Rys. 1. DuŜa liczba nazw zakresów. Rys. 2. Procedura usuwająca wszystkie nazwy w skoroszycie

Transkrypt

1 :: Trik 1. Hurtowe usuwanie niepotrzebnych nazw zakresów :: Trik 2. WyróŜnianie powtórzonych wartości w kolumnie :: Trik 3. Oznaczenie wierszy kolejnymi literami alfabetu :: Trik 4. Obliczanie dziennych wydatków :: Trik 5. Kolory w nowo tworzonych wykresach Trik 1 Hurtowe usuwanie niepotrzebnych nazw zakresów ZałóŜmy, Ŝe przyszło Ci pracować w skoroszycie przygotowanym przez innego pracownika. Po rozwinięciu pola nazwy przekonujesz się, Ŝe zdefiniował on bardzo duŝo nazw zakresów. Wiesz, Ŝe będzie Ci to przeszkadzało przy przeprowadzaniu własnych analiz i obliczeń, dlatego chcesz usunąć wszystkie nazwy. W jaki sposób to szybko zrobić? Rozwiązaniem jest proste makro. Rysunek 1 przedstawia pole nazwy z duŝą liczbą pozycji. Rys. 1. DuŜa liczba nazw zakresów => Aby automatycznie usunąć wszystkie nazwy: 1. Wywołaj okno Edytora VBA, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F W oknie Project - VBAProject kliknij moduł ThisWorkbook i wpisz makro widoczne na rysunku 2. Rys. 2. Procedura usuwająca wszystkie nazwy w skoroszycie 1

2 3. Zapisz makro i zamknij Edytor VBA. 4. Następnie z menu Narzędzia wybierz polecenie Makro/Makra. 5. Pojawi się okno dialogowe z nazwą wprowadzonego makra (Usun_nazwy). Zaznacz ją i kliknij przycisk Uruchom. Rys. 3. Uruchamianie makra Wszystkie nazwy zostaną usunięte z arkusza. 2

3 Trik 2 WyróŜnianie powtórzonych wartości w kolumnie W arkuszu rejestrujesz dane wszystkich klientów. Nazwy firm wpisujesz do zestawienia na podstawie wystawianych dokumentów. Niestety w trakcie przeglądania arkusza zauwaŝasz, Ŝe niektóre nazwy się powtarzają. Aby pozbyć się wielokrotnych wpisów, naleŝałoby je odszukać i ręcznie usunąć całe wiersze. W jaki sposób to szybko zrobić? PosłuŜ się sprytną formułą! Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Rejestr zawierający powtórzone wpisy => Aby oznaczyć identyfikatory klientów, które występują wielokrotnie: 1. W komórce C2 wprowadź następującą formułę: =JEśELI(LICZ.JEśELI($B$2:$B$8; B2)>1;"Wielokrotnie";"") 2. Skopiuj ją do komórek poniŝej. Rys. 2. Odpowiednie wiersze zostały oznaczone Wszyscy klienci, którzy występują na liście więcej niŝ 1 raz, zostali oznaczeni. Teraz juŝ wiesz, które pozycje naleŝy usunąć z rejestru. Wyjaśnienie działania formuły: Funkcja LICZ.JEśELI ma za zadanie sprawdzić, czy w zakresie komórek B2:B8, identyfikator z komórki B2 występuje więcej niŝ jeden raz. Jeśli tak, dzięki zastosowaniu funkcji JEśELI zwracany jest tekst Wielokrotnie. W przeciwnym razie komórka pozostaje pusta. ZauwaŜ, Ŝe zastosowano odpowiednie adresowanie komórek. Dzięki temu kopiowana w dół formuła sprawdza kolejne identyfikatory znajdujące się w komórkach kolumny B. 3

4 Trik 3 Oznaczenie wierszy kolejnymi literami alfabetu Najczęstszym sposobem oznaczania kolejnych pozycji w zestawieniach jest wpisanie kolejnych liczb porządkowych w pierwszej kolumnie. Czasami jednak moŝe okazać się potrzebne uŝycie kolejnych liter alfabetu. Aby uniknąć ich ręcznego wprowadzania, proponujemy zastosować formułę, która zrobi to automatycznie. ZałóŜmy, Ŝe chcesz zastosować taki rodzaj wypunktowania w zestawieniu przedstawionym na rysunku 1. Rys. 1. Przykładowe zestawienie danych => Aby oznaczyć wiersze kolejnymi literami: 1. Wstaw pustą kolumnę na początku zestawienia. W tym celu zaznacz całą kolumnę A, klikając jej nagłówek z oznaczeniem literowym i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości). 2. W komórce A1 wpisz Ozn. 3. W komórce poniŝej wprowadź następującą formułę: =ZNAK(WIERSZ()+63) 4. Skopiuj ją do komórek poniŝej. Rys. 2. Oznaczenia literowe Wskazówka 4

5 Dosyć często w takich wypunktowaniach uŝywa się kropki lub nawiasu okrągłego. śeby uzyskać takie wypunktowanie, zastosuj poniŝszą formułę: =ZNAK(WIERSZ()+63)&")" Nawias uŝyty na końcu formuły moŝesz w razie potrzeby zastąpić kropką. 5

6 Trik 4 Obliczanie dziennych wydatków Otrzymałeś z działu firmy zestawienie wydatków poniesionych w kaŝdym miesiącu minionego roku. Twoim zadaniem jest sprawdzenie, ile wynosiły średnie dzienne wydatki dla danego miesiąca. NaleŜy zatem wyznaczyć liczby dni, z ilu składa się kaŝdy miesiąc, a następnie podzielenie kwot miesięcznych wydatków przez otrzymane dni. Czy czeka Cię w związku z tym Ŝmudne przeglądanie kalendarza z minionego roku? Niekoniecznie! Zastosuj kombinację kilku trików. Przyjmijmy, Ŝe zestawienie miesięcznych wydatków wygląda jak na rysunku 1. Rys. 1. Wydatki poniesione w kolejnych miesiącach 2006 r. => Aby obliczyć dzienne wartości: 1. Wstaw pustą kolumnę na początku zestawienia i do komórki A2 wpisz datę Przeciągnij ją w dół do kolejnych komórek z wciśniętym prawym przyciskiem myszy. 3. Po zwolnieniu myszy pojawi się menu podręczne, z którego wybierz: Wypełnij miesiącami. W komórkach zostaną wyświetlone daty ostatnich dni kaŝdego miesiąca. 4. Kolumnę C nazwij Liczba dni. 5. W komórce C2 wpisz następującą formułę: =DZIEŃ(A2) i skopiuj ją do komórek poniŝej. Masz juŝ wyznaczoną liczbę dni w danym miesiącu, więc moŝesz obliczyć dzienne wydatki. 6. Kolumnę D nazwij Dzienne wydatki i do komórki D2 wpisz prostą formułę: =B2/C2 7. Skopiuj ją poniŝej i uzyskanym kwotom nadaj format walutowy. 6

7 Rys. 2. Obliczone dzienne wydatki 7

8 Trik 5 Kolory w nowo tworzonych wykresach Gdy budujesz wykres w Excelu przechodzisz przez kolejne kroki kreatora. Po zakończeniu jego pracy do arkusza jest wstawiany wykres, którego serie danych mają określone (domyślne) kolory. Jeśli chciałbyś oszczędzić czas na kolorowanie kaŝdej kolumny lub słupka z osobna, zdefiniuj własne domyślne kolory dla nowo budowanych wykresów. => Aby to zrobić: 1. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje. 2. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki Kolor. 3. W sekcji Wypełnienia wykresu zaznacz pierwszy kwadracik z kolorem i kliknij przycisk Modyfikuj. Rys. 1. Okno opcji Excela 4. W kolejnym oknie wybierz odcień i kliknij OK. 5. W analogiczny sposób zmień kolory kolejnych kwadracików. 6. Zatwierdź, klikając OK. 7. Zbuduj nowy wykres i sprawdź, czy został sformatowany zgodnie z Twoimi potrzebami. Rys. 2. Domyślny format nowo tworzonych wykresów Wskazówka Aby powrócić do oryginalnych kolorów, w oknie przedstawionym na rysunku 1 kliknij przycisk Resetuj, a następnie OK. 8