WyŜsza Szkoła Zarządzania Ochroną Pracy MS EXCEL CZ.2

Transkrypt

1 - 1 - MS EXCEL CZ.2 FUNKCJE Program Excel zawiera ok. 200 funkcji, będących predefiniowanymi formułami, słuŝącymi do wykonywania określonych obliczeń. KaŜda funkcja składa się z nazwy funkcji, która określa rolę, jaką spełnia funkcja oraz argumentów funkcji. Argumenty funkcji to odwołania do komórek lub wartości. Argumenty zapisujemy w nawiasach okrągłych, a poszczególne argumenty oddzielamy średnikami. Argumentami funkcji mogą być liczby, łańcuchy tekstowe, odwołania do komórek, formuły, funkcje, wartości błędów, wartości logiczne. Argumentem funkcji SUMA jest zakres komórek. Argumentem funkcji SUMA są pojedyncze adresy komórek. Rys. 1 Argumenty funkcji SUMA. 1. Kreator wprowadzania funkcji. Z menu głównego wybieramy opcję Wstaw -> Funkcja. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wstawianie funkcji. Rys. 3 Okno Argumenty funkcji dla funkcji SUMA. Z listy rozwijalnej wybieramy kategorię, do jakiej naleŝy funkcja. Wybieramy potrzebną funkcję i naciskamy OK. Rys. 2 Okno dialogowe Wstawianie funkcji. Po wybraniu funkcji i naciśnięciu OK, pojawi się okno Argumenty funkcji. W pola edycyjne wprowadzamy argumenty dla wybranej funkcji. Okno zawiera dodatkowe informacje na temat wybranej funkcji.

2 2. Przykładowe funkcje. FUNKCJE MATEMATYCZNE: Funkcja SUMA pozwala na sumowanie liczb. Składnia funkcji wygląda następująco: SUMA(liczba1;liczba2;_) Po zaznaczeniu komórki B7, wybrano przycisk Autosumowania. Po zatwierdzeniu Enterem, w komórce tej zostaną zsumowane wartości z zakresu znajdującego się powyŝej czyli B1:B6. Rys. 4 Autosumowanie kolumny B. Autosumowanie przycisk autosumowania znajduje się na pasku narzędzi: JeŜeli ustawimy wskaźnik aktywnej komórki poniŝej kolumny lub po prawej stronie wiersza zawierającego liczby, które chcemy zsumować, a następnie wybierzemy przycisk autosumowania, wtedy w zaznaczonej komórce pojawi się rezultat sumowania wybranego domyślnie obszaru. Funkcja ILOCZYN wykonuje mnoŝenie podanych argumentów. Składnia funkcji jest następująca: ILOCZYN(liczba1;liczba2;_) Funkcja ZAOKR zaokrągla liczbę do określonej ilości miejsc po przecinku. Składnia funkcji wygląda następująco: ZAOKR(liczba; ilość cyfr) Argument ilość cyfr określa do ilu miejsc po przecinku ma zostać zaokrąglona wartość liczba. FUNKCE STATYSTYCZNE: Funkcja ŚREDNIA oblicza średnią arytmetyczną podanych argumentów. Składnia funkcji: ŚREDNIA(liczba1;liczba2;_) Funkcje MIN i MAX Zwracają minimalną i maksymalną wartość ze zbioru argumentów. Składnia funkcji wygląda następująco: MIN(liczba1;liczba2;_) MAX9liczba1;liczba2;_) Funkcja ILE.LICZB zlicza komórki zawierające wartości liczbowe. Składnia: ILE.LICZB(liczba1;liczba2; _) Funkcja ILE.NIEPUSTYCH zlicza komórki, które nie są puste. Składnia funkcji: ILE.NIEPUSTYCH(liczba1; liczba2; _) FUNKCJE LOGICZNE Funkcja JEśELI funkcja sprawdza warunek logiczny i w zaleŝności od wyniku zwraca jedną z dwóch wartości. Składnia funkcji jest następująca: JEśELI(test_logiczny; wartość_jeŝeli_prawda; wartość_jeŝeli_fałsz) FUNKCJE DATY I CZASU Funkcja TERAZ zwraca kolejną liczbę bieŝącej daty i godzinę. Składnia: TERAZ() Funkcja DZIŚ zwraca bieŝącą datę. Składnia jest następująca: DZIŚ()

3 FUNKCJE TEKSTOWE Funkcja LITERY.MAŁE dokonuje konwersji łańcuchów tekstu na małe litery. LITERY.MAŁE(tekst) Funkcja LITERY.WIELKIE dokonuje konwersji tekstu na duŝe litery. LITERY.WIELKIE(tekst) Funkcja Z.WIELKIEJ.LITERY dokonuje konwersji tekstu na teksty zaczynające się z duŝej litery. Z.WIELKIEJ.LITERY(tekst) Funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca fragment tekstu wycięty z łańcucha tekstu. FRAGMENT.TEKSTU(tekst; liczba_początkowa; liczba_znaków) Argument tekst określa łańcuch tekstowy, z którego będziemy wycinać tekst Liczba_początkowa określa, od którego znaku łańcucha rozpoczynamy wycinanie tekstu. Liczba_znaków określa ilość znaków, które mają być wycięte. Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY dokonuje sklejenia dwóch lub więcej łańcuchów tekstowych. Składnia funkcji wygląda następująco: ZŁĄCZ.TEKSTY(tekst1; tekst2;_) OPERACJE NA TABELACH I DANYCH 1. Zastosowanie formularzy do wprowadzania danych. Przy tworzeniu bazy z danymi moŝemy wykorzystać narzędzie przeznaczone do wprowadzania i edytowania rekordów w bazie danych. Po zaznaczeniu dowolnej komórki w obrębie bazy danych, wybieramy opcję Dane -> Formularz. Za pomocą paska przewijania moŝna przeglądać rekordy bazy danych. Rys. 1. Okno Formularz danych. Aby utworzyć nowy rekord wybieramy klawisz Nowy i wprowadzamy odpowiednie informacje do pól edycyjnych formularza. W oknach edycyjnych formularza moŝliwa jest takŝe modyfikacja danych oraz ich usuwanie klawisz Usuń. 2. Autofiltr. Polecenie Autofiltr jest dostępne w menu głównym w opcji Dane -> Filtr -> Autofiltr. Po zaznaczeniu dowolnej komórki w bazie danych i wybraniu polecenia Autofiltr, Excel utworzy dla kaŝdej kolumny listę rozwijalną zawierającą kryteria wyszukiwania.

4 - 4 - Rys. 2. Lista rozwijalna z kryteriami wyboru opcji Autofiltr. Po wybraniu z listy rozwijalnej opcji (Inne ) istnieje moŝliwość ustawienia zaawansowanych opcji wyszukiwania. Rys. 3. Okno Autofilrt niestandardowy. 3. Opcje Znajdź i Zamień. W sytuacji, gdy wyszukujemy w arkuszu określonego ciągu tekstu, moŝemy wykorzystać opcję dostępną w menu: Edycja -> Znajdź. Ta sama opcja jest dostępna po wybraniu klawiszy Ctrl+F. W oknie Znajdź wprowadzamy poszukiwany tekst, a następnie wybieramy opcję Znajdź następny. Kursor aktywnej komórki ustawi się na polu zawierającym szukany ciąg znaków. Opcja dostępna w menu Edycja -> Zamień, umoŝliwia zamianę określonego ciągu znaków na inny w obrębie całego arkusza, kolumny lub innego wybranego zakresu. Opcja ta dostępna jest takŝe po wybraniu klawiszy Ctrl+H.

5 Sortowanie danych. W Excelu moŝna sortować dane na podstawie dowolnej kolumny. MoŜemy dzięki temu uporządkować kolejność rekordów w bazie danych. Aby posortować listę naleŝy zaznaczyć dowolną komórkę bazy. Następnie wybieramy z menu opcję Dane -> Sortuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie. Z listy Sortuj według wybieramy główny klucz sortowania. Wybieramy porządek sortowania: Rosnąco lub Malejąco. JeŜeli chcemy zastosować sortowanie dla kilku kolumn wybieramy kolejne klucze sortowania. Po wybraniu przycisku OK., lista zostanie posortowana według wybranych ustawień. Rys. 4. Okno Sortowanie. 5. Sumy pośrednie Aby obliczyć sumy pośrednie zaznaczamy dowolną komórkę listy. Wybieramy opcję Dane -> Sumy Częściowe Na ekranie pojawi się okno Sumy pośrednie. Na liście Dla kaŝdej zmiany w: wybieramy nazwę pola, dla którego mają być obliczane sumy pośrednie. Na liście Dodaj sumę pośrednią do: zaznacz pola, dla których chcesz obliczyć sumy pośrednie. Z listy UŜyj funkcji, wybierz funkcje, którą chcesz uŝyć do obliczenia sum pośrednich. Rys. 5 Okno Sumy pośrednie. 6. Blokowanie okienek W przypadku bardzo duŝych i rozbudowanych tabel z danymi, bardzo przydatną opcją jest blokowanie okienek. Opcja dostępna jest w menu Okno -> Zablokuj okienka. Zastosowanie tej opcji spowoduje, Ŝe w momencie przewijania arkusza z danymi określone kolumny i wiersze najczęściej nagłówki, będą nieruchome.

6 - 6 - WYKRESY Kreator wykresów 1. Aby otworzyć kreator wykresów naleŝy po zaznaczeniu zakresu danych wybrać opcję z menu Wstaw -> Wykres lub wybrać ikonę Kreator wykresów z paska narzędzi. Na ekranie pojawi się okno Kreator wykresów krok 1 z 4 Typ wykresu. W pierwszym oknie kreatora wybieramy typ wykresu. Rys. 1. Okno Kreatora wykresów. 2. Po wybraniu przycisku Dalej pojawi się drugi ekran Kreatora wykresów - Kreator wykresów krok 2 z 4 Źródło danych. W polu Zakres danych powinien być wprowadzony zakres danych z tabeli, które mają być przedstawione na wykresie. Rys. 2. Okno Kreatora wykresów. 3. Kolejne okno kreatora pozwala na formatowanie ustawień wykresu. W Opcjach wykresu moŝliwe jest nadawanie nazw poszczególnym osiom wykresu, zdefiniowanie tytułu wykresu, zdefiniowanie osi, podziałek. Pozwala takŝe na określenie lokalizacji legendy wykresu, na zmianę opcji etykiet. Rys. 3. Okno Kreatora wykresów Opcje wykresu.

7 Kolejne okno kreatora pozwala na określenie lokalizacji wykresu. Wykres moŝemy umieścić na osobnym arkuszu, albo moŝemy go osadzić na istniejącym arkuszu. Po zatwierdzeniu tej operacji wykres zostanie utworzony w określonej lokalizacji. Rys. 4. Okno Kreatora wykresów PołoŜenie wykresu. Zakres tematyczny: 1. Funkcje tworzenie formuł za pomocą kreatora funkcji 2. Przykłady funkcji 3. Zastosowanie formularzy do wprowadzania danych 4. Autofiltr. 5. Opcje Znajdź i Zamień. 6. Sortowanie danych. 7. Sumy pośrednie 8. Blokowanie okienek 9. Tworzenie wykresów za pomocą kreatora