P R O T O K Ó Ł. Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia 2003 r. do 30 czerwca 2004 r.

Transkrypt

1 DG.VIII P R O T O K Ó Ł z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Słopnicach w okresie od 1 do 20 października 2004 roku, zgodnie z Planem kontroli kompleksowych na 2004 rok prowadzonych w jednostkach samorządu terytorialnego oraz wojewódzkich służbach, inspekcjach i strażach, zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego. Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnień DG.VIII o numerach od W skład Zespołu wchodzili przedstawiciele następujących Wydziałów: Finansów i Budżetu Środowiska i Rolnictwa Spraw Obywatelskich i Migracji Rozwoju Regionalnego Biura Dyrektora Generalnego Funkcję Wójta pełni Pan Adam Sołtys, wybrany na to stanowisko w dniu 27 października 2002 r., stosownie do art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 i Nr 127, poz. 1089). Sekretarzem Gminy jest Pani Maria Nowak, powołana w dniu 2 kwietnia 1997 r. uchwałą Rady Gminy w Słopnicach Nr III/15/97. Skarbnikiem jest Pan Jan Więcek, powołany na to stanowisko w dniu 28 sierpnia 2002 roku uchwałą Rady Gminy w Słopnicach Nr XXXIV/207/02. Przedmiotem kontroli było wykonywanie przez Wójta Gminy Słopnice, zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych na podstawie ustawy lub porozumienia, zgodnie z ustawą z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (j. t. Dz. U. Nr 80, poz.872 z 2001 r. z późn. zm.). Kontrolą objęto realizację zadań za okres od 1 stycznia 2003 r. do 30 czerwca 2004 r. W toku kontroli realizacji zadań wynikających z poszczególnych ustaw oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń, inspektorzy wyżej wymienionych wydziałów Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego ustalili, co następuje:

2 WYDZIAŁ FINANSÓW I BUDŻETU Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 155, poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 119, poz. 773 z późn. zm.). Ustalenia kontroli zostały ujęte według tematyki: I. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących w zakresie administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami ( 2010). II. III. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin ( 2030). Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych własnych gmin( 6330). USTALENIA SZCZEGÓŁOWE: Budżet Gminy na 2003 r. został przyjęty Uchwałą Nr III/15/03 Rady Gminy Słopnice z dnia 30 grudnia 2003 r. Dochody określono w wysokości zł. Wydatki określono w wysokości zł. W trakcie roku budżet gminy uległ zmianom wprowadzonym Uchwałami Rady Gminy oraz Zarządzeniami Wójta Gminy polegającymi na zwiększeniu lub zmniejszeniu dochodów oraz wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej. Ostatecznie po dokonanych zmianach na dzień r. budżet gminy wynosił: - po stronie dochodów zł. - po stronie wydatków zł. Dochody zrealizowano w kwocie zł., co stanowi 100,11% planu, natomiast wydatki w kwocie zł., co stanowi 98,76% planu. W roku 2003 kontrolowana jednostka otrzymała w formie dotacji celowych z budżetu Wojewody środki w wysokości zł. I tak: - w 2010 kwotę zł., - w 2030 kwotę zł., - w 6330 kwotę zł. 2

3 Wykorzystano zł. tj. 99,96%. Niewykorzystane środki w kwocie 287,33 zł. (w rozdziale ,20 zł.; w rozdziale ,20 zł ; w rozdziale ,93 zł.) zwrócono do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przelewem z dnia r. Zestawienie planowanych, otrzymanych i wykorzystanych dotacji celowych w 2003r. stanowi załącznik Nr 1 do protokołu. I. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących w zakresie administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami ( 2010). 1. Rozdział Szkoły podstawowe W dniu 15 czerwca 2003 r. zawarte zostało porozumienie z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez mgr Ryszarda Jaworskiego, p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz Kuratorium Oświaty, reprezentowanym przez mgr Romana Kuźniaka Małopolskiego Wicekuratora Oświaty a Gminą Słopnice reprezentowaną przez Wójta i Skarbnika Gminy oraz Kierownika OPS w Słopnicach w sprawie dofinansowania kosztów wyrównywania warunków startu szkolnego uczniów Wyprawka szkolna w 2003 r. Wysokość dotacji ustalono na kwotę zł., w tym wysokość środków z rezerwy celowej Ministra Edukacji Narodowej i Sportu zł. Dotację tę przyznano Zarządzeniami Wojewody Małopolskiego Nr159/2003 z dnia 28 maja 2003 r. (5.386 zł.) oraz Nr 202/2003 z dnia 26 czerwca 2003 r. (709 zł.) na sfinansowanie części wyprawki szkolnej, przyznanej jako zasiłek losowy w formie rzeczowej, obejmującej podręczniki szkolne o wartości do 100 zł. dla uczniów podejmujących naukę w klasach pierwszych szkół podstawowych w roku szkolnym 2003/2004. Wprowadzono do budżetu gminy: - Zarządzeniem S /03 Wójta Gminy Słopnice z dnia r. po stronie dochodów w dziale 801, rozdział 80101, 2010 oraz po stronie wydatków w dziale 801, rozdział Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. - Zarządzeniem S /03 Wójta Gminy Słopnice z dnia r. po stronie dochodów w dziale 801, rozdział 80101, 2010 oraz po stronie wydatków w dziale 801, rozdział 80101, 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Wydatki te powinny być zakwalifikowane do 3240 Stypendia oraz inne formy pomocy dla uczniów. Środki te otrzymano przelewami z MUW: - z r zł. - z r zł. Obsługę merytoryczna i finansową omawianego zadania sprawuje Urząd Gminy w Słopnicach. Tą formą pomocy objęto w 2003 r. 78 uczniów. 3

4 Wyprawki w formie książek otrzymało: - w SP Nr 1 w Słopnicach -35 uczniów - w SP Nr 2 w Słopnicach -13 uczniów - Filia SP Nr 1 w Słopnicach -10 uczniów - w SP Nr 4 w Słopnicach -16 uczniów - w Zespole Szkół Samorządowych Nr 2 w Limanowej - 3 uczniów - w SP w Chyszówkach - 1 uczeń Kontrolą objęto dokumentację źródłową (listy uczniów klas pierwszych zakwalifikowanych do tej formy pomocy, na których potwierdzili odbiór podręczników) jak również faktury (polecenia przelewu), wystawione na zakup podręczników: - przez WSiP S.A. z Warszawy o numerach od 111/ do 111/ z dnia r. na kwotę zł., które zapłacono przelewem z dnia r., - przez MAC Edukacja S.A. z Kielc o numerach od do z dnia r. na łączną kwotę zł., którą zapłacono przelewami z dnia r., - przez Pracownię Pedagogiczną i Wydawniczą Sp. z o.o z Warszawy o numerach: FVS 0898/2003 z dnia r. na kwotę 520 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r. oraz FVS 1300/2003 z dnia r. na kwotę 390 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r. Faktury opisane są prawidłowo, sprawdzone pod względem legalności, gospodarności i celowości jak również formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Przyznaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. 2. Rozdział Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia społeczne. W rozdziale tym gmina otrzymała środki w wysokości zł., które wykorzystano w 100%, wypłacając świadczeń. Wykorzystanie w poszczególnych formach pomocy przedstawia się następująco: - zasiłki stałe świadczenia na kwotę zł., - zasiłki stałe wyrównawcze świadczeń na kwotę zł., - zasiłki okresowe - 22 świadczenia na kwotę zł., - zasiłki okresowe gwarantowane - 23 świadczenia na kwotę zł., - renty socjalne świadczeń na kwotę zł., - zasiłki z tytułu ochrony macierzyństwa świadczeń na kwotę zł., - składki na ubezpieczenie emerytalno - rentowe świadczeń na kwotę zł. Odbiór zasiłków dokonywany jest w kasie Urzędu Gminy przez osoby uprawnione, co potwierdzają własnoręcznym podpisem na listach wypłat. Wyrywkową kontrolą objęto listy wypłat z miesięcy: - lutego, maja i października 2003 r. - zasiłki stałe, 4

5 - czerwca, sierpnia i września 2003 r. zasiłki stałe wyrównawcze, - marca, czerwca 2003 r. renty socjalne, - stycznia, kwietnia i grudnia 2003 r. zasiłki z tytułu ochrony macierzyństwa. Kontrolowane dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a dokumentacja źródłowa jest zgodna z ewidencją wydatków ze środków dotacji w poszczególnych rozdziałach. Otrzymane środki dotacji wykorzystano celowo. 3. Rozdział Zasiłki rodzinne pielęgnacyjne i wychowawcze. W roku 2003 w omawianym rozdziale otrzymano środki w wysokości zł., z czego wykorzystano ,80 zł. wypłacając 100 zasiłków pielęgnacyjnych. Środki niewykorzystane w kwocie 151,20 zł. zwrócono do MUW przelewem z dnia r. Wyrywkowo sprawdzono listy wypłat zasiłków pielęgnacyjnych z września i października 2003 r. nie stwierdzając nieprawidłowości. Otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. 4. Rozdział Pozostała działalność. W dniu 15 czerwca 2003r. zawarte zostało porozumienie z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez mgr Ryszarda Jaworskiego - p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie oraz Kuratorium Oświaty, reprezentowanym przez mgr Romana Kuźniaka - Małopolskiego Wicekuratora Oświaty a Gminą Słopnice reprezentowaną przez Wójta i Skarbnika Gminy oraz Kierownika OPS w Słopnicach w sprawie dofinansowania kosztów wyrównywania warunków startu szkolnego uczniów Wyprawka szkolna w 2003 r. Wysokość dotacji ustalono na kwotę zł., w tym wysokość środków z rezerwy celowej Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej zł. Dotację tę przyznano Zarządzeniami Wojewody Małopolskiego Nr124/03 z dnia r. oraz Nr189/03 z dnia r. z przeznaczeniem na sfinansowanie części wyprawki szkolnej przyznawanej jako zasiłek celowy w formie rzeczowej w wysokości 90 zł., obejmującej plecak, kostium gimnastyczny oraz przybory szkolne dla uczniów podejmujących naukę w klasach pierwszych szkół podstawowych w roku szkolnym 2003/2004. Wprowadzono do budżetu gminy Zarządzeniami Nr S /03 z dnia r. oraz Nr S /03 z dnia r. Wójta Gminy Słopnice po stronie dochodów w dziale 853, rozdział 85395, 2010 oraz po stronie wydatków w dziale 853, rozdział Świadczenia społeczne. Środki te otrzymano przelewami z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego z dnia: r zł., r zł. Wykorzystano 5394,07 zł. tj. 99,89%. Środki niewykorzystane w wysokości 5,93 zł zwrócono do MUW przelewem z dnia r. 5

6 Obsługę merytoryczną sprawuje Ośrodek Pomocy Społecznej natomiast finansową Urząd Gminy. Tą formą pomocy objęto w 2003 r. 60 uczniów. Wyprawki otrzymało: - w SP Nr 1 w Słopnicach - 27 uczniów (kwota zł.) - w SP Nr 2 w Słopnicach - 12 uczniów (kwota 1075,01zł.) - Filia SP Nr 1 w Słopnicach - 8 uczniów (kwota 720,19 zł.) - W SP Nr 4 w Słopnicach - 11 uczniów ( kwota 998,87 zł) - w Zespole Szkół Samorządowych Nr 2 w Limanowej - 2 uczniów (kwota 180 zł.) W trakcie kontroli sprawdzono listy dzieci klas pierwszych zakwalifikowanych do tej formy pomocy jak również faktury (polecenia przelewu) wystawione przez: - Firmę Handlowo- Usługową Plastuś, Hurt-Detal Haliny Zapały z Limanowej, a mianowicie: faktura Nr 5584/03 z dnia r. na kwotę 90 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r., faktura Nr 5597/03 z dnia r. na kwotę 699 zł., faktura Nr 5614/03 z dnia r. na kwotę 820 zł., faktura Nr 5770/03 z dnia r. na kwotę 69,98 zł., Faktury Nr 5597, 5614 i 5770/03 zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 6091/03 z dnia r. na kwotę 78 zł., zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 6149/03 z dnia r. na kwotę 90 zł., zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 6250/03 z dnia r. na kwotę 74,49 zł., zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 6448/03 z dnia r. na kwotę 78,50 zł., zapłacono przelewem z dnia r., - Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe OLSZAK- Eko Print Waldemara Olszaka z Nowego Sącza : - faktura VAT 2002/03 z dnia r. na kwotę zł., którą zapłacono przelewem z dnia r., - FHU GRACJA Agaty Żądło z Mszany Dolnej, a mianowicie: faktura Nr 44/03/L z dnia r. na kwotę 58,30 zł., zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 50/03/L z dnia r. na kwotę 219,98 zł., faktura Nr 55/03/L z dnia r. na kwotę 75,01 zł. Obie ww. faktury zapłacono przelewem z dnia r., - Firma Hurt-Detal Odzież-Obuwie Lucyny Piszczek z Laskowej faktura Nr 58/2003 z dnia r. na kwotę 11,50 zł., którą zapłacono gotówką w dniu r., 6

7 - FHU KLEKS Art. papierniczo- biurowo- szkolne- upominki Andrzeja Niezabitowskiego z Limanowej - faktura Nr 499/2003 z dnia r. na kwotę 571,90 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r., - Hurtownia Odzieży KLEMENTEX Bogusława Cygana z Dobczyc - faktura Nr 14/2003 z dnia r. na kwotę 12 zł., zapłacono przelewem z dnia r. Ponadto kwotę 15,50 zł wypłacono gotówką w dniu r. w kasie Urzędu Gminy matce ucznia Patryka Szewczyka zam. Słopnice 447 (dot. częściowego zwrotu kosztów wyprawki szkolnej). Sprawdzone faktury opisane są prawidłowo, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Łącznie z otrzymanej dotacji w wysokości zł. wykorzystano 5.394,07 zł Środki niewykorzystane w wysokości 5,93 zł zwrócono do MUW przelewem z dnia r. Otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. 5.Rozdział Oświetlenie ulic, placów i dróg. Zgodnie z pismem Wojewody Małopolskiego Nr FB.I. BST/3010/3/02 z r. planowana w tym rozdziale dotacja wyniosła zł. i została wprowadzona do budżetu gminy Uchwałą Budżetową Gminy Słopnice na 2003 r. (Uchwała Nr III/15/02 Rady Gminy Słopnice z r.). Ogółem w omawianym rozdziale przekazana została dotacja w kwocie zł., którą wykorzystano w 100% na refundację wydatków poniesionych na finansowanie oświetlenia dróg publicznych, dla których gmina nie jest zarządcą, w tym koszty energii dostarczonej do punktów świetlnych oraz konserwacji punktów świetlnych. Środki te otrzymano z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego przelewami: r. na kwotę 628 zł., r. na kwotę zł., r. na kwotę 718 zł., r. na kwotę 526 zł., r. na kwotę 126 zł., W dniu r. zawarta została umowa Nr 14/97 pomiędzy Urzędem Gminy Słopnice reprezentowanym przez Wójta i Członka Zarządu Gminy a Zakładem Energetycznym Kraków S.A. Rejon Energetyczny Limanowa reprezentowanym przez Kierownika i Zastępcę Kierownika Rejonu o świadczeniu usługi oświetlenia ulic oraz konserwacji punktów świetlnych. Aneksem Nr 1/98 z r. zmieniono stawki wynagrodzeń za ww. usługi. Kolejną umowę dotyczącą świadczeń wspomnianych usług z Rejonem Energetycznym w Limanowej Urząd Gminy zawarł w dniu r. 7

8 Stawki wynagrodzeń za świadczone usługi zmieniono aneksami z dnia: r., r., r., r. Kontroli poddano wydatki poniesione w 2003r. ze środków dotacji celowej, co dotyczyło dowodów księgowych (faktur, poleceń przelewu) z zakresu: - zakup energii (wydatki kwalifikowano do działu 900, rozdział Zakup energii; dowody księgowe wystawione przez Rejon Energetyczny w Limanowej o Nr 63/03, 86/03, 770/03, 1495/03, 2255/03, 3113/03, 3999/03, 4622/03, 4809/03. - zakup usług pozostałych (wydatki dotyczące konserwacji oświetlenia ulicznego kwalifikowano do działu 900, rozdział )- Zakup usług pozostałych, dowody księgowe o nr 483/03, 1214/03, 1537/03, 1934/03, 2254/03, 2519/03, 2754/03, 3114/03, 3419/03, 3570/03, 3966/03, 4345/03, 4676/03. Faktury opisane są prawidłowo, sprawdzone pod względem legalności, gospodarności i celowości jak również formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Otrzymaną dotację wykorzystano celowo. II. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin ( 2030). 1. Rozdział Usuwanie skutków klęsk żywiołowych. Zarządzeniem Nr 372/03 Wojewody Małopolskiego z dnia r. przyznana została z rezerwy celowej budżetu państwa dotacja celowa na rok 2003 w dziale 400 Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę, rozdział w kwocie zł. z przeznaczeniem na realizację zadań własnych bieżących samorządu związanych z dostarczaniem wody przez służby komunalne gmin na terenach objętych suszą w powiecie limanowskim. Wprowadzono do budżetu gminy Zarządzeniem Nr S /03 Wójta Gminy Słopnice z dnia r. po stronie dochodów w dziale 400, rozdział 40078, 2030 oraz po stronie wydatków w dziale 400, rozdział 40078, Środki te otrzymano przelewem z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego z dnia r. Pismem z dnia r. Wójt Gminy Słopnice zwrócił się do Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP Biuro Terenowe w Nowym Sączu z prośba o sprzedaż : - czterech odcinków węży tłocznych o średnicy 52 mm i długości 20 m z łącznikami W ŁA. - pięciu odcinków węży tłocznych o średnicy 75 mm i długości 20 m. z wkładką gumową z łącznikami ESCHBACH. Za zrealizowane zamówienie Biuro Terenowe ZOSP RP w Nowym Sączu wystawiło fakturę Nr 1334/2003 z dnia r. na kwotę zł., którą zapłacono poleceniem 8

9 przelewu z dnia r., w tym zł.- ze środków dotacji, a 0.06 zł. ze środków własnych gminy. Zgodnie z art.6 ust.1 pkt. 7 ustawy o zamówieniach publicznych ustawy nie zastosowano. Pismem z dnia r. Wójt Gminy Słopnice zwrócił się do Firmy Transportowej TRANS- MLECZ z Tymbarku z prośbą o przywóz wody pitnej do Szkoły Podstawowej Nr 1 w Słopnicach (Filia Słopnice- Granice). Za usługę wykonaną w dniu r.(trzy kursy beczkowozu) Firma Transportowa TRANS MLECZ wystawiła fakturę Nr 171/T/03 z dnia r. na kwotę 189,39 zł., którą zapłacono poleceniem przelewu z dnia r., w tym 176 zł. ze środków dotacji, a 13,39 zł. ze środków własnych gminy. Wymienione faktury opisane są prawidłowo, sprawdzone pod względem legalności, gospodarności i celowości jak również formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Na fakturach umieszczono również stosowne pieczątki i adnotacje potwierdzające wydatkowanie otrzymanych środków na zadania związane z dostarczeniem wody dla ludności. Otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. 2. Rozdział Pozostała działalność. Zgodnie z porozumieniem zawartym w dniu 9 czerwca 2003 roku pomiędzy Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez mgr Ryszarda Jaworskiego p.o. Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej MUW w Krakowie oraz mgr Stanisławę Niemiec Główną Księgową Budżetu Wojewody Małopolskiego a Gminą Słopnice reprezentowaną przez Wójta i Skarbnika Gminy oraz Kierownika OPS w Słopnicach w sprawie dofinansowania kosztów dożywienia uczniów w szkołach podstawowych i gimnazjalnych w 2003 roku, wysokość dotacji ustalono na kwotę zł. Aneksem Nr 1 z dnia 24 września 2003 r. zwiększono wysokość dotacji do kwoty zł. Na podstawie dokumentacji źródłowej oraz ewidencji księgowej ustalono, ze w 2003 roku dożywianiem objęto 631 uczniów i wydatkowano na ten cel zł, z czego zł, stanowiła dotacja budżetowa, a zł, - środki własne gminy. W 2003 roku wydano posiłków (przeciętny koszt jednego 1,51 zł.), w tym: - pełny obiad 1.566, - jedno gorące danie , - kanapki z herbatą Dożywianie w formie gorących posiłków prowadzone jest w Szkole Podstawowej Nr 1 i Gimnazjum w Słopnicach oraz w Szkole Podstawowej Nr 2 w Słopnicach (od października 2003 roku). Natomiast w Filii SP Nr 1 Słopnice-Granice i w SP Nr 4 w Słopnicach. dożywianie prowadzone jest w formie kanapek z herbatą. 9

10 W trakcie kontroli sprawdzono dokumentacje źródłową z okresu od października do grudnia 2003 roku tj.: - potwierdzenia wydania posiłków uczniom sporządzone w formie list dla poszczególnych szkół, - faktury wystawione przez Firmę Handlowo-Gastronomiczną Janiny Lis ze Słopnic, którą wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego do prowadzenia dożywiania we wszystkich placówkach oświatowych na terenie Gminy Słopnice; a mianowicie: faktura Nr 45/03 z dnia r. na kwotę ,70 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r., faktura Nr 52/03 z dnia r. na kwotę ,60 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r. faktura Nr 53/03 z dnia r. na kwotę ,50 zł., którą zapłacono przelewem z dnia r. Faktury te opisane są prawidłowo (w Urzędzie Gminy), sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Ponadto wyrywkowo sprawdzono dokumentację źródłowa w SP Nr 1 i Gimnazjum w Słopnicach z okresu od października do grudnia 2003r.(raporty wykorzystanych produktów wraz z jadłospisem na dany dzień oraz liczbę uczniów korzystających z posiłków) nie stwierdzając nieprawidłowości. Na przygotowanie i wydawanie posiłków w szkołach podstawowych, gimnazjum i przedszkolu Wójt Gminy ogłosił przetarg nieograniczony. Informację o przetargu ogłoszono w Biuletynie Zamówień Publicznych Nr 73 z r. poz oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w dniach od r. do r. Termin składania ofert ustalono do dnia r. do godz , a termin otwarcia ofert na dzień r. na godz Kryterium oceny ofert ustalono na: - cena - 100% Komisja przetargowa została powołana Zarządzeniem Nr S /03 Wójta Gminy Słopnice z dnia r. Do przetargu przystąpiły trzy firmy: 1) Impel Group Sp. z o.o., Wrocław, ul. Ślężna 118. Cena jednostkowa: gorącego posiłku 2, 10 zł, całodniowego wyżywienia 7,00 zł, kanapki z herbata 2,07 zł. 2) Firma Handlowo-Gastronomiczna Janiny Lis, Słopnice 583. Cena jednostkowa: gorącego posiłku 1,40 zł, całodniowego wyżywienia- 7,00 zł, kanapki z herbatą 1,10 zł. 3) Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Gemex- Leder S.J. Zenon i Roman Gembacz, Słopnice 675, brak ceny oferty. Z powodu braku ceny oferty odrzucono ofertę Nr 3, o czym poinformowano ww. przedsiębiorstwo pismem z dnia r. 10

11 Zgodnie z drukiem ZP 53 - streszczenie o ceny i porównania złożonych ofert Komisja Przetargowa dokonała wyboru oferty Nr 2 tj. Firmy Handlowo-Gastronomicznej Janiny Lis ze Słopnic, która uzyskała największą liczbę punktów. Ogłoszenia o wyniku postępowania wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu r., a informację o tym przekazano oferentom w dniu r. W dniu 18 sierpnia 2003 r. zawarta została na okres trzech lat umowa pomiędzy Gminą Słopnice Zamawiającym a Firmą Handlowo-Usługową Janiny Lis ze Słopnic Zleceniobiorcą o przygotowywanie i wydawanie posiłków w szkołach podstawowych, gimnazjum i przedszkolu na terenie Gminy Słopnice. Ponadto w dniu r. zawarta została umowa użyczenia pomiędzy Gminą Słopnice a wspomnianą firmą na okres trzech lat. Przedmiotem użyczenia są pomieszczenia i urządzenia kuchenne znajdujące się w Szkole Podstawowej Nr 1 i 2 w Słopnicach. Postępowanie przeprowadzono prawidłowo, zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Kserokopie protokołu z przeprowadzonego postępowania umów ze zleceniobiorcą oraz faktur przez niego wystawionych jak również przelewów stanowią załącznik Nr 2 do protokołu. III. Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych własnych gmin( 6330). W roku 2003 Gmina Słopnice otrzymała z rezerw celowych budżetu państwa na dofinansowanie zadań związanych z usuwaniem skutków powodzi z roku 2001 i 2002 środki w wysokości zł. Zgodnie z umową Nr MAŁ/206/KPRM/2003 z dnia r. środki te zostały wykorzystane na realizację zadania: Odbudowa po powodzi dróg: Garcarzówka, Kulpówka i Pożogi w Słopnicach. Otrzymana kwota stanowiła 46,71% wartości kosztów zadania. Rozliczenia prawidłowości wydatkowania tych środków dokonał w trakcie niniejszej kontroli kompleksowej pracownik Wydziału Środowiska i Rolnictwa MUW Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Zestawienie planowanych, otrzymanych i wykorzystanych dotacji celowych w 2003 roku. 2. Kserokopie protokołu z przeprowadzonego postępowania, umów ze zleceniobiorcą oraz faktury przez niego wystawione jak również przelewy (dotyczy kosztów dożywiania uczniów w szkołach podstawowych i gimnazjalnych w 2003 roku). Załączniki dołączono do protokołu przekazanego do Wydziału Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pan Jan Więcek Skarbnik Gminy Pan Edward Sroka Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej 11

12 WYDZIAŁ ŚRODOWISKA I ROLNICTWA Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z poz. 148 z późn. zm.), Ustawa o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r. (jt. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 664 z późn. zm.), Ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych rozwiązaniach prawnych związanych z usuwaniem skutków powodzi z lipca i sierpnia 2001 r. oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 84, poz. 907 z późn. zm.), Ustawa z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 84, poz. 906). Tematyka kontroli: I. Kontrola zasadności wydatkowania dotacji na usuwanie skutków powodzi. 1. Ocena strat powstałych w wyniku powodzi w infrastrukturze komunalnej w 2001 i 2002 roku. 2. Przyjęcie określonych programów realizacji celów i zadań związanych z usuwaniem skutków powodzi. 3. Realizacja wydatkowania środków finansowych pochodzących z budżetu państwa na zadania własne bieżące i inwestycyjne. 4. Wykorzystanie przyznanych środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem. 5. Ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. Ad. 1. Gwałtowne opady deszczu, które w lipcu 2001 oraz 2002 roku wystąpiły na terenie Gminy Słopnice dokonały poważnych zniszczeń w infrastrukturze drogowo-mostowej Gminy. Uszkodzeniu uległy nawierzchnie i korpusy dróg, mosty i kładki oraz przepusty w ciągach tych dróg. Weryfikację szacunków szkód powstałych w 2001 i 2002 roku sporządzonych przez Komisję powołaną przez Wójta Gminy, przeprowadziła Komisja Wojewódzka, powołana Zarządzeniem nr 225/2001 Wojewody Małopolskiego z dnia 10 sierpnia 2001 r., ustalając ich ostateczną wysokość na kwotę 1.009,80 tys. zł. w 2001 r., i 443,47 tys. zł w 2002 r. Łączne straty powodziowe na zadaniach objętych dofinansowaniem ze środków dotacji celowej budżetu państwa w 2003 r. wyniosły ,00 zł. w tym : 1. Droga gminna Garcarzówka straty ,00 zł. 2. Droga gminna Pożogi straty ,00 zł. 12

13 3. Droga gminna Kulpówka straty 9.902,00 zł. Łączne straty powodziowe na zadaniach objętych dofinansowaniem z wyżej wymienionych środków w 2004 roku wyniosły ,00 zł. w tym: 1. Droga gminna Karczówka straty ,00 zł. 2. Droga gminna Majdy-Łukasze straty ,00 zł. Ad. 2,3,4,5. W 2003 roku Wójt Gminy Słopnice otrzymał z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (zwaną dalej KPRM) promesę znak: BSP.340-4(101)/2003 z dnia r. w której Pan Marek Wagner Sekretarz Stanu, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów poinformował Wójta o przyznaniu dofinansowania w wysokości ,00 zł. na odbudowę po powodzi dróg gminnych, ustalając termin składania wniosków do dnia r. Po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i podpisaniu umowy z wykonawcą, w dniu r. do KPRM wpłynął wniosek Wójta Gminy o dofinansowanie odbudowy po powodzi dróg gminnych: Garcarzówka, Pożogi oraz Kulpówka w Słopnicach zniszczonych podczas powodzi w 2001 i 2002 r. Całkowita wartość przedsięwzięcia wyniosła ,50 zł., w tym wnioskowana kwota dotacji celowej ,00 zł., a środki własne Gminy ,50 zł. Do wniosku zostały załączone zestawienia rzeczowo-finansowe robót do wykonania na trzech wymienionych drogach gminnych. Wniosek został pozytywnie zaopiniowany z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, pismem z dnia r. znak: ŚR.XIII.US.6831/24/03. W dniu r. została zawarta umowa nr MAŁ/206/KPRM/2003 pomiędzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów reprezentowanym przez Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych KPRM, a Gminą Słopnice reprezentowaną przez Adama Sołtysa Wójta Gminy, z kontrasygnatą Skarbnika Jana Więcka. Przedmiotem umowy było przekazanie dotacji celowej w wysokości ,00 zł. na dofinansowanie zadania związanego z usuwaniem skutków powodzi z 2001 i 2002 roku, dotyczącego odbudowy wyżej wymienionych dróg gminnych wymienionych we wniosku. Łączna wartość podjętego zobowiązania wyniosła ,50 zł. Kwota dotacji stanowiła 46,71% wartości kosztów zadania. Gmina na ten cel zobowiązała się przeznaczyć z własnych środków kwotę ,50 zł., to jest 53,29 % kosztów zadania. Termin zakończenia zadania ustalono na dzień r. W 2004 roku Wójt Gminy Słopnice otrzymał z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów promesę znak : BSP.340-7(1430)/04 z dnia r. informującą, że w ramach podziału środków na usuwanie skutków klęsk żywiołowych przewiduje się dofinansowanie w wysokości ,00 zł r. zadania: odbudowa infrastruktury drogowej, ustalając termin składania wniosków do dnia r. Po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i podpisaniu umowy z wykonawcą, w dniu r. wpłynął do KPRM wniosek Wójta Gminy o dofinansowanie odbudowy po powodzi dróg gminnych: Majdy-Łukasze oraz Karczówka zniszczonych podczas 13

14 powodzi w 2001 i 2002 r. Całkowita wartość przedsięwzięcia wyniosła ,72 zł. zł., w tym wnioskowana kwota dotacji celowej ,00 zł. a środki własne Gminy ,72 zł. Do wniosku zostały załączone zestawienia rzeczowo-finansowe robót do wykonania na wymienionych drogach gminnych. Wniosek został pozytywnie zaopiniowany z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, przez Kierownika Oddziału Zamiejscowego w Nowym Sączu Wydziału Środowiska i Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, pismem z dnia r. znak: ŚR.XIII.ASz.6831/21/04. W dniu r. została zawarta umowa nr MAŁ/298/KPRM/2004 pomiędzy Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów reprezentowanym przez Jana Wintera p.o. Dyrektora Biura ds. Usuwania Klęsk Żywiołowych KPRM a Gminą Słopnice reprezentowaną przez Adama Sołtysa Wójta Gminy, z kontrasygnatą Skarbnika Jana Więcka. Przedmiotem umowy było przekazanie dotacji celowej w wysokości ,00 zł. na dofinansowanie zadania związanego z usuwaniem skutków powodzi z 2001 i 2002 roku, dotyczącego odbudowy dróg gminnych: Majdy - Łukasze oraz Karczówka wymienionych we wniosku. Wartość zadania ogółem wyniosła ,72 zł., w tym wnioskowana kwota dotacji ,00 zł., co stanowi 76,16 % wartości kosztów zadania. Udział środków własnych Gminy w wysokości ,72 zł. stanowi 23,84 % kosztów przedsięwzięcia. Termin zakończenia zadania ustalono na dzień r. Rozliczenie finansowe zadań. W 2003 roku Gmina Słopnice (zwana dalej UG) otrzymała środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków powodzi z 2001 i 2002 roku w wysokości: ,00 zł. Poleceniem przelewu z dnia r. przekazano dotację celową w wysokości ,00 zł. z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek bankowy UG w Słopnicach w Banku Spółdzielczym Rzemiosła Kraków, Oddział w Tymbarku tytułem: rozdział 60078, Wojewoda Małopolski pismem znak: FB.II.P.3054/10-5/03 z dnia r. zawiadomił o przyznaniu dotacji celowej na 2003 r. w kwocie ,00 zł w dziale 600 Transport i Łączność, rozdział , Dotacja jest przeznaczona na realizację zadań inwestycyjnych samorządu związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, objętych umową podpisaną z Szefem KPRM na odbudowę dróg gminnych: Garcarzówka, Pożogi oraz Kulpówka w Słopnicach. Wyżej wymienione środki dotacji celowej zostały wprowadzone do budżetu gminy na podstawie otrzymanej promesy Uchwałą Nr V/30/03 Rady Gminy Słopnice z dnia r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2003 r. po stronie dochodów i wydatków w dz. 600, rozdziale 60078, 6330 ( dochody) i 6050 (wydatki). Wyżej wymienione środki finansowe przeznaczono na realizację następującego zadania: Odbudowa dróg gminnych: Garcarzówka, Pożogi oraz Kulpówka w miejscowości Słopnice. Całkowita wartość zadania ,50 zł. Środki dotacji celowej ,00 zł. Środki własne gminy ,50 zł. 14

15 Zarządzeniem Nr S /2003 Wójta Gminy Słopnice z dnia r. została powołana Komisja Przetargowa do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. Szacunkową wartość zamówienia w kwocie ,78 zł. ustalono na podstawie sumy trzech kosztorysów inwestorskich poszczególnych odcinków dróg., w tym: Droga gminna Garcarzówka ,98 zł Droga gminna Pożogi ,81 zł. Droga gminna Kulpówka ,99 zł. Na realizację powyższego zadania Wójt Gminy Słopnice Zarządzeniem nr 22/03 z dnia r. ogłosił przetarg nieograniczony o szacunkowej wartości zamówienia powyżej ,00 euro, z zastosowaniem preferencji krajowych, oraz zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych Nr 48, pozycja z dnia r. Dodatkowo ogłoszenie o przetargu wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniach od do r., oraz ukazało się na stronie internetowej Urzędu w tym samym terminie. Termin składania ofert upływał w dniu r. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia pobrało trzech oferentów a w przewidzianym terminie wpłynęły 2 ważne oferty, z których Komisja Przetargowa za najkorzystniejszą uznała ofertę przedstawioną przez Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Limdróg z Limanowej. Wykonawca wyłoniony w drodze postępowania przetargowego zobowiązał się zrealizować przedmiot zamówienia publicznego za kwotę ,50 zł. Pismem z dnia r. Urząd Gminy w Słopnicach powiadomił pisemnie uczestników postępowania przetargowego o wyborze wykonawcy robot. Prace Komisji Przetargowej oraz protokół postępowania o zamówienie publiczne zatwierdził Wójt Gminy w dniu r. Ogłoszenie o wynikach postępowania przetargowego ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 69 z dnia r. pod pozycją nr W dniu r. została zawarta umowa Nr 1/2003 pomiędzy Gminą Słopnice reprezentowaną przez Wójta Gminy a Wykonawcą wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego. Przedmiotem umowy była odbudowa po powodzi dróg: Garcarzówka, Pożogi oraz Kulpówka w Słopnicach. Umowna wartość robót zgodna z kosztorysem ofertowym przedstawionym przez wykonawcę. Termin zakończenia zadania ustalono do dnia r. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało złożone w dniu zawarcia umowy w wysokości ,00 zł. w formie gwarancji ubezpieczeniowej nr GU/NS/2003/0225, wystawionej przez Tryg Polska Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Oddział Nowy Sącz, ul. Jagiellońska 24, na okres od r. do dnia r. 15

16 Pismem z dnia r. wykonawca robót zgłosił pisemnie zakończenie realizacji zadania i gotowość do odbioru robót objętych umową. Komisyjnego odbioru końcowego wraz z przekazaniem dróg do użytkowania dokonano w dniu r. w obecności przedstawicieli Zleceniodawcy oraz Wykonawcy robót. Rozliczenie z zawartej umowy nastąpiło na podstawie faktury Vat nr 107/03 z dnia r. na kwotę ,50 zł. wystawionej przez Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Limdróg z Limanowej. Poleceniem przelewu z dnia r. na wyżej wymienioną kwotę Urząd Gminy w Słopnicach uregulował powstałe zobowiązanie. Z opisu faktury wynika, że została zapłacona ze środków dotacji celowej w kwocie ,00 zł. oraz ze środków własnych gminy w kwocie ,50 zł. Faktura sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zastosowano prawidłową klasyfikację budżetową : Dział 600, rozdział 60078, Pismem z dnia r. Urząd Gminy w Słopnicach przesłał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie końcowe kosztów zadania realizowanego z udziałem środków publicznych zgodnie z umową nr MAŁ/206/KPRM/2003 z dnia r. Zadanie zostało zakończone i rozliczone. W 2004 roku Gmina Słopnice (zwana dalej UG) otrzymała środki finansowe pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków powodzi z 2001 i 2002 roku w wysokości: ,00 zł. Poleceniem przelewu z dnia r. przekazano dotację celową w wysokości ,00 zł. z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego na rachunek bankowy UG w Słopnicach w Banku Spółdzielczym Rzemiosła Kraków, Oddział w Tymbarku tytułem : rozdział 60078, Wojewoda Małopolski pismem znak: FB.II.P z dnia r. zawiadomił o przyznaniu dotacji celowej na 2004 r. w kwocie ,00 zł. w dziale 600 Transport i Łączność, rozdz , Dotacja jest przeznaczona na realizację zadań inwestycyjnych samorządu związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, objętych umową podpisaną z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów na odbudowę dróg gminnych Majdy - Łukasze oraz Karczówka w Słopnicach. Wyżej wymienione środki dotacji celowej zostały wprowadzone do budżetu gminy na podstawie otrzymanej promesy Uchwałą Nr XIII/77/04 Rady Gminy Słopnice z dnia r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2004 r. po stronie dochodów i wydatków w dziale. 600, rozdziale 60078, 6330 (dochody) i 6050 (wydatki). Wyżej wymienione środki finansowe przeznaczono na realizację następującego zadania: Odbudowa dróg gminnych Majdy Łukasze oraz Karczówka w Słopnicach. Całkowita wartość zadania ,72 zł. Środki dotacji celowej ,00 zł. Środki własne gminy ,72 zł. 16

17 Wójt Gminy Słopnice Zarządzeniem Nr Or.OK /04 z dnia r. powołał Komisję Przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Szacunkową wartość zamówienia w kwocie ,39 zł. (co stanowi ,22 euro) ustalono na podstawie sumy kosztorysów inwestorskich dwóch odcinków dróg, w tym: Droga gminna Majdy Łukasze : ,28 zł. Droga gminna Karczówka : ,11 zł. Na realizację powyższego zadania Wójt Gminy Zarządzeniem nr Or.OK /04 z dnia r. ogłosił przetarg nieograniczony o szacunkowej wartości zamówienia poniżej ,00 euro, oraz zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniach od do r., oraz ukazało się na stronie internetowej UG od dnia r. Termin składania ofert upływał w dniu r. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia pobrało czterech oferentów a w przewidzianym terminie ofertę przetargową złożyło trzech oferentów, z których Komisja Przetargowa za najkorzystniejszą uznała ofertę przedstawioną przez Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Limdróg z Limanowej. Wykonawca wyłoniony w drodze postępowania przetargowego zobowiązał się zrealizować przedmiot zamówienia publicznego za kwotę ,72 zł. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej poniżej ,00 euro oraz prace Komisji Przetargowej zatwierdził Wójt Gminy Adam Sołtys. Pismem z dnia r. Urząd Gminy w Słopnicach powiadomił pisemnie uczestników postępowania przetargowego o wyborze oferty. W dniu r. została zawarta umowa Nr 2/04 pomiędzy Gminą Słopnice reprezentowaną przez Wójta Gminy - zwanym dalej Zamawiającym a Przedsiębiorstwem Drogowo-Mostowym Limdróg z Limanowej. Przedmiotem umowy była odbudowa po powodzi dróg: Majdy Łukasze oraz Karczówka w Słopnicach. Umowna wartość robót zgodna z kosztorysem ofertowym przedstawionym przez wykonawcę. Termin zakończenia zadania ustalono do dnia r. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało złożone w dniu zawarcia umowy w wysokości 6.565,00 zł. w formie gotówki (przelew na rachunek bankowy UG w Słopnicach). Pismem z dnia r. wykonawca robót zgłosił pisemnie zakończenie realizacji zadania i gotowość do odbioru robót objętych umową. Komisyjnego odbioru końcowego wraz z przekazaniem dróg do użytkowania dokonano w dniu r. w obecności przedstawicieli Zleceniodawcy oraz Wykonawcy robót. 17

18 Rozliczenie z zawartej umowy nastąpiło na podstawie faktury Vat nr 167/04 z dnia r. na kwotę ,72 zł. wystawionej przez Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Limdróg z Limanowej. Poleceniem przelewu z dnia r. na wyżej wymienioną kwotę. UG w Słopnicach regulował powstałe zobowiązanie. Z opisu faktura wynika, że została zapłacona ze środków dotacji celowej w kwocie ,00 zł. oraz ze środków własnych Gminy w kwocie ,72 zł. Faktura sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zastosowano prawidłową klasyfikację budżetową : Dział 600, rozdział 60078, Pismem z dnia r. Urząd Gminy w Słopnicach przesłał do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozliczenie końcowe kosztów zadania realizowanego z udziałem środków publicznych zgodnie z umową nr MAŁ/298/KPRM/2004 z dnia r. Zadanie zostało zakończone i rozliczone II. Produkcja roślinna Podstawa prawna: Ustawa z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz.198 z późn. zm.), Ustawa z dnia 18 grudnia 2003 r. o ochronie roślin (Dz. U. z 2004 r. Nr 11, poz. 94 z późn. zm.). Tematyka kontroli : 1. Wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi oraz prowadzenie nadzoru nad uprawą maku i konopi. 2. Przyjmowanie informacji o pojawieniu się organizmów kwarantannowych. Sprawy produkcji roślinnej prowadzone były w teczce rzeczowej Nr 6033 Zezwolenie na uprawę maku i konopi. Ad.1 Wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi oraz prowadzenie nadzoru nad uprawą maku i konopi. Uprawę maku i konopi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu narkomanii na podstawie której, w roku 2003 oraz w 2004, podobnie jak w latach poprzednich, obowiązywał całkowity zakaz uprawy maku i konopi w tym na tzw.,,potrzeby własne. Wojewoda Małopolski, na wniosek instytucji kontraktujących i w porozumieniu z Ministrem Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Ministrem Zdrowia każdego roku, Rozporządzeniem, ustala dla województwa małopolskiego ogólną powierzchnię przeznaczoną pod uprawę maku niskomorfinowego na cele spożywcze oraz rejonizację tych upraw w ramach kontraktacji. 18

19 W 2003 roku sprawy te regulowało Rozporządzenie Nr 7/03 Wojewody Małopolskiego z dnia 28 lutego 2003 r., a w roku 2004 Rozporządzenie Nr 4/03 Wojewody Małopolskiego z dnia 9 marca 2004 r. Zgodnie z wyżej wymienionymi rozporządzeniami, teren Gminy Słopnice w 2003 i 2004 roku objęty został całkowitym zakazem uprawy maku niskomorfinowego na cele spożywcze. W toku kontroli stwierdzono przestrzeganie zapisów przedmiotowych Rozporządzeń Wojewody Małopolskiego. Wójt Gminy Słopnice nie wydawał w 2003 i 2004 roku zezwoleń na uprawę maku i konopi na terenie Gminy. Z dokumentacji przedłożonej w toku kontroli oraz uzyskanych wyjaśnień w tej sprawie wynika, że informacje o całkowitym zakazie uprawy maku i konopi oraz postanowieniach wynikających z Rozporządzeń Wojewody Małopolskiego, są podawane do ogólnej wiadomości poprzez wywieszanie na tablicach ogłoszeń w poszczególnych wsiach oraz na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy. Z przedstawionych materiałów wynika, że w dniu r. pracownicy Urzędu Gminy przeprowadzili kontrolę upraw polowych na terenie 5 wsi tworzących Gminę Słopnice: Słopnice Dolne, Podmogielica, Słopnice Górne oraz Granice nie stwierdzając upraw maku i konopi. W trakcie kontroli stwierdzono, że zadania w zakresie produkcji roślinnej w kontrolowanym Urzędzie realizowane były prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ad.2 W okresie objętym kontrolą nie przyjmowano informacji o pojawieniu się organizmów kwarantannowych. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pan Jan Więcek Skarbnik Gminy Pan Józef Wikar Kierownik Referatu Inwestycji i Gospodarki Komunalnej Pan Leszek Kuna inspektor PanTadeusz Florek inspektor WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I MIGRACJI I. Rejestracja stanu cywilnego Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (jt. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688), Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 1964 Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm). 19

20 Przedmiotem kontroli była prawidłowość rejestracji stanu cywilnego oraz sprawdzenie pomieszczeń Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie zabezpieczenia ksiąg archiwalnych i bieżącej rejestracji stanu cywilnego. W 2003 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Słopnicach sporządzono ogółem: - 2 akty urodzeń - 34 akty małżeństw - 14 aktów zgonu. Natomiast w roku 2004 w okresie objętym kontrolą sporządzono: - 2 akty urodzeń - 13 aktów małżeństw - 6 aktów zgonu. Akty sporządzone zostały w księdze stanu cywilnego pismem ręcznym. Stwierdzono prawidłową numerację aktów stanu cywilnego oraz adnotacje o zamknięciu księgi po ostatnim sporządzonym akcie w danym roku kalendarzowym. Stosowano właściwą pisownię nazwisk i dat. Akty stanu cywilnego sporządzono starannie, czytelnie, bez skreśleń i poprawek. W zakresie rejestracji małżeństw stwierdzono zachowanie terminów przekazania przez duchownego zaświadczenia stanowiącego podstawę sporządzenia aktu małżeństwa, ważności zaświadczenia, terminu sporządzenia aktu małżeństwa. Właściwie odtwarzane były podpisy osób zawierających małżeństwo oraz świadków. Przyjęto prawidłowo wypełnione zaświadczenia przekazywane przez osoby duchowne, w każdym przypadku zaopatrzone w pieczęć parafii i podpis proboszcza lub wikarego. Dokumenty w aktach zbiorowych skompletowane zostały prawidłowo. Decyzje wydawane przez Urząd Stanu Cywilnego posiadały prawidłową podstawę prawną. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w prawidłowy sposób prowadził postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji w trybie ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz Kpa. W prawidłowy sposób zawiadamiane były organy ewidencji ludności o zmianach w aktach stanu cywilnego. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym zgodnie z treścią art. 83 ustawy z 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego. Na podaniach odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców. Stwierdzono, że w 2003 roku nie przestrzegano 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów, który określa sposób prowadzenia skorowidzów alfabetycznych do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego. Zgodnie z cytowanym przepisem skorowidze należy prowadzić dla aktów stanu cywilnego sporządzonych w danym roku kalendarzowym, podczas gdy w Urzędzie Stanu Cywilnego prowadzono je przez kilka lat. Nieprawidłowość omówiono z Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w trakcie kontroli. Urząd Stanu Cywilnego mieści się na pierwszym piętrze budynku Urzędu Gminy i składa się z jednego pomieszczenia. Urząd Stanu Cywilnego nie posiada sali ślubów ani odrębnego 20

21 archiwum dla ksiąg stanu cywilnego. Księgi bieżące i archiwalne, akta zbiorowe druki i pieczęcie są przechowywane w pokoju Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Uroczystości ślubne odbywają się w gabinecie Wójta. Budynek Urzędu Gminy posiada dodatkowo zabezpieczenie elektroniczne. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Zofia Mrózek powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy w Słopnicach nr III/20/97 z dnia 14 kwietnia 1997 roku, Zastępcą Pani Krystyna Wikar powołana uchwałą Rady Gminy w Słopnicach nr V/33/1997 z dnia 27 maja 1997 roku. II. Ewidencja ludności i dowody osobiste Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 z późn. zm.), Ustawa z dnia 11 kwietnia 2001 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2001 r. Nr 43, poz. 476), Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ustawy o działalności gospodarczej (Dz. U. z 1997 r. Nr 113, poz. 733 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numery PESEL (Dz. U. 236, poz. 1996), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydania dowodów, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2000 r. Nr 112, poz z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). W toku prowadzenia kontroli ustalono, że Gmina Słopnice liczyła 5972 stałych mieszkańców, według stanu zawartego w komputerowej bazie na 30 czerwca 2004 r. Na pobyt czasowy ponad 2 miesiące zameldowane były 32 osoby spoza terenu Gminy, w tym 1 cudzoziemiec. W okresie objętym kontrolą ewidencja ludności była prowadzona w systemie informatycznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych oraz w systemie kartotecznym. Do obsługi informatycznego systemu ewidencji ludności wykorzystywane było oprogramowanie opracowane przez firmę MEMAX EWLUD z Krakowa, wersja 6,31. Ewidencja ludności aktualizowana była na podstawie danych osobowych zgłoszonych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego oraz w oparciu o zawiadomienia z urzędów stanu cywilnego o urodzeniach, zmianach stanu cywilnego i zgonach. Do gminnych zbiorów meldunkowych wprowadzane były również informacje dotyczące dowodów osobistych wydanych przez Wójta Gminy Słopnice. 21