NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY

Transkrypt

1

2 NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY System Planowanie Pracy jest programem, który nie tylko ułatwia tworzenie harmonogramów, ale także porządkuje organizację obiegu informacji we firmie. Pozwala na układanie poprawnych pod względem prawnym, zgodnych z oczekiwaniami pracodawcy i pracowników harmonogramów pracy. Wymusza stosowanie procedur podczas planowana czasu pracy, zwiększa przejrzystość danych oraz zapewnia jednolitą strukturę grafików. Współpraca z programami zewnętrznymi pozwala na pełne wykorzystanie wprowadzanych danych. Prosta konstrukcja i niewielkie wymagania umożliwiają szybkie i użyteczne wpasowanie się do istniejącego systemu informatycznego, podnosząc jego wydajność i ułatwiając pracę całego przedsiębiorstwa. LEPSZA ORGANIZACJA PRACY NIŻSZE KOSZTY

3 SCHEMAT DZIAŁAŃ WYMAGANIA Wymagania jednostki (obsada zmian, wymagane kwalifikacje, itp.) Kodeks Pracy (wymagany odpoczynek, wolne dni, itd.) Preferencje pracowników (praca w dzień, w święta w konkretne dni tygodnia) Konkretne sytuacje pracowników (planowany urlop, szkolenia, plany rodzinne) SYSTEM KADROWO- PŁACOWY PLANOWANIE PRACY Konfiguracja grup, zespołów, schematów pracy, itd. Dane kadrowe Działy Grupy zawodowe Stanowiska Kartoteki pracowników Grafik planowany Grafik wykonany Wydruk harmonogramu Plany ind., listy obecności Wydruk kart pracy Raporty i i rozliczenia Dane płacowe Czas pracy wg kodów z podziałem na komórki kosztów

4 10 KROKÓW, KTÓRE POZWOLĄ: SZYBKO WDROŻYĆ ROZWIĄZANIE DOSTOSOWAĆ PROGRAM DO FIRMY STWORZYĆ WOLNE OD BŁĘDÓW PLANY PRACY NADZOROWAĆ PROCES WDROŻENIA PLANÓW PRACY UDOSTĘPNIĆ HARMONOGRAMY PRACOWNIKOM WYDRUKOWAĆ LUB POKAZAĆ W INTERNECIE ROZLICZYĆ DYŻURY MEDYCZNE I GODZINY NADLICZBOWE WYEKSPORTOWAĆ CZAS PRACY

5 POBIERZ DANE Z PROGRAMU KADROWEGO INTEGRACJA Z PROGRAMAMI KADROWO - PŁACOWYMI SZYBKIE WDROŻENIE SYSTEMU Import i synchronizacja struktury firmy (działów, personelu, stanowisk) oraz kartotek pracowników umożliwia szybkie wdrożenie systemu. Eksport danych z kart pracy do programów zewnętrznych przez pliki txt, xml lub tabele SQL pozwala na przyśpieszenie wymiany informacji oraz zmniejsza ryzyko błędów. SYNCHRONIZACJA DANYCH

6 UTWÓRZ ZMIANY I GRUPY PRACOWNIKÓW RÓŻNE TYPY PRACY (ETAT, ZLECENIE) SYSTEM PODSTAWOWY I RÓWNOWAŻNY Parametry systemu pozwalają na ustalenie zakresu godzin nocnych, dni świątecznych, reakcji na błędy i weryfikację. Rozbudowane opcje programu ułatwiają dostosowanie działania do potrzeb jednostki. Przypisanie różnych rodzajów pracy i wolnego w jednym dniu w grafiku lub przypisania jednego pracownika do różnych grafików w danym okresie ułatwia właściwą organizację pracy. GRAFIKI PLANOWANE I WYKONANE

7 DODAJ SCHEMATY PRACY I ODCINKI ZADAŃ SCHEMATY PRACY DLA ZESPOŁÓW ODCINKI ZADAŃ NA ODDZIALE Określenie miejsca powstawania kosztów działu pracy (także kilka różnych działów w jednym dniu) daje gwarancję poprawnego rozliczania kosztów. Tworzenie par - grafików planowanych i wykonanych, pozwala na rozdzielenie etapów pracy nad harmonogramem oraz daje porównanie jakie jest wypracowanie założonego planu. GRAFIKI KILKUMIESIĘCZNE

8 SKORZYSTAJ Z DOMYŚLNYCH KONFIGURACJI DOMYŚLNE ZMIANY DLA GRUP WIDOK ZMIAN I WIDOK PRACOWNIKÓW DOWOLNE UKŁADY ZMIAN

9 ROZMIEŚĆ OBSADY AUTOMATYCZNIE, SPRAWDŹ STATYSTYKI I WYPRACOWANIA AUTOMATYCZNE TWORZENIE Grafiku AKTUALNE STATYSTYKI W grafiku wykonanym widoczny jest plan na dany dzień, co ułatwia decyzję o zmianie przypisania. Możliwość blokowania wybranych pól lub całego grafiku ułatwia pracę zespołową. Inteligentne wypełnianie kodem, kopiowanie komórek i wklejanie w inne miejsce z automatycznym naliczeniem dodatków, to przydatne funkcje edycyjne programu. ZESTAWIENIA OBSAD I WYPRACOWAŃ

10 SPRAWDŹ POPRAWNOŚĆ ZGODNOŚĆ Z KODEKSEM PRACY Kontrola poprawności i zgodności z Kodeksem Pracy (odpoczynki dobowe, tygodniowe, dzień wolny, itd.) chroni przed karami nakładanymi przez Inspekcję Pracy. Sprawdzanie przekroczenia lub niewypracowania norm miesięcznych i okresowych ułatwia właściwy rozkład dyżurów. Kontrola minimalnej i maksymalnej obsady zmiany oraz ilości wymaganych stanowisk pozwala na zapewnienie bezpieczeństwa działania oddziałów. Sposób działania weryfikacji zależy od parametrów programu. KONTROLA POPRAWNOŚCI OBSAD ZMIAN ILOŚCIOWO ORAZ WG SPECJALIZACJI I STANOWISK KONTROLA PODCZAS WPROWADZANIA

11 WSPÓŁPRACUJ Z PRACOWNIKAMI POKAŻ DANE W INTERNECIE, ODBIERZ WNIOSKI GRAFIKI WIDOCZNE W INTERNECIE INDYWIDUALNY PLAN PRACY Program działa w zgodnych ze sobą wersjach dla Windows i dla przeglądarki internetowej. Portal pracowniczy daje dostęp do grafików, wniosków, indywidualnych planów i kart pracy. Pracownik może zgłaszać wnioski dotyczące pracy i czasu wolnego oraz urlopów. Użytkownik tworzący grafiki może takie wnioski zaakceptować lub odrzucić z komentarzem dla pracownika. Wymiana informacji poprawia komunikację we firmie. Dostęp do danych z każdego miejsca, na dowolnym urządzeniu. ZGŁASZANIE WNIOSKÓW URLOPOWYCH POWIADOMIENIA MEJLOWE

12 ZATWIERDŹ GRAFIK, POCZEKAJ NA AKCEPTACJĘ i ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA TRYB ROBOCZY I ZATWIERDZANIE AKCEPTACJA PRZEZ PRZEŁOŻONEGO Grafiki mają status roboczy do czasu zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną, dlatego każdy plan mogą tworzyć różne osoby. Osoba nadzorująca akceptuje grafiki, blokując możliwość ich edycji co zapewnia spójność i wiarygodność utworzonych grafików. Działania użytkowników w systemie mogą być rejestrowane. ZAMYKANIE MIESIĘCY

13 WYDRUKUJ HARMONOGRAMY I RAPORTY WYDRUK MONO I KOLOROWY WG PRACOWNIKÓW I ZMIAN JEDNA KARTA PRACY ZE WSZYSTKICH GRAFIKÓW WYDRUKI WG KOMÓREK KOSZTÓW

14 KARTA PRACY

15 EWIDENCJA WG DZIAŁÓW

16 WYEKSPORTUJ CZAS PRACY DO PROGRAMU PŁACOWEGO EKSPORT CZASU PRACY EKSPORT DO XML Proces eksportu jest zautomatyzowany. Można tworzyć pakiety danych z działów lub z całej jednostki. Przed eksportem sprawdzany jest stan zatwierdzenia i akceptacji grafików. Wymusza to stosowanie procedur w obrębie firmy oraz pozwala na zarządzanie kolejnością i czasem zatwierdzania. W programie przygotowanych jest wiele formatów importu danych oraz eksportu czasu pracy do istniejących systemów zarządzania personelem. GOTOWE FORMATY

17 PODSUMOWANIE 1.Wdrożenie -dzięki pobieraniu danych z systemu kadrowego skracany jest czas wdrożenia 2.Jednolity system -taka sama forma edycji grafiku dla wszystkich grup zawodowych -jednolite nazewnictwo zmian (np. zmiana D oznacza zmianę dzienną od 7:00-19:00 w całym szpitalu) -taki sam wygląd wydruków harmonogramów -taki sam wygląd raportów czasu pracy 3.Jedno źródło -grafiki przechowywane są w jednym miejscu, przez co można chronić je przez utratą -mamy dostęp do danych archiwalnych -jedna, zbiorcza karta pracy dla wszystkich grafików pracownika tworzy dokumentację pracy pracownika 4.Kodeks pracy -weryfikacja zgodności grafików z prawem -ochrona przed ewentualnymi karami z strony PIP -ochrona przed nieumyślnym lub świadomym naruszeniem zasad prawnych i zasad pracy jednostki (minimalne obsady zmian) 5.Rozliczenia -zdejmuje z użytkowników konieczność dokonywania obliczeń dodatków, nadliczbowych, podsumowań, itp. -wysyłanie przepracowanego czasu z grafików do systemu płacowego obniża koszty działania i eliminuje błędy liczenia i wprowadzania danych

18 ROZLICZANIE KONTRAKTÓW Moduł Obsługa Kontraktów jest rozszerzeniem systemu Planowanie Pracy. Pozwala na zdefiniowanie elementów umów z pracownikami kontraktowymi, zapis realizacji zadań i rozliczenie umowy. Całość procesu kończy się wystawieniem faktury VAT. DEFINICJA PRACOWNIK KONTRAKTOWY Kartoteka pracownika. UMOWY KONTRAKTU DEFINICJE KONTRAKTU Definicja powtarzalnych elementów umów. ELEMENTY UMOWY Na Na podstawie definicji elementów WYKONANIE GRAFIK WYKONANY ELEMENTY WYKONANE ROZLICZENIE FAKTURA

19 DEFINICJA KONTRAKTU Definicje kontraktu pozwalają na uproszczenie i uporządkowanie zadań realizowanych przez pracowników kontraktowych. Każda definicja odpowiada czynności możliwej do wykonania w miesiącu lub dniu. Określa jej rodzaj (stała lub zmienna ilość) oraz typ ceny, która może wynikać bezpośrednio z umowy lub być wpisywana na etapie wykonania. Integracja z grafikiem wykonanym upraszcza rozliczenie. ELEKTRONICZNE UMOWY KONTRAKTU Elektroniczny odpowiednik podpisanej umowy jest podstawą wpisywania wypracowania. Gwarantuje to jednoznaczne podstawy rozliczenia kontraktu. Umowy przypisane są do pracownika i kontrahenta. Z tego powodu można wpisać różne umowy, pokrywające się w danym okresie. System pozwala na pełne rozliczenie działań pracownika. Cena elementu dla każdego pracownika może być ustalana oddzielnie, opierając się na jednej definicji zadania.

20 WYKONANIE KONTRAKTU Wykonanie elementów przypisane jest do komórki powstawania kosztów, w ten sposób rozliczenie kontraktu będzie pozwalało na odpowiednie rozliczenie kosztów oddziałów. Wyliczenie wartości pozwala na zorientowanie się w wysokości wypracowania podczas edycji. Automatyczne powiązanie elementów grafiku z wypracowaniem kontraktu jest naturalnym rozszerzeniem funkcjonalności systemu. Można planować pracę (dyżury, gotowości) i na podstawie wykonania planu automatycznie naliczać rozliczenie kontraktu. Każdy wykonany element może mieć opis wynikający ze specyfiki działania (np. numer procedury). ROSZERZENIE Grafiku WYKONANIE ELEMENTÓW UMOWY

21 ROZLICZENIE KONTRAKTU Miesięczne rozliczenie kontraktu obejmuje wszystkie umowy pracownika. Rozliczenie zawiera informacje o numerze i elemencie umowy na podstawie której zostało wprowadzone rozliczenie, numerze grafiku, z którego pochodzi, komórce kosztowej, przypisanej do tego wykonania oraz o ilościach i cenach. Rozliczenie podzielone jest na elementy przypisane do miesiąca i do dni wypracowania. SZCZEGÓŁOWY RAPORT ROZLICZENIA System umożliwia tworzenie faktur na podstawie rozliczenia kontraktu. Kontrahent przypisany do umowy ma własną numerację faktur oraz stałych elementów dokumentu, takich jak miejsce wystawienia, wystawiającego, sposób i termin płatności. Tworzyć można korekty i oznaczać rozliczenia płatności. FAKTUROWANIE

22 ROZLICZENIE KONTRAKTU

23 FAKTURA VAT

24 ul. Stanisława Taczaka 1, Dolsk tel mail: nexar.pl planowaniepracy.pl