Zapytanie ofertowe. Przygotowanie i kompleksową obsługę konferencji pt. Marketing sportowy w piłce siatkowej.

Transkrypt

1 Bełchatów, dn r. Zapytanie ofertowe W związku z realizacją projektu PGE SKRA BEŁCHATÓW Sportową Perłą Województwa Łódzkiego realizowanego przez KPS SKRA Bełchatów S.A. współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Działania III. 2 Podnoszenie innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw. Oś Priorytetowa III: Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata zapraszamy do składania ofert na: Przygotowanie i kompleksową obsługę konferencji pt. Marketing sportowy w piłce siatkowej. I. Zamawiający KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW S.A. z siedzibą: w Bełchatowie przy ul Dąbrowskiego 11 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieście w Łodzi XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego,, II. Miejsce publikacji ogłoszenia 1. Siedziba Zamawiającego (, ) 2. Strona internetowa Zamawiającego: http// III. Opis przedmiotu zamówienia:

2 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz kompleksowa obsługa konferencji tematycznej na około 50 osób, które będą uczestniczyły w konferencji. Organizacja konferencji obejmuje: - kontakt z Zamawiającym - wynajem sali konferencyjnej - usługę cateringową - zaproszenie gości na konferencję wg listy dostarczonej przez KPS SKRA BEŁCHATÓW S.A. - zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu - zapewnienie promocji w mediach - zaproszenie gościa specjalnego przedstawiciela federacji lub klubu europejskiego - zaproszenie dwóch prelegentów, którzy poprowadzą wykłady na konferencji - zapewnienie noclegu oraz transportu dla zaproszonych gości ( gość specjalny, dwóch prelegentów) - przygotowanie certyfikatów dla uczestników konferencji - oznakowanie miejsca konferencji zgodnie z wymogami RPO WŁ - zakup materiałów biurowych - obsługa foto i video konferencji Kontakt z Zamawiającym. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie Wynajem sali konferencyjnej.

3 Wynajęcie sali klimatyzowanej w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym na minimum 40 osób wraz z wyposażeniem technicznym ( nagłośnienie, 2 bezprzewodowe mikrofony, rzutnik multimedialny). Zamawiający zapewnia udział jednej osoby, biegłej w kwestiach technicznoorganizacyjnych konferencji, która będzie dostępna według potrzeb. Sala konferencyjna powinna znajdować się w bliskiej odległości od siedziby KPS SKRA BEŁCHATÓW S.A Usługa cateringowa. Przygotowanie i zaserwowanie cateringu w postaci: Dwóch przerw kawowych w postaci: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, napoje gazowane, kruche ciasteczka, obiad w postaci bufetu: dwa danie ciepłe( jedno mięsne, jedno rybne), z dodatkami: np. sałatki, ryż, ziemniaki opiekane, przystawki na ciepło i zimno. Menu należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować zapewnienie odpowiedniego sprzętu, obsługę kelnerską oraz serwis sprzątający. 3.4 Koordynacja działań zaproszenie gości. Wykonawca przekaże listę gości, dla których powinny zostać przygotowane zaproszenia wraz z grafiką logotypów oraz haseł, które muszą zostać zawarte w zaproszeniach. 3.5 Zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniego sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji ( nagłośnienie, 2 bezprzewodowe mikrofony, rzutnik multimedialny) Promocja w mediach. Wykonawca zapewnia odpowiednią promocję konferencji w mediach. Proponowaną formę promocji należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego Gość specjalny. Zaproszenie gościa specjalnego bezpośrednio związanym z tematyką piłki siatkowej. Zamawiający preferuje przedstawiciela federacji lub klubu europejskiego. Dla gościa specjalnego przewidziane jest honorarium za przygotowanie i przeprowadzenie wykładu.

4 3.8. Prelegenci. Zaproszenie dwóch prelegentów, którzy związani są bezpośrednio ( doświadczenie) z marketingiem sportowym. Dla prelegentów przewidziane jest wynagrodzenie za przygotowanie i przeprowadzenie wykładu Zapewnienie noclegu oraz transportu dla zaproszonych gości. Zapewnienie noclegu dla gościa specjalnego na dzień przed konferencją oraz w dniu konferencji pokój jednoosobowy w hotelu, w którym odbywać będzie się konferencja. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu dla zaproszonego gościa specjalnego w postaci rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, transportu z lotniska do hotelu i z powrotem oraz transportu dwóch zaproszonych prelegentów z miejsca ich zamieszkania do hotelu, w którym będzie się odbywać konferencja i z powrotem. Zapewnienie noclegu dla dwóch prelegentów na dzień przed konferencją oraz w dniu konferencji pokój jednoosobowy w hotelu, w którym odbywać będzie się konferencja. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu dla zaproszonych prelegentów ( terytorium Polski) z miejsca zamieszkania do miejsca konferencji oraz z powrotem Certyfikaty. Wydruk certyfikatów (50 szt.)dla uczestników konferencji zgodnie z załączonym wzorem do zapytania ofertowego na papierze gramatura Oznakowanie miejsca konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia sprzętów, standów z plakatami zgodnie z Zasadami promocji projektów dla Beneficjentów RPO WŁ na lata Przewóz materiałów promocyjnych. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru materiałów ( plakatów, standów, ścianki, itp.) z siedziby Zamawiającego i dostarczenia ich na miejsce, w którym odbywać się będzie konferencja. Materiały, które zostaną po organizacji konferencji Wykonawca zobowiązany jest przekazać je do siedziby Zamawiającego Obsługa foto i video konferencji. Wykonawca zapewnia obsługę foto oraz video konferencji.

5 IV. Termin i sposób składania ofert Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania wraz z pozostałymi dokumentami w terminie 5 dni roboczych od dnia odebrania zapytania ofertowego, jednak nie później niż do r. do godz. 15:00 w Siedzibie Zamawiającego, drogą pocztową, osobiście, drogą elektroniczną na marketing@skra.pl Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem osoby odpowiedzialnej za koordynację działań w zakresie przygotowania zamówienia. W przypadku nadesłania oferty na drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: KPS SKRA BEŁCHATÓW Z dopiskiem Marketing sportowy w piłce siatkowej V. Termin wykonania zamówienia. Data konferencji: r. VI. Wymagania wobec Wykonawcy 1. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. 2. Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje sprzętem technicznym potrzebnym do wykonania zamówienia. 3. Szczegółowe uzgodnienia związane z rozliczeniami finansowymi będą zawarte w umowie. 4. Wykonawca odpowiada za prawidłowe wykonanie zamówienia. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany parametrów zamówienia w trakcie obowiązywania terminu złożenia ofert, przy czym każdy z oferentów zostanie o tym poinformowany. 9. Wykonawca zobowiązuję się do przeniesienia na rzecz Zamawiającego autorskich praw majątkowych do projektów materiałów będących przedmiotem zamówienia bez żadnych ograniczeń na następujących polach eksploatacji:

6 1) zwielokrotnianie 2) utrwalanie 3) publikowanie 4) dystrybuowanie 5) zamieszczanie w mediach( internet, prasa, telewizja) 6) publicznie udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp). 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowaniem przedmiotu zamówienia, w tym dokumentów finansowych. VII. Kryteria oceny ofert. 1. Koszt brutto waga 70% Głównym kryterium oceny złożonych ofert jest cena. W przypadku, gdy dwóch lub więcej oferentów zaoferuje taką samą kwotę brutto za całość zamówienia, każdy z nich otrzyma identyczną liczbę punktów. 2. Jakość usługi ( umiejscowienie sali konferencyjnej, hotelu ) waga 30% Ocenie w tym kryterium podlegać będzie jakość zaoferowanych usług opisanych w punktach Jeśli po zsumowaniu punktów za oba kryteria okaże się, że kilku oferentów uzyskało taką samą liczbę punktów, rozstrzygająca będzie w pierwszej kolejności punktacja za kryterium kosztu brutto, a dopiero później kryterium jakości usługi. VIII.. Zawartość oferty. 1. Oferta powinna zawierać : Załącznik nr 1 ( załącznik cenowy) Propozycja realizacji części organizacyjnej konferencji Propozycja promocji w mediach Propozycja miejsca konferencji Propozycja menu na konferencję IX. Postanowienia końcowe.

7 1. Oferty złożone po terminie wskazanym w powyższym zapytaniu ofertowym nie będą brane pod uwagę. 2. Wyniki wyboru oferty zostaną przekazane do wiadomości wszystkim składającym ofertę droga mailową w terminie 2 dni roboczych od daty zakończenia składania ofert. 3. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie droga mailową w terminie 2 dni roboczych od daty zakończenia składania ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej oferty wśród najkorzystniejszych w przypadku, gdy wcześniej wybrany Wykonawca nie zdecyduje się na podpisanie umowy o wykonanie zamówienia. X. Kontakt z Zamawiającym Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są Tomasz Koprowski, t.koprowski@skra.pl, Tel oraz Nina Rechenek, n.rechenek@skra.pl, Tel