INSTRUKCJA ADMINISTRACYJNA SEKRETARIATU ZARZĄDU

Transkrypt

1 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 1/ Egzemplarz nadzorowany w wersji elektronicznej, wydruk nie podlega aktualizacji INSTRUKCJA ADMINISTRACYJNA SEKRETARIATU ZARZĄDU Rozdzielnik: Nr egzemplarza A B C D E F G H I Właściciel BSJ PP PS PM PL PB PF PA

2 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 2/ SPIS TREŚCI 1. CEL 2. PRZEDMIOT 3. ZAKRES STOSOWANIA 4. DEFINICJE 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 6. OPIS POSTĘPOWANIA 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE 8. ZMIANY I POPRAWKI 9. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 10. WZORY ZAŁĄCZNIKÓW

3 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 3/ CEL Celem instrukcji jest określenie spraw i trybu funkcjonowania biura Zarządu 2.PRZEDMIOT Instrukcja określa sprawy i tryb funkcjonowania biura Zarządu 3.ZAKRES STOSOWANIA Instrukcja dotyczy wszystkich komórek organizacyjnych Browaru Namysłów. 4.DEFINICJE I SKRÓTY brak 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Prezes Zarządu Odpowiada za: - nadzór nad realizacją niniejszej instrukcji - dekretowanie korespondencji przychodzącej do Spółki - podpisywanie zamówień i zleceń w sprawach objętych niniejszą instrukcją Sekretarka Prezesa Zarządu Odpowiada za: zarządzanie biurem Zarządu na zasadach określonych w niniejszej instrukcji informowanie o nieobecności i zastępstwie realizację niniejszej instrukcji Pracownicy: Odpowiadają za: - przyjęcie do wiadomości i stosowanie niniejszej instrukcji. 6. OPIS POSTĘPOWANIA Lp. Etap procesu Opis Odpowiedzialny 6.1. Obieg dokumentów w Spółce Poczta przychodząca Pocztą przychodzącą jest wszelka korespondencja zewnętrzna, w formie papierowej lub elektronicznej, która wpływa do Sekretariatu Zarządu. Sekretarka Prezesa Zarządu () przegląda korespondencję, segreguje ją i rejestruje w dzienniku korespondencji przychodzącej: - wszystkie pisma przychodzące zaadresowane do Spółki z instytucji zewnętrznych, tj. sądów, urzędów, kancelarii prawnych, kancelarii komorniczych itp. listem poleconym, w tym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i zwykłym, - istotne pisma przychodzące faksem, pocztą elektroniczną. Każde zarejestrowane pismo przychodzące opieczętowuje pieczęcią wpływu korespondencji i oznacza numerem kolejnym pisma wpływającego.

4 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 4/ Poczta wychodząca Teczki z dokumentami do podpisu przez Prezesa Zarządu. Zasady przekazuje całą korespondencję PZ celem zadekretowania. PZ dekretuje korespondencję, a następnie przekazuje ją osobom odpowiedzialnym merytorycznie. Rejestr korespondencji przychodzącej zawiera następujące pozycje: - nazwa nadawcy pisma - sprawa, której dotyczy - nazwa/ symbol komórki odpowiedzialnej/ odbierającej W sprawach ważnych (pozwy sądowe, sprawy komornicze, pisma z urzędów) lub na wyraźne wskazanie PZ, skanuje dokumenty i przesyła je na skrzynkę pocztową PZ oraz osób wskazanych przez niego. Korespondencję w formie papierowej adresowaną imiennie opieczętowuje datą wpływu do Spółki i przekazuje w zamkniętych kopertach na oznaczoną symbolem komórki organizacyjnej półkę w Sekretariacie Zarządu. Faktury zewnętrzne oraz kopie faktur korygujących wystawionych przez Pion Sprzedaży są rejestrowane w dziennikach korespondencji Pionu Finansowego i Pionu Sprzedaży. na bieżąco przegląda korespondencję zewnętrzną wpływającą do Spółki w formie elektronicznej i przesyła ją na imienne adresy mailowe pracowników spółki, zgodnie z wpisanym adresatem lub zakresem tematycznym wiadomości. Pocztą wychodzącą jest wszelka korespondencja służbowa sporządzona przez pracowników wszystkich pionów Spółki i przygotowana do wysłania w formie zakopertowanej i zaadresowanej., a w razie jego nieobecności Asystent Działu Sprzedaży, przyjmuje korespondencję do wysłania od wszystkich pionów codziennie do godziny 12:00. Korespondencję wychodzącą przekazaną od pionów: Produkcji, Marketingu, Personalnego, Informatycznego, Logistyki i Eksportu wpisuje do książki wysyłek, zgodnie z zasadami określonymi w umowie z Pocztą Polską. Korespondencja wychodząca od Pionów Finansowego i Sprzedaży jest przekazywana w formie zakopertowanej, zaadresowanej i wpisana do analogicznych książek wysyłek, prowadzonych w przez pracowników działów księgowego i sprzedaży. Wszystkie przesyłki listowe wysyłane listem zwykłem nierejestrowanym lub dostarczone w otwartych kopertach są wpisywane przez do dziennika korespondencji wychodzącej. gromadzi w teczkach do podpisu wszystkie dokumenty wpływające do Sekretariatu Zarządu, tj. korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną Spółki, z wyjątkiem dokumentów wewnętrznych przygotowanych przez Działy: Personalny, Sprzedaży i Gastronomii, które przekazują dokumenty

5 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 5/ opieczętowywania podpisanych dokumentów Udostępnianie, przechowywanie i archiwizacja: dokumentów Spółki - KRS, NIP, REGON, uchwał NZW, ZZW, RN, aktów notarialnych, umów Udostępnianie zaświadczeń spółki NIP, REGON, KRS oraz innych dokumentów 6.2. Zamawianie pieczątek, wizytówek, w osobnych, oznaczonych teczkach. Oznaczenia teczek z dokumentami do podpisu: - Korespondencja wewnętrzna - Korespondencja zewnętrzna - PP Dział Personalny - PS Dział Sprzedaży - PSG Dział Gastronomii Po podpisaniu dokumentów przez PZ wszystkie teczki trafiają do w celu opieczętowania pieczątką imienną PZ oraz nagłówkową Spółki. Opieczętowanie dokumentów Działu Personalnego odbywa się w obecności PP lub osoby przez niego upoważnionej. Po podpisaniu i opieczętowaniu dokumentów teczki są zwracane do Działów: Personalnego, Sprzedaży i Gastronomii, a dokumenty z teczek są przekazywane na imiennie oznaczone półki według rozdzielnika dekretacji zamieszczonego na piśmie. przechowuje i archiwizuje w Sekretariacie Zarządu, na wyraźne wskazanie PZ, kopie not służbowych ze wszystkich pionów/ działów. Noty służbowe, pisma wychodzące od PZ i są przechowywane i archiwizowane w oryginale, a kopie są rozsyłane przez do poszczególnych komórek organizacyjnych według rozdzielnika wskazanego w nocie służbowej lub do adresata wskazanego w nagłówku pisma. W Sekretariacie Zarządu są przechowywane i archiwizowane w oznaczonych segregatorach następujące dokumenty: - dokumenty Spółki, w tym umowa spółki, - uchwały i protokoły z posiedzeń Rady Nadzorczej, Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników i Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, - akty notarialne związane z działalnością spółki, - odpisy z Krajowego Rejestru Handlowego, Zaświadczenie REGON, Zaświadczenie NIP, - odpisy z KRS, - umowy zawarte przez Spółkę związane z jej działalnością, - kopie korespondencji wewnętrznej (noty służbowe, pisma wychodzące od PZ) i zewnętrznej (korespondencja z sądów, urzędów, kancelarii komorniczych, itp.). udostępnia kopie dokumentów Spółki: - aktualny odpis KRS, - zaświadczenie REGON, - zaświadczenie NIP w każdej sprawie związanej z działalnością spółki, np. zawarciem umowy przez Spółkę z nowym kontrahentem. Kopie te przekazywane są w formie papierowej lub elektronicznej w formacie PDF do rąk własnych lub na skrzynkę pocztową Dyrektorowi/ Kierownikowi pionu/ działu. raz na 3 miesiące wnioskuje do Krajowego Rejestru Sądowego o aktualizację odpisu KRS. Osoby upoważnione do składania zamówień: D/K pionów/ działów, pracownicy na stanowiskach samodzielnych. D/K KO, pracownicy na

6 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 6/ tablic informacyjnych informacje ogólne Sposób postępowania przy składaniu i realizacji zamówień jest następujący: - D/ K pionu (działu) lub pracownik zatrudniony na stanowisku samodzielnym składa drogą elektroniczną zamówienie na wykonanie pieczątki/wizytówki/tablicy informacyjnej, podając dane, jak w punktach tabeli. przygotowuje zlecenie na wykonanie pieczątki / tablicy informacyjnej i przekazuje je do realizacji firmie zewnętrznej. Zlecenie na wykonanie wizytówek przesyła drogą elektroniczną wraz załączonym aktualnym szablonem / wzorem wizytówki z logo Browaru Namysłów do firmy zewnętrznej. Aktualny szablon / wzór wizytówki jest przesyłany przez Dział Marketingu. Agencja reklamowa przesyła wstępny projekt wizytówki, który weryfikuje poprawność danych znajdujących się na projekcie wizytówki, zgłasza ewentualne poprawki i akceptuje wykonanie wizytówek według poprawionego projektu. prowadzi rejestry pieczątek, wizytówek i tablic informacyjnych. Każdy pracownik potwierdza własnym podpisem odbiór pieczątki, wizytówki lub tablicy informacyjnej w odpowiednim rejestrze. Pracownicy są w pełni odpowiedzialni za powierzone im pieczątki służbowe. Nieaktualne pieczątki, wizytówki i tablice informacyjne należy zwracać do, który zajmuje się ich likwidacją, na dowód czego jest sporządzany protokół likwidacyjny Pieczątki Zlecenie zamówienia pieczątek powinno zawierać następujące dane: - dla pieczątki imiennej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby, - dla pieczątki nagłówkowej: wzór pieczątki znajduje się w Sekretariacie Zarządu; dodaje się numer kolejnej pieczątki, zgodnie z rejestrem pieczątek, - dla innych pieczątek: wzór pieczątki Wizytówki Zlecenie zamówienia wizytówek powinno zawierać następujące dane: - aktualne logo Browaru Namysłów; - imię i nazwisko osoby, stanowisko, numer bezpośredni telefonu stacjonarnego (jeśli jest) i telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, ilość sztuk, czy wydruk ma być jednostronny czy dwustronny, język wydruku, np. polski, polsko-angielski itp Tablice informacyjne Zlecenie zamówienia tablic informacyjnych powinno zawierać następujące dane: - wzór napisu/ znaku na tablicy 6.3. Utrzymanie flag jest odpowiedzialny za stan i utrzymanie flag znajdujących się przy bramie wjazdowej nr 1 i nr 2 oraz przy wejściu do Zamku. Na koniec każdego roku kalendarzowego ustala budżet przeznaczony na pranie i utrzymanie flag oraz harmonogram odbioru flag przez firmę zewnętrzną celem ich uprania, na rok następny. Odbiór i upranie flag stanowiskach samodzielnych

7 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 7/ Kontrole zewnętrzne 6.5. Prenumerata czasopism zamawianie wydawnictw i następuje na zlecenie. W przypadku uszkodzenia flagi lub jej fizycznego zużycia w trakcie użytkowania, zleca wykonanie lub zakup nowej flagi. W tym celu zgłasza PZ w formie noty służbowej zapotrzebowanie na wykonanie lub zakup. Kontrole zewnętrzne Spółki przez instytucje uprawnione do kontroli jej działalności są przeprowadzane na podstawie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., nr 220, poz z późn. zm.) oraz ustaw szczególnych. Kontrole zewnętrzne są przeprowadzane po uprzednim pisemnym zawiadomieniu o zamiarze przeprowadzenia kontroli przez organ kontrolujący. Osoba przeprowadzająca kontrolę zewnętrzną jest zobowiązana do przedstawienia dokumentów uprawniających do przeprowadzenia kontroli. O fakcie przeprowadzenia kontroli zawiadamia się PZ, a w razie jego nieobecności Dyrektora lub Kierownika Pionu, w którym przeprowadzana jest kontrola. Udostępnianiu i kopiowaniu podlegają wyłącznie te dokumenty, które są niezbędne do wykonania kontroli i obowiązek ich wydania wynika z przepisów prawa. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli dokumentują ten fakt poprzez wpis w Książce Kontroli Zewnętrznych, która znajduje się w Sekretariacie Zarządu Spółki. Książka Kontroli Zewnętrznych zawiera pozycje: a) liczbę porządkową, b) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, c) nazwę organu kontrolującego, d) upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (data i nr dokumentu, imię i nazwisko oraz tytuł służbowy kontrolującego), e) zakres przedmiotowy kontroli, f) zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych, g) informację o wykonaniu lub uchyleniu zaleceń, h) podpis kontrolującego Za prowadzenie i przechowywanie Książki Kontroli Zewnętrznych jest odpowiedzialny. Przełożeni kontrolowanego pionu/ działu są odpowiedzialni za dopilnowanie dokonania wpisu do Książki Kontroli Zewnętrznych przed przystąpieniem do czynności kontrolnych. Wszystkie dokumenty związane z wynikami kontroli (protokoły, wystąpienia, nakazy i inne) są niezwłocznie przekazywanie do wiadomości PZ. Oryginały w/w dokumentów są przechowywane przez Dyrektorów/ Kierowników pionów/ działów merytorycznie odpowiedzialnych za kontrolę. sprawuje nadzór nad prenumeratą i zamawianiem czasopism periodycznych i nieperiodycznych. Osobami upoważnionymi do składania zamówień na / D/K KO

8 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 8/ nieperiodycznych 6.6. Aktualizacja wykazu telefonów wewnętrznych 6.7. Wydawanie piwa na cele reprezentacyjne wydawnictwa periodyczne i nieperiodyczne są: a) Dyrektorzy/ Kierownicy pionów/ działów b) pracownicy zatrudnieni na stanowiskach samodzielnych Zamówienia na prenumeratę roczną składane są do 30 listopada każdego roku na podstawie wykazu zamówionych tytułów. Wykaz ten przekazuje w formacie pliku Excel za pośrednictwem wewnętrznej poczty elektronicznej osobom upoważnionym do składania zamówień do 15 listopada każdego roku. Wykaz zawiera: a) tytuł czasopisma, b) nazwę wydawcy, c) zapotrzebowanie (ilość zamawianych egzemplarzy), d) potwierdzenie prenumeraty na dany rok, e) nazwisko i imię osoby zamawiającej lub oznaczenie komórki organizacyjnej, f) koszty prenumeraty rocznej. Nowe tytuły, na które zgłoszono zapotrzebowanie, wpisuje się do wykazu kolorem czerwonym. do dnia 10 grudnia każdego roku przedkłada do akceptacji PZ zestawienie prenumeraty wydawnictw periodycznych na rok kolejny. Na podstawie zaakceptowanego zestawienia sporządza zamówienie na prenumeratę na rok kolejny i przekazuje PZ do podpisu. wysyła podpisane zamówienie do dostawcy prenumeraty. Każda publikacja nieperiodyczna jest na ostatniej stronie opieczętowana pieczątką firmową Spółki. aktualizuje na bieżąco wykaz numerów telefonów wewnętrznych i komórkowych pracowników Spółki na podstawie informacji przekazanych od Specjalisty ds Wdrożeń (PAW). Zaktualizowany wykaz telefonów przesyła drogą elektroniczną PZ, Dyrektorom / Kierownikom pionów (działów) oraz pracownikom zatrudnionym na stanowiskach samodzielnych. składa zapotrzebowanie na piwo na cele reprezentacyjne do Sekretariatu Zarządu em do BKM BKM przyjmujący zamówienie wystawia formularz Wydanie na zewnątrz w 3 egz. i dostarcza piwo do Sekretariatu Zarządu za potwierdzeniem odbioru. Jeden egz. formularza jest przechowywany w sekretariacie Zarządu, dwa w Magazynie WG na zlecenie PZ wydaje piwo na cele reprezentacyjne gościom oraz pracownikom BN, wypisując zlecenie wydania piwa, zgodnie z załącznikiem IP prowadzi w formie elektronicznej miesięczny rejestr wydanego piwa, zgodnie z załącznikiem IP / BKM 7. Dokumenty związane z instrukcją. Brak

9 IP Wydanie 1 rev. 0 Strona 9/ Zmiany i poprawki. KARTA ZMIAN I POPRAWEK Dotyczy dokumentu: IP Tytuł: INSTRUKCJA ADMINISTRACYJNA SEKRETARIATU ZARZĄDU Nr zmiany Data Dotyczy strony / punktu Było Jest Zmianę wprowadził nazwisko / podpis Zmianę zatwierdził nazwisko / podpis 9. Wykaz załączników. IP Wzór zlecenia wydania piwa IP Rejestr wydanego piwa 10. Załączniki

10 Wzór zlecenia wydania piwa IP Wydanie 1 rev. 0 Strona DOWÓD WYDANIA PIWA Nr.. Oznaczenie komórki organizacyjnej Ilość (szt.) Termin realizacji Imię i nazwisko / nazwa instytucji pobierającego Cel Reprezentacja i reklama Data wystawienia Wystawił Akceptował Uwagi

11 Rejestr pobrań i wydań piwa na cele reprezentacji i reklamy - Wzór IP Wydanie 1 rev. 0 Strona Rejestr pobrań i wydań piwa na cele reprezentacji i reklamy od dnia. POBRANIA WYDANIA Lp. Data pobrania Ilość (szt.) Rodzaj piwa Razem Lp. Data wydania Ilość (szt.) Imię i nazwisko Komórka Stan