Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/0809. Instrukcja działania Referatu Pocztowego

Transkrypt

1 Instrukcja działania Referatu Pocztowego Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/ Referat Pocztowy, zwany dalej Referatem jest punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego tzn. pomiędzy wszystkimi jednostkami i komórkami organizacyjnymi Uczelni oraz urzędem pocztowym. 2. Referat przyjmuje korespondencję dostarczaną przez: 1) urzędy pocztowe, 2) jednostki spoza Uczelni, 3) jednostki organizacyjne nie objęte systemem poczty wewnętrznej (Katowice, Rybnik). 4) punkty pocztowe, za pośrednictwem pracowników Referatu oraz pracownika przewożącego korespondencję samochodem. 3. Korespondencja przekazywana z punktów pocztowych powinna być posegregowana w teczki odpowiedniego koloru: czerwony z przeznaczeniem dla Rektora i Prorektorów, zielony dla jednostek i komórek, niebieski dla urzędu pocztowego a następnie zapakowana w pojemniki zamykane na klucz. Za przekazanie zamkniętego pojemnika odpowiadają pracownicy punktów pocztowych oraz przenoszący i przewożący korespondencję. 4. Całość przekazywanej korespondencji powinna zawierać dokładne dane adresata. W przypadku braku zaadresowanej koperty należy dopiąć karteczkę zawierającą dokładną nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Uczelni. 5. Referat otwiera koperty za wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, 2) oznaczonych klauzulą poufne lub zastrzeżone, 6. Korespondencję oznaczoną klauzulą poufne lub zastrzeżone Referat przekazuje do Kancelarii Tajnej, a ta z kolei po zarejestrowaniu, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa. 7. Referat przekazuje otrzymaną korespondencję: 1) Rektorowi za pośrednictwem sekretariatu, 2) Prorektorom za pośrednictwem sekretariatów, 3) jednostkom i komórkom organizacyjnym, zlokalizowanym przy ul. Akademickiej 2, 2A, oraz ul. Krzywoustego 2 - za pośrednictwem pracowników Referatu, pozostałym za pośrednictwem pracownika przewożącego korespondencję samochodem, 4) jednostkom nie objętym systemem poczty wewnętrznej za pośrednictwem upoważnionych pracowników. 8. Referat przygotowując listy do wysyłki przez urząd pocztowy: 1) segreguje listy według kategorii (polecone, zwykłe), 2) frankuje przesyłki, oznacza korespondencję na mocy umowy zawartej z pocztą pieczęcią opłata pocztowa skredytowana, 3) wpisuje listy polecone do odpowiednich książek pocztowych, 4) wpisuje listy zwykłe do prowadzonego rejestru, 9. Referat prowadzi ewidencję przychodzących i wychodzących przesyłek poleconych.

2 Instrukcja działania punktów pocztowych Zał. Nr 4 do Zarządzenia Nr 61/ Wymiana korespondencji pomiędzy Referatem Pocztowym, a jednostkami i komórkami organizacyjnymi mieszczącymi się w różnych budynkach prowadzona jest za pośrednictwem tzw. punktów pocztowych, z zastrzeżeniem ust W szczególnych przypadkach korespondencję wymagającą natychmiastowego doręczenia lub potwierdzenia odbioru jednostki i komórki organizacyjne przekazują bezpośrednio przez swoich pracowników. 3. Jednostki i komórki organizacyjne przekazują całość korespondencji do punków pocztowych, gdzie osoby odpowiedzialne, wymienione w Zał. Nr 1 segregują korespondencję w teczki odpowiedniego koloru tj. czerwonego - z przeznaczeniem dla Rektora i Prorektorów, zielonego - z przeznaczeniem dla innych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni, niebieskiego - z przeznaczeniem dla urzędu pocztowego, a następnie pakują w pojemniki zamykane na klucz. Za przekazanie zamkniętego pojemnika odpowiadają pracownicy punków pocztowych oraz przenoszący i przewożący korespondencję. 4. Przekazywana korespondencja powinna zawierać dokładne dane adresata. W przypadku braku zaadresowanej koperty należy dopiąć karteczkę zawierającą dokładną nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Uczelni 5. Korespondencja kierowana do urzędu pocztowego powinna być ujęta w odpowiednim wykazie, stanowiącym Zał. Nr 1 i Nr 2 do niniejszej Instrukcji, z tym że w Zał. Nr 1 wypełnia się wyłącznie kolumnę 1,2 i Koperta powinna być zaadresowana (imię i nazwisko, adres) i ostemplowana pieczęcią firmową właściwej jednostki lub komórki, zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. Nr 3 do niniejszej Instrukcji. Ponadto koperta powinna zawierać oznaczenie, wskazujące kategorię przesyłki: P polecony, PO potwierdzenie odbioru, PR priorytet, ZW zwykły, a koperta z oznaczeniem PO dodatkowo wypełniony formularz pocztowy tzw. zwrotkę (do pobrania w Referacie). 7. Pracownicy punktów pocztowych sprawdzają przed wysłaniem poprawność przygotowanej do wysyłki korespondencji, zgodnie z ust. 5 i 6.

3 Załącznik nr 1 do Instrukcji działania punktów pocztowych Imię i nazwisko (nazwa) oraz adres nadawcy... Lp. ADRESAT (imię i nazwisko lub nazwa) Dokładne miejsce doręczenia Wartość Kwota Masa Nr nadawczy Uwagi Opłata Kwota pobrania Opłata za pobranie zł gr kg gr zł gr zł gr zł gr Z przeniesienia Z przeniesienia

4 Zał. Nr 2 do Instrukcji działania punktów pocztowych Wykaz listów zwykłych Lp. ADRESAT MIEJSCOWOŚĆ

5 Załącznik Nr 3 do Instrukcji działania punktów pocztowych Wzór prawidłowo adresowanej przesyłki listowej w obrocie krajowym (z uwzględnieniem nadruku dotyczącego przesyłki reklamowej) Pole nadawcy Anna Kowalska ul. Lipowa 3 m TORUŃ TO MIEJSCE POWINNO ZOSTAĆ PUSTE UZUPEŁNIANE JEST PRZEZ REFERAT POCZTOWY Pole znaczkowe Wyróżnik przesyłki reklamowej PRZESYŁKA REKLAMOWA Sz. P. Janina Nowak ul. Cicha 132 m 16 Pole adresowe GNIEZNO STREFA KODOWA NIE UMIESZCZAĆ ŻADNYCH NAPISÓW min. 15 mm Wyróżniki kategorii PRIORYTET, POLECONY, ZA POTWIERDZENIEM ODBIORU Wyróżnik kategorii w postaci nalepki nakładu Poczty Polskiej lub odręcznego napisu tej samej treści należy umieszczać w lewej połowie strony adresowej koperty (pieczątki PRIORYTET, POLECONY, ZA POTWIERDZENIEM ODBIORU przybija Referat Pocztowy, chyba że jednostki posiadają swoje pieczątki), poniżej oznaczenia nadawcy. Pole nadawcy Anna Kowalska ul. Lipowa 3 m TORUŃ TO MIEJSCE POWINNO ZOSTAĆ PUSTE UZUPEŁNIANE JEST PRZEZ REFERAT POCZTOWY Pole znaczkowe Wyróżnik kategorii priorytet, polecony, za potwierdzeniem odbioru, PRIORYTET POLECONY ZA POTWIERDZENIEM ODBIORU Sz. P. Janina Nowak ul. Cicha 132 m GNIEZNO Pole adresowe STREFA KODOWA NIE UMIESZCZAĆ ŻADNYCH NAPISÓW min. 15 mm