Pan Franciszek Lech Kwaśniewski Burmistrz Białego Boru

Transkrypt

1 Szczecin, dn. października 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Szczecinie Szczecin, ul. J. OdrowąŜa 1 tel. /91/ , fax /91/ LSZ I/08/003 Pan Franciszek Lech Kwaśniewski Burmistrz Białego Boru WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie, na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, skontrolowała Urząd Miejski w Białym Borze (zwany dalej Urzędem) w zakresie realizacji gospodarki finansowej Gminy Biały Bór w 2007 r. obejmującej w szczególności: prowadzenie rachunkowości, przestrzeganie procedur kontroli finansowej w zakresie gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków, w tym udzielania dotacji z budŝetu gminy. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 września 2008 r. i w tym dniu omówione na naradzie pokontrolnej, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Urzędu dotyczące gospodarki finansowej gminy w 2007 r. w kontrolowanym zakresie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia r. o rachunkowości 2 ustalił Pan w formie pisemnej zakładowy plan kont (ZPK) określając zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. Kontrola wykazała, Ŝe obowiązujące w 2007 r. w Urzędzie zasady prowadzenia rachunkowości oraz prowadzona ewidencja księgowa nie spełniały wymogów określonych w 1, 3 i 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701, zwanej dalej ustawą o NIK. 2 Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.

2 2 11 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. 3 W Urzędzie nie prowadzono ewidencji księgowej na kontach właściwych dla budŝetu Gminy: 140 Inne środki pienięŝne, 290 Odpisy aktualizujące naleŝności, 909 Rozliczenia międzyokresowe, 962 Wynik na pozostałych operacjach oraz na kontach właściwych dla jednostki budŝetowej: 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych, 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budŝetowych, 226 Długoterminowe naleŝności budŝetowe, 290 Odpisy aktualizacyjne naleŝności, pomimo obowiązku prowadzenia takich kont, wynikającego z cytowanego rozporządzenia Ministra Finansów. Prowadzono natomiast ewidencję na kontach 021 Wartości niematerialne i prawne, 401 Amortyzacja oraz 761 Pokrycie amortyzacji mimo, Ŝe nie były one uwzględnione w ZPK dla Urzędu (jako jednostki budŝetowej). Kontrola poprawności ewidencjonowania 36 dowodów księgowych wykazała, Ŝe dokonując dekretacji nie wskazywano miesiąca, do którego dowód miał być ujęty w księgach rachunkowych, co było niezgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Objęte badaniem dowody nie zawierały równieŝ adnotacji o poddaniu ich kontroli formalno-rachunkowej, czym naruszono 3 obowiązującej w Urzędzie instrukcji obiegu dokumentów finansowoksięgowych 4. Z naruszeniem zasad udzielania zaliczek, określonych w 4 instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych (pkt 5 część Wniosek o zaliczkę ) 5 zostały udzielone pracownikom Urzędu zaliczki gotówkowe na łączną kwotę ,21 zł. Wnioski o te zaliczki były zaakceptowane do wypłaty przez zastępcę Skarbnika, który nie posiadał upowaŝnienia do ich zatwierdzania. Ponadto w jednym przypadku (z 12 badanych) zaliczka w kwocie zł została rozliczona 7 dni po wyznaczonym terminie. NIK pozytywnie ocenia przestrzeganie objętych badaniem pozostałych zasad prowadzenia rachunkowości, w tym przeprowadzenie ostatniej inwentaryzacji majątku Urzędu, prowadzenie ewidencji księgowej: udzielanych zaliczek, odprowadzanych składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, wydatków dotyczących wynagrodzeń, kosztów (w szczegółowości klasyfikacji wydatków budŝetowych), środków trwałych i wyposaŝenia. 2. Stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych 6 ustalił Pan Burmistrz w formie pisemnej procedury kontroli finansowej dotyczące przeprowa- 3 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz ze zm.). 4 Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia Burmistrza nr 12/98 z dnia r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową. 5 Przepisy te stanowią, Ŝe wniosek o zaliczkę mógł być zatwierdzony przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby upowaŝnione. 6 (Dz..U. Nr 249, poz. 2104, ze zm.).

3 3 dzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych 7, jednakŝe obowiązujące w 2007 r. procedury w zakresie gromadzenia dochodów nie określały zasad windykacji naleŝności budŝetowych, co stanowiło - w ocenie NIK - jedną z przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości w tym zakresie. Analiza trybu postępowania Urzędu w 2007 r. wobec 30 dłuŝników zalegających z płatnościami naleŝności (w kwocie powyŝej 100 zł wg stanu na dzień r.) z tytułu podatków: od nieruchomości i rolnego oraz z tytułu wieczystego uŝytkowania i sprzedaŝy mienia, stanowiących odpowiednio: 12,2% i 2,2% ogółu dochodów Gminy, z tego wobec 25 dłuŝników zalegających z tytułu ww. podatków (na łączną kwotę ,23 zł) oraz wobec 5 dłuŝników posiadających zaległości z pozostałych tytułów objętych badaniem (18.647,01 zł) wykazała, Ŝe windykacja prowadzona była w sposób niesystematyczny. Podejmując czynności egzekucyjne nie przestrzegano trybu postępowania nakazanego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 8. Urząd opieszale wysyłał upomnienia dłuŝnikom, którzy nie uiścili naleŝności podatkowych - od 5 do 268 dni po terminie płatności, przy czym w przypadku 18 dłuŝników, których łączna kwota zadłuŝenia wyniosła ,03 zł (86,6% badanych zaległości) upomnienia wysyłane były w terminie powyŝej 30 dni. Nieterminowo wystawiano tytuły wykonawcze, tj. od 17 dni do 658 dni po wysłaniu upomnienia, przy czym w przypadku 13 dłuŝników, których łączna kwota zadłuŝenia wyniosła 6.926,13 zł (43,2% badanych zaległości) tytuły wykonawcze wystawiane były w terminie powyŝej 90 dni od dnia wysłania upomnienia. Do dnia r. Urząd nie wystąpił z upomnieniami w 4 przypadkach na łączną kwotę 1.683,8 zł (10,5% badanych zaległości) oraz nie wystawił tytułów wykonawczych w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym na łączną kwotę 2.155,35 zł (13,5% badanych zaległości). Wbrew przepisom art ustawy z r. Kodeks cywilny 9 oraz art. 25 ust. 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 5 i 8 ustawy z dnia r. o gospodarce nieruchomościami 10 równieŝ w sposób opieszały prowadzono windykację naleŝności z tytułu wieczystego uŝytkowania i sprzedaŝy mienia. Upomnienia wysyłano dłuŝnikom w terminie od 7 do Zarządzenie nr 131/107 Burmistrza z dnia r. w sprawie ustalenia procedur związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zwrotem środków publicznych oraz zasad wykonywania kontroli finansowej w zakresie gromadzenia środków w Gminie. 8 Dz.U. Nr 137, poz.1541 ze zm. 9 Dz.U. Nr 16, poz. 93, ze zm. 10 Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz ze zm.

4 4 dni po terminie płatności naleŝności. Do dnia r. w jednym przypadku nie wysłano upomnienia w sprawie zaległości z 2005 r. na kwotę 7.040,0 zł (37,8% badanych zaległości). W pozostałych przypadkach występowano na drogę sądową i przekazano tytuły wykonawcze do właściwego Komornika Sądowego. Pomimo nieprawidłowości w prowadzeniu przez Urząd w 2007 r. działań windykacyjnych nie odnotowano wzrostu zaległości z tytułu dochodów objętych badaniem w stosunku do roku poprzedniego. Na koniec 2007 r. zaległości z tytułu opłat za sprzedaŝ i uŝytkowanie wieczyste nieruchomości wyniosły ,2 zł, a z tytułu podatku od nieruchomości ,09 zł, zaś z tytułu podatku rolnego ,90 zł. W porównaniu do stanu na koniec 2006 r. zaległości te zmalały odpowiednio o: 15,2%, 41,9% i 33,4%. Zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych przeprowadzono kontrolę co najmniej 5% wydatków dokonanych przez jednostki podległe i nadzorowane przez Pana Burmistrza. Po ich przeprowadzeniu nie skierował Pan do kierowników 8 jednostek (z 10 objętych kontrolą) wystąpień pokontrolnych, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, w tym wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (nieterminowe odprowadzanie składek ZUS, zapłata odsetek od zobowiązań regulowanych nieterminowo). Takie działanie było niezgodne z 12 Regulaminu postępowania w zakresie wewnętrznej kontroli wydatków gminnych jednostek organizacyjnych NIK negatywnie ocenia działalność Urzędu w zakresie dokonywania wydatków na zadania własne Gminy związane z upowszechnianiem kultury fizycznej i sportu. Rada Miejska w Białym Borze nie ustaliła rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi na rok 2007, co było niezgodne z art. 5 ust. 3 ust. 2 ustawy z dnia r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 12, w myśl którego organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwala roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Przyczyną niuchwalenia tego programu - jak wynika z wyjaśnień Przewodniczącego Rady - był fakt, Ŝe nie wystąpił Pan do Rady Miejskiej z projektem takiej uchwały. Z naruszeniem art. 11 ust. 2 ustawy. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie w związku z art. 176 ustawy o finansach publicznych w 2007 r. (tj. bez przeprowadzenia konkursu) wydatkowano z budŝetu Gminy kwotę ,47 zł na udział w rozgrywkach piłkarskich Klubów sportowych, działających w ramach Gminnego Zrzeszenia Ludowe Zespo- 11 Załącznik do zarządzenia nr 193/05 z dnia r. w sprawie procedur wewnętrznej kontroli finansowej wydatków ze środków publicznych w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych gminy Biały Bór. 12 Dz.U. Nr 96, poz. 873 ze zm.

5 5 ły Sportowe, będącego stowarzyszeniem kultury fizycznej. Przepisy te stanowią, Ŝe organy administracji publicznej m.in. w sferze upowszechniania kultury fizycznej i sportu wspierają lub powierzają realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe, prowadzące działalność statutową w ww. dziedzinie, po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. RównieŜ bez przeprowadzenia procedury konkursowej, w wyniku złoŝonych do Urzędu ofert realizacji zadań przez Kluby sportowe, udzielił Pan Burmistrz w 2007 r. 4 dotacji na łączną kwotę zł, z tego: zł Klubowi Piłkarskiemu Hubertus 13, zł Ludowemu Klubowi Kajakowemu Hubertus 14, zł Klubowi Jeździeckiemu (KJ) Hubertus 15 oraz zł Stowarzyszeniu Sportowemu Samuraj 16. Takie działanie było naruszeniem trybu określonego w art. 11 ust. 2 w związku z art. 12 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. Stwierdzono takŝe, Ŝe oferta KJ Hubertus nie zawierała m. in. nazwy zadania, terminu i miejsca wykonania zadania, szczegółowego zakresu rzeczowego zadania, oraz informacji o doświadczeniu stowarzyszenia w realizacji podobnych zadań i posiadanych zasobach kadrowych, tym samym ta oferta nie spełniała wymogów określonych w art. 14 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, który stanowi Ŝe oferta dotycząca realizacji zadań publicznych przez organizację pozarządową powinna zawierać m.in. ww. elementy. Nieprawidłowości dotyczyły równieŝ treści umów o udzielenie ww. dotacji, bowiem nie zawarto w nich wszystkich elementów ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego przez organizację pozarządową, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. 17, tj.: nazwy zadania, zapisów dotyczących zlecenia zadania publicznego zgodnie ze złoŝoną ofertą, stanowiącą integralną część umowy, wskazania rachunku bankowego dotowanej organizacji pozarządowej oraz zobowiązania tej organizacji do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Odpowiedzialność za przyjmowanie kompletnych wniosków o wsparcie oraz za prawidłowe udzielanie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych ponosi Jolanta Barańska, pełniąca funkcję koordynatora współpracy z organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania z zakresu turystyki, sportu, kultury i sztuki (zatrudniona w Urzędzie na 13 Stowarzyszenie Kultury Fizycznej Klub Piłkarski Hubertus w Białym Borze. 14 Ludowy Klub Kajakowy Hubertus w Białym Borze. 15 Klub Jeździecki Hubertus w Białym Borze. 16 Stowarzyszenia Sportowego Samuraj w Białym Borze. 17 w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. Nr 264, poz.2207 ze zm.).

6 6 stanowisku referenta ds. promocji, turystyki, sportu, kultury i sztuki), którą Pan Burmistrz zobowiązał do podejmowania działań w tym zakresie (zarządzeniem z dnia r.). 4. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w 2007 r. nie przestrzegał Pan Burmistrz zasad przyznawania nagród uznaniowych pracownikom Urzędu, określonych w Regulaminu pracy 18. Zgodnie z przepisami 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich 19 w Urzędzie utworzono zakładowy fundusz nagród, z przeznaczeniem na nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, w wysokości 2% posiadanych środków na wynagrodzenia, pozostający w dyspozycji Pana Burmistrza. Wypłacone w 2007 r. pracownikom Urzędu nagrody w kwocie zł stanowiły 3,36% zaplanowanych na ten rok wynagrodzeń ( zł), tym samym nastąpiło przekroczenie zakładowego funduszu nagród o 1,36% (17.343,11 zł). NIK nie stwierdziła nieprawidłowości w zakresie zawierania umów cywilnoprawnych z pracownikami Urzędu oraz przyznawania i wypłacania im dodatków specjalnych, jak równieŝ w zakresie terminowości odprowadzania przez Urząd w 2007 r. składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o: 1. Wprowadzenie do ewidencji księgowej budŝetu Gminy kont: 140 Inne środki pienięŝne, 290 Odpisy aktualizujące naleŝności, 909 Rozliczenia międzyokresowe, 962 Wynik na pozostałych operacjach, a do ewidencji Urzędu brakujących kont: 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych, 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budŝetowych, 226 Długoterminowe naleŝności budŝetowe, 290 Odpisy aktualizacyjne naleŝności oraz zaktualizowanie Zakładowego Planu Kont. 2. Określenie w procedurach kontroli finansowej zasad windykacji naleŝności budŝetowych oraz terminowe i skuteczne prowadzenie działań windykacyjnych wobec dłuŝników. 3. Wystosowanie do kierowników jednostek podległych wystąpień pokontrolnych zawierających zalecenia usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz w przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych zawiadomienie o tym fakcie właściwego Rzecznika dyscypliny finansów publicznych. 4. PrzedłoŜenie Radzie Miejskiej w Białym Borze projektu uchwały dotyczącej rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi. 18 zatwierdzony przez Burmistrza Miasta i Gminy Biały Bór w dniu r. 19 (Dz.U. Nr 146, poz. 1223, ze zm.).

7 7 5. Przeszkolenie pracowników w zakresie zlecania realizacji zadań własnych organizacjom pozarządowym, w tym zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. 6. Przyznawanie nagród pracownikom Urzędu zgodnie z Regulaminem pracy. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Burmistrza w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu ich realizacji lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, przysługuje Panu Burmistrzowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.