INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Do Zarządzenia 03/2011 Z dnia r. Kierownika ZGC SUM INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zakładzie Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego, zwanym dalej ZGC. 2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w ZGC. 3. Do postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub dane osobowe stosuje się przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych. 4. Instrukcja normuje obieg dokumentów i tryb postępowania z nimi od momentu ich wpływu do ZGC aŝ do chwili ich archiwizacji. 5. W ZGC obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Załącznik nr W ZGC prowadzony jest ogólny dziennik korespondencyjny dla wszystkich pism wpływających oraz wychodzących Załącznik nr Czynności kancelaryjne w ZGC wykonuje pracownik zatrudniony w sekretariacie. 3. Czynności kancelaryjne obejmują: a) przyjmowanie codziennej wpływającej do ZGC, b) przyjmowanie wewnętrznej, c) rozdzielanie przyjętej według dekretacji i odnotowanie w dzienniku korespondencyjnym obiegu, d) rejestrowanie przyjmowanej i wychodzącej,

2 e) wysyłanie wychodzącej poza ZGC listy poufne, ekonomiczne (zwykłe, polecone, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru), priorytetowe, f) nadawanie, przyjmowanie faksów, g) kompletowanie i przechowywanie akt Korespondencja przyjmowana jest przez Sekretariat Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przesyłek kierowanych do osób indywidualnych, które przekazuje właściwej osobie. 2. W przypadku, gdy do przesyłki dołączona jest faktura, Sekretariat przekazuje ją do działu księgowości po uprzednim wpisaniu do dziennika kancelaryjnego i zatwierdzeniu przez Kierownika. 3. Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania wpływających przesyłek pocztowych, a w razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu i na potwierdzeniu odbioru oraz Ŝąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Po otwarciu koperty Sekretariat sprawdza: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego - korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca bezzwłocznie do urzędu pocztowego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje na danym piśmie lub załączniku Paczki adresowane do konkretnych działów bez otwierania Sekretariat przekazuje tym działom Na wszystkich pismach wpływających do ZGC Sekretariat stawia pieczęć wpływu. 2. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na Ŝądanie składającego pismo, stawiając na kopii pisma pieczęć firmową. 2

3 3. Na telegramach i faksach oraz na przesyłkach zawierających oferty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oprócz pieczęci wpływu notuje się dokładną godzinę doręczenia Na przeglądanej przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy Kierownik Zakładu umieszcza dyspozycje dotyczące (dekretacja): 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania pisma. 2. Do przekazywania dyspozycji, o której mowa w ust. 1 zastosowanie mają symbole literowe działów. 1. Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (gazety, czasopisma, ksiąŝki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) zaproszenia, Ŝyczenia i inne pisma o podobnym charakterze. 1. Obieg akt między działami odbywa się za pośrednictwem Sekretariatu Podstawową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. 2. Ustne załatwianie spraw naleŝy stosować w przypadku, gdy sprawy przedstawiane są bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta. 3. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeŝeli zachodzi taka konieczność sporządza się notatkę Przy załatwianiu pisemnym naleŝy przestrzegać następujących zasad: a) kaŝdą sprawę naleŝy załatwiać odrębnym pismem, chyba Ŝe z charakteru sprawy wynika, Ŝe jej rozstrzygnięcie powoduje jednocześnie załatwienie innych spraw, b) w odpowiedziach podaje się datę i znak pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3

4 2. Dokument parafuje osoba, która go sporządzała, jej bezpośredni przełoŝony, a jeŝeli to wynika z odrębnych przepisów lub charakteru sprawy takŝe inne osoby. 3. Sprawy terminowe załatwiane są priorytetowo. 4. W przypadku nieobecności osoby uprawnionej do podpisania akt sprawy (dokumentów), jeŝeli zachodzi pilna konieczność ich podpisania, moŝe je podpisać w zastępstwie osoba do tego upowaŝniona. 5. W sprawach finansowych korespondencję, podpisuje równieŝ Główna Księgowa lub osoba przez niego upowaŝniona Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu 2. Czynności w tym zakresie polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane i oznakowane datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki, b) zaadresowaniu i zakopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego, c) odciśnięciu na kopercie pieczątki nagłówkowej d) wpisaniu do: pocztowej ksiąŝki nadawczej - w przypadku listów poleconych e) przekazaniu przesyłki do urzędu pocztowego 3. Pracownik Sekretariatu zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów wychodzącej. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracownika sekretariatu czynności kancelaryjnych naleŝy do kompetencji Kierownika Zakładu. 4

5 Załącznik 2 do Instrukcji Kancelaryjnej dla Zakładu Gospodarki Cieplnej Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach WZÓR DZIENNIKA KORESPONDENCJI kolejny Data otrzymania Data otrzymanej Od kogo TREŚĆ otrzymanej Znak referenta Data wysłanej Do kogo TREŚĆ wysłanej uprzedniej odpowiedzi na korespondencję wysłaną aktu Uwagi