Zapytanie ofertowe K/U/1 /2011

Transkrypt

1 Kielce, Kierujący zapytanie: Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach ul. Jana Pawła II Kielce KRS , NIP , Zapytanie ofertowe K/U/1 /2011 zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę noclegową, cateringową, wynajem sali szkoleniowej z niezbędnym wyposaŝeniem podczas realizacji szkolenia Model Gminny Standard Wychodzenia z Bezdomności w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zakres usługi w szczególności obejmuje: I. Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem podczas szkolenia z zakresu Model Gminny Standard Wychodzenia z Bezdomności 1. Miejsce: woj. świętokrzyskie, powiat kielecki 2. Termin: r. 3. Ilość osób Ilość sal konferencyjnych 3 dla po jednej sali dla ok. 22 osób II. Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem podczas szkolenia z zakresu Model Gminny Standard Wychodzenia z Bezdomności 1. Miejsce: powiaty: krakowski, myszkowski lub zawierciański, krośnieński lub sąsiedni 2. Termin: r. powiat krakowski (jedna grupa 22-osobowa), r. powiaty: myszkowski lub zawierciański, krośnieński lub sąsiedni (dwie grupy 22-osobowe) 3. Ilość osób - po ok. 22 na kaŝdym szkoleniu 4. Ilość sal konferencyjnych 1 na ok. 22 osób PoniŜsza specyfikacja obowiązuje dla I i II części zamówienia: Usługa noclegowa: - usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy - obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu co najmniej dwugwiazdkowego - obiekt musi dysponować pokojami 2 osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóŝkami - przy obiekcie musi być zlokalizowany bezpłatny parking dla samochodów osobowych, ewentualnie cena ma obejmować miejsca parkingowe Usługa cateringowa: Dla kaŝdego trzydniowego modułu szkoleniowego Usługodawca zapewni: 1 dzień szkolenia - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla określonej powyŝej ilości osób ( I część 65 osób; II część po 22 osoby) ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65

2 osób; II część po 22 osoby) 2 dzień szkolenia - śniadanie standard dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby ) - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) - kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) 3 dzień szkolenia - śniadanie standard dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby ) - dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla określonej powyŝej ilości osób (I część 65 osób; II część po 22 osoby) Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa musi być realizowana w tym samym obiekcie co usługa hotelarsko szkoleniowa (bez konieczności wychodzenia z budynku). Usługa wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem: Wykonawca zapewni 3 sale szkoleniowe w I części zamówienia oraz po 2 sale szkoleniowe w II części zamówienia. Sala powinna pomieścić określoną powyŝej ilość osób (I część i II część po 22 osoby), powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, powinna być wyposaŝona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery, rzutnik. Uwagi ogólne: Nie później niŝ na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Cena będzie zaleŝna od ostatecznej liczby uczestników. Nie później niŝ 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal szkoleniowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić załoŝenia planu szkolenia. Termin realizacji usługi: r, r., r. w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (powiaty: kielecki, krakowski, myszkowski lub zawierciański, krośnieński lub sąsiedni); moŝliwa zmiana terminu do 3 dni. Oferta powinna zawierać 1. Oświadczenie Wykonawcy iŝ oferta dotyczy I i/lub II części zamówienia akceptuje wszystkie warunki zlecenia, określone w niniejszym zapytaniu posiada odpowiednie zaplecze techniczne, które pozwoli na realizację przedmiotowego zlecenia w przeciągu ostatnich trzech lat swojej działalności przeprowadził min. 3 imprezy (konferencje, szkolenia, spotkania), w których uczestniczyło min. 30 osób akceptuje bez zastrzeŝeń wzór umowy (załącznik nr 1 do oferty) 2. Kosztorys wycenę poszczególnych elementów zamówienia (kwoty brutto): a. koszt noclegu w przeliczeniu na 1 osobę b. koszt cateringu w przeliczeniu na 1 osobę c. koszt wynajmu sal szkoleniowych

3 3. Prezentację obiektu (dotyczy części I i II zamówienia) w postaci opisu obiektu wskazującego jego połoŝenie, otoczenie, wyposaŝenie, ilości miejsc parkingowych, bliskości środków publicznego transportu. Kryteria wyboru oferty: 1. doświadczenie w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia (dotyczy I i II części zamówienia), 2. lokalizacja (dotyczy części I i II przedmiotu zamówienia) od 0 do 5 punktów, 3. cena (planowana ilość uczestników x (catering + hotel) + wynajem sali) oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 5 punktów, a kaŝda kolejno mniej korzystna pod względem ceny o jeden punkt mniej. W związku z powyŝszym uprzejmie prosimy o złoŝenie oferty drogą mailową na adres: jkowalik@caritas.pl oraz kielce@caritas.pl lub w biurze Zamawiającego: Sekretariat Biura Zarządu Caritas, I piętro, Pl. Marii Panny 1, Kielce do dnia r. do godziny Decydująca jest data wpływu oferty. Pytania dotyczące oferty moŝna kierować do p. Jolanty Kowalik pod nr telefonu 41/ Zamawiający zastrzega, iŝ warunki konkursu mogą być zmienione lub odwołane, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Przetarg moŝe zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Dopuszcza się złoŝenie oferty częściowej oferta składa się z części I - Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem podczas szkolenia z Modelu GSWB w powiecie kieleckim, części II - Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposaŝeniem podczas szkolenia z Modelu GSWB w woj. śląskim, małopolskim, podkarpackim. W załączeniu przesyłamy: 1. wzór umowy

4 Wzór umowy zawarta w dniu... między: Caritas Diecezji Kieleckiej z siedzibą w Kielcach ul. Jana Pawła II 3, Kielce, KRS , NIP , reprezentowanym przez: ks. Stanisława Słowika Dyrektora Caritas Diecezji Kieleckiej zwanym dalej Zamawiającym a..., z siedzibą przy ul....,...-, posiadającym wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy w, pod numerem KRS..., reprezentowanym przez:.... zwanym dalej Wykonawcą. W wyniku przeprowadzonego przetargu strony postanawiają co następuje: 1 1. Wykonawca zobowiązuje się do: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali szkoleniowej (lub 3 sal szkoleniowych) wraz z niezbędnym wyposaŝeniem podczas szkolenia z zakresu Model Gminny Standard Wychodzenia z Bezdomności w terminie.. w miejscu. dla.. osób. 2. Przedmiot zlecenia ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złoŝoną przez Wykonawcę. Zapytanie ofertowe stanowi załącznik nr 1 do umowy, zaś oferta Wykonawcy załącznik nr 2 do umowy. 2 Nie później niŝ na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Tym samym płatność za usługę będzie uzaleŝniona od liczby osób uczestniczących w szkoleniu, która moŝe ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu. 3 Za wynajęcie sal Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości. brutto/za salę, za catering podczas szkolenia Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości brutto/za osobę, za usługę hotelarską Zamawiający zapłaci kwotę w wysokości brutto/za osobę w pokojach dwuosobowych. 4 Wynagrodzenie wykonawcy jest płatne w terminie 7 dni po otrzymaniu faktury wystawionej po wykonaniu umowy W przypadku rozwiązania umowy przez Wykonawcę lub odmowy jej wykonania z przyczyn nie dotyczących Zamawiającego, Zamawiający ma prawo powierzyć wykonanie umowy innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy, a Wykonawca ponadto zobowiązany jest pokryć ewentualne dodatkowe koszty Zamawiającego związane ze zmianą bazy. W sytuacji określonej w poprzednim zdaniu Zamawiającemu przysługuje równieŝ kara umowna w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego na podstawie 3 umowy. Zamawiający jest upowaŝniony do dochodzenia odszkodowania przewyŝszającego wysokość zastrzeŝonych kar umownych. 2. W przypadku opóźnienia w płatności Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe.

5 6 Zmiany dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 7 Spory wynikłe z realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygać Sąd Rejonowy w Kielcach. 8 Umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla kaŝdej ze stron. Zamawiający Wykonawca