Excel. Wybrane zagadnienia

Transkrypt

1 Excel Wybrane zagadnienia

2 Spis treści Najważniejsze porady dotyczące programu Excel: Praca z danymi... 3 Zaznaczanie danych... 3 Edytowanie danych... 3 Formatowanie danych... 4 Funkcje i formuły... 5 Obliczanie dat przy użyciu formuł w programie Excel... 6 Funkcje dat... 6 Znajdowanie liczby dni między dwiema datami... 7 Znajdowanie liczby dni roboczych między dwiema datami... 7 Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby dni roboczych... 8 Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby miesięcy... 8 Znajdowanie swojego obecnego wieku... 9 Wybrane funkcje tekstowe ZŁACZ TEKSTY PORÓWNAJ LEWY DŁ LITERY.MAŁE FRAGMENT.TEKSTU Z.WIELKIEJ.LITERY ZASTĄP POWT PRAWY SZUKAJ.TEKST PODSTAW T TEKST USUO.ZBĘDNE.ODSTĘPY LITERY.WIELKIE WARTOŚD Podstawowe funkcje finansowe w Excelu Funkcja FV (future value) Funkcja PV (present value) Funkcja RATE Funkcja PMT Makra informacje Nagrywanie makr Zadania: Poprawianie wartości błędu... 22

3 Najważniejsze porady dotyczące programu Excel: Praca z danymi Wiele osób chciałoby podczas pracy z programem Excel mied do dyspozycji eksperta zawsze gotowego służyd użytecznymi poradami i wskazującego najlepsze rozwiązania dotyczące pracy z danymi. Jeżeli do nich należysz, ten artykuł jest dla Ciebie! W poniższych sekcjach znajdziesz informacje o nowych i szybszych sposobach pracy z danymi w programie Excel. Zaznaczanie danych Aby zaznaczyd niesąsiadujące komórki lub zakresy, zaznacz pierwszą komórkę lub zakres, a następnie zaznacz pozostałe komórki lub zakresy, przytrzymując naciśnięty klawisz CTRL. Aby zaznaczyd tylko puste komórki w regionie, zaznacz region, kliknij polecenie Przejdź do w menu Edycja, kliknij przycisk Specjalnie, a następnie kliknij opcję Puste. Zaznaczenie dużego zakresu jest łatwe. Wystarczy kliknąd komórkę w rogu zakresu, przewinąd do przeciwległego rogu, a następnie kliknąd komórkę w tym rogu, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz SHIFT. Istnieje możliwośd określenia kierunku, w którym będzie przesuwane zaznaczenie po wprowadzeniu danych w komórce (na przykład w prawo w przypadku pracy w wierszach). W tym celu kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, upewnij się, że na karcie Edycja jest zaznaczone pole wyboru Przenoś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter, a następnie kliknij kierunek w polu Kierunek. Do określonego obszaru arkusza kalkulacyjnego (na przykład do bieżącego regionu lub do ostatniej komórki) możesz przejśd, klikając polecenie Przejdź do w menu Edycja. Następnie kliknij przycisk Specjalnie i wybierz odpowiednią opcję. Edytowanie danych Zawartośd komórki można edytowad bezpośrednio w komórce, klikając ją dwukrotnie. Nie trzeba korzystad z paska formuły. Aby wyłączyd funkcję edycji w komórce, w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, kliknij kartę Edycja, a następnie wyczyśd pole wyboru Edytuj bezpośrednio w komórce. Aby dodad kolejne wartości liczby w komórkach, przeciągnij uchwyt wypełnienia w rogu zaznaczenia, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz CTRL. Aby dodad kolejne dni tygodnia, kwartały lub inne wartości serii w komórkach, zaznacz pierwszy element, a następnie przeciągnij uchwyt wypełnienia znajdujący się w rogu. Aby wypełnid sąsiadujące komórki zgodnie z powtarzalnym wzorcem, utwórz niestandardowe wypełnienie serią. W tym celu kliknij polecenie Opcje w menu Narzędzia, a następnie kliknij kartę Listy niestandardowe.

4 Kliknięcie prawym przyciskiem myszy komórki, obiektu lub elementu wykresu powoduje wyświetlenie menu skrótów zawierającego przydatne polecenia. Sposób wypełniania komórek danymi znajdującymi się w danej komórce lub zakresie można określid, klikając prawym przyciskiem myszy uchwyt wypełnienia znajdujący się w rogu tej komórki lub zakresu i przeciągając go, a następnie klikając opcję wypełnienia w wyświetlonym menu skrótów. Podczas automatycznego wypełniania komórek program Excel może zwiększad jednocześnie rok i kwartał. Na przykład: 1Kw.93, Kw.193, 1. Kw. 93, 1. Kwartał Zakres zaznaczonych komórek można usunąd, przeciągając uchwyt wypełnienia (znajdujący się w prawym dolnym rogu zaznaczenia) do góry i w lewo przy naciśniętym klawiszu SHIFT. Zawartośd komórki (lub kolumny komórek) można rozpowszechnid na wiele kolumn. W tym celu zaznacz komórkę lub kolumnę, a następnie kliknij polecenie Tekst jako kolumny w menu Dane. Aby szybko wstawid zakres pustych komórek, przeciągnij uchwyt wypełnienia w rogu zaznaczenia, trzymając naciśnięty klawisz SHIFT. Aby przejrzed wszystkie nazwane komórki lub zakresy używane w skoroszycie, kliknij strzałkę obok pola Nazwa na pasku formuły. Moduł sprawdzania pisowni można uruchomid, naciskając klawisz F7. Aby przenieśd zawartośd komórek, przeciągnij obramowanie zaznaczonych komórek do innej lokalizacji. Aby skopiowad zawartośd komórek, podczas przeciągania przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL. Możliwa jest edycja zawartości kilku arkuszy jednocześnie. W tym celu kliknij karty arkuszy przeznaczonych do edycji, przytrzymując jednocześnie naciśnięty klawisz CTRL, a następnie zmodyfikuj dane. Przy każdym zapisie warto wykonad kopię zapasową. W tym celu w oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij przycisk Narzędzia, kliknij opcję Opcje ogólne, a następnie zaznacz pole wyboru Zawsze twórz kopię zapasową. Formatowanie danych Do tworzenia wcięcia tekstu w komórce można użyd przycisków Zwiększ wcięcie i Zmniejsz wcięcie na pasku narzędzi Formatowanie. Łatwym sposobem zastosowania niestandardowego stylu z innego skoroszytu jest skopiowanie komórek sformatowanych za pomocą tego stylu i wklejenie ich do nowego skoroszytu. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy nagłówka kolumny lub wiersza spowoduje wyświetlenie menu skrótów zawierającego polecenia Szerokośd kolumny, Wysokośd wiersza, Ukryj i Odkryj. Dwukrotne kliknięcie przycisku Malarz formatów na pasku narzędzi Standardowy spowoduje zaznaczenie go na stałe, co umożliwia zastosowanie tego samego formatu w wielu obszarach.

5 Aby zablokowad wiersz w górnej części okna, zaznacz wiersz poniżej, a następnie kliknij polecenie Zablokuj okienka w menu Okno. Aby zastosowad wbudowany format tabeli do zakresu komórek, kliknij polecenie Autoformatowanie w menu Format. Istnieje możliwośd określenia domyślnej czcionki dla przyszłych skoroszytów. W tym celu w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie na karcie Ogólne zmieo opcje standardowej czcionki i rozmiaru. Aby zmienid domyślny format tekstu dla całego skoroszytu, kliknij polecenie Styl w menu Format, a następnie zmieo format stylu normalnego. Aby przekonwertowad wstępnie sformatowany tekst HTML na tabelę, zaznacz ten tekst, a następnie kliknij polecenie Tekst jako kolumny w menu Dane. Wiersze i kolumny można grupowad, aby ułatwid ich pokazywanie i ukrywanie. W tym celu zaznacz wiersze i kolumny, wskaż polecenie Grupy i konspekt w menu Dane, kliknij opcję Grupa, a następnie kliknij opcję Wiersze lub kolumny. Aby wyświetlid liczby w tysiącach lub milionach, utwórz nowy format liczb. W tym celu w menu Format kliknij polecenie Komórki, a następnie kliknij kategorię Niestandardowe. W polu Typ wpisz 0, lub #, w przypadku tysięcy i 0,, lub #,, w przypadku milionów. Wartośd można wprowadzid w złotówkach, wpisując symbol złotego (zł) po tej wartości. Wartośd można wprowadzid w formacie procentowym, wpisując znak procentu (%) po tej wartości. Liczby ujemne można wyświetlid na czerwono, klikając polecenie Komórki w menu Format. Na karcie Liczba kliknij kategorię Liczba lub Waluta, a następnie w polu Liczby ujemne wybierz kolor czerwony. Funkcje i formuły Aby uzyskad pomoc na temat wybierania funkcji i wprowadzania jej argumentów, kliknij przycisk fx (Wstaw funkcję) na pasku Formuła. Zamiast przycisku Autosumowanie można również nacisnąd klawisze ALT+ZNAK RÓWNOŚCI (=). Aby skopiowad formułę z aktywnej komórki do wszystkich komórek w zaznaczonym zakresie, naciśnij klawisz F2, a następnie naciśnij klawisze CTRL+ENTER. Do zakresu można wstawid sumy częściowe, klikając dowolną komórkę w zakresie, a następnie klikając polecenie Sumy częściowe w menu Dane. Aby zmniejszyd wszystkie wartości w zakresie o 10 procent, wpisz,9 w pustej komórce. Następnie skopiuj komórkę i zaznacz zakres. W menu Edycja wybierz polecenie Wklejanie specjalne, a następnie kliknij opcję Przemnóż.

6 Obliczanie dat przy użyciu formuł w programie Excel Daty mają różne znaczenie dla użytkownika i dla programu Excel. Z punktu widzenia użytkownika data oznacza dzieo, miesiąc i rok, natomiast dla programu Excel jest to liczba kolejna Daty w programie Excel są przechowywane jako liczby kolejne. Daty są przechowywane w programie Excel jako liczby kolejne. Liczba 1 oznacza 1 stycznia Jest to data, od której rozpoczyna się kalendarz programu Excel. Dla każdego kolejnego dnia liczba jest zwiększana o jeden. Na przykład data 2 stycznia 1900 jest przechowywana jako liczba 2. Oznacza to, że wpisana przez użytkownika data jest zapisywana w programie Excel jako (40411 dni od 1 stycznia 1900). Przechowywanie dat w postaci liczb kolejnych umożliwia wykonywanie na nich operacji arytmetycznych w programie Excel. Na przykład w celu ustalenia liczby dni między dwiema datami program Excel odejmuje jedną liczbę kolejną od drugiej. Uwaga W formułach programu Excel nie można używad dat wcześniejszych niż 1 stycznia Funkcje dat NETWORKDAYS Znajdowanie liczby pełnych dni roboczych między dwiema datami WORKDAY Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby dni roboczych od innej daty DATA Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby lat, miesięcy lub dni od innej daty DZIŚ Znajdowanie bieżącej daty

7 Znajdowanie liczby dni między dwiema datami Załóżmy, że bieżąca data to 9 czerwca Twój urlop zaczyna się 21 sierpnia 2010 i chcesz dowiedzied się, ile dni zostało do urlopu. W celu przeprowadzenia obliczeo należy w pustej komórce wpisad prostą formułę: =A3-A2 Pomiędzy tymi datami są 73 dni. Obie daty mogą zostad użyte w formule, ponieważ program Excel rozpoznaje format wartości w komórkach A2 oraz A3 i przechowuje je jako liczby kolejne. Program Excel odejmuje liczbę kolejną daty od liczby kolejnej daty : minus = 73. Znak równości (=) w programie Excel wskazuje, że wprowadzany tekst jest formułą. Operator znaku minus (-) nakazuje programowi Excel odjąd jedną wartośd od drugiej. A3 i A2 to odwołania do komórek, które odwołują się do wartości w tych komórkach. Po wpisaniu znaku równości (=) funkcja Autouzupełnianie formuł wyświetli listę nazw funkcji do wyboru, próbując odgadnąd zamiary użytkownika. W tej formule nie jest używana żadna funkcja, więc kontynuuj wpisywanie, ignorując funkcję Autouzupełnianie formuł. Aby ustalid, skąd wziął się wynik formuły, można zaznaczyd komórkę zawierającą formułę i odczytad formułę wyświetloną na pasku formuły w górnej części arkusza. Można również kliknąd dwukrotnie komórkę, aby zobaczyd formułę w tej komórce. Uwaga Wynik formuły może zostad wyświetlony w formacie daty, ponieważ wartości w komórkach A2 i A3 mają format daty. W sesji dwiczeo na koocu lekcji pokazano, jak szybko zmienid format wyniku, aby wynik był wyświetlany jako liczba. Znajdowanie liczby dni roboczych między dwiema datami Nie jest możliwe wyznaczenie liczby dni roboczych (od poniedziałku do piątku) między dwiema datami, odejmując po prostu jedną datę od drugiej. Do wykonania tej czynności jest wymagana wstępnie zdefiniowana formuła, nazywana funkcją NETWORKDAYS, która służy do wyznaczania liczby pełnych dni roboczych między dwiema datami. Załóżmy ponownie, że bieżąca data to 9 czerwca 2010, a Twój urlop zaczyna się 21 sierpnia Jednak tym razem chcesz dowiedzied się, ile dni roboczych zostało do urlopu. Należy wpisad formułę: =NETWORKDAYS(A2;A3)

8 Do urlopu zostały 53 dni robocze. Wartości w komórkach A2 i A3 to argumenty informacje o tym, co ma obliczad funkcja NETWORKDAYS. Nawias oddziela funkcję od argumentów. Argumenty w nawiasach są rozdzielone średnikiem. Uwaga Po wpisaniu znaku równości (=) i początkowych liter nazwy funkcji program Excel wyświetli listę funkcji. Aby program Excel wprowadził nazwę za użytkownika, należy wybrad z listy pozycję NETWORKDAYS. Następnie funkcja Autouzupełnianie formuł wyświetli nazwy argumentów funkcji. Wpisywanie formuły można zakooczyd, korzystając z funkcji Autouzupełnianie formuł lub ignorując tę funkcję i samodzielnie kontynuując wpisywanie. Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby dni roboczych Załóżmy, że trzeba znaleźd datę, na przykład termin płatności faktury lub datę zakooczenia projektu, którą należy wyznaczyd przez odliczenie określonej liczby dni roboczych (od poniedziałku do piątku) od pewnej daty (do przodu lub wstecz). Można to łatwo zrobid przy użyciu funkcji WORKDAY. Załóżmy, że wyznaczono około 80 dni roboczych na ukooczenie projektu, który rozpoczyna się 31 grudnia Aby znaleźd datę zakooczenia projektu, należy najpierw wprowadzid te wartości w komórkach A2 i A3, jak pokazano na ilustracji. Następnie należy wprowadzid daty wszystkich dni wolnych, które najprawdopodobniej wpłyną na obliczenia (każdy dzieo wolny w oddzielnej komórce). Następnie w pustej komórce należy wpisad formułę: =WORKDAY(A2;A3;A4:A6) Projekt musi zostad ukooczony do 22 kwietnia Program Excel dodał 80 dni (komórka A3), automatycznie pomijając weekendy i dni wolne przypadające w tym okresie, wskazywane przez argument A4:A6 (dwukropek oznacza zakres komórek). Poszczególne argumenty są oddzielone średnikami. Nawias oddziela argumenty od funkcji. Znajdowanie daty przypadającej po upływie określonej liczby miesięcy Załóżmy, że wyznaczono około 25 miesięcy od daty 9 czerwca 2011 na ukooczenie projektu. Należy znaleźd datę jego zakooczenia. Można to zrobid przy użyciu funkcji DATA, która ma trzy argumenty: rok, miesiąc i dzieo. W tym przykładzie po wprowadzeniu w komórce B2 wartości 25 należy w komórce A4 wpisad następującą formułę: =DATA(2011;6+B2;9) 2011 jest argumentem roku, 6 plus wartośd z komórki B2 jest argumentem miesiąca, a 9 jest argumentem dnia. Argumenty są rozdzielone średnikami i ujęte w nawiasy. Projekt zakooczy się 9 lipca Ponieważ zamiast wartości w komórce (25) zostało wpisane odwołanie do komórki (B2), program Excel może automatycznie zaktualizowad

9 wynik w przypadku zmiany wartości. Jeśli na przykład okres zostanie skrócony z 25 do 23 miesięcy, można uzyskad skorygowaną datę (9 maja 2013) bez konieczności ponownego wpisywania formuły, zmieniając wartośd w komórce B2 z 25 na 23. Znajdowanie swojego obecnego wieku Funkcja DZIŚ jest nietypowa. To jedna z niewielu funkcji programu Excel, które nie wymagają żadnych argumentów. Wymagany jest jednak nawias otwierający i zamykający: =DZIŚ() Funkcja DZIŚ służy do wstawiania bieżącej daty, która jest aktualizowana przy każdym otwarciu lub przeliczeniu skoroszytu. Za pomocą funkcji DZIŚ można wyznaczyd swój obecny wiek w dniach. Sposób wykonywania tych obliczeo przedstawiono w sesji dwiczeo.

10 Wybrane funkcje tekstowe ZŁACZ TEKSTY Łączy kilka ciągów tekstowych w jeden ciąg tekstowy. Składnia: ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1 ;tekst2;...) Tekst1; tekst2;... to 2 do 255 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy element tekstowy. Elementami tekstowymi mogą byd ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Uwagi: Elementy tekstowe można także łączyd za pomocą operatora obliczeo w postaci handlowego i" (&) zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY. Na przykład funkcja =A1&B1 zwraca taką samą wartośd jak =ZŁĄCZ.TEKSTY(A1,B1). PORÓWNAJ Porównuje dwa teksty i zwraca wartośd PRAWDA, jeśli są dokładnie takie same; w przeciwnym przypadku zwraca wartośd FAŁSZ. Funkcja PORÓWNAJ uwzględnia wielkośd liter, ale ignoruje różnice w formatowaniu. Funkcja PORÓWNAJ umożliwia sprawdzanie tekstu wprowadzanego do dokumentu. Składnia: PORÓWNAJ(tekst1 ;tekst2) Tekst1 to pierwszy tekst. Tekst2 to drugi tekst. LEWY Funkcja LEWY zwraca pierwsze znaki w ciągu tekstowym, na podstawie określonej liczby znaków. Składnia: LEWY(tekst;liczba_znaków) Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostad wyodrębnione. Liczba_znaków określa liczbę znaków, które ma wyodrębnid funkcja LEWY. DŁ Funkcja DŁ zwraca liczbę znaków ciągu tekstowego. Składnia: DŁ(tekst)

11 Tekst to tekst, którego długośd ma zostad znaleziona. Spacje są liczone jako znaki. LITERY.MAŁE Konwertuje wszystkie duże litery w ciągu tekstowym na małe. Składnia: LITERY. MAŁE(tekst) Tekst to tekst, który należy przekonwertowad na małe litery. Funkcja LITERY.MAŁE nie zmienia tych znaków w tekście, które nie są literami. FRAGMENT.TEKSTU Funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, począwszy od określonej pozycji, na podstawie podanej liczby znaków. Składnia: FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków) Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostad wyodrębnione. Liczba_początkowa to pozycja pierwszego znaku, który ma zostad wyodrębniony z tekstu. Pierwszy znak w tekście ma liczbę_początkową 1 i tak dalej. Z.WIELKIEJ.LITERY Zmienia w wielką literę pierwszą małą literę tekstu i wszystkie inne litery w tekście następujące po znaku innym niż litera. Wszystkie inne litery są konwertowane na małe litery. Składnia: Z.WI ELKI EJ. LITERY(tekst) Tekst to tekst objęty cudzysłowem; formuła, której wynikiem jest tekst, lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, który ma zostad częściowo przekształcony na tekst pisany wielkimi literami. ZASTĄP Funkcja ZASTĄP zastępuje częśd ciągu tekstowego innym ciągiem tekstowym z uwzględnieniem określonej liczby znaków. Składnia: ZASTĄP(stary_tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków;nowy_tekst) POWT Wykonuje określoną liczbę powtórzeo tekstu. Stosuje się ją, aby wypełnid komórkę konkretną liczbą ciągów tekstowych. Składnia: POWT(tekst;ile_razy)

12 Tekst to tekst, który ma byd powtarzany. Ile_razy to liczba dodatnia określająca liczbę powtórzeo tekstu. Uwagi: Jeśli argument ile_razy ma wartośd 0, funkcja POWT zwraca "" (pusty tekst). Jeśli argument ile_razy nie jest liczbą całkowitą, jest do takiej liczby obcinany. Wynik funkcji POWT nie może byd dłuższy niż znaków. W przeciwnym wypadku funkcja zwróci wartośd błędu #ARG!. PRAWY Funkcja PRAWY zwraca ostanie znaki w ciągu tekstowym, na podstawie określonej liczby znaków. Składnia: PRAWY(tekst;liczba_znaków) Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostad wyodrębnione. Liczba_znaków określa liczbę znaków, które ma wyodrębnid funkcja PRAWY. SZUKAJ.TEKST Funkcja SZUKAJ.TEKST służy do odnajdywania jednego ciągu tekstowego wewnątrz innego ciągu tekstowego i zwracania pozycji początkowej szukanego tekstu liczonej od pierwszego znaku tekstu przeszukiwanego. Aby na przykład stwierdzid, na której pozycji w wyrazie drukarka" znajduje się litera u", można użyd następującej funkcji: =SZUKAJ.TEKST(,,u";,,drukarka") Ta funkcja zwraca wartośd 3, ponieważ u" to trzecia litera w wyrazie drukarka". W funkcji SZUKAJ.TEKST każdy znak (jedno- i dwubajtowy) jest zawsze liczony jako jedno wystąpienie, bez względu na ustawiony język domyślny. PODSTAW Podstawia w ciągu tekstowym w miejsce argumentu stary_tekst argument nowy_tekst. Funkcji PODSTAW należy używad wtedy, gdy trzeba zamienid określony tekst pojawiający się w ciągu tekstowym na inny tekst; funkcji ZASTĄP należy natomiast używad wtedy, gdy trzeba zamienid dowolny tekst pojawiający się w określonym miejscu ciągu tekstowego. Składnia: PODSTAW(tekst;stary_tekst; nowy_tekst;wystąpienie_liczba) Tekst to tekst lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, w którym należy zastąpid znaki.

13 Stary_tekst to tekst, który należy zastąpid. Nowy_tekst to tekst, którym zostanie zastąpiony stary_tekst. T Zwraca tekst, do którego odnosi się wartośd. Składnia: T(wartośd) Wartośd to wartośd, którą należy przetestowad. Uwagi: Jeśli argument wartośd jest tekstem lub odnosi się do tekstu, funkcja T zwraca wartośd. Jeśli argument wartośd nie odnosi się do tekstu, funkcja T zwraca "" (pusty tekst). Zasadniczo nie trzeba stosowad tej funkcji w formułach, ponieważ program Microsoft Excel konwertuje wartości automatycznie, jeśli jest to tylko konieczne. Funkcja ta zapewnia zgodnośd z innymi programami arkuszy kalkulacyjnych. TEKST Funkcja TEKST konwertuje wartośd numeryczną na tekst i umożliwia formatowanie wyświetlanych danych przy użyciu specjalnych ciągów formatów. Ta funkcja jest przydatna do przedstawiania liczb w bardziej czytelnym formacie oraz w sytuacjach, gdy liczbom towarzyszy tekst lub symbole. Załóżmy na przykład, że komórka A1 zawiera liczbę 23,5. Aby przedstawid liczbę w formacie walutowym, należy użyd następującej formuły: =TEKST(A1;"0,00 zł") W tym przykładzie zostanie wyświetlony wynik 23,50 zł. Składnia: TEKST(wartośd; format_tekst) USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY Usuwa wszystkie spacje z tekstu, oprócz pojedynczych spacji występujących między słowami. Funkcję USUO.ZBĘDNE.ODSTĘPY należy stosowad w przypadku tekstu uzyskanego z innej aplikacji, w którym mogą występowad nieregularne spacje. Składnia: USUO.ZBĘDNE.ODSTĘPY(tekst) Tekst to tekst, z którego mają zostad usunięte spacje. LITERY.WIELKIE Konwertuje małe litery na wielkie litery. Składnia: LITERY.WIELKIE(tekst)

14 Tekst to tekst, który należy skonwertowad na wielkie litery. Tekst może byd odwołaniem lub ciągiem tekstowym. WARTOŚĆ Konwertuje ciąg tekstowy reprezentujący liczbę na liczbę. Składnia: WARTOŚD(tekst) Tekst to tekst zamknięty znakami cudzysłowu lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, który należy skonwertowad. Uwagi: Tekst może byd podawany w dowolnym formacie używanym do określania stałej liczbowej, daty lub czasu, rozpoznawanym przez program Microsoft Excel. Jeśli tekst nie jest podany w jednym z takich formatów, funkcja WARTOŚD zwraca wartośd błędu #ARG!. Zasadniczo nie trzeba wykorzystywad w formule funkcji WARTOŚD, ponieważ program Microsoft Excel konwertuje automatycznie tekst na liczby, jeśli jest to tylko konieczne. Funkcja ta zapewnia zgodnośd z innymi

15 Podstawowe funkcje finansowe w Excelu Większośd funkcji finansowych Excela opiera się na czterech podstawowych elementach: wartośd bieżąca inwestycji, wartośd przyszła inwestycji, czas trwania inwestycji, stopa procentowa albo wartośd kapitałowa inwestycji. Struktura funkcji finansowych w Excelu: Nazwa Funkcji(arg1;arg2;arg3;... argn) Najczęściej argumentami są: Stopa - jest stopą procentową w danym okresie. Okres spłaty (liczba rat) - liczba okresów płatności dająca w efekcie sumę roczną. Jeśli dokonuje się miesięcznej spłaty czteroletniej pożyczki oprocentowanej na 12% rocznie, to: stopa wynosi 12%/12, liczba_rat 4*12. Jeśli dokonuje się rocznych spłat tej samej pożyczki, to: stopa wynosi 12%, liczba_rat 4. Wartośd aktualna (Wa) - jest aktualną wartością - całkowitą sumą, jaką seria przyszłych płatności jest warta. Wartośd przyszła (Wp) - jest przyszłą wartością lub poziomem finansowym, do którego zmierza się po dokonaniu ostatniej płatności. Jeśli argument jest pominięty, to jako jego wartośd przyjmuje się 0 (przyszła, koocowa wartośd pożyczki wynosi 0). Typ - jest to cyfra 0 lub 1 wskazująca, kiedy płatnośd ma miejsce: Typ (wartośd) Płatnośd przypada na 0 lub jest pominięty koniec okresu 1 początek okresu Podstawowe funkcje finansowe: FV PV Oblicza wartośd przyszłą inwestycji przy założeniu stałych płatności (rata), danej wartości aktualnej i stałej stopie procentowej (stopa). Np. składamy 1000 zł. na depozyt. Funkcja pozwala obliczyd jaki będzie przyrost np. w ciągu 10 lat. Oblicza wartośd bieżącą inwestycji, która jest całkowitą sumą bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności (całkowita obecna wartośd przyszłych płatności). PMT Oblicza ratę w zależności od stopy, okresu spłaty, wysokości inwestycji. RATE Oblicza wielkośd stopy procentowej. Funkcje PV i FV są często argumentami innych funkcji finansowych.

16 Funkcja FV (future value) - wartośd przyszła inwestycji Składnia: FV(stopa;liczba_rat;rata;wa;typ) Przykłady: Wpłacamy do banku 1000 zł. Stopa oprocentowania w skali roku wynosi 6%, kapitalizacja miesięczna (niezmienna). Dodatkowo deklarujemy miesięczną wpłatę po 100 zł. Jaka kwota będzie na naszym rachunku po roku? Wykorzystując funkcje FV otrzymujemy odpowiedz. Przy powyższych założeniach na rachunku po roku będziemy mieli 2295,23 zł. Wpłacamy 1000 zł na lokatę i pozostawimy ją przez 10 lat. Bank proponuje stopę procentową w wysokości 9% (kapitalizacja miesięczna). Ile warta będzie nasza lokata po 10 latach? Wprowadzamy funkcje FV: =FV(9%/12;10*12;0;-1000;0) otrzymujemy: 2 451,36 zł Jako stopę zamiast 9%/12 możemy także podad: 0,0075 (9%/12)

17 Funkcja PV (present value) - wartośd bieżąca inwestycji Składnia: PV(stopa;liczba_rat;rata;wp;typ) Wartośd bieżąca inwestycji jest sumą globalną jaką daje seria przyszłych płatności. Np.: chcemy na koniec roku mied na koncie 1000 zł, przy stałym oprocentowaniu miesięcznym. Funkcja PV oblicza, jaką wartośd musi mied inwestycja na początku roku. Przykłady: Depozyt (płatnośd jednorazowa). Rodzice postanowili po urodzeniu dziecka zdeponowad pewną kwotę, tak żeby w momencie kiedy dziecko ukooczy 18 lat otrzymało zł. Jaką kwotę muszą wpłacid na początku aby przy stopie procentowej 8% (kapitalizacja roczna) dziecko po osiemnastu latach otrzymało założoną kwotę? Powyższy problem rozwiązujemy przy wykorzystaniu funkcji PV. =PV(8% ;18;;100000) W tym przypadku nie wprowadzamy argumentu Rata (w powyższym zapisie musi wystąpid dwa razy średnik). Dlatego, wygodniej w takich przypadkach posługiwad się oknem dialogowym, dzięki czemu Excel sam pilnuje poprawności składni.

18 Jaka kwotę w dolarach należy zdeponowad na 10 lat, przy rocznej stopie procentowej 8%, aby po 10 latach otrzymad 100$. =PV(8%;10;0;100) lub =PV(8%;10;;100) w wyniku otrzymujemy: 46,32 $ Z matematycznego punktu widzenia obliczyliśmy sumę ciągu geometrycznego. Ten sam wynik uzyskamy wprowadzając własną formułę: = 100/(1+8%)^10=46,32 Funkcja RATE - stopa oprocentowania Funkcja oblicza, jaka powinna byd stopa procentowa, aby lokata początkowa (Wa) oraz seria płatności (rata) osiągnęły przez okres (Liczba_rat) wartośd koocową (Wp). Funkcja RATE jest wyliczana przez iterację i może mied 0 lub więcej rozwiązao. Jeśli kolejne wyniki RATE nie są zbieżne z przybliżeniem 0, , to po 20 iteracjach RATE podaje w wyniku wartośd błędu. Przykład: Firma oferuje ratalną sprzedaż samochodu. Raty rozłożone są na 4 lata, przy czym miesięczna kwota spłaty wynosi 900 zł. Cena samochodu wynosi zł. Jakie oprocentowanie oferuje sprzedawca, w skali miesięcznej i w skali roku? Wprowadzamy funkcję RATE: W wyniku otrzymujemy miesięczną stopę procentową: 1,60%. Roczna stopa wynosi 12*1,60%=19,20% Uwaga: wielkośd raty musi byd podana ze znakiem minus.

19 Funkcja PMT - wysokośd raty Funkcja PMT jako wynik zwraca wielkośd raty dla inwestycji polegającej na okresowych, stałych wpłatach przy stałym oprocentowaniu. Składnia: PMT(stopa;liczba_rat;wa;wp;typ) Płatności obliczane przez PMT zawierają podstawę, a odsetki nie zawierają podatków, oraz innych opłat związanych z pożyczką. Wskazówka: aby uzyskad całkowitą sumę wpłaconą po okresie trwania pożyczki należy pomnożyd wynik PMT przez liczbarat. Przykłady: Obliczyd miesięczną kwotę spłaty pożyczki w wysokości zł oprocentowaną na 8% rocznie, która musi byd spłacona w ciągu 10 miesięcy: W dowolnej komórce wprowadzamy funkcję: =PMT(8%/12;10;10000) po zatwierdzeniu wprowadzonej formuły, uzyskamy wynik: ,03 zł Obliczyd miesięczną kwotę spłaty dla tej samej pożyczki, jeśli płatności przypadają na początek okresu. Zapis w Excelu: =PMT(8%z/12;10;10000;0;1) po zatwierdzeniu wprowadzanej formuły uzyskamy wynik: ,16 zł Obliczyd kwotę, jaką trzeba zapłacid miesięcznie, jeśli pożyczka 5000 zł na 12% ma byd spłacona w ciągu pięciu miesięcy: Zapis w Excelu: =PMT(12%/12;5;5000) po zatwierdzeniu wprowadzanej formuły uzyskamy wynik: ,20 zł

20 Makra informacje Jeśli jakieś zadania są często powtarzane w programie Microsoft Excel, to można zautomatyzowad ich wykonywanie za pomocą makra. Makro jest serią poleceo i funkcji przechowywanych w module języka Microsoft Visual Basic i może byd uruchomione zawsze, gdy trzeba wykonad dane zadania. Na przykład jeżeli do komórek często są wprowadzane długie ciągi tekstowe, to można utworzyd makro tak formatujące komórki, aby znajdujący się w nich tekst był zawijany. Rejestrowanie makr Podczas rejestrowania makra program Excel przechowuje informacje o każdym kroku wykonanym przez użytkownika używającego serii poleceo. Następnie można uruchomid makro, aby powtórzyd lub odtworzyd polecenia. Po popełnieniu błędu podczas rejestrowania makra korekty wprowadzane przez użytkownika są również rejestrowane. Język Visual Basic przechowuje każde makro w nowym module dołączonym do skoroszytu. Konfigurowanie makra, aby można je było łatwo uruchamiad Można uruchomid makro, wybierając je z listy wyświetlanej w oknie dialogowym Makro. Aby makro uruchamiało się zawsze po kliknięciu określonego przycisku lub naciśnięciu kombinacji klawiszy, można przypisad je do przycisku paska narzędzi, klawisza skrótu lub obiektu graficznego umieszczonego w arkuszu. Zarządzanie makrami Po zarejestrowaniu makra można przeglądad jego kod, używając Edytora Visual Basic w celu korygowania błędów lub zmieniania czynności wykonywanych przez makro. Na przykład jeżeli makro zawijające tekst w komórce ma go także pogrubiad, to można zarejestrowad makro służące do pogrubiania tekstu, a następnie skopiowad jego instrukcje do makra zawijającego tekst w komórce. Edytor Visual Basic to program, który został tak zaprojektowany, aby ułatwiad wpisywanie i edytowanie kodu makr początkującym użytkownikom i zapewniad obszerną Pomoc w trybie online. Aby wprowadzad proste zmiany w makrach, nie trzeba znad metod programowania ani używania języka Visual Basic. Korzystając z Edytora Visual Basic, można edytowad makra, kopiowad je z jednego modułu do innego, kopiowad makra z jednego skoroszytu do innego, zmieniad nazwy modułów, w których są przechowywane makra lub zmieniad nazwy makr. Bezpieczeostwo makr Program Excel zapewnia pomoc w ochronie przed wirusami, które mogą byd przenoszone w makrach. Makra udostępniane innym użytkownikom można podpisywad za pomocą podpisu cyfrowego, aby mogli oni sprawdzid, że makra pochodzą z wiarygodnego źródła. Za każdym razem podczas otwierania skoroszytu zawierającego makra można zweryfikowad źródło pochodzenia makr przed włączeniem ich.