ZAKUP SYSTEMU ZARZĄDZANIA HOTELEM

Transkrypt

1 ZAKUP SYSTEMU ZARZĄDZANIA HOTELEM Przedsiębiorstwo Turystyczne Łysogóry Sp. z o.o., w związku z projektem pn. Uzyskanie pozycji lidera na rynku usług hotelarskich w Województwie Świętokrzyskim poprzez inwestycje w infrastrukturę i wyposażenie współfinansowanym przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata , Działanie 1.1 Bezpośrednie wsparcie sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, ogłasza nabór ofert na następujące dostawy: I. SYSTEM ZARZĄDZANIA HOTELEM Właściwości funkcjonalne systemu zarządzania hotelem: 1. Na system hotelowy powinny składać się moduły CRM, hotelowy i konferencyjny, które muszą stanowić całość. Obsługa modułów musi odbywać się z poziomu jednego menu w programie. 2. Dane dotyczące gościa hotelowego lub kontrahenta powinny być jedne i wspólne dla wszystkich modułów. Program recepcyjny umożliwiać powinien: Przyjmowanie rezerwacji indywidualnych i grupowych Obsługa rezerwacji pakietowych Szczegółowa obsługa rezerwacji z podziałem na poszczególne dni pobytu Wielowalutowość Obsługa dostępności Hotelu Obsługa preferencji gościa Funkcje wmeldowania Funkcje kasjerskie (wymeldowanie, wystawianie dokumentów sprzedaży, przyjmowanie depozytów, możliwość wystawienia różnych dokumentów sprzedaży) Łatwy podział rachunku Transfer obciążeń pomiędzy rachunkami; Obsługa funkcji służby pięter (przydział pokoi do sprzątania, zmiana statusu pokoi we współpracy z centralą telefoniczną, blokowanie pokoi); Możliwość rozliczania pracy służby pięter;

2 Łatwe budowanie cen w oparciu o możliwość operowania datami/sezonami i w ich obrębie definiowania stosownych wartości w zależności od typu pokoju, ilości osób itp. możliwość zdefiniowania, żeby system obciążał za nocleg w rytmie tygodniowym lub miesięcznym lub raz na pobyt; możliwość zdefiniowania restrykcji typu minimalna długość pobytu lub zrobienie rezerwacji na daną ilość dni przed przyjazdem. Możliwość udostępniania wybranych cen do sprzedaży na platformach sprzedażowych bezpośrednio przez stronę www hotelu; Moduł umożliwiający transfer rezerwacji ze strony www hotelu bezpośrednio do systemu; Możliwość bieżącego analizowania ceny średniej i przewidywań sprzedażowych; Wszelkiego rodzaju raporty, prognozy sprzedażowe i statystyki; Współpraca z centralą telefoniczną Silican MAC6400 (naliczanie rozmów, room status, budzenie itp.) interfejs do systemu kontroli dostępu realizowany przez zamki elektroniczne obsługiwane kartami Interfejs do FK (export dokumentów księgowych do systemu FK ); Dodatkowe funkcjonalności programu recepcyjnego : Możliwość udostępniania wybranych cen do rezerwacji bezpośrednio w jak największej liczbie wybranych kanałów Możliwość prowadzenia rezerwacji on-line ze strony WWW hotelu, zarządzania nimi i automatycznego wprowadzania do systemu hotelowego. Moduł CRM umożliwiać powinien: Bazę danych klientów indywidualnych; Bazę danych firm i biur podróży; Bazę potencjalnych klientów; Zbieranie danych statystycznych o kliencie; Prowadzenie kalendarza i historii kontaktów z klientami; Korespondencja seryjna; Ewidencja aktywności pracowników; Definiowanie zadań dla pracowników i porównanie z realizacją; Obsługa kontraktów; Możliwość rejestracji wysłanych dokumentów (ofert, kontraktów, potwierdzeń) Raporty dotyczące obsługi baz danych kontrahentów i aktywności; Program konferencyjny-bankietowy umożliwiać powinien: konfigurację dowolnego profilu imprez; definicję produktów handlowo-marketingowych oferowanych do sprzedaży (zarządzanie przestrzenią i pojemnością powierzchni sal

3 konferencyjnych i użytkowych); współdzielenie powierzchni sal konferencyjnych i użytkowych (elastyczna sprzedaż pozwalająca na pełną kontrolę ich dostępności); swobodne rezerwacje na dowolny czas, liczony w godzinach bądź minutach, z uwzględnieniem czasu potrzebnego na zmianę ustawienia i wyposażenia sal następujących po sobie imprez; prowadzenie grafiku/ kalendarza imprez ; możliwość automatycznej komunikacji z klientem ( , post mail, fax,...) i przypisania do kontaktów; ścisłą integrację ze środowiskiem CRM i PMS, Pocztowym - dla pełnego wykorzystania możliwości tych narzędzi w kontaktach z klientami; przygotowanie na potrzeby wewnętrzne pełnej wyceny imprezy wraz z kalkulacją kosztów produktów gastronomicznych w oparciu o system magazynowy. Program magazynowo-rozliczeniowy 1. System powinien obejmować swoją infrastrukturą systemową wszystkie punkty sprzedaży wewnątrz obiektu włącznie z obsługą gospodarki magazynowej. 2. System powinien zapewniać zcentralizowane zarządzanie i raportowanie z dowolnej liczby zdefiniowanych POSów; Raportowanie na bieżąco wyników sprzedaży Zdefiniowanie automatycznie generowanych raportów dobowych, Możliwości eksportowania danych do edytorów tekstu czy arkuszy kalkulacyjnych 3. System powinien pozwalać na: definiowanie np. nowych produktów; nowych cen; definiowanie kilku poziomów cen dla produktu - obowiązujących w wybranych porach dnia (tzw. "happy hours"), promocje i inne programy marketingowe podgląd indywidualnych rachunków sprzedaży oraz umożliwia przeszukiwanie ich wg różnych kryteriów (godzina, rodzaj posiłku, nr terminala...) analizę on-line i przedstawianie bieżącego stanu zapasów w każdym z punktów sprzedaży Zarządzanie wszystkimi standardowymi transakcjami magazynowymi (wydania, przyjęcia, przesunięcia, inwentaryzacje, rozliczanie,..) Prowadzenie magazynów wartościowo oraz ilościowo Możliwość weryfikacji pomyłek Swobodną inwentaryzację częściową (dowolny zakres, dowolny termin) Możliwość definiowania dowolnych receptur potraw z ich późniejszym, automatycznym rozliczaniem podczas sprzedaży w restauracji, barze Wyliczanie marży na wytwarzaniu i sprzedaży pozycji menu

4 Rejestrację operacji zgodną z obowiązującymi przepisami - przygotowanie danych do przekazania do systemu księgowego Dodatkowe funkcjonalności programu magazynowo-rozliczeniowego Prostą i szybką wymianę danego terminala POS - w przypadku jego awarii, Możliwość aktualizacji (upgrade) wszystkich terminali POS z poziomu serwera Reagować samodzielnie na spadek zapasów poniżej zdefiniowanych progów ostrzegawczych i alarmowych (tj. uruchamiać alert bądź alarm dotyczący jakiegoś przekroczenia niezależnie od tego czy operator śledzi zapasy w danym punkcie czy nie Program restauracyjny zapewniać powinien: Pracę w oparciu o jeden centralny serwer, jeden silnik bazy danych by zapewnić spójność wszystkich rozległych, skupionych, podobnych i mocno odróżniających się konfiguracji; możliwość wygodnego zarządzania wieloma terminalami z jednej stacji roboczej Możliwość wprowadzenia zmian konfiguracyjnych (pozycji menu, poziomu cen) w dowolnym momencie pracy również w czasie trwania imprezy. Zmiany te powinny być możliwe dla dowolnie wybranego punktu sprzedaży i odbywać się w sposób automatyczny (np. określonego dnia o określonej godzinie) Pracę z wykorzystaniem sieci LAN lub WiFi Wydajną (nieprzerwaną, szybką) rejestrację sprzedaży na dużej ilości terminali POS Odporność na utratę danych w przypadku nagłej przerwy zasilania samego terminala POS Rejestrację bez wyjątku wszystkich wykonanych operacji, co umożliwi generowanie dowolnych analiz i sprawdzeń dotyczących terminala, kasjera, sprzedawanych /anulowanych pozycji menu, czasów reakcji, itd./ Raportowanie wyników finansowych całego obiektu oraz w rozbiciu na konkretne punkty sprzedaży. Interfejs do FK (export dokumentów księgowych do systemu FK) Dodatkowe funkcjonalności: Ciągłość sprzedaży (rejestracja na terminalach, wydruk paragonów fiskalnych) w momencie zaniku połączenia stacji POS z serwerem centralnym tzw. praca bez serwerowa.

5 Moduł SPA&Fitness Manager: pozwalający na sprawne zarządzanie działem SPA&Fitness Specyfikacja dla licencji na stanowisko: Recepcja 2 szt. Kierownik Recepcji 1szt. Służba Pięter -1 szt. Dział Sprzedaży- 4 szt. Zarząd Spółki 4 szt. Dział Techniczny 2 szt. Gastronomia-magazyn -3szt. Stanowiska POS 4 szt. Przewidywany termin zakupu i wdrożenia systemu: II kw r. Oferty należy składać do dnia: do godziny 12:00 w formie pisemnej faxem lub em. Kryteria wyboru: cena, funkcjonalność, referencje dla obiektów 4**** oraz nie mniejszych niż 100 j.m., serwis, gwarancja, termin realizacji Zainteresowanych prosimy o kontakt: Przedsiębiorstwo Turystyczne Łysogóry Sp. z o.o. ul. Sienkiewicza 78, Kielce Fax. 41/ pflorys@lysogory.com.pl Osoba do kontaktu: Rafał Romański rromanski@lysogory.com.pl Tel.: