Opis oprogramowania do planowania i rozliczania czasu pracy

Transkrypt

1 Opis oprogramowania do planowania i rozliczania czasu pracy

2 1.WSTĘP System Planowanie Pracy wypełnia czasochłonny i odpowiedzialny element zarządzania personelem, jakim jest układanie harmonogramu pracy. Stworzenie dobrego planu pracy jest o tyle trudne, że wymaga pogodzenia wielu rozbieżnych celów. Z jednej strony są wymagania pracodawcy, który zobowiązany jest do utrzymania ciągłości pracy, zapewnienia odpowiedniej kadry w zadanym czasie i często wymaga obecności osób o odpowiednich kwalifikacjach w określonych porach. Z drugiej strony pracodawca stara się zachować odpowiedni komfort pracy i uwzględniać preferencje pracowników dotyczące pory dyżurów, pracy w dni świąteczne i określone dni tygodnia. Dodatkowo podczas układania grafika pracy mamy konkretne prośby i sytuacje życiowe pracowników jak planowane urlopy, śluby, szkolenia, itd. Pogodzenie tych często przeciwstawnych wymagań jest tym trudniejsze, że całość zaplanowanego harmonogramu musi być zgodna z Kodeksem Pracy. 1.1.Schemat działania Poniżej schemat problemu, którego rozwiązanie ułatwia prezentowany system. Wymagania Wymagania jednostki (obsada zmian, wymagane kwalifikacje, itp.) Kodeks Pracy (wymagany odpoczynek, wolne dni, itd.) Preferencje pracowników (praca w dzień, w święta w konkretne dni tygodnia) Konkretne sytuacje pracowników (planowany urlop, szkolenia, plany rodzinne) SYSTEM KADROWO - PŁACOWY 1.Grafik planowany PLANOWANIE PRACY 4.Wydruk kart pracy Dane kadrowe 2.Wydruk harmonogramu 3.Grafik wykonany 5.Wydruk rozliczenia okresu 6.Eksport danych Dane płacowe Program umożliwia pobranie danych kadrowych oraz informacji słownikowych (działy, personel, stanowiska) z innych systemów przez uniwersalny moduł importu. Można skonfigurować automatyczną synchronizację danych z systemem kadrowo-płacowym. Program pozwoli układać plan pracy dla wszystkich pracowników firmy. Kolejne kroki przygotowania planu pracy: 1.Grafik planowany spełniający wymagania pracodawcy i pracowników harmonogram zgodny z Kodeksem pracy. 2.Wydruk harmonogramu planowanego. 3.Skopiowanie harmonogramu planowanego do grafika wykonanego (lub utworzenie nowego) i naniesienie poprawek odpowiadających stanowi faktycznemu. 4.Wydruk karty pracy dla pracownika. Karta jest złożeniem czasów pracy we wszystkich grafikach wykonanych w danym miesiącu, w których uczestniczył pracownik. 5.Wydruk rozliczenia okresu sumowanie czasu przepracowanego i innego oraz wyliczenie ewentualnej różnicy 6.Eksport danych płacowych do systemu płacowego ilości godzin różnych typów pracy oraz dodatków (dziennych, nocnych, świątecznych) i innych sumowań czasu pracy dla każdego pracownika wynikających z zatwierdzonych grafików wykonanych. PlanowaniePracy.pl -2-

3 1.2.Główne cechy programu Prosta w uruchomieniu (nie wymaga instalacji wystarczy wydzielony zasób sieciowy dla wszystkich użytkowników), niewymagająca dużych zasobów systemowych aplikacja, w której szczególny nacisk położono na wygodę obsługi i możliwości konfiguracji. Dzięki współpracy z innymi programami jest doskonałym uzupełnieniem pracujących we firmie aplikacji kadrowych. Główne cechy programu: obsługa różnych typów (etat, zlecenie, itd.) i sposobów pracy (podstawowy, równoważny) możliwość tworzenia grafików kilkumiesięcznych (wg długości okresu dla danej grupy pracowników) przypisanie różnych rodzajów pracy i wolnego w jednym dniu określenie miejsca powstawania kosztów działu pracy (także kilka różnych działów w jednym dniu) przypisanie odcinka zadań dla podanego działu całkowita swoboda w definiowaniu zmian przypisywanie dowolnych zmian do każdego dnia grafiki planowane i wykonane oraz szablony pozwalające zdefiniować powtarzające się układy grafiki próbne (przed zatwierdzeniem) kontrola poprawności i zgodności z Kodeksem Pracy automatyczne rozmieszczenie dyżurów z uwzględnieniem wpisanych ręcznie danych definiowanie preferencji pracy pracowników do automatycznego rozmieszczenia możliwość przypisania pracowników do schematów pracy możliwość blokowania wybranych pół przez użytkownika (wypełnianie zespołowe) możliwość planowania pracy pracownika w różnych grafikach w jednym miesiącu intuicyjne i czytelne wydruki (w wersji czarno-białej i kolorowej) praca w sieci z przypisaniem własności do zdefiniowanych obiektów (zmiany, schematy, itd.) import danych z innych systemów (Simple, Infomedica) eksport danych do xml, eksport czasu pracy do zewnętrznych programów płacowych praca z nowoczesną bazą danych MSSQL 2008 R2 PlanowaniePracy.pl -3-

4 2.PRZYGOTOWANIE DANYCH 2.1.Import danych Program pozwala na początkowe lub systematyczne uaktualnianie danych pobieranych z innych systemów. Aplikacja może importować dane (pracownicy, działy, personel, stanowiska) z dowolnego programu działającego na bazie MSSQL lub Oracle. Sposób importu definiuje administrator programu lub konsultant. Predefiniowano sposób połączenia do baz i import danych z programów Simple i Infomedica. Polecenie Synchronizacja działa jak import z tym założeniem, że automatycznie dopisuje nowe rekordy wszystkich słowników i uaktualnia istniejące. Przygotowanie importu w znacznym stopniu skraca czas wdrożenia systemu. 2.2.Słowniki Słowniki definiują podstawowy podział organizacyjny firmy i główne cechy wykorzystywane później w programie: Działy definicja działów i kodów eksportu we firmie oraz odcinków zadań dla pracowników Personel podział na grupy zawodowe (lekarze, pielęgniarki, itd.) Stanowiska stanowiska pracowników Kody pól predefiniowane kody oznaczające pracę, gotowość kody czasu wolnego itd. oraz definicja eksportu czasu. Jest możliwość określenia własnych kolorów tła i atramentu dla kodów wolnego. 3.ORGANIZACJA PRACY 3.1.Pracownicy Plan pracy ustalany jest dla grup pracowników, według ich parametrów pracy. Pracownik może być dodany do kilku grup równocześnie, jedynie praca i czas wolnego w danym dniu nie może się pokrywać. Edycja danych pracownika podzielona jest na zakładki (główne): Podstawowe dane oprócz danych identyfikacyjnych można ustalić przynależności do działu i personelu (grupy zawodowej). Zatrudnienie określa podstawowe dane takie jak typ pracy (umowa o pracę, zlecenie, kontrakt), system pracy (podstawowy, równoważny), rodzaj pracy (pracownik medyczny i dyżur kodeksowy), stanowisko, wymiar etatu oraz opcje (początek i koniec pracy). Urlopy i nadliczbowe na tej zakładce określa się ilości urlopu wypoczynkowego pozostałego do wykorzystania przez pracownika. Preferencje dla odpowiedniego ustalenia grafika pracy, który będzie zgodny nie tylko z wymaganiami pracodawcy i Kodeksu Pracy ale także z preferencjami pracowników można określić te oczekiwania. 3.2.Grupy Grafiki tworzone są dla grup pracowników, najczęściej według rodzaju personelu dla danego działu (np. pielęgniarki, salowe, lekarze, itp.). Okno edycji grypy dzieli się na zakładki (główne): Przypisani pracownicy lista pracowników grupy. PlanowaniePracy.pl -4-

5 Zespoły dla pracowników w grupie, którzy pracują razem można utworzyć zespoły. Pozwoli to na ustalanie tych samych dni pracy i zmian dla osób pracujących w zespole przy rozmieszczaniu automatycznym. Także w ręcznym ustalaniu pracy można dodać dyżur według zaplanowanego schematu pracy dla pracownika lub całego zespołu. Schematy pracy (np. Dzień, Noc, Wolne, Wolne) definiuje się w osobnym poleceniu, podczas definicji grupy można jedynie przypisać zespołowi odpowiedni schemat pracy. Konfiguracja domyślnych zmian dla każdego nowego grafika wybranej grupy będą automatycznie dodawane wskazane zmiany. Ułatwi to proces tworzenia nowych harmonogramów pracy. 3.3.Zmiany Przypisywanie czasu pracy pracownikowi w grafiku zorganizowane jest według zmian. Oczywiście można zaplanować niestandardowy czas pracy, ale podstawą działania jest zmiana. 4.GRAFIKI 4.1.Podział grafików Plan pracy definiuje grafiki planowane i wykonane. Dla grafików planowanych tworzymy rozkład czasu pracy zgodny z wymaganiami pracodawcy, preferencjami pracowników i zgodny z Kodeksem Pracy. Po zatwierdzeniu grafika planowanego można go skopiować do wykonanego i w wykonanym nanosić poprawki wynikające z faktycznego czasu pracy. Wszystkie grafiki można tworzyć w dowolnych ilościach nawet na te same okresy. Przy weryfikacji grafika system wyświetli informację o tym, że w danym dniu dla danego pracownika zaplanowano już pracę lub wolne w innym grafiku. Główne cechy edycji grafika szybkie przypisywanie do zmian za pomocą skrótów szybkie wprowadzanie kodów wolnego określenie innego czasu pracy (poza zmianami) dla grafików wykonanych, określenie czasu wolnego zmniejszającego normatyw miesięczny dla grafików wykonanych, informacja o planowanej pracy lub kodzie wolnym w grafiku planowanym definicja gotowości, wezwania, ekwiwalentów, nadliczbowych, dyżurów medycznych, itd. automatyczne wstawianie schematów pracy dla pracownika i całego zespołu możliwość rozbicia pracy pracownika na kilka grafików w jednym miesiącu dla grupy często zmieniającej miejsce pracy można określić dział pracy każdego dnia oraz odcinek zadań w wybranym dziale, bez rozbijania pracy na kilka grafików dla grafików wykonanych definicja godzin nadliczbowych z wyborem sposobu odbioru (płatność, wolne na wniosek pracownika lub wolne na wniosek pracodawcy) rozliczanie nadliczbowych w obrębie okresu rozliczeniowego włączanie i wyłączanie pracownika w grafiku blokada wybranych dni (przy pracy grupowej nad grafikiem) automatyczne wypełnianie lub uzupełnianie grafika uwzględniające definicje zmian i preferencje pracowników kontrola poprawności w czasie wpisywania kontrola zgodności z preferencjami pracownika w czasie edycji pola pełna kontrola zgodności z Kodeksem pracy oraz z definicjami zmian (minimalna i maksymalna ilość pracowników na zmianie, wymagane stanowiska) zmiana szerokości kolumn oraz wybór wyświetlania wybranego działu i odcinka zadań w każdej komórce zapis stanu grafika i przywrócenie do poprzedniej wersji PlanowaniePracy.pl -5-

6 4.2.Widok zmian Definiowanie układu zmian dla każdego dnia może być inny układ zmian. W tym widoku można przypisywać pracowników do wybranych zmian, kopiować układ dni i zmieniać wybrane zmiany w odniesieniu do edytowanego grafika (główna definicja zmiany pozostaje nienaruszona). Widać też listę osób przypisanych do określonej zmiany. 4.3.Widok pracowników Widok pracowników pozwala na ręczne przypisanie do zmiany, wstawienie wolnego (z definicją czasu trwania), wyłączenia pracownika z grafika lub dodania kogoś spoza zdefiniowanej wcześniej grupy. Można zablokować pole dla zmian (pomocne w zespołowym układaniu grafika). Użytkownik może uaktualnić dane pracowników i zmienić nagłówek. Program oferuje możliwość automatycznego rozmieszczenia dyżurów i kontroli poprawności. W trakcie edycji można zapisywać zmiany oraz powrócić do poprzedniego stanu. Wstawianie kodów ułatwiają skróty a szerokość pól (widoczność całego miesiąca) może być zmieniana w trakcie pracy. Najważniejsze narzędzia: Praca wywołuje okno definicji pracy w danym dniu. Możemy wybrać jedno z dwóch ustawień Przypisany do zmiany lub Inny czas pracy. Wolne wywołuje okno wyboru kodu wolnego w danym dniu. Do wyboru mamy całą listę kodów oznaczających wolny dzień. Możemy określić czas trwania wolnego (w zależności od tego jaki był plan dla dnia). Wstaw schemat jeżeli pracownik pracuje w zespole, który ma przypisany schemat pracy, to wciśnięcie tego przycisku wstawi odpowiednie kody schematu. Wypełnij kodem dla pracownika wypełnia kodem zaznaczonej komórki pozostałe dni w grafiku. PlanowaniePracy.pl -6-

7 Edytuj dzień dla głównego kodu oznaczającego pracę w danym dniu można dopisać pracę w innych godzinach, na innych działach, pracę innego typu lub wolne. Edycja dnia pozwala na dowolny układ kodów, z zastrzeżeniem niepokrywania się czasu pracy w obrębie dnia (także w innych grafikach w tym dniu dla pracownika). Dodatkowo można wybrać automatycznie czas początkowy i końcowy według zmiany w danym dniu. Dla grafika wykonanego wyświetlany jest kod i czas zaplanowany w danym dniu (dla istniejącego grafika planowanego). Zablokuj / odblokuj pole w przypadku grupowego tworzenia grafika (kiedy np. kierownik ustala część rozkładu dyżurów, a pozostali pracownicy pozostały czas, lub gdy każdy z grupy użytkowników obsadza określony rodzaj pracy) pomocne jest polecenie blokowania komórki grafika. Dodaj pracownika jeżeli z jakiś przyczyn pracownik nie znajduje się w grupie tworzącej grafik a ma być w tym grafiku ujęty, to można go dodać do bieżącego grafika Pozostałe polecenia umożliwiają wyłączenie pracownika w grafiku lub usunięcie z grafika. Statystyka pracownika oprócz statystyk w panelu informacyjnym można wyświetlić dokładniejsze statystyki wypracowania normy okresu, normy poszczególnych miesięcy z podziałem na wpisane kody pracy i wolnego. Statystyka grafika polecenie otwiera okno z listą wszystkich pracowników grafika wraz z wartościami normy, wypracowania i czasem do obsadzenia. Dodatkowo wyświetlane są wartości czasu dziennego, nocnego i świątecznego. Okno to nie musi być zamykane. Wszelkie zmiany wprowadzone w grafiku są automatycznie uaktualniane w tym oknie. Statystyka zmian polecenie wyświetla wykres z liczbową wartością odpowiedniej zmiany. Po wybraniu innej zmiany, wykres jest uaktualniany. Obsadź miesiąc / obsadź cały grafik polecenie powoduje automatyczne wypełnienie wolnych pól grafika (miesiąca z zaznaczonym polem lub całego grafika). Algorytm pomija wypełnione pola i próbuje dopasować rozkład dyżurów i dni wolnych w ten sposób, żeby wypełnić normę miesięczną każdego pracownika, zapewnić odpoczynek dobowy, odpoczynek tygodniowy i jedną, wolną niedzielę (lub dzień ustalony w parametrach) w miesiącu. Rozkład dyżurów jest proporcjonalny, ale zależy od warunków nałożonych na zmiany i preferencji pracowników. Weryfikuj miesiąc / cały grafik oprócz weryfikacji przeprowadzanej podczas tworzenia grafika (w paskach informacyjnych u góry okna) przed zatwierdzeniem grafika należy przeprowadzić jego weryfikację. Program przełącza aktualny widok na zakładkę komunikaty i wyświetla informacje, ostrzeżenia i błędy PlanowaniePracy.pl -7-

8 dotyczące sprawdzania poprawności. W zależności od wyniku weryfikacji grafik otrzymuje status z ostrzeżeniami, z błędami lub poprawny. Widok pracowników: Dodatkowe paski narzędzi. Wstaw kody wolnego. Kody dnia wolnego można wstawić do zaznaczonego dnia wybierając skrót. Jeżeli dzień wolny wymaga ustalenia czasu trwania, to należy uruchomić polecenie główne Dodaj wolne. Wstaw kod zmiany (przypisz do obsady zmiany). Wszystkie zdefiniowane zmiany mogą być wyświetlone na pasku szybkiego wstawiania. Pasek formatu Zmniejsz szerokość aby zobaczyć cały grafik, należy zmniejszyć szerokość komórek. Szerokość standardowa ustawi szerokość wszystkich kolumn na standardowa szerokość. Zwiększ szerokość zwiększa szerokość kolumn. Pokaż dział dla wyboru oznaczania dni wg działów, polecenie spowoduje wyświetlenie kodu pola (lub całego napisu oznaczającego dzień) i w linii poniżej (w obrębie taj samej komórki) nazwę kodową działu. Pokaż odcinki zadań tak samo jak poprzednie polecenie, powoduje wyświetlenie nazwy kodowej odcinka zadań wybranego dla danej komórki grafika. Włączenie oznaczenia będzie miało wpływ na wygląd wydruków włączona widoczność kodów dodatkowych będzie drukowana w raporcie harmonogramu. Pokaż prowadnice dla dużych grafików pozwala na szybkie ustalenie wybranej osoby i dnia PlanowaniePracy.pl -8-

9 Pasek kopiowania i wklejania Kopiuj kopiuje układ godzin, zmian i kodów z danej komórki do schowka. Działa też kombinacja klawiszy Ctrl-c. Wklej wstawia układ kodów ze schowka. Zachowuje układ zmian i kodów dodatkowych pola, przeliczając odpowiednie wartości dodatków nocnych i świątecznych. Działa kombinacja klawiszy Ctrl-v Panel informacyjny. Zawartość panelu informacyjnego zależna jest od aktualnie wybranego pola grafika. Identyfikuje ono pracownika i dzień. Okres / miesiąc wyświetla normę okresu / miesiąca z aktualnym wypracowaniem. Nadliczbowe (tylko w grafiku wykonanym) informacja o ilość nadliczbowych w grafiku, w wybranym miesiącu. Rozliczenie pozwala ustawić płatność za nadliczbowe w miesiącu ( Płatne będą eksportowane do programu płacowego w danym miesiącu; Do odbioru na wniosek pracodawcy -zwiększa pulę nadliczbowych do odbioru o 1,5. Do obioru na wniosek na wniosek pracownika - zwiększą pulę nadliczbowych do odbioru w okresie o liczbę wypracowanych nadliczbowych. Urlop informuje o pozostałym do wykorzystania wymiarze urlopu wypoczynkowego, rehabilitacyjnego, dniach opieki i nadliczbowych do odbioru. Pole oprócz informacji o wybranym polu (zmiana, czas pracy, rodzaj), wyświetlana jest lista kodów wpisanych do jednego dnia. Pracownik wyświetlane są informacje o zatrudnieniu pracownika. Wnioski (tylko w grafiku planowanym) lista wniosków złożonych przez stronę www. Statystyka wyświetla listę zmian w dniu z oznaczeniem (zielony znaczek wypełniono założenia zmiany, czerwony albo za mało pracowników na zmianie, albo przekroczono dopuszczalną obsadę zmiany). 4.4.Widok miesięcy Widok miesięcy pozwala na ukrycie miesięcy (dla grafików kilkumiesięcznych), które nie są obecnie opracowywane. Ułatwi to nawigację między polami grafika. Widok miesięcy. 4.5.Widok komunikatów Po wywołaniu polecenia weryfikacji miesiąca (lub całego grafika) program przełącza się na widok komunikatów, gdzie wyświetlone są znalezione błędy ostrzeżenia lub informacje. PlanowaniePracy.pl -9-

10 4.6.Sprawdzanie poprawności Sprawdzanie poprawności w czasie pracy W czasie edycji grafika aktywne są pola statusu w prawym, górnym roku okna. Lewy pasek informuje o naruszeniu zasad kodeksu pracy, prawy o naruszeniu preferencji pracy pracownika Weryfikacja grafika. Główną procedurą sprawdzenia poprawności grafika jest wywołanie polecenia Weryfikuj miesiąc (lub grafik) w widoku pracowników lub w widoku komunikatów. Sposób reakcji systemu na zdarzenie określa administrator programu w parametrach systemowych. Grupy zdarzeń weryfikacji: Normy: o Brak wypracowania normy miesięcznej o Przekroczenie normy miesięcznej o Przekroczenie normy okresu o Brak wypracowania normy okresu Zmiany: o Brak obsady stanowiska o Nie osiągnięto minimalnej obsady zmiany o Przekroczono minimalna obsadę zmiany Kodeks: o Brak odpoczynku dobowego o Brak odpoczynku tygodniowego o Brak wolnej niedzieli raz na 4 tygodnie (lub dnia wolnego określonego w parametrach) o Przekroczono 48 godzin pracy tygodniowo o Brak zachowania doby pracowniczej o Brak odpoczynku po dyżurze 24 godzinnym o Przekroczono maksymalny czas pracy w dniu (12 godzin lub wymiar określony w parametrach) 4.7.Zatwierdzanie Główne okno programu wyświetla w widoku grafików ich listę i w oknie informacyjnym parametry grafika. Zakładka okna informacyjnego Miesiące pokazuje zawartość grafika z podziałem na miesiące. Każdy miesiąc ma flagę akceptacji, zatwierdzenia oraz status weryfikacji. Zatwierdź grafik - dla grafików jednomiesięcznych powoduje zatwierdzenie grafika (dla poprawnej weryfikacji dla statusu Poprawnie zweryfikowany lub Z ostrzeżeniami ). Akceptuj grafik podobnie do zatwierdzenia osoba nadzorująca i akceptująca przygotowane grafiki (np. Naczelna Pielęgniarka) może zaakceptować grafik. Zamknięcie miesiąca pozwala na zakończenie pracy w danym miesiącu nie będzie można na wybrany miesiąc dodawać, zatwierdzać, ani zmieniać grafików. 4.8.Funkcje dodatkowe Funkcje dodatkowe obsługi grafików: Kopiuj do wykonanego grafik planowany, po zatwierdzeniu kopiuje się do wykonanego. Na wykonanym nanosi się zmiany wynikające z bieżącej pracy zakładu. Grafik wykonany jest podstawą do naliczenia płac. Kopiuj do szablonu grafik planowany, który może być użyty w przyszłości można zachować jako szablon. Utwórz nowy z szablonu tylko dla widoku szablonów. Pozwala na utworzenie grafika planowanego z utworzonego wcześniej szablonu. PlanowaniePracy.pl -10-

11 Plany urlopowe - Plan urlopowy pozwala na zdefiniowanie planu urlopów dla grupy (podobnie jak grafiki). 5.WYDRUKI 5.1.Wydruki harmonogramów Wydruk harmonogramu Wydruk grafika w układzie tabelarycznym jako harmonogram czasu pracy. Pola zawierają kody zmian lub informację o początku i końcu pracy w dniu. Dla kilku kodów pracy czasy i oznaczenia prefiksowe pól ułożone są kolejno w komórce wydruku. Dla grafików kilkumiesięcznych pojawi się okno z listą miesięcy do wyboru wydruku harmonogramu. Oprócz wydruku na drukarce mogą być eksportowane do formatu Word, Excel i PDF. Typy wydruków: -Monochromatyczny (czarno-biały) - taki jak powyżej, dla podstawowych drukarek -Kolorowy kolory zmian -Kolorowy kolory odcinków zadań PlanowaniePracy.pl -11-

12 Przykładowy grafik wg kolorów zmian (dni wolne i święta zaznaczone są czerwonym nagłówkiem kolumny): Na górze strony drukowany jest status zatwierdzenia i akceptacji grafika. Dla grafików zaakceptowanych, drukowana jest ikona akceptacji umożliwia to jednostkom odpowiedzialnym na szybką weryfikację ważności wydruku Grafik absencji Wydruk kodów wolnego dla grafika Porównianie plan wykonanie Jeżeli grafik był kopiowany z planowanego, to dla widoku grafików wykonanych można wywołać wydruk porównania planu i wykonania. Każde pole zawiera plan, pozioma linię i wykonanie. 5.2.Wydruki pracownika Karta pracy Karta pracy jest wydrukiem dokumentującym przebieg i wymiar pracy pracownika w miesiącu. Karta zawiera wymiar czasu pracy w każdym dniu. Jeżeli w danym dniu pracownik pracował w kilku działach, to czas pracy będzie podzielony na te działy. Drukowana jest informacja o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dla pracy z przerwami drukowany jest początek i koniec pracy w dniu. PlanowaniePracy.pl -12-

13 Czas na karcie pracy jest zebrany ze wszystkich zatwierdzonych grafików, w których uczestniczył pracownik w danym miesiącu. Drukowanie podpisu pracownika i kierownika komórki organizacyjnej można wyłączyć w parametrach systemu Plan pracy Dla każdego pracownika można wydrukować plan pracy z podziałem na dni, miejsca pracy, zmiany i godziny początku i końca pracy. Wydruk może być szczególnie pomocny dla pracowników pracujących na różnych działach w ciągu miesiąca Lista obecności Lista obecności na podstawie grafików planowanych Wydruki raportów Raporty można wykonywać dla wszystkich pracowników (według filtru działu, personelu, systemu pracy, itp.), dla pracowników z danej grupy oraz dla pojedynczego pracownika. Zakres czasowy raportów: miesiąc, zakres miesięcy, kwartał lub od daty do daty. Raporty dotyczące czasu pracy: Zestawienie pracowników - lista pracowników z informacją o dostępnym urlopie. Zestawienie czasu pracy - informacje zbiorcze o czasie pracy wybranych pracowników oraz o głównych kodach wolnego w danym okresie. Zestawienie czasu pracy wg działów - Zestawienie pokazuje tylko czas pracy, ale z podziałem na działy. Każdy kod pracy osobno. Pierwsza kolumna zawiera całkowity cza pracy i listę działów. PlanowaniePracy.pl -13-

14 Zestawienie dodatków - dodatki nocne i świąteczne zawiera poniższy wydruk. Zestawienie absencji - zestawienie absencji drukuje czas kodów wolnego. Poniżej znajduje się informacja o liczbie dni, w których występuje kod. Zestawienie nadliczbowych - rozliczenie nadliczbowych pokazuje listę nadliczbowych z podziałem na płatne, do odbioru i odebrane. Podaje się zakres miesięcy zestawienia zwykle jest to okres rozliczeniowy. Rozliczenie nadliczbowych - taki sam wydruk, ale powiększony o rozliczenie po okresie rozliczeniowym, nie zapłacone i nie odebrane nadliczbowe powinny być zapłacone liczbę nadliczbowych do zapłaty (odebrane nadliczbowe zmniejszają limit 50%, w następnym kroku 100%) zawierają ostatnie kolumny wydruku. Rozliczenie można wyeksportować do programu kadrowo płacowego. Rozliczenie kwartalne - w rozliczeniu kwartalnym wybieramy rok i kwartał do wydruku. Otrzymujemy zestawienie norm, wypracowania, urlopów i zwolnień lekarskich w kolejnych miesiącach. Na końcu znajduje się podsumowanie wypracowania normy okresu. 6.EKSPORT DANYCH 6.1.Eksport do formatu XML Dane można wyeksportować do formatu XML. Należy wybrać słownik do eksportu i podać plik wynikowy. 6.2.Eksport czasu pracy Eksport czasu pracy pozwala na zasilenie programu płacowego gotowym zestawem danych o czasie pracy, do rozliczenia z pracownikami. Głównym wyborem jest: Eksport czasu pracy dla zadanego zakresu pracowników wygenerowany będzie eksport. Dodatkowo możemy określić eksport tylko tych pracowników, którzy w zadanym okresie mieli dane wybranego typu. Pozwali to uniknąć wpisów z samymi zerami. Eksport rozliczenia nadliczbowych dla eksportu rozliczenia nadliczbowych. Eksport wymaga podania numeru rozliczenia. W zależności od wersji programu mamy dostępne typy eksportów np.: Plik CSV dla systemu Simple generuje plik w zadanym formacie. Tabela SQL systemu Simple podobny eksport, pomijający mechanizm importu danych przez plik wymiany. System zapisuje wybraną tabelę systemu simple (służącą do wymiany danych płacowych) danymi w określonym formacie. Definiowane dowolny format (txt, xml, SQL) akceptowany przez system kadrowo - płacowy PlanowaniePracy.pl -14-

15 7.WERSJA WEB PORTAL PRACOWNIKA 7.1.Strona dla pracowników Logowanie do części pracowniczej powoduje wyświetlenie grafików, planów pracy, itp. tylko konkretnego pracownika. Mimo, że najłatwiej uruchomić tę funkcjonalność w wersji przeglądarkowej systemu, to tak samo działa wersja windows. Portal pozwala on na podgląd grafików, w których bierze udział pracownik, planu pracy oraz składanie wniosków urlopowych i wniosków o pracę lub wolne w zadane dni. Wnioski te są widoczne w panelu informacyjnym grafika użytkownik edytujący grafik może wniosek przyjąć lub odrzucić i napisać uzasadnienie, które będzie widoczne dla pracownika. Do logowania na stronie potrzebny jest login z prawami minimum P (pracownik). 8.ZAKOŃCZENIE Planowanie Pracy jest systemem, który w maksymalny sposób ma pomóc w układaniu poprawnych pod względem prawnym i zgodnych z oczekiwaniami pracodawcy i pracowników harmonogramów pracy. Współpraca z programami zewnętrznymi pozwala na pełne wykorzystanie wprowadzanych danych. Program pozostawia swobodę decyzji w większości spraw użytkownikowi, sugerując najlepsze rozwiązania. Prosta konstrukcja i niewielkie wymagania systemowe pozwalają systemowi na szybkie i użyteczne wpasowanie się do istniejącego systemu informatycznego, podnosząc jego wydajność i ułatwiając pracę całego przedsiębiorstwa. ul. Stanisława Taczaka 1, Dolsk tel , mail: biuro@nexar.pl nexar.pl ul. Krzywa 21, Poznań tel , mail: biuro@kkom.pl konsultant-komputer.pl PlanowaniePracy.pl -15-