PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2013

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Chojnicach ul. 31 Stycznia Chojnice AW PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2013 Załącznik do uchwały nr 337/2012 Zarządu Powiatu Chojnickiego z dnia 20 grudnia 2012 r. 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym Lp. Nazwa jednostki 1 Starostwo Powiatowe w Chojnicach 2 Dom Pomocy Społecznej w Chojnicach 3 Szpital Specjalistyczny im. J.K. Łukowicza w Chojnicach 4 Muzeum Historyczno Etnograficzne w Chojnicach 5 Poradnia Psychologiczno Pedagogiczna w Chojnicach 6 Zespół Szkół Specjalnych w Chojnicach 7 Zespół Szkół Specjalnych w Czersku 8 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Brusach 9 II Liceum Ogólnokształcące im. gen. Władysława Andersa w Chojnicach 10 Zespół Szkół Licealnych w Czersku 11 Zespół Szkół w Chojnicach 12 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 1 im. Tajnej Organizacji Wojskowej Gryf Pomorski w Chojnicach 13 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 im. Św. Józefa Patrona Rzemieślników w Chojnicach 14 Technikum Nr 3 im. Bohaterów Szarży pod Krojantami w Chojnicach 15 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Malachinie 16 Technikum nr 2 w Chojnicach w Chojnicach 17 Powiatowa Bursa dla Młodzieży Szkolnej w Chojnicach, 18 Centrum Edukacyjno - Wdrożeniowe 19 Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Chojnicach 20 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chojnicach 21 Powiatowy Urząd Pracy w Chojnicach 22 Placówka Rodzinna Przystań w Czersku 1

2 2. Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Obszar działalności jednostki Lp. Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Właściwe koordynowanie zadań i kierowanie Wydziałem 1 Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. Opracowywanie projektu budżetu Powiatu, przygotowanie zmian budżetu oraz kontrola i analiza 2 wykonania budżetu. Sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu. 3 Windykacja należności budżetowych Starostwa i Skarbu Państwa. 4 Windykacja należności wybranych powiatowych jednostek organizacyjnych. 5 Planowanie dochodów oraz stopień ich realizacji. 6 Planowanie wydatków oraz stopień ich realizacji. Typ obszaru działalności Obszar działalności związany z dysponowaniem środkami, o których mowa w art. 5 ust.3 ustawy Opis obszaru działalności wspomagającej Nie --- Poziom ryzyka w obszarze Średni Nie Gospodarka finansowa Najwyższy 2

3 7 Zaciąganie zobowiązań przez powiatowe jednostki organizacyjne. 8 Kredyty i pożyczki. 9 Zarządzanie jednostkami oświatowymi. Funkcjonowanie szkół ponadgimnazjalnych wybrane szkoły. 10 Prowadzenie spraw dot. awansu zawodowego nauczycieli. 11 Prowadzenie spraw dot. placówek niepublicznych. 12 Plany finansowe jednostek oświatowych. 13 Zagrożenie bezpieczeństwa uczniów. 14 Rekrutacja uczniów. 15 Realizacja zadań w dziedzinie wychowania i edukacji przez szkoły specjalne na terenie Powiatu Chojnickiego. 16 Ochrona danych osobowych w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 17 Obieg dokumentów. 18 Tworzenie bezpiecznych warunków przechowywania i archiwizowania dokumentów. 19 Realizacja zadań z zakresu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne. Nie Zarządzanie Niski Nie Zarządzanie Wysoki Nie Zarządzanie Najwyższy Nie Zarządzanie Wysoki Nie Zarządzanie Średni Nie Bezpieczeństwo Wysoki Nie Zarządzanie Średni Nie Zarządzanie Wysoki Nie Zakupy Wysoki 3

4 20 Prowadzenie ksiąg rachunkowych. 21 Prawidłowe przygotowanie, przebieg i rozliczanie inwentaryzacji aktywów i pasywów. 22 Systemy informatyczne. 23 Analiza kosztów stałych utrzymania powiatowych jednostek organizacyjnych w wybranych latach. 24 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w powiatowych jednostkach organizacyjnych. Wykorzystanie ZFŚSocj przez pracowników jednostek budżetowych. 25 Wydatki na delegacje służbowe w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 26 Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona ppoż w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 27 Zatrudnianie pracowników w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 28 Prowadzenie kancelarii. 29 Ochrona informacji niejawnych. 30 System obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Chojnicach wraz z zasadami prowadzenia archiwum oraz Nie Systemy informatyczne Wysoki Nie Gospodarka finansowa Niski Nie Zarządzanie/Bezpieczeństwo Wysoki Nie Zarządzanie Średni Nie Zarządzanie Niski Nie Bezpieczeństwo Wysoki Nie Zarządzanie Średni 4

5 systemem udzielania informacji publicznej. 31 Sprawowanie nadzoru nad działalnością statutową fundacji i stowarzyszeń. 32 Wyposażenie rzeczowe Urzędu i jego ochrona. 33 Analiza kosztów utrzymania Starostwa Powiatowego w Chojnicach. 34 Prawidłowość działań Biura Rady. 35 Zabezpieczenie i przestrzeganie w Starostwie Powiatowym przepisów dotyczących BHP. 36 Zadania z zakresu geodezji realizowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej oraz Biuro Ewidencji Gruntów i Budynków. Gospodarka nieruchomościami Powiatu i Skarbu Państwa, sprzedaż oraz stopień realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007r. o ujawnianiu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego. 37 Sprzedaż nieruchomości. 38 Odszkodowania z ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz ustawy o drogach publicznych. Nie --- Niski Nie Zarządzanie mieniem Wysoki Nie Zarządzanie Wysoki Nie Zarządzanie Wysoki Nie Zarządzanie/Gospodarka finansowa Wysoki 39 Dochody z tytułu czynszów najmu 5

6 dzierżawy lokali użytkowych. 40 Analiza wybranych inwestycji. 41 Obsługa interesantów w zakresie spraw transportowych, dopuszczania pojazdów do ruchu - rejestracja pojazdów oraz nadzór nad stacjami kontroli pojazdów. 42 Organizacja komunikacji Powiatu. 43 Dochody i wydatki realizowane przez Wydział Komunikacji. Opłaty ewidencyjne. 44 Organizacja i nadzór nad samorządowymi instytucjami kultury Muzeum Historyczno Etnograficzne w Chojnicach. 45 Środki finansowe na działalność kulturalną. 46 Dotacje dla samorządowych instytucji kultury. 47 Realizacja zadań w zakresie kultury realizowana przez Starostwo Powiatowe w Chojnicach. Prowadzenie kalendarza imprez powiatowych. 48 Rozliczenie środków finansowych na szkolenia w zakresie kultury fizycznej dla dzieci i młodzieży. 49 Zapewnienie bezpłatnego poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej w zakresie ochrony interesów konsumentów oraz występowanie do Nie Gospodarka finansowa Najwyższy Nie --- Średni Nie --- Najwyższy Tak Gospodarka finansowa Wysoki Nie --- Niski 6

7 przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i interesów konsumentów. 50 Realizacja zadań w zakresie: gospodarki wodnej, rybactwa śródlądowego, gospodarki leśnej, przeznaczania gruntów rolnych do zalesienia, gospodarki odpadami, prawa łowieckiego, ochrony przyrody, prawa geologicznego i górniczego, ochrony środowiska, ochrony gruntów rolnych. 51 Funkcjonowanie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Chojnicach. 52 Funkcjonowanie Powiatowego Urzędu Pracy w Chojnicach. 53 Jakość obsługi petentów. 54 Realizacja zadań z zakresu ustawy o promocji zatrudniania i instytucjach rynku pracy. 55 Realizacja programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez Powiatowy Urząd Pracy. 56 Funkcjonowanie Domu Pomocy Społecznej. 57 Finansowanie działalności z zakresu pomocy społecznej i przeciwdziałania bezrobociu. 58 Przygotowywanie realizacja i rozliczanie programów współfinansowanych ze środków Nie --- Najwyższy Nie Zarządzanie Średni Tak Gospodarka finansowa Wysoki Tak Gospodarka finansowa Wysoki 7

8 Unii Europejskiej przez Starostwo Powiatowe w Chojnicach. 59 Przygotowywanie realizacja i rozliczanie programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez powiatowe jednostki organizacyjne. 60 Koordynacja zadań w zakresie działań promocyjnych Powiatu oraz polityka informacyjna Urzędu. 61 Finansowanie podmiotów promujących Powiat. 62 Prowadzenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. 63 Prowadzenie ksiąg rachunkowych. 64 nienie bezpłatnego poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej 65 Poprawność sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych. 66 Zasady gospodarki kasowej, funkcjonowanie kasy i dokumentowanie operacji. 67 Gospodarka kasowa w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 68 Bilans. 69 Prawidłowość obiegu dokumentacji Tak Gospodarka finansowa Wysoki Nie Nie Zarządzanie/Gospodarka finansowa Zarządzanie/Gospodarka finansowa Wysoki Wysoki Nie Gospodarka finansowa Średni finansowej. Nie Gospodarka finansowa Średni 70 Ocena prawidłowości dowodów Nie Gospodarka finansowa Średni 8

9 księgowych w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 71 Przestrzeganie polityki rachunkowości przez powiatowe jednostki organizacyjne. 72 Zarządzanie zasobami ludzkimi Urlopy, zakresy obowiązków i procedury na stanowiskach, polityka szkoleń, rotacje pracowników - Starostwo Powiatowe w Chojnicach. 73 Delegacje służbowe - Starostwo Powiatowe w Chojnicach. 74 Prowadzenie spraw socjalnych pracowników- Starostwo Powiatowe w Chojnicach. 75 Wynagrodzenia i pochodne- Starostwo Powiatowe w Chojnicach. 76 Zarządzanie zasobami ludzkimi poziom zatrudnienia, urlopy, zakresy obowiązków i procedury na stanowiskach, polityka szkoleń, rotacje pracowników wybrane powiatowe jednostki organizacyjne. 77 Delegacje służbowe wybrane powiatowe jednostki organizacyjne. 78 Prowadzenie spraw socjalnych pracowników wybrane powiatowe jednostki organizacyjne. 79 Wynagrodzenia i pochodne wybrane powiatowe jednostki Nie Zarządzanie Wysoki Nie Gospodarka finansowa Średni Nie Zarządzanie Średni Nie Zarządzanie Średni Nie Gospodarka finansowa Wysoki Nie Zarządzanie Wysoki 9

10 organizacyjne. 80 Zarządzanie systemami informatycznymi - zakres i jakość obsługi zadań przez systemy informatyczne. 81 Bezpieczeństwo i ochrona systemów IT oraz zawartych w nich danych. 82 Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu oraz inwentaryzacja sprzętu. 83 Wydawanie decyzji w dziedzinie architektoniczno budowlanej. 84 Realizowanie zadań związanych z nadzorem urbanistyczno budowlanym. 85 Zabezpieczenie środków finansowych na wydatki związane z zamówieniami publicznymi powyżej 14 tyś EURO. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane. 86 Zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. Nie Systemy informatyczne Wysoki Nie Systemy informatyczne Wysoki Nie Systemy informatyczne Wysoki Nie Zakupy Wysoki Nie Zakupy Wysoki 10

11 3.Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1. Planowane zadania zapewniające Lp Temat zadania zapewniającego Windykacja należności budżetowych Starostwa i Skarbu Państwa Plany finansowe jednostek oświatowych Analiza wybranej inwestycji Dotacje dla samorządowych instytucji kultury 5 Bezpieczeństwo informacji Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzania zadania (w osobodniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi BUDŻET 1 30 Nie --- EDUKACJA PUBLICZNA INWESTYCJE 1 30 Nie Nie --- KULTURA 1 30 Nie --- FUNKCJONOWANIE URZĘDU/ SYSTEM INFORMATYCZNY 1 30 Opcjonalnie Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzania czynności doradczych (w osobodniach) Uwagi Analiza funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Chojnicach 11

12 4. Planowane czynności sprawdzające Lp. 1 Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Każde kolejno realizowane zadanie audytowe po upływie terminu określonego, przez kierownika komórki audytowanej, jako czas niezbędny na realizację zaleceń z audytu. Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzania czynności sprawdzających (w osobodniach) Uwagi Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Lp. Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Zabezpieczenie środków finansowych na wydatki związane z zamówieniami publicznymi powyżej 14 tyś EURO. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane Organizacja i nadzór nad samorządowymi instytucjami kultury Muzeum Historyczno Etnograficzne w Chojnicach Zabezpieczenie potrzeb informatycznych Urzędu oraz inwentaryzacja sprzętu. Wynagrodzenia i pochodne wybrane powiatowe jednostki organizacyjne 5 Wynagrodzenia i pochodne- Starostwo Powiatowe w Chojnicach 6 Gospodarka kasowa w powiatowych jednostkach organizacyjnych. 12

13 7 Finansowanie podmiotów promujących Powiat 8 Przygotowywanie realizacja i rozliczanie programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez powiatowe jednostki organizacyjne Zadania z zakresu geodezji realizowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej oraz Biuro Ewidencji Gruntów i Budynków. Gospodarka nieruchomościami Powiatu i Skarbu Państwa, sprzedaż oraz 9 stopień realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007r. o ujawnianiu w księgach wieczystych prawa własności nieruchomości Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego 10 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w powiatowych jednostkach organizacyjnych. Wykorzystanie ZFŚSocj przez pracowników jednostek budżetowych Realizacja zadań z zakresu udzielania zamówień publicznych przez 11 powiatowe jednostki organizacyjne 12 Planowanie dochodów oraz stopień ich realizacji 13 Planowanie wydatków oraz stopień ich realizacji 14 Zaciąganie zobowiązań przez powiatowe jednostki organizacyjne. Zarządzanie jednostkami oświatowymi. Funkcjonowanie szkół 15 ponadgimnazjalnych wybrane szkoły Realizacja zadań w dziedzinie wychowania i edukacji przez szkoły 16 specjalne na terenie Powiatu Chojnickiego 17 Sprzedaż nieruchomości Odszkodowania z ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz ustawy 18 o drogach publicznych 19 Obsługa interesantów w zakresie spraw transportowych, dopuszczania pojazdów do ruchu - rejestracja pojazdów oraz nadzór nad stacjami kontroli pojazdów Dochody i wydatki realizowane przez Wydział Komunikacji. Opłaty 20 ewidencyjne Funkcjonowanie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w 21 Chojnicach Realizacja zadań z zakresu ustawy o promocji zatrudniania i 22 instytucjach rynku pracy. Realizacja programów współfinansowanych ze środków Unii 23 Europejskiej przez Powiatowy Urząd Pracy 24 Finansowanie działalności z zakresu pomocy społecznej i przeciwdziałania bezrobociu 13

14 Zarządzanie systemami informatycznymi - zakres i jakość obsługi zadań 25 przez systemy informatyczne. 26 Wydawanie decyzji w dziedzinie architektoniczno budowlanej Realizowanie zadań związanych z nadzorem urbanistyczno 27 budowlanym Zamówienia których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych 28 równowartości euro 29 Kredyty i pożyczki 30 Przygotowywanie realizacja i rozliczanie programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez Starostwo Powiatowe w Chojnicach 31 Opracowywanie projektu budżetu Powiatu, przygotowanie zmian budżetu oraz kontrola i analiza wykonania budżetu. Sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu 32 Analiza kosztów utrzymania Starostwa Powiatowego w Chojnicach. 33 Bezpieczeństwo i ochrona systemów IT oraz zawartych w nich danych. Właściwe koordynowanie zadań i kierowanie Wydziałem 34 Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego 35 Prowadzenie spraw dot. placówek niepublicznych Ochrona danych osobowych w powiatowych jednostkach 36 organizacyjnych 37 Systemy informatyczne Analiza kosztów stałych utrzymania powiatowych jednostek 38 organizacyjnych w wybranych latach 39 Ochrona informacji niejawnych 40 Funkcjonowanie Powiatowego Urzędu Pracy w Chojnicach Koordynacja zadań w zakresie działań promocyjnych Powiatu oraz 41 polityka informacyjna Urzędu Zasady gospodarki kasowej, funkcjonowanie kasy i dokumentowanie 42 operacji. Rozliczenie środków finansowych na szkolenia w zakresie kultury 43 fizycznej dla dzieci i młodzieży. 44 Realizacja zadań w zakresie: gospodarki wodnej, rybactwa śródlądowego, gospodarki leśnej, przeznaczania gruntów rolnych do zalesienia, gospodarki odpadami, prawa łowieckiego, ochrony przyrody, prawa geologicznegoi górniczego, ochrony środowiska, ochrony gruntów rolnych 45 Prowadzenie ksiąg rachunkowych 14

15 Przestrzeganie polityki rachunkowości przez powiatowe jednostki 46 organizacyjne Windykacja należności wybranych powiatowych jednostek 47 organizacyjnych. Tworzenie bezpiecznych warunków przechowywania i archiwizowania 48 dokumentów 49 Prowadzenie ksiąg rachunkowych Prawidłowe przygotowanie, przebieg i rozliczanie inwentaryzacji 50 aktywów i pasywów. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona ppożw powiatowych 51 jednostkach organizacyjnych Zabezpieczenie i przestrzeganie w Starostwie Powiatowym przepisów 52 dotyczących BHP 53 Środki finansowe na działalność kulturalną Prowadzenie spraw socjalnych pracowników wybrane powiatowe 54 jednostki organizacyjne 55 Dochody z tytułu czynszów najmu dzierżawy lokali użytkowych 56 Realizacja zadań w zakresie kultury realizowana przez Starostwo Powiatowe w Chojnicach. Prowadzenie kalendarza imprez powiatowych. 57 Delegacje służbowe wybrane powiatowe jednostki organizacyjne 58 Funkcjonowanie Domu Pomocy Społecznej 59 Wyposażenie rzeczowe Urzędu i jego ochrona 60 Prawidłowość działań Biura Rady 61 Prowadzenie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości 62 Bilans 63 Zarządzanie zasobami ludzkimi Urlopy, zakresy obowiązków i procedury na stanowiskach, polityka szkoleń, rotacje pracowników - Starostwo Powiatowew Chojnicach 64 Zagrożenie bezpieczeństwa uczniów 65 Obieg dokumentów 66 Poprawność sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych 67 Jakość obsługi petentów. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników- Starostwo Powiatowe w Chojnicach 69 Organizacja komunikacji Powiatu

16 Prawidłowe przygotowanie, przebieg i rozliczanie inwentaryzacji 70 aktywów i pasywów Prawidłowość obiegu dokumentacji finansowej 2015 Ocena prawidłowości dowodów księgowych w powiatowych 72 jednostkach organizacyjnych Zarządzanie zasobami ludzkimi poziom zatrudnienia, urlopy, zakresy obowiązków i procedury na stanowiskach, polityka szkoleń, rotacje 2015 pracowników wybrane powiatowe jednostki organizacyjne 74 Rekrutacja uczniów 2015 Zatrudnianie pracowników w powiatowych jednostkach 75 organizacyjnych System obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Chojnicach wraz z zasadami prowadzenia archiwum oraz systemem udzielania 2015 informacji publicznej 77 Delegacje służbowe - Starostwo Powiatowe w Chojnicach 2015 Wydatki na delegacje służbowe w powiatowych jednostkach 78 organizacyjnych 2016 Sprawowanie nadzoru nad działalnością statutową fundacji i 79 stowarzyszeń 2016 Zapewnienie bezpłatnego poradnictwa konsumenckiego i informacji prawnej w zakresie ochrony interesów konsumentów oraz 80 występowanie do przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i 2016 interesów konsumentów 81 Prowadzenie kancelarii Cykl audytu 6 cykl audytu = = 7 lat Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki Analiza zasobów osobodniowych Liczba dni roboczych 251, w tym 16

17 Na przeprowadzenie zadań audytowych 185 dni, Urlop 26 dni, Dodatkowe zadania zlecone przez Zarząd Powiatu 30 dni, Szkolenia, plan na rok kolejny, sprawozdawczość, współpraca z innymi służbami kontrolnymi - 10 dni Załączniki do Planu: 1. Arkusz kategorii ryzyka 2. Obszary audytu i obszary ryzyka 3. Priorytet kierownictwa 4. Wyniki analizy ryzyka 27 grudzień 2012r (podpis audytora wewnętrznego) 27 grudzień 20121r (podpis Przewodniczącego Zarządu) 17