Procedura Działania korygujące Starostwa Powiatowego w Lublinie

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 24/2014 z dnia 25 marca 2014 r. Powiat Lubelski Procedura Działania korygujące Starostwa Powiatowego w Lublinie Numer: PR-06 Strona: 1 z 6

2 Powiat Lubelski Starostwo Powiatowe w Lublinie ul. Spokojna Lublin tel fax starostwo@powiat.lublin.pl WYDANIE 02 Numer: PR-06 Strona: 2 z 6

3 Powiat Lubelski Spis treści 1. Cel procedury Przedmiot i zakres stosowania procedury Terminologia Odpowiedzialność i sposób postępowania Zapisy Załączniki Dokumenty związane Tabela zmian...6 Numer: PR-06 Strona: 3 z 6

4 Powiat Lubelski 1. Cel procedury Zapewnienie, Ŝe w przypadku wykrycia niezgodności dla jakości usług, procesów realizowanych w ramach Systemu Zarządzania Jakością zostaną podjęte działania trwale eliminujące przyczyny zidentyfikowanych niezgodności. 2. Przedmiot i zakres stosowania procedury Procedura określa działania realizowane w następstwie niezgodności zidentyfikowanych podczas bieŝącej działalności urzędu lub w czasie wewnętrznych auditów jakości oraz przeglądu systemu zarządzania. Procedura nie obejmuje działań podejmowanych w następstwie kontroli lub auditu wewnętrznego. 3. Terminologia Działanie korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności lub innej niepoŝądanej sytuacji UWAGA 1 MoŜe być więcej niŝ jedna przyczyna niezgodności. UWAGA 2 Działanie korygujące jest podejmowane w celu zapobieŝenia ich ponownemu wystąpieniu, podczas gdy Korekcja - działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności UWAGA 1 Korekcja moŝe zostać dokonana w powiązaniu z działaniem korygującym UWAGA 2 Korekcją moŝe być, na przykład, przeróbka lub przeklasyfikowanie 4. Odpowiedzialność i sposób postępowania Działanie Stanowisko Opis postępowania Pracownik Starostwa 1. Identyfikować niezgodność, powstania niezgodności Przeanalizować przyczyny niezgodności i przedstawić propozycję działań korygujących Auditor wewnętrzny jakości/naczelnik Wydziału Po zidentyfikowaniu odstępstwa od stanu normalnego, ustalonego w ramach dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, wymaganiach prawnych, innych wymaganiach obowiązujących w Urzędzie (niezgodności lub potencjalne niezgodności), kaŝdy pracownik urzędu zobowiązany jest zgłosić ten fakt Pełnomocnikowi ds. SZJ. 1. Wystawić kartę działań korygujących według załącznika Nr 1 do procedury będącej Załącznikiem Nr 7 do zarządzenia. 2. Na podstawie analizy przyczyn Pełnomocnik SZJ wspólnie z Naczelnikiem Wydziału lub właścicielem procesu lub auditorem wewnętrznym określa propozycję działań korygujących. Dodatkowo w przypadku wykrycia niezgodności określa działania korekcyjne, które mają na celu usunięcie skutków niezgodności - o ile wcześniej nie zostały ustalone (za zgodą Pełnomocnika dopuszczalna jest rezygnacja z podejmowania działań korekcyjnych). 3. Działania korygujące muszą odnosić się do przyczyn stwierdzonych niezgodności. 4. Uzupełnić rejestr działań i kartę działań w brzmieniu odpowiednia jak załącznik Nr 1 i 2 do Załącznika Nr 7 do Zarządzenia Numer: PR-06 Strona: 4 z 6

5 Powiat Lubelski Zatwierdzić do realizacji działania korygujące Starosta/Pełnomocnik ds. SZJ 1. Zatwierdzeniu podlegać mogą teŝ działania korekcyjne, o ile nie zostały uzupełnione na wcześniejszych etapach. Nadzorować realizację działań korygujących Realizować działania korygujące Potwierdzić wykonanie działań korygujących Ocenić skuteczność działań korygujących Kierujący komórką organizacyjną urzędu Pracownik Starostwa 1. Kierujący komórką organizacyjną urzędu Auditor wewnętrzny jakości 1. Naczelnicy Wydziałów ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie realizacji działań korekcyjnych, korygujących. 2. W przypadku gdy niezgodności stwierdzone zostały podczas auditów wewnętrznych jakości, zgodnie z wymaganiami normy, ich skutki oraz przyczyny powinny zostać usunięte bez nieuzasadnionego opóźnienia. WdroŜyć działania korygujące. 1. Pracownik realizujący działania korygujące zgłasza wykonanie parafując kartę, a Naczelnik Wydziału potwierdza rzeczywiste wykonanie działań swoim podpisem. 2. Kartę naleŝy przekazać kolejnemu pracownikowi na końcu Pełnomocnikowi, w przypadku gdy ostatnie zadanie zaplanowane w harmonogramie zostało zrealizowane. 1. W terminie przewidzianym w karcie/ rejestrze ocenić czy działania korygujące przyniosły oczekiwany skutek, tj. czy wyeliminowano przyczynę powstania niezgodności. 2. Wyniki oceny udokumentować na karcie i w rejestrze. 3. W razie stwierdzenia braku skuteczności działań korygujących naleŝy określić działania raz jeszcze, ponownie wystawić kartę działań korygujących i przedstawić do zatwierdzenia Staroście/Pełnomocnikowi ds. SZJ. 4. Uzupełnić Rejestr działań. 5. Zapisy Nazwa dokumentu Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Karta działań korygujących / Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja zapobiegawczych Rejestr działań Pełnomocnik ds. SZJ Elektroniczna Archiwizacja 6. Załączniki Nazwa załącznika Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Karta działań korygujących / Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Archiwizacja zapobiegawczych Rejestr działań Pełnomocnik ds. SZJ Elektroniczna Archiwizacja 7. Dokumenty związane Zarządzenie Nr 212/2012 z 28 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Jakości Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz innych dokumentów związanych z wdroŝeniem Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Lublinie. Numer: PR-06 Strona: 5 z 6

6 Powiat Lubelski 8. Tabela zmian Numer wydania, którego dotyczy zmiana Numer zmiany Data zmiany Numer rozdziału Istota zmiany (krótki opis) PR-06 wydanie Zdanie w razie stwierdzenia braku skuteczności działań korygujących naleŝy określić działania raz jeszcze i przedstawić do zatwierdzenia Staroście zamieniono na w razie stwierdzenia braku skuteczności działań korygujących naleŝy określić działania raz jeszcze, ponownie wystawić kartę działań korygujących i przedstawić do zatwierdzenia Staroście/Pełnomocnikowi ds. SZJ. Numer: PR-06 Strona: 6 z 6