PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2018

Transkrypt

1 Urząd Miasta Katowice ul. Młyńska Katowice PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym L.p. Nazwa jednostki URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice w tym: Jednostki organizacyjne miasta Katowice działające w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice 1

2 2. Wyniki analizy obszarów ryzyka - obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze. W działalności Urzędu Miasta Katowice zostało wyodrębnionych 20 obszarów ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 2. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 3. Inwestycje 4. Zamówienia publiczne 5. Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym środków UE 6. Rachunkowość 7. Podatki i opłaty 8. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 9. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 10. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 11. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 12. Gospodarka mieszkaniowa 13. Budownictwo i gospodarka przestrzenna 14. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 15. Polityka społeczna 16. Oświata i edukacja 17. Kultura i sport 18. Polityka informacyjna i promocja miasta 19. Strategia i rozwój miasta 20. System informatyczny. 2

3 W działalności jednostek organizacyjnych miasta Katowice działających w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione następujące obszary ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie 2. Gospodarka pieniężna 3. Gospodarka mieniem 4. Dochody (przychody) 5. Wydatki (koszty) 6. Rachunkowość Opis metody analizy ryzyka. Do opracowania najbardziej newralgicznych obszarów pod względem ryzyka w działalności Urzędu Miasta Katowice użyto mieszanych metod ryzyka tj. metody analitycznej, metody matematycznej oraz metody top-down. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o: a) metoda analityczna: uzyskane z komórek organizacyjnych wykazy zidentyfikowanych ryzyk (ujęte w Rejestrach ryzyk), dotyczące zadań realizowanych przez komórki (oraz określone przez kierowników wielkości ryzyk dla danego zadania), wskazane przez kierowników komórek organizacyjnych zagrożenia dla realizacji zadań (zgodnie z pismem z dnia 4 września 2017 r.), Regulamin Organizacyjny tut. Urzędu, w tym zakres zadań komórek organizacyjnych. b) metoda matematyczna: wyniki kontroli (audytu) przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli UMK, jak i organy zewnętrzne, priorytet Kierownika jednostki, materialność zadania (wielkości finansowe), podatność na zmiany itp. czynnik upływu czasu od ostatniej kontroli wew. i zew. (audytu). 3

4 b metoda top-down: zewnętrzne źródła informacji (prasa, telewizja), wyniki rozmów przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych UMK, jak również kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o w/w analizę obszarów ryzyka, związanych z prawidłową realizacją celów i zadań miasta Katowice. Dane te posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu wewnętrznego na 2018r., jak i szacunków na lata następne. W powyższych obszarach ryzyka określono główne zadania komórek organizacyjnych i wielkość ryzyk. Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszej analizie. Oszacowano poziom ryzyka dla każdego z ww. obszarów. Pod uwagę wzięto m.in.: prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości w ramach obszaru, potencjalne skutki zmaterializowania się zidentyfikowanych ryzyk w danym obszarze. Zastosowana analiza matematyczna ryzyka ujęta w Załączniku Nr 1 posłużyła do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której weszły główne zadania komórek organizacyjnych UMK. Wynik końcowy przeprowadzonej analizy przedstawia poniższa tabela: 4

5 Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 1 Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i wniosków mieszkańców 49,22% Ś 2 Efektywność pracy 46,88% Ś 3 Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych 21,88% N 4 Prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej 5 Projektowanie systemu wynagradzania i prowadzenia spraw płacowych pracowników oraz zleceniobiorców/wykonawców 57,81% Ś 57,81% Ś 6 Pozyskiwanie pracowników organizacja naborów 61,72% Ś 7 Planowanie i organizacja służby przygotowawczej, szkoleń i innych form dokształcania i rozwoju pracowników 34,38% N 8 Ewidencjowanie i rozliczenie czasu pracy 41,41% N 9 Ocena okresowa pracowników 34,38% N 10 Koordynacja spraw związanych z przynależnością miasta do organizacji międzynarodowych oraz udziałem przedstawicieli miasta w konferencjach za granicą 34,38% N 11 Delegacje pracowników 26,56% N 12 Obsługa spotkań z mieszkańcami, grupami środowiskowymi, 34,38% N 5

6 zawodowymi, stowarzyszeniami 13 Kontrola organizacji, porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie 34,38% N 14 Przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych 21,88% N 15 Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych UMK 89,84% W 16 BHP 15,63 % N 17 Organizowanie lekarskich badań profilaktycznych i kierowanie na nie pracowników (badania wstępne, kontrolne, okresowe) 18 Przydział ekwiwalentu pieniężnego za odzież roboczą dla pracowników wykonujących czynności inspekcyjne w terenie 19 Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy /bhp/ 21,88% N 34,38% N 21,88 % N 20 Prowadzenie Archiwum Zakładowego 15,63 % N 21 Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu 87,50% W 22 Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością ISO ,38% N Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 1 Koordynacja działalności Miejskiego Centrum Ratownictwa 53,91% Ś 6

7 2 Organizacja ochrony przeciwpożarowej 43,75 % N 3 Zapobieganie zagrożeniom środowiskowym 43,75 % N 4 Postępowanie w sprawach zgromadzeń publicznych, imprez masowych, imprez kulturalnych i zbiórek publicznych oraz wykorzystanie drogi w sposób szczególny 5 Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z art. 50A i 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym 43,75% N 26,56% N 6 Zarządzanie bezpieczeństwem publicznym 39,06 % N 7 Współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej 53,13 % Ś 8 Zarządzanie kryzysowe 46,88% Ś 9 Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów zarządzeń Prezydenta Miasta i projektów uchwał Rady Miasta 10 Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów Umów i porozumień przedkładanych przez komórki organizacyjne UMK 11 Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa 12 Opracowywanie dla komórek organizacyjnych UMK comiesięcznej pisemnej informacji o publikowanych nowych powszechnie obowiązujących zmianach w przepisach prawa 21,88 % N 28,91 % N 25,78% N 21,88 % N 13 Prowadzenie spraw sądowych dotyczących Miasta Katowice 44,53% N 14 Prowadzenie spraw sądowych, których stroną jest Prezydent miasta 57,03 % Ś 7

8 działający w imieniu Skarbu Państwa 15 Prowadzenie wszystkich spraw związanych z egzekucją zasądzonych należności 59,38 % Ś 16 Interpelacje terminowość udzielonych odpowiedzi 21,88 % N 17 Obrona cywilna 15,63 % N 18 Utrzymanie i koordynowanie rozbudowy Katowickiego Inteligentnego Systemu Monitoringu i Analizy (KiSMiA) 51,56 % Ś Inwestycje 1 Opracowywanie kilkuletnich programów realizacji zadań inwestycyjnych i remontów kapitalnych 61,72 % Ś 2 Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach 64,06% Ś 3 Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w mieście 37,50% N 4 Nadzór merytoryczny i finansowy nad realizacją inwestycji 56,25 % Ś 5 Zgodność realizacji robót budowlanych z projektem i pozwoleniem na budowę 6 Koordynacja i wspieranie działań inwestorów w realizacji przedsięwzięcia 53,13% Ś 68,75% Ś 7 Prowadzenie postępowań odszkodowawczych w zakresie dróg 52,34% Ś 8

9 publicznych 8 Wydawanie opinii i wytycznych dla inwestycji w strefach ochrony konserwatorskiej 54,69% Ś 9 Ochrona zabytków przez udzielanie dotacji finansowych 52,34 % Ś 10 Inwestycje w zakresie budowy lub przebudowy infrastruktury rowerowej 60,94 % Ś Zamówienia publiczne 1 Udzielanie zamówień publicznych powyżej kwoty euro 57,81% Ś 2 Udzielanie zamówień publicznych poniżej kwoty euro 56,25% Ś 3 Opracowanie wzorcowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia 42,19% N Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym UE 1 Rozliczanie finansowe projektów realizowanych przez Miasto Katowice 46,88% Ś 2 Zarządzanie projektami finansowanymi ze środków Unii 40,63 % N 3 Realizacja projektu wykonanie i nadzór nad prowadzonymi pracami budowlanymi 4 Organizacja i zarządzanie obsługą kredytu udzielonego na realizacje Projektu 46,88 % Ś 51,56 % Ś 9

10 5 Realizacja projektów finansowanych ze środków Komisji Europejskiej, w szczególności w ramach programów Erasmus+, Horyzont 2020, Europa dla Obywateli i innych 70,31 % Ś Rachunkowość 1 Wpływy z tytułu egzekwowanych zaległych należności 60,16% Ś 2 Rozliczanie i odprowadzanie do US podatku od towarów i usług 40,63 % N 3 Obrót gotówkowy wpłaty, wypłaty i transport do banku 53,13 % Ś 4 Terminowość naliczania umorzenia i zamykania miesiąca w programie "Środki trwałe", a wynik inwentaryzacji 5 Sporządzanie sprawozdań w zakresie niepodatkowych dochodów własnych i zleconych 6 Wypłata wynagrodzeń i diet radnych oraz naliczenie i odprowadzenie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i podatku dochodowego od osób fizycznych 7 Prowadzenie i ewidencja rozrachunków i roszczeń spornych oraz podejmowanie czynności w celu ich windykacji 8 Listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło 40,63% N 21,88 % N 35,94 % N 47,66% Ś 31,25 % N 9 Ustanawianie hipotek 64,06 % Ś Podatki i opłaty 10

11 1 Ustalenie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób fizycznych 2 Określanie wysokości zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości osób prawnych 65,63 % Ś 69,53 % Ś 3 Realizacja tytułów wykonawczych 85,16 % W 4 Ustalanie wymiaru opłaty skarbowej, targowej, od posiadanych psów 51,56 % Ś Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 1 Rozliczanie dochodów pobieranych na rzecz budżetu państwa w ramach realizacji zadań zleconych 60,94% Ś 2 Rozliczenie dotacji z budżetu państwa 69,53 % Ś Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 1 Ocena jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta Katowice 39,84 % N 2 Planowanie wydatków budżetowych na nagrody dla Jubilatów, rocznic urodzin oraz rocznic pożycia małżeńskiego 42,19 % N 3 Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w USC 35,16% N 4 Ocena procedury unieważniania dowodów osobistych 44,53 % N 11

12 5 Wydawanie dowodów osobistych 34,38% N 6 Gromadzenie informacji o udzielonej pomocy publicznej oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców 7 Planowanie i realizacja inwestycji oraz remontów kapitalnych i bieżących w budynkach Urzędu 21,88% N 68,75 % Ś 8 Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach 38,28 % N 9 Wydawanie koncesji 43,75 % N 10 Postępowanie związane z podejmowaniem, zmianą, zawieszaniem, wznawianiem i zaprzestaniem prowadzenia działalności gospodarczej 11 Realizowanie potrzeb mieszkańców w zakresie uzyskiwania uprawnień i wydawania dokumentów do kierowania pojazdami 12 Realizacja potrzeb mieszkańców w zakresie rejestracji pojazdów i zmian w dokumentach rejestracyjnych 34,38 % N 58,59 % Ś 35,94 % N Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 1 Wykonanie uchwały i zarządzeń w sprawie terminów przygotowania i przekazania materiałów do projektów planów finansowych (budżetu i WPF) 50,00 % Ś 2 Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych 28,13 % N 3 Realizacja i nadzór nad wykonaniem wydatków komórek organizacyjnych 78,13 % Ś 12

13 4 Przenoszenie planu wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej oraz zadaniami zgodnie z kompetencjami przysługującymi kierownikom jednostek organizacyjnych 5 Rozliczanie dotacji otrzymanych na podstawie porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego 6 Zatrudnienie i realizacja kosztów wynagrodzeń osobowych w jednostkach organizacyjnych miasta 7 Prowadzenie ewidencji i dokumentacji spółek prawa handlowego, w których miasto posiada akcje/udziały 75,00 % Ś 56,25 % Ś 56,25 % Ś 37,50 % N 8 Funkcjonowanie systemu rozliczania VAT w mieście Katowice 75,00% Ś 9 Realizacja Wieloletniej Prognozy Finansowej 57,81 % Ś Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 1 Postępowanie w sprawie podziału nieruchomości 57,81 % Ś 2 Prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości 55,47 % Ś 3 Udzielanie informacji z bazy danych ewidencji gruntów i budynków w zakresie ujawnienia majątku dłużników 4 Pozyskiwanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy, trwałego zarządu, użytkowania 50,78 % Ś 67,19 % Ś 5 Wprowadzanie zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków 40,63 % N 13

14 6 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 67,19 % Ś 7 Ustanawianie hipotek oraz innych zabezpieczeń na nieruchomościach zbywanych przez miasto 68,75% Ś 8 System MSZKIIP 81,25 % W 9 Ustalanie opłaty adiacenckiej 44,53 % N 10 Gospodarowanie mieniem komunalnym 70,31 % Ś 11 Gospodarowanie mieniem powiatowym 60,94 % Ś 12 Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa 70,31 % Ś Gospodarka mieszkaniowa 1 Gospodarowanie zasobem lokali użytkowych 77,34% Ś 2 Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego 3 Zapłata odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego zgodnie z wyrokiem eksmisyjnym 4 Wynajem lokali mieszkalnych od innych podmiotów celem ich podnajmu jako lokale socjalne 55,47% Ś 45,31% N 40,63% N 5 Przydział lokali mieszkalnych 40,63% N 6 Rozpatrywanie wniosków o umorzenie, rozkładanie na raty, odraczanie 48,44% Ś 14

15 terminów płatności zaległości czynszowych za lokale mieszkalne 7 Opracowanie analiz związanych z bilansem nośników energii 39,84% N Budownictwo i gospodarka przestrzenna 1 Procedura egzekucyjna w przypadku zmiany zagospodarowania terenu, która nie wymaga pozwolenia na budowę 2 Dostarczenie wnioskodawcy dokumentu umożliwiającego przeprowadzenie robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Urzędowi Statystycznemu danych do dalszego przetwarzania 3 Decyzja o warunkach zabudowy lub o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego 53,13% Ś 42,19% N 48,44 % Ś 4 Decyzja o pozwoleniu na budowę 25,00 % N 5 Przyjęcie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych lub zamiaru przystąpienia do zmiany sposobu użytkowania 43,75 % N 6 Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego 50,78 % Ś 7 Sporządzanie Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta Katowice 44,53 % N 8 Opłata planistyczna (w tym roszczenia odszkodowawcze) 51,56 % Ś 9 Zezwolenie na realizację inwestycji drogowej 31,25 % N 15

16 Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 1 Zaspokajanie mieszkańców w zakresie ochrony zasobów środowiska oraz gospodarki komunalnej 35,94 % N 2 Realizacja umów w zakresie ochrony i kształtowania środowiska 42,19 % N 3 Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska, na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy, w tym na przekazanie zwłok na potrzeby naukowe 33,59% N 4 Gospodarka odpadami komunalnymi 51,56 % Ś 5 Naliczanie i pobieranie opłat za usunięcie drzew lub krzewów 62,50 % Ś 6 Infrastruktura kanalizacyjna realizacja inwestycji w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej 60,94 % Ś 7 Geologia i górnictwo 39,06 % N 8 Koszty ogrzewania jednostek organizacyjnych miasta Katowice 82,81 % W 9 Udzielanie i rozliczanie dotacji celowej z tytułu zmiany systemu grzewczego zainstalowania odnawialnych źródeł energii oraz usuwania wyrobów zawierających azbest 59,38 % Ś Polityka społeczna 1 Rozpoznawanie, analiza i podejmowanie działań związanych z 43,75% N 16

17 ograniczeniem zjawiska bezrobocia w mieście 2 Przyznawanie oraz ustalanie wysokości pomocy finansowej dla repatriantów 50,00 % Ś 3 Współpraca miasta Katowice z organizacjami pozarządowymi 45,31 % N 4 Realizacja Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Miejskiego Programu Przeciwdziałania Narkomanii 46,09 % Ś 5 Rozliczanie Programu Profilaktyki i Promocji Zdrowia 35,94 % N 6 Opieka nad dziećmi w wieku do lat 3 42,19 % N 7 Pomoc osobom niepełnosprawnym 42,19 % N Oświata i edukacja 1 Prowadzenie procedury likwidacji szkoły lub placówki oświatowej 67,19 % Ś 2 Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych 60,94 % Ś 3 Realizacja inwestycji i remontów w szkołach i placówkach oświatowych 49,22 % Ś 4 Zatrudnianie nauczycieli oraz wynagradzanie 50,00 % Ś 5 Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw 60,94 % Ś 6 Zajęcia dodatkowe w przedszkolach opłacane z dotacji 46,88 % Ś 17

18 7 Prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej 8 Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej 9 Udzielanie dotacji na rzecz niepublicznych oraz publicznych szkół i innych placówek oświatowych prowadzonych przez osoby fizyczne i prawne 10 Udzielanie dotacji na rzecz wyższych uczelni z terenu miasta Katowice oraz rozliczanie wykorzystania tych dotacji 11 Wydawanie orzeczeń o niepełnosprawności przez Poradnie Psychologiczno-Pedagogiczne 33,59 % N 71,88 % Ś 75,00 % Ś 60,94 % Ś 85,94% W Kultura i sport 1 Program działań społeczno-gospodarczych w zakresie kultury 45,31 % N 2 Promocja młodych twórców kultury 34,38 % N 3 Remonty obiektów kultury 57,81 % Ś 4 Planowanie miejskich imprez sportowo-rekreacyjnych 48,44 % Ś 5 Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach 46,09 % Ś 6 Koordynacja i monitoring w trakcie procesu przygotowań i przeprowadzenia imprez sportowych o charakterze ogólnopolskim i 44,53 % N 18

19 międzynarodowym 7 Planowanie i rozliczenie dotacji finansowych udzielonych dla klubów i stowarzyszeń sportowych 50,78% Ś 8 Dofinansowanie projektów kulturalnych 60,94% Ś 9 Realizacja zadań z zakresu kontroli wymagań określonych w ustawie o usługach turystycznych w stosunku do pól biwakowych i innych obiektów świadczących usługi hotelarskie 82,03% W 10 Przekazywanie dotacji dla organizacji pozarządowych oraz jej rozliczanie 65,63% Ś Polityka informacyjna i promocja miasta 1 Koordynacja działań informacyjnych na Platformie Konsultacji Społecznych 34,38 % N 2 Informator miejski 41,41 % N 3 Realizacja działań promocyjnych miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej 53,13 % Ś Strategia i rozwój miasta 1 Bezpieczeństwo ruchu drogowego pieszych i rowerzystów 42,19 % N 2 Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach 61,72% Ś 19

20 3 Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w mieście 52,34 % Ś 4 Nadzór nad ruchem drogowym 39,06 % N 5 Poszukiwanie rozwiązań wspierających wzrost poziomu innowacyjności 21,88 % N 6 Skuteczność procedury rozpatrywania i realizacji wniosków Rad Jednostek Pomocniczych 37,50 % N 7 Planowanie rozwoju systemu transportowego miasta Katowice 54,69 % Ś 8 Organizowanie transportu zbiorowego miasta Katowice 54,69 % Ś 9 Transport drogowy 54,69 % Ś 10 Zarządzanie ruchem na drogach gminnych i powiatowych 54,69 % Ś 11 Nadzór nad stacjami kontroli pojazdów oraz szkolenie kierowców 45,31 % N 12 Budżet Obywatelski 54,69 % Ś System informatyczny 1 Ciągłość pracy systemów teleinformatycznych 46,09 % Ś 2 Utrzymanie i rozwój systemów informatycznych UMK 59,38 % Ś 3 Gospodarowanie sprzętem komputerowym 64,06 % Ś 4 Miejskie Centrum Usług Wspólnych 50,00 % Ś 20

21 Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień r. W zastosowanej analizie matematycznej główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, wewnętrzne kontrole i audyt w jednostce, stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od ostatniej kontroli / audytu/ przeprowadzonej przez Wydział Audytu i Kontroli. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające Lp. Temat zadania zapewniającego Wielkość ryzyka wynikająca z analizy Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi '1. '2. Ocena systemu MSZKIIP Ocena wydawania orzeczeń o niepełnosprawności przez Poradnie Psychologiczno Pedagogiczne miasta Katowice, w tym system zarzadzania zasobami ludzkimi 81,25% 85,94% Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem Oświata i edukacja 1 03.I 28.II (30 osobodni) 03.I 28.II (30 osobodni) Nie Nie Audyt obejmuje Wydział Geodezji oraz wszystkie powiązane komórki organizacyjne AW IP 21

22 '3. Ocena gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Miasta Katowice 87,50 % Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 1 1.III 06.IV (25 osobodni) Nie AW 4. Realizacja planu przychodów i kosztów Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia 79,69 % Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 1 1.III 06.IV (25 osobodni) Nie IP AW, IP 5. Realizacja tytułów wykonawczych 85,16 % Podatki i opłaty 2 09.IV 01.VI.2018 (70 osobodni) Nie Audyt obejmuje Wydział Egzekucji i Orzecznictwa Podatkowego oraz wybrane jednostki miasta Katowice 6. Ocena gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Centrum Usług Wspólnych 87,50 % Oświata i edukacja 2 4.VI-20.VII (80 osobodni) Nie AW, IP Audyt obejmuje CUW 7. Koszty ogrzewania jednostek organizacyjnych miasta Katowice 82,81 % Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 2 23.VII 31.VIII.2018 (30 osobodni) Nie IP, AW Audyt obejmuje WKŚ oraz wybrane jednostki organizacyjne miasta Katowice 8. Realizacja zadań z zakresu kontroli wymagań określonych w ustawie o usługach turystycznych w stosunku do pól biwakowych i 82,03 % Kultura i sport IX 26.X.2018 (52 osobodni) Nie IP, AW

23 innych obiektów świadczących usługi hotelarskie 9. Ocena zgodności dostosowania bezpieczeństwa danych osobowych Urzędu Miasta Katowice do wymogów unijnych 89,94% Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 2 29.X 17.XII.2018 (50 osobodni) Tak ABI AW, IP 3.2 Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) Uwagi etaty 10 dni (20 osobodni) Czas podany jako planowany może ulec zmianie 23

24 4. Planowane czynności sprawdzające L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Uwagi '1. Ocena procedury unieważnienia dowodu osobistego Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) IP 2. Realizacja działań promocyjnych miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej Polityka informacyjna i promocja miasta 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) AW '3. Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego Gospodarka mieszkaniowa 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) IP '4. Prowadzenie postępowań odszkodowawczych w zakresie dróg publicznych Inwestycje 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) AW 5. Gospodarka odpadami komunalnymi - weryfikacja odbioru selektywnej zbiórki odpadów komunalnych dla nieruchomości zamieszkałych miasta Katowice Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) IP 24

25 '6. Opłaty adiacenckie Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) AW 7. Gospodarka taborem samochodowym w wybranych jednostkach organizacyjnych miasta Katowice Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 1 I -IV kwartał 2018r. (2 dni robocze) (2 osobodni) IP 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach L.p. Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Organizacja i zarządzanie Nadzór i kontrola nad budżetem miasta Inwestycje Rachunkowość

26 6. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 2018 rok może ulec zmianie. 7. Cykl audytu Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 2018 zidentyfikowanych (głównych) obszarów ryzyka jest 20, zaplanowane do realizacji w 2018 r. jest 9 zadań. Iloczyn wynosi zatem 2,22 2 lata. Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 9 rocznie, potrzeba 2 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice. 8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego W Planie na 2018 r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych audytora wewnętrznego (2 osoby) przedstawia poniższa tabela: 26

27 Ogółem dni roboczych w 2018 r. w tym: 251 w tym: 251 x 2 = 502 osobodni Nieprzewidziane działanie, choroby, szkolenia (statystycznie) 5 x 2 = 10 osobodni Urlopy 26 x 2 = 52 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych 10 x 2 = 20 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających 14 x 2 = 28 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających i czynności z tym związanych 196 x 2 = 392 osobodni Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 196 dni przez 2 osoby, co daje 392 osobodni, tj godziny. (-) Elżbieta Solska-Kuchciak NACZELNIK WYDZIAŁU AUDYTU I KONTROLI AUDYTOR WEWNĘTRZNY (-) Marcin Krupa PREZYDENT MIASTA KATOWICE r.... (data)... (pieczątka i podpis Naczelnika Wydziału Audytu i Kontroli - Audytora Wewnętrznego)... 27

28 28