Zbiorczy dowód doręczenia pism urzędowych Gminy Gorlice przekazanych do Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy w dniu.. oryginału.

Transkrypt

1 Pieczęć nagłówkowa komórki organizacyjnej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 8/08 Zbiorczy dowód doręczenia pism urzędowych Gminy Gorlice przekazanych do Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy w dniu.. Lp. Rodzaj i znak pisma Data przekazania osobie doręczającej Nazwisko i mię oraz miejsce zamieszkania adresata, bądź nazwa i adres firmy Data i czytelny podpis odbiorcy pisma w przypadku braku adresata podać stopień pokrewieństwa odbierającego) * Data zwrotu potwierdzenia odbioru do Urzędu Gminy Uwagi * ) rubryki nie wypełnia się jeżeli do pisma dołączone jest zwrotne potwierdzenie odbioru, lub kopia faktury na której adresat potwierdzi odbiór oryginału.

2 załącznik nr 2 do zarządzenia nr 8/08 Tryb postępowania przy doręczaniu pism własnych Urzędu Gminy Gorlice na obszarze Gminy Gorlice i Miasta Gorlice. I. Postanowienia ogólne 1. Tryb postępowania przy doręczaniu pism własnych Urzędu Gminy Gorlice, zwanych dalej pismami urzędowymi określa zadania dla : a) pracowników przygotowujących pisma urzędowe do doręczenia, b) pracowników Referatu Organizacyjnego, c) osób doręczających pisma urzędowe. 2. Osoby doręczające pisma urzędowe są zatrudnione w Urzędzie Gminy Gorlice na stanowisku gońca. Osoby te nie świadczą usług pocztowych i usług kurierskich w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. nr 130, poz z późn. zm. ). 3. Gońcy legitymują się upoważnieniem podpisanym przez, oraz identyfikatorem, którego wzór określony jest w 2 ust. 5 zarządzenia. 4. Pismo urzędowe niedoręczone adresatowi i zwrócone do Urzędu Gminy wysyłane są niezwłocznie za pośrednictwem Poczty Polskiej. O rodzaju przesyłki decyduje pracownik Urzędu Gminy, który przygotował pismo do wysyłki. II. Zadania pracowników Urzędu Gminy przygotowujących pisma urzędowe do doręczenia. Pracownicy Urzędu Gminy Gorlice przygotowujący na swoich stanowiskach pracy pisma urzędowe do wysyłki zobowiązani są do : a) prawidłowego sporządzenia Potwierdzenia odbioru bądź zbiorowego dowodu doręczenia. Zbiorowe dowody doręczenia sporządzane są odrębnie dla każdego rejonu doręczeń. b) bieżącego przekazywania przesyłek na stanowisko pracy w Referacie Organizacyjnym Urzędu Gminy. W dniu odbioru przesyłek przez gońców winny one być przekazane najpóźniej do godz. 12,00. Dostarczone po godzinie 12,00 zostaną przekazane gońcom przy kolejnym odbiorze przesyłek z Referatu Organizacyjnego. III. Zadania Referatu Organizacyjnego 1. Pracownik Referatu Organizacyjnego zobowiązany jest do :

3 a) prowadzenia czterech odrębnych rejestrów pism wychodzących z urzędu dla okręgów wymienionych w 2 pkt 2 zarządzenia. b) rejestrowania wszystkich pism urzędowych przekazywanych przez pracowników Urzędu a następnie przekazywanych gońcom do doręczenia. c) odnotowywania w rejestrach faktu zwrotu Potwierdzenia odbioru d) do rejestru nie wpisuje się przesyłek, dla których sporządzono zbiorczy dowód doręczenia, lecz dołącza się jego kserokopię, po otrzymaniu wypełnionego dowodu doręczenia od gońca. 2. W rejestrze ujmuje się następujące informacje: - kolejny numer wysyłanego pisma, - znak pisma, - rodzaj przesyłki. - imię i nazwisko lub nazwa i adres odbiorcy pisma, - data zwrotu do Urzędu Potwierdzenia odbioru lub zbiorowego dowodu doręczenia - potwierdzenie odbioru przesyłek przez gońca, odnotowywane po podsumowaniu odbieranych przesyłek wg ich rodzajów. IV. Zadania gońców. 1. Zarejestrowane pisma są przekazywane gońcom w każdy poniedziałek i czwartek w godzinach 13,00 14,00. W razie potrzeby Kierownik Referatu Organizacyjnego może ustalić dzień odbioru pism w inny dzień roboczy w tygodniu. 2. Gońcy doręczają pisma urzędowe wyłącznie w dni powszednie, w godzinach między 8 oo, a Goniec samodzielnie ustala godziny swojej pracy, zachowując wymiar pracy 40 godzin tygodniowo. 3. Goniec jest zobowiązany do doręczenia pism urzędowych adresatowi najpóźniej w ciągu trzech dni roboczych, po dniu ich odbioru z Urzędu Gminy, zaś przesyłki z nadrukiem pilne są dostarczane najpóźniej następnego dnia po ich odebraniu z Urzędu Gminy. 4. W przypadku faktur za ścieki, wodę, nakazów płatniczych ostateczny termin doręczenia ustalają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w porozumieniu z kierownikiem Referatu Organizacyjnego. 5. Przed odbiorem następnej korespondencji osoba doręczająca zobowiązana jest do przekazania potwierdzonych pokwitowań odbioru, o których mowa w 2 ust. 1 zarządzenia, pracownikowi Referatu Organizacyjnego, który dokonuje stosownej adnotacji w dzienniku korespondencji wychodzącej prowadzonym odrębnie dla każdego rejonu doręczenia. Nie dotyczy to przesyłek wymienionych w 4 dla których ustalono odrębny termin doręczenia. 6. Fakt nieobecności pod wskazanym na kopercie adresem odbiorcy pisma lub innej dorosłej osoby zamieszkałej pod tym samym adresem goniec zobowiązany jest odnotować na odwrocie Potwierdzenia odbioru podając datę i składając swój podpis. 3

4 7. Zasady doręczania pism urzędowych przez gońców wynikają z przepisów Rozdziału 8 Kodeksu postępowania administracyjnego i są następujące : a) pismo urzędowe doręcza się adresatowi do rąk własnych, za pokwitowaniem, w jego miejscu zamieszkania, b) jeżeli adresatem pisma jest firma pismo urzędowe doręcza się właścicielowi lub przedstawicielowi firmy w jej siedzibie, której adres jest wskazany na kopercie i na Potwierdzeniu odbioru c) w razie koniecznej potrzeby pisma mogą być również doręczane w każdym miejscu, gdzie adresata się zastanie. d) pisma urzędowe doręcza się również pełnomocnikowi ustanowionemu przez adresata, po okazaniu przez pełnomocnika stosownego upoważnienia. e) w przypadku nieobecności adresata pismo urzędowe doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi lub sąsiadowi, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. f) fakt otrzymania pisma urzędowego adresat potwierdza własnoręcznym podpisem na blankiecie Potwierdzenia odbioru i wpisuje datę odbioru pisma. g) jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma urzędowego, goniec odnotowuje ten fakt na Potwierdzeniu odbioru i zwraca go do Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy. h) w przypadku odbioru pisma urzędowego przez inne osoby niż adresat konieczne jest dopisanie na : Potwierdzeniu odbioru obok nazwiska osoby odbierającej pismo ( alternatywnie ) stopień pokrewieństwa lub powinowactwa łączący go z adresatem, sąsiedztwo, pełnomocnictwo lub przedstawicielstwo. i) w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w punktach a) e) goniec ponawia próbę doręczenia pisma, a jeżeli okaże się ona nieskuteczna zwraca pismo do Referatu Organizacyjnego, skąd zostaje przesłane adresatowi za pośrednictwem Poczty Polskiej. 4

5 załącznik nr 4 do zarządzenia nr 8/08 Wzór identyfikatora dla osoby zatrudnionej w charakterze gońca miejsce na fotografię (pieczęć wystawcy) GONIEC.. imię i nazwisko pracownika załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 8 Wzór upoważnienia dla osoby zatrudnionej w charakterze gońca... ( pieczęć nagłówkowa Wójta Gminy ) Gorlice, dnia... OR / U p o w a ż n i e n i e nr Upoważniam Pana (nią )... zamieszkałą ( nazwisko i imię ) w... ( dokładny adres zamieszkania ) legitymujący (ca) się dowodem osobistym serii... Nr... do dostarczania pism urzędowych Gminy Gorlice na obszarze Gminy Gorlice oraz Miasta Gorlice. Upoważnienie jest ważne wyłącznie z dowodem osobistym.... ( podpis i pieczęć Wójta Gminy ) 5