O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ,

Transkrypt

1 CASE STUDY O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ, prowadząc TELEKONFERENCJE? PRAWNEJ? w KANCELARII 1

2 Wdobie nowoczesnych technologii i potrzeby pozostania w ciągłym ruchu wiele kancelarii prawnych korzysta z usług oferujących kontakt czy organizację spotkań biznesowych na odległość. Rynek dostawców tego typu rozwiązań nieustannie rośnie, szczególnie jeśli chodzi o usługi bezpłatne, na które firmy decydują się ze względu na ograniczanie kosztów. Jednak czy jest to słuszna decyzja? 2

3 USPRAWNIENIE KOMUNIKACJI Korzystanie z darmowych rozwiązań niesie ze sobą ryzyko utraty wysokiej jakości, jak i stabilności sygnału. Gdy nie jest ona wystarczająca, w trakcie rozmowy mogą pojawić się trzaski, chwile ciszy, a nawet częste zrywanie połączeń. Takie sytuacje nie mogą mieć miejsca w trakcie rozmów z kancelarią prawną, ponieważ mają negatywny wpływ na reputację i świadczą o braku profesjonalizmu. Usługi dedykowane dla biznesu, takie jak Telemeeting, rozwiązanie telekonferencyjne od Focus Telecom Polska nie bazują na technologii VoIP. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie jak najwyższej jakości i stabilności połączeń. Pracownicy kancelarii, oprócz niskiej jakości sygnału wykonywanych połączeń, skarżą się na wadliwie działającą obsługę posprzedażową, a nawet jej brak. Ze względu na słabą jakość połączeń i częste przerywanie rozmów w przypadku darmowych rozwiązań, wsparcie opiekuna handlowego wydaje się czymś niezbędnym. Często jednak taka funkcjonalność nie jest wliczona w ramach umowy, co skutkuje tym, że w nagłej sytuacji klient zostaje bez wsparcia. Natomiast rozwiązanie Focus Telecom Polska oferuje nie tylko kontakt z dedykowanym opiekunem handlowym, ale również darmowe szkolenia na każdym etapie współpracy. W efekcie zapewnione zostaje wsparcie techniczne i gotowość pomocy w każdej kwestii związanej z telekonferencją. SPOTKANIA BIZNESOWE w większości dotyczą spraw ważnych dla całej firmy, nierzadko zawierających poufne informacje. W przypadku kancelarii prawnych bardzo ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa wykonywanych połączeń, by uniknąć ryzyka przedostania się informacji do przypadkowych osób. Telemeeting oferuje kilka funkcjonalności pozwalających zwiększyć bezpieczeństwo rozmów telefonicznych. Po pierwsze: automatyczna autoryzacja numeru, dzięki której wdzwaniający się klient zostaje od razu rozpoznany, co niweluje ryzyko wtargnięcia przypadkowych osób na spotkania. Po drugie: możliwość cyklicznej zmiany numerów PIN, w przypadku dłużej realizowanych projektów, a także zmiana numeru w sytuacji nagłej, ad hoc, pozwalająca zachować poufność rozmów. W PROWADZENIU TELEKONFERENCJI bardzo istotne jest również odpowiednie zarządzanie spotkaniami. Szczególnie w przypadku kancelarii prawnych, które takich spotkań mogą mieć bardzo wiele. Rozwiązanie oferowane przez Focus Telecom dostępne jest z poziomu przeglądarki WWW dla każdego użytkownika. Ponadto usługa umożliwia również zainstalowanie wtyczki do Outlooka, która pozwala na zarządzanie telekonferencjami poprzez skrzynki pocztowe. Jak wiadomo, są one w dzisiejszych czasach głównym kanałem komunikacji w firmie. Dzięki temu zarządzanie usługą staje się jeszcze prostsze i jeszcze bardziej dostępne. CO WIĘCEJ, dzięki usłudze Telemeeting możliwe jest rejestrowanie prowadzonych rozmów w formacie mp3. To bardzo przydatne, w przypadku konieczności odtworzenia przebiegu spotkania dla sporządzenia raportu czy wyciągnięcia kluczowych informacji z przykładowo długiego spotkania. Oprócz nagrywania rozmów, rozwiązanie oferuje przesyłanie dokumentów w formacie PDF do wszystkich uczestników spotkania. W efekcie każdy z nich może samodzielnie je przeczytać bądź też zasugerować ewentualne poprawki w czasie rzeczywistym, co znacznie przyspiesza i optymalizuje pracę. Wychodząc naprzeciw wymaganiom współczesnego klienta i rynku, Focus Telecom Polska przygotował również aplikację mobilną dostępną dla smartfonów z systemem Android i ios, Telemeeting Mobile, dzięki której zorganizowanie i dołączanie do konferencji staje się jeszcze prostsze i szybsze. 3

4 Najważniejsze funkcjonalności TELEMEETINGU FOCUS TELECOM POLSKA PERSONALIZACJA m.in. własny numer dostępowy, indywidualne powitania. MIĘDZY- NARODOWE NUMERY DOSTĘPOWE AUTOMATYCZNA AUTORYZACJA po autoryzacji telefonu i wyborze numeru dostępowego, możliwe jest dołączenie do telekonferencji bez potrzeby pamiętania o numerze PIN PLUG-IN OUTLOOK proste organizowanie telekonferencji poprzez wykorzystanie Outlooka pozwalają zlikwidować koszty, jakie zagraniczni goście ponieśliby, wybierając numer polski WYDZWANIANIE możliwość automatycznego/ręcznego dzwonienia do uczestników 4

5 TELEMEETING w LICZBACH 46 UDOSTĘPNIONE międzynarodowe numery dostępowe w usłudze Telemeeting 2,5 mln TYLU UCZESTNIKÓW telekonferencji korzystało z naszego rozwiązania 100 Z PONAD 100 PAŃSTW dołączali uczestnicy do telekonferencji organizowanych przez klientów Focus Telecom Polska 240 TYLU UCZESTNIKÓW w tym samym czasie może uczestniczyć w pojedynczej telekonferencji od 3 do 1000 LICZBA MIEJSC w jednym czasie per klient 5

6 O FIRMIE Focus Telecom Polska w czołówce najszybciej rozwijających się firm technologicznie innowacyjnych w Europie Środkowej Focus Telecom Polska Sp. z o.o. działa w branży ICT od roku Firma specjalizuje się w projektowaniu, rozwoju oraz dostarczaniu klientom własnych, innowacyjnych produktów i usług. Oferowane przez Focus Telecom Polska rozwiązania oparte są na modelu cloud computing, zapewniającym m.in. zdalny dostęp do usług, które świadczone są w ramach jednolitej, zaawansowanej technologicznie infrastruktury teleinformatycznej. Taki model i podejście do świadczenia usług zwalnia użytkownika z zakupu i utrzymywania kosztownego sprzętu oraz dedykowanego oprogramowania. W NASZYM PORTFOLIO usług posiadamy rozwiązania do efektywnego komunikowania się między oddalonymi od siebie pracownikami, klientami czy partnerami biznesowymi (Telemeeting), jak również takie, które wspomagają i usprawniają zarządzanie przedsiębiorstwem i działami sprzedaży (Call Center, CRM, IVR i PBX). W kwietniu 2014 roku Internet Ventures FIZ, fundusz z Grupy MCI Management (MCI), którego współudziałowcem jest Krajowy Fundusz Kapitałowy S.A., zainwestował blisko 4 mln zł w firmę Focus Telecom Polska Sp. z o.o. 6

7 o FOCUS CONTACT CENTER FOCUS CONTACT CENTER to wielokanałowa platforma do komunikacji z klientami, idealnie sprawdzająca się w zadaniach telemarketingowych i obsłudze kanału inbound. Pozwala na efektywną realizacją procesów sprzedażowych i przepływu wiedzy w organizacji, co zawdzięcza takim narzędziom jak: nagrywanie rozmów, monitoring agentów, statystyki połączeń itp. Platforma FCC posiada nowoczesne rozwiązania pozwalające zwiększyć efektywność obsługi telefonicznej, co przekłada się na wzrost sprzedaży. Integruje także wszystkie kanały budując spójną bazę o połączeniach telefonicznych, ach, formularzach WWW, fax itd. OFEROWANE przez Focus Telecom Polska rozwiązania oparte są na modelu cloud computing, zapewniającym m.in. zdalny dostęp do usług, które świadczone są w ramach jednolitej, zaawansowanej technologicznie infrastruktury teleinformatycznej. Taki model i podejście do świadczenia usług zwalnia użytkownika z zakupu i utrzymywania kosztownego sprzętu oraz dedykowanego oprogramowania. Inne produkty z portfolio Focus Telecom: Business Phone System systemy zapowiedzi głosowych IVR usługa do telekonferencji Telemeeting usługa do wideokonferencji Videomeeting system do zarządzania bazą klientów CRM 7

8 Czy masz pytania? Chciałbyś dowiedzieć się jak Focus Contact Center może pomóc Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym Dyrektorem ds. Sprzedaży Korporacyjnej, Tomaszem Paprockim t.paprocki@focustelecom.pl NUMER TELEFONU: Dane kontaktowe: Focus Telecom Polska Sp. z o.o. ul. Ostrobramska 101a Warszawa NIP: , REGON: handlowy@focustelecom.pl TEL.: INFOLINIA: FAX: Dowiedz się więcej o możliwościach naszego systemu, odwiedź stronę: 8