Plan audytu wewnętrznego Miasta Lublin oraz Urzędu Miasta Lublin na 2006 rok. Spis treści:

Transkrypt

1

2 Spis treści: 1. Informacje o Mieście Lublinie i Urzędzie Miasta Lublin, istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego Analiza ryzyka Identyfikacja obszarów ryzyka Metody analizy ryzyka Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych wytypowanych do przeprowadzenia w 2006 roku Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego... 9 Załączniki: 1. Obszary ryzyka i procesy wchodzące w ich skład.. 2. Analiza ryzyka dla zadań audytowych. 2/10

3 1. Informacje o Mieście Lublinie i Urzędzie Miasta Lublin, istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego Miasto Lublin jest jednostką samorządu terytorialnego miastem na prawach powiatu liczącym ok. 350 tys. stałych mieszkańców. Miasto Lublin wykonuje zadania publiczne o charakterze lokalnym należące do kompetencji gminy i powiatu. Zgodnie ze Statutem Miasta Lublin, organem wykonawczym jest Prezydent Miasta Lublin, który wykonuje swe zadania przy pomocy Urzędu Miasta Lublin zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity ogłoszony w 2001 r. w Dz. U. Nr 142, poz.1591, z późniejszymi zmianami) oraz art. 33 i art. 92 ust. 1-3 ustawy z 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity ogłoszony w 2001r. Dz. U. Nr 142, poz. 1592, z późniejszymi zmianami). Według stanu na wrzesień 2005 r. planowane dochody Miasta Lublina w 2005 r. wynoszą zł, zaś planowane wydatki zł. Rada Miasta jako organ stanowiący samorządu miejskiego może, w celu realizacji zadań gminnych i powiatowych, tworzyć jednostki organizacyjne. Miasto Lublin posiada blisko 200 jednostek organizacyjnych, w tym: Urząd Miasta, Miejski Urząd Pracy, jednostki oświatowo wychowawcze (160), jednostki wykonujące zadania z zakresu pomocy społecznej (13), instytucje kultury (7), samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (2), zakłady budżetowe (3), spółki prawa handlowego (6). Podstawową jednostką organizacyjną jest Urząd Miasta Lublin będący aparatem pomocniczym Prezydenta Miasta. W skład Urzędu Miasta wchodzą następujące wydziały: 1. Wydział Architektury i Administracji Budowlanej, 2. Wydział Finansowy, 3. Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, 4. Wydział Gospodarki Komunalnej, 5. Wydział Organizacyjny, 6. Wydział Oświaty i Wychowania, 7. Wydział Spraw Administracyjnych, 8. Wydział Spraw Społecznych, 9. Wydział Strategii i Rozwoju, 3/10

4 10.Wydział Bezpieczeństwa Mieszkańców i Zarządzania Kryzysowego, 11.Wydział Ochrony Środowiska, 12.Wydział Pozyskiwania Funduszy Pozabudżetowych 13.Wydział Audytu i Kontroli. W strukturze Urzędu działają również jednostki na prawach wydziału: 1. Biuro Rady Miasta, 2. Kancelaria Prezydenta 3. Urząd Stanu Cywilnego, a także inne komórki: 1. Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów 2. Pion Ochrony Informacji Niejawnych Na koniec września 2005 r. W Urzędzie Miasta Lublin zatrudnionych było 914 osób. Audyt wewnętrzny w Mieście Lublin i Urzędzie Miasta Lublin prowadzi Dział Audytu Wewnętrznego w Wydziale Audytu i Kontroli, powołany Zarządzeniem Nr 379/2005 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 5 października 2005 r. w sprawie utworzenia w Wydziale Audytu i Kontroli komórek organizacyjnych oraz ustalenia regulaminu organizacyjnego. Zadania audytu wewnętrznego ustalono Zarządzeniem Nr 193/2004 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 7 czerwca 2004 r. w sprawie ustalenia celów, zakresu i organizacji audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Lublin. Dział prowadzi swoje działania w oparciu o procedury przyjęte Zarządzeniem Nr 267/2004 Prezydenta Miasta Lublin z dnia 1 lipca 2004 r. w sprawie wprowadzenia procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Lublin. 2. Analiza ryzyka Dla przeprowadzenia analizy ryzyka przyjęto następujące znaczenie podstawowych terminów: Ryzyko - prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub jego braku, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku Miasta Lublin lub Urzędu Miasta Lublin, albo które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów. Inaczej mówiąc jest to niepewność związana z wystąpieniem zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów. Obszar ryzyka - to każdy obszar działania Miasta i Urzędu Miasta, w obrębie którego audytor wewnętrzny wyodrębnił zadania audytowe. Zadanie audytowe to wyodrębniony z obszaru ryzyka proces, który podlega analizie prowadzonej przez audytora. 4/10

5 2.1. Identyfikacja obszarów ryzyka Na proces identyfikacji obszarów ryzyka miało wpływ przyjęte - zgodnie z art 35d ustawy o finansach publicznych założenie, w świetle którego jednostka podległa audytowi wewnętrznemu wykonywanemu przez Dział Audytu Wewnętrznego oznacza: 1. Miasto Lublin jako jednostka samorządu terytorialnego, miasto na prawach powiatu, 2. Urząd Miasta Lublin - jako samorządowa jednostka organizacyjna. Audytorzy podtrzymali podział całego obszaru audytu tj. wszystkich zadań Miasta na prawach powiatu jako jednostki samorządu terytorialnego oraz Urzędu Miasta na 22 obszary ryzyka, przyjęte w planie audytu wewnętrznego na 2005 r. Obszarom przyporządkowano procesy zadania Miasta i Urzędu Miasta (załącznik nr 1), które następnie poddano analizie ryzyka Metody analizy ryzyka Do analizy ryzyka zastosowano metodę matematyczną. W jej trakcie oszacowano ryzyko w oparciu o 5 kategorii, do których przyporządkowano czynniki ryzyka, wg wzoru zamieszczonego w poniższej tabeli. Tab.1. Kategorie ryzyka Materialność 1) kursy walut i stopy procentowe, 2) poziom państwowego długu publicznego, 3) sytuacja ekonomiczna regionu, 4) czynniki atmosferyczne, 5) zaangażowanie dużych sum pieniędzy, 6) ilość wykorzystywanyc h zasobów, 7) możliwość wystąpienia awarii, 8) możliwość strat/ nieosiągnięcia dochodów. 9) Uzależnienie od monopolistów Stopień skomplikowania/ złożoność 1) częste zmiany prawa i nieprzejrzystość przepisów, 2) słabość podmiotów gospodarczych i społecznych współpracujących z miastem, 3) długotrwałość procesów odwoławczych, 4) ilość zaangażowanych jednostek organizacyjnych i podmiotów zewnętrznych, 5) uzależnienie od systemów informatycznych, 6) ilość i poziom skomplikowania procesów. Jakość zarządzania 1) zła struktura organizacyjna, 2) brak celów długofalowych, 3) warunki lokalowe i wyposażenie, 4) fluktuacja kadr, 5) jakość zarządzania kadrami, 6) brak otwartości na zmiany, 7) nieefektywność obiegu dokumentów, 8) brak koordynacji pracy pomiędzy wydziałami UM. Kontrola wewnętrzna 1) kompetencje i uczciwość kadr, 2) brak procedur wewnętrznych lub ich słabość, 3) nieprzestrzeganie przepisów, 4) zagrożenie korupcją, 5) słabość zabezpieczenia zasobów. Wrażliwość 1) niestabilność polityczna w kraju i województwie, 2) niepewność stanowiska Rady Miasta, 3) nastawienie mediów, 4) groźba utraty zaufania społecznego, 5) narażenie na stres, 6) niewłaściwa komunikacja. 5/10

6 Podczas oceny w/w kategorii dokonano następującej punktacji ryzyka w skali 1-4: ryzyko małe - 1, ryzyko średnie - 2, ryzyko duże - 3, ryzyko bardzo duże - 4. Poszczególnym kategoriom ryzyka zostały nadane następujące wagi, na podstawie istotności i liczby wchodzących w ich skład czynników ryzyka: 1. Materialność (M) - waga 0,25 2. Stopień skomplikowania/złożoność (Z) - waga 0,20 3. Jakość zarządzania (JZ) - waga 0,20 4. Kontrola wewnętrzna (KW)- waga 0,15 5. Wrażliwość (W) - waga 0,20. Audytorzy dokonali (każdy osobno) oceny procesów zachodzących w UM i Mieście Lublin, biorąc pod uwagę czynniki wchodzące w skład każdej z wymienionych wyżej kategorii. Następnie uśrednioną (za pomocą średniej arytmetycznej) wartość ocen dokonanych przez audytorów umieszczono w matrycy ryzyka, dzięki czemu - za pośrednictwem wag nadanych poszczególnym kryteriom zhierarchizowano procesy pod względem ryzyka, jakie im towarzyszy. Ocenę tę wyznaczono wg następującego wzoru: Ryzyko (R A ) = {[(materialność x waga M) + (wrażliwość x waga W) + (jakość zarządzania x waga JZ) + (kontrola wewnętrzna x waga KW) + (złożoność x waga Z)] : 4 } X 100% gdzie: nazwa kategorii (np. materialność) oznacza ocenę uzyskaną po uwzględnieniu czynników dla danego kryterium, R A ryzyko oszacowane przez audytorów, liczba 4 jest maksymalną wartością, jaką może uzyskać ocena ryzyka w kategorii. Czynnik upływu czasu od daty ostatniego audytu/kontroli w badanym zadaniu, uwzględniono wykorzystując następujące wskaźniki: wskaźnik 0,2 - zadania kontrolowane w 2003 r. i wcześniej wskaźnik 0,10 - zadania kontrolowane w 2004 r., wskaźnik 0,00 - zadania kontrolowane w 2005 r. Wyniki umieszczono w kolumnie 5 w Załączniku 2. Prezydent Miasta ustalił priorytet kierownictwa mając do dyspozycji 3 wskaźniki: 0,3 - priorytet wysoki, 6/10

7 0,2 - priorytet średni, priorytet niski. W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka, zgodnie z w/w opisem, ustalono hierarchię procesów przedstawioną w pełnym brzmieniu w Załączniku nr Zakres tematyczny i organizacja zadań audytowych wytypowanych do przeprowadzenia w 2006 roku Ustalając ilość zadań w 2006r. wzięto pod uwagę określony w analizie stopień ich ważności oraz uwzględniono czynniki organizacyjne między innymi: dostępne zasoby kadrowe - liczbę audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Urzędzie, czas niezbędny dla przeprowadzenia działań podejmowanych w ramach audytu wewnętrznego nazywanych "zadaniem audytowym" oraz towarzyszących czynności organizacyjnych, czas przeznaczony na szkolenie audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Dziale Audytu Wewnętrznego, czas przeznaczony na współpracę z innymi służbami kontrolnymi, rezerwę czasową na nieplanowane zadania oraz na przeprowadzenie w wydziałach Urzędu warsztatów z zakresu zarządzania ryzykiem. Decydując o zadaniach włączanych do Planu wzięto pod uwagę 3 kryteria: 1. Wysokość ryzyka wynikającą z matrycy ryzyka. 2. Priorytety kierownictwa (do planu rocznego włączono te zadania o największym ryzyku, którym Prezydent Miasta nadał wysoką lub średnią wartość ryzyka). 3. Obszary ryzyka, do których należą dane procesy (do realizacji kwalifikowano procesy o największym ryzyku z kolejnych obszarów). Następnie ustalono budżet czasowy dla każdego zadania audytowego zaplanowanego na 2006 r. Czas przeznaczony na jedno zadanie audytowe zróżnicowano kierując się zakresem i obszernością tematu danego zadania audytowego, oraz ilością potrzebnych do przebadania jednostek audytowanych. 7/10

8 Tab.5 Organizacja zadań audytowych. Lp Temat planowanego zadania audyt owego Budowa sieci teleinformatycznej. Monitorowanie sytuacji UM i proponowanie zmian organizacyjnych stosownie do potrzeb). Utrzymanie letnie i zimowe dróg. Rozliczanie projektów finansowanych z funduszy UE. Ocena skutków wprowadzanych zmian w planie zagospodarowania przestrzennego, w tym skutków finansowych. Utrzymanie porządku i czystości w mieście. Pozyskiwanie gruntów pod inwestycje. Pozyskiwanie środków zewnętrznych na rewitalizację i odnowę Starego Miasta. Planowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego Liczba osobodni, Obszar ryzyka Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy I kwartał 42 Systemy informatyczne rzeczoznawca I kwartał 43 II kwartał 42 II kwartał 43 III kwartał 42 Organizacja UM i zarządzanie kadrami Utrzymanie dróg i transport zbiorowy Pozyskiwanie i rozliczanie funduszy europejskich Planowanie strategiczne i przestrzenne III kwartał 42 Gospodarka komunalna - IV kwartał 42 Inwestycje miejskie - IV kwartał 42 Stare Miasto Uwagi 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Analizę ryzyka i planowanie zadań przeprowadza się w okresach rocznych. Wieloletni plan audytu wewnętrznego nie jest wymagany, lecz jest zalecany przez standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. W oparciu o przeprowadzoną analizę ryzyka ustalono wstępny plan audytu wewnętrznego na kolejne 2 lata (2007, 2008) (tab. Nr 6). Tab. 6 Wstępny plan audytu wewnętrznego na kolejne 3 lata Lp. Planowany rok przeprowadzenia audytu Zamówienia publiczne Gospodarowanie mieniem Obszar ryzyka Kultura, sport, turystyka i rekreacja Ochrona zdrowia i pomoc społeczna 8/10

9 Lp. Planowany rok przeprowadzenia audytu Obszar ryzyka Informacja, promocja i komunikacja Oświata i wychowanie Mieszkalnictwo Rachunkowość budżetowa Usługi administracyjne i obsługa mieszkańców Bezpieczeństwo publiczne Budżet Przeciwdziałanie bezrobociu i aktywizacja lokalnego rynku pracy Dochody z tytułu podatków i opłat Ochrona środowiska i rolnictwo 5. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego Pracę komórki audytu wewnętrznego zorganizowano w taki sposób, aby: prace audytorskie pomagały realizować cele i zadania Miasta i Urzędu Miasta Lublin, zapewniona była współpraca pomiędzy audytem wewnętrznym i wewnętrznymi, zasoby audytu wewnętrznego były sprawnie i efektywnie wykorzystywane. W celu zapewnienia sprawnego i efektywnego wykorzystania zasobów kadrowych komórki audytu wewnętrznego ustalono budżet czasowy do wykorzystania przez Dział Audytu Wewnętrznego w 2006 r, który wyliczono mnożąc ilość audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Urzędzie przez ilość dni roboczych, którymi jeden audytor dysponuje w ciągu roku tj., 3 etaty x 251 dni = 753 osobodni. Po odjęciu okresu przeznaczonego na urlopy (3 x 26 dni = 78) oraz przewidywanego czasu na zwolnienia lekarskie (licząc średnio po 7 dni na pracownika = 21) efektywny czas na pracę wynosi 3 x 218 = 654 osobodni. Efektywne dni robocze audytorów w ciągu roku planuje się przeznaczyć na: prowadzenie zadań audytowych, przeprowadzanie czynności sprawdzających, współpracę z innymi służbami kontrolnymi, czynności organizacyjne (w tym planowanie i sprawozdawczość), szkolenia i rozwój zawodowy oraz inne działania, jak ewentualny audyt wewnętrzny poza planem zlecony przez Prezydenta Miasta Lublina, szkolenia kierownictw wydziałów UM w zakresie zarządzania ryzykiem, opiniowanie wewnętrznych aktów normatywnych oraz udział w naradach kadry kierowniczej UM. 9/10

10 Tab. 7 Budżet czasowy Lp 1 Zadania Zasoby ludzkie (liczba osobodni) Przeprowadzanie zadań audytowych i opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego Przeprowadzanie czynności sprawdzających 40 3 Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 30 4 Czynności organizacyjne w tym plan i sprawozdawczość 40 5 Szkolenia i rozwój zawodowy 30 6 Audyt wewnętrzny poza planem 70 7 Udział w naradach kadry kierowniczej UM 40 8 Szkolenia kierownictwa wydziałów UM z zarządzania ryzykiem 36 9 Opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych 30 RAZEM 654 Realizacja zadań wymaga dysponowania odpowiednimi zasobami rzeczowymi. Została dokonana analiza potrzeb w tym zakresie, czego wyniki przedstawiono poniżej: Tab. 8 Analiza potrzeb Lp. Wyposażenie Stan aktualny Potrzeby Stan docelowy 1 Komputery stacjonarne Laptopy Oprogramowanie, w tym specjalistyczne do zarządzania dokumentami audytu (Infoaudit na 3 stanowiska) Niszczarka do dokumentów Aparat fotograficzny (cyfrowy) Wskazane byłoby także powiększenie obsady kadrowej Biura Audytu Wewnętrznego do pięciu osób, co pozwoliłoby znacznie zwiększyć ilość prowadzonych zadań audytowych. 10/10