INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA MAGAZYN UNIT-DOSE

Transkrypt

1 Spis treści 1. Wstęp Skrócony obieg informacji pomiędzy magazynem i maszyną konfekcjonującą Integracja za pomocą ATF Przygotowanie KS-ASW do pracy z maszyną konfekcjonującą Przygotowanie ścieżki danych dla maszyny konfekcjonującej Przygotowanie jednostek organizacyjnych Przygotowanie magazynu Dodatkowe zakładki na karcie towaru Schemat systemu aptecznego z obsługą maszyny konfekcjonującej Przydział zleceń oddziałowych do miejsca przygotowania Obsługa zleceń na magazynie Unit-Dose w jednostce centralnej Zmiana informacji o zleceniu Przekazywanie i przechwytywanie podań Informacje o zleceniu Realizacja zleceń Zmiana leku, ilości i dostawy Przekazywanie zleceń na magazyny jednostki centralnej Przekazanie zleceń do maszyny pakującej i tworzenie dokumentów wydania Obsługa zleceń na pozostałych magazynach jednostki centralnej (apteki) Obsługa zleceń na oddziale Oznaczenia dostępne na oddziale Przypisywanie leku Zmiana informacji o zleceniu Inne funkcje w oknie zleceń Podawanie i realizacja zleceń Uzupełnianie stanu maszyny konfekcjonującej Dodawanie pozycji towaru do maszyny konfekcjonującej Protokół z deblistracji Ustalanie stanów Strona 1 z 37

2 1. WSTĘP Firma KAMSOFT S.A. udostępniła szereg funkcjonalności związanych z działaniem magazynów apteki szpitalnej, które korzystają z pomocy maszyny konfekcjonującej. Specjalnie dla nich powstał nowy typ magazynu magazyn Unit-Dose, który udostępnia procedury pozwalające na komunikowanie się z maszyną do porcjowania leków poprzez intuicyjny interfejs systemu KS-ASW. 2. SKRÓCONY OBIEG INFORMACJI POMIĘDZY MAGAZYNEM I MASZYNĄ KONFEKCJONUJĄCĄ Wymiana informacji z systemem obsługującym maszynę konfekcjonującą odbywa się za pomocą udostępnionego folderu i plików wymiany danych. Po obu stronach wymagane są prawa do zapisu i odczytu danych. 1. Schemat komunikacji Komunikacja z maszyną konfekcjonującą jest realizowana za pomocą interfejsu ATF. Jest to system przekazujący dane bezpośrednio do aplikacji kontrolujących działanie maszyny pakującej. W skrócie wymiana danych pomiędzy aplikacjami wygląda jak na załączonym poniżej schemacie: 2. Komunikacja pomiędzy poszczególnymi programami Strona 2 z 37

3 3. INTEGRACJA ZA POMOCĄ ATF Integracja KS-ASW za pomocą ATF pozwala na obsługę następujących modelami maszyn konfekcjonujących: XANA 4001U2 TOPRA 4001CE2, 4001CE3 TOPRA 2441CE BPM BPM CE 4. PRZYGOTOWANIE KS-ASW DO PRACY Z MASZYNĄ KONFEKCJONUJĄCĄ Aby przygotować system KS-ASW do pracy z maszyną konfekcjonującą niezbędne jest ustawienie niektórych opcji i założenie magazynów typu Unit - Dose. Wszystkie te czynności wykonywane są jednorazowo na początku pracy z maszyną pakującą Przygotowanie ścieżki danych dla maszyny konfekcjonującej W module ASW41 - Administrator dodano opcję pozwalającą na ustalenie ścieżki do folderu, gdzie będą generowane pliki służące do komunikacji z maszyną do porcjowania. Jeżeli ścieżka nie zostanie zmieniona to domyślnym miejscem zapisu dla KS-ASW będzie katalog C:\KS\KS-ASW\Transfer\UD przy założeniu, że oprogramowanie apteczne zostało zainstalowane w katalogu C:\KS\KS-ASW. Aby zmienić parametr należy wybrać Ustawienia z menu głównego modułu, a następnie Opcje modułów Wspólne Ustawienia globalne Ścieżka eksportu danych do maszyny konfekcjonującej. 3. Ścieżka eksportu danych Strona 3 z 37

4 Jeżeli zdarzy się, że katalog wpisany przez użytkownika, jako ścieżka zapisu danych do maszyny konfekcjonującej nie istnieje lub został przypadkowo usunięty, to system KS-ASW samodzielnie stworzy katalog zgodnie z ustawieniami zapisanymi w opcji Przygotowanie jednostek organizacyjnych Na karcie jednostki organizacyjnej zostało dodane pole, które określa dobę zleceniową dla wybranej jednostki. Pole określa ustawienie, od której godziny podania będą wyświetlane po wejściu do okna zleceń. Informacja ma także wpływ na tworzenie zleceń w programie KS-Medis. 4. Karta jednostki organizacyjnej Ustawienie godziny początku doby zleceniowej ma wpływ także na podział doby oddziałowej. Jeżeli początek doby został ustawiony na godzinę 00:00 na karcie jednostki organizacyjnej to liczba obowiązujących pór podania zgodna jest z opcją ASW11 Wydawanie Ustawienia globalne Obowiązująca liczba pór podania leków. Opcja dostępna jest w module ASW41 Administrator [Ctrl+1] Opcje modułów. W zależności od jej ustawienia doba może być podzielona na 3 pory lub 5 pór podania: Doba podzielona na trzy pory: Rano od godziny 06:00 do 11:00 Popołudnie od godziny 13:00 do 18:00 Wieczór od godziny 18:00 do 22:00 Doba podzielona na pięć pór: Rano od godziny 06:00 do 11:00 Południe od godziny 11:00 do 13:00 Popołudnie od godziny 13:00 do 18:00 Wieczór od godziny 18:00 do 22:00 Noc od godziny 22:00 do 06:00 Domyślnie doba zleceniowa ustawiona jest na 5 pór podania. Strona 4 z 37

5 Jeżeli początek doby zleceniowej zostanie określony na godzinę różną od 00:00, to nie obowiązują pory podania (Są tylko w formie informacji przy podaniu). Nie ma to związku oczywiście ze zleceniami lekarskimi, które nadal mogą być zlecane na konkretne pory podania, jednak w systemie aptecznym pory podania zostaną zastąpione konkretnymi godzinami zarówno w filtrze zleceń jak i na wydrukach (zamiast podziału na pory, na przykład na wydrukach karteczek pojawią się konkretne godziny podania) Przygotowanie magazynu System KS-ASW udostępnił dodatkowy typ magazynu, który posiada funkcje przystosowane do wysyłania zleceń do maszyny konfekcjonującej. Aby założyć taki magazyn należy ustawić właściwe parametry na karcie magazynu rodzaj magazynu powinien być ustawiony na Magazyn leków Unit- Dose. 5. Rodzaj magazynu Tworzenie nowego magazynu Unit Dose lub edycja już istniejącego odbywa się w tych samych miejscach programu, gdzie zakładanie i modyfikacja pozostałych magazynów Dodatkowe zakładki na karcie towaru Dodatkowo dla obsługi magazynu Unit Dose powstały nowe zakładki na karcie towaru: [Ctrl+6] Unit-Dose aby towar podczas realizacji zlecenia automatycznie trafił do maszyny istotne jest, aby wybrać miejsce przygotowania leku na maszynę konfekcjonującą. Zakładka ta zawiera także szereg innych informacji wykorzystywanych podczas tworzenia zleceń po stronie programów zewnętrznych. [Ctrl+7] Maszyna na tej zakładce należy uzupełnić kod leku w maszynie i numer kasety zgodnie z ustawieniami z maszyny konfekcjonującej. Warto uzupełnić powyższe zakładki dla wszystkich towarów, które powinny trafić do maszyny konfekcjonującej, aby dalsza praca na magazynie Unit-Dose odbywała się szybko i sprawnie. Strona 5 z 37

6 6. Zakładka [Ctrl+6] Unit-Dose Przy tworzeniu kart towarowych nie należy łączyć Miejsca przygotowania ustawionego jako Apteka z przypisaniem towaru do magazynu typu Unit Dose (w polu Magazyn ). Może to powodować problemy z realizacją zlecenia na taki towar. Związane jest to z tym, że do magazynu Unit Dose jednostki centralnej powinny być przypisane tylko towary przygotowywane w maszynie konfekcjonującej. 5. SCHEMAT SYSTEMU APTECZNEGO Z OBSŁUGĄ MASZYNY KONFEKCJONUJĄCEJ Jednostka centralna (apteka), która jest zintegrowana z maszyną konfekcjonującą powinna posiadać jeden magazyn typu Unit Dose. Z tego magazynu realizowane będą zlecenia, które mają być przygotowane w maszynie pakującej. Pozostałe magazyny należące do jednostki posiadają dodatkowe funkcjonalności, które pozwalają na szybkie i intuicyjne przekazanie na magazyn Unit Dose towarów, które mają zostać przygotowane do wydania na oddział (miejsce przygotowania tych leków na karcie towarowej to Apteka ). Przed przystąpieniem do pracy z maszyną konfekcjonującą należy ustalić, które oddziały będą korzystały z leków przygotowanych w maszynie konfekcjonującej. Wszystkie te oddziały powinny także mieć po jednym magazynie typu Unit Dose. Konfiguracja pozostałych oddziałów realizujących zlecenia we własnym zakresie nie ulega zmianie. Sam proces obsługi zleceń także przebiega tam tak jak dotychczas. Schemat struktury aptecznej dla Unit Dose został przedstawiony na rysunku poniżej. Strona 6 z 37

7 PZ/584/2012/LEK 7. Schemat systemu aptecznego z obsługą maszyny konfekcjonującej 5.1. Przydział zleceń oddziałowych do miejsca przygotowania Zlecenia lekarskie można wprowadzać z systemu zewnętrznego, na przykład z KS-Medis lub bezpośrednio z programu KS-ASW (ASW11 Wydawanie Wydawanie Zlecenia oddziałowe Ręcznie tworzenie i edycja zleceń). Jeżeli zlecenia kierowane są na oddział, który nie posiada magazynu typu Unit Dose to realizacja takiego zlecenia odbywa się bez bezpośredniego udziału jednostki centralnej (apteki centralnej). Oddział samodzielnie przygotowuje i podaje wszystkie leki. Zlecenia trafiające do oddziału, który posiada magazyn typu Unit Dose zostają automatycznie podzielone na te, które mają zostać przygotowane na oddziale i w jednostce centralnej. Podział następuje według kilku parametrów: 1. Sprawdzany jest typ zlecenia jeżeli jest to zlecenie typu CITO, zlecenie przekazywane jest do realizacji na oddział. 2. Sprawdzany jest typ zlecenia jeżeli jest to zlecenie na lek pacjenta, zlecenie przekazywane jest do realizacji na oddział. 3. Sprawdzany jest typ zlecenia jeżeli jest to zlecenie typu NA RATUNEK, zlecenie przekazywane jest do realizacji na oddział. 4. Sprawdzany jest typ zlecenia jeżeli jest to zlecenie typu DORAŹNE zlecenie przekazywane jest do realizacji na oddział. 5. Sprawdzane jest miejsce przygotowania z karty towaru leku zleconego jeżeli miejsce przygotowania ustawione zostało na oddział to lek zostanie przekazany do realizacji na oddział, jeżeli miejsce przygotowania to maszyna konfekcjonująca lub apteka to zlecenie trafi do realizacji na magazyn typu Unit Dose. 6. Sprawdzana jest data i godzina zlecenia na podstawie daty i godziny zlecenia oraz godzin doby zleceniowej system dzieli zlecenia na te, które mają być przygotowane na oddziale i te, które mają być przygotowane w aptece. Strona 7 z 37

8 6. OBSŁUGA ZLECEŃ NA MAGAZYNIE UNIT-DOSE W JEDNOSTCE CENTRALNEJ Magazyn Unit dose posiada szereg dodatkowych funkcji, które ułatwiają proces realizacji zleceń, które mają zostać przygotowane w aptece. Aby lepiej zrozumieć przepływy danych pomiędzy magazynami został przygotowany poniższy schemat. 8. Przepływ danych pomiędzy magazynami apteki centralnej i pomiędzy oddziałami Lekarz zleca leki na pacjenta, który leży na danym oddziale. Leki te są automatycznie dzielone według określnych kryteriów (kryteria opisane są w punkcie Schemat systemu aptecznego z obsługą maszyny konfekcjonującej ) i przekazywane odpowiednio na te, które mają być przygotowane na oddziale i te, które przygotowuje apteka. Na magazynie Unit dose widoczne będą wszystkie zlecenia, łącznie z podglądem tych, które mają zostać przygotowane na oddziale. Magazyn Unit dose ma za zadanie podzielić automatycznie zlecenia na przygotowywane w maszynie i przygotowywane na pozostałych magazynach aptecznych. Wysyłane jest zapotrzebowanie i jednocześnie można przejść do konfekcjonowania leków za pomocą maszyny pakującej. Gotowe leki przekazywane są na oddział gdzie następuje dalsza realizacja i podanie leków pacjentom. Lista zleceń lekarskich dla magazynu Unit dose w jednostce centralnej (aptece) dostępna jest z poziomu modułu ASW11 Wydawanie z menu głównego Wydawanie -> Zlecenia oddziałowe -> Przegląd zleceń lub po wybraniu [Ctrl+2] z okna głównego modułu. Strona 8 z 37

9 Lista zleceń zawiera następujące informacje: Numer jest to numer jednostki organizacyjnej; 9. Lista zlecających jednostek Nazwa jednostki organizacyjnej nazwa jednostki według karty jednostki; Konto FK konto księgowe jednostki organizacyjnej; Liczba zleceń liczba zleceń na okres czasu ustawiony w filtrze [F7] Filtr ; Liczba zleceń do weryfikacji liczba zleceń na okres czasu ustawiony w filtrze [F7] Filtr, której status jest ustawiony jako nowy ; Liczba zleceń do korekty liczba zleceń na okres czasu ustawiony w filtrze [F7] Filtr, która została zaznaczona jako zlecenia do korekty; Ilość pacjentów liczba pacjentów, dla których istnieją zlecenia do realizacji na okres czasu ustawiony w filtrze [F7] Filtr. Z listy użytkownik powinien wybrać jednostkę, dla której będą realizowane zlecenia i potwierdzić wybór przyciskiem [Ent] Ok. W kolejnej formatce będą znajdować się szczegółowe dane dotyczące zleceń. Strona 9 z 37

10 10. Zlecenia w ramach jednostki centralnej Dane przedstawione w oknie Zlecenia podań leków zawierają informacje na temat kolejnych podań leków w podziale na pacjentów. Ikony przy podaniach oznaczają status wybranej pozycji, a ich widoczność użytkownik może zmienić za pomocą listwy z prawej strony okna. Poszczególne statusy oznaczają: - dose); nowe zlecenia; zlecenia zaakceptowane; zlecenia w trakcie realizacji (status oddziałowy, widoczny w czasie realizacji zlecenia przez Unit zlecenia zrealizowane; zlecenia do korekty; zlecenia niezrealizowane; zlecenia wycofane; zlecenia odrzucone Zmiana informacji o zleceniu Funkcja [F4] Zmień -> Zmień informację o zleceniu pozwala na edycję takich danych jak ilość do podania, zmianę leku, czy obliczenie straty (Funkcja [F5] Przelicz stratę wykaże stratę większą od zera, jeżeli ilość do podania będzie ułamkiem dziesiętnym). Strona 10 z 37

11 11. Zmiana informacji o zleceniu Za pomocą funkcji [F4] Zmień -> Zaakceptowane należy także zatwierdzić sprawdzone podania lub zlecenia, aby możliwa była dalsza realizacja zlecenia. Opcja [F4] Zmień -> do korekty pozwala przesłać do poprawy błędne zlecenia Przekazywanie i przechwytywanie podań Jeżeli zaistnieje potrzeba realizacji wybranego podania w innym miejscu przygotowania niż to, na które trafiło automatycznie można się posłużyć funkcją [F11] Przejmij/Przekaż. Przejmować i przekazywać można tylko podania ze statusem Nowe ( ). 12. Pytanie o przejęcie podania 6.3. Informacje o zleceniu Funkcja [F5] Info znajdująca się w oknie Zlecenia podań leków pokazuje zestawienie podań wybranego pacjenta. Można tu szybko zmienić status całego zlecenia za pomocą funkcji [Ctrl+A] Akceptuj lub [Ctrl+K] Do korekty. Strona 11 z 37

12 6.4. Realizacja zleceń 13. Informacje o zleceniach pacjenta Aby wysłać zlecenia do maszyny konfekcjonującej należy wybrać przycisk [F12] Realizacja z okna Zlecenia podań leków. Funkcja ta pogrupuje poszczególne leki. Będzie można także zobaczyć, gdzie dany lek powinien zostać przygotowany (Domyślne miejsce przygotowania leku związane jest z ustawieniami na karcie towaru). 14. Podsumowanie leków do realizacji Strona 12 z 37

13 Lista leków do realizacji zawiera tylko te podania, zostały wcześniej zaakceptowane (status ). Informacje w tabeli zleceń: Numer numer towaru zgodny z kartą towarową; Nazwa nazwa towaru zgodna z kartą towarową; Ilość zlecona ilość zlecona przez lekarza; Ilość w maszynie ilość w maszynie według informacji z uzupełniania maszyny konfekcjonującej (ASW11 Wydawanie -> Towar -> Uzupełnianie maszyny konfekcjonującej); Ilość na oddziale ilość na oddziale docelowym; Ilość do realizacji ilość potrzebna do realizacji zlecenia; Ilość przygotowana ilość przygotowana na magazynach jednostki centralnej lub w maszynie; Jednostka miary jednostka miary towaru; Miejsce przygotowania miejsce przygotowania towaru (maszyna lub odpowiedni magazyn jednostki centralnej); Numer kasety numer kasety w maszynie według ustawień z karty towarowej. Za pomocą przycisku z danym lekiem. można wyświetlić dodatkowe informacje o pacjentach i zleceniach związanych Zmiana leku, ilości i dostawy Aby zmienić lek, którym będą realizowane podania należy wybrać funkcję [F4] Zmień lek. Wyświetli się okno z odfiltrowaną listą towarów według nazwy substancji czynnej z karty towarowej leku z edytowanego zlecenia i według ilości dostępnej na magazynie (domyślnie okno nie pokazuje towarów z ilością aktualną równą zero). Widok listy towarów można zmienić za pomocą przełączników: Pokaż w takiej samej postaci; Pokaż ze stanem zerowym; Pokaż z tą samą dawką; Pokaż wszystkie. Strona 13 z 37

14 Dane dostępne w tabeli towarów: Numer numer karty towarowej; 15. Zmiana towaru do realizacji Nazwa nazwa według nazwy handlowej zgodna z kartą towarową; Ilość ogólna ilość dostępna na magazynie; Nazwa substancji czynnej nazwa substancji czynnej zgodna z kartą towarów; Postać postać zgodna z kartą towarową; Dawka dawka zgodna z kartą towarową; Opakowanie opakowanie zgodne z kartą towarową; Podmiot odpowiedzialny podmiot odpowiedzialny zgodny z kartą towarową; Kraj podmiotu kraj podmiotu zgodny z kartą towarową. Po wyborze odpowiedniej pozycji należy przejść do okna zmiany ilości do realizacji za pomocą przycisku Dalej >. Strona 14 z 37

15 16. Zmiana ilości do podania Po wpisaniu ilości i wybraniu odpowiedniej jednostki należy wybrać przycisk Dalej >. Wyświetli się okno z dostępnymi na magazynie Unit Dose dostawami danego towaru. Strona 15 z 37

16 17. Dostawy wybranego towaru Aby wybrać konkretną dostawę, z które będą realizowane zlecenia należy zaznaczyć Ręczny wybór dostawy i wskazać wybraną pozycję. W przeciwnym razie wybór dostawy nastąpi według zasady automatycznego ściągania dostaw ustawionego w systemie. W tabeli dostaw wybranego towaru dostępne są następujące dane: Data zakupu data zakupu zgodna z kartą dostawy; Data ważności data ważności dostawy zgodna z kartą zakupu; Seria seria dostawy; Ilość ilość dostępna na magazynie w jednostce wybranej w poprzednim oknie ( Zmiana ilości towaru potrzebnej do realizacji zleceń podań leków ); Ilość w maszynie ilość w maszynie (zgodna z uzupełnianiem maszyny konfekcjonującej); Jednostka miary jednostka, w której wyświetlana jest Ilość i Ilość w maszynie ; Cena cena za jednostkę. Po wybraniu przycisku Dalej > wyświetli się okno z podaniami: Strona 16 z 37

17 Dane w tabeli z podaniami: 18. Okno z listą podań Data podania data i godzina podania uzupełniona przez lekarza; Pacjent imię i nazwisko pacjenta, którem zlecono podania zgodne z kartą pacjenta; Ilość do podania ilość do podania, wartość można edytować; Strata strata wynikająca z podania, pole jest edytowalne; Jednostka miary jednostka wybrana w oknie zmiany ilości zleconej; Z informacja, czy dane podanie także ma zostać zmienione. Wybór podania następuje po wciśnięciu Spacji lub wyborze odpowiedniej ikony z belki po prawej stronie okna (,, ). Po potwierdzeniu operacji przyciskiem [F2] Ok odpowiednie zmiany będą widoczne w oknie Leki potrzebne do realizacji zleceń. Strona 17 z 37

18 19. Leki potrzebne do realizacji zleceń po zmianie leku dla podania Przekazywanie zleceń na magazyny jednostki centralnej W oknie Leki potrzebne do realizacji zleceń znajduje się informacja o miejscu przygotowania. Jeżeli miejscem przygotowania będzie magazyn jednostki centralnej to należy zamówić realizację tych zleceń za pomocą przycisku [F9] Zamów. Zamówione pozycje zostaną oznaczone kolorem szarym i nie będzie można ich edytować i realizować do momentu przygotowania. 20. Przekazanie zleceń na magazyny jednostki centralnej Po przygotowaniu zleceń przez magazyny jednostki centralnej Ilość przygotowana i kolor zlecenia zostanie odpowiednio zmieniony. Strona 18 z 37

19 Przekazanie zleceń do maszyny pakującej i tworzenie dokumentów wydania Przekazanie zleceń do maszyny pakującej następuje w oknie Leki potrzebne do realizacji zleceń po wybraniu funkcji [F11] Maszyna. Zostają wtedy utworzone odpowiednie pliki według ścieżki eksportu do maszyny konfekcjonującej, a system przechodzi do definiowania dokumentu przesunięcia magazynowego na oddział, który będzie leki podawał pacjentom. Kolejnym krokiem jest wydanie leków przygotowanych przez inne magazyny. Służy do tego funkcja [F12] Wydaj, która przygotowuje kolejne pozycje do wydania i oznaczy towary z maszyny, jako wydane. 21. Przygotowanie przesunięcia na oddział Przykładowy dokument wydania na oddział wygląda następująco: Strona 19 z 37

20 22. Przesunięcie międzymagazynowe na oddział Po wydaniu dokumentu z bufora pozycje zostaną przekazane na oddział i będą gotowe do podania pacjentowi. 7. OBSŁUGA ZLECEŃ NA POZOSTAŁYCH MAGAZYNACH JEDNOSTKI CENTRALNEJ (APTEKI) Zlecenia, które zostały zamówione w jednostce centralnej widoczne są po zalogowaniu na odpowiedni magazyn w module ASW11 Wydawanie w menu głównym Wydawanie Zlecenia oddziałowe Przegląd zleceń. Strona 20 z 37

21 23. Lista jednostek zlecających Okno zawiera listę jednostek, które zamówiły przygotowanie leków. Należy wybrać jedną z nich i potwierdzić przyciskiem [F2] Ok. Wyświetli się lista pozycji zamówionych: Strona 21 z 37

22 24. Lista pozycji zamówionych Informacje w liście zleceń do przygotowania: Numer numer karty towaru; Nazwa nazwa handlowa towaru zgodna z kartą towaru; Ilość zlecona Ilość zlecona do przygotowania; Ilość dostępna ilość dostępna na magazynie; Ilość na oddziale ilość dostępna na oddziale docelowym; Ilość do realizacji ilość potrzebna do realizacji; Jednostka miary jednostka miary zlecenia. W oknie Leki potrzebne do realizacji zleceń można zmienić zlecony lek, zmienić jego ilość oraz wybrać konkretną dostawę. Funkcjonalność ta jest analogiczna do opcji dostępnych na magazynie Unit-Dose jednostki centralnej. Po wybraniu funkcji [F12] Wydaj system wyświetli okno wyboru dokumentu rozchodu (jeżeli w buforze istnieją dokumenty przesunięcia magazynowego skierowanego na magazyn Unit Dose) lub okno tworzenia nowego przesunięcia. Przykładowy dokument wygląda następująco: Strona 22 z 37

23 25. Przykładowy dokument przesunięcia międzymagazynowego z magazynu leków na magazyn Unit- Dose 8. OBSŁUGA ZLECEŃ NA ODDZIALE Obsługa zleceń na oddziałach odbywa się w module ASW11-Wydawanie. Należy się zalogować na stworzony wcześniej magazyn typu Unit-Dose i wybrać Wydawanie Zlecenia oddziałowe Przegląd zleceń z menu głównego programu lub użyć skrótu klawiatury [Ctrl+2]. Wyświetli się lista zleceń wcześniej wprowadzonych do systemu. Lista ta domyślnie zawężona jest do aktualnej doby zleceniowej dla wybranego oddziału. 26. Przykładowy widok zleceń na oddziale Strona 23 z 37

24 Użytkownik ma dostęp do podglądu wszystkich zleceń związanych z danym oddziałem, nawet tych, których miejsce przygotowania to magazyn Jednostki centralnej. Takie zlecenia oznaczone są odpowiednią ikoną ( ). Do czasu przekazania zlecenia do realizacji na oddział zlecenia te są w trybie tylko do podglądu (oznaczone są dodatkowo kolorem szarym). Tabela zleceń zawiera następujące dane: Pacjent/Lek w zależności od ustawionego widoku w kolumnie znajdują się podania pogrupowane według pacjenta lub według leku do podania; Data i godzina podania data i godzina zlecona przez lekarza. Informacja o lekarzu zlecającym znajduje się w stopce okna; P informacja o tym, czy dane zlecenie zostało podane; Ilość zlecona ilość wraz z jednostką zlecona przez lekarza; Ilość do podania ilość, która zostanie podana pacjentowi. Ilość tą można zmienić za pomocą funkcji [F2] Przypisz lek lub [F4] Zmień; Strata strata określona na dane podanie pole można uzupełnić za pomocą funkcji [F4] zmień lub [F2] Przypisz lek; Poniżej tabeli zleceń znajdują się inne przydatne informacje na temat wybranego aktualnie zlecenia lub podania takie jak uwagi zlecającego, rozpoznania, data podania, czy dostępną ilość do podania. Zlecenia na oddziale widoczne są w ramach ustawień filtra. W zależności od tego, czy na karcie jednostki została określona godzina początku doby zleceniowej na 00:00 lub godzinę różną od 00:00 filtr będzie się różnił wyborem daty i pory podania. Filtr dla jednostki, której początek doby zleceniowej to 00:00 wygląda następująco: Strona 24 z 37

25 27. Filtr dla jednostki z początkiem doby zleceniowej równą 00:00 Filtr dla jednostki, której początek doby zleceniowej jest różny od 00:00 jest przedstawiony poniżej: Strona 25 z 37

26 8.1. Oznaczenia dostępne na oddziale 28. Filtr dla jednostek gdzie początek doby zleceniowej jest różny od 00:00 Oznaczenia na oddziale, który korzysta z pomocy maszyny konfekcjonującej to w większości standardowe oznaczenia występujące na innych oddziałach. Dodatkowo mogą się pojawić oznaczenia związane z obsługą maszyny pakującej. Oznaczenia listwy zleceń (widoczne z prawej strony okna zleceń lub przy nazwie towaru do podania): nowe zlecenia; zlecenia w trakcie realizacji; zlecenia zrealizowane; zlecenia niezrealizowane; zlecenia wycofane; zlecenia odrzucone. Powyższe statusy informują o tym, co się w danym momencie dzieje z wybranym podaniem. Widoczność określonych podań można zmieniać za pomocą listwy z lewej części okna lub za pomocą filtra. Inne oznaczenia listwy z prawej strony okna zleceń: oznaczenie, że dane pozycja zlecenia została podana. Funkcja jest niedostępna, jeżeli wybrane podanie nie może zostać podane (na przykład jeżeli danego towaru nie ma na magazynie, jeżeli towar zlecony nie jest towarem aptecznym i nie została do niego przypisana pozycja z listy aptecznej); Strona 26 z 37

27 zaznaczenie wszystkich pozycji zlecenia, że zostały podane w ramach wybranego widoku (ustawień filtra). Funkcja zaznacza tylko te podania, które spełniają odpowiednie warunki, na przykład mają status w trakcie realizacji; sortowanie zleceń według leków; sortowanie zleceń według pacjentów; tryb potwierdzania podań czytnikem kodów kreskowych; rozwijanie drzewa zleceń do podgałęzi; zwijanie drzewa zleceń do gałęzi głównej; odświeżanie listy zleceń. Inne oznaczenia: zlecenie jest przygotowywawne na magazynie Unit Dose w jednostce centralnej; zlecenie posiada uwagi wprowadzone przez lekarza lub w systemie KS-ASW; oznaczenie leku pacjenta Przypisywanie leku Jeżeli zajdzie potrzeba zmiany podawanego leku lub zmiany ilości do podania można skorzystać z opcji [F2] Przypisz lek dostępnej bezpośrednio z okna zleceń oddziałowych. Funkcja doskonale sprawdza się także przy wyborze konkretnej dostawy, która ma zostać zdjęta ze stanu podczas tworzenia dokumentu rozchodu. Przypisanie leku do podania jest niezbędne w niektórych przypadkach na przykład, jeżeli zlecenie zostało zlecone według bazy BLOZ lub dodane ręcznie i nie jest oznaczone jako lek pacjenta. Przypisywanie leku do podania jest możliwe tylko dla leków realizowanych przez oddział. Te podania, które przygotowane zostały w magazynach jednostki centralnej nie mogą być edytowane. Aby przypisać lek należy ustawić się na podaniu, które będzie zmieniane i wybrać funkcję [F2] Przypisz lek. Wyświetli się następujące okno: 29. Przypisywanie leku do podania Strona 27 z 37

28 W górnej części okna znajdują się informacje o leku zleconym, postaci dawce i ilości zleconej. Poniżej można wybrać lek do podania. Za pomocą funkcji Pokaż z zerowym stanem lub Pokaż wszystkie można zmieniać filtrowanie listy towarów. Dane dostępne w tabeli towarów: Numer numer karty towarowej; Nazwa nazwa według nazwy handlowej zgodna z kartą towarową; Ilość ogólna ilość dostępna na magazynie; Nazwa substancji czynnej nazwa substancji czynnej zgodna z kartą towarów; Postać postać zgodna z kartą towarową; Dawka dawka zgodna z kartą towarową; Opakowanie opakowanie zgodne z kartą towarową; Podmiot odpowiedzialny podmiot odpowiedzialny zgodny z kartą towarową; Kraj podmiotu kraj podmiotu zgodny z kartą towarową. Za pomocą można wyświetlić ostatnio wybrane pozycje towarów dla zleceń podobnych. Po wyborze towaru do podania można zmienić ilość do podania i określić stratę w odpowiednich oknach edycyjnych. Po wyborze przycisku Dalej > system przechodzi do okna wyboru dostawy: Dane w tabeli dostaw: Data zakupu data zgodna z kartą zakupu; 30. Okno wyboru dostawy Strona 28 z 37

29 Data ważności data ważności według karty zakupu; Seria seria towaru zgodna z kartą zakupu; Ilość ilość dostępna na magazynie; Cena cena za jednostkę z kolumny ilość; S stan wybranej dostawy. Aby wybrać dostawę należy ustawić Ręczny wybór dostawy i wskazać odpowiedną dostawę. Po wybraniu funkcji Dalej > wyświetli się lista podań, które mogą zostać zrealizowane za pomocą tego samego leku. Informacje w tabeli zleceń podobnych: Data podania data ustalona przez lekarza; 31. Okno zleceń podobnych Pacjent imię i nazwisko pacjenta, któremu zlecono podanie; Ilość do podania ilość do podania, pole można edytować; Strata strata dotycząca podania, pole można edytować; Jdn.m. jednostka miary; Z informacja, czy dane podanie także ma zostać zmienione. Wybór podania następuje po wciśnięciu Spacji lub wyborze odpowiedniej ikony z belki po prawej stronie okna (,, ). Po zatwierdzeniu operacji przyciskiem [F2] Ok zmiany będą widoczne w oknie zleceń. Strona 29 z 37

30 8.3. Zmiana informacji o zleceniu Okno Zlecenia podań leków umożliwia zmianę statusu wybranego podania za pomocą funkcji [F4] Zmień -> Status zlecenia. 32. Zmiana statusu zlecenia Funkcja [F4] Zmień -> Zmień informację o zleceniu pozwala na edycję takich danych jak ilość do podania, zmianę leku, czy obliczenie straty (Funkcja [F5] Przelicz stratę wykaże stratę większą od zera, jeżeli ilość do podania będzie ułamkiem dziesiętnym) Inne funkcje w oknie zleceń 33. Zmiana informacji o zleceniu Funkcje takie jak tworzenie listy podań, zapotrzebowania, czy wydruki są standardowymi funkcjami dostępnymi na oddziałach, które nie korzystają z leków przygotowanych w maszynie konfekcjonującej i zostały opisane w instrukcji KS-ASW w rozdziale na temat zleceń oddziałowych. Przykładowy wydruk karteczek: Strona 30 z 37

31 8.5. Podawanie i realizacja zleceń 34. Wydruk karteczek Aby oznaczyć wybrane zlecenie lub podanie jako pozycja podana pacjentowi należy użyć przycisku lub wprost z okna zleceń. Jeżeli na oddziale znajdują się już saszetki przygotowane w maszynie konfekcjonującej, można także użyć czytnika kodów kreskowych po prostu czytając kod pacjenta i kod wydrukowany na saszetce. Program samodzilenie odszukuje wtedy pasujące zlecenia i oznacza je jako podane. 35. Podawanie z pomocą czytnika kodów kreskowych Strona 31 z 37

32 Po podaniu wszystkich leków wystarczy wystawić dokument rozchodu za pomocą funkcji [F12] Wydaj. Dokument rozchodu wygląda następująco: 36. Dokument rozchodu z oddziału 9. UZUPEŁNIANIE STANU MASZYNY KONFEKCJONUJĄCEJ W module ASW11-Wydawanie zostały umieszczone dodatkowe funkcje, które są przygotowane do obsługi maszyny pakującej. Można je znaleźć z menu głównego Towary -> Uzupełnianie maszyny konfekcjonującej. Opcja wyświetla następujące okno: 37. Uzupełnianie maszyny konfekcjonującej Okno Uzupełnianie maszyny konfekcjonującej pozwala na kontrolę stanów leków w maszynie i w programie KS-ASW. W tabeli znajdują się pozycje dodane do tej pory zgodnie z uzupełnianiem maszyny konfekcjonującej. Strona 32 z 37

33 9.1. Dodawanie pozycji towaru do maszyny konfekcjonującej Funkcja [F2] Dodaj wyświetla listę towarów do wyboru, a następnie listę dostaw wcześniej wybranego towaru. Pozwala także na wpisanie ilości zgodnej z uzupełnieniem maszyny oraz strat powstałych przy tym procesie. 38. Uzupełnianie towaru zgodnie z ilością w maszynie Kolejne okno po wybraniu przycisku Dalej pozwala na wprowadzenie szczegółów związanych z deblistracją. Strona 33 z 37

34 39. Uzupełnienie danych do protokołu deblistracji Następnym krokiem jest rozliczenie strat powstałych przy deblistracji, jeżeli informacja została wcześniej uzupełniona. Program automatycznie wyszuka dokumenty straty, które znajdują się w buforze i możliwe jest dodanie do nich kolejnych pozycji i wyświetli w postaci listy do wyboru. Oczywiście decyzja, czy dopisać nowe pozycje do istniejącego dokumentu, czy stworzyć nowy dokument należy do użytkownika. 40. Wybór dokumentu straty Dopisanie pozycji do istniejącego dokumentu następuje przez wybór dokumentu i potwierdzenie przyciskiem [F2] Ok. Nowy dokument tworzy się zaznaczając Utwórz nowy dokument w dole okna i Strona 34 z 37

35 potwierdzając przyciskiem [F2] Ok. Jeżeli włączone jest buforowanie dokumentów to dokument automatycznie znajdzie się w buforze Protokół z deblistracji Dane do protokołu z deblistracji uzupełnia się podczas dodawania pozycji towaru do maszyny konfekcjonującej (opisane w rozdziale Dodawanie pozycji towaru do maszyny konfekcjonującej ). Jednak po wykonaniu tej operacji nadal istnieje możliwość edycji wprowadzonych informacji, czy dodanie bardziej szczegółowych danych za pomocą funkcji [F4] Zmień. 41. Okno zmiany danych do protokołu Funkcja [F4] Zmień wyświetla okno gdzie można zmienić numer dokumentu, dane dotyczące osoby deblistrującej, daty czy uzupełnić dane o nazwisku osoby uzupełniającej leki do maszyny. Zmiana tych informacji wpłynie na wygląd raportu z deblistracji. Wydruk raportu wykonuję się za pomocą funkcji [F10] Drukuj -> [Ctrl+F10] Drukuj wybrany. Program wygeneruje wtedy raport ze wskazanej przez użytkownika pozycji. Strona 35 z 37

36 42. Protokół z deblistracji Jeżeli użytkownik potrzebuje wydrukować więcej niż jeden protokół to można użyć funkcji [Ins] Zaznacz i za jej pomocą wybrać żądane pozycje do protokołu. Następnie należy wybrać [F10] Drukuj -> [Shift+F10] Drukuj zaznaczone. Wtedy za pomocą jednego wydruku można uzyskać dowolną ilość protokołów Ustalanie stanów Funkcja [F12] Ustal stany zestawia pozycje towarowe wprowadzone do programu w oknie Uzupełniania maszyny konfekcjonującej z faktycznym stanem w maszynie. Po wybraniu opcji wyświetli się okno wyboru pliku. Należy wskazać plik wygenerowany przez maszynę konfekcjonującą z danymi o ilościach leków (*.C1). Strona 36 z 37

37 43. Porównanie stanów w maszynie i w programie W oknie Uzgadniania stanów ewidencyjnych dodatkowo można wyszukiwać pozycje, które odpowiadają lekom w maszynie konfekcjonującej i te, które nie są powiązane za pomocą funkcji [F7] Filtr. Strona 37 z 37