Lean Exchange Club. Jak zaangażować pracowników do ciągłego doskonalenia? Przykład Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Transkrypt

1 Lean Exchange Club Jak zaangażować pracowników do ciągłego doskonalenia? Przykład Impel Business Solutions Sp. z o. o. Wrocław, r. Jolanta Kubacka Doradca ds. personalnych

2 ORGANIZACJA GRUPY IMPEL Grupa Impel jest liderem rynku usług outsourcingowych i jednocześnie największą w Polsce grupą firm świadczących usługi dla instytucji i przedsiębiorstw. W skład Grupy wchodzą 74 spółki specjalizujące się w obsłudze procesów biznesowych i pomocniczych. Tworzą one 3 obszary biznesowe: Facility Management, Digital Services & BPO, Industrial Services. Grupa Impel działa na terenie całego kraju poprzez sieć oddziałów zarządzanych przez 7 Biur Regionalnych, a także w Niemczech, na Łotwie, Ukrainie i w Kazachstanie.

3 OBSZARY DZIAŁALNOŚCI GRUPY IMPEL OBSŁUGA NIERUCHOMOŚCI Utrzymanie czystości Opieka nad pacjentem Usługi medyczne Serwis techniczny Zarządzanie nieruchomościami Ochrona osób i imienia Cash handling Catering Rental odzieży i panie Dostawy produktów higieny i utrzymanie czystości Dostawy produktów BHP Ubezpieczenia USŁUGI DLA PRZEMYSŁU OBSŁUGA PROCESÓW BIZNESOWYCH IT Obsługa kadrowo-płacowa Zarządzanie dokumentami Doradztwo podatkowe Rekrutacja i rozwój pracowników Zapewnienie personelu liniowego Zarządzenie wydajnością pracy Centrum kompetencyjne SAP Infrastruktura informatyczna Development aplikacji Rozwiązana e-commerce Czyszczenie przemysłowe Wsparcie utrzymania ruchu Usługi remontowo-budowlane Serwis techniczny obiektu Paszportyzacja infrastruktury Produkcja i montaż elementów oznakowania obiektu

4 KIM I JACY JESTEŚMY? 40 km 400 Impel Business Solutions Sp. z o.o delegacji rozliczanych rocznie przechowywanej dokumentacji specjalistów osób obsługiwanych w ramach kadr i płac 1 mln korespondencji obsługiwanej rocznie dokumentów księgowych przeliczanych miesięcznie

5 NASZA DROGA DO DOSKONALENIA 2013 Szkolimy z narzędzi pracowników operacyjnych. Zaczynamy układać swoją pracę w procesy - FK Rozpoczynamy Akademię Procesową (Adept, Koordynator, Manager). Rozpoczynamy swoją drogę do procesowości. Uczymy się narzędzi TWI i A3 managerowie, później pracownicy operacyjni. Uszczuplamy Zaczynamy układać się w procesy HR; doskonalimy procesy w FK. 2017

6 AKADEMIA PROCESOWA POWODY REALIZACJI Konieczność wsparcia doskonalenia procesów. Brak zaangażowania pracowników w doskonalenie procesów. Chęć zaangażowania specjalistów jako przykład dla managerów Konieczność doskonalenia kompetencji potrzebnych organizacji Chęć stworzenia systemu szkoleń z certyfikacją, które będą wartościowe dla pracowników i zatrzymają ich w naszej firmie. Realizacja naszej strategii

7 AKADEMIA PROCESOWA Kluczowe Funkcjonalne Kompetencje Impel Business Solutions Sp. z o. o. Wiedza i umiejętności fachowe Jakość pracy Orientacja na Klienta Przywództwo Otwartość na zmiany Rozwiązywanie problemów Komunikacja Budowanie relacji i współpracy w zespole Orientacja na wyniki Podejście procesowe

8 AKADEMIA PROCESOWA dobór uczestników

9 AKADEMIA PROCESOWA dobór uczestników i komunikacja 40 osób Ankieta Zgłoszenie się 55 osób Ocena Finalnie 26 uczestników

10 AKADEMIA PROCESOWA realizacja projektu Kick-off Listopad 2017 Warsztaty (2 x 6 dni; listopad 2017-styczeń 2018) Konsultacje luty, marzec 2018 Projekty / wdrożenia (styczeń marzec 2018) Certyfikacja (marzec 2018) Świętowanie (maj 2018)

11 AKADEMIA PROCESOWA certyfikacja Osób uczestniczyło w Akademii Procesowej Dni szkoleniowo-warsztatowych / osobę zrealizowanych w ramach Akademii (48 godzin) Osoby zrealizowały zadanie wdrożeniowe i przystąpiły do certyfikacji Tyle przygotowano prac wdrożeniowych, w tym: 16 prac indywidualnych, 2 prace w duetach Wszystkie osoby przystępujące do certyfikacji otrzymały tytuł Lean Adepta.

12 AKADEMIA PROCESOWA certyfikacja 1. Identyfikacja marnotrawstwa w procesach księgowych. 2. Doskonalenie procesu aktualizacji dostępów systemowych. 3. Optymalizacja procesów wdrożeniowych dla nowych klientów HR. 4. Wdrożenie narzędzia 5S w Dziale Kadr Wdrożenie 5S w TeleIBS. 6. Doskonalenie procesu obsługi wyroków oraz zastosowanie zasady 5S w komórce kontroli. 7. Procedura tworzenia i obiegu umów w IBS. 8. Optymalizacja pracy działu Płace 1 i działu Płace Klient Zewnętrzny poprzez wdrożenie oraz aktualizację narzędzi do czynności realizowanych w trakcie miesiąca rozliczeniowego. 9. Optymalizacja procesu naliczania i weryfikacji zmiennych na listach płac przy użyciu narzędzi Lean Managment. 10. Optymalizacja procesów wdrożeniowych dla nowych klientów HR S w salach konferencyjnych, salach spotkań i recepcji. 12. Optymalizacja procesu wprowadzania i aktualizacji danych pracowników w spółkach obsługiwanych w systemie IMPULS. 13. Optymalizacja procesu księgowania wyciągów bankowych GI w SAP S w dziale rozliczeń Systemu Obsługi Dofinansowań (SOD). 15. CRF tzn. przyjęcia, rozdzielenia, zeskanowania i dostarczenia dokumentów księgowych. 16. Optymalizacja pracy działu Płace 1 i działu Płace Klient Zewnętrzny poprzez wdrożenie oraz aktualizację narzędzi do czynności realizowanych w trakcie miesiąca rozliczeniowego. 17. Doskonalenie procesu zarządzania zadaniami w rozliczeniach ZUS. 18. Optymalizacja obsługi platformy Nais. 19. Optymalizacja procesu przekazywania wyników bilansowych i podatkowych właścicielom spółek komandytowych. 20. Optymalizacja procesu zgłaszania wniosków dotyczących założenia nowych schematów księgowych na systemie Impuls.

13 Przykłady realizacji zadań wdrożeniowych (5S) Przed: Po:

14 Przykład - analiza procesu skanowania ok FVAT miesięczne

15 Przykład zadań wdrożeniowych cd. Przed: Po: Standard procesu nadawania dostępów do systemu Wizualizacja wykonania rozliczeń spółek w Płatniku

16 AKADEMIA PROCESOWA realizacja projektu Kick-off Listopad 2017 Warsztaty (2 x 6 dni; listopad 2017-styczeń 2018) Konsultacje luty, marzec 2018 Projekty / wdrożenia (styczeń marzec 2018) Certyfikacja (marzec 2018) Świętowanie (maj 2018)

17 AKADEMIA PROCESOWA Świętowanie

18 AKADEMIA PROCESOWA Świętowanie

19 AKADEMIA PROCESOWA klucz do sukcesu Dlaczego tym razem udało nam się zaangażować specjalistów? 1. Wsparcie tzw. góry 2. Kompetencje 3. Promocja projektu 4. Rekrutacja uczestników nie dla wszystkich 5. Kick-off kontrakt z uczestnikami i managerami 6. Nie było tak łatwo testy wiedzy, konsultacje 7. Konsultacje tematów certyfikacyjnych z przełożonymi 8. Świętowanie sukcesu Konferencja Lean w IBS uroczyste wręczenie certyfikatów + nagrody

20 AKADEMIA PROCESOWA KORZYŚCI/EFEKTY Zadowolenie specjalistów niektórzy odkryli co chcą robić w życiu Zadowolenie Managerów zaangażowany zespół, zarażający energią innych Zadowolenie TOP Managementu realizacja strategii spółki, promocja spółki w grupie Wsparcie procesowości łatwiejsza realizacja usprawnień, samoistne rozprzestrzenianie się 5S Korzyści wyliczalne z samych zadań wdrożeniowych w aspekcie: kosztów, jakości, skrócenia czasu trwania zadań/procesów

21 NASZA DROGA DO DOSKONALENIA 2013 Rozpoczynamy swoją drogę do procesowości. Uczymy się narzędzi TWI i A3 managerowie, później pracownicy operacyjni. Uszczuplamy. Szkolimy z narzędzi pracowników operacyjnych. Zaczynamy układać swoją pracę w procesy - FK Zaczynamy układać się w procesy HR; doskonalimy procesy w FK. Rozpoczynamy Akademię Procesową (Adept, Koordynator, Manager) Akademia Procesowa ścieżka dla specjalistów kolejna edycja Adepta i uruchomienie poziomu Koordynatora. Akademia Procesowa ścieżka dla Managerów

22 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Niech Lean będzie z Wami (-; Impel Group ul. Ślężna Wrocław impel.pl