PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2011

Transkrypt

1 Urząd Miasta Katowice Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 011 Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) L.p. Nazwa jednostki 1 URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice 1 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 51 ust. -7 i ust. 1 ustawy. ) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 3) Niepotrzebne skreślić. 4) Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: Działalność Wspomagająca. Wówczas należy wybrać odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzenie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie. 1

2 Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze W działalności Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione obszary ryzyka: Inwestycje Zamówienia publiczne 3. Pozyskanie i wykorzystanie środków UE 4. Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości 5. Podatki i opłaty 6. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 7. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 8. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 9. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 10. Gospodarka mieszkaniowa 1 Postępowania egzekucyjne 1 Budownictwo i gospodarka przestrzenna 13. Ochrona i promocja zdrowia 14. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 15. Polityka społeczna 16. Oświata i edukacja 17. Kultura i sport 18. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego 19. Polityka informacyjna i promocja miasta 0. Organizacja Urzędu Miasta Katowice

3 System informatyczny Strategia i rozwój miasta. W powyższych obszarach ryzyka określono zadania i wielkość ryzyka, które znajdują się w Załączniku nr Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszym analizom. Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień r. W zastosowanej analizie matematycznej główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, kontrole wew. i audyt wew., stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od ostatniej kontroli oraz audytu wew. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr Zastosowane analizy ryzyka ujęte w Załączniku Nr 1 i posłużyły do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której weszły tylko zadania o wysokim i bardzo wysokim ryzyku. Załącznik Nr 3 przedstawia priorytety dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu na rok 011, jak i ich szacunki na lata następne. L.p. Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Obszar działalności jednostki Typ obszaru działalności Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy Opis obszaru działalności wspomagającej 4) Poziom ryzyka w obszarze OBSZAR RYZYKA : INWESTYCJE Nadzór merytoryczny i finansowy nad realizacją inwestycji 3

4 Pozyskanie terenów pod planowaną inwestycję Przebudowa Strefy Rondo- Rynek Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowo-kosztorysowej, służącej do opisania przedmiotu zamówienia dla postępowań o udzielenie zamówienia na wyłonienie Wykonawcy realizacji inwestycji, a także służącej do wykonania tych robót oraz uzyskania stosownych decyzji administracyjnych Pozyskanie inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo-Rynek Wyłonienie usług projektowych (dokumentacja techniczna-projekt wykonawczo-przetargowy) Udział w opracowaniu budżetu miasta i jego zmian (w zakresie weryfikacji i opiniowania projektów planów i wniosków o zmianę w zakresie zadań związanych z realizacją Miejskiego zespołu Kąpieliskowego) Tak//Nie³) Wysoki/Średni/Niski Tak/Nie³) Wysoki/Średni/Niski Tak//Nie³) Bardzo Wysoki/Średni/Niski Tak//Nie³) Wysoki/Średni/Niski Tak//Nie³) Wysoki/Średni/Niski OBSZAR RYZYKYKA : ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Kontrola wybranych przez komórki organizacyjne UMK trybów udzielania zamówień publicznych Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski Kontrola czynności w postępowaniach (zatwierdzanie postępowań) Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 3. Publikacja ogłoszeń przewidzianych ustawą z dnia r. Prawo zamówień publicznych Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 3. OBSZAR RYZYKA : ORGANIZACJA ORAZ PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI 4

5 Sporządzanie sprawozdań w zakresie niepodatkowych dochodów własnych i zleconych Rozliczanie i odprowadzanie do US podatku od towarów i usług 4. OBSZAR RYZYKA : USŁUGI ADMINISTRACYJNE ORAZ OBSŁUGA MIESZKAŃCÓW Zapewnienie aktualności oraz udostępnianie danych opisowych zawartych w operacie gruntów i budynków Rejestracja pojazdu nowego, zarejestrowanego na terytorium miasta Katowice (zmiana właściciela), marki SAM oraz sprowadzonego z zagranicy Rejestracja pojazdu wcześniej zarejestrowanego na terenie RP przez inny organ rejestrujący Wydawanie po raz pierwszy prawa jazdy + rozszerzenie uprawnień Ustawowa wymiana krajowego PJ i wymiana zagranicznego PJ określonego w konwencji, wpis potwierdzenia kwalifikacji Dokonywanie czasowej rejestracji pojazdów 7. Wydanie wtórnika karty pojazdu Dokonywanie zmian w ewidencji zgłoszonej przez właściciela, wydanie wtórnika lub wymiana dowodu rejestracyjnego Dokonywanie czasowego wycofania pojazdu z ruchu 5

6 10 Udzielanie porad i wsparcia w sporach między konsumentami, a przedsiębiorcami Tak/Nie³) Obsługa mieszkańców Bardzo Wysoki/Średni/Niski Planowanie dochodów i wydatków na dany rok kalendarzowy przez komórki organizacyjne Realizacja i nadzór nad wykonywaniem wydatków komórek organizacyjnych 5. OBSZAR RYZYKA : NADZÓR I KONTROLA NAD BUDŻETEM MIASTA 6. OBSZAR RYZYKA : GOSPODARKA MIENIEM ORAZ MAJĄTKIEM Pozyskiwanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy, trwałego zarządu, użytkowania Prowadzenie spraw sądowych dotyczących miasta Katowice działający w imieniu Skarbu Państwa, w postępowaniu sądowym i administracyjnym 7. OBSZAR RYZYKA : GOSPODARKA MIESZKANIOWA Przydział lokali zamiennych 3 4. Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego Zapłata odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego zgodnie z wyrokiem eksmisyjnym Wynajem lokali mieszkalnych od innych podmiotów celem ich podnajmu jako lokale socjalne Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 6

7 Prowadzenie wszystkich spraw związanych z egzekucją zasądzonych należności 8. OBSZAR RYZYKA : POSTĘPOWANIE EGZEKUCYJNE 9. OBSZAR RYZYKA : BUDOWNICTWO I GOSPODARKA PRZESTRZENNA 3. Sporządzanie / zmiany studium w trybie ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym Dostarczenie wnioskodawcy dokumentu umożliwiającego przeprowadzenie robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Urzędowi Statystycznemu danych do dalszego przetwarzania Decyzja o warunkach zabudowy lub o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego 4 Decyzja o pozwoleniu na budowę 10. OBSZAR RYZYKA : OCHRONA ŚRODOWISKA I GOSPODARKA KOMUNALNA Zaspokajanie mieszkańców w zakresie 1 ochrony zasobów środowiska oraz gospodarki komunalnej Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska, na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy; na przekazanie zwłok na potrzeby naukowe; posiadanie psów rasy agresywnej, na prowadzenie schronisk dla bezdomnych zwierząt, odebranie zwierzęcia właścicielowi, rejestracja 7

8 3 4 zwierząt egzotycznych Utrzymanie pomników i miejsc pamięci narodowej Realizacja umów w zakresie ochrony i kształtowania środowiska Tak/Nie³) Bardzo Wysoki/Średni/Niski 1 OBSZAR RYZYKA : OŚWIATA I EDUKACJA 3 Prowadzenie procedury likwidacji szkoły lub placówki oświatowej Realizacja inwestycji i remontów w szkołach i placówkach oświatowych Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw Koordynacja i monitoring w trakcie procesu przygotowań i przeprowadzenia imprez sportowych o charakterze ogólnopolskim i międzynarodowym Przygotowywanie i opracowywanie umów oraz dokumentacji w zakresie współorganizacji imprez sportowych Tak/Nie³) Bardzo Wysoki/Średni/Niski 1 OBSZAR RYZYKA : KULTURA I SPORT 13. OBSZAR RYZYKA : BEZPIECZEŃSTWO I UTRZYMANIE PORZĄDKU PUBLICZNEGO Koordynacja działalności Miejskiego Centrum Ratownictwa Organizacja ochrony przeciwpożarowej 8

9 Zapobieganie zagrożeniom środowiskowym Postępowanie w sprawach zgromadzeń publicznych, imprez masowych, imprez kulturalnych i zbiórek publicznych oraz wykorzystanie drogi w sposób szczególny Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z art.50a i 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym Tak/Nie³) Bardzo Wysoki/Średni/Niski 14. OBSZAR RYZYKA : POLITYKA INFORMACYJNA I PROMOCJA MIASTA Zarządzanie Infrastrukturą Informacji Przestrzennej, promowanie miasta - ułatwianie dostępu do informacji mieszkańcom i kontrahentom Urzędu Miasta Tak/Nie³) Promocja Wysoki/Średni/Niski 15. OBSZAR RYZYKA : ORGANIZACJA URZĘDU MIASTA KATOWICE 3. Prowadzenie spraw osobowych pracowników oraz administracji kadrowej Kontrola zużycia wody w budynkach UMK Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa Tak/Nie³) Zatrudnienie Wysoki/Średni/Niski Tak/Nie³) Gospodarowanie majątkiem Bardzo Wysoki/Średni/Niski Tak/Nie³) Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 16. OBSZAR RYZYKA : SYSTEM INFORMATYCZNY Utrzymanie i rozwój systemów informatycznych UMK Tak/Nie³) Systemy informatyczne Wysoki/Średni/Niski Zapewnienie stałej łączności w zintegrowanym systemie obsługi Tak/Nie³) Systemy informatyczne Wysoki/Średni/Niski 9

10 3. Zapewnienie efektywnego gospodarowania sprzętem komputerowym Tak/Nie³) Systemy informatyczne Wysoki/Średni/Niski 3. Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające L. p. Temat zadania zapewniającego Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny w tabeli ) Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi ' 3. Wynagradzanie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem Europejskiego Banku Inwestycyjnego za 010r. Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 010r. Działalność podstawowa I 8.II.011 (80 osobodni) Działalność podstawowa III 15.IV.011 (40 osobodni) Działalność podstawowa 16.IV 09.V.011 (30 osobodni) Nie 3) Nie 3) Nie 3) Audyt obejmuje Wydział Edukacji oraz wybrane jednostki organizacyjne miasta Katowice 10

11 '4. Utrzymanie pomników i miejsc pamięci narodowej Działalność podstawowa 10.V 15.VI.011 (30 osobodni) Nie 3) '5. Pozyskanie inwestorów na zagospodarowanie terenów położonych w strefie Rondo Rynek Działalność podstawowa 16.VI 3VII. 011 (60 osobodni) Nie 3) '6. Udzielanie porad i wsparcia w sporach między konsumentami, a przedsiębiorcami Działalność wspomagająca VIII 30.IX.011 (60 osobodni) Nie 3) '7. Kontrola zużycia wody w budynkach Urzędu Miasta Działalność wspomagająca X 30.X.010 (40 osobodni) Nie 3) '8. Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z ustawą Prawo o ruchu drogowym Działalność podstawowa XI 3XII.011 (80 osobodni) Nie 3) 3. Planowane czynności doradcze L.p. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) Uwagi etaty 4 dni (8 osobodni) Czas podany jako planowany może ulec zmianie. 11

12 4. Planowane czynności sprawdzające L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzającyc h czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Ocena wydatków kwalifikowanych realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności za 009r. Ocena zgodności zapisów księgowych operacji odnoszących się do realizacji i finansowania Projektów współfinansowanych kredytem EBI za rok 009 Skuteczność procedur postępowania przy realizowaniu zamówień publicznych poniżej euro Zarządzanie korespondencją wpływającą do Urzędu kancelaria główna Inwestycje Inwestycje Zamówienia publiczne Organizacja Urzędu Miasta Katowice II kwartał 011r. ( dni robocze) (4 osobodni) I kwartał / II kwartał 011r. ( dni robocze) (4 osobodni) IV kwartał 011r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) IV kwartał 011r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) Uwagi Czynności zostaną przeprowadzone łącznie z czynnościami audytowymi ujętymi w tabeli pkt.3.3 Czynności zostaną przeprowadzone łącznie z czynnościami audytowymi ujętymi w tabeli pkt.3. Czynności zostaną przeprowadzone równolegle z zadaniem audytowym pn. Kontrola zużycia wody w 1

13 5 Wydawanie kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych Polityka społeczna 6. Kontrola imprez masowych na które wydano zezwolenia Usługi dla mieszkańców 7. Realizacja planu finansowego powiatowego zasobu geodezyjno-kartograficznego Gospodarka przestrzenna i mienie komunalne IV kwartał 011r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) IV kwartał 011r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) IV kwartał 011r. (1 dzień roboczy) ( osobodni) budynkach Urzędu Miasta 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach L.p. Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny w tabeli ) Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Inwestycje 01 Nadzór i kontrola nad budżetem miasta Oświata i edukacja Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców Organizacja oraz prowadzenie rachunkowości

14 6. Gospodarka mieniem oraz majątkiem Zamówienia publiczne Gospodarka mieszkaniowa Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego System informatyczny Kultura i sport Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 011 rok może ulec zmianie. 7. Cykl audytu. Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 011 zidentyfikowanych (głównych) obszarów ryzyka jest, zaplanowanych do realizacji w 011r. jest 8 zadań. Iloczyn wynosi zatem,75 - co po zaokrągleniu daje wynik 3. 14

15 Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 8 rocznie, potrzeba 3 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice. 8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego W planie na 011r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych Audytora Wewnętrznego ( osoby) przedstawia poniższa tabela: Ogółem dni roboczych w 011r. w tym: 5 w tym: 5 x osoby = 504 osobodni Nieprzewidziane działania, choroby, szkolenia (statystycznie) 3 x = 6 osobodni Urlopy 6 x = 5 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych 4 x = 8 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających 9 x = 18 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających i czynności z tym związanych 10 x = 40 osobodni 15

16 Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli (liczący audytorów wewnętrznych) może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 10 dni przez osoby, co daje 40 osobodni, tj godzin. 16