Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie

Transkrypt

1 Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie 1. Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji. Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacji załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek rganizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania. W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielid na trzy fazy: przyjmowanie pism, rozdział i załatwianie pism, wysyłanie odpowiedzi. W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych. W każdej jednostce organizacyjnej powinny byd prowadzone analizy obiegu pism. Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważny dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwiania sprawy. 2. Systemy kancelaryjne Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych: System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwośd kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce pocztowej.

2 3. Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostarczana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gooców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria i porządkuje je. Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności: - sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane, - otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowane, - sprawdza zgodnośd załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie. Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących informacji. Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją poufne oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi. 4. Rozdział pism i ich załatwianie Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treśd sprawy i na tej podstawie dzieli korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwiania nazywa się dekretowaniem pism. Pracownik po otrzymaniu spraw do załatwienia zapoznaje się z ich treścią. Następnie dokonuje rejestracji w spisie spraw dołączonych do teczki. Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwiania sprawy kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Pisma wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny byd załatwiane terminowo i w określonej formie. Ustala się terminy załatwiania spraw oraz terminy powrotu do spraw. Wyróżnia się dwie formy załatwiania spraw: ustną i pisemną. Ustne załatwienie sprawy stosuje się przy sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie. Pisemne załatwienie sprawy jako odręczne załatwienie sprawy, lub brulinowe załatwienie sprawy, które polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu pisma, który następnie zostaje przepisany na maszynie. 5. Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu druku przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik przekazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu. Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawnośd formalną pisma, w wypadku stwierdzenia

3 braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnieo. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania stwierdza wysłanie pisma. Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeo. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąd czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową. 6. Przechowywanie akt Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spodzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierwszej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. Zanim akta przekaże się do archiwum nadaje się im kategorię archiwalną, która oznacza okres przechowywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej. Akta mogą byd wypożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, która zawiera: dzieo wypożyczenia akt, nazwę teczki, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej. 7. Przykładowy schemat organizacyjny

4 8. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Kierowanie, jak wiadomo odbywa się w oparciu o informacje. Informacje te mogą mied formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceo, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biuro-we, akta spraw i dokumentację biurową. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Ze względu na tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania, przesyłania i przechowywania, wyróżnia się następujące ich rodzaje. 1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się: pisma otrzymywane ( korespondencja przychodząca zewnętrzna), pisma wysyłane ( korespondencja wychodząca, zewnętrzna), pisma wewnętrzne ( korespondencja wewnętrzna). 2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się: pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeo, czynności, dokonanych działao, sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeo. 3. W zależności od pilności sprawy wyróżnia się: pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określonych odrębnymi przepisami, pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności, pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwiania. 4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, pisma przesyłane pocztą expresową i lotniczą,

5 pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów. 5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się: pisma jawne, nie zawierające żadnej tajemnicy, pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową, pisma tajne, zawierają tajemnicę paostwową. 6. Ze względu na charakter dokumentu wyróżnia się: pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową, dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury.