W zakresie dokonywania wydatków ze środków publicznych Gospodarstwo nieterminowo reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców.

Transkrypt

1 Środa Wlkp. dnia 11 maja 2005r. OP.0913/5/05 Pan Roman Matela Kierownik ZSR Gospodarstwa Pomocniczego w Kijewie W dniach od 10 marca do 08 kwietnia 2005r. Inspektor ds. kontroli Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. przeprowadził kontrolę realizacji wydatków w kierowanej przez Pana jednostce. Przeprowadzona kontrola dotyczyła : 1. prawidłowości dokonywania wydatków ze środków publicznych, 2. przestrzegania realizacji art. 35a ust,. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, 3. prawidłowości przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, 4. realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w piśmie nr OP.0913/10/03 z dnia r. oraz piśmie OP.0913/9/04 z dnia r. i obejmowała swoim zakresem okres od 01 stycznia 2005r. do dnia kontroli. Ustalenia kontroli zawarto w protokóle z dnia 04 maja 2005r. podpisanym bez zastrzeżeń przez Pana Kierownika, Głównego Księgowego oraz osobę kontrolującą. W trakcie kontroli w ZSR następujące nieprawidłowości : Gospodarstwie Pomocniczym w Kijewie, stwierdzono II. III. W zakresie dokonywania wydatków ze środków publicznych Gospodarstwo nieterminowo reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców. W zakresie udzielania zamówień publicznych a) nie dostosowano posiadanych zasad udzielania zamówień publicznych do przepisów ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych, b) poddane kontroli postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej EURO zawierało następujące nieprawidłowości :

2 - przedmiot zamówienia nie został opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący tj. zgodny z art. 29 ustawy p.z.p., co nie gwarantowało otrzymania porównywalnych ofert i w konsekwencji doprowadziło do naruszenia zasady uczciwej konkurencji (art. 7 ust. 1 ustawy p.z.p.) - Zamawiający ustnie poinformował wykonawców jakie nawozy będzie chciał zakupić tym samym nie zachował formy pisemnej prowadzonego postępowania (art. 9 i 28 ustawy p.z.p.) - otwarcie ofert nastąpiło po terminie określonym w specyfikacji, co jest naruszeniem art. 86 ust. 2 ustawy p.z.p. - wykonawcy złożyli oferty, które nie określały dostawy konkretnego jednego nawozu oraz ceny realizacji zamówienia. Były to cenniki dostawcy zawierające kilka lub kilkanaście nawozów z wyszczególnieniem ich cen jednostkowych. Należy zatem stwierdzić, że wykonawcy nie złożyli jednej oferty w myśl art. 82 ustawy p.z.p. Powyższe było wynikiem nieprawidłowo określonego przedmiotu zamówienia. - dokumentacja postępowania była niekompletna. Brakowało części ogólnej do protokołu postępowania, co jest naruszeniem art. 96 ustawy p.z.p. - w protokóle postępowania nie podano kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 86 ust. 3 ustawy p.z.p.) - jedna ze złożonych ofert nie spełniała wymaganego warunku tj. została podpisana przez osobę nieupoważnioną do reprezentowania wykonawcy i powinna zostać odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 8 ustawy p.z.p. - osoba wykonująca czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie złożyła oświadczenia z art. 17 ust. 1 ustawy p.z.p. - podpisanie umowy z wybranym wykonawcą nastąpiło z naruszeniem art. 94 ust. 1 ustawy p.z.p., tj. w terminie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Reasumując stwierdzić należy, że udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej EURO. nastąpiło z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz ze zmianami), a także ustawy z dnia r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U z 2003r. Nr 15 poz. 148 ze zmianami), tj. : 1. Zamówienia udzielono wykonawcy, którego oferta nie spełniała wymagań zawartych w SIWZ i należało ją odrzucić na podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 8 ustawy p.z.p. 2. Ustne doprecyzowanie szczegółów dotyczących przedmiotu zamówienia, które nie zostały zawarte w dokumentacji przetargowej było naruszeniem formy pisemnej prowadzonego postępowania (art. 9 i 28 ustawy p.z.p.) i stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 138 ust. 1 pkt. 12 ustawy o finansach publicznych).

3 3. Nieprawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia nie gwarantowało otrzymania porównywalnych ofert. W konsekwencji wykonawcy złożyli zamiast jednej oferty, cenniki zawierające kilka lub kilkanaście rodzajów nawozów, spośród których Kierownik dokonał wyboru oferty. Takie postępowanie stanowiło naruszenie zasady uczciwej konkurencji (art. 7 ustawy p.z.p.) i jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych (art. 138 ust. 1 pkt. 12 ustawy o finansach publicznych). Wobec powyższego biorąc pod uwagę popełnione przez Zamawiającego błędy stwierdzam, że zarówno przygotowanie jak i prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej EURO, obarczone było wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy i istniały przesłanki do unieważnienia postępowania (art. 93 ust. 1 pkt. 7 ustawy p.z.p.). IV. W zakresie realizacji art. 35a ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych stwierdzono : a) sporządzanie dokumentów księgowych (list płac i dowodów kasa wypłaci) niezgodne z przyjętymi procedurami określonymi w Instrukcji kontroli wewnętrznej obiegu dowodów finansowo-księgowych b) brak procedur kontroli i zatwierdzania do wypłaty dokumentu o nazwie Oświadczenie o korzystaniu z własnego pojazdu do celów służbowych. V. W zakresie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji a) Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów nie zawiera zapisów dotyczących: rodzaju dokumentów inwentaryzacyjnych, sposobu ich sporządzania i wypełniania oraz akceptacji i kontroli, a także zasad obiegu i przechowywania. Instrukcja nie podaje metod pomiaru. Brakuje w niej także sposobu wyjaśniania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. b) brak dokumentu potwierdzającego powołanie komisji do przeprowadzenia inwentaryzacji ziemiopłodów, c) brak polecenia służbowego do przeprowadzenia inwentaryzacji kasy, d) arkusze spisu z natury nie stanowiły druków ścisłego zarachowania, e) w jednym przypadku od osoby materialnie odpowiedzialnej nie pobrano stosownych oświadczeń, f) w dokumentacji inwentaryzacyjnej brak stwierdzenia, co do zgodności dokonanej wyceny arkuszy spisowych z księgami rachunkowymi Gospodarstwa, g) brak szczegółowych wyliczeń na podstawie których ustalono stan substancji płynnych i materiałów sypkich składowanych w pryzmach, h) nie wysłano zawiadomienia o stanie należności do wszystkich dostawców (art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych). VI. w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych a) Gospodarstwo nadal nieterminowo reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców, b) czynności mające na celu zapobieganie ustawianiu reklam na gruntach Gospodarstwa bez zgody są mało skuteczne. Aktualnie na gruncie

4 Gospodarstwa znajduje się bez wymaganej zgody reklama Tanie obiady AUTOPORT. c) na gruntach oddanych w trwały zarząd znajduje się nadal znacznych rozmiarów reklama Rafinerii Gdańskiej, której nie usunięto. d) bez podpisanej umowy znajdują się trzy inne reklamy. W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami proszę Pana Kierownika o podjęcie skutecznych działań zmierzających do: 1. Terminowego regulowania zobowiązań Gospodarstwa, aby nie dopuścić do powstania odsetek karnych, 2. Dostosowania posiadanych zasad udzielania zamówień publicznych do obowiązujących przepisów tj. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 148 ze zmianami). 3. Bezwzględne przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowy opis przedmiotu zamówienia, przestrzeganie zasad udzielania zamówień, szczególnie zasady uczciwej konkurencji i zasady pisemności postępowania. Z należytą starannością należy sprawdzać kompletność wymaganych dokumentów. W związku z faktem, iż pomimo stwierdzonych naruszeń ustawy Prawo zamówień publicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia na zakup nawozów azotowych i fosforowo-potasowych doszło do zawarcia umowy z wybranym wykonawcą, która wywołała już nieodwracalne skutki w postaci dokonania przez Zamawiającego częściowego zakupu nawozów i ich rozsiania na uprawianych gruntach, należy w trybie pilnym rozwiązać z wykonawcą przedmiotową umowę. Udzielenie ponownego zamówienia na niezrealizowaną jego część winno nastąpić z bezwzględnym przestrzeganiem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 4. Uzupełnienie i dostosowanie posiadanej Instrukcji kontroli wewnętrznej obiegu dowodów finansowo-księgowych do istniejących w Gospodarstwie procedur sporządzania i kontroli dokumentów księgowych przez wyznaczone do tego osoby. 5. Rzetelnego przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów. W tym celu należy : a) uzupełnić Instrukcję wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji o elementy zawarte w pkt. IVa niniejszych zaleceń b) wydać polecenie służbowe (zarządzenie wewnętrzne, plan inwentaryzacji itp.) c) powołać komisję inwentaryzacyjną (zespół spisowy) d) objąć ewidencją ilościową druki ścisłego zarachowania

5 e) pobrać od osób materialnie odpowiedzialnych stosowne oświadczenia f) dokonać (w załączniku do arkusza spisowego) szczegółowych obliczeń technicznych składników majątku inwentaryzowanych metodą uproszczoną g) sporządzić sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji h) uzyskać od kontrahentów potwierdzenie prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów. 6. podjęcia skutecznych czynności mających na celu zapobieganie ustawianiu reklam na gruntach Gospodarstwa bez jego zgody. Reklamę postawioną bez pozwolenia lub nie opłaconą (bez ważnej umowy) należy usunąć, zawiadamiając o tym jej właściciela. Ponadto proszę Pana o bezwzględne przestrzeganie tych zaleceń pokontrolnych, które mają miejsce po raz kolejny. Proszę o złożenie mi informacji o sposobie realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma. Do wiadomości otrzymuje: Pan Bogusław Biernat Dyrektor ZSR w Środzie Wlkp. Z poważaniem STAROSTA (-) mgr inż. Paweł Łukaszewski