Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum

Transkrypt

1 Sekretariat Optivum Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum Podstawą funkcjonowania szkoły w kolejnych latach szkolnych są arkusze organizacyjne szkoły. Jeśli do przygotowania tego dokumentu jest w szkole używany program Arkusz Optivum, to istnieje możliwość przejęcia istotnych danych o organizacji szkoły zgromadzonych przez ten program, zwłaszcza: - struktury szkoły, - opisów oddziałów tworzonych na kolejny rok szkolny (w oddziałach automatycznie tworzą się grupy cały oddział ), - listy zajęć edukacyjnych, - listy profili kształcenia w szkole, - listy aktualnie zatrudnionych nauczycieli, - listy grup, - wychowawców oddziałów, - planów nauczania wszystkich oddziałów (automatycznie tworzą się powiązania pozycji planu z grupami cały oddział ). Przejęcie tych danych z Arkusza Optivum upraszcza prowadzenie ewidencji uczniów i wzmacnia spójność wszystkich danych gromadzonych w szkole. Aby import danych przebiegł poprawnie i sprawnie, należy się do niego wcześniej przygotować. Czynności wstępne, które należy wykonać przed importem danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 1. Obejrzyj dane zgromadzone w programie Arkusz Optivum oraz w programie Sekretariat Optivum. Sprawdź, czy w obu programach tak samo są opisane: - szkoły (nazwa, skrót, adres), - oddziały (symbole, poziomy), - zajęcia lekcyjne wynikające z ramowych planów nauczania (nazwa), - prowadzący (imię, nazwisko, kod), Kody pracowników powinny być dwuliterowe pisane wielkimi literami. Jeśli w danych występują różnice, to zmodyfikuj je tak, aby były jednakowo opisane w obydwu programach. 2. Sprawdź w Arkuszu Optivum, czy: - w planach nauczania nie występują godziny roczne jeśli tak, zamień je na godziny tygodniowe; - poprawnie opisane są przydziały wynikające z podziałów na grupy zajęciowe (tj. zgodnie z rzeczywistością);

2 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 2/9 - poprawnie zdefiniowane są zajęcia międzyoddziałowe. 3. Zbierz informacje dotyczące stosowanych w obu programach oznaczeń grup. Dzięki temu będzie możliwe poprawne ich uzgodnienie w trakcie operacji importu danych. Dane, które powinieneś znać, przedstawiono w tabeli poniżej. Oddział Przedmiot nauczany w grupach Oznaczenie grup w AO Oznaczenie grup w SO 2ag wychowanie fizyczne wf_1 dz2ag dziewczęta kod wf_2 ch2ag chłopcy nazwa informatyka informatyka_1 i1-2ag informatyka grupa 1 informatyka_2 i2-2ag informatyka grupa 2 3ag wychowanie fizyczne wf_1 dz3ag dziewczęta wf_2 ch3ag chłopcy język angielski j.angielski_1 anp-3ag angielski - podstawowy j.angielski_2 anz-3ag angielski - zaawansowany 4. W programie Arkusz Optivum przygotuj plik XML z danymi do importu. Zapisz plik na dysku komputera. 5. W programie Sekretariat Optivum utwórz bieżący rok szkolny. Wczytanie pliku z danymi wyeksportowanymi z Arkusza Optivum 1. W programie Sekretariat Optivum w menu Dane wybierz polecenie Import/ Import danych z Arkusza Optivum. 2. W oknie Import danych z Arkusza Optivum wybierz bieżący okres promocyjny, zaznacz opcję Połącz zajęcia rozszerzone i kliknij przycisk Dalej. Import danych wykonywany jest tylko dla bieżącego roku szkolnego. Plany nauczania oddziałów i przydziały importowane są tylko dla aktualnego poziomu. Wybór opcji Połącz zajęcia rozszerzone spowoduje automatyczne sklejenie przedmiotów realizowanych w zakresie podstawowym i rozszerzonym i traktowanie ich jako te same zajęcia. Odznaczenie tej opcji spowoduje, że zajęcia realizowane w zakresie podstawowym i rozszerzonym zostaną potraktowane jako różne przedmioty i pojawią się jako oddzielne pozycje w planach nauczania i arkuszach ocen.

3 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 3/9 3. W oknie Wybierz plik odszukaj plik z danymi, zaznacz go i kliknij przycisk Otwórz. Zostanie uruchomiony kreator importu danych. Krok1 ustalenie zakresu importowanych danych W oknie kreatora zaznacz wszystkie opcje w kolumnie Dopisz nieistniejące. Kliknij przycisk Dalej. Krok 2 opis zajęć odbywanych w grupach 1. W kolejnym oknie kreatora obejrzyj plany nauczania oddziałów zdefiniowane na podstawie przydziałów w programie Arkusz Optivum.

4 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 4/9 2. Zapoznaj się ze znaczeniem zapisów stosowanych w tabeli (w sekcji Opis oznaczeń). Zwróć uwagę na te pozycje planów nauczania, które dotyczą zajęć prowadzonych w grupach (oznaczenie 1-N lub N-N). Oznaczenie 1-N stosujemy do zajęć prowadzonych w grupach ze względów organizacyjnych (np. zbyt mała liczba stanowisk laboratoryjnych). W planie nauczania takie zajęcia opisane będą jako jedna pozycja, do której zostaną przypisane dwie grupy zajęciowe. Oznaczenie N-N stosujemy do zajęć odbywających się w grupach według różnych rozkładów materiału nauczania. W planie nauczania takie zajęcia będą opisane na dwóch pozycjach. Do każdej pozycji zostanie przypisana inna grupa zajęciowa. Pozycje te będzie można powiązać z różnymi rozkładami materiału nauczania. 3. Wprowadź właściwe oznaczenia dla zajęć odbywanych w grupach. Aby zmienić oznaczenie, kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu podręcznego wybierz odpowiednią pozycję. Aby zmienić wszystkie ustawienia z wybranych zajęć dla wszystkich oddziałów, przywołaj menu podręczne na nagłówku tych zajęć i wybierz odpowiednią pozycję. Komórki, w których dokonano modyfikacji wyróżnione są żółtym kolorem. 4. Kliknij przycisk Dalej Krok 3 - uzgadnianie danych wspólnych Rozpoczynamy od uzgodnienia danych szkół, następnie uzgadniamy listy zajęć, dane dotyczące oddziałów (profile, listę oddziałów, wychowawców, grupy, przydziały). Okno do uzgadniania danych składa się z kilku zestawów kart, pomiędzy którymi można przełączać się za pomocą przycisków. Na każdej karcie wyświetla się lista danych wspólnych pochodzących

5 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 5/9 z pliku źródłowego (lista po lewej stronie) oraz lista danych wspólnych zawartych w bazie danych programu (lista po prawej stronie). Kliknięcie przycisku Uzgodnij i dodaj spowoduje automatyczne uzgodnienie wyświetlonych list, tj.: - dane tak samo zapisane w pliku źródłowym i w bazie danych programu zostaną uzgodnione i usunięte z listy źródłowej na liście po prawej stronie w pozycjach tych w kolumnie Uzgodniono pojawi się odpowiedni wpis, - pozycje nowe zostaną przeniesione na listę po prawej stronie i wyróżnione na zielono. Jeśli w danych źródłowych wystąpią duplikaty, to pozostaną one na liście źródłowej jako pozycje nieuzgodnione. Za pomocą przycisków na dole okna można przełączać się pomiędzy kolejnymi kartami kreatora. Za pomocą przycisku Dalej następuje przejście do następnego kroku. Za pomocą przycisku Uzgodnij i dodaj następuje automatyczne uzgodnienie wyświetlanych danych 1. Kliknij przycisk Uzgodnij i dodaj i obejrzyj obydwie listy. Sprawdź, czy uzgodnienia automatyczne są poprawne. 2. Jeśli na liście po prawej stronie, wśród dodanych pozycji, występują pozycje, które nie powinny być dodane, przenieś je za pomocą myszy z powrotem na listę po lewej stronie. 3. Pozycje, które zostały na liście po lewej stronie, uzgodnij ręcznie, przenosząc je za pomocą myszy z listy po lewej stronie do kolumny Uzgodniono listy po prawej stronie (po tej operacji pozycja będzie wyróżniona na czerwono). Za pomocą przycisku Cofnij uzgodnienia możesz wycofać się z wykonanej operacji. Za pomocą filtru dostępnego pod przyciskiem możesz oglądać uzgodnione dane w różnych układach. 4. Aby przejść do uzgadniania następnych danych, kliknij przycisk,

6 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 6/9 Na kartach Szkoły i Oddziały możesz wyświetlić szczegółowy opis szkoły/ oddziału (w pliku źródłowym lub w systemie UONET ). W tym celu należy przywołać prawym przyciskiem myszy menu podręczne na szkole/ oddziale i wybierać polecenie Informacje szczegółowe. Uzgadnianie grup zajęciowych Uzgadnianie grup zajęciowych należy przeprowadzić szczególnie uważnie. Operacja jest dosyć pracochłonna, ale warto poświęcić czas na poprawne jej wykonanie, gdyż na podstawie uzgodnionych grup generowane są przydziały do planów nauczania. 1. Przejdź na kartę Grupy. Zwróć uwagę, że grupy cały oddział program uzgodnił sam. 2. Rozpocznij od ręcznego uzgodnienia grup znajdujących się na obydwu listach.

7 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 7/9 3. Grupy, które nie zostały uzgodnione ręcznie, przenieś na listę po prawej stronie za pomocą przycisku Uzgodnij i dodaj. Jeśli w danych źródłowych wystąpią duplikaty, to pozostaną one na liście źródłowej jako pozycje nieuzgodnione. 4. Kliknij przycisk, aby przejść na kartę Przydziały. W kroku tym następuje przypisanie uzgodnionych grup do odpowiednich przydziałów. 5. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do następnego kroku. Krok 4 informacja o pozycjach nieuzgodnionych Jeśli użytkownik nie uzgodni wszystkich kategorii danych, to pojawia się komunikat o pozycjach nieuzgodnionych: Po zatwierdzeniu komunikatu wyświetla się okno kreatora zawierające listę nieuzgodnionych pozycji planów nauczania z Arkusza Optivum. Krok 5 przeglądanie planów nauczania oddziałów Jeśli wszystkie pozycje zostały uzgodnione, to wyświetlają się zaimportowane plany nauczania oddziałów, które należy obejrzeć.

8 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 8/9 Aby wyświetlić plan nauczania wybranego oddziału, w polu Jednostka ustaw właściwą jednostkę, a w polu Oddział/profil wybrany oddział/profil. Zwróć uwagę, że dla zajęć odbywanych w grupach, dla których w kroku 2 ustawiono pozycję N-N, w planach nauczania zostały utworzone oddzielne pozycje, natomiast dla zajęć odbywanych w grupach, dla których w kroku 2 ustawiono pozycję 1-N, w planach nauczania została utworzona jedna pozycja. Jeśli plany nauczania są poprawne, kliknij przycisk Dalej. Jeśli w planach nauczania występują błędy, należy przerwać operację importu danych poprzez zamknięcie okna kreatora. Drobne błędy w planach nauczania można poprawić w programie Sekretariat Optivum. Krok 6 zapisanie danych Kliknij przycisk Zapisz nastąpi przesłanie danych do programu Sekretariat Optivum. Przenoszone są wszystkie informacje z danych źródłowych związane z przydziałami, jeśli w programie Sekretariat Optivum nie ma utworzonych planów nauczania na wskazany rok. Jeśli w Sekretariacie Optivum zostały utworzone plany nauczania na wskazany rok, to mimo automatycznego uzgodnienia przydziałów nie zostaną one przeniesione/nadpisane (nie ma możliwości aneksowania). W przypadku gdy pozycje planów nauczania dla bieżącego roku szkolnego są już w programie Sekretariat Optivum wprowadzone, to import danych z Arkusza Optivum nie zostanie wykonany. Jeśli w programie Arkusz Optivum nie został ustalony prowadzący dla przydziału, to taki przydział nie zostanie zaimportowany do programu Sekretariat Optivum.

9 Sekretariat Optivum. Import danych z Arkusza Optivum do Sekretariatu Optivum 9/9 Czynności końcowe 1. Przejdź do widoku Organizacja szkoły i obejrzyj zaimportowane dane. W szczególności obejrzyj dane dotyczące oddziałów. Odczytaj, jakie są daty utworzenia oddziałów. Obejrzyj opisy oddziałów. 2. Sprawdź poprawność danych: W menu Narzędzia wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności danych. Kliknij przycisk Sprawdź i zapoznaj się z wyświetlonym raportem. Jeśli program wykrył błędy w danych, kliknij przycisk Napraw, a następnie ponownie przycisk Sprawdź. Jeśli program nadal zgłasza błędy, popraw dane. Oceń przydatność porady