Wirtualna centrala telefoniczna!

Transkrypt

1 Wirtualna centrala telefoniczna! Niezbędnik nowoczesnego biznesu! Zatrudniasz nowych pracowników, otwierasz nowy oddział, zmieniasz siedzibę firmy? Poznaj zalety wirtualnej centrali.

2 str. 3 str. 9 Start Nowy oddział, siedziba, nowi pracownicy Rozwiązanie wirtualna centrala Korzyści z wyboru centrali wirtualnej Różnice w strukturze centrali stacjonarnej i wirtualnej str. 8 str. 1 Jak wybrać odpowiednią centralę wirtualną? str. 16 str. 14

3 Kluczem do sukcesu rynkowego jest elastyczność przedsiębiorstwa, czyli możliwość szybkiego rozwoju, a czasem redukcji zasobów. Największym wrogiem elastyczności są wysokie koszty stałe, na które w dużej mierze składają się wydatki na zakup i utrzymanie infrastruktury w firmie. Jak można je zminimalizować, zwiększając jednocześnie komfort pracy i wydajność biznesu? WIRTUALNA CENTRALA 1

4 Jednym z rozwiązań jest wykorzystanie wirtualnej centrali telefonicznej, przynoszącej oszczędności finansowe i czasowe oraz ułatwiającej organizację pracy w firmie. W momencie rozwoju, zatrudniania dodatkowych pracowników, otwierania nowych oddziałów, czy przeprowadzek jest to narzędzie umożliwiające dokonanie zmian szybko i przy niskich kosztach. Wirtualna centrala WIRTUALNA CENTRALA 2

5 Nowy oddział, siedziba, nowi pracownicy Nowy oddział? Decyzja o otwarciu nowego oddziału firmy napawa zarząd dumą i entuzjazmem, zaś dział IT obawami związanymi z ilością pracy przy zakupie i instalacji nowej centrali telefonicznej oraz przy modyfikacji w istniejącej infrastrukturze. WIRTUALNA CENTRALA 3

6 Nowy oddział? nowy oddział z nową stacjonarną centralą telefoniczną, to nowe wydatki na sprzęt, jego instalację i utrzymanie, a także często na doprowadzenie łącza telekomunikacyjnego oraz na okablowanie oddziału przewodami telefonicznymi, lub - jeśli takie są dostępne - zwykle niezbędnymi przemieszczeniami gniazdek. nowy oddział ze stacjonarną centralą telefoniczną to także nowe wydatki administracyjne, związane z koniecznością zarządzania relacjami (i fakturami!) z szeregiem dostawców: samego sprzętu, usług telekomunikacyjnych, oprogramowania (i jego aktualizacji), wsparcia technicznego, zasilania dla centrali, wydzielonego miejsca dla centrali. Nowa siedziba? WIRTUALNA CENTRALA 4

7 Nowa siedziba? Przeprowadzka do nowej siedziby, przy centrali stacjonarnej, to często naprawdę ciężki okres dla działu IT. Problemy administracyjne ograniczają się do trudności z przenoszeniem numerów stacjonarnych, często dość uciążliwych. Sprawy sprzętowe zaczynają się od oceny stanu okablowania nowego budynku. Czy znajduje się w nim tradycyjna infrastruktura telefoniczna? Czy jest sprawna? W których miejscach trzeba wymienić lub przemieścić przewody? I wreszcie samo przenoszenie telefonów - oznaczanie poszczególnych urządzeń, oznaczanie przyporządkowanych do nich kabli, instalacja na miejscu z nieodłącznymi zgubami i pomyłkami Dość częsty moment, gdy uwagę działów IT przykuwają rozwiązania wirtualne. Zwiększenie zatrudnienia? WIRTUALNA CENTRALA 5

8 Zwiększenie zatrudnienia? Zwiększenie zatrudnienia w dotychczasowej siedzibie oznacza często konieczność wymiany lub kosztownej modernizacji stacjonarnej centrali telefonicznej. Praca zdalna? WIRTUALNA CENTRALA 6

9 Praca zdalna? Przy wykorzystaniu centrali stacjonarnej, pracownicy nie mogą wykorzystywać firmowych numerów stacjonarnych poza biurem. Jest to poważna przeszkoda przy pracy zdalnej oraz w przypadku pracowników, których obowiązki zawierają w sobie częste podróże. Dla tej grupy znacznie lepszym pomysłem jest korzystanie przez firmę z komunikacji VoIP, dzięki której numery stacjonarne są w każdym miejscu na globie, w którym jest dostęp do Internetu. Rozwiązanie WIRTUALNA CENTRALA 7

10 ROZWIĄZANIE wirtualna centrala Czyli inaczej virtual PBX, hosted PBX lub cloud PBX. Innymi słowy obecnie najpopularniejszy i najszybciej rozwijający się system firmowych central telefonicznych. WIRTUALNA CENTRALA 8

11 KORZYŚCI Z WYBORU centrali wirtualnej OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY OSZCZĘDNOŚĆ CZASU UŁATWIENIA W BIZNESIE WYGODA WIRTUALNA CENTRALA 9

12 OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY Oszczędności w stosunku do kosztów komunikacji telefonicznej przy tradycyjnej stacjonarnej centrali wynoszą od 50 do 85% (wg badań dostawców urządzeń telekomunikacyjnych) oszczędność na starcie - bez wydatków na zakup fizycznej centrali do głównej siedziby WIRTUALNA CENTRALA 10

13 OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY oszczędność w użytkowaniu - bez wydatków na: połączenia między oddziałami - przy wykorzystaniu skróconych numerów, połączenia między oddziałami, nawet położonymi na innych kontynentach, ale podlegającymi jednej centrali wirtualnej, są bezpłatne, rozbudowę - gdy potrzebne są nowe numery, nie trzeba ponosić kosztów fizycznej modyfikacji centrali (zwykle znaczące wydatki), a jedynie dokupić odpowiednią liczbę licencji (kilkakrotnie niższe kwoty niż w wypadku modyfikacji centrali stacjonarnej), modernizację (przy dzisiejszym tempie innowacji sprzęt starzeje się w ciągu dwóch lat), aktualizacje bądź zakup nowego oprogramowania, zasilanie i zabezpieczenia zasilania dla centrali. zakup nowych central - przy nowych oddziałach, utrzymanie i serwis (koszty zewnętrznego serwisu i dedykowanego pomieszczenia), WIRTUALNA CENTRALA 11

14 UŁATWIENIA W BIZNESIE Współpraca z jednym dostawcą - usług telekomunikacyjnych, oprogramowania i wsparcia technicznego, Możliwość odbierania połączeń na firmowe numery stacjonarne niezależnie od lokalizacji (biuro, dom, wakacje) - wszędzie, gdzie jest dostęp do Internetu, Łatwość zarządzania centralą za pomocą prostego panelu www i możliwość zdalnego sterowania (szczególnie istotne w wypadku oddziałów w odległych lokalizacjach), Numeracja telefonów niezależna od lokalizacji geograficznej, Jeden numer dla różnych oddziałów - klient nie musi szukać numeru do konkretnego oddziału. Dzwoni na wspólny numer, a następnie jest automatycznie przekierowany do wybranego oddziału (opcjonalnie), Możliwość automatycznych przekierowań między oddziałami ze względu na godziny pracy lub natężenie zadań - gdy dany oddział nie pracuje, następuje przekierowanie do oddziału czynnego. Podobnie, gdy w jednym oddziale jest duże natężenie pracy, obsługę klienta przejmuje inny oddział. WIRTUALNA CENTRALA 12

15 OSZCZĘDNOŚĆ CZASU WYGODA Instalacja centrali wirtualnej to kwestia godzin. Instalacja centrali stacjonarnej oraz urządzeń końcowych (np. w wypadku przeprowadzki czy nowego oddziału) często zajmuje kilka dni, Modernizacje niezbędne przy centralach fizycznych oznaczają przerwy w użytkowaniu centrali, Dział IT może skoncentrować swoje wysiłki na strategicznych innowacjach oraz szkoleniach zamiast zajmować się utrzymaniem sprzętu, Dostawca centrali odpowiada za wszystkie techniczne aspekty jej funkcjonowania oraz jej rozwój. Dbałość o utrzymanie, modernizację i rozbudowę infrastruktury oraz adaptacje i aktualizacje oprogramowania pozostają po jego stronie. Twoja Firma może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności. WIRTUALNA CENTRALA 13

16 RÓŻNICE W STRUKTURZE CENTRALI STACJONARNEJ I CENTRALI WIRTUALNEJ ODDZIAŁ 1 Centrala telefoniczna ORGANIZACJA ODDZIAŁ 1 ORGANIZACJA Tradycyjny operator telekomunikacyjny ISDN Łącze do operatora telekomunikacyjnego Internet VPN ODDZIAŁ 2 Internet Tradycyjny operator telekomunikacyjny ODDZIAŁ 2 Wirtualna centrala Serwer 1 VPBX Serwer 2 VPBX Centrala telefoniczna ISDN Łącze do operatora telekomunikacyjnego Internet VPN Internet WIRTUALNA CENTRALA 14

17 KOSZTY UŻYTKOWANIA CENTRAL TELEFONICZNYCH CENTRALI STACJONARNEJ prąd do centrali kolokacja awaryjność (1 urządzenie) 2 kable do każdego biurka (telefon + Internet) opłata za łącze telefoniczne wysokie koszty połączeń Internet CENTRALI WIRTUALNEJ Internet opłata dla dostawcy wirtualnej centrali 1 kabel do biurka (Internet) WIRTUALNA CENTRALA 15

18 Jak wybrać odpowiednią centralę wirtualną? Segment dostawców wirtualnych PBX rozwija się prężnie, lecz jakość oferowanych rozwiązań jest bardzo różna. WIRTUALNA CENTRALA 16

19 Oto kryteria właściwego wyboru kompleksowość rozwiązania warto wybrać usługę, która spełni wszystkie potrzeby w zakresie komunikacji głosowej w firmie. Oprócz zwykłej obsługi połączeń, będzie zawierać wielopoziomowy system zapowiedzi głosowych (IVR), możliwość kolejkowania połączeń, reguły blokowania numerów, billingi online, przyjazny, łatwy w obsłudze panel konfiguracji działający na zasadzie przeciągnij i upuść (dostępny w przeglądarce) i inne ważne, określone indywidualnie, funkcje. Wszystkie te warunki spełnia wirtualna centrala firmy Focus Telecom Polska. WIRTUALNA CENTRALA 17

20 kompatybilność rozwiązania czy centrala łatwo integruje się z firmowym CRM? Czy zawiera możliwość rozbudowy do poziomu contact center? Czy można dodać do niej inne moduły komunikacji biznesowej (np. telemeeting i wideokonferencje?) Odpowiedzi tak padają w wypadku wirtualnej centrali firmy Focus Telecom Polska. WIRTUALNA CENTRALA 18

21 własna technologia niewielu dostawców wirtualnych central wykorzystuje własne oprogramowanie, częściej są jedynie pośrednikami handlowymi. Firma, która bazuje na własnym autorskim rozwiązaniu, stale je rozwija i jest w stanie szybko dopasować je do zindywidualizowanych potrzeb konkretnego odbiorcy. Tak, jak Focus Telecom Polska. WIRTUALNA CENTRALA 19

22 24/7 poziom wsparcia technicznego kluczowa jest kompetentna obsługa dostępna przez całą dobę, w dni robocze, weekendy i święta i wysokie SLA. Sprawdź naszych inżynierów wsparcia technicznego i umów się na spotkanie! WIRTUALNA CENTRALA 20

23 Funkcje naszej wirtualnej centrali obsługa połączeń wychodzących i przychodzących przekierowanie połączeń do dowolnej lokalizacji przyjazny dla użytkownika panel www do zarządzania usługą nagrywanie i archiwizowanie rozmów generowanie billingów, statystyk i raportów konfigurowalny system zapowiedzi głosowych (ang. IVR interactive voice response) nieograniczona liczba numerów wewnętrznych skrócone numery do komunikacji wewnętrznej integracja z istniejącymi numerami telefonicznymi tworzenie reguł blokowania numerów funkcja nie przeszkadzać wysyłka i odbiór faksów drogą elektroniczną współpraca z dowolnymi urządzeniami pracującymi w standardzie SIP ustawianie prezentacji numeru dla połączeń wychodzących zastrzeżenie prezentacji numeru dla połączeń wychodzących konta użytkowników różne poziomy dostępu do danych autokonfiguracja dla różnych modeli telefonów konfigurowalna muzyka na czekanie (ang. MOH music on hold) grupy pościgowe cztery strategie: losowa, liniowa, grupowa i karuzelowa możliwość przejęcia połączenia dzwoniącego na telefon, przy którym nikogo nie ma (ang. direct call pickup) możliwość podłączenia modułu sekretarskiego i śledzenia, czy ktoś rozmawia, czy linia jest wolna (ang. BLF busy lamp field) książka telefoniczna automatycznie wgrywana do telefonów z uruchomioną autokonfiguracją darmowe połączenia wewnątrz organizacji i w sieci operatora Focus Telecom Polska import / eksport danych (np. import książek telefonicznych, eksport billingów) poczta głosowa transfery połączeń WIRTUALNA CENTRALA 21

24 Nadawanie uprawnień Wirtualna centrala Focus Telecom Polska Tworzenie użytkownika Wirtualna centrala Focus Telecom Polska WIRTUALNA CENTRALA 22

25 Panel przekierowań Wirtualna centrala Focus Telecom Polska IVR Wirtualna centrala Focus Telecom Polska WIRTUALNA CENTRALA 23

26 Billing Wirtualna centrala Focus Telecom Polska Edycja kolejki Wirtualna centrala Focus Telecom Polska WIRTUALNA CENTRALA 24

27 SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYM EKSPERTEM Chciałbyś dowiedzieć się jak wirtualna centrala może pomóc Twojej firmie? Skontaktuj się z naszym Dyrektorem ds. Sprzedaży Korporacyjnej, TOMASZEM PAPROCKIM Focus Telecom Polska Sp. z o.o. ul. Ostrobramska 101a Warszawa NIP: , REGON: handlowy@focustelecom.pl infolinia: fax: WIRTUALNA CENTRALA 25