SAMOUCZEK Aplikacja NPCP / Regionalny Kierownik Sprzedaży

Transkrypt

1 SAMOUCZEK SPIS TREŚCI Wprowadzenie...1 Jak poruszać się po aplikacji?...2 Akceptacja i przetwarzanie wniosków Pracowników...3 Raporty dostępne w aplikacji NPCP...3 Zarządzanie zespołem...6 Zastępstwa...10 WPROWADZENIE Aplikacja NPCP służy do planowania i rozliczania czasu pracy Pracowników. Oprócz standardowych funkcji dotyczących planowania czasu pracy została wzbogacona o notyfikacje mailowe dla Kierowników (np. po złożeniu wniosku przez Pracownika) oraz możliwości raportowe. Dodatkowym atutem dla Pracowników oraz ich Przełożonych jest uzyskanie podglądu do danych dotyczących zatrudnienia (takich jak historia umów) czy badań medycyny pracy. Nowością jest również funkcjonalność dotycząca nadawania czasowych zastępstw do edycji grafików oraz akceptacji wniosków.

2 JAK PORUSZAĆ SIĘ PO APLIKACJI? Aplikacja NPCP została stworzona w taki sposób, aby korzystanie z niej było łatwe i szybkie. Z poziomu ekranu powitalnego przejdziesz do każdej dostępnej w niej funkcjonalności. Zobacz, jakie opcje znajdziesz na ekranie startowym. Tutaj znajduje się górne menu ze skrótami do wszystkich funkcji aplikacji. Tutaj wyświetlane są komunikaty aplikacji o zadaniach do wykonania (np. zatwierdzenie wniosku Pracownika). W tym miejscu widoczna jest data najbliższej wypłaty oraz powiadomienia aplikacji. To są kafle, dzięki którym możesz przenieść się do poszczególnych działów systemu. Po rozwinięciu danego bloku zobaczysz pełną listę dostępnych opcji. 2

3 AKCEPTACJA I PRZETWARZANIE WNIOSKÓW PRACOWNIKÓW Wszystkie wnioski Pracowników będą widoczne w Twojej skrzynce, a powiadomienia o nowych wnioskach będą również wysyłane w wiadomości . Do skrzynki odbiorczej przejdziesz z ekranu startowego wybierając przycisk Pokaż więcej w bloku Moje zadania. Ten ekran przedstawia pełny widok Twojej skrzynki odbiorczej. Korzystając z zakładek możesz przełączać się między aktywnymi i zakończonymi zadaniami, a także sprawdzić odrzucone wnioski. RAPORTY DOSTĘPNE W APLIKACJI NPCP Dzięki aplikacji NPCP jako RKS otrzymujesz nowe możliwości pod kątem raportowania. Szereg raportów, jakie są dla Ciebie dostępne, umożliwia analizy z zakresu czasu pracy. Każdy raport posiada dedykowany zestaw filtrów, a także możesz w nich spotkać dodatkowe ikony akcji: ikona wiadomości sprawdź notatkę dodaną przez kierownika do zaewidencjonowanej wartości ikona oka zobacz szczegóły danej pozycji ikona kartki wygeneruj pdf dla danej pozycji Dodatkowo dane z raportów możesz wyeksportować do pliku Excel korzystając z przycisku Eksportuj do XLS. RAPORT NADGODZIN Prezentuje dane dotyczące zaewidencjonowanych nadgodzin Pracowników. Sprawdzisz moment ich wystąpienia oraz ilość. 3

4 RAPORT WNIOSKÓW O NIEOBECNOŚĆ Prezentuje dane dotyczące Wnioskowanych przez pracowników nieobecności (takich jak urlopy, odbiory nadgodzin, wyjścia prywatne) oraz szczegółów dotyczących ich przetwarzania. RAPORT DANYCH TRAFFIC Dane Traffic to informacje o spodziewanym i zarejestrowanym ruchu Klientów w punktach obsługi sieci POS. Dane te przedstawiają informacje o liczbie Klientów, którzy pojawili się w Salonie w w każdej godzinie oraz o ich spodziewanej liczbie w poszczególnych dniach. Raport pozwala na analizę danych w wybranym zakresie czasu. Masz również możliwość wygenerowania wykresu danych. 4

5 LIMITY NADGODZIN Raport pokazuje dane dotyczące Przyznanych limitów nadgodzin do POS dla poszczególnych miesięcy. Uwzględnia dane domyślnie przypisanego limitu oraz informacje dotyczące wniosków o limity nadgodzin. BŁĘDY PCP To nowa wersja dotychczasowego Raportu Uchybień aplikacji PCP. Znajdziesz tu informację dotyczące błędów planowania jakie wystąpiły w wybranym okresie. Nowością w aplikacji jest bieżące informowanie dotyczące błędów w harmonogramach na etapie planowania, bez konieczności przełączania się między poszczególnymi ekranami. GRUPOWE GRAFIKI Jest to narzędzie do generowania grupowego zestawienia harmonogramów Pracowników. Domyślnie wybrani są wszyscy Pracownicy, ale za pomocą filtrów możesz wskazać konkretne osoby. Ważne! Wygenerowany raport nie zawiera informacji o nadgodzinach i nieobecnościach. 5

6 KCP PRACOWNIKA Ten raport pozwala na generowanie Kart Ewidencji Czasu Pracy wybranych Pracowników. Jeśli wybierzesz kilku Pracowników, dla każdego zostanie wygenerowany osobny dokument. STATYSTYKI DLA PLANU Jest to raport wspomagający planowanie czasu pracy oraz rozłożenia pracy na poszczególnych Pracowników w wybranym miesiącu. Raport zestawia dane dotyczące: Ilości dni pracy Ilości urlopów Nieobecności absencje inne niż urlopy (również godzinowe) Praca w sobotę oraz niedzielę ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM Z pomocą tego menu przejdziesz do opcji związanych z zarządzaniem czasem pracy oraz przeglądu danych dotyczących podległych Pracowników przede wszystkim z zakresu zatrudnienia oraz limitów nieobecności/obecności. PLANOWANIE CZASU PRACY Ekran Ogólny Planowania czasu pracy składa się z tabeli Pracowników dla całego miesiąca. Dodatkowo aplikacja prezentuje jeden dzień przed i po wyświetlanym miesiącu, aby ułatwić Ci planowanie. Nad tabelą wyświetlona jest legenda z opisem ikon stosowanych w prezentacji danych oraz przyciski funkcyjne, które pozwolą Ci między innymi na zapisanie zmian w harmonogramie, zatwierdzenie czasu pracy czy też sprawdzenie komunikatów wygenerowanych przez system. 6

7 Na liście Pracowników, w lewej części tabeli, znajdziesz informacje dotyczące zaplanowanych godzin w stosunku do normy dla miesiąca i okresu rozliczeniowego, a także ograniczeń planowania jeśli występują dla danego Pracownika. Uwaga, zmiana! Zwróć również uwagę na oznaczenia dni wolnych. Do tej pory w soboty i niedziele mieliśmy domyślnie wprowadzoną wartość PLWL. W nowej aplikacji zarówno wolne soboty i niedziele jak również dni, które oddajemy gdy planujemy będziemy nazywać tak samo (WS, WN). Prawa strona tabeli przedstawia informacje o limitach związanych z nadgodzinami. Jeśli Pracownik posiada do odpracowania wyjścia prywatne będzie to sygnalizowane ikoną domku. Dostępne tu menu Opcji pozwoli Ci zmienić ilość aktualnie wyświetlanych Pracowników na ekranie planowania. Pamiętaj! Dla naszej Firmy maksymalna liczba nadgodzin w roku przez Pracownika to 400. Każdy dzień dla danego Pracownika składa się z komórki podzielonej na dwie części. W górnej części wyświetlany jest kod definicji danego dnia. Jeśli żadna definicja nie została przypisana pojawi się tam znak? W dolnej części pojawiają się ikony dotyczące nieobecności czy nadgodzin. Ikona kluczyka wyświetlana w lewym górnym rogu komórki oznacza, że danych dzień znajduje się w zatwierdzonym czasie pracy i jego edycja jest zablokowana. 7

8 Kolory komórek zależą od definicji jakie zostały przypisane do danego dnia. Każdy kierownik ma domyślne definicje dla dni wolnych, a także może tworzyć własne do używanych zakresów godzinowych. Twórz własne definicje harmonogramów, aby zwiększyć czytelność ekranu planowania. Zobacz co jeszcze możesz znaleźć na ekranie planowania: Dodatkowe zakładki prezentujące dane statystyczne dla danego miesiąca. Przyciski funkcyjne dostępne na każdym widoku ekranu planowania oraz legenda. Tworzenie własnych list wyświetlanych pracowników lub zmiana aktywnej listy. Zmiana widoku ekranu planowania oraz grupowe wprowadzanie danych. Wybór aktualnie wyświetlanych jednostek organizacyjnych. Zmiana zakresu dat. 8

9 WYBÓR WIDOKU PLANOWANIA Planując czas pracy korzystaj z różnych widoków. Wybierz widok, który najlepiej Ci odpowiada. Widok ogólny Widok szczegółowy z danymi dotyczącymi trafficu Widok indywidualny WPROWADZANIE DANYCH Aplikacja NPCP oferuje kilka metod wprowadzania danych podczas planowania czasu pracy. 1. W komórce odpowiadającej danemu dniu możesz wpisać kod wybranej definicji. 2. Zaznacz definicję, a następnie klikaj na wybrane dni, aby ją wprowadzić. Pamiętaj by po zakończeniu odznaczyć definicję. 3. Wybierz opcję zaznaczenia zakresu następnie zaznacz wybrane komórki i przesuwając kursor kopiuj je w inne miejsce ekranu planowania. 9

10 Pracując w widoku szczegółowym lub indywidualnym przeciągaj ikony akcji w odpowiednie komórki. Dane w komórkach możesz rozciągać, przesuwać, a także edytować i kopiować. Nie zapomnij o konieczności zapisywania danych! W przypadku błędów w planowaniu apliakcja powiadomi Cię o tym odpowiednim komunikatem. Wszystkie komunikaty możesz też sprawdzić w opcji Komunikaty. Pamiętaj! Obowiązkiem każdego Kierownika jest systematyczne zatwierdzanie czasu pracy. Operację tą możesz wykonać z każdego ekranu planowania. Aplikacja NPCP będzie wysyłała przypomnienia o obowiązku zatwierdzenia. Czas pracy zatwierdzasz po każdym przepracowanym tygodniu. ZASTĘPSTWA W sytuacji dłuższych urlopowych absencji problemem jest pilnowanie bieżącego ewidencjonowania zmian i przetwarzania wniosków naszych Pracowników. Aplikacja NPCP pozwala Ci na wyznaczanie czasowych zastępstw do zarządzania jednostką (tylko i wyłącznie do ekranów planowania i skrzynki z wnioskami) innemu RKSowi z Twojego Makroregionu. Pamiętaj! Zastępstwo jest zawsze czasowe, a jego nadanie wymaga akceptacji Przełożonego. Jeśli ktoś wskazał Cię w zastępstwie możesz przełączyć się na jego jednostkę z poziomu ekranu planowania. Aby zmienić widok skorzystaj z ikony ludzika znajdującej się obok Twojego imienia i nazwiska w górnym menu. 10