KSIĘGA JAKOŚCI 6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI

Transkrypt

1 1/5.

2 2/5..1. Zapewnienie zasobów. Celem realizacji założeń Polityki Jakości i wymagań Systemu Zarządzania Jakością, w tym spełniania oczekiwań i wymagań Klientów oraz w celu utrzymania i doskonalenia skuteczności systemu, Urząd Miejski w sposób systematyczny określa i zabezpiecza zasoby niezbędne do funkcjonowania SZJ w postaci: środków finansowych, wykwalifikowanej kadry pracowniczej, właściwie wyposażonych stanowisk pracy. Odpowiedzialność i uprawnienia dotyczące wykonywania zadań, w ramach zapewnienia zasobów są ustalone przez Burmistrza między innymi w Regulaminie Organizacyjnym i Regulaminie Pracy Urzędu. Zasady i tryb postępowania zostały ustalone na podstawie obowiązujących przepisów prawnych i stosowanej praktyki postępowania. Są one opisane w zarządzeniach Burmistrza, niniejszej Księdze Jakości, a także w procedurach, regulaminach i innej dokumentacji ustalonej i obowiązującej w Urzędzie. W Urzędzie jest przeprowadzany przegląd stanu zasobów przez Sekretarza Gminy. Wyniki przeglądu wykorzystywane są w pracach nad budżetem Gminy, w zakresie planowania środków finansowych na zatrudnienie, szkolenie oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, a także wydatki inwestycyjne i administracyjne..2. Zasoby ludzkie Postanowienia ogólne Świadczenie usług obejmujących realizację zadań samorządowych, zwiazanych z zaspokojeniem zbiorowych potrzeb społeczności Gminy Nowy Tomyśl oraz załatwianie indywidualnych spraw Klientów spoczywa na pracownikach Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu. Burmistrz poprzez swoje działania dąży do tego, aby pracownicy Urzędu byli dobrze wykształconymi i kompetentnymi fachowcami w wielu dziedzinach, posiadającymi wysokie umiejętności praktyczne i doświadczenie w kontaktach z klientami. Dobór kadr w Urzędzie Miejskim odbywa się w przypadkach określonych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych według zasad określonych w Regulaminie naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim wprowadzonym Zarządzeniem Nr I/ 302 / 2009 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 2 czerwca 2009 roku. Podczas angażowania do pracy zawodowej w Urzędzie Miejskim osób brane jest pod uwagę ich przygotowanie zawodowe, w tym wykształcenie, wiedza merytoryczna oraz doświadczenie zawodowe.

3 3/5 System wynagradzania i nagradzania pracowników oparty jest na przepisach Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego wprowadzonego Zarządzeniem Nr I/295/2009 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 1 czerwca 2009 roku Kompetencja, świadomość, szkolenie Burmistrz i kierownictwo Urzędu podczas narad i szkoleń, spotkań ogólnych oraz indywidualnych z pracownikami Urzędu wskazuje na potrzebę świadczenia usług samorządowych o wysokim standardzie, a także istotę ważności działań każdego z pracowników, które na co dzień przyczyniają się do spełniania wymagań Klientów i przyjętych celów działalności Urzędu. Pracownicy Urzędu to kadra o wysokich kompetencjach, wynikających z posiadanych kwalifikacji, wykształcenia, przeszkolenia oraz odpowiednich umiejętności praktycznych i doświadczenia zawodowego. Zatrudnieni pracownicy spełniają wymagania określone w przepisach prawnych zewnętrznych dotyczących pracowników samorządowych. Urząd Miejski corocznie umożliwia pracownikom podwyższanie kompetencji poprzez udział w szkoleniach, warsztatach, seminariach, konferencjach bądź doskonaleniu zawodowym w formach pozaszkolnych, w zakresie tematycznie związanym z realizowanym zakresem zadań oraz w dziedzinach potrzebnych w działalności Urzędu. W zakresie szkoleń Urząd analizuje potrzeby i planuje ich realizację na zasadach określonych w procedurze PS-III-03 Szkolenia Pracowników Urzędu Miejskiego w Nowym Tomyślu. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu odbywa się na zasadach określonych w Regulaminie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miejskiego wprowadzonym Zarządzeniem Nr I/8/2007 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia września 2007 roku. Rokrocznie w budżecie Gminy Nowy Tomyśl zapewnia się środki na szkolenia i doskonalenie zawodowe w formach pozaszkolnych. Ocena szkoleń dokonywana jest za pomocą kart oceny szkoleń przez pracownika, a następnie po upływie trzech miesięcy przez jego bezpośredniego przełożonego, który ocenia wykorzystanie wiedzy i umiejętności zdobytych na szkoleniu przez pracownika. Na ich podstawie pracownik ds. kadr do dnia 31 grudnia każdego roku kalendarzowego sporządza Listę jednostek szkolących i dokonuje ich weryfikacji, która brana jest pod uwagę przy zlecaniu szkoleń i wyborze ofert. Praca kadry Urzędu oraz posiadane przez nią kompetencje poddawane są ocenie stosownie do przepisów ustawy o pracownikach samorządowych na zasadach określonych w Regulaminie okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Nowym Tomyślu wprowadzonym Zarządzeniem Burmistrza Nowego Tomyśla Nr I/303/2009 z dnia 2 czerwca 2009 roku. Dowody kompetencji pracowników są gromadzone przez stanowisko ds. kadr, w aktach osobowych pracowników, w których są przechowywane zapisy dotyczące kwalifikacji pracownika, jego wykształcenia (kopie świadectw szkolnych i dyplomów ukończenia studiów),

4 4/5 doświadczenia zawodowego (świadectwa pracy), przeszkolenia i umiejętności (kopie zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających ukończenie kursów, szkoleń, itp)..3. Infrastruktura. Kierownictwo Urzędu Miejskiego zapewnia swoim pracownikom warunki pracy, które między innymi obejmują: - przestrzeń wymaganą do pracy i związane z nią urządzenia, - materiały i narzędzia, - dostęp do sieci telefonicznej i komputerowej, - nowoczesny sprzęt biurowy, - serwis wspomagający. Istotnym elementem, wspomagającym podnoszenie jakości świadczonych usług jest korzystanie z nowoczesnych technologii. Urząd posiada wewnętrzną sieć komputerową oraz elektroniczny system obiegu dokumentów. Stanowiska pracy są wyposażone w sprzęt komputerowy oraz odpowiednie do potrzeb i charakteru wykonywanych zadań oprogramowanie, stosownie do planowanych i posiadanych środków finansowych. W celu bezpiecznego korzystania z sieci komputerowej przez pracowników, uniemożliwienia dostępu osób nieuprawnionych stosuje się postępowanie ustalone w Polityce Bezpieczeństwa wprowadzonej Zarządzeniem Nr I/433/200 Burmistrza Nowego Tomyśla z dnia 30 czerwca 200 roku. Nadzór nad sprzętem komputerowym sprawuje informatyk, który obsługuje sieć komputerową w Urzędzie, dba o sprawne działanie komputerów i serwerów. Czynności powyższe zostały opisane w procedurach: PS-III-02 Nadzór i aktualizacja oprogramowania oraz systemów komputerowych, PS- III -01 Przeprowadzanie napraw urządzeń komputerowych. Budynek, w którym znajduje się siedziba Urzędu posiada urządzenie (mocowane na schody) umożliwiające załatwianie spraw w Urzędzie przez osoby niepełnosprawne, a także sanitariaty. Po godzinach pracy (w dni pracy Urzędu) budynek Urzędu jest strzeżony przez pracownika obsługi zatrudnionego na stanowisku portiera. Lokalizacja poszczególnych komórek organizacyjnych ( w miarę możliwości lokalowych) uwzględnia specyfikę ich pracy, w tym w szczególności częstotliwość kontaktów z Klientami. Zadania związane z zapewnieniem i utrzymaniem infrastruktury nadzoruje Sekretarz Gminy, który corocznie zbiera informacje o potrzebach dotyczących modernizacji i remontów budynku, zakupu i naprawy sprzętu biurowego, urządzeń, w tym sprzętu komputerowego i oprogramowania. Na tej podstawie w trakcie prac nad budżetem gminy planowane są optymalne środki finansowe na zabezpieczenie niezbędnych potrzeb i rozwój infrastruktury. W utrzymaniu infrastruktury stosowane sa wymagania prawne z zakresu budownictwa oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

5 5/5.4. Środowisko pracy. Środowisko pracy Urzędu to środowisko biurowe, które nie jest objęte szczególnymi wymaganiami mającymi wpływ na zgodność produktów i usług świadczonych przez Urząd z określonymi wymaganiami. Urząd Miejski posiada zdefiniowane przez przepisy bhp i Regulamin Pracy warunki w jakich może odbywać się praca. Zarządzanie środowiskiem odbywa się przez okresowe przeprowadzanie kontroli założonych parametrów.