S P R A W O Z D A N I E Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Poznaniu ui: Jackowskiego Poznań (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor) S P R A W O Z D A N I E Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 0. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym Nazwa jednostki A - Starostwo Powiatowe w Poznaniu, ul. Jackowskiego 8, Poznań. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Imię i nazwisko osoby wykonującej zadania z zakresu audytu wewnętrznego, według stanu na dzień 3 grudnia Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) walifikacje zawodowe, o których mowa w ustawie o finansach publicznych Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) ł. Lucyna Jankowska Dyrektor 6/84883 lucynajankowska@powiat.poznan.pl etat egzamin MF Wydziału Audytu i Kontroli. Mariusz Strzyżewski Zastępca dyrektora (do dnia 3..0 r.) 3. Iwona Giczela Główny specjalista - asystent audytu 6/ mariusz.strzyzewski@powialpoznan.pl etat Ukończone Studia Podyplomowe UE Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych", praktyka 6/ iwona.giczela@powiat.poznan.pl etat Ukończone Studia Podyplomowe UE,,Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych", praktyka szkole - 35 godzin szkolenia - dni 3. Samoocena Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego TAK/NIE Strona z 5

2 4. Analiza zasobów osobowych, w roku sprawozdawczym. Stanowiska prowadzące audyt wewnętrzny (3 etaty): - dyrektor wydziału pełniący funkcję audytora wewnętrznego - pełen etat, - asystent audytu I - pełen etat, - asystent audytu II - pełen etat. Dyrektor Wydziału od dnia kwietnia do dnia 9 października 0 r. przebywała na urlopie macierzyńskim.. Liczba dni roboczych w 0 roku Liczba osobodni w 0 roku Zadania audytora wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobodni) - zgod z planem audytu na dany rok sprawozdawczy* Zasoby ludzkie (liczba osobodni) - wykona Przyczyna odstępstw Przeprowadza zadań audytowych Opracowa technik przeprowadzania zadania 30 8 audytowego 3. Przeprowadza czynności sprawdzających Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 0 5 Kontrola NIK 5. Czynności organizacyjne, w tym planowa i 0 30 sprawozdawczość 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 3 7. Urlopy Czynności doradcze Inne działania - rezerwa czasowa Absencje pracowników - w związku z chorobą i 7 obecności planowane - 5,3 % opieką nad członkiem rodziny, urlop ogółu dni roboczych okolicznościowy Ogółem liczba osobodni Przeprowadzone, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające: Temat zadania zapewniającego Audyt wewnętrzny zlecony Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zapewniające zada Czas przeprowadzenia zadania zapewniającego Powoła rzeczoznawcy Plan wykona plan wykona Obsługa pracy Rady Powiatu Organizacja wewnętrzna i system kontroli zarządczej w Starostwie, w tym: - Organizacja rachunkowości (obieg i kontrola dokumentów finansowo *w pla audytu na 0 rok podane zostały zasoby osobowe dla stanowisk pracy - głównych specjalistów - asystentów audytu ** w związku z tym, iż jedno ze szkoleń trwało od dnia 0 września do 5 grudnia 0 r. i obejmowało 35 godzin zająć dla potrzeb sprawozdawczości przyjęto, iż szkole trwało 5 dni Strona z 5

3 księgowych) - Organizacja wewnętrzna i zarządza urzędem - Zarządza kadrami - Usługi administracyjne - Informacje jawne (na stanowiskach pracy). Procedura wydawania i realizacji Administracja decyzji pozwoleń na budowę architektoniczno - budowlana 6. Niezrealizowane, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające Zaplanowane, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające zostały zrealizowane. 7. Zrealizowane, w roku sprawozdawczym, czynności sprawdzające Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzaj ących (w osobodniach) Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających Przeprowadza kontroli zewnętrznych przez pracowników Wydziału Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa w zakresie przestrzegania wymogów zawartych w decyzjach wydanych przez Starostę Poznańskiego Przygotowywa i realizacja zadań inwestycyjnych Polityka środowiskowa, w tym: - Ochrona środowiska i przyrody, - Gospodarka wodna - Rolnictwo, leśnictwo i rybactwo śródlądowe 0 0 Inwestycje i remonty 0 0 Zaplanowane, w roku sprawozdawczym, czynności sprawdzające zostały zrealizowane. 8. Czynności doradcze (w roku sprawozdawczym) Rodzaj czynności doradczych Planowany czas Czas realizacji czynności realizacji doradczych (w osobodniach) czynności doradczych 3 4 Audyt doradczy - Przegląd procedur kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarki 50 8 ruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa i Powiatu Poznańskiego Strona 3 z 5

4 9. Ocena kontroli zarządczej, w roku sprawozdawczym, w odsieniu do zrealizowanych zadań zapewniający cli i doradczych Temat zadania zapewniającego, doradczego Ocena kontroli zarządczej l 3 4 Obsługa pracy Rady Powiatu Organizacja wewnętrzna i system kontroli zarządczej w Starostwie, w tym: - Organizacja rachunkowości (obieg i kontrola dokumentów finansowo - księgowych) - Organizacja wewnętrzna i zarządza urzędem - Zarządza kadrami - Usługi administracyjne - Informacje jawne (na stanowiskach pracy) W obszarze środowiska wewnętrznego stwierdzono, że struktura organizacyjna i indywidual przypisane obowiązki zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Procedury określające sposób postępowania zostały sformułowane w sposób budzący wątpliwości. Jasno zdefiniowano także zasady w obszarze kontroli wynikającej z hierarchii służbowej. Określone zostały mechanizmy kontroli zapewniające bieżącą ocenę skuteczności. Wnioski z zadania zapewniającego wskazują na zasadność doskonalenia istjących procedur oraz ich formalne wprowadze na podstawie zarządzenia Starosty Poznańskiego. Procedura wydawania i realizacji decyzji pozwoleń na budową Administracja architektoniczno budowlana W odsieniu do środowiska wewnętrznego stwierdzono, że Regulamin Organizacyjny i pozostałe przepisy wewnętrzne organizujące tryb pracy i zakresy obowiązków zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Wnioski z zadania zapewniającego wskazują na koczność usprawnia mechanizmów kontroli w zakresie stosowania przepisów prawa wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego i prawa budowlanego w celu uniknięcia formalnego obiegu dokumentów, przestrzegania zasady czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, przyjmowania kompletnych wniosków i oświadczeń o posiadanym prawie do ruchomości, błędnego formułowania adresata decyzji czy błędnego kwalifikowania braków formalnych i merytorycznych. Istotne ryzyko zostało stwierdzone w obszarze bieżącego monitorowania i kontroli prowadzonych spraw z punktu widzenia stosowania prawa, kompletności dokumentacji i staranności realizacji przydzielonych pracownikom zadań. 3 Audyt doradczy - Przegląd procedur kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarki ruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa i Powiatu Poznańskiego Gospodarka ruchomościami W odsieniu do środowiska wewnętrznego stwierdzono, że Regulamin Organizacyjny i pozostałe przepisy wewnętrzne organizujące tryb pracy i zakresy obowiązków zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Wnioski wynikające z zadania- audyt doradczy wskazały na koczność określenia zasad i mechanizmów kontroli w jednostkach audytowanych w taki sposób, aby obowiązki określone w Regulami Organizacyjnym oraz pozostałych przepisach wewnętrznych realizowane były w sposób dający zapew legalności, efektywności, skuteczności działania. Istotne ryzyko stwierdzone zostało w zakresie komunikacji wewnętrznej tj. braku właściwego obiegu informacji, określenia potrzeb wydziałów odnoś zbędnej do pracy dokumentacji Strona 4 z 5

5 0. Cykl audytu wyrażony w łatach (wyraża on stosunek zidentyfikowanych obszarów ryzyka do liczby zadań realizowanych w danym roku) Liczba zidentyfikowanych obszarów ryzyka (zgod z planem audytu) - 0 Liczba zrealizowanych zadań - 3 Cykl audytu (w latach) - 6,7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym (data) (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego) Strona 5 z 5