PROCEDURA NR 8.2 TYTUŁ: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 8.2 TYTUŁ: DZIAŁANIA KORYGUJĄCE Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Pełnomocnik ds.systemu Zarządzania Jakością r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy r. Obowiązuje od: r. Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r. 2 Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami r. 3 Kierownik Referatu Finansowego r. 4 Kierownik Referatu Podatkowego r. 5 Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów r. 6 stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i OC r

3 Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących 4.3. Dokumentowanie działań korygujących 6. ZAŁĄCZNIKI I ZAPISY

4 Strona: 4 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy podejmowaniu, wprowadzaniu, wykonywaniu i dokumentowaniu działań korygujących w Gminie Przemyśl. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. 1 2 Osoba odpowiedzialna Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Kierownicy komórek organizacyjnych Zadanie Przechowywanie dokumentacji z działań korygujących Powiadamianie Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością o wystąpieniu niezgodności w danej komórce organizacyjnej Zgłaszanie wniosków o konieczności podjęcia działań korygujących 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne a) Kierownicy komórek organizacyjnych oraz podległy im personel są zobowiązani powiadamiać Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością o wystąpieniu niezgodności w danej komórce organizacyjnej i zgłaszać wnioski o konieczności podjęcia działań korygujących. b) Ponadto kierownicy komórek organizacyjnych oraz Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością analizują niezgodności pod kątem przyczyn ich występowania w zależności od miejsca ich występowania, ustalają sposób usunięcia niezgodności, termin realizacji, a także w razie potrzeby termin kontroli podjętych działań. c) Wyznaczają również wspólnie z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością osobę odpowiedzialną za usunięcie niezgodności, która przedstawia projekt uzasadnionego postępowania korygującego Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością. Kierownicy komórek organizacyjnych lub Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością kontrolują każdorazowo przebieg i skuteczność wprowadzonych działań korygujących. d) Intencją działań korygujących jest znalezienie przyczyn oraz źródeł powstawania niezgodności w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością tak, aby uniknąć powtórnego ich wystąpienia. e) Wszystkie niezgodności w działalności Gminy są analizowane i usuwane zgodnie z ustalonym tokiem postępowania przyjętym w ramach niniejszej procedury Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących a) Podstawę podjęcia działań korygujących stanowią: - zapisy z auditów wewnętrznych i zewnętrznych jakości, - protokoły z przeglądu systemu dokonywanego przez kierownictwo, - analiza bieżąca i okresowa reklamacji,

5 Strona: 5 - oraz wszelkie inne zgłoszone uwagi na temat działalności Gminy. b) Działania korygujące mogą dotyczyć również przeprowadzania niezbędnych zmian organizacyjnych w Gminie (wynikających z niewydolności struktur czy rozwoju systemu). c) Obowiązek zgłaszania wniosków o konieczności podjęcia działań korygujących dotyczy wszystkich pracowników Gminy. d) Wszystkie niezgodności są analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia i w zależności od miejsca ich wystąpienia, odpowiednio przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych i/lub przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. e) W/w osoby ustalają sposób usuwania niezgodności, termin ich realizacji oraz termin przyspieszonych auditów, które przeprowadza się, gdy wystąpi taka potrzeba. f) Deklarację działań korygujących odnotowuje się w Protokole niezgodności Nr... formularz F3 do P8.1 Audity wewnętrzne, określając termin usunięcia niezgodności i podając osobę odpowiedzialną, przy czym termin wprowadzenia tych działań ustala się w zależności od charakteru występującej niezgodności. g) Wprowadzenie działań korygujących jest dokumentowane na formularzu F3 do P8.1 (mogącego zawierać niezbędne załączniki), który przekazuje Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością osoba odpowiedzialna za ich wprowadzenie, i który podlega jego akceptacji. h) Przebieg i skuteczność wprowadzonych działań korygujących kontrolowana jest każdorazowo po wprowadzeniu działań korygujących przez kierownika komórki organizacyjnej i/lub Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością Dokumentowanie działań korygujących a) Dokumentacja działań korygujących obejmuje: - niezbędne do udokumentowania wprowadzonych działań korygujących załączniki, - Protokół niezgodności Nr... formularz F3 do P8.1 - Wykaz niezgodności, działań korygujących/zapobiegawczych formularz F1 b) Za przechowywanie dokumentacji z działań korygujących odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 5. Załączniki i zapisy - F1 Wykaz niezgodności, działań korygujących/zapobiegawczych

6 Formularz F1 do P8.2 Wykaz niezgodności, działań korygujących/zapobiegawczych L.p Niezgodność, działanie korygujące/zapobiegawcze Źródło/stwierdzona przyczyna Odpowiedzialny za realizację Planowany termin zakończenia działań Rzeczywisty termin zakończenia działań Uwagi odnośnie realizacji Data/podpis

7