WARUNEK ZOSTAŁ SPAENIONY WARUNEK NIE ZOSTAŁ SPEŁNIONY

Transkrypt

1 Podstawowe funkcje Z pewnością wiesz już, że program Microsoft Excel 2010 pozwala tworzyd formuły z wykorzystaniem jednej z wielu predefiniowanych funkcji. Dzięki temu możesz zautomatyzowad wykonywanie wielu skomplikowanych obliczeo i stworzyd arkusze odpowiadające twoim potrzebom. Aby sprawnie korzystad z formuł powinieneś poznad przykłady zastosowania funkcji warunkowych, sposób obliczania sum skumulowanych oraz nauczyd się, jak stosowad wartości reprezentujące datę i czas w swoich obliczeniach. 1. Działanie i budowa funkcji JEŻELI Funkcja JEŻELI pozwala sprawdzid, czy został spełniony określony przez użytkownika warunek. W zależności od wyniku przeprowadzonego testu funkcja ta wyświetla jedną z dwóch wartości. Jeżeli warunek został spełniony, to funkcja wyświetla wartośd A, jeśli warunek nie został spełniony, to wyświetla wartośd B. FUNKCJA JEŻELI WARUNEK ZOSTAŁ SPAENIONY WARUNEK NIE ZOSTAŁ SPEŁNIONY WYŚWIETLENIE WARTOŚCI A WYŚWIETLENIE WARTOŚCI B Poniżej przedstawiony został przykład wywołania funkcji JEŻELI. Zapis ten należy interpretowad następująco: jeżeli wartośd w komórce A3 będzie większa niż 10, funkcji zwróci wartośd 25. W przeciwnym przypadku zwrócona zostanie wartośd 15. Funkcja JEŻELI może byd określona maksymalnie trzema argumentami. Są to: test_logiczny - czyli dowolne wyrażenie, które może byd prawdziwe lub fałszywe. Na przykład: test logiczny A3>10 pozwala sprawdzid, czy wartośd wpisana w komórce A3 jest większa niż 10. wartośd_jeżeli_prawda - określa działanie, które ma zostad wykonane w przypadku, gdy warunek zostanie spełniony. wartośd_jeżeli_fałsz - określa działanie, które ma zostad wykonane w przypadku, gdy warunek nie zostanie spełniony. Formułę można wpisad w pasku formuły, rozdzielając jej poszczególne argumenty znakiem średnika, lub w oknie Argumenty funkcji, które jest wyświetlane po wybraniu funkcji w oknie Wstaw funkcję, które można wyświetlid klikając przycisk Wstaw funkcję, znajdujący się na pasku formuły oraz na karcie Formuły w grupie Biblioteka funkcji.

2 2. Wykorzystanie operatorów porównania w funkcjach warunkowych Aby określid warunki testu logicznego, należy skorzystad z operatora porównao. Jednym z nich jest znak większości: >, zastosowany w poprzednim przykładzie. W funkcjach warunkowych można również wykorzystywad następujące symbole: 3. Przykładowe zastosowanie funkcji JEŻEL Poniższy przykład prezentuje uzależnienie ceny transportu od liczby przejechanych kilometrów. Zgodnie z założeniem, jeżeli długośd trasy jest mniejsza lub równa 50 km, to cena za kilometr wynosi 5 zł. Jeżeli trasa przejazdu wynosi więcej niż 50 km, to cena za kilometr wynosi 4 zł.

3 Aby obliczyd łączny koszt transportu w kolumnie Razem, do komórki C6 należy wprowadzid formułę zaprezentowaną poniżej: W przypadku pierwszej trasy otrzymany wynik to 220 zł, ponieważ liczba przejechanych kilometrów jest większa od Wartości tekstowe, jako wyniki funkcji JEŻELI W wyniku działania funkcji JEŻELI mogą byd zwracane wartości tekstowe. W takim przypadku powinny byd one ujęte w cudzysłów. Na przykład jeżeli dla tras dłuższych niż 50 km w kolumnie Rodzaj trasy ma pojawiad się opis Długa, a dla pozostałych opis Krótka, to musisz zastosowad formułę taką, jak w prezentowanym poniżej przykładzie.

4 5. Funkcja SUMA.JEŻELI Podczas wykonywanych w arkuszu kalkulacyjnym obliczeo równie przydatna może się okazad funkcja SUMA.JEŻELI. Umożliwia ona sumowanie wartości spełniających jedno kryterium. Funkcja ta posiada następujące argumenty: Zakres dotyczy zakresu komórek, w odniesieniu do których jest sprawdzane spełnienie warunku, Kryteria określa warunek, jaki musi byd spełniony, aby wartości brały udział w sumowaniu. Może byd to m.in. odwołanie do komórki lub wyrażenie wykorzystujące operatory porównawcze (mniejsze niż, większe niż itp.), Suma_zakres jest argumentem opcjonalnym wskazującym obszar komórek, który ma byd zsumowany. Jeżeli ten argument pozostanie niewypełniony, to funkcja obliczy sumę komórek wskazanych w pierwszym argumencie. Tak samo, jak w przypadku funkcji JEŻELI, warunek może byd określony z wykorzystaniem operatorów porównania oraz odwołao do komórek. W prezentowanym poniżej przykładzie należy obliczyd sumę płatności większych niż złotych. Kwoty płatności są przechowywane w komórkach od C2 do C8. Dla tego zakresu komórek będzie więc badany warunek do spełnienia oraz wyznaczana suma. Wskazany zakres należy wprowadzid do arkusza jako pierwszy argument funkcji SUMA.JEŻELI. Kolejny argument wprowadzanej funkcji to warunek, jaki powinien zostad spełniony. Należy pamiętad, aby wyrażenia porównawcze ująd w podwójny cudzysłów. W prezentowanym przykładzie funkcja ma sumowad wartości większe niż zł. W związku z tym drugi argument funkcji powinien wyglądad następująco: ">50000". W prezentowanym przykładzie ostatni argument można pominąd ponieważ zakres, który ma byd brany pod uwagę podczas sumowania, pokrywa się z zakresem, dla którego jest sprawdzany warunek. W związku z tym cała formuła ma postad: =SUMA.JEŻELI(C2:C8;">50000"). 6. Sumowanie wartości na podstawie porównao tekstów Funkcja SUMA.JEŻELI służy również do sumowania wartości na podstawie porównao tekstów. Na przykład, możesz ją wykorzystad do obliczenia sumy płatności dla oddziału Berlin.

5 W takiej sytuacji zakresem, dla którego będzie badany warunek, jest zakres komórek B2:B8. Natomiast jako kryterium należy podad dokładną nazwę oddziału ujętą w podwójny cudzysłów: "Berlin". Konieczne jest również określenie ostatniego argumentu, ponieważ sumowane będą wartości w zakresie komórek od C2 do C8. Formuła będzie więc miała postad: =SUMA.JEŻELI(B2:B8;"Berlin";C2:C8). 7. Funkcja LICZ.JEŻELI Oprócz sum uzależnionych od spełnienia kryterium, można również wyznaczyd, ile elementów spełnia wskazany warunek. Do tego celu należy wykorzystad funkcję LICZ.JEŻELI. Sprawdza ona, jak wiele komórek spełnia kryterium określone przez użytkownika, a jej budowa jest następująca: LICZ.JEŻELI(Zakres;Kryteria). Pierwszy argument tej funkcji to

6 zakres komórek, które mają byd brane pod uwagę podczas zliczania. Natomiast drugi argument Kryteria - określa warunek, jaki powinny spełnid komórki z tego zakresu. Funkcję LICZ.JEŻELI można, na przykład, wykorzystad do zliczenia wyników egzaminu. W prezentowanym arkuszu kolumna D zawiera informacje w formie tekstowej. Jeżeli wynik egzaminu jest pozytywny, to w tej kolumnie jest widoczny tekst: ZDANY. Aby zliczyd liczbę wystąpieo takiego tekstu, należy zastosowad następującą formułę: =LICZ.JEŻELI(D2:D6;"ZDANY"). 8. Obliczanie liczby dni między datami Daty bez problemu możesz wykorzystywad w formułach i funkcjach. Dzięki temu możesz obliczyd liczbę dni, jaka upłynęła pomiędzy poszczególnymi datami. Daty powinieneś potraktowad tak, jakby były liczbami i po prostu odjąd jedną wartośd od drugiej. W zaprezentowanym poniżej arkuszu od terminu płatności przechowywanego w kolumnie D jest odejmowana data wpłaty wpisana w kolumnie C. Na podstawie wyznaczonej w ten sposób różnicy można stwierdzid, czy płatnośd została zrealizowana w, czy, po terminie oraz jak duże było ewentualne opóźnienie. Wyniki należy interpretowad następująco: W komórce E2 jest widoczna liczba 64, co oznacza, że wpłata nastąpiła 64 dni przed terminem. W komórce E3 jest widoczna liczba -14, co oznacza, że wpłata nastąpiła z 14- dniowym opóźnieniem.

7 9. Wyznaczenie liczby dni z uwzględnieniem daty początkowej Podczas wyznaczania różnic pomiędzy datami i czasami musisz pamiętad o tym, jak działa program Microsoft Excel Ponieważ daty i czasy są przechowywane w postaci liczb, to podczas odejmowania dat jest wyznaczana tak naprawdę całkowita liczba dni, jaka upłynęła po dacie początkowej. Jeżeli należy obliczyd czas trwania np. promocji, to różnica dat nie jest wartością prawidłową. Zwród uwagę, że jeżeli promocja trwała od do , to różnica dat obliczona w komórce D2 wynosi 1. Promocja trwała natomiast 2 dni. Aby wynik działania był prawidłowy, należy po prostu dodad jeden dzieo do uzyskanego wyniku różnicy. W takiej sytuacji formuła powinna wyglądad następująco: =C2-B2+1. Dzięki temu wartośd obliczona w komórce D jest prawidłowa. 10. Obliczanie różnic między wartościami czasu Różnego rodzaju obliczenia możesz także przeprowadzad, operując na danych czasu. Takie obliczenia najczęściej polegają na wyznaczaniu różnic pomiędzy dwiema wartościami czasu np. podczas tworzenia harmonogramów pracy czy zestawieo czasu pracy. W widocznym poniżej arkuszu są ewidencjonowane godziny rozpoczęcia i zakooczenia pracy. Aby uzyskad liczbę przepracowanych godzin, w komórkę E5 należy wprowadzid następującą formułę: =D5-C5.

8 11. Błąd czasu ujemnego W programie Microsoft Excel 2010 bez problemu można odjąd godziny wcześniejsze od późniejszych. Jednak, jeżeli w prezentowanym poniżej przykładzie w komórkę E7 wprowadzona zostanie formuła: =D7-C7, to wynik będzie niepoprawny. Dzieje się tak, ponieważ od godziny 6:00 został odjęta godzina 20:00. Dla programu Microsoft Excel 2010 są to godziny dotyczące tego samego dnia w związku z tym otrzymany wynik jest ujemny. Zamiast różnicy wartości czasu, została, więc wyświetlona następująca seria znaków: ########. Aby poradzid sobie z problemem czasu ujemnego, należy wprowadzad do arkusza czas w połączeniu z datą. W celu obliczenia poprawnej różnicy godzin pomiędzy komórkami C7 i D7, należy zmienid godziny na następujące wartości: 20: :00 06: : Wyświetlanie bieżącej daty i czasu W programie Microsoft Excel 2010 można również wyświetlad w komórkach zapis bieżącej daty i czasu. Funkcje przydają się, gdy jest konieczne wyświetlenie zapisu bieżącej daty (lub daty i godziny) oraz wykonywanie obliczeo z jej użyciem. Na przykład, można wykorzystad datę do obliczenia opóźnieo w płatnościach na dzieo bieżący lub naliczonych odsetek. Do tego celu w programie Microsoft Excel 2010 można wykorzystad dwie funkcje: =DZIŚ() oraz =TERAZ(). Jak widzisz, te funkcje nie posiadają żadnego argumentu. Jednak konieczne jest umieszczenie za nimi dwóch nawiasów okrągłych. Funkcja =DZIŚ() pozwala uzyskad tylko bieżącą datę, natomiast funkcja =TERAZ() wyświetla dodatkowo informacje o godzinie. Obie

9 funkcje zwracają bieżącą datę. Jeżeli wprowadzisz je do arkusza, a następnie otworzysz go kolejnego dnia, to wyświetlane wartości ulegną zmianie. Ćwiczenie 1 Przedwicz stosowanie funkcji warunkowych oraz obliczeo związanych z datami. Otwórz skoroszyt Wpłaty, a następnie, korzystając z odpowiednich funkcji, uzupełnij kolumny Różnica oraz Wpłata opóźniona. W dalszej kolejności do komórki C9 wprowadź formułę warunkową, która pozwoli obliczyd sumę opóźnionych wpłat. Zlicz także ilośd tego typu wystąpieo - wynik zamieśd w komórce D9. Ćwiczenie 2 W skoroszycie Sprzedaż uzupełnij informacje na temat liczby zamówieo oraz sumy wartości sprzedaży od początku roku. Na zakooczenie sformatuj komórki wyświetlające informacje na temat sumy wartości sprzedaży. Ćwiczenie 3 W skoroszycie Czas pracy oblicz ilośd czasu poświęcanego na pracę przez Jana Kowalskiego w poszczególnych dniach tygodnia. Zmodyfikuj dane wprowadzone w komórce C7 i D7 tak, aby uniknąd komunikatu o błędzie w komórce E7. Oblicz, ile dni urlopu wykorzystał pracownik.