Sprawozdanie z kontroli wykonywanych w Urzędzie Miejskim w Łomży w 2012 r.

Transkrypt

1 Sprawozdanie z kontroli wykonywanych w Urzędzie Miejskim w Łomży w 202 r. Plan kontroli na 202 r. przewidywał przeprowadzenie 53 kontroli wewnętrznych oraz 3 w jednostkach podległych i obcych (ogółem 66 kontroli). Zrealizowano 42 kontrole planowane i 36 kontroli doraźnych; ogółem 276 kontroli. Przeprowadzili je kierownicy i pracownicy 8 wydziałów (oddziałów, referatów, biur). W wyniku zauważonych nieprawidłowości sporządzono 30 wystąpień pokontrolnych i wydano zalecenia. Ilość kontroli niezrealizowanych w 202 r. Wydział Ilość (plan) Wydział Organizacji i Obsługi Centrum Obsługi Mieszkańców 9 Referat Zamówień i Zakupów Publicznych Biuro Audytu i Kontroli 2 Ogółem: 24 2 Przyczyny niezrealizowania planu: rezygnacja przedsiębiorcy z prowadzonej działalności gospodarczej, nieotrzymanie dotacji celowej, przeprowadzenie kontroli przez inny wydział bądź organy zewnętrzne. Ilość kontroli doraźnych w 202 r. Wydział Ilość (plan) Wydział Organizacji i Obsługi 5 Wydział Skarbu i Budżetu Oddział Podatków 6 Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia Referat Zdrowia i Rozwiązywania Problemów Patologii Społecznej Referat ds. Lokalowych Wydział Inwestycji 2 Wydział Gospodarki Komunalnej 96 Wydział Oświaty 2 Biuro Audytu i Kontroli 6 Ogółem: 36 8

2 Kontrole sprawdzające przeprowadzane były przez Wydział Inwestycji () i Centrum Obsługi Mieszkańców (2) w ramach prowadzonych kontroli sprawdzano wykonanie zaleceń z 20 r.. Kontrole zewnętrzne. Wydział Kultury, Promocji i Sportu: przeprowadzono 7 kontroli, w tym 3 w Urzędzie i 4 w jednostkach podległych i stowarzyszeniach korzystających z dotacji UM. Kontrole miały głównie na celu sprawdzenie prawidłowości wykorzystania dotacji na realizację zadań. Dotyczyły zawartych umów na zadania zlecone stowarzyszeniom (analiza dokumentów finansowych i sprawozdań merytorycznych, dotrzymywanie terminów, celowość wykorzystania środków itp.). Formą kontroli była też obecność pracowników wydziału na organizowanych przez organizacje pozarządowe i instytucje kultury wydarzeniach kulturalnych i sportowych. 2. Wydział Oświaty: przeprowadzono 29 kontroli, w tym 3 w Urzędzie, 24 w jednostkach podległych, 2 w jednostkach obcych korzystających z dotacji UM. Do pięciu jednostek wystosowano zalecenia pokontrolne na piśmie. Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych dotyczyły zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wiarygodności sprawozdań, efektywności i skuteczności działania, przepływu informacji. Przeprowadzone kontrole służyły ujednoliceniu, znormalizowaniu wszelkich działań podejmowanych w szkołach i placówkach oświatowych, podnoszeniu jakości pracy. 3. Centrum Obsługi Mieszkańców: przeprowadzono 40 kontroli na zaplanowanych 59. Dwunastu przedsiębiorców przestało prowadzić działalność i kontrola u nich stała się bezprzedmiotowa. W ramach sprawowanego nadzoru nad przedsiębiorcami wpisanymi do rejestrów działalności regulowanej, przeprowadzono 3 kontroli przedsiębiorców prowadzących stacje kontroli pojazdów, kontroli przedsiębiorców prowadzących ośrodki szkolenia kierowców, 6 kontroli przedsiębiorców posiadających licencje na krajowy transport drogowy oraz zaświadczenia na krajowe przewozy drogowe na potrzeby własne. Ogółem stwierdzono uchybienia w 45% skontrolowanych podmiotach. W 8 przypadkach wydano zalecenia pokontrolne na piśmie, dotyczyły one uchybień w przestrzeganiu przepisów ustawy Prawo o ruchu drogowym i ustawy O transporcie drogowym. W toku wszystkich kontroli przedsiębiorcom udzielano ustnego instruktażu. 4. Wydział Gospodarki Komunalnej: planowano 6 kontroli problemowych. Wykonano 6 kontroli planowych oraz 96 doraźnych. Kontrole w jednostkach podległych dotyczyły realizacji 2

3 zadań w zakresie utrzymania dróg i zieleni (MPGKiM ZB) oraz wykonywania przewozów pasażerskich (MPK ZB). Kontrole doraźne, realizowane przez pracowników Wydziału merytorycznie odpowiedzialnych za te tematy, dotyczyły realizacji zadań bieżących np. utrzymania dróg, objazdów dróg, oznakowania, zieleni, komunikacji miejskiej, oświetlenia dróg i terenów miejskich. Kontrole są udokumentowane w dziennikach objazdów i protokołach załączanych do faktur miesięcznych. W trakcie kontroli istotnych nieprawidłowości nie stwierdzono. Wydawane zalecenia były realizowane na bieżąco. 5. Wydział Skarbu i Budżetu Oddział Budżetu: zaplanowano 4 kontrole w jednostkach podległych, które zostały wykonane. Tematyka kontroli dotyczyła: prawidłowości rozliczenia dotacji przedmiotowej za 20 r., kontroli windykacyjnej należności budżetowych oraz prowadzenia gospodarki finansowej. Przeprowadzono kontrole zewnętrzne odnośnie prowadzenia gospodarki finansowej i kontroli windykacji należności budżetowych (jedna kontrola została wykonana wspólnie z Biurem Audytu i Kontroli). 6. Wydział Skarbu i Budżetu Oddział Podatków: przeprowadzono kontrolę w Urzędzie i 0 u podatników. Odrębnych zaleceń na piśmie nie wydawano. Tematyka kontroli w Oddziale Podatków obejmowała zakres windykacji podatku od środków transportowych od osób prawnych. Kontrole zewnętrzne przeprowadzane u podatników dotyczyły prawidłowości złożonych informacji i deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości. W rezultacie kontroli budżet Miasta zyskał kwotę ponad 30 tys. zł. 7. Referat Zamówień i Zakupów Publicznych: zaplanowano 6 kontroli, przeprowadzono 4 (MPGKiM ZB w Łomży, MPK ZB w Łomży, Filharmonia Kameralna w Łomży, Teatr Lalki i Aktora w Łomży). Odstąpiono od 2 zaplanowanych kontroli ze względu na przeprowadzenie ich przez inspektorów Biura Audytu i Kontroli. Kontrole zakończyły się wydaniem zaleceń dla kontrolowanych jednostek. Osobom odpowiedzialnym za realizację zamówień publicznych udzielano niezbędnego instruktażu. W wyniku kontroli dokonano zmian w zakresach obowiązków osób realizujących zamówienia. 8. Biuro Audytu i Kontroli: przeprowadzono 7 kontroli, w tym 6 doraźnych. W jednostkach nadzorowanych przez Urząd sprawdzono prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi w 20 r., przestrzeganie procedur kontroli finansowej oraz dokumentację kontroli zarządczej. W trzech placówkach sprawdzono wykonanie zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrolujące organy zewnętrzne. Do dyrektorów przedszkoli publicznych i Naczelnika Wydziału Oświaty wystosowano pismo omawiające wyniki kontroli i zauważone uchybienia. W komórkach Urzędu inspektorzy BAK zrealizowali 5 kontroli na temat prawidłowości 3

4 rozliczania rozmów telefonicznych, dokumentacji kontroli wewnętrznych, terminowości załatwiania indywidualnych spraw administracyjnych, wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez zewnętrzne jednostki kontrolujące, prawidłowości udzielania zamówień publicznych o wartości do euro. Podczas kontroli udzielano niezbędnego instruktażu, zwłaszcza w temacie kontroli zarządczej. Kontrole wewnętrzne. Kontrole wewnętrzne prowadzone były przez naczelników wydziałów, kierowników oddziałów i biur Urzędu Miejskiego. Kontrolowano pracę pracowników na poszczególnych stanowiskach, wydawane decyzje, kompletność dokumentów w aktach spraw, przestrzeganie przepisów prawnych itp. Wydział Organizacji i Obsługi przeprowadził 9 kontroli, w tym 4 planowe i 5 doraźnych. Istotną była kontrola terminowości i prawidłowości doręczania korespondencji oraz kontrola miesięcznych wydatków poniesionych przez Urząd z tyt. roznoszenia listów przez zatrudnionych gońców. Efektem podjętych działań było zatrudnienie 3 osób z skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy oraz obniżenie kosztu roznoszenia listu z 3,5 zł na,28 zł za jeden list. Oszczędność w budżecie Miasta Łomża za 9 miesięcy 202 r. wyniosła około 73 tys. zł. Straż Miejska kontrolowała zużycie paliwa w samochodach służbowych, składniki umundurowania i wyposażenia strażników, analizowano budżet 202 r.. Referat Ochrony Środowiska i Rolnictwa sprawdzał wydawanie kart wędkarskich, prowadzenie rejestru działalności regulowanej, opłaty za przyjęcie odpadów do Zakładu Przetwarzania i Unieszkodliwiania Odpadów w Miastkowie. Wydział Gospodarowania Nieruchomościami kontrolował sprawy dotyczące opiniowania i wydawania decyzji zatwierdzających podziały nieruchomości, prowadzenia postępowań rozgraniczeniowych, nadawania nazw ulicom i prowadzenia numeracji porządkowej nieruchomości. Kontrola wewnętrzna w Wydziale Kultury, Promocji i Sportu polegała na analizie dokumentacji w zakresie przestrzegania procedur, dotrzymywania terminów, wydawania decyzji. Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia analizował prawidłowość wydawania decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń rodzinnych pod kątem ich zgodności z deklaracją o dochodach; postępowania wobec dłużników alimentacyjnych; rozliczenia dotacji przyznanych organizacjom pozarządowym. Wydział Architektury i Budownictwa kontrolował stan zaawansowania Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego i Studium, decyzje o warunkach zabudowy i celu publicznego, pozwolenia na budowę oraz zgłoszenia robót. Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności kontrolował realizację zadań 4

5 orzeczniczych pod kątem prawidłowości stosowania przepisów, standardów, procedur oraz terminowości rozpatrywania spraw. L. p. Zestawienie przeprowadzonych kontroli w roku 202 Wydziały Urzędu Miejskiego w Łomży realizujące kontrole w 202 r. Kontrole przeprowadzone w urzędzie własnym w jednostkach podległych i innych Liczba wystąpień pokontrolnych, wydanych zaleceń Wydział Organizacji i Obsługi 9 2 Centrum Obsługi Mieszkańców Wydział Skarbu i Budżetu Oddział Budżetu Oddział Podatków 4 Wydział Architektury i Budownictwa 3 5 Wydział Gospodarki Komunalnej Referat Ochrony Środowiska i Rolnictwa 2 7 Wydział Gospodarowania Nieruchomościami 8 Wydział Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych Wydział Inwestycji 6 0 Wydział Oświaty Wydział Kultury Promocji i Sportu Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia Referat Rozwiązywania Problemów Patologii Społecznej Referat ds. Lokalowych Referat Świadczeń Rodzinnych i Alimentacyjnych 3 Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności Straż Miejska Łomży 4 5 Biuro Rady Miejskiej 3 6 Urząd Stanu Cywilnego 2 7 Referat Zamówień i Zakupów Publicznych Biuro Audytu i Kontroli 5 2* 2 Razem: * jedna kontrolna wspólna z Audytorem Wewnętrznym oraz Wydziałem Skarbu i Budżetu 5