o przyjęciu dokumentu na skrytkę RCL i wystawieniu UPP Urzędowego Potwierdzenie Przedłożenia. Krok 8. Użytkownik posiada dostęp do Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia wysłanego dokumentu w systemie epuap w sekcji Wysłane (Rysunek 11) poprzez naciśnięcie linku dla danego dokumentu. Moje dokumenty P w kolumnie Potw. Rysunek 11 Wyświetlenie Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia (UPP)