PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2016

Transkrypt

1 Urząd Miasta Katowice Katowice ul. Młyńska 4 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym L.p. Nazwa jednostki URZĄD MIASTA KATOWICE ul. Młyńska 4, Katowice w tym: Jednostki organizacyjne miasta Katowice działające w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice 1

2 2. Wyniki analizy obszarów ryzyka - obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze. W działalności Urzędu Miasta Katowice zostało wyodrębnionych 20 obszarów ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 2. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 3. Inwestycje 4. Zamówienia publiczne 5. Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym środków UE 6. Rachunkowość 7. Podatki i opłaty 8. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 9. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 10. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 11. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 12. Gospodarka mieszkaniowa 13. Budownictwo i gospodarka przestrzenna 14. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 15. Polityka społeczna 16. Oświata i edukacja 17. Kultura i sport 18. Polityka informacyjna i promocja miasta 19. Strategia i rozwój miasta 20. System informatyczny. 2

3 W działalności jednostek organizacyjnych miasta Katowice działających w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione następujące obszary ryzyka: 1. Organizacja i zarządzanie 2. Gospodarka pieniężna 3. Gospodarka mieniem 4. Dochody (przychody) 5. Wydatki (koszty) 6. Rachunkowość Opis metody analizy ryzyka. Do opracowania najbardziej newralgicznych obszarów pod względem ryzyka w działalności Urzędu Miasta Katowice użyto mieszanych metod ryzyka tj. metody analitycznej, metody matematycznej oraz metody top-down. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o: a) metoda analityczna: uzyskane z komórek organizacyjnych wykazy zidentyfikowanych ryzyk (ujęte w Rejestrach ryzyk), dotyczące zadań realizowanych przez komórki (oraz określone przez kierowników wielkości ryzyk dla danego zadania), wskazane przez kierowników komórek organizacyjnych zagrożenia dla realizacji zadań (zgodnie z pismem z dnia 8 września 2015r.), Regulamin Organizacyjny tut. Urzędu, w tym zakres zadań komórek organizacyjnych. b) metoda matematyczna: wyniki kontroli (audytu) przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli UMK, jak i organy zewnętrzne, priorytet Kierownika jednostki, materialność zadania (wielkości finansowe), podatność na zmiany itp. czynnik upływu czasu od ostatniej kontroli wew. i zew. (audytu). 3

4 b) metoda top-down: zewnętrzne źródła informacji (prasa, telewizja), wyniki rozmów przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych UMK, jak również kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych miasta Katowice. Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o w/w analizę obszarów ryzyka, związanych z prawidłową realizacją celów i zadań miasta Katowice. Dane te posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu wewnętrznego na 2016r., jak i szacunków na lata następne. W powyższych obszarach ryzyka określono główne zadania komórek organizacyjnych i wielkość ryzyk. Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszej analizie. Oszacowano poziom ryzyka dla każdego z ww. obszarów. Pod uwagę wzięto m.in.: prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości w ramach obszaru, potencjalne skutki zmaterializowania się zidentyfikowanych ryzyk w danym obszarze. Zastosowana analiza matematyczna ryzyka ujęta w Załączniku Nr 1 posłużyła do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której weszły główne zadania komórek organizacyjnych UMK. Wynik końcowy przeprowadzonej analizy przedstawia poniższa tabela: 4

5 Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice 1 Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i wniosków mieszkańców 2 Obsługa organizacyjna posiedzeń zwoływanych przez Prezydenta Miasta, Wiceprezydentów, Sekretarza i Skarbnika Miasta 42,97% N 34,38% N 3 Efektywność pracy 43,75% N 4 Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych 15,63% N 5 Prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej 6 Nadzór nad realizacją zarządzeń, ustaleń, decyzji, poleceń, wytycznych wydawanych przez Prezydenta 76,56% Ś 34,38% N 7 Nadzorowanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością 34,38% N 8 Projektowanie systemu wynagradzania i prowadzenia spraw płacowych pracowników oraz zleceniobiorców/wykonawców 34,38% N 9 Pozyskiwanie pracowników organizacja naborów 53,13% Ś 10 Planowanie i organizacja służby przygotowawczej, szkoleń i innych form dokształcania i rozwoju pracowników 43,75% N 11 Ewidencjowanie i rozliczenie czasu pracy 28,91% N 12 Współpraca ze związkami zawodowymi 25,00% N 13 Realizacja wyjazdów służbowych zagranicznych 48,44% Ś 14 Przyjęcie gości zagranicznych i współudział w organizowaniu międzynarodowych wydarzeń 43,75% N 15 Współudział w organizacji imprez promujących miasto 39,06% N 5

6 16 Koordynacja spraw związanych z przynależnością miasta do organizacji międzynarodowych oraz udziałem przedstawicieli miasta w konferencjach za granicą 34,38% N 17 Delegacje pracowników 29,69% N 18 Obsługa spotkań z mieszkańcami, grupami środowiskowymi, zawodowymi, stowarzyszeniami 53,13% Ś 19 Kontrola organizacji, porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie 53,13% Ś 20 Podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych 34,38% N 21 Wydanie poświadczenia bezpieczeństwa 34,38% N 22 Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do prac na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych 23 Przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego i szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych 67,19% Ś 34,38% N 24 Zgłaszanie zbiorów danych do GIODO 53,13% Ś 25 Inspekcja systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe 34,38% N 26 Nadawanie/likwidacja uprawnień do przetwarzania danych osobowych 34,38% N 27 Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych UMK 34,38% N 28 Organizowanie okresowych szkoleń w zakresie BHP 25,00 % N 29 Organizowanie lekarskich badań profilaktycznych i kierowanie na nie pracowników (badania wstępne, kontrolne, okresowe) 30 Nadzór nad realizacją zakupu (w wytypowanym zakładzie optycznym) okularów korygujących dla pracowników zatrudnionych przy monitorach ekranowych 34,38% N 25,00 % N 6

7 31 Przydział ekwiwalentu pieniężnego za odzież roboczą dla pracowników wykonujących czynności inspekcyjne w terenie 32 Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy /bhp/ 43,75 % N 25,00 % N 33 Prowadzenie Archiwum zakładowego 25,00 % N Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego 1 Koordynacja działalności Miejskiego Centrum Ratownictwa 71,09% Ś 2 Organizacja ochrony przeciwpożarowej 53,13 % Ś 3 Zapobieganie zagrożeniom środowiskowym 53,13 % Ś 4 Postępowanie w sprawach zgromadzeń publicznych, imprez masowych, imprez kulturalnych i zbiórek publicznych oraz wykorzystanie drogi w sposób szczególny 5 Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z art. 50A i 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym 40,63% N 20,31% N 6 Zarządzanie bezpieczeństwem publicznym 42,19 % N 7 Współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej 43,75 % N 8 Zarządzanie kryzysowe 84,38% W 9 Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów zarządzeń Prezydenta Miasta i projektów uchwał Rady Miasta 10 Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów Umów i porozumień przedkładanych przez komórki organizacyjne UMK 11 Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa 34,38 % N 41,41 % N 38,28 % N 7

8 12 Opracowywanie dla komórek organizacyjnych UMK comiesięcznej pisemnej informacji o publikowanych nowych powszechnie obowiązujących zmianach w przepisach prawa 34,38 % N 13 Prowadzenie spraw sądowych dotyczących Miasta Katowice 47,66 % Ś 14 Prowadzenie spraw sądowych, których stroną jest Prezydent miasta działający w imieniu Skarbu Państwa 15 Prowadzenie wszystkich spraw związanych z egzekucją zasądzonych należności 66,41 % Ś 62,50 % Ś 16 Interpelacje terminowość udzielonych odpowiedzi 34,38 % N 17 Obrona cywilna 34,38 % N Inwestycje 1 Opracowywanie kilkuletnich programów realizacji zadań inwestycyjnych i remontów kapitalnych 61,72 % Ś 2 Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach 54,69 % Ś 3 Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w mieście 46,88 % Ś 4 Nadzór merytoryczny i finansowy nad realizacją inwestycji 78,13 % Ś 5 Kompletność opracowanych projektów i spełnianie wymagań określonych w decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu 6 Zgodność realizacji robót budowlanych z projektem i pozwoleniem na budowę 7 Rozliczanie zadań inwestycyjnych, na które poniesiono nakłady inwestycyjne 35,94% N 46,88% Ś 71,88% Ś 8

9 8 Koordynacja i wspieranie działań inwestorów w realizacji przedsięwzięcia 9 Przebudowa strefy śródmiejskiej miasta Katowice Strefa Rondo Rynek 10 Wydawanie opinii i wytycznych dla inwestycji w strefach ochrony konserwatorskiej 9 62,50% Ś 71,88% Ś 64,06 % Ś 11 Ochrona zabytków przez udzielanie dotacji finansowych 71,09 % Ś Zamówienia publiczne 1 Kontrola wybranych przez komórki organizacyjne UMK trybów udzielania zamówień publicznych 51,56% Ś 2 Kontrola czynności w postępowaniach (zatwierdzanie postępowań) 50,00% Ś 3 Publikacja ogłoszeń przewidzianych ustawą z dnia r. Prawo zamówień publicznych 35,94% N 4 Opracowanie wzorcowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia 45,31% N Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym UE 1 Rozliczanie finansowe projektów realizowanych przez Miasto Katowice 56,25 % Ś 2 Zarządzanie projektami finansowanymi ze środków Unii 68,75 % Ś 3 Realizacja projektu wykonanie i nadzór nad prowadzonymi pracami budowlanymi 56,25 % Ś 4 Sporządzanie raportów z realizacji i zakończenia projektów 25,00 % N 5 Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach 48,44% Ś 6 Organizacja i zarządzanie obsługą kredytu udzielonego na realizacje Projektu 54,69 % Ś

10 Rachunkowość 1 Wpływy z tytułu egzekwowanych zaległych należności 63,28% Ś 2 Rozliczanie i odprowadzanie do US podatku od towarów i usług 53,13 % Ś 3 Obrót gotówkowy wpłaty, wypłaty i transport do banku 62,50 % Ś 4 Terminowość naliczania umorzenia i zamykania miesiąca w programie "Środki trwałe", a wynik inwentaryzacji 5 Sporządzanie sprawozdań w zakresie niepodatkowych dochodów własnych i zleconych 6 Wypłata wynagrodzeń i diet radnych oraz naliczenie i odprowadzenie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i podatku dochodowego od osób fizycznych 34,38% N 25,00 % N 54,69 % Ś 7 Obsługa i windykacja opłat komunalnych 71,88 % Ś 8 Listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło 43,75 % N 9 Ustanawianie hipotek 73,44 % Ś Podatki i opłaty 1 Ustalenie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób fizycznych 59,38 % Ś 2 Realizacja zadań w zakresie egzekucji administracyjnej 60,16 % Ś 3 Prowadzenie postępowań podatkowych 63,28 % Ś Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej 10

11 1 Zwrot dotacji celowych oraz wszelkich innych środków podlegających rozliczeniu 2 Rozliczanie dochodów pobieranych na rzecz budżetu państwa w ramach realizacji zadań zleconych 54,69 % Ś 54,69% Ś 3 Rozliczenie dotacji z budżetu państwa 63,28 % Ś Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 1 Ocena jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta Katowice 49,22 % Ś 2 Planowanie wydatków budżetowych na nagrody dla Jubilatów, rocznic urodzin oraz rocznic pożycia małżeńskiego 45,31 % N 3 Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w USC 53,91% Ś 4 Wydawanie dowodów osobistych 53,13 % Ś 5 Gromadzenie informacji o udzielonej pomocy publicznej oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców 6 Planowanie i realizacja inwestycji oraz remontów kapitalnych i bieżących w budynkach Urzędu 25,00 % N 68,75 % Ś 7 Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach 50,78 % Ś 8 Wydawanie koncesji 46,88 % Ś 9 Postępowanie związane z podejmowaniem, zmianą, zawieszaniem, wznawianiem i zaprzestaniem prowadzenia działalności gospodarczej 10 Realizowanie potrzeb mieszkańców w zakresie uzyskiwania uprawnień i wydawania dokumentów do kierowania pojazdami 11 Realizacja potrzeb mieszkańców w zakresie rejestracji pojazdów i zmian w dokumentach rejestracyjnych 34,38 % N 61,72% Ś 39,06% N 11

12 Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 1 Wykonanie uchwały i zarządzeń w sprawie terminów przygotowania i przekazania materiałów do projektów planów finansowych (budżetu i WPF) 59,38% Ś 2 Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych 46,88% Ś 3 Realizacja i nadzór nad wykonaniem wydatków komórek organizacyjnych 4 Przenoszenie planu wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej oraz zadaniami zgodnie z kompetencjami przysługującymi kierownikom jednostek organizacyjnych 5 Rozliczanie dotacji otrzymanych na podstawie porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego 6 Zatrudnienie i realizacja kosztów wynagrodzeń osobowych w jednostkach organizacyjnych miasta 7 Prowadzenie ewidencji i dokumentacji spółek prawa handlowego, w których miasto posiada akcje/udziały 68,75% Ś 59,38% Ś 59,38% Ś 50,00 % Ś 40,63% N 8 Funkcjonowanie systemu rozliczania VAT w mieście Katowice 75,00% Ś 9 Realizacja Wieloletniej Prognozy Finansowej 67,19 % Ś Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem 1 Postępowanie w sprawie podziału nieruchomości 60,94% Ś 2 Prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości 58,59% Ś 3 Udzielanie informacji z bazy danych ewidencji gruntów i budynków w zakresie ujawnienia majątku dłużników 53,91 % Ś 12

13 4 Pozyskiwanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy, trwałego zarządu, użytkowania 70,31 % Ś 5 Wprowadzanie zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków 50,00 % Ś 6 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 60,94 % Ś 7 Ustanawianie hipotek oraz innych zabezpieczeń na nieruchomościach zbywanych przez miasto 68,75% Ś 8 System MSZKIIP 78,13% Ś 9 Ustalanie opłaty adiacenckiej 50,00 % Ś Gospodarka mieszkaniowa 1 Przydział lokali zamiennych 61,72% Ś 2 Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego 3 Zapłata odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego zgodnie z wyrokiem eksmisyjnym 4 Wynajem lokali mieszkalnych od innych podmiotów celem ich podnajmu jako lokale socjalne 71,09% Ś 67,19% Ś 62,50% Ś 5 Przydział lokali mieszkalnych 53,13% Ś 6 Rozpatrywanie wniosków o umorzenie, rozkładanie na raty, odraczanie terminów płatności zaległości czynszowych za lokale mieszkalne 7 Opracowanie analiz związanych z bilansem nośników energii (otrzymanie niepełnych lub nieprawidłowych danych do sporządzanej analizy, brak uzgodnień z innymi komórkami, jednostkami organizacyjnymi i podmiotami zewnętrznymi) 51,56% Ś 79,69% Ś 13

14 Budownictwo i gospodarka przestrzenna 1 Procedura egzekucyjna w przypadku zmiany zagospodarowania terenu, która nie wymaga pozwolenia na budowę 2 Dostarczenie wnioskodawcy dokumentu umożliwiającego przeprowadzenie robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Urzędowi Statystycznemu danych do dalszego przetwarzania 3 Decyzja o warunkach zabudowy lub o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego 56,25% Ś 35,94% N 42,19 % N 4 Decyzja o pozwoleniu na budowę 25,00 % N 5 Przyjęcie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych lub zamiaru przystąpienia do zmiany sposobu użytkowania 43,75 % N 6 Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego 44,53 % N 7 Sporządzanie Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta Katowice 38,28 % N 8 Opłata planistyczna (w tym roszczenia odszkodowawcze) 54,69 % Ś 9 Zezwolenie na realizację inwestycji drogowej 25,00 % N Ochrona środowiska i gospodarka komunalna 1 Zaspokajanie mieszkańców w zakresie ochrony zasobów środowiska oraz gospodarki komunalnej 35,94 % N 2 Realizacja umów w zakresie ochrony i kształtowania środowiska 35,94 % N 3 Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska, na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy, w tym na 78,91% Ś 14

15 przekazanie zwłok na potrzeby naukowe 4 Gospodarka odpadami komunalnymi 70,31 % Ś 5 Naliczanie i pobieranie opłat za usunięcie drzew lub krzewów 62,50% Ś 6 Infrastruktura kanalizacyjna realizacja inwestycji w zakresie przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej 54,69 % Ś Polityka społeczna 1 Rozpoznawanie, analiza i podejmowanie działań związanych z ograniczeniem zjawiska bezrobocia w mieście 2 Przyznawanie oraz ustalanie wysokości pomocy finansowej dla repatriantów 43,75% N 59,38 % Ś 3 Współpraca miasta Katowice z organizacjami pozarządowymi 48,44 % Ś 4 Realizacja Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Miejskiego Programu Przeciwdziałania Narkomanii 49,22% Ś 5 Rozliczanie Programu Profilaktyki i Promocji Zdrowia 39,06% N Oświata i edukacja 1 Prowadzenie procedury likwidacji szkoły lub placówki oświatowej 57,81 % Ś 2 Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych 70,31% Ś 3 Realizacja inwestycji i remontów w szkołach i placówkach oświatowych 58,59% Ś 4 Zatrudnianie nauczycieli oraz wynagradzanie 50,00 % Ś 5 Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw 70,31 % Ś 15

16 6 Zajęcia dodatkowe w przedszkolach opłacane z dotacji 70,31 % Ś 7 Organizacja kształcenia specjalnego w szkołach ogólnodostępnych, integracyjnych oraz specjalnych na podstawie orzeczeń 8 Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej 46,09 % Ś 78,13% Ś Kultura i sport 1 Program działań społeczno-gospodarczych w zakresie kultury 54,69 % Ś 2 Promocja młodych twórców kultury 43,75 % N 3 Remonty obiektów kultury 57,81 % Ś 4 Planowanie miejskich imprez sportowo-rekreacyjnych 48,44 % Ś 5 Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach 58,59 % Ś 6 Koordynacja i monitoring w trakcie procesu przygotowań i przeprowadzenia imprez sportowych o charakterze ogólnopolskim i międzynarodowym 7 Prowadzenie nadzoru nad działalnością Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji 8 Współudział w promocji oraz organizacji akcji reklamowych międzynarodowych i ogólnopolskich imprez sportowych odbywających się na terenie miasta 9 Planowanie i rozliczenie dotacji finansowych udzielonych dla klubów i stowarzyszeń sportowych 28,91 % N 50,78% Ś 40,63% N 78,91% Ś Polityka informacyjna i promocja miasta 16

17 1 Funkcjonowanie Centrum Informacji Turystycznej 43,75 % N 2 Kreowanie i wdrażanie wizerunku Urzędu w środkach społecznego przekazu 69,53 % Ś 3 Działania promocyjne miasta Katowice 46,88 % Ś Strategia i rozwój miasta 1 Bezpieczeństwo ruchu drogowego pieszych i rowerzystów 35,94% N 2 Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach 55,47% Ś 3 Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w mieście 61,72% Ś 4 Nadzór nad ruchem drogowym 42,19 % N 5 Poszukiwanie rozwiązań wspierających wzrost poziomu innowacyjności 34,38 % N 6 Skuteczność procedury rozpatrywania i realizacji wniosków Rad Jednostek Pomocniczych 46,88 % Ś System informatyczny 1 Ciągłość pracy systemów teleinformatycznych 61,72% Ś 2 Utrzymanie i rozwój systemów informatycznych UMK 62,50% Ś 3 Gospodarowanie sprzętem komputerowym 64,06 % Ś 17

18 Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień r. W zastosowanej analizie matematycznej główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, wewnętrzne kontrole i audyt w jednostce, stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od ostatniej kontroli / audytu/ przeprowadzonej przez Wydział Audytu i Kontroli. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr Planowane tematy audytu wewnętrznego 3.1 Planowane zadania zapewniające Lp. Temat zadania zapewniającego Wielkość ryzyka wynikająca z analizy Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi '1. Opracowywanie analiz związanych z bilansem nośników energii 79,69 % Działalność wspomagająca 2 04.I 05.II (40 osobodni) Nie Audyt obejmuje Wydział Budynków i Dróg '2. Zarządzanie kryzysowe 84,38 % Działalność podstawowa 2 08.II 31.III.2016 (60 osobodni) Nie Audyt obejmuje: Wydział Zarządzania Kryzysowego oraz powiązane jednostki organizacyjne '3. Wydawanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok lub szczątków ludzkich z zagranicy 78,91 % Działalność podstawowa 2 01.IV 31.V (60 osobodni) Nie Audyt obejmuje Wydział Kształtowania Środowiska 18

19 '4. Planowanie i rozliczanie dotacji finansowych dla klubów i stowarzyszeń sportowych 78,91 % Działalność wspomagająca 2 16.V 30.VI.2016 (66 osobodni) Audyt będzie wspomagany ew. przez pracowników Referatu Kontroli Wydziału Audytu i Kontroli Audyt obejmuje Wydział Sportu i Turystyki '5. Ocena systemu MSZKIIP 78,13 % Działalność wspomagająca 2 01.VII 16.IX.2016 (70 osobodni) Nie Audyt obejmuje Wydział Geodezji oraz wybrane komórki organizacyjne UMK '6. Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej subwencji ogólnej 78,13 % Działalność podstawowa 2 19.IX 16.XII.2016 (102 osobodni) Audyt będzie wspomagany ew. przez pracowników Referatu Kontroli Wydziału Audytu i Kontroli Audyt obejmuje wybrane losowo jednostki oświatowe (publiczne / niepubliczne) 3.2 Planowane czynności doradcze Lp. Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) Uwagi 1. 2 etaty 10 dni (20 osobodni) Czas podany jako planowany może ulec zmianie. 19

20 4. Planowane czynności sprawdzające L.p. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) '1. Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do prac na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych Organizacja i zarządzanie UMK 2 I -IV kwartał 2016r. (1 dzień roboczy) (2 osobodni) Uwagi 2. Realizowanie potrzeb mieszkańców w zakresie uzyskiwania uprawnień i wydawania dokumentów do kierowania pojazdami Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców 2 I -IV kwartał 2016r. (2 dni robocze) (4 osobodni) '3. '4. 5. '6. Prawidłowość realizacji i rozliczania Projektu pn. Miasto, jako przyjazna przestrzeń dla rozwoju przedsiębiorczości i kreatywności, realizowanego w ramach programu Erasmus+ Prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości Rozliczanie dotacji otrzymanych na podstawie porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego Ewidencja, naliczanie i pobór podatków od środków transportu Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym UE Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem Nadzór i kontrola nad budżetem miasta Podatki i opłaty I -IV kwartał 2016r. (3 dni robocze) (6 osobodni) I - IV kwartał 2016r. (1 dzień roboczy) (2 osobodni) I - IV kwartał 2016r. (2 dni robocze) (4 osobodni) I - IV kwartał 2016r. (2 dni robocze) (4 osobodni) 20

21 5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach L.p. Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi Rachunkowość Nadzór i kontrola nad budżetem miasta 3. Kultura i sport Inwestycje 2018 Organizacja i zarządzanie Gospodarka mieszkaniowa Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 2016 rok może ulec zmianie. 21

22 7. Cykl audytu Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 2016 zidentyfikowanych (głównych) obszarów ryzyka jest 20, zaplanowane do realizacji w 2016 r. jest 6 zadań. Iloczyn wynosi zatem 3,33 3 lata. Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 6 rocznie, potrzeba 3 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice. 8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego W Planie na 2016 r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych audytora wewnętrznego (2 osoby) przedstawia poniższa tabela: Ogółem dni roboczych w 2016 r. w tym: 251 w tym: 251 x 2 = 502 osobodni Nieprzewidziane działanie, choroby, szkolenia (statystycznie) 5 x 2 = 10 osobodni Urlopy 26 x 2 = 52 osobodni 22

23 Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych 10 x 2 = 20 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających 11 x 2 = 22 osobodni Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających i czynności z tym związanych 199 x 2 = 398 osobodni Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 199 dni przez 2 osoby, co daje 398 osobodni, tj godziny. NACZELNIK WYDZIAŁU 11 grudnia 2015 r. AUDYTU I KONTROLI Audytor wewnętrzny (-) Elżbieta Solska-Kuchciak 11 grudnia 2015 r. PREZYDENT MIASTA KATOWICE (-) Marcin Krupa Sporządziła: E. Solska-Kuchciak 23